HSI 4 14 ASIAKKAAN KÄSIKIRJA

HSI 4 14 ASIAKKAAN KÄSIKIRJA Tämä on lyhennelmä. Sopimuksen alkaessa toimitamme käsikirjan kokonaisuudessaan.

2 Tervetuloa HSI 4-14 palvelun käyttäjäksi! Palvelussamme yhtiönne asiat ovat hyvässä hoidossa. Palvelu perustuu asiointiin tietoverkossa. Jos asiaa ei voi hoitaa tietoverkossa, voitte asioida asiakaspalvelussamme, puh. (09) 6122 6047. Pienen yhtiön asukkaat tuntevat itse parhaiten oman yhtiönsä ja sen huoltopalvelujen tarpeet. Voitte käyttää näissä tehtävissä yhteistyökumppaneidemme laatutestattuja palveluja, kuten huolto-, siivous-, ja remonttipalveluita. Yhteistyömme sujumiseksi olemme laatineet tämän lyhyen käsikirjan. Täydellinen palvelukuvaus HSI 4-14 palvelusta löytyy osoitteesta http://www.hsi.fi/hsi414.htm. Lisätietoja yrityksestämme saatte osoitteesta http://www.hsi.fi. Asiakaspalvelu 09 6122 600 (8.30 16.00)

3 Tervetuloa HSI 4-14 palvelun käyttäjäksi! 2 Liitteet 1. LIITTYMINEN JÄRJESTELMÄÄN 4 1.1. Isännöintisopimus 4 1.2. Liittymiseen tarvittavat taloyhtiön tiedot 5 1.3. Asiakirjojen katselu tietojärjestelmässä 5 2. YHTIÖN VUOSI 6 3. KIINTEISTÖN HALLINTO 3.1. Kirjanpito 3.2. Taloudenhoito 3.2.1. Taloyhtiölle kuuluvat laskut 3.2.2. Tilinpäätös 3.2.3. Talousarvio 3.2.4. Vastikkeet 3.2.5. Lainat 4. KOKOUKSET 4.3.1. Hallituksen kokous 4.3.2. Yhtiökokous 4.3.3 Vakuutukset 4.4. Muut 4.4.1. Osakeluettelo 4.4.2. Veroilmoitus 4.4.3. Yhtiötä koskevat asiakirjat 5. KIINTEISTÖN HOITO- JA HUOLTO 5.1. Kulutuksen tasaukset 5.2. Kunnossapitosuunnitelma 5.3. Viat ja vahingot 5.4. Huoneiston omatoimiset korjaukset 6. ASIAKASPALVELU 6.1. Isännöitsijätodistukset 6.2. Lainaosuuslaskelmat 7. PALVELUT KOTITALOUKSILLE Liite 1. Hallituksen kokouspöytäkirjamalli isännöitsijän vaihtuessa 8 Liite 2. Irtisanomisilmoitusmalli 9 Liite 3. ISÄNNÖINTISOPIMUS HSI 4-14 10 Liite 5. Hallituksen peruskokouspöytäkirjamalli Liite 6. Hallituksen tilinpäätöskokouksen pöytäkirjamalli Liite 7. Vastuunjako 4-14 yhtiöissä

4 1. LIITTYMINEN JÄRJESTELMÄÄN 1.1. Isännöintisopimus Asunto-osakeyhtiössä isännöitsijän nimittää ja erottaa yhtiön hallitus. Isännöitsijän valinnasta on hyvä pitää erillinen hallituksen kokous, jonka pöytäkirjaan merkitään isännöitsijän valinta ja pankkitilien käyttöoikeudet. Pankkitilien käyttöoikeus annetaan isännöitsijälle. Pöytäkirja allekirjoitetaan kahtena kappaleena ja toinen niistä toimitetaan Helsingin Seudun Isännöitsijät Oy:lle. Pöytäkirjamalli on tämän käsikirjan liite 1. Aikaisempi isännöintisopimus irtisanotaan sopimuksen irtisanomisaikaa noudattaen. Ellei irtisanomisaika ole tiedossa, voidaan olettaa, että se on täysi kalenterikuukausi. Irtisanomisen syytä ei tarvitse ilmoittaa. Irtisanomisilmoitus on hyvä tehdä kirjallisesti. Irtisanomisilmoituksen malli on tämän käsikirjan liite 2. HSI 4-14 isännöintisopimuksessa on vakioehdot ja se tehdään valmiille lomakkeelle. Sopimuslomake on tämän käsikirjan liitteenä 3. Kun isännöintisopimus on allekirjoitettu, toimitamme teille kirjautumistunnukset, joilla pääsette käyttämään tietojärjestelmää.

5 1.2. Liittymiseen tarvittavat taloyhtiön tiedot Kun aloitamme isännöintipalvelun, pyydämme toimittamaan meille ainakin seuraavat välttämättömät tiedot ja asiakirjat: o Hallituksen päätös HSI:n valinnasta ja isännöitsijän nimeämisestä o Entistä isännöintiä/kirjanpitoa koskeva irtisanomisilmoitus o Allekirjoitettu HSI 4-14 sopimus o Yhtiön y-tunnus o Yhtiön käyttämän pankin ja pankkitilin tiedot o Yhtiön osakeluettelo o Yhtiön isännöitsijäntodistus o Yhtiön viimeisin hyväksytty tase, tuloslaskelma ja talousarvio o Kuluvan ja edellisen vuoden kirjanpito- ja vuokrakirjanpitoaineisto kassa- ja saatavaselvityksineen o Edellisen yhtiökokouksen ja hallituksen järjestäytymiskokouksen allekirjoitetut pöytäkirjat o Isännöitsijäntodistus o Tiedot yhtiön voimassaolevista huolto-, vakuutus ym. Sopimuksista o Viimeisin verottajalle toimitettu 102-lomake Tarvitsemme lisäksi muitakin tietoja yhtiöstä ja sen aiemmasta toiminnasta 1. HSI hankkii osan näistä tiedoista. Tiedot tallennetaan yhtiön kotisivulle isännöitsijän, yhtiön ja asukkaiden käyttöön. Näiden tietojen perusteella laaditaan mm. isännöitsijäntodistukset ja lainaosuuslaskelmat sekä saatetaan loppuun yhtiön kesken olevat hankkeet. 1.3. Asiakirjojen katselu tietojärjestelmässä Kaikille osakkaille toimitetaan käyttäjätunnukset. Tunnuksilla pääsee selaamaan asiakirjoja. Sivuilla voi tehdä vikailmoituksia, asiakirjatilauksia ja hoitaa muita asumiseen liittyviä asioita. Kotisivut löytyvät osoitteesta www.hsi.fi. 1 Näitä tietoja ovat mm. maanvuokra/lainhuutotiedot, hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien henkilö- ja maksatustiedot, hallituksen ja yhtiökokouksen kokouspöytäkirjat, haltiavelkakirjat ja panttikirjat, korjaus- ja kunnossapitoraportit, käynnissä olevien projektien aineistot, huoltokirja, tieto työ- ja vastuuaikaisista vakuuksista, tehdyt vahinkoilmoitukset vakuutusyhtiöille, yleishallinnon ja tekniikan asiakirjat, vuokrakirja, tehdyt vuokrasopimukset, käyttövuorolistat, palkanmittaustulokset, tehdyt työsopimukset, palkkakortit ja verokortit

6 2. YHTIÖN VUOSI HSI 4-14 yhtiön vuosi käsittää sekä hallinnollisen- että huollollisen kalenterivuoden. Yhtiön hallinnollinen vuosi keskittyy loppusyksyyn (seuraavan vuoden tavoitteet) ja seuraavan vuoden alkuun. (tilinpäätös ja talousarvio) Huollollisessa vuodessa on toisenlainen jaksotus, joka perustuu lähinnä vuodenaikojen vaihteluun. AJANKOHTA Hallinto Huolto TALVI KEVÄT KESÄ SYKSY Edellisen tilikauden tilinpäätös ja kuluvan talousarvio 1.2. 1.4. Kutsut yhtiökokoukseen 15.2. 30.4. Yhtiökokous 1.3. 30.6. Uudet vastikepankkisiirrot 1.4 1.7. Yhtiökokouspöytäkirjan tarkistaminen 1.3. 30.8. Seuraavan vuoden korjaus- ja perusparannushankkeet toimitetaan valmisteltaviksi HSItekniikalle 15.10. mennessä Varsinaisen yhtiökokouksen ajankohdasta päättäminen 15.11. mennessä Kulutustietojen kerääminen Lumityöt ja konelumityöt Kattolumityöt, puhdistus ja ajo Hiekoitus Kulutustietojen kerääminen Ajastimet kesäaikaan Hiekoitushiekan poisto jalkakäytäviltä ja reunoilta Kellari- ja ullakkokäytävien ja ulkovälinevaraston siivous Talvivälineiden huolto ja varastointi Kesäkalusteiden asennus Viheralueiden puhdistaminen ja kasvien hoito Kourujen, sadevesiviemärien ja kattojen puhdistus Ilmoitustaulujen järjestäminen Sadevesikaivojen puhdistaminen Kulutustietojen kerääminen Nurmikon leikkaus, kastelu ja lannoittaminen Kulutustietojenkerääminen Ajastimet talviaikaan Nurmikon ja lehtien haravointi Lämmityksen kytkeminen, kun lämpötila laskee alle + 8 C Hiekoitushiekan ja sulatusaineen varaaminen Kesävälineiden huolto ja varastointi Kasvien suojaaminen talveksi Talvivälineiden huolto ja hankinta Lumiurakoitsijoiden varmistaminen

7 Liite 1. Hallituksen kokouspöytäkirjamalli isännöitsijän vaihtuessa ASUNTO OY XXXXXXXX Hallituksen kokous X/20XX PÖYTÄKIRJA xx.xx.20xx klo xx.xx Paikka: OSOITE Läsnä: NIMI1 puheenjohtaja NIMI2 sihteeri NIMI3 1 Kokouksen avaaminen Hallituksen puheenjohtaja NIMI1 avasi kokouksen 2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Uuden isännöitsijän valitseminen yhtiöön Päätettiin irtisanoa xxxxxxx kanssa tehty isännöitsijäsopimus päättymään xx/xx 20xx. Samalla päätettiin peruttaa isännöintisopimukseen perustuvat valtuutukset sopimuksen päätymisajankohdasta lähtien. Valittiin isännöitsijäksi xx.xx.xxxx Helsingin Seudun Isännöitsijät Oy. Yritys nimesi päävastuulliseksi isännöitsijäksi palveluksessaan olevan isännöitsijä xxx.xxx. Päätettiin myöntää (isännöitsijän nimi) yhtiön ( nimenkirjoitusoikeus ja ) tilinkäyttöoikeus xx.xx.xxxx alkaen yhtiön tileihin.. Samalla peruutetaan ( edellisen isännöitsijän nimi ) (nimenkirjoitusoikeus ja) tilinkäyttöoikeus xx.xxxx 4 Kokouksen päättäminen Päätettiin kokous. Vakuudeksi: NIMI1 NIMI2 NIMI3

8 Liite 2. Irtisanomisilmoitusmalli Isännöitsijätoimisto XXX Osoite XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX Irtisanomme isännöintisopimuksen kanssanne päättymään sopimuksen mukaisella irtisanomisajalla. Irtisanomisaika on kalenterikuukausi ja päättyy pp.kk.vvvv ellette muuta osoita. xx /xx 20xx Allekirjoitus Asunto Oy XXXXXXXXXXXXX

9 Liite 3. ISÄNNÖINTISOPIMUS HSI 4-14 Sopijapuolet Toimeksiantaja: Toimeksisaaja: Nimi: Nimi: Helsingin Seudun Isännöitsijät Oy Osoite: Osoite: Ratakatu 1 b A 7, 00120 Helsinki Y-tunnus: Y-tunnus: 0467438-7 Toimeksiantaja omistaa seuraavan kiinteistön: Kiinteistön nimi: Osoite: Sopimuksen sisältö: Toimeksisaaja ottaa palkkiota vastaan hoitaakseen toimeksiantajan hallinnolliset tehtävät tämän sopimuksen liitteessä kuvatussa laajuudessa. Palkkio: Toimeksiantaja maksaa toimeksi saajalle palkkiota, joka on sopimuksen voimaan tullessa /kk (alv ) + alv = Erillistehtävistä ja tarvikkeista toimeksiantaja maksaa toimeksi saajalle kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Sopimuksen voimaan tullessa noudatetaan sopimuksen liitteenä olevaa hinnastoa. Sopimuksen voimassa olo: Sopimus tulee voimaan pvm ja on voimassa toistaiseksi molemminpuolisella 1 kk:n irtisanomisajalla. Myötävaikutusvelvollisuus: Toimeksiantaja myötävaikuttaa sopimuksen täyttämiseen toimittamalla toimeksi saajalle tarvittavat taloudelliset ja hallinnolliset asiakirjat. Paikka Aika Allekirjoitukset Toimeksiantaja Helsingin Seudun Isännöitsijät Oy Toimeksisaaja

10 Palvelulupaus ja toimintatapa HSI 4-14 palvelun tilaajana voitte luottaa siihen, että yhtiön asiat ovat hyvässä hoidossa ja lakisääteiset velvollisuudet täytetty. Hoidamme yhteydenpidon sähköisesti. Tuotamme asiakirjat ja raportit tietoverkossa, missä ne ovat milloin tahansa asiakkaan luettavissa. Tarvittaessa annamme henkilökohtaista palvelua aikaveloituksella. PALVELUN KUVAUS 1. Taloushallinnon ja laskennan tehtävät Laskutamme taloyhtiön vastikkeet ja muut maksut. Perimme vastikerästejä kuukausittain. Pankkiasiat hoidamme linjasiirtoina. Tuotamme maksuperusteisen välilaskelman tietoverkkoon neljännesvuosittain. Välilaskelma sisältää vertailun talousarvioon. Tarkastamme ja hyväksymme laskut ja maksamme ne. Laadimme tilinpäätös- ja toimintakertomusehdotuksen. Teemme veroilmoituksen ja toimitamme sen verottajalle. Laadimme talousarvioehdotuksen kerran vuodessa. 2. Tekniset tehtävät Asetamme asiakkaan käytettäväksi palveluntilausjärjestelmämme, jolla asiakas voi itse tilata yksittäiset asiantuntija- ja kiinteistönhoitopalvelut. Taloyhtiössä, jossa on ns. osakkaiden talkootoiminen/omatoiminen huolto, taloyhtiön hallituksen ja taloyhtiön osakkaiden tehtäviin kuuluvat katukäytävien sekä piha-alueiden puhtaanapito, lumenluonti, jääkerroksen poisto ja hiekoitus koneellisesti tehtävien töiden lisäksi. Taloyhtiön hallituksen ohjeiden mukaisesti osakkaiden on tehtävä lumityövuorolista tai vastaava organisoitu järjestelmä lumen ja jään poistotöiden osalta vakuutusyhtiökäytännön edellyttämällä tavalla. Taloyhtiön osakkaiden tulee pitää huoli sekä valvoa yhdessä taloyhtiön hallituksen kanssa, ettei putoavasta lumesta tai jäästä/jääpuikoista tai pihalla olevasta jäästä aiheudu vaaraa ihmisille tai omaisuudelle. Teemme tarvittaessa asiakkaan kanssa yhteistyössä kiinteistön kunnossapitosuunnitelman ja hoidamme muut tekniset tehtävät. Nämä työt veloitamme erikseen hinnastomme mukaan. Teemme kiinteistönne lämmön, veden ja sähkön kulutuksen tasaukset ilmoittamienne lukemien perustella kerran vuodessa. Teemme tarvittaessa ehdotuksia korjaaviksi toimenpiteiksi. 3. Kokoukset Isännöitsijätoimiston edustaja osallistuu yhtiökokoukseen ja laatii siitä pöytäkirjan (kokouspalkkio ja kilometrikorvaukset veloitetaan). Muut kokouksensa asiakas pitää ilman isännöitsijää. Pöytäkirjan niistä laatii joku osanottajista valmiille sähköiselle pöytäkirjapohjallemme. Tarvittaessa isännöitsijätoimiston edustaja voi osallistua hallituksen ja muihin kokouksiin. Silloin veloitamme käytetyn ajan mukaan kokoukseen valmistautumisesta ja osallistumisesta, pöytäkirjan laatimisesta sekä päätösten toteuttamisesta. 4. Asukas-, käyttäjä- ja yhtiöpalvelut Asetamme asiakkaan käyttöön vianhallintajärjestelmän. Vikailmoitukset ja palvelutilaukset kirjataan järjestelmään ja säilytetään siellä, kunnes tehtävä on loppuun suoritettu. Isännöitsijäntodistukset ja lainaosuuslaskelmat tilataan sähköisesti tai asiakaspalvelustamme. Me toimitamme ne tilaajalle postitse. Yhteistyökumppanimme toimittavat asukkaille asumiseen liittyviä laatutestattuja lisäpalveluita. Niistä he veloittavat suoraan tilaajaa.

11 Liite 4. Yhtiön aloitustietolomake Kun aloitamme isännöintipalvelun, pyydämme toimittamaan meille ainakin seuraavat välttämättömät tiedot ja asiakirjat: Allekirjoitettu hallituksen kokouspöytäkirja, jossa on päätetty HSI:n valinnasta ja isännöitsijän nimeämisestä Entistä isännöintiä/kirjanpitoa koskeva irtisanomisilmoitus Yhtiön Y-tunnus Yhtiön käyttämän pankin ja pankkitilin tiedot Isännöitsijäntodistus Yhtiön osakeluettelo Yhtiön viimeisin verottajalle toimitettu 102 lomake Yhtiön viimeisin hyväksytty tase, tuloslaskelma ja talousarvio Kuluvan ja edellisen vuoden kirjanpito- ja vuokrakirjanpitoaineisto kassa- ja saatavaselvityksineen Allekirjoitettu HSI 4-14 sopimus

12 Edellisen yhtiökokouksen ja hallituksen järjestäytymiskokouksen allekirjoitetut pöytäkirjat Tiedot yhtiön voimassaolevista huolto-, vakuutus ym. sopimuksista Huolto * Omatoimihuolto * Huoltoyhtiö. Nimi ja yhteystieto Vakuutus * Vakuutusyhtiö. Nimi ja asiakasnumero Jätehuolto * Sekajäte. Huoltoyhtiö ja asiakasnumero * Pahvijäte. Huoltoyhtiö ja asiakasnumero * Lumenkuljetus. Nimi ja yhteystieto Muut Palveluntuottajat * Nimi, yhteystieto ja tehtävä * Nimi, yhteystieto ja tehtävä

13 HSI 4-14 PALVELUN PERUSVELOITUKSEEN KUULUVAT: Oheiseen listaan on listattu ne isännöitsijätehtäväluettelon mukaiset tehtävät, jotka kuuluvat HSI 4-14 tuotteen perusveloitukseen. Muut mainitsematta jääneet tehtävät on mahdollista tilata tarpeen mukaan tuntiveloitushinnaston mukaisesti. Yhteen yhtiökokoukseen valmistautuminen, kutsujen ja pöytäkirjan laatiminen Ilmoitusvelvollisuuksien täyttäminen mm.verottajalle ja kaupparekisteriin. Asiakaspalvelu, osakeluettelon ylläpito, lunastusmenettelyn käynnistäminen. Yhden talousarvioehdotuksen ja toimintakertomusehdotuksen laadinta, sen toteutumisen seuranta ja maksuvalmiudesta huolehtiminen Laskujen hyväksyminen ja maksaminen ajallaan, maksuliikenteen järjestäminen, vastike - yms saatavista huomauttaminen. Kirjanpidon hoito, tilinpäätöksen laadinta, tilintarkastuksen järjestäminen, vero-ilmoitukset, eläkevakuutuslaitoksille tehtävät ilmoitukset Toimitamme talouden raportit tietoverkkoon neljännesvuosittain. Kiinteistönhoitosopimusten voimassa olosta huolehtiminen Lämmön, veden ja sähkön kulutuksen seuranta asiakkaan ilmoittamien lukemien perusteella Huomionarvoista: Kokoukset: Yhtiökokouksiin osallistumisesta veloitamme kokouspalkkion sekä kilometrikorvauksen. Isännöitsijäntodistus, lainaosuuslaskelma ja talonkirjaote: Näistä veloitamme aina tilaajaa erillisveloitushinnaston mukaisesti