Tokion Suomi-koulun johtokunnan kokous Aika: 10.4.2011 klo 17.10 Paikka: Arisunomori, Minami-Azabu, Minato-ku, Tokio Läsnä: Karppanen Mari, Kouhia Mika, Kurosawa Sinikka, Pajarinen Eija (puh.joht.), Servomaa Henri, Tiikkaja Anna (siht.), Tiikkaja Jukka 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.10. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Esityslistan hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista. 4. Edellisen kokouksen muiston hyväksyminen Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. 5. Ilmoitusasiat 5.1. Opettajankokousten muistiot 20.1.2011 ja 9.3.2011 (liite 2) Merkittiin tiedoksi opettajankokousten muistiot. Todettiin, että suunnitelmat ovat jonkin verran muuttuneet 11.3.2011 Japanissa tapahtuneen maanjäristyksen ja sen seurausten vuoksi. Edellinen koulukerta 13.3.2011 peruttiin. 5.2. HelmiPosti vanhemmille (liite 3) Ensimmäinen Suomi-koulun uutiskirje lähetettiin vanhemmille helmikuussa ja tapaa on tarkoitus jatkaa. Lisäksi opettajat ovat olleet yhteydessä sähköpostitse oman ryhmänsä oppilaiden vanhempiin. 5.3. Shanghain Suomi-koulun lehteen esittely Tokion Suomi-koulusta (liite 4) Merkittiin tiedoksi Shanghain Suomi-koulun Kevät-Kerttu-lehteen tehty Tokion Suomikoulun esittelyjuttu. 5.4. Suomi-koulujen opettajien koulutuspäivät 3. 5.8.2011 Helsingissä Kaikki opettajat osallistuvat koulutuspäiville elokuussa. Koulutuksesta ei aiheudu kustannuksia koululle. 5.5. Yhteydenotto Washingtoniin perustettavasta Suomi-koulusta (liite 5) Washingtoniin perustettavasta Suomi-koulusta on oltu yhteydessä ja pyydetty lupaa käyttää Tokion Suomi-koulun opetussuunnitelmaa apuna oman suunnitelman tekemisessä.
5.6. Tammen Treeni-kirjan Japani-osio Tekeillä on kansainvälisyyteen liittyvä treenikirja, johon Eija tekee Japanin osiota. Kirjan kohderyhmän ikähaarukka on 8 10 vuotta ja sisältö perustietoa ja tehtäviä. Johtoryhmältä toivotaan lähipäivinä ideoita siitä, mitä Japanin osion tulisi sisältää. Ehdotukset voi lähettää suoraan Eijalle. 5.7. Isonkyrön Keskustan koulun oppikirjalahjoitus Eijan vanha työpaikka on lahjoittanut kuusi laatikollista kirjoja. Opettajien kanssa pohditaan, miten lahjoitusta hyödynnetään ja miten kirjoja kuljetetaan Tokioon. 6. Talousasiat 6.1. Taloudellinen tilanne Rahastonhoitaja totesi, että kassassa on tällä hetkellä 333.000 jeniä. Tilavuokrien ja palkkojen jälkeen on kassassa noin 250.000 jeniä. Retkestä tulee lisäksi mahdollisia kuluja. 6.2. Suomi-Seuran KOULUPAKKI-apurahahakemus (liitteet 6 9) Merkittiin tiedoksi Suomi-Seuralle toimitettu apurahahakemus. Päätöstä ei ole vielä kuulunut. Mahdollinen avustus maksetaan kesäkuun loppuun mennessä. 7. Kevätkokousasiat 7.1. Kevätkokouksen ajankohta: su 15.5.2011 klo 16.30 alkaen. Kokouskutsu lähetetään sääntöjen mukaan vähintään viikkoa ennen kokousta, tässä tapauksessa kuitenkin jo 18.4.2011 oppilaiden vanhemmille ja kokouskutsu julkaistaan nettisivuilla sekä Naistenlistalla ja Tosimiesten sähköpostilistalla. 7.2. Vanhemmille lähetetty kysely ja sen tulokset (liite 10) Merkittiin johtokunnan tiedoksi luottamuksella vanhemmille lähetetyn kyselyn tulokset. Eija tekee kyselyvastauksista yhteenvedon. Palaute on ollut pääosin myönteistä ja nykyiseen toimintaan on oltu tyytyväisiä. Jatkossa on pohdittava, miten otetaan vastaan sellaiset oppilaat, jotka eivät juuri puhu suomea. Kielitaito on otettavaa huomioon oppimateriaaleissa, opetustavoissa jne. 7.3. Esityslista (liite 11) Merkittiin tiedoksi kevätkokouksen esityslista. 7.4. Toimintasuunnitelma 2011 2012 (liite 12) Merkittiin tiedoksi toimintasuunnitelma 2011 2012. Suunnitteilla on mm. hankkia Tokion Suomi-koululle oma leima. Esitettiin, että Tokion Suomi-koululle päätetään japaninkielinen nimi. 7.5. Talousarvio 2011 2012 (liite 13) Merkittiin tiedoksi talousarvio.
7.6. Lukukausimaksut 2011 2012, tuplahinnat sekä mahdollisen testikerran maksu (liite 14) Johtokunta esitti, että kokeilukerran tuplamaksua ei oteta käyttöön. Ensimmäisestä koulukerrasta ei peritä maksua, jos oppilas sen jälkeen ei enää tule kouluun. Ensimmäisen kerran jälkeen jatkavilta veloitetaan normaali lukukausimaksu kokonaisuudessaan. Ei-suomalaistaustaisten oppilaiden kaksinkertainen lukukausimaksu on perusteltu, sillä Oph:n avustus kattaa kertamaksuista noin puolet, eikä ei-suomalaistaustaisista oppilaista voi saada Oph:n avustusta. 7.7. Opettajille maksettava palkkio sekä rahastonhoitajan palkkio Ei esitetty muutoksia palkkioihin. 7.8. Johtokunnan jäsenten valinta Kevätkokouksessa valitaan johtoryhmään 4 10 jäsentä. Nykyiset jäsenet ovat tervetulleita jatkamaan johtoryhmässä. Elisa Koivumaa on esittänyt kiinnostuksensa johtoryhmätoimintaan. 7.9. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valinta Nykyinen tilintarkastaja on lupautunut jatkamaan myös seuraavalla tilikaudella. Varatilintarkastaja valitaan oppilaiden vanhempien joukosta. 8. Nettisivut sekä tieto- ja viestintätekniikan hyödyntäminen opetuksessa Puheenjohtaja totesi, että uusille nettisivuille on löytänyt tiensä kiitettävän moni Tokin Suomikoulun ulkopuolinen. Jatkossa sivuista on tarkoitus tehdä entistäkin kiinnostavammat myös muille Tokioon tuleville, esim. matkaileville lapsiperheille. Jatkossa sivuja pyritään hyödyntämään myös opetuksen tukena entistä aktiivisemmin. 8.1. Viikon linkkivinkit (liite 15) Sivuille on koottu erilaisia suomen kielen oppimista tukevia tai muuten mielenkiintoisia linkkejä. 8.2. Uutiset (liite 16) Sivuille on koottu erilaisia Tokion Suomi-kouluun, suomen kieleen tai suomalaiseen kulttuuriin liittyviä uutisia. 8.3. Suomalaisuutta Tokiossa ja Lasten Tokio Tähän osioon on tarkoitus koota suomalaisia lapsiperheitä kiinnostavia tai arkea helpottavia tietoja Tokiosta, esim. mistä mitäkin voi ostaa, mitä lasten kanssa voi tehdä sadepäivänä tai miten suomalaisuus näkyy Tokion katukuvassa. Ideoita voi lähettää Eijalle. 8.4. Yhteistyö valokuvaaja Rami Saarikorven kanssa (liite 17) Eija on ollut yhteydessä Virtual Finland -sivujen ylläpitäjän Rami Saarikorven kanssa ja sopinut yhteistyöstä Saarikorven kuvien käyttöön liittyen.
8.5. Yhteistyö Suomen elokuvasäätiön kanssa (liite 18) Tiedoksi merkittiin puheenjohtajan yhteydenotto Suomen elokuvasäätiöön. Lastenelokuvatapahtuman järjestämistä ei pidetty mahdollisena, mutta DVD-elokuvia säätiö voi mahdollisesti toimittaa myöhemmin. 9. Ennakkoilmoittautuminen lukuvuodelle 2011 2012 Mainos laitetaan toukokuussa nettisivuille, Naistenlistalle, Tosimiesten sähköpostilistalle sekä Suomi-kerhon listalle. Toukokuun aikana ennakkoilmoittautuminen tulevalle lukuvuodelle. Viimeistään lokakuun alussa 2011 olisi hyvä olla tiedossa kaikki lukuvuonna 2011 2012 Suomikoulun aloittavat, sillä oppilaiden kokonaismäärä vaikuttaa Oph:lta saatavaan avustukseen. 10. Kevätretki ja -juhla 10.1. Pesäpalloliiton Koulupesis-lahjoitus (liite 19) ja kuljetuskustannusten korvaaminen Kiitos Marin yhteydenottojen, Pesäpalloliitto on lahjoittanut Tokion Suomi-koululle Koulupesis-setin, jota voidaan jatkossa hyödyntää koulun toiminnassa. Päätettiin, että Suomi-koulu korvaa Eijalle 40 euron kulun, joka aiheutui pesäpallovälineiden kuljetuksesta Tokioon. 10.2. Kevätretken ohjelma 14.5.2011 Onginta: Anna käy kysymässä onginnan hintaa Iidabashista. Kevätretkelle on oltavat myös sadesään suunnitelma. 10.3. Kevätjuhlan ohjelma 15.5.2011 Perhepiknik (jokainen tuo omia eväitä), tavaranvaihtotori, sisäohjelmaa sadesään varalle, pesisturnaus. Pesäpalloa varten on selvitettävä lähikenttien varaustilanne. 11. Maaliskuun koulukerran korvaaminen Päätettiin, että 13.3.2011 peruuntunut koulukerta korvataan sunnuntaina 8.5.2011 klo 13.30 16.30. Peruuntuneesta koulukerrasta ei tarvinnut maksaa vuokraa. 12. Koulun turvallisuusohjeet Todettiin, että Tokion Suomi-koululle on laadittava turvallisuusohjeet. Mari vastaa turvallisuusohjeiden laadinnasta syykokoukseen mennessä. Ehdotuksia voi lähettää Marille. 13. Muut mahdollisesti esille tulevat asiat Ei muita asioita. 14. Seuraava kokous
Johtokunta kokoontuu tarvittaessa ennen seuraavan lukuvuoden alkua. Nykyisen johtokunnan kausi päättyy 31.7.2011. (Lisäys kokouksen jälkeen: Koulun säännöissä todetaan: Puheenjohtajan harkitsemassa kiireellisessä asiassa johtokunta voi tehdä päätöksiä myös sähköpostitse 2/3 äänten enemmistöllä. Tällaisesta päätöksestä on laadittava ja arkistoitava muistio. ) Puheenjohtaja kiitti johtokuntaa kuluneesta kaudesta. 15. Kokouksen päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.15.