1 Julkaisurekisteri JULKI KÄYTTÄJÄN OPAS Versio 3.1 10.9.2001 (Päivitetty 23.11.2012, ks. Liite 5)
2 SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO 4 2. JULKAISUTIETOJEN KÄSITTELYN YLEINEN KULKU 5 2.1 Laitoksen/klinikan henkilötietojen tallennus 5 2.2 Julkaisutietojen tallennus 6 2.3 Julkaisutietojen tarkistus 8 2.4 Julkaisutietojen hyväksikäyttö 9 3. JULKAISUN PERUSTIEDOT 11 4. BIBLIOGRAFISET TIEDOT 15 4.1 Artikkelit yms. kausijulkaisuissa (lehdissä) 15 4.2 Kirjoitetut tai toimitetut erillisteokset (kirjat) 18 4.3 Luku kirjassa (kokoomateoksen osa) 20 4.4 Konferenssiartikkelit ja -abstraktit kirjassa 20 4.5 Konferenssiabstraktit lehdissä 21 4.6 Tieteellinen patentti 22 4.7 Muut julkaisutyypit 23 5. JULKAISUN TEKIJÄTIEDOT 24 5.1 Tekijöiden tallennus 24 5.2 Tekijöiden tunnistaminen 26 6. JULKAISUUN LIITTYVÄT TUTKIMUKSET 28 7. TALLENNETTUJEN TIETOJEN HAKU, MUUTTAMINEN JA POISTAMINEN 30 7.1 Julkaisun poistaminen 30 7.2 Tekijöiden tietojen muuttaminen 30 7.3 Laitostietojen muuttaminen 32 8. TULOSTEET 34 8.1 Kenen julkaisut? 34 8.2 Tulostettavan joukon rajaus 35 8.3 Tulostusjärjestys 36
3 8.4 Tulostusmuoto 37 8.5 Tulostuslaite 39 9. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY 40 9.1 Henkilötietojen tallennus, haku ja muuttaminen 40 9.2 Laitoksen/klinikan henkilöluettelon tulostaminen 41 9.3 Julkaisujen tunnistaminen tietylle henkilölle 42 9.4 Henkilön poistaminen rekisteristä 45 10. JULKAISUN TYYPIN MÄÄRITTELY 46 LIITE 1. TIETOKANNAN RAKENNE 50 OHJE JULKAISUN KIRJOITTAJALLE 53 LIITE 3. TULOSTE-ESIMERKKEJÄ 1 LIITE 4. YHTEYSHENKILÖT (PÄIVITETTY 2012) 5 Käyttäjätunnukset: 5 Liitteet: 1. Tietokannan rakenne 2. Ohje julkaisun kirjoittajalle 3. Tuloste-esimerkkejä 4. Yhteyshenkilöt 5. Päivitetty versio 2012 6. Julki käyttöoikeushakemus
Julki-käyttöopas Versio 3.1 10.9.2001 4 1. JOHDANTO Julkaisurekisteri JULKI on Kuopion yliopistossa kehitetty tietojärjestelmä, jonka avulla kerätään ja käsitellään yliopistossa, yliopistosairaalassa ja sairaanhoitopiirissä syntyneiden julkaisujen tietoja. Julkaisujen tiedot tallennetaan suoraan niillä laitoksilla, klinikoilla tai terveydenhuollon yksiköillä, joilla julkaisujen tekijät työskentelevät. Rekisteristä tuotetaan erilaisia tulosteita mm. vuosikertomuksia ja erityisvaltionosuuslaskentaa varten. Julki-rekisteri kuuluu itsenäisenä osana Kuopion yliopiston OTTO-JUTTA-tietojärjestelmäryppääseen. Julkia voidaan käyttää mikrotyöasemalla yliopistolta, sairaalasta tai mahdollisesti terveydenhuollon yksiköltä. Tässä oppaassa kuvataan ensin yleisesti, miten julkaisutietojen tallennus ja jatkokäsittely tapahtuu kokonaisuutena. Luvuissa 3-6 kuvataan yksityiskohtaisesti julkaisutietojen tallennus. Luvuissa 7 ja 8 selostetaan tietojen muuttaminen, poistaminen ja tulostaminen laitosten, klinikoiden ja th-yksiköiden kannalta. Luvussa 9 käsitellään Julkin henkilötietoihin liittyvät toiminnot. Lopuksi luvussa 10 annetaan ohjeita julkaisujen luokittelemisesta eri julkaisutyyppeihin. Kirjaston ja keskushallinnon tarvitsemia erikoistoimintoja ei käsitellä tässä oppaassa. Liitteessä 1 on tietoa Julkin teknisestä toteutuksesta. Muissa liitteissä on tiivistettyjä ohjeita julkaisujen kirjoittajille ja tallentajille. Liitteet on pyritty suunnittelemaan niin, että niistä voi laittaa kopion lunttilapuksi seinälle. Tietokoneen näytöllä esiintyvä teksti on esitetty oppaan esimerkeissä Arial-tekstityypillä ja se teksti, joka käyttäjän tulee kirjoittaa, on esitetty alleviivattuna. Rivinvaihtonäppäin (Enter, Carriage Return) on kuvattu -merkillä. Ohjelmaa käyttäessäsi saat ruudulla olevaan tietokokonaisuuteen liittyvän ohjeen näkyville lomakkeella näkyvästä Ohje-valikosta. F1-painiketta painamalla näkyviin tulee ohje siitä tiedosta, jossa kohdistin on sillä hetkellä.
5 Versio 3.1 10.9.2001 Julki-käyttöopas 2. JULKAISUTIETOJEN KÄSITTELYN YLEINEN KULKU Julki-rekisteriä voi käyttää joko hajautetusti tai keskitetysti. Keskitetyssä käytössä laitokset tai yksiköt toimittavat tiedot julkaisuistaan tallentajalle, joka vastaa tietojen kirjoittamisesta järjestelmään. Julki-rekisterin hajautetussa käytössä pääperiaate on se, että laitokset/yksiköt tallentavat julkaisutiedot järjestelmään hajautetusti sitä mukaan kuin julkaisuja syntyy, kirjasto vastaa keskitetysti bibliografisten tietojen (ei kirjoitusvirheiden!) tarkistamisesta ja neuvonnasta, ja asianomaiset keskushallinnon henkilöt tuottavat rekisterin perusteella koko yliopistoa tai yliopistosairaalaa koskevat vuosikertomus- yms. tulosteet. Kirjasto ylläpitää myös Julkin julkaisusarja- ja kausijulkaisutiedostoja, mm. kausijulkaisujen Impact Factor -arvoja. Kuopion yliopiston atk-keskus vastaa järjestelmän teknisestä ylläpidosta ja kehittämisestä. Kunkin laitoksen, klinikan tai terveydenhuollon yksikön henkilöt tallentavat hajautetussa käytössä vain oman yksikkönsä tiedot järjestelmään. Silloin kun useamman laitoksen/th-yksikön henkilöitä on ollut mukana tekemässä samaa julkaisua, ensimmäisen tekijän laitoksella/th-yksiköllä on vastuu siitä, että julkaisu tulee tallennetuksi. Tämän yksikön Julki-käyttäjän siis tulisi tallentaa julkaisun perus-, bibliografiset ja tekijätiedot sekä tunnistaa oman laitoksensa tekijät. Seuraavan laitoksen tms. tallentaja löytää julkaisun jo valmiiksi rekisteristä, ja ainoastaan tunnistaa oman laitoksensa/th-yksikkönsä henkilöt tekijäluettelosta. Muiden ei kuitenkaan tarvitse odotella ensimmäisen laitoksen/th-yksikön tallentajaa, vaan se joka ensimmäisenä ehtii, voi halutessaan tallentaa julkaisun perustiedotkin. Julkaisurekisteriin voidaan tallentaa mitä tahansa julkaisuja, joista kyseisellä laitoksella tms. halutaan pitää kirjaa. Siis jos jollakin laitoksella niin päätetään, Julkia voidaan käyttää myös henkilökohtaisena julkaisurekisterinä, johon laitoksen henkilöt voivat tallentaa (tai tallennuttaa) sellaiset vanhatkin julkaisunsa, jotka eivät kuulu yliopiston eivätkä yliopistosairaalan julkaisuluetteloihin. Virallisiin julkaisuluetteloihin tulostetaan vain sellaiset julkaisut, joiden tiedoissa on rasti kyseisen julkaisuluettelon kohdalla (ks. luku 3). Laitos vastaa itse siitä, että rasti laitetaan vain sellaiseen julkaisuun joka täyttää viralliset kriteerit. Julkaisutietojen tallentajalla on oltava erillinen käyttäjätunnus järjestelmään - pelkkä käyttäjätunnus palvelinkoneeseen ei riitä. Tallentaja voi olla laitoksen toimistosihteeri, amanuenssi, klinikan opetushoitaja tai yksikön hallintosihteeri, mutta myös esim. jollekin tuotteliaalle julkaisujen kirjoittajalle voidaan tarvittaessa antaa mahdollisuus omien julkaisutietojensa tallentamiseen. Julki-ohjelmaa käyttävät myös pääkäyttäjät, jotka voivat ottaa myös koko sairaalaa, yliopistoa tai sairaanhoitopiiriä koskevia tulosteita, tarkistaa julkaisuja ja ylläpitää tallentajien käyttämiä tietoja, kuten julkaisutyyppejä. Lisäksi käyttäjä voi olla nk. hallinnon käyttäjä, joka voi ottaa erilaisia tulosteita ja katsella tietoja, mutta ei voi muuttaa julkaisurekisterin tietoja. 2.1 Laitoksen/klinikan henkilötietojen tallennus Julkaisutietojen hyväksikäytön kannalta on erittäin tärkeää, että ne julkaisujen tekijät tunnistetaan, jotka ovat yliopiston tai sairaalan henkilökuntaa. Tällöin Julki-ohjelmisto pystyy mm. automaattisesti yhdistämään julkaisut niiden tekijöiden laitoksiin tai yksiköihin, ja virallisiin tilastoihin yms. saadaan automaattisesti juuri sellaisten henkilöiden julkaisut kuin kunkin tilaston ohjeiden mukaan kuuluukin. Julki voi käyttää esim. opintotietojärjestelmä Oton kanssa yhteistä henkilörekisteriä, jossa ovat kaikki yliopiston nykyiset ja entiset (esim. Kuopiossa noin kymmenen vuotta taaksepäin) opiskelijat, yliopiston henkilökunta, dosentteja sekä sairaalan akateeminen henkilöstö. Samaa henkilörekisteriä käyttävät myös Heljä-henkilötietojärjestelmä ja Tutki-järjestelmä. Henkilötietojen pitäminen ajan tasalla on kunkin laitoksen tai terveydenhuollon yksikön omalla vastuulla. Ennen julkaisujen tallentamisen aloittamista onkin syytä tulostaa Julkin/Oton henkilörekisteristä oman yliopiston laitoksen ja/tai terveydenhuollon yksikön henkilöluettelo ja tarkistaa se (ks. luku 9) Tämä helpottaa tekijöiden tunnistamista suuresti. Kuitenkin on huomattava, että sairaanhoitopiirikäyttäjät näkevät vain oman sairaanhoitopiirinsä yksiköiden henkilöt.
Julki-käyttöopas Versio 3.1 10.9.2001 6 2.2 Julkaisutietojen tallennus Ennenkuin aloitat julkaisujen tallennusta, ota niistä valokopiot ja pyydä julkaisujen kirjoittajia merkitsemään niihin julkaisutyyppi ja kansainvälisyysluokka (ks. liite 2). Jos valokopiota ei vielä ole saatavilla, ei tallennustakaan kannata tehdä, koska Julkiin otetaan vain julkaistuja julkaisuja (ei submitted for publication, ei forthcoming, ei edes in print ). Yhteyden avaus palvelintietokoneeseen on selostettu Julki, Heljä, Tutki-tietojärjestelmien yleisoppaassa. Kun olet avannut yhteyden ja antanut salasanasi, saat esiin henkilökohtaisia käyttöoikeuksiasi vastaavan toimintovalikon. Julkaisujen tallennus tapahtuu normaalin virkavastuun puitteissa. Tallentajana olet siis vastuussa siitä, että kirjaat tietoja vain sellaisen laitoksen tms. nimissä johon sinulla on työsi puolesta oikeus. Julkijärjestelmä ei aseta teknisiä rajoituksia tässä suhteessa. Tieto kunkin julkaisun alkuperäisestä tallentajasta ja tietojen muuttajasta kirjautuu kuitenkin automaattisesti koneen tietokantaan, jotta kirjaston tai keskushallinnon pääkäyttäjät voivat ongelmatilanteissa ottaa sinuun yhteyttä. Valitsemalla Julkaisut -painikkeen avautuu ruudulle Julkaisun tiedot -lomake.
7 Versio 3.1 10.9.2001 Julki-käyttöopas Koska samaa julkaisua voidaan käsitellä useammalta laitokselta/yksiköltä, pitää ensin tarkistaa onko kyseinen julkaisu jo tallennettu rekisteriin. Kirjoita Otsikko -kenttään hakuavaimeksi vähän julkaisun nimen alkua ja paina Haku -painiketta. Kone hakee rekisteristä kaikki julkaisut joiden nimet alkavat tällä tavoin. Hakiessaan Julki tulkitsee isot ja pienet kirjaimet samanarvoisiksi ja ohittaa julkaisun nimen alussa mahdollisesti olevan artikkelin The, A, An, En, Ett, Der, Die, Das; The History, A History ja En historia löytyvät siis kaikki hakuavaimella histor. Yleensä hakuavainta kannattaa kirjoittaa puolenkymmentä merkkiä. Jos kuitenkin julkaisun otsikko alkaa samalla tavalla kuin monen muunkin julkaisun, esim. A Study of..., kannattaa kirjoittaa kyseiset täytesanat ja muutama merkki niiden lisäksi. Esimerkiksi, jos otsikko on Activating learning in continuing education, niin kirjoita hakuavaimeksi act ja paina -painiketta. Jos rekisterissä oli ennestään act -alkuisia julkaisunnimiä, saat esiin seuraavanlaisen valintalomakkeen:
Julki-käyttöopas Versio 3.1 10.9.2001 8 Valintalomakkeessa näkyy kustakin hakuavaimeen sopivasta julkaisusta numero, otsikko ja tekijäluettelon alkua. Huom: Haku tapahtuu julkaisun otsikon, tekijöiden ja julkaisunumeron perusteella. Jos hakuavaimeen sopivia julkaisuja löytyi enemmän kuin lomakkeelle mahtuu kerralla, voit hakea esiin seuraavan/edellisen näytöllisen normaaliin tapaan käyttämällä listan oikeassa laidassa olevia nuolipainikkeita. Kone hakee kerralla vain rajallisen määrän vaihtoehtoja jos niitä löytyisi enemmänkin, valintalomakkeen oikeaan laitaan ilmestyy vihreä Haetaan lisää -painonappi, jota painamalla siis voi hakea selattavaksi lisää hakuavaimeen sopivia vaihtoehtoja. Painonappi muuttuu harmaaksi ts. sitä ei voi käyttää, kun kaikki annettuun hakuavaimeen sopivat vaihtoehdot on haettu valintalomakkeelle. Valintalomakkeen yläosassa näkyy antamasi hakuavain. Jos esim. olit tehnyt kirjoitusvirheen tai muuten haluatkin etsiä jollain toisella avaimella, siirry hakuavainkenttään, kirjoita siihen uusi avain ja paina Uusi haku -painiketta. Kone hakee valintalomakkeelle nyt tähän avaimeen sopivat vaihtoehdot. Jos luettelosta löytyy se julkaisu, jonka aioit tallentaa, valitse se näpäyttämällä hiirellä ja paina Valinta -painonappia. Kone hakee julkaisun tiedot rekisteristä perustietolomakkeelle, ja nyt voit muuttaa esillä olevan julkaisun tietoja kuten luvussa 7 esitetään. Jos hakuavaimeen sopivia julkaisuja ei löytynyt, tai valintalomakkeelta ei löytynyt oikeaa julkaisua, paina Lisäys -nappia. Ohjelma palaa peruslomakkeelle ja voit nyt kirjoittaa lomakkeelle uuden julkaisun tiedot ja lisätä ne rekisteriin Tall.uutena -nappia painamalla, kuten luvuissa 3-6 tarkemmin esitetään. Kun olet käsitellyt yhden julkaisun tiedot ja haluat jatkaa tallentamista, paina Tyhjennys -nappia. Lomakkeen kentät tyhjenevät ja voit tallentaa seuraavan julkaisun tiedot kuten ensimmäisenkin. Kun olet tältä erää tallentanut kaikki tämän laitoksen ja julkaisuvuoden julkaisutiedot, paina Lopetus - nappia. Pääset takaisin julkaisutoimintojen päävalikkoon, josta voit valita jonkin toisen toiminnon tai lopettaa yhteyden normaaliin tapaan. Muista lähettää julkaisujen nimiölehdistä valokopiot kirjastoon saman tien kun olet lopettanut tallentamisen (ks. liite 2)! Valokopiosta pitää käydä ilmi julkaisun otsikko, tekijät sekä muut bibliografiset tiedot, jotka ovat kirjassa kustantaja, kustannuspaikka, painovuosi, painos, mahdollisen sarjan nimi, ISBN ja sivumäärä. Lehtiartikkeleista tarvitaan artikkelin otsikko, tekijä(t), lehden nimi, vuosi, volyymi/vuosikerta ja sivut. Nämä tiedot löytyvät yleensä nimiölehdeltä ja sen kääntöpuolelta. Myös Julki-rekisterin julkaisulle antama julkaisunumero sekä julkaisun laitos / klinikkatiedot kirjoitetaan valokopioon (ks. luku 3). Abstrakteista ei tarvitse lähettää valokopiota, eikä muistakaan sellaisista julkaisuista jotka eivät tule mihinkään viralliseen luetteloon (ks. liite 2), koska niitä ei tarkisteta. 2.3 Julkaisutietojen tarkistus Ennenkuin julkaisurekisteristä tuotetaan virallisia vuosikertomustulosteita tai ns. EVO- eli erityisvaltionosuushakemus sosiaali- ja terveysministeriölle, kirjaston ja keskushallinnon Julkipääkäyttäjät tarkistavat että bibliografiset tiedot on kirjattu oikein ja että eri julkaisuluetteloihin on rastittu oikeanlaiset julkaisut. Varsinkin EVO-hakemuksessa ovat kyseessä suuret rahat, ja muissakin tilastoissa ja julkisissa luetteloissa ovat kyseessä yliopiston ja sairaalan maine ja luotettavuus. Käytännössä kirjastossa tulostetaan laitoksittain/yksiköittäin luettelo, jossa ovat kaikki kyseisen vuoden tarkistamattomat julkaisut. Tämän jälkeen kirjaston Julki-pääkäyttäjät käyvät läpi ne julkaisut, jotka tulevat virallisiin luetteloihin (ks. liite 2), ja tarkistavat valokopioista että bibliografiset tiedot on
9 Versio 3.1 10.9.2001 Julki-käyttöopas kirjattu oikealla tavalla. Samalla rekisteriin tulee kunkin julkaisun kohdalle näkyviin päivämäärä, jolloin se on tarkistettu. Pelkästään tekijöiden tunnistamisesta ja laitostietojen muuttamisesta ei tule muutosmerkintää.jos julkaisun tietoihin tehdään muutoksia tämän jälkeen, se joutuu uudestaan tarkistukseen Jos tallennetut tiedot eivät ole oikein, pääkäyttäjät ottavat yhteyttä tallentajaan. Tarkistusta varten vain elektronisessa muodossa olevissa lehdissä julkaistuista julkaisuista tarvitaan kopio lehden kotisivusta sekä itse artikkelin sivuista, joissa näkyvät URL-osoitteet. Lisäksi tarvitaan maininta, että julkaisu on vain elektronisessa muodossa. Ks. myös kausijulkaisut, sivut / tulostamispäivämäärä (luku 4.1) ja URL-osoite (luku 3). Jos julkaisu on sekä elektronisessa että painetussa muodossa, tarkistusta varten tarvitaan ensisijaisesti kopio painetusta julkaisusta, mutta jos kopio otetaan elektronisessa muodossa olevasta julkaisusta, on pystyttävä luotettavasti todistamaan, että julkaisu on samanlainen myös painetussa lehdessä. Kopiossa on oltava näkyvissä painetun julkaisun tarvittavat bibliografiset tiedot (vol., n:o ja sivut). Kopion mukaan on liitettävä maininta, että julkaisu on olemassa sekä painetussa että elektronisessa muodossa. Ks. myös kausijulkaisut (luku 4.1). Tarkistetuista julkaisuista otetaan taas luettelo laitoksittain/yksiköittäin, ja luettelo lähetetään laitoksen/yksikön johtajalle tarkistettavaksi ja allekirjoitettavaksi. Huom: Julki-pääkäyttäjät tekevät siis julkaisutiedoille vain muodollisen tarkastuksen, samalla tavalla kuin laskuille tehdään numerotarkastus ennen niiden hyväksymistä maksatukseen. Laitokset/yksiköt vastaavat itse siitä, että kaikki niiden julkaisut, mukaanlukien opinnäytteet, on tallennettu rekisteriin ja että tiedot ovat totuudenmukaisia ja oikein kirjoitettuja. Alkuvaiheessa kirjasto seuraa myös kirjoitusasun yhdenmukaisuutta, mutta jatkossa mahdolliset kirjoitusvirheet menevät virallisiinkin ja WWW-luetteloihin siinä muodossa kuin ne on laitoksella/yksikössä tallennettu. Julkaisun luokittelusta vastaa sen kirjoittaja, kirjaston tuella, ei tallentaja. 2.4 Julkaisutietojen hyväksikäyttö Laitoksilla/yksiköissä voidaan tulostaa julkaisurekisteristä erilaisia luetteloita laitoksen/yksikön tietyn vuoden julkaisuista, tai jonkin henkilön kaikista julkaisuista. Näihin luetteloihin tulevat mukaan sellaisetkin julkaisut, joita ei ole tarkistettu tai rastittu virallisiin luetteloihin. Yliopisto ja yliopistosairaalan sairaanhoitopiiri tuottavat vuosittain viralliset julkaisuluettelonsa, joihin tulostetaan vain tarkistetut ja kyseiseen luetteloon kuuluviksi rastitut julkaisut. Julkaisujen tiedot tulevat luetteloihin juuri siinä muodossa kuin ne on rekisteriin tallennettukin, joten ulkonäköseikkoihinkin kannattaa kiinnittää tallennusvaiheessa huomiota. Julkaisutiedot siirretään Julkista myös World Wide Web -sivuille Internetiin, josta ne ovat kenen hyvänsä katsottavissa ympäri maailman. Yliopiston ja sairaalan omalle kotisivulle tulee kerralla koko vuoden julkaisuluettelo sitten, kun sen vuoden julkaisut on tarkistettu (yleensä huhtikuussa). Yliopiston ja sairaalan kotisivuille tulevat sekä laitoksittaiset että koko yliopiston / sairaalan luettelot. Tämän lisäksi laitokset ja yksittäiset henkilöt voivat rakentaa omille kotisivuilleen luetteloita omalla tavallaan, mm. ottamalla mukaan sellaisetkin julkaisut joita ei ole vielä tarkistettu tai jotka eivät tule lainkaan viralliseen luetteloon. Tieteellisen toiminnan tuloksellisuuden arviointia varten yliopistolla on määritelty tärkeimmille julkaisuja opinnäytetyypeille painoarvot, erikseen kansainvälisille ja kansallisille julkaisuille. Kunkin tieteenalan keskeisimmillä lehdillä voi vielä olla lehtikohtaisia lisäpisteitä. Laitoksittain/klinikoittain tulostettuja tulospistesummia voidaan mahdollisesti käyttää toiminnan arviointiin. Painoarvot ja koko tuloksellisuuden arviointi ovat toistaiseksi vasta ehdotuksen asteella.
Julki-käyttöopas Versio 3.1 10.9.2001 10 Yliopistosairaalat saavat ns. erityisvaltionosuutta (EVO-rahaa) väitöskirjoista ja sellaisista tieteellisistä artikkeleista, jotka on julkaistu tietyissä kausijulkaisuissa (tieteellisissä lehdissä), ja joissa vähintään yksi kirjoittaja on kyseisen sairaalan työntekijä. EVO-pisteitä tulee sen mukaisesti, kuinka suuri ns. Impact Factor -arvo kyseisellä kausijulkaisulla on kyseisenä julkaisuvuonna. IF-arvot laskee ja julkaisee Institute for Scientific Information USA:sta, Science Citation Index ja Social Sciences Citation Index -hakemistojen perusteella. Yliopiston lääketieteellisen tiedekunnan tiedekuntasihteeri tuottaa Julki-rekisteristä luettelon EVOpisteisiin oikeuttavista, tarkistetuista julkaisuista kunkin vuoden keväällä. Luettelo ja laskelma EVOpisteistä lähetetään sosiaali- ja terveysministeriöön, joka maksaa sen perusteella erityisvaltionosuutta yliopistosairaalalle. Sairaala saa puolestaan käyttää EVO-rahoja tutkimusta palvelevaan toimintaan. Muun muassa sairaalan ja yliopiston yhteisen kirjaston ja julkaisurekisterin kuluja katetaan osittain EVOvaroin. On siis sekä yliopistosairaalalle että yliopistolle tärkeää, että EVO-luetteloon kirjataan kaikki siihen kuuluvat julkaisut ja että varsinkin kausijulkaisutiedot ovat oikein.
11 Versio 3.1 10.9.2001 Julki-käyttöopas 3. JULKAISUN PERUSTIEDOT Julkaisun nimi- ja luokittelutiedot tallennetaan allaolevalla Julkaisulomakkeen perustietosivulla. Muistikirjassa on myös sivut, joilla päästään käsittelemään luvuissa 4-6 esitettyjä muita tietoja. Otsikko ja Alanimeke. Kirjoita artikkelin ja suomenkielisen kirjan nimi/otsikko isolla alkukirjaimella ja muuten pienin kirjaimin (paitsi tietenkin erisnimet isolla; ks. malli yllä) siten kuin se on julkaisussa, kyseisen kielen normaalien kielioppisääntöjen mukaan. Englanninkielisen kirjan (ei artikkelin tms.) nimessä ja kaikissa saksankielisissä nimissä kirjoitetaan oikeat sanat isolla katso mallia julkaisun nimilehdeltä. Jos kirjalla on varsinaisen nimen lisäksi ns. alanimeke, esim. Skitsofrenia: Laitoskierteestä vapauteen, niin jälkimmäinen kirjoitetaan lomakkeella omaan kohtaansa. Lehtiartikkelin alanimike kirjoitetaan yleensä nimen jatkoksi. Sekä nimi- että alanimekekenttään voi kirjoittaa korkeintaan 250 merkkiä pitkän tekstin se osa tekstistä joka ei mahdu kerralla näkyviin, rullaa tarpeen mukaan piiloon oikealta tai vasemmalta. Piilossa olevaan tekstin osaan pääsee -painikkeilla. Kuten muuallakin lomakkeilla, End-painikkeella pääsee kentässä olevan tekstin loppuun, Home-painikkeella tekstin alkuun ja Ctrl- tai Ctrl- -painikkeilla sanan kerrallaan vasemmalle tai oikealle. Jos nimessä esiintyy kirjaimia, joissa on ns. diakriittisia merkkejä, kuten á, è, ï, ô, ü, ÿ tai ñ, niin nämä voidaan kirjoittaa siten että painetaan ensin kyseistä aksenttinäppäintä (, `, jne.; näytölle ei tässä vaiheessa tule näkyviin mitään) ja sitten merkin alle tulevan kirjaimen painiketta. ja ` saadaan Å- näppäimen yläpuolella oikealla olevasta näppäimestä, jälkimmäinen niin että pidetään samalla shiftnäppäintä alhaalla. Ü:n pisteet ja ^ saadaan samalla tavoin Å-näppäimen oikealla puolella olevasta näppäimestä, ja ~ saadaan samasta näppäimestä siten että Alt Gr-näppäintä pidetään samalla alhaalla.
Julki-käyttöopas Versio 3.1 10.9.2001 12 Joitakin kreikkalaisia kirjaimia (, ß,, jne.) on mahdollista tuottaa työasemamikron näppäimistöllä, mutta ei kuitenkaan kaikkia. Kaikki kreikkalaiset kirjaimet kirjoitetaan kuitenkin aina niiden nimillä seuraavasti (huom. isot kreikkalaiset kirjaimet isolla alkukirjaimella, esim. = gamma, = Gamma). Englanninkielinen nimi on annettu suluissa, jos se poikkeaa suomenkielisestä. alfa (alpha) iota rho ß beta kappa sigma gamma lambda tau delta my (mu) ypsilon (upsilon) epsilon ny (nu) phi zeta ksi (xi) khi (chi) eta omikron (omicron) psi theta pi omega Ylä ja alaindeksit kirjoitetaan tavallisin numeroin, esim. m² kirjoitetaan m2. Rekisteröity tavaramerkki kirjoitetaan (R). Julkaisutyyppi. Tämä tieto on tärkeä se määrää mitä bibliografisia tietoja julkaisusta pitää tallentaa (ks. luku 4), mihin luetteloihin se kuuluu, ja mikä on kyseisen julkaisun painoarvo tieteellisen toiminnan arvioinnissa. Julkaisutyypin määrittelyä neuvotaan luvussa 10. Luokitteleminen on julkaisun kirjoittajan vastuulla, mutta tarvittaessa voi kysyä neuvoa kirjastosta! Luettelon eri bibliografisista tyypeistä saat esille tyhjentämällä kentän ja painamalla hakunäppäintä. Kansainvälisyys. Tämä tieto kertoo, minkälaisessa lehdessä, julkaisusarjassa tms. kyseinen julkaisu on julkaistu. Silläkin on suuri merkitys julkaisun painoarvon kannalta, ja senkin luokittelu on julkaisun kirjoittajan vastuulla. Vaihtoehdot ovat kansainvälinen (KV) tai kansallinen (KANS). Kansainvälinen tarkoittaa, että lehti, julkaisusarja tai konferenssijulkaisu on tarkoitettu laajemmalle lukijakunnalle kuin vain omaan maahansa. Kansainvälisillä lehdillä on yleensä myös kansainvälinen toimituskunta. Huom: Kaikki ulkomailla julkaistu ei ole välttämättä kansainvälistä, eikä kaikki Suomessa julkaistu ole kansallista. Esim. Svenska Läkartidningen on ulkomainen mutta silti kansallinen lehti. Toisaalta Suomessa järjestetyn kansainvälisen konferenssin englanninkielinen julkaisu on kansainvälinen. Yliopiston väitöskirjat ovat kansallisia. Yliopiston luetteloon / Sairaalan luetteloon / EVO-hakemukseen. Rastita ne viralliset julkaisuluettelot (hiirellä tai painamalla välilyöntinäppäintä kyseisessä ruudussa), joihin julkaisu tulee ottaa mukaan. Rastin voit poistaa hiirellä tai painamalla välilyöntinäppäintä kentässä uudelleen. Voit laittaa rastin yhteen tai useampaan ruutuun, tai ei yhteenkään. Huom: Kun olet käsittelemässä jonkun toisen jo tallentamaa julkaisua, älä poista hänen laittamaansa rastia! Rastit ovat koko julkaisulle yhteistä, ei laitoskohtaista tietoa. Vaikka sinun tekijäsi ei olisikaan esim. sairaalan työntekijä, joku muu julkaisun tekijöistä voi olla. Siis vaikka sinun tekijäsi kannalta ei kuuluisi laittaa rastia sairaalan ruutuun, jonkin toisen tekijän sairaalakytkennän takia se voi olla tarpeen. Näitä tietoja ei voi muuttaa sen jälkeen, kun luettelot on jäädytetty kultakin vuodelta. Se, mihin luetteloihin julkaisu kuuluu, riippuu julkaisutyypistä, kansainvälisyysluokasta ja julkaisun tekijöistä. Liitteessä 2 on kerrottu, mihin luetteloihin minkin tyyppinen julkaisu voi kuulua. Julkiohjelmisto pystyy määrittelemään julkaisutyypin ja kansainvälisyysluokan perusteella, mille julkaisulle ei voi laittaa rastia johonkin ruutuun. Uutta julkaisua lisättäessä kone poistaa nämä ruudut käytöstä ja ehdottaa rastia muihin ruutuihin sen perusteella, ollaanko käsittelemässä yliopiston laitoksen vai terveydenhuollon yksikön vai molempien julkaisuja. Kone ei kuitenkaan voi tietää ennakkoon, onko tekijöiden joukossa sellaisia, joiden julkaisut kuuluvat ko. luetteloon. Rasti ruudussa Yliopiston luetteloon merkitsee, että kyseinen julkaisu tulee yliopiston viralliseen, painettuun julkaisuluetteloon ja WWW-sivuille, sekä opetusministeriön valtakunnalliseen KOTAtilastoon (paitsi että KOTA-tilastosta jätetään pois väitöskirjat julkaisuina, koska tilastoon tulevat
13 Versio 3.1 10.9.2001 Julki-käyttöopas tohtorintutkinnot opintosuorituksina). Tämän rastin kriteerit ovat siis opetusministeriön päätöksen mukaisia, eikä yliopisto voi muuttaa niitä omin päin. Julkaisu kuuluu yliopiston luetteloon, jos: (1) Vähintään yksi tekijä on yliopiston henkilökuntaa, johon lasketaan kuuluvaksi: professorit, yliassistentit, assistentit apulaisopettajat, lehtorit, osastonhammaslääkärit, apulaisosastonhammaslääkärit päätoimiset tuntiopettajat dosentit, joilla ei ole päävirkaa muissa (suomalaisissa) korkeakouluissa; siis esim. sellaiset dosentit kyllä, joiden päävirka on Kansanterveyslaitoksella, mutta eivät sellaiset dosentit, joiden päävirka on Helsingin yliopistossa. (Tällöin julkaisussa on myös mainittava yliopisto, jolle julkaisua ollaan merkitsemässä.) amanuenssit, laboraattorit Suomen Akatemian tutkimusprofessorit, vanhemmat ja nuoremmat tutkijat ja tutkimusassistentit sekä varttuneen tieteenharjoittajan apurahaa saavat muut yliopiston omalla tai ulkopuolisella rahoituksella vähintään puoleksi vuodeksi palkatut päätoimiset henkilöt (mutta ei apurahalla työskenteleviä!) (2) Julkaisutyyppi on jokin niistä, joiden kohdalla liitteessä 2 sarakkeessa yliopiston listalle lukee Kyllä, tai kansainvälisen julkaisun tapauksessa myös Vain kv.. Rasti ruudussa Sairaalan luetteloon merkitsee, että kyseinen julkaisu tulee sairaanhoitopiirin vuosittaisen toimintakertomuksen liitteenä julkaistavaan painettuun luetteloon. Julkaisu kuuluu tähän luetteloon, jos: (1) Vähintään yksi tekijä on yliopistosairaalan pää- tai sivuvirassa tai muutoin tutkimusta tehdessään työskentelee sairaalan tiloissa ja organisaatiossa esim. apurahalla (tutkijat ja vastaavat). (2) Julkaisutyyppi on jokin niistä, joiden kohdalla liitteessä 2 sarakkeessa sairaalan listalle lukee Kyllä, tai kansainvälisen julkaisun tapauksessa myös Vain kv.. Yliopiston ja sairaalan luetteloon tulevat tätä nykyä samat julkaisutyypit. Rasti ruudussa EVO-hakemukseen merkitsee, että kyseisen julkaisun perusteella haetaan tai on haettu yliopistosairaalalle ns. erityisvaltionosuutta sosiaali- ja terveysministeriöltä. Julkaisu kuuluu EVO-hakemukseen jos: (1) Tekijöiden joukossa on ainakin yksi yliopistosairaalan palveluksessa oleva henkilö. Sen, että julkaisulla on tällainen yhteys yliopistosairaalaan, tulee olla todettavissa julkaisun nimiölehdeltä. Sairaalan palveluksessa olevaksi henkilöksi katsotaan: sairaalan päätoiminen työntekijä sairaalan sivuvirkaan otettu yliopiston opettaja sairaalassa muuten työskentelevä tutkija yliopiston työntekijä, joka saa säännöllisesti palkkaa yliopistosairaalalle tehtävän maksullisen palvelutoiminnan perusteella. (2) Väitöskirja silloin, jos tekopaikaksi on nimiölehdellä ilmoitettu jokin yliopistosairaalan yksikkö tai sellainen yliopiston oppiaine, joka toimii maksullisen palvelutoiminnan kautta kiinteässä yhteistyössä sairaalan kanssa. (3) Julkaisutyypit ARTIK, KATS, PÄÄK, KIRJE, AMM (siis ei abstraktit) jotka on julkaistu sellaisessa kansainvälisessä lehdessä, jolla on Impact Factor -arvo, tai suomalaisista lehdistä Suomen lääkärilehdessä, Duodecimissä, Sosiaalilääketieteellisessä aikakauslehdessä, Finska läkarsällskapets handlingar -lehdessä, Hoitotiede -lehdessä tai Suomen hammaslääkärilehdessä. Lehtien suplementeissa julkaistut tieteelliset artikkelit ovat EVO-kelpoisia, jos päälehdellä on IF-arvo. Koska IF-arvoa ei välttämättä ole tiedossa kun julkaisua tallennetaan, EVO-rastin voi laittaa kaikille kansainvälisille em. tyyppisille julkaisuille, joiden tekijöiden joukossa on sairaalan palveluksessa oleva henkilö.
Julki-käyttöopas Versio 3.1 10.9.2001 14 EVO-pisteet lasketaan seuraavasti: IF-arvo 0 <1: 1 IF-arvo 1 <3: 2 IF-arvo 3 <5: 3 IF-arvo 5 tai yli 4 em. suomalainen lehti: 0.5 artikkeliväitöskirja: 1 monografiaväitöskirja: 6 Pistemäärä tulee näkyviin tulosteisiin niille julkaisuille, joilla on EVO-rasti. Vuosi. Hae tähän julkaisuvuosi painamalla muuttaa.. Olemassa olevan julkaisun julkaisuvuotta ei voi Kieli. Hae tähän julkaisun kieli painamalla. Tämä tieto määrää sen, millä kielellä Julkin automaattisesti lisäämät vakiosanat kuten toim., s., Julkaisussa: jne. tulevat bibliografisiin tietoihin. Oletuskieli on englanti. Jos julkaisu on sellaisella kielellä jonka vakiosanoja Julki ei osaa, esim. kiinaksi, jätä kielikenttä tyhjäksi (jolloin vakiosanat siis tulevat englanniksi), kirjoita julkaisun nimi englanniksi ja lisää nimen perään varsinaisen tekstin kieli sulkuihin, siis esim. (in Chinese). Tieteenala. Tämä tieto on käytössä vain yliopistosairaalan puolella. Jos julkaisun tieteenala ei käy yksikäsitteisesti ilmi sen tekijöiden yksiköstä, valitse tähän jokin koneen tarjoamista vaihtoehdoista tavalliseen tapaan. Esim. jos kirurgian klinikalla on tehty hoitotieteellinen julkaisu, valitse sen tieteenalaksi Hoitotiede. Tekstin URL. Tämä tieto on käytössä elektronisessa muodossa olevilla julkaisuilla. Jos julkaisun kuvailulehti tai koko teksti on saatavilla elektronisessa muodossa verkossa, tähän kohtaan tulee sen verkko-osoite eli Universal Resource Locator. Verkko-osoitteen avulla saadaan yliopiston/sairaalan ja laitoksen/terveydenhuollon yksikön WWW-kotisivuilta linkit julkaisun tekstiin. Ks. luku 3 ja luku 4.1. Tall.uutena. Kun olet käynyt läpi ylläolevat kentät, talletat muutokset painamalla Tall. uutena - painonappia. Tähän asti kirjoittamasi tiedot ovat olleet vain näytöllä, mutta nyt ne talletetaan pysyvästi rekisteriin uutena julkaisuna. Julkaisu saa automaattisesti juoksevan numeron, esim. 9800123, joka tulee näkyviin julkaisun otsikon ylle. Tallennuspäivämäärä sekä oma nimesi ja laitos/th-yksikkötietosi kirjautuvat julkaisulle ja tulevat näkyviin. Kirjoita julkaisunumero sekä laitos/klinikkatietosi heti valokopioon, jotta kirjastossa voidaan helpommin tarkistaa tiedot. Kun olet tallettanut perustiedot, paina Bibl.tiedot -nappia. Pääset tallentamaan esilläolevan julkaisun bibliografiset tiedot seuraavan luvun mukaisesti.
15 Versio 3.1 10.9.2001 Julki-käyttöopas 4. BIBLIOGRAFISET TIEDOT Eri julkaisutyypeistä tarvitaan hieman erilaiset bibliografiset tiedot, ja siksi kutakin erilaista julkaisutyyppiä varten on oma bibliografisten tietojen tallennuslomakkeensa. Kone hakee automaattisesti esiin sen lomakkeen, joka vastaa perustietosivulla talletettua julkaisutyyppitietoa. Huom. ei siis riitä, että julkaisutyyppi on kirjoitettu lomakkeelle, vaan se pitää tallettaa julkaisun tietoihin tietokantaan. Jos olet tehnyt lomakkeella oleviin tietoihin muutoksia etkä ole tallettanut niitä ennenkuin siirryt bibliografisiin tietoihin, kone huomauttaa asiasta ja ehdottaa, että muutokset talletetaan. 4.1 Artikkelit yms. kausijulkaisuissa (lehdissä) Tätä bibliografisten tietojen tallennuslomaketta käytetään julkaisutyypeillä ARTIK, KATS, PÄÄK, KIRJE, AMM ja YLEIS. Kausijulkaisu (lehti). Julkissa on erityinen tiedosto, jossa on tiedot kausijulkaisuista (lehdistä; ks. tietokannan rakennekaavio liitteessä 1). Kausijulkaisutiedosto on kuin kortisto, jossa on yksi kortti kutakin lehteä varten. Tässä kohdassa voit valita lehden nimen ko. tiedostosta. Julkaisun tietoihin tulee pelkkä viittaus, nuoli, lehden tietoihin. Joka kerran kun julkaisun tietoja tulostetaan näytölle tai paperille, ohjelma hakee lehden nimen kausijulkaisutiedostosta siltä kortilta, johon viittaus kohdistuu. Jos siis lehden nimeä muutetaan kortilla, lehden nimi muuttuu heti kaikissa julkaisuissa jotka viittaavat siihen lehteen. Samoin kun kirjasto lisää lehden tietoihin Impact Factor -arvon, se tulee heti kaikille siinä lehdessä julkaistuille artikkeleille. On siis tärkeää, että valitset oikean kortin. Jos lehteä ei ole ennestään tiedostossa, voit luoda sinne uuden kortin, joka on sitten kaikkien muidenkin käytettävissä. Kirjoita kausijulkaisukenttään muutama merkki lehden nimen alusta ja paina tai -painiketta. Huom: Jätä lehden nimen alussa mahdollisesti oleva The -sana pois, siis ei The Lancet vaan Lancet. Älä myöskään kirjoita liian pitkää hakuavainta, koska silloin on helpompi tehdä kirjoitusvirhe; puolen tusinaa kirjainta on sopiva määrä. Hakuavaimena voit käyttää lehden nimeä, ISSN:ää eli kansainvälistä standardoitua kausijulkaisunumeroa tai lehden nimessä esiintyviä sanoja. Jos lehden nimi on esim. The Transsylvanian Journal of Clinical and Experimental Something, se löytyy lehtihakemistosta myös muodossa Something, Transsylvanian Journal of Clinical and Experimental. Voit siis jättää hakuavaimen alusta pois tekstin xxx Journal of Clinical and Experimental ja etsiä pelkällä sanalla Something. Hakuavaimen alusta voi jättää pois seuraavat vakiotekstit (siis ei mitä tahansa vaan vain nämä fraasit!): HUOM. Toistaiseksi hakuun on kirjoitettava lehden nimen alkua siinä muodossa kuin se on talletettu lehtirekisteriin!
Julki-käyttöopas Versio 3.1 10.9.2001 16... Journal of... Review of... Archives of... Transactions on... Clinical... Experimental... Clinical and Experimental Kun kirjoitat hakuavaimen ja painat -painiketta, saat esiin luettelon kausijulkaisutiedostossa olevista avaimeen sopivista lehdistä. Jos esim. kirjoitat kausijulkaisukenttään bioc, niin saat seuraavanlaisen luettelon: Luettelosta voit valita kausijulkaisun tavalliseen tapaan, ts. samoin kuin valitsit julkaisun perustietolomakkeella (ks. s. 7). Valintalomakkeella näkyvät lehden ISSN ja nimi. Jos olet varma, että tarvitsemaasi lehteä ei löydy kortistosta millään avaimella hakien, voit lisätä sen sinne painamalla Lisäys -nappia hiirellä tai Alt-L:lla. Saat esiin lomakkeen, jolla voit tallentaa uuden lehden tiedot:
17 Versio 3.1 10.9.2001 Julki-käyttöopas Kirjoita lomakkeelle lehden nimi huolellisesti siten kuin se on lehdessä (mutta muista: ei The - tai Der - tms. sanaa alkuun). Julki muuttaa sen kokonaan isoiksi kirjaimiksi. Jos löydät lehdestä ISSNnumeron, voit kirjoittaa myös sen, tai jättää muut tiedot kirjaston huoleksi. Paina lopuksi Tall. Uutena -nappia, ja Julki tekee tiedoista uuden kortin. Tämän jälkeen kaikki muutkin julkaisujen tallentajat voivat valita tämän lehden julkaisujensa tietoihin. Kirjasto tarkistaa ajoittain uusien lehtien tiedot ja lisää keskitetysti lehden lyhenteen sekä kunkin vuoden Impact Factor -arvon. Muut käyttäjät eivät pääse muuttamaan näitä tietoja. Uuden lehden tiedoissa ei ole vielä lyhennettä, joten julkaisuluetteloihin tulee sen koko nimi, joka on isoilla kirjaimilla. Tikkukirjaimilla oleva lehden nimi julkaisutulosteessa on siis merkki siitä, että kirjasto ei ole vielä tarkistanut lehden tietoja. Tarkistamattoman lehden Impact Factor -arvona lukee ei tiedossa, kun taas tarkistetulla lehdellä on arvona joko tai lukuarvo. Kaikilla lehdillä ei ole Impact Factor -arvoa. Jos julkaisu on vain elektronisessa muodossa julkaistussa lehdessä, lehden nimeä ei lyhennetä, koska vielä ei ole standardoituja lyhenteitä. Julkaisu luokitellaan tällöinkin tavalliseen tapaan sisällön perusteella. Elektonisessa muodossa julkaistun lehden kotisivun osoite liitetään sen lyhenteeseen, esim. Electronic Journal of Theoretical Chemistry (EJTC) [Online: http://ejtc.wiley.co.uk/]. Ks. myös tarkistaminen (luku 2.3). Jos julkaisu on sekä elektronisessa että painetussa muodossa julkaistussa lehdessä, lehden lyhenteeseen merkitään esim. Biochem J [Printed and online: http://www.portlandpress.co.uk/bj/]. Ks. myös tarkistaminen (luku 2.3). Kausijulkaisun valintalomakkeelta pääset Avaus -napilla katsomaan myös jonkin olemassaolevan (valintalaatikossa valittuna olevan) lehden tietoja. Jos kirjasto ei ole vielä tarkistanut kyseistä lehteä, voit myös tehdä muutoksia sen tietoihin; muussa tapauksessa voit vain ottaa ne esille mutta et muuttaa. Siis jos olet lisännyt (tai joku muu on lisännyt) uuden lehden ja huomaat että siihen tuli kirjoitusvirhe, voit ottaa sen esille ja korjata lipsahduksen ilman kirjaston apua.
Julki-käyttöopas Versio 3.1 10.9.2001 18 Voit myös poistaa vahingossa lisätyn lehden, jos sitä ei ole tarkistettu eikä yksikään julkaisu viittaa siihen. Lehden tietoihin pääsee suoraan päävalikosta painamalla Kausijulkaisut -nappia. Toinen keino on ottaa Valitse kausijulkaisu -lomake esille jonkin artikkelin bibliografisista tiedoista tai - painikkeella, hakea poistettava lehti esille ja mennä sen tietoihin Avaus -napilla, ja painaa siellä Poisto -nappia. Kun olet valinnut lehden, pääset takaisin alkuperäiselle artikkelin bibliografisten tietojen lomakkeelle, ja voit tallentaa seuraavat tiedot: Volyymi/vuosikerta. Kirjoita tähän lehden volyymi (Vol.) tai vuosikerta, esim. 12. Numero. Kirjoita tähän lehden numero, esim. 5 tai 5-6. Sivut. Kirjoita niiden sivujen numerot, joilla kyseinen artikkeli ilmestyi, esim. 3, ix-xiv, 358-366, 368. Huom: Jos julkaisun tekijä ei ole toimittanut sinulle sellaista kopiota, josta käyvät ilmi myös sen sivunumerot, älä turhaan tallenna koko julkaisua vaan pyydä ensin täydelliset tiedot! Vaillinaisin tiedoin varustettua julkaisua ei kuitenkaan voida ottaa mukaan virallisiin luetteloihin. Abstrakteilla voi olla myös vain abstraktinumero, joka merkitään kohtaan sivut. Vain elektronisessa muodossa olevissa lehdissä julkaistujen julkaisujen verkosta tulostamispäivämäärä merkitään Sivut-kohtaan, esim. [25.4.1997]. Tämä merkintä tarkoittaa, että julkaisu on tällöin tulostettu tarkistusta varten. Jos varsinaisia sivuja ei ole merkitty elektronisessa muodossa olevaan julkaisuun, ei niitä voi myöskään tallentaa. Talletus. Paina lopuksi Tall. Muutos -nappia. Tällöin lomakkeelle kirjoittamasi tieto talletetaan tietokantaan, ja kone palaa julkaisun perustietolomakkeelle. Jos et halua tallettaa tekemiäsi muutoksia, paina Lopetus -nappia ja vastaa ohjelman esittämään kysymykseen, ettet halua tallettaa muutoksia. 4.2 Kirjoitetut tai toimitetut erillisteokset (kirjat) Tätä bibliografisten tietojen tallennuslomaketta käytetään julkaisutyypeillä KIRJA, OPK, AKIR, SELV, TOIM, TOPK, TAKIR, TSELV, GRA, LIS, VKA ja VKM. Lomakkeella näkyvät aiemmin talletetut tiedot ja painonapit, kuten kohdan 4.1 lomakkeellakin. Yksittäisestä kirjasta merkitään julkaisija/kustantaja kotipaikkoineen, sivujen lukumäärä, mahdollinen julkaisusarja ja ISBN sekä onko kyseessä yliopiston tai sairaalan itse kustantama julkaisu. Painostieto on aina merkittävä, heti teoksen nimen perään (esim. toinen painos merkitään 2. p. tai 2. ed. ). Julkai-
19 Versio 3.1 10.9.2001 Julki-käyttöopas susarjassa ilmestyneestä kirjasta merkitään myös sarjan nimi, numero ja volyymi. Huom: Yliopiston tai sairaalan omalle tuotannolle ei merkitä kustantajaa eikä kotipaikkaa. Jos tutkija on toimittanut abstraktikirjan, on se toimitettu tieteellinen kirja (TOIM). Kustannuspaikka. Kustantajan kotipaikka, esim. Amsterdam. Jos kustantajana on monikansallinen yritys, jonka kotipaikaksi on kirjassa ilmoitettu esim. Amsterdam - Tokyo - New York, niin kirjoita tähän vain ensimmäinen kyseisistä kaupungeista. Julkaisija/kustantaja. Esim. Elsevier tai Helsingin yliopisto. Älä kirjoita mukaan kustantajaa tai yhtiötä merkitsevää sanaa, kuten Publishers, Verlag, Oy, Ltd. Jos teoksella on useita julkaisijoita tai kustantajia, ensimmäisenä mainittu riittää. Julkaisusarja/sarjan nro/volyymi. Jos kyseinen kirja on ilmestynyt jossain julkaisusarjassa, kirjoita tähän sarjan tiedot. Julkaisusarjoista on samanlainen kortisto kuin lehdistäkin, ja toiminta on muutenkin samanlaista kuin lehtien yhteydessä (ks. kohta 4.1). Kirjoita siis hieman julkaisusarjan nimen alkua ja katso, onko kyseinen sarja jo ennestään kortistossa. Jos olet varma, että tarvitsemaasi julkaisusarjaa ei ole ennestään tiedostossa, voit jälleen lisätä sen sinne seuraavanlaisella lomakkeella. Sarjojen nimet ovat usein pitkiä ja moniosaisia, joten ole tarkkana siinä, missä järjestyksessä osat tulevat (esim. ensin yliopiston nimi, sitten laitoksen nimi). Julkaisusarjoilla ei ole lyhennettä kuten lehdillä, eikä sarjan nimi tule tiedostoon isoilla kirjaimilla. Jos sarjalla on sekä suomen- (tai ruotsin- tms.) kielinen että englanninkielinen nimi, kirjoita molemmat omiin kohtiinsa. Jos sarja on pelkästään englanninkielinen, kirjoita nimi ylempään kohtaan ja jätä alempi tyhjäksi. Julki ottaa suomen- tai ruotsinkielisen julkaisun bibliografisiin tietoihin sarjan omakielisen nimen, muunkielisten julkaisujen tietoihin englanninkielisen nimen jos sellainen on. Julkaisusarjojen kortteja voi käydä muuttamassa siihen asti kunnes kirjasto on tarkistanut tiedot, samoin kuin lehtienkin yhteydessä. Julkaisusarjojen tietoja pääsee käsittelemään myös päävalikosta. Kun olet valinnut sarjan, pääset takaisin alkuperäiselle bibliografisten tietojen lomakkeelle ja voit jatkaa tietojen tallentamista. ISBN. Kirjoita tähän kansainvälinen standardoitu kirjanumero (ISBN) nimiölehden kääntöpuolelta. Sivujen lukumäärä. Kirjoita tähän kirjan sivumäärä, esim. 274. Julki lisää sivumäärän perään automaattisesti s., p. tmv. julkaisun kielestä riippuen. Huom: Jos kuitenkin kirjassa on numeroitujen sivujen
Julki-käyttöopas Versio 3.1 10.9.2001 20 lisäksi liitteitä tai kuvatauluja, joudut kirjoittamaan koko tiedon seuraavassa muodossa: 274 s., liitt. (suomeksi), 274 p., append. (englanniksi). Omaa tuotantoa. Jos kyseinen teos on yliopiston tai sairaalan kustantama, valitse tähän vastaavasti Yliopiston tai Sairaalan. Voit valita vain näistä kahdesta vaihtoehdosta. Tämän tiedon perusteella tulostetaan vuosittain luettelo yliopiston ja yliopistosairaalan omasta julkaisutuotannosta. Omaan tuotantoon kuuluvat vain yliopiston ja sairaalan julkaisusarjat, mutta eivät esim. henkilökuntaym. lehtien artikkelit. 4.3 Luku kirjassa (kokoomateoksen osa) Tätä bibliografisten tietojen tallennuslomaketta käytetään julkaisutyypeillä LUKU, LOPK, LAKIR ja LSELV. Suurin osa tiedoista on samoja kuin kohdan 4.2 lomakkeella. Toimittajat, Kokoomateos. Kirjoita näihin kohtiin tiedot siitä kirjasta, jossa kyseinen luku ilmestyi samaan tapaan kuin kirjoittaisit vastaavat tekijä- ja kirjannimitiedot julkaisun perustietolomakkeelle. Julki lisää automaattisesti sanan toim. tai ed., eds. tms. toimittajien nimiluettelon perään, joten älä kirjoita sitä itse. Lomakkeen toimittajat että kokoomateos -kenttiin voi kirjoittaa 250 merkkiä tekstiä, vaikkei niissä niin montaa merkkiä kerralla näykään. Jos kaikki ei mahdu kerralla näyttöön, loppuosa rullaa reunalta näkymättömiin, mutta tulee mukaan bibliografisiin tietoihin. Huom: Jos kyseessä on moniosainen teos, kirjoita Osa 1, Part II tms. teoksen nimen perään. Jos kirjalla on päätoimittaja ja toimituskunta, merkitään toimittajaksi vain päätoimittaja. Toimituskunnan jäsenyys ei ole sama kuin toimittajuus. Luku kirjassa tarkoittaa itse artikkelia, ei sitä kirjan laajempaa lukua, johon ko. artikkeli sisältyy, mikäli tällä laajemmalla luvulla on useampia kirjoittajia. Jos yksi kirjoittaja on kirjoittanut tämän laajemman luvun, kirjataan vain tämä luku. Sivut. Kirjoita tähän ne sivut, joilla kyseinen luku on kyseisessä kirjassa. Tässä siis ei kysytä koko kirjan sivumäärää! 4.4 Konferenssiartikkelit ja -abstraktit kirjassa
21 Versio 3.1 10.9.2001 Julki-käyttöopas Tätä bibliografisten tietojen tallennuslomaketta käytetään julkaisutyypeillä KONF ja ABSK. Lomakkeella on samat tiedot kuin kohdassa 4.3 ja lisäksi tiedot kyseisen konferenssin nimestä (ellei se ole sama kuin teoksen nimi), ajankohdasta ja paikasta. Konferenssin nimi, aika ja paikka ovat tärkeitä tietoja julkaisuluetteloiden käyttäjille. Huom: Myös sivut, kustantajan kotipaikka ja julkaisija/kustantaja on ehdottomasti merkittävä. Konferenssin nimi on kirjoitettava kokonaan, ei siis tyyliin Proc. 22nd Eur. Symp. Clin. Pharm. vaan kuten ylläolevassa esimerkissä. Konferenssin aika ja paikka viedään rekisteriin siten kuin se on painetussa julkaisussa. Huom: Tieteellisten lehtien ns. täydennysosat eli supplement-sarjat, joissa abstraktit usein julkaistaan, ovat Julkissa sarjajulkaisukortistossa. Täydennysosissa julkaistut abstraktit luokitellaan siis julkaisutyyppiin ABSK ja tallennetaan tällä lomakkeella. Supplement on eri asia kuin vastaava varsinainen lehti ; mm. sillä ei useimmiten ole Impact Factor -arvoa vaikka vastaavalla varsinaisella lehdellä olisikin, ja sillä voi olla kirjanumero ISBN. Jätä supplement-sarjassa julkaistun abstraktin bibliografisissa tiedoissa toimittajat -kenttä tyhjäksi ja kirjoita kokoomateos ja konferenssin nimi -kenttään vain konferenssin nimi. Konferenssin kansainvälisyys näkyy yleensä konferenssin nimessä, esim. Nordic, European, International jne. Myös yliopiston omissa sarjoissa voidaan julkaista kansainvälisten konferenssien julkaisuja. 4.5 Konferenssiabstraktit lehdissä Tätä bibliografisten tietojen tallennuslomaketta käytetään vain harvinaiselle julkaisutyypille ABSL, jolloin konferenssiabstrakti on julkaistu tavallisessa tieteellisen lehden numerossa eikä suplementissa. Lomakkeella on normaalien lehtiartikkelin tietojen (ks. kohta 4.1) lisäksi paikat kyseisen konferenssin tiedoille (kuten kohdassa 4.4).
Julki-käyttöopas Versio 3.1 10.9.2001 22 Julki lisää automaattisesti bibliografisiin tietoihin sanan Abstrakti, Abstract tmv., julkaisun kielestä riippuen. 4.6 Tieteellinen patentti Tätä bibliografisten tietojen tallennuslomaketta käytetään vain julkaisutyypillä PAT. Patentin kuulutusjulkaisusta otetaan kohta keksinnön nimitys julkaisun nimeksi, ja keksijä tai keksijät tallennetaan julkaisun tekijöiksi. Julki lisää automaattisesti sanan keksijä, keksijät, inventor tai inventors tmv. tekijäluettelon perään, patentin kielestä riippuen. Hakija/omistaja. Kirjoita tähän patentin kuulutusjulkaisusta hakijayrityksen tai -yhteisön nimi. Keksijät voivat olla myös hakijoita. Huom: Patentti tallennetaan Julkiin vasta, kun se on hyväksytty; tässä vaiheessahan hakija on jo myös patentin omistaja. Patenttihakemuksia ei siis tallenneta. Julki lisää automaattisesti sanan hakija, assignee tmv.
23 Versio 3.1 10.9.2001 Julki-käyttöopas Maa, jossa myönnetty. Kirjoita maan nimi sen omalla kielellä tai englanniksi siten kuin se esiintyy kuulutusjulkaisussa, esim. Suomi-Finland, US. Julki lisää automaattisesti sanan patentti, patent tmv. sen perään. Patentin numero. Kuulutusjulkaisusta. Myöntämispäivämäärä. Päivämääränkin tulee käydä ilmi kuulutusjulkaisusta. 4.7 Muut julkaisutyypit Tätä bibliografisten tietojen tallennuslomaketta käytetään julkaisutyypeillä AV, ELEKT ja MUU. Näiden julkaisutyyppien tiedot kirjoitetaan vapaamuotoisesti lomakkeen alaosassa olevaan laatikkoon yläosassa olevan ohjeen mukaisesti. Diasarjat, luentomonisteet, julkaisemattomat posterit yms. voidaan tallentaa järjestelmään, jos ne halutaan esim. henkilökohtaisiin julkaisuluetteloihin mukaan. Niitä ei kuitenkaan oteta mihinkään virallisiin luetteloihin. Vapaamuotoisen tekstin loppuun voidaan laittaa selvennyksen vuoksi [CD-ROM], [AV], [Tietokoneohjelma] jne.
Julki-käyttöopas Versio 3.1 10.9.2001 24 5. JULKAISUN TEKIJÄTIEDOT Julkaisun tekijöitä päästään käsittelemään, kun kyseisen julkaisun tiedot ovat esillä julkaisun peruslomakkeella ja painetaan 2 Tekijät -sivun otsikkoa hiirellä tai Alt-2:llä. Voit myös liikkua TABpainikkeella muistilehtiön riville, jossa eri sivujen otsikot näkyvät, ja siirtyä sivulta toiselle nuolinäppäinten avulla.. Kukin tekijä, tai toimitetun kirjan toimittaja, talletetaan Julkissa omalle pienelle kortillensa (ks. tietokannan rakennekuva liitteessä 1). Yksinkertaisessa tapauksessa kortilla on vain tekijän nimi ja viittaus julkaisuun, mutta jos tekijä on yliopiston tai sairaalan henkilö, kortille tulee hieman lisää tietoa. Tekijät tallennetaan allaolevalla sivulla. Sivun alaosassa olevassa valintalaatikossa näkyvät jo tallennetut tekijät kukin omalla rivillään, ja sivun yläosassa on esillä yhden tekijän kortti kerrallaan. 5.1 Tekijöiden tallennus Tekijän nimi. Kirjoita yhden tekijän nimi kerrallaan, siinä järjestyksessä kuin ne ovat julkaisussakin. Nimeen tulee ensin sukunimi ja sitten etunimien alkukirjaimet (ei koko etunimiä!), ilman pilkkuja ja pisteitä, isoilla alkukirjaimilla ja muuten pienillä kirjaimilla. Ota mukaan vain niiden etunimien alkukirjaimet jotka esiintyvät julkaisussa, vaikka tietäisitkin että kyseisellä henkilöllä on muitakin etunimiä. Yhdysnimessä oleva viiva tulee mukaan etunimien alkukirjainten väliin. Esim. jos julkaisussa lukee tekijänä Anna-Maija L. Virtanen, kirjoita tekijäkenttään Virtanen A-ML (vaikka tietäisitkin, että hänen koko nimensä on vaikkapa Anna-Maija Leena Matintytär Virtanen ).
25 Versio 3.1 10.9.2001 Julki-käyttöopas Mahdolliset sukunimen etuliitteet kirjoitetaan eurooppalaisittain yleensä pienellä alkukirjaimella etunimien alkukirjainten jälkeen. Samoin Sr, Jr ja III kirjoitetaan etunimien alkukirjainten jälkeen ilman pistettä. Siis esim. Hans van der Goltz kirjoitetaan Goltz H van der, Esa Pakarinen Junior kirjoitetaan Pakarinen E Jr ja Henry Ford III kirjoitetaan Ford H III. Yhdysvalloissa ja arabimaissa sukunimen etuliitteet kirjoitetaan kuitenkin usein osaksi sukunimeä isolla alkukirjaimella; esim. amerikkalainen tekijä William W. Van Der Lippe kirjoitetaan Van Der Lippe WW ja egyptiläinen Omar El Hattab kirjoitetaan El Hattab O. Jos olet epävarma, katso miten ko. henkilö itse mahdollisesti kirjoittaa nimensä julkaisun kirjallisuusviitteissä, ja kysy kirjastosta neuvoa. Jos tekijän nimi on painettu julkaisuun virheellisesti, tai esim. ä:n pisteet puuttuvat englanninkielisessä lehdessä, tekijätieto on kuitenkin tallennettava Julkiin virheineen päivineen siinä muodossa kuin se on julkaisussa (paitsi että etunimet tulevat vain alkukirjaimilla). Huom. Jos tekijät ovat nimiölehdellä eri järjestyksessä kuin kannessa, on nimiölehti ensisijainen tiedonlähde. Voit myös kirjoittaa koko tekijäluettelon kerralla, pilkuilla erotettuina. Tällöinkin ohjelma varmistaa, että haluat todella lisätä useita tekijöitä kerralla pilkuthan voisivat kuulua ns. kollektiivitekijän nimeenkin (ks. alla). Jos painat Kyllä -nappia, Julki lisää tekijät julkaisurekisteriin ja ne tulevat näkyviin 2 julkaisun tekijät -sivun alaosan valintalaatikkoon kukin omalle rivilleen. Tämän jälkeen voit tunnistaa oman laitoksesi tai th-yksikkösi henkilöt kohdassa 5.2 esitettävällä tavalla. Jos tekijäksi on ilmoitettu julkaisun nimiölehdellä vain ns. kollektiivitekijä eli ryhmä, esim. European Carotid Surgery Trialists Collaborative Group, tai Multicentre Study, kirjoita ensimmäiseksi tekijäksi ryhmän nimi siinä muodossa kuin se on julkaisussakin (korkeintaan 80 merkkiä). Älä kuitenkaan kirjoita