Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6.2014
Tavoitteena Ajasta ja paikasta riippumattoman päätöksenteon mahdollistaminen Sähköisten kokousten lainsäädännön esteiden poistaminen Välineneutraalisuus
Toimielimen päätöksentekotavat (99 ) Toimielimelle kuuluvista asioista voidaan päättää» perinteisessä kokouspaikalla tapahtuvassa kokouksessa» sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai» sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely). Kunta voi hallintosäännössään antaa tarvittavat määräykset toimielimen sähköisestä päätöksenteosta ja sähköisestä kokouksesta sekä siitä, miten kunta huolehtii näihin tarvittavista teknisistä välineistä ja yhteyksistä. Kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja siitä, etteivät salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisen saatavissa.
Sähköinen kokous (100 ) Sähköinen kokous tarkoittaa kokousta, johon osallistuttaisiin sähköisen yhteyden avulla osallistujan valitsemasta paikasta käsin. Sähköisessä kokouksessa läsnä oleviksi todettujen tulisi olla keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä.» Sähköisessä kokouksessa luovuttaisiin vaatimuksesta, jonka mukaan puheenjohtajan ja sihteerin tulee olla läsnä kokouspaikalla. Jos kokous on julkinen, tulee yleisöllä olla mahdollisuus seurata kokousta. Kunta voi itse päättää, missä toimielimissä tai tilanteissa se käyttää sähköistä kokousta. Sähköinen kokous voitaisiin käydä esimerkiksi siihen soveltuvan tietojärjestelmän avulla tai videoneuvotteluyhteydellä.» Kuntalaissa ei kuitenkaan säädetä toteutustavasta, sillä tietotekninen toimintaympäristö muuttuu nopeasti.
Sähköinen päätöksentekomenettely (101 ) Sähköinen päätöksentekomenettely = ajasta ja paikasta riippumaton suljettu päätöksenteko ennen toimielimen kokousta. Mahdollinen kaikissa muissa toimielimissä paitsi valtuustossa sekä julkisissa kokouksissa. Sähköisesti käsiteltävät asiat tulee yksilöidä kokouskutsussa ja mainita, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.» Asia on käsitelty, kun kaikki toimielimen jäsenet olisivat ilmaisseet kantansa asiaan ja käsittelyyn kulunut määräaika on päättynyt.» Asia siirtyy kokouksen käsiteltäväksi, jos yksikin jäsen sitä vaatii. Sähköinen päätöksenteko on pääsääntöisesti tarkoitettu ns. rutiiniluonteisten asioiden käsittelyyn.» Kunnan omaan harkintaan jää se, minkä kaltaiset asiat voitaisiin käsitellä sähköisessä päätöksenteossa. Sähköinen päätöksenteko edellyttää soveltuvan tietojärjestelmän käyttämistä.
Pöytäkirja ja päätöksen tiedonanto Pöytäkirjan käsite (108 )» Pöytäkirjalla ei tarkoiteta pelkästään perinteistä fyysistä pöytäkirjaa, vaan pöytäkirja voi muodostua myös sähköisen päätöksenteon päätösten koonnista.» Pöytäkirjan muoto voi vaihdella teknisen toteutustavan mukaan. Pöytäkirjan päätökset voisivat olla myös rakenteisessa muodossa, joka mahdollistaa niiden jatkokäytön (ns. avoin data). Päätöksen tiedonanto» Asianosaiselle (140 ): hallintolain ja sähköisen asiointilain mukaisesti» Kunnan jäsenelle (141 ): pöytäkirja pidetään nähtävänä yleisessä tietoverkossa, tiedoksisaanti seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on asetettu nähtäville.» Salassa pidettävien tietojen osalta pöytäkirjan nähtävänä pitämisestä noudatettaisiin viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain säännöksiä. Lisäksi tietosuojalainsäädännöstä johtuen asiakirjojen sisältämät henkilötiedot tulisi määräajan jälkeen poistaa.
Kunnan ilmoitukset (109 ) Kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne yleisessä tietoverkossa sekä tarpeen vaatiessa muulla kunnan päättämällä tavalla.» Kunnilla olisi yleisen tietoverkon ohella edelleen mahdollisuus käyttää myös fyysistä ilmoitustaulua tai esimerkiksi ilmoituslehtiä.» Ilmoitusten tulee olla nähtävänä 14 vrk, jollei asian luonteesta muuta johdu Huom. erityislainsäädännössä voi olla vielä velvoitteita julkisten kuulutusten ilmoitustaulun käyttöön, jonka osalta kyseistä lainsäädäntöä on edelleen noudatettava.