Maksujen ajankohtaiset & ohjelmakauden 2007-2013 sulkeminen Kirsi Perälä, ylitarkastaja Emmi Leppämäki, ylitarkastaja Tukien maksatusyksikkö
Maksujen ajankohtaisia asioita Ylitarkastaja Kirsi Perälä
Maksupäätökset o Tuen saajia on kehotettava hakemaan loppumaksua heti hankkeen päätyttyä. Hyvä olisi saada maksuhakemuksia jo toteutuksen edetessä o Tarpeen mukaan neuvottava maksuhakemuksen teossa Muistettava kuitenkin, että pysyttelee neuvonnassa eikä ryhdy tuen hakijan asiamieheksi/avustajaksi o Tuen saajalle hyvä selvittää mitä maksuhakemuksen tulisi sisältää mitään ylimääräistä ei tule toimittaa eikä pyytää toimitettavaksi o Tärkeää olisi saada mahdollisimman hyviä maksuhakemuksia vähentää täydennyspyyntöjen tarvetta nopeuttaa päätöksentekoa Huom! ei tule viedä keskeneräisiä maksuhakemuksia hallituksen käsittelyyn, ettei lausuntoja tehdä puutteellisilla tiedoilla
Maksupäätökset o Hankkeen kulujen tukikelpoisuuden tarkistaminen kuuluu ELY:n tehtäviin. (sitä ei tule tehdä toimintaryhmässä) o Mikäli ELYstä jotain pyydetään, tulee siihen olla perusteltu syy (asiakirjoja ei saa pyytää vain varmuuden vuoksi) o ELY:n pyytäessä lisäselvitystä on selvityksen antamiselle annettava määräaika määräajan jälkeen ELYssä on tehtävä päätös olemassa olevilla tiedoilla tarvittaessa tehdään hylkäävä päätös Kiinnitettävä huomiota, että asiat on dokumentoitu riittävän tarkasti
Tuen saajan velvollisuudet hallinnollisessa tarkastuskäynnissä o velvollisuus esittää tarkastuksissa tarvittavat asiakirjat ym. sekä avustaa tarkastuksessa myös muulla tavoin esim. esittelemällä tuettua kohdetta o Tuensaajan edustajan tai asiamiehen on tarvittaessa esitettävä valtakirja tai muulla luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan tuensaajaa (silloin kun kyseessä yhteisö) o Velvollisuus luovuttaa tarkastajalle asiakirjat ja muu tuen käyttöön liittyvä aineisto, jos tarkastuksen päämäärän saavuttaminen tätä edellyttää.
Tuensaajan oikeudet hallinnollisessa tarkastuskäynnissä o Oikeus olla läsnä tarkastuksessa o Oikeus esittää mielipiteensä ja kysymyksiä tarkastukseen liittyvistä asioista o Oikeus saada tarkastuksen yhteydessä (mikäli mahdollista) tieto tarkastuksen tavoitteista, suorittamisesta ja jatkotoimista. o Oikeus saada nähtäville tarkastuksen suorittajan valvontapassi tai asiakirja o Tuensaajalle ei saa aiheuttaa tarkastuksella kohtuutonta haittaa o Kotirauha on turvattu
* 31.12.2013 keskiarvo 61 % Lähde: 13.5.2014 HankeDW / Kitinoja Maksujen eteneminen sidontoihin verrattuna (%) (tilanne 31.12.2013 ja 13.5.2014) * 13.5.2014 keskiarvo 67 % Sis. toimintalinjat 1, 3 ja 4
Maksujen eteneminen sidontoihin verrattuna 1 / 2 Lähde: 23.5.2014 hankedw / Leppämäki Sis. toimintalinjat 1, 3 ja 4
Sis. toimintalinjat 1, 3 ja 4 Lähde: 23.5.2014 hankedw / Leppämäki
Lähde: Hanke2007 / EL Hankkeet (kpl), joiden toteutusaika päättyy vuonna 2014 alueittain (31.3.2014) Ei sisällä toimenpiteitä 431, 511 ja 611 (toimintaryhmien toimintaraha, tekninen apu ja elinkeinosuunnitelma).
Lähde: Hanke2007 / EL Hankkeet, joiden toteutusaika päättyy vuonna 2014 koko maa (31.3.2014) Ei sisällä toimenpiteitä 431, 511 ja 611 (toimintaryhmien toimintaraha, tekninen apu ja elinkeinosuunnitelma).
Sopimus vuoden 2015 loppuun o Vuoden 2015 keväällä tulossa runsaasti maksuhakemuksia. o Yritys-ja hanketukien maksuhakemukset on jätettävä viim. 30.4.2015. ja toimintaryhmien on vastaavasti toimitettava maksuhakemukset ELYyn viimeistään 31.5.2015. kevät ja erityisesti toukokuu 2015 tulee olemaan toimintaryhmissä työntäyteinen o Jokainen toimintaryhmä on allekirjoittanut sopimuksen, joka on voimassa 31.12.2015 saakka (sopimuksen diaarinro: 3040/541/2007) o Kyseisellä sopimuksella toimintaryhmä on sitoutunut hoitamaan ohjelmakauteen 2007-2013 kuuluvat tehtävät mukaan lukien ohjelmaan liittyvien maksuhakemusten käsittelyn
Ohjelmakauden 2007-2013 sulkeminen Ylitarkastaja Emmi Leppämäki
Kohti kauden loppua o Yhteydenpito tuensaajiin Maksun hakeminen ajoissa Toteutumisen seuranta Ongelmien selvittäminen heti o Tukipäätösten tekeminen päättyy o Varsinainen tukipäätösten tekeminen päättynyt 31.12.2013. Jatkoaika kohdennetusti 30.6.2014 saakka o Jos vielä jokin nopeasti toteutettavissa oleva kohde suunnitteilla, nyt on viime hetki käsillä. 30.6.2014 jälkeen ei voi tehdä tukipäätöksiä ohjelmakaudelle 2007-2013. o Kaikki ohjelmakauden 2007-2013 kustannukset oltava kohdennetut oikein o Kustannukset aiheutuneet hankkeen toteutusajalta o Mitään ei siirry suoraan seuraavaan ohjelmaan Ei voida toimia kuten käyttösuunnitelmista puhuttaessa o Huomioitava annetut määräajat
Lomarahat o Mikäli hankkeessa paljon kustannuksia, on kannattavaa hakea kaikki kerralla pois, eikä hakea jälkikäteen lomarahaa, -korvausta tai palkkaa o Viimeisen maksuerän hakemisen yhteydessä ilmoitettava aikooko hakea vielä lomarahaa, - palkkaa tai korvausta. o Lomarahoja ei ilmoituksesta huolimatta aina muisteta hakea
Lomarahat o Loppumaksun jälkeen maksettavan lomarahan, -palkan ja korvauksen osalta maksuhakemus on jätettävä viimeistään 31.8.2015. o Toimintaryhmän tulee toimittaa maksuhakemus lomarahasta, -palkasta tai -korvauksesta lausunnon kanssa ELY:yn viimeistään 15.9.2015 o Merkittävää on kyseisten kustannusten syntymisen ja maksujen maksaminen ajankohta, joiden osalta noudatettava annettuja määräaikoja Loman pitämisestä sopivat työnantaja sekä työntekijä keskinäisesti noudattamansa työehtosopimusten mukaisesti
Asiakirjojen säilyttäminen Ohjelman sulkemisen näkökulmasta (ohjelmakauden velvoitteet) o Asiakirjat tulee säilyttää vähintään komission jälkitarkastusajan verran 3 vuotta komission Suomelle suorittaman loppumaksun jälkeen Tällä hetkellä arvio loppumaksusta vuonna 2016, jolloin säilytysvelvollisuus tuen saajilla ja toimintaryhmillä vuoteen 2019 asti. Vähimmäisvaatimus säilytysajasta tulostuu myös tukipäätökseen o Komission pyytäessä (tarkastus) tulee asiakirjat olla helposti saatavilla ja esitettävissä kiinnitettävä huomiota asianmukaiseen ja ajantasaiseen arkistointiin
Asiakirjojen säilyttäminen Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelmaan liittyen, toimintaryhmien tulee säilyttää hallituksen pöytäkirjat niistä kokouksista, joissa on tehty päätös rahoituksesta päätöksiin liittyvät asiakirjat lausunto rahoittamisesta ja maksuhakemuksista tositteet kuntarahan käsittelystä.
Asiakirjojen säilyttäminen Muilta osin noudatetaan mm. yhdistyslakia, kirjanpitolakia ja muita säädöksiä. - Esim: Kirjanpitolaissa (10 ) määritelty säilytysaika voi olla ohjelmakauden velvoitteiden mukaista aikaa pidempi! - Tarkistettava aina useammasta lähteestä tapauskohtaisesti, voiko asiakirjan turvallisesti hävittää. - Esim. Arkistolain nojalla annettavien määräysten perusteella joitain asiakirjoja voidaan määritellä pysyvästi säilytettäviksi.
Muistettavia määräaikoja o Maksuhakemukset jätettävä: - Hanke&yritystuet, viimeistään 30.4.2015 - Lomaraha, -korvaus ja palkka, toimintaraha viimeistään 31.8.2015 - Tekninen apu viimeistään 30.10.2015 o Toimintaryhmien toimitettava maksuhakemukset ELY:yn: - Hanke- ja yritystuet, viimeistään 31.5.2015 - Lomaraha, -korvaus ja palkka, viimeistään 15.9.2015 o Maksupäätösten oltava valmiina 15.11.2015 o Määräaikojen noudattaminen on tärkeää, koska lisä- tai jatkoaikoja ohjelman toteuttamiselle ei ole luvassa.
maksatusyksikko@mavi.fi Kiitos ja Hyvää kesää!