KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 1/6 KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 27 Aika: 16.6.2014 klo 12.30-15.30 Paikka: OKM, Meritullinkatu 10, neuvotteluhuone Kalevala Osallistujat: Ylitarkastaja Ilmari Hyvönen, OKM (pj) Erityisasiantuntija Joni Penkari, OPH (sihteeri) Opiskelijapalveluiden päällikkö Airi Hirvonen, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto Johtaja Eva Raudasoja, Oulun yliopisto Opintoasiainpäällikkö Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu Kehityspäällikkö Antti Mäki, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy Opiskelijapalveluiden päällikkö Anne Koskela, Savonia-ammattikorkeakoulu Mikko Kautto, University Admissions Finland Koulutuspoliittinen sihteeri Veli-Matti Taskila, SAMOK ry Opetusneuvos Birgitta Vuorinen, OKM IT-asiantuntija Ossi Raatikainen, CSC Erityisasiantuntija Ulla Lehtonen, OPH Poissa: Tietojärjestelmäpäällikkö Sami Hautakangas, Tampereen yliopisto Opetusneuvos Ritva Sammalkivi, Opetushallitus
KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 2/6 1. Kokouksen avaus, työjärjestyksen hyväksyminen ja edellisen kokouksen pöytäkirja Materiaali: Edellisen kokouksen pöytäkirja Keskustelu/ehdotus: hyväksytään työjärjestys, hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.33. Puheenjohtaja totesi, että ohjausryhmän asettaminen jatkuvalle toimikaudelle on viivästynyt. Ohjausryhmä tullaan kuitenkin asettamaan toimikauden jatkuessa vuoden 2016 loppuun. Opetushallituksen erityisasiantuntijat Ulla Lehtonen ja CSC:n Ossi Tuominen kutsutaan toistaiseksi automaattisesti mukaan ohjausryhmän kokouksiin. Kokouksen esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi muutoksitta. Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin luonnoksen mukaisesti sillä muutoksella, että ammatillisten opettajakorkeakoulujen ryhmälle ei järjestetä erillistä valtakunnallista tapaamista. Sitä vastoin he toivovat, että Opetushallituksen edustaja voisi osallistua ryhmän seuraavaan säännölliseen tapaamiseen. 2. Tilannekatsaus, riskit ja korkeakoulujen käyttöönottojen tilanne (Ritva Sammalkivi, Joni Penkari, OPH; Ossi Raatikainen, CSC) Materiaali: OPH:n tilannekatsaus ja aikataulutilanne Päätösehdotus: Merkitään tilannekatsaus käsitellyksi ja tehdään tarvittavat tilannekatsauksen edellyttämät päätökset Keskustelu: Joni Penkari esitteli tilannekatsauksen. Julkisuudessakin olleet toisen asteen yhteishaun ongelmat olivat monien tekijöiden summa: käyttäjätunnuksia oli aktivoimatta, valintaperusteita mallintamatta ja arvosanatietoja kirjaamatta. Lisäksi opinto-ohjaajat kirjautuivat palveluun samanaikaisesti katsomaan tuloksia. Valinnan tulokset saatiin ajallaan, mutta hyväksymiskirjeiden tulostamisessa oli suorituskykyongelmia. Tällä hetkellä kaikki kehitystiimit keskittyvät syksyn korkeakouluhaun kehittämiseen ja syksyn haku tulee toimimaan pilottina kevään laajemmalle haulle. Koska korkeakouluhaun toteutus on ollut suunniteltua hitaampaa, on se jäljessä aikataulusta. Korkeakouluvirkailijoiden koulutukset järjestetään elokuun puolivälissä ja toimintojen on oltava valmiina niihin mennessä. Kehitystyö jatkuu kuitenkin syyskuulle; elokuussa toteutetaan hakemiseen liittyvät toiminnot, valinnat toteutetaan syyskuussa. Huolet aikataulun pitämisestä ovat perusteltuja: toteutus on henkilösidonnaista ja riskialtista. Tavoitteena kuitenkin on saada valmista suunnitellussa aikataulussa. Puheenjohtaja totesi, että aikataulumuutoksia on tehty myös OKM:n ja OPH:n välillä sopien ja ohjausryhmää on tiedotettu näistä muutoksista. Koska korkeakouluhaun ominaisuuksia ei ole vielä toteutettu, ei niitä ole voitu testatakaan. Osa toiminnallisuuksista on jo toteutettu muihin hakuihin, esimerkiksi 16.6. käynnistyneessä nivelvaiheen haussa on koulutuskohtaisia kysymyksiä.
KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 3/6 Todettiin, että koulutustarjoon syöttämisessä syntyy ongelmia niissä korkeakouluissa, joissa samaa koulutusta tarjotaan eri toimipisteissä. Koska osoitekenttään ei saa syötettyä kuin yhden osoitteen ja koska osoitetietokenttää käytetään useassa eri palvelussa, todettiin että turvallisinta lienee käyttää pääkampuksen osoitetta. Hakijalle näytetään ensisijaisesti hakijaneuvonnan osoite. Ossi Raatikainen esitteli opintopolkuryhmän tilannekatsauksen. Opintopolussa käytettävä termi pääsykoe on aiheuttanut keskustelua korkeakouluissa. Korkeakoulusektorilla valintaperusteissa ja tiedotuksessa käytetty termi on valintakoe, mikä poikkeaa Opintopolkuun hakijakielenkäytöstä valitusta termistä. Toivottiin vielä selvitettäväksi, voisiko termiä muuttaa. Samoin toivottiin selvitettäväksi saataisiinko hakijalle näkyväksi tieto siitä, että jotakin hänelle näkyvää tekstiä on muokattu julkaisemisen jälkeen. Syksyllä järjestetään tarvittaessa vielä rajapintojen code camp korkeakouluille ja opintohallinnon järjestelmien tietojärjestelmätoimittajille. Ajankohdaksi parhaiten soveltuisi syyskuun loppupuoli. Tällä hetkellä näyttää siltä, että osassa järjestelmiä on olemassa riski, että rajapintoja ja tarvittavia muutoksia ei ehditä tekemään syksyksi. Jos hakija- ja tulostiedonsiirto ei jossain tapauksessa onnistu, on hakijat vietävä opintohallinnon järjestelmään tiedostosta tai syöttämällä. Puheenjohtaja totesi vielä lopuksi, että koulutustarjonnan syöttämisen aikataulua ei muuteta. Opetushallitus informoi koulutustarjonnan julkaisemisen jälkeen kummankin korkeakoulusektorin opintoasiainpäälliköitä julkaisun onnistumisesta. Puheenjohtaja totesi myös tarpeen dokumentille, jossa näkyisi tarkempi prosessiaikataulu sisältäen sekä järjestelmäpäivitykset että hakuprosessin keskeiset päivämäärät. Dokumentin selvittäminen annettiin Ritva Sammalkiven tehtäväksi osana eri toimijoiden työnjaon selventämistä. Merkittiin tilannekatsaukset käsitellyiksi. Päätettiin, että Opetushallitus informoi yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen opintoasiainpäälliköitä koulutustarjonnan julkaisemisen onnistumisesta aikataulun mukaisen julkaisuajankohdan jälkeen. Päätettiin, että koulutustarjonnan julkaisuaikataulua ei ole tarpeellista muuttaa. 3. Erinäisiä substanssiasioita Asioita: 1. YTL:n rekisterin täydentäminen asian eteneminen 2. Hyväksymiskirjeet järjestelmästä 3. Prosessi yms. kuvaustekstit KSHJ käyttöliittymää ja korkeakoulujen valintaoppaita varten 4. Tilastokeskuksen koulutuskoodisto ja koulutusten kuvaaminen (aiheuttanut ongelmia Itä-Suomessa) Tilastojen tuottaminen paikkojen varaamisen pohjaksi (noussut esiin korkeakoulujen lausunnoissa II vaiheen hallituksen esitysluonnoksista).
KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 4/6 5. On sovittu että syksyllä 2015 alkavan koulutuksen tarjontaa julkaistaan yhteishaun osalta viimeistään 31.10.2015 (tiedot oltava päivitetty 28.10.2015 mennessä). Julkaistaanko yhteishaun tarjonta kerralla, vai voiko sitä julkaista myös aiemmin? Erillishakujen osalta korkeakoulu päättää. 6. Myös yliopistoille on aikoinaan luvattu, että usein käytettyjä pistelaskukaavoja toteutetaan oph:n toimesta. Alakohtaisia suosituksia ei kuitenkaan yliopistoilla ole. Millä perusteella toteutettavat kaavat valitaan? Keskustelu: 1.) Ylioppilastutkintotiedot ovat tällä hetkellä saatavissa sähköisesti vuodesta 1990. Ylioppilastutkintolautakunnan kanssa on käyty keskustelua sähköisen rekisterin täydentämisestä tätä vanhemmilla tutkintotiedoilla. Asiasta käytävää keskustelua on syytä jälleen aktivoida. 2.) Kirjeiden keskitetty Ipost-integraatio on jo teknisesti toteutettu. Sovittiin, että integraation hyödyntämisestä voitaisiin tehdä koko sektoria koskeva käytäntö OKM:n myötävaikutuksella. Hyväksymiskirjeiden ensimmäiset versiot saatiin valmiiksi juuri ennen kokousta, ja niistä voi jättää kommentteja elokuun puoliväliin saakka. 3.) Tekstiluonnoksiin pyydetään kommentteja vielä Suomen opinto-ohjaajilta, Lukiolaisten liitolta ja Ammattiin opiskelevien liitolta hakijanäkökulman vahvistamiseksi. Kommentit pyydetään esittämään kesäkuun loppuun mennessä. 4.) Tilastokeskuksen kuusinumeroisen koulutuskoodin liittäminen laajoihin koulutuksiin on osoittautunut käytännössä erittäin hankalaksi. Tilastokeskus omistaa koodiston, joten asiaa on käsiteltävä yhdessä heidän kanssaan. Ennen kesälomaa koodistokysymykselle ei ehditä tekemään mitään, mutta asiaan sovittiin palattavaksi syksyllä. Koulutuskoodisto toimii myös tilastoinnin välineenä, jolloin koulutusten luomisessa käytetyt geneeriset yleiskoodit voivat jatkossa muodostaa ongelman sijoittumisen seurannassa. 5.) Sovittiin, että koulutuksia voi julkaista syksyn yhteishaun hakuajan päättymisestä koulutusten julkaisun viimeiseen päivämäärään saakka. Kevään yhteishaku julkaistaan täten Opintopolussa 22.9.2014 jälkeen. 6.) Yliopistosektorilla ei ole ammattikorkeakoulusektorin kaltaista valtakunnallista valintaperusteyhteistyötä. Tällöin kattavan alakohtaisen valintaperustepäätöksen tarkempi määrittely on hankalampaa. Käytännössä kattaviksi voidaan katsoa sellaiset alat, joissa kaikki eri yliopistojen alan hakukohteet ovat samassa yhteisvalinnassa. Käytännössä tällaisia olisivat esimerkiksi lääketiede, teknilliset- ja kauppatieteet. Asiaan päätettiin palata vielä myöhemmässä vaiheessa. Päätettiin jatkaa ennen vuotta 1990 kirjoittaineiden ylioppilaisen tutkintotietojen sähköiseen rekisteriin tallentamisen selvittämistä. Päätettiin jatkaa tuloskirjeiden keskitetyn lähettämisen selvittämistä.
KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 5/6 Päätettiin pyytää prosessiteksteihin vielä kommentit hakijoita ja opinto-ohjaajia edustavilta tahoilta. Kommenttien takarajana on kesäkuun loppu. Päätettiin palata tilastokeskuksen koulutuskoodiston käytöstä aiheutuviin koulutustarjonnan ongelmiin syksyllä ennen kevään yhteishaun koulutusten tallentamisen takarajaa. Päätettiin, että kevään 2015 yhteishaun koulutuksia voi julkaista hakijoille 22.9. jälkeen aina 28.10.2014 saakka. 4. Opiskelijavalintauudistuksen II vaihe (Ulla Lehtonen, OPH) Materiaali: Tilannekatsaus ja tulokset tähän mennessä Keskustelu: Puheenjohtaja kertoi, että lausunnot II-vaiheeseen liittyvistä lakimuutoksista on saatu OKM:öön. Ammattikorkeakouluista osa ei jättänyt omaa lausuntoaan vaan totesi vain yhtyvänsä ARENE:n antamaan lausuntoon. Lausuntokommenteista tehdään vielä yhteenveto. Ulla Lehtonen esitteli tilannekatsauksen II-vaiheeseen valmistautumisesta. Hakijamaksujen selvittämisen yhteydessä voisi olla perusteltua vielä selvittää ehdotetun toteutusmallin vaikutus eräisiin hakijamäärältään keskeisten maiden kansalaisten hakumahdollisuuksiin. Siirtohakujen osalta opiskelijavalintojen kehittämisryhmä oli todennut asiaa käsitellessään, että poleemisen lähiala - termin sijaan käytettäisiin vain mainintaa aiemmista opinnoista viittaamatta erityisesti koulutusalaan. Keskustelussa nostettiin esille myös tulisiko korkeakoulusektorillakin ottaa käyttöön 2.asteen koulutusten yhteydessä käytetty yhteisen haun termi kuvaamaan koulutuksia, joihin voidaan hakea samassa haussa tai samana hakuaikana, mutta jotka eivät kuulu varsinaiseen korkeakoulujen yhteishakuun. Toteutusprosessiehdotus lähetetään kommenteille 11.8.2014. Ulla Lehtonen tarkentaa sitä vielä ennen kommenttikierrosta siten, että kehittämisryhmässä esille nousseet asiat tulevat huomioiduiksi. OKM järjestää opiskelijavalintoja koskevan seminaarin 28.10.2014. Tätä ennen järjestetään työpajamuotoista työskentelyä, josta nostetaan asioita seminaarissa käsiteltäviksi. Seminaarin teemoina tullevat olemaan yhteishaku, yhteishaun ulkopuoliset haut sekä ylioppilastutkintotodistusten parempi hyödyntäminen opiskelijavalinnassa. Seminaaria koskevia toiveita voi edelleen esittää Birgitta Vuoriselle. Merkittiin tilannekatsaus käsitellyksi. Päätettiin lähettää II-vaiheen prosessiehdotus kommenteille 11.8.2014. 5. Seuraavat kokoukset sopimatta
KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 6/6 Seuraavat kokoukset päätetään myöhemmin, kun ohjausryhmän jäsenet ehtivät ottaa kantaan verkkoon tehtävään kyselyyn kokousajankohdista. 6. Muut asiat Ei muita asioita. 7. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.34.