Etelä-Savon sairaanhoitopiiri TALOUSARVIOVUODEN OHJE 2016

Tällä ohjeella hallitus delegoi päätösvaltaa vuodelle 2016. Samalla se ohjeistaa ja täsmentää menettelytapoja hallintoon, hankintoihin ja talouteen liittyvissä asioissa. Tätä ohjetta noudatetaan 1.1.2016 alkaen. Tätä ohjetta tarkennetaan tuottavuusohjelman toimenpiteiden ja päätösten mukaan vuoden 2016 kuluessa. TOIMIVALTA Sairaanhoitopiirin hallintosäännössä (1.6.2014) on määritelty hallituksen päätösvallan delegointi ( 19), yhtymähallinnon ( 24), sairaanhoitopiirin johtajan, lääketieteellisen johtajan ja hoitotyön johtajan ( 25) sekä johtoryhmän ( 26) tehtävät ja vastuut sekä toimialojen vastuut ja toimialoille delegoitavat tehtävät ( 27). Edelleen toimialan johtajalla on kuntalain mukainen oikeus siirtää hänen päätettäväkseen kuuluvia asioita edelleen alaisensa viranhaltijan ratkaistavaksi lukuun ottamatta työsopimussuhteisten vakanssien perustamista ja lakkauttamista (hallintosääntö 27 ). Tulosaluejohtajien ja ylihoitajien tehtävät on määritelty hallituksen toimintaohjeen 29 :ssä Delegointipäätöksien tulee olla toteutettuja niin, että ne toiminnallisen tarkoituksenmukaisuusperusteen lisäksi mahdollisimman hyvin tukevat yksikön kokonaisvaltaista johtamista ja yksikölle asetettujen taloudellisten tavoitteiden toteutumista sekä sairaanhoitopiirissä sovittujen periaatelinjausten ja toimintatapojen noudattamista. Viranhaltijoiden on eri päätöksiä tehdessään kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, että viranhaltijalla on toimivalta kyseisen päätöksen tekemiseen. Viranhaltijan toimivaltaan yksittäistapauksissa kuuluvien kysymysten selventäviä ohjeita antaa sairaanhoitopiirin johtaja. Kaikessa päätöksenteossa perussääntönä on, ettei viranhaltijapäätöksiä tehdä viranhaltijaa itseään tai omaa hoidettavaa virkaa koskevissa asioissa. Hallintolain (434/2003) säännöksiä ja periaatteita mm. jääviyskysymysten osalta on tarkoin noudatettava. MÄÄRÄAIKAISEN HENKILÖSTÖN KÄYTTÖ JA VUOSILOMIEN SUUNNITELU Arvioitaessa henkilöstön tarvetta otetaan huomioon kokonaisuus (potilasmäärä kyseisellä hetkellä, potilaiden hoitoisuus, potilasturvallisuus, tarvittava osaaminen (esim. lääkeosaaminen). Arvion henkilöstötarpeesta tekee aina osastonhoitaja / muu lähiesimies. Jokaista henkilöstöhallinnollista ratkaisua on tarkasteltava sen aiheuttamien toiminnan järjestelyjen ja lisäkustannusten näkökulmasta. Kaikilla ratkaisuilla on vaikutus sekä toimintaan että kustannuksiin. Sairaanhoitopiirin tuottavuusohjelma edellyttää tiukkaa linjaa määräaikaisen henkilöstön käytössä ja rekrytoinnissa. Talousarvion henkilöstöosioon on kirjattu päälinjaukset. Määräaikaisen henkilöstön jatkosopimuksiin tarvitaan aina kirjallinen lupa, lääkäreiden osalta sairaalajohtajalta / johtajaylilääkäriltä, hoitohenkilöstön osalta hallintoylihoitajalta ja muun henkilöstön osalta sairaanhoitopiirin johtajalta / tukipalvelujohtajalta. 1

Vuosilomat Vuosilomien suunnitteluun liittyen lomapalkkavelka ei saa kasvaa seuraavalle vuodelle, joten on tärkeää, että esimiehet huolehtivat lomien pitämisestä alla esitetyn mukaisesti. Vuosilomat suunnitellaan siten, että keskeisinä vuosiloma-aikoina (juhannuksesta elokuun alkupuolelle, syysloma, joulun ja vuodenvaihteen seutu sekä hiihtoloma) toimintaa rajoitetaan suunnitellusti ja samalla sitoudutaan siihen, että henkilöstöresurssi kaikkien ammattiryhmien osalta reagoi vastaavalla tavalla. Lomavuoden 2016 lomat vahvistetaan siten, että pitämättömiä vuosilomapäiviä voi jäädä enintään kahdeksan (8) päivää pidettäväksi 1.1.2017-30.4.2017 välisenä aikana. Esimiehen tulee huomioida, että vuosilomat on suunniteltu em. ohjeen mukaisesti ennen mahdollisten talkoo- tai lomarahavapaiden hyväksymistä. Säästövapaat Viranhaltija/työntekijä voi seuraavan lomakauden alusta alkaen jättää vuosilomaa ns. säästövapaaksi vain perustellusta syystä (esim. sairaus, hoitovapaa tms.) ja enintään 10 vuosilomapäivää lomanmääräytymis-vuodelta ansaitsemistaan vuosilomapäivistä. Säästövapaata voidaan sopia pidettäväksi vasta sen vuoden lomakautta, jolloin lomanmääräytymisvuosi päättyy, seuraavan lomakauden jälkeen. Säästövapaan pitämisestä on tehtävä suunnitelma esimiehen kanssa ja säästövapaa on pidettävä kolmen vuoden kuluessa säästön syntymisestä. Mikäli henkilöllä on jo säästössä yli 10 vuosilomapäivää, uusia säästövapaita ei myönnetä ja henkilön on tehtävä suunnitelma esimiehen kanssa säästettyjen vuosilomapäivien pitämisestä. Äkillinen poissaolo Ensisijaisena toimenpiteenä selvitetään oman osaston/työyksikön tilanne: onko asia hoidettavissa sisäisin työvuorojärjestelyin. Seuraavaksi kysytään apua toisilta osastoilta, vaikka vain osaksi työvuoroa. Jollei tilanne ratkea, käytetään varahenkilöstöä. Edellä mainitut järjestelyt ovat ensisijaisia ennen kuin otetaan yksikössä kutsurahajärjestelmä käyttöön. Huomioitava työsopimuksen tekemisessä: vakanssittomien taustoja ei käytetä 1.10. 30.4. pois lukien poikkeuksellinen äkillinen lisähenkilön tarve (esim. vierihoitaja) sekä arkipyhän tekemiseen otettu sijainen (pääsiäinen, joulun ja vuoden vaihteen seutu). Pitempi aikainen poissaolo Poissaolon myöntämisen näkökulmasta lakisääteiset poissaolot (esim. perhevapaat) ovat aina etusijalla. Harkinnanvaraisten työ- ja virkavapaiden myöntämiseen, halukkuuteen tehdä osa-aikatyötä ja vov-jaksojen tarpeeseen sekä näillä syillä palkattavaan määräaikaiseen henkilöstöön suhtaudutaan kriittisesti. Harkinnanvaraisten poissaolojen kohdalla esimies päättää poissaolosta suhteessa toimintaan. 2

MUUT HENKILÖSTÖÄ KOSKEVAT OHJEET Palkan tarkistukset Sairaanhoitopiirin vakituisen henkilöstön palkkojen tarkistuksia koskevat asiat päättää hallituksen nimeämä palkkatoimikunta. Palkkausjärjestelmän mukaisia tehtäväkohtaisten palkkojen korien/tasojen välisiä perusteltuja korotuksia (alennuksia) on mahdollista tehdä esimiesten esityksestä ns. henkilöstöpäällikön päätöksellä ilman, että ne tuodaan käsittelyyn palkkatoimikuntaan. Kyseessä on aina tehtävien vaativuudessa tapahtuva muutos. Tohtorin tutkinnon suorittamisesta (6 %) tai monivuotisen terapiakoulutuksen suorittamisesta (noin 4 %) maksettava henkilökohtainen lisä voidaan viedä palkkajärjestelmään ilman palkkatoimikunnan käsittelyä. Periaatteena on, että yksittäiset tehtäväkohtaisten palkkojen korotukset ja uusien henkilökohtaisten lisien maksamista koskevat päätökset tehdään silloin, kun niihin on käytettävissä sopimuksenvaraisia järjestelyeriä tai kun määrärahat on budjetoitu talousarvioon (esim. harmonisointitarpeet). Opintovapaa lähiesimies hyväksyy. Kuntoutus- ja toimintakyky lähiesimies hyväksyy Aslak- (palkaton virkatai työvapaa) ja Tykkuntoutukseen (palkallinen virkatai työvapaa) sekä muuhun kuntoutukseen lähiesimies hyväksyy muut toimintakykyyn liittyvät työnteon keskeytykset kuten KVTEL:n määräaikainen kuntoutustuki, määräaikainen työkyvyttömyys, työkyvyn/kuntoutustarpeen arviointi. Perhevapaat lähiesimies hyväksyy äitiys-, isyys- ja vanhempainvapaat sekä hoitovapaat, anomisen tekninen toteutus rekrytointiyksikössä tilapäisen hoitovapaan kohdalla (eli vapaata sairaan lapsen hoidon järjestämiseksi/hoitamiseksi) 2 päivää voidaan myöntää ilman lääkärin tai terveydenhoitajan todistusta, mutta poissaolo on aina anottava sähköisellä lomakkeella lähiesimieheltä lähiesimies hyväksyy palkattomat virka- ja työvapaat pakottavien perhesyiden vuoksi KVTES:n määräysten mukaisesti (omaisen tai lapsen hoito). Palkaton virkatai työvapaa toisen viran/tehtävän hoitamiseksi toisella työnantajalla lähiesimies voi myöntää palkatonta virkatai työvapaata toisen viran/tehtävän hoitamiseksi toisella työnantajalla enintään 4 kk, mikäli toiminnan turvaamiseksi ei ole estettä sen antamiseen. 3

Palkaton virka- ja työvapaa yksityisasioiden vuoksi lähiesimies hyväksyy yksityisasiat syy-koodia ei saa käyttää toisen työnantajan palveluksessa oloon. Palkattomien virkatai työvapaiden myöntämisessä henkilöille, joille lauantai ja sunnuntai ovat säännöllisesti vapaapäiviä, noudatetaan seuraavia ohjeita: tarve virka-/työvapaaseen ma-pe ti-pe ke-pe to-pe pe pääsiäisviikko ma-to ja vastaavasti muutkin arkipyhäviikot myönnetään ma-su ti-la ke-la to-pe pe ma-su Em. ohje edellyttää, että ollaan konkreettisesti työssä ko. viikolla. Jos palkaton virkatai työvapaa myönnetään välittömästi muun syyn takia poissaolon jälkeen (esim. vuosiloma), myönnetään palkaton virka-/työvapaa siihen päivään saakka, kun aloittaa työnteon. Muut harkinnanvaraiset virka- ja työvapaat sekä vapaa työnohjausta varten lähiesimies hyväksyy työpäiväksi sattuvat 50- ja 60 -vuotispäivät, oman vihkiäispäivän, parisuhteen rekisteröimispäivän, aviopuolison, rekisteröidyn parisuhteen osapuolen, vanhemman, lapsen, veljen ja sisaren hautauspäivän, asevelvollisuuslain mukaisen kutsuntapäivän lähiesimies hyväksyy työnohjaukseen käytettävän virkatai työvapaan sairaanhoitopiirin käytäntöjen mukaisesti. Vuorotteluvapaa ja osa-aikalisä kun valmistelut yhteistyössä työvoimaviranomaisten ja rekrytointiyksikön kanssa on tehty, lähiesimies hyväksyy poissaolon sähköisesti. Eläkkeelle siirtyminen Viranhaltijan tai työntekijän on irtisanouduttava siirtyessään varhennetulle vanhuuseläkkeelle tai vanhuuseläkkeelle ennen 68 vuoden ikää. Irtisanoutuminen tulee kaikissa tapauksissa tehdä kirjallisesti. Virkamatkat vuonna 2016 sairaanhoitopiirin johtajan päätöksellä (MU-päätös) määritellään ne viranhaltijat, joiden tehtäviin kuuluu virkamatkojen tekeminen maassa tai rajoitetusti - seuranta matkalaskujen kautta (Travel-ohjelmisto) erityistapauksissa toimialajohtaja voi tehdä MU-päätöksen yksittäisistä virkamatkoista ja päättää oman auton käytöstä virka-ajoihin matkustuksesta on erillinen ohje intrassa. 4

Virantoimitusmatkat vuonna 2016 toimialajohtajan päätöksellä (MU-päätös) määritellään ne viranhaltijat, jotka tekevät virantoimitusmatkoja KYS-Erva -alueella ja päättää oman auton käytöstä virka-ajoihin tulosaluejohtajan/ylihoitajan päätöksellä (MU-päätös) määritellään yksittäiset viranhaltijat, joiden työtehtäviin kuuluu liikkuminen sairaanhoitopiirin alueella lähiesimies hyväksyy satunnaiset virantoimitusmatkat (merkintä työvuorosuunnitelmaan tmv.) koulutus-, virka- ja virantoimitusmatkoilla tapahtuvaan maksulliseen pysäköintiin voi käyttää työnantajan FirstCard-luottokorttia, mikäli se on kokonaistaloudellisesti perusteltua. Aktiivivapaat lähiesimies hyväksyy. Vuosilomat, säästövapaat lähiesimies hyväksyy. Anomus osa-aikatyön tekemiseksi osa-aikatyön tekoa koskeva päätös on aina määräaikainen lähiesimies ottaa kantaa määräajan jatkumiseen kalenterivuosittain. OSTOPALVELUT Ostopalveluihin ja maksusitoumuksia varten tulee aina olla hyväksytty sopimus palveluista ESSHP:n ja palveluntuottajan välillä. Mikäli sopimusta ei ole ESSHP:n kanssa, tilatuista palveluista ei synny maksuperustetta. HANKINNAT Hankinnoissa tulee noudattaa sairaanhoitopiirin hankintaohjetta. Yli 5 000 euron hintaisista hankinnoista tulee aina tehdä kirjallinen päätös. Hankkeiden osalta kaikista hankinnoista on syytä olla kirjallinen päätös (esim. sähköpostiviesti pienhankinnoista). Hankinnasta mahdollisesti tehtävän sopimuksen allekirjoittaa se, joka hankinnasta päättää. HANKKEET Hankkeen toteuttamista koskevan hallitukselle tai sairaanhoitopiirin johtajalle tehtävän esityksen tulee perustua erilliseen hankesuunnitelmaan, jonka avulla selvitetään hankkeen vaikutukset mm. käyttötalouteen. Sairaanhoitopiirin hallinnoimalle hankkeelle tulee aina nimetä projektista vastaava henkilö. Sama koskee myös osallisuushankkeita. Hankkeissa tulee noudattaa sairaanhoitopiirin projektityöskentelyn ohjetta. 5

Hanke tai projekti voidaan aloittaa ainoastaan toimialuejohtajan päätöksellä. Tämä koskee myös hankkeita, joiden osalta sairaanhoitopiirin osuus liittyy työajankäyttöön tai kokouksiin osallistumiseen, joille pitää laskea taloudellinen arvo osaksi päätöstä. UUDET TOIMINNAT TAI INVESTOINNIT Sairaanhoitopiirissä on käytössä uuden toiminnan suunnittelulomake, joka tulee täyttää aina uutta toimintaa suunniteltaessa ja toimittaa johtoryhmän käsiteltäväksi. Lisäksi uudesta toiminnasta tulee olla kustannusarvio ja -laskenta talousarviota varten. MAKSULIIKENNE Hallintosäännön mukaan toimialan johtajan tehtävänä on huolehtia siitä, että maksut maksetaan ajallaan ja tulot saadaan oikeanmääräisinä ja ajallaan. Toimialan johtaja voi delegoida päätösvaltaansa tositteiden hyväksymisen osalta. Samassa yhteydessä tulee myös nimetä tositteiden asiatarkastukseen oikeutetut henkilöt. Ostoreskontraan tulee ilmoittaa mahdolliset vuoden varrella tapahtuvat muutokset tositteiden käsittelyyn. Lomat ym. poissaolot tulee järjestää niin, että paikalla on aina riittävä määrä hyväksymiseen ja asiatarkastukseen oikeutettuja henkilöitä. Sairaanhoitopiirin laskutus tehdään laskutukseen toimitettujen tietojen pohjalta. Laskutuksen perusteissa olevat virheet korjaa laskutusaineiston tuottava tulosalue. Asiakasmaksulain 11 mukaista maksun perimättä jättämistä tai alentamista voidaan soveltaa myös muihin kuin henkilön maksukyvyn mukaan määräytyviin maksuihin. Sairaanhoitopiirin päätösvaltaan perustuvia maksuja koskevat muutosvaatimukset päättää kehitysjohtaja. Perintäpalveluyhteistyössä on sovittu linjaukset sairaanhoitopiirin perintäpalvelulle. Perinnässä olevan maksun poistamisesta päättää kehitysjohtaja. Saamisten poistamisesta perintäyhtiö tekee sairaanhoitopiirille luottotappiosuositukseen ja poistopäätöksen tekee kehitysjohtaja. VAHINGONKORVAUSVAATIMUS Vahingonkorvausvaatimuksista arvoltaan yli 2 000 euroa päättää hallitus. Alle 2 000 euron vahingonkorvausvaatimuksista tulee aina neuvotella kehitysjohtajan kanssa. SIVUTOIMILUPA JA SIVUTOIMI-ILMOITUS Sivutoimiluvasta ja -ilmoituksesta on ohjeet hallintosäännössä. KIRJALLISEN VAROITUKSEN ANTAMINEN Kirjallisen varoituksen antamisesta on ohjeet hallintosäännössä. 6

SISÄINEN VALVONTA "Viranhaltijan on pidettävä päätöksistään asianmukaista pöytäkirjaa, jollei se asian luonteen johdosta ole tarpeeton. Päätöksenteossa tulee ottaa huomioon kuntalain ja hallintolain jääviyssäännökset. Hallituksella tai sen puheenjohtajalla ja sairaanhoitopiirin johtajalla on oikeus siirtää viranhaltijan päättämä asia hallituksen käsiteltäväksi. Sairaanhoitopiirin johtajan yleisiin virkavelvollisuuksiin ja toimialajohtajien virkavelvollisuuksiin kuuluu seurata viranhaltijoiden päätöksentekoa ja tarvittaessa ryhtyä toimenpiteisiin yksittäisen päätöksen ottamiseksi hallituksen käsiteltäväksi. Hallituksen puheenjohtaja seuraa vastaavasti sairaanhoitopiirin johtajan päätöksentekoa. Yksilöön kohdistuvia terveydenhuollon päätöksiä ei saa ottaa ylemmän toimielimen käsiteltäväksi. Päätös asian ottamisesta hallituksen käsiteltäväksi on tehtävä ja siitä ilmoitettava sen ajan kuluessa, jossa oikaisuvaatimus tai valitus päätöksestä on tehtävä. Viranhaltijapäätöksiin noudatetaan soveltuvin osin hallintosäännön 18 määräyksiä. Hallitus päättää, että päätökset tulee tarkistaa pistokokein vähintään 3 kertaa/vuosi. organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta, ja vastuu asianmukaisen valvonnan toteuttamisesta on kullakin esimies- tai muussa vastuutehtävässä olevalla henkilöllä Toistaiseksi muussa sisäisessä valvonnassa noudatetaan erityisesti talousohjeen määräyksiä soveltuvin osin ja sen lisäksi muissa sairaanhoitopiirin säännöissä ja ohjeissa olevia sisäiseen valvontaan liittyviä määräyksiä. Sairaanhoitopiirin sisäinen tarkastus hoidetaan KYS-ERVA alueen yhteistyösopimuksella ja erillisellä vuosittain vahvistettavalla suunnitelmalla. PANKKITILIEN KÄYTTÖVALTUUDET Hallitus päättää pankkitilien käyttövaltuuksista seuraavaa: Tilin käyttäjä vt. sairaanhoitopiirin johtaja Vesa Vestala vs. kehitysjohtaja Merja Ikäheimonen laskentapäällikkö Taru Saalasti toimistosihteeri Satu Himanen Käyttöoikeus kaikki tilit kaikki tilit kaikki tilit kaikki tilit Lisäksi Sirpa Lång ja Pia Hyttinen kaksi yhdessä kaikki tilit 100 000 euroon saakka. Lisäksi Sirpa Långilla ja Pia Hyttisellä on oikeus yksin tehdä sairaanhoitopiirin omien tilien välisiä tilisiirtoja ilman rajoitusta. Linjasiirtoina tapahtuvien maksujen ja palkkojen maksuluettelot allekirjoittaa siirron suorittaja ja tilien käyttövaltuuksien omaava henkilö. 7