V AASAN YLIOPISTO TUTKIMUSHANKEHALLINNON OHJEET

V AASAN YLIOPISTO TUTKIMUSHANKEHALLINNON OHJEET Hyväksytty 2.12.2005 1

Sisällys Johdanto...4 I Tutkimushankkeiden eri tyypit...5 1. Toimintamenorahoitteinen tutkimus...5 2. Tilaustutkimus...5 3. Muu ulkopuolisesti rahoitettu tutkimus...6 II Tutkimushankehallinnon prosessi ja käytännöt Vaasan yliopistossa.8 1. Hankeaktivointi...8 2. Idea ja alustava valmisteluvaihe...8 3. Hakemuksen/tarjouksen laadintavaihe...8 3.1. Hakemusten laadinnan periaatteet ja neuvonta...8 3.2. Hakemusten tarkistus...8 3.3. Hakemusten allekirjoitus...9 3.4. Hakemusten postitus...9 4. Tutkimusrahoituspäätöksen vastaanottaminen...10 5. Tutkimussopimuksen laadinta ja hankkeen käynnistäminen...10 5.1. Tutkimusrahoituspäätöksen vastaanotto- ja hyväksymisilmoitus...10 5.2. Tutkimussopimuksen laadinta...10 5.3. Tutkimussopimuksen tarkastaminen...11 5.4. Tutkimussopimuksen allekirjoitusprosessi...11 5.5. Henkilöstön rekrytointi hankkeeseen sekä tutkijoiden oikeuksiensiirto ja salassapitosopimukset...12 6. Hankkeen toteutus ja talousseuranta...12 7. Hanketietojen tallentaminen sekä päivittäminen tutkimus- ja asiantuntijatietokanta CRISiin...13 8. Innovaatiopalvelut...13 9. Hankkeen päättäminen...15 10. Riitakysymykset...15 III Tutkimussopimuksen muistilista...15 1. Sopimuksen kohde ja tarkoitus...15 2. Sopijapuolet...16 3. Määrittelyt...16 4. Sopimuksen voimassaoloaika...16 5. Rahoitusosuudet ja laskutus...16 6. Osapuolten velvoitteiden siirtäminen ja alihankinta...17 7. Tausta-aineiston ja tulosaineiston omistus ja käyttöoikeudet...17 8. Vastuu tutkimusta suorittavien henkilöiden oikeuksien siirtymisestä...18 2

9. Tutkimusrahoituksella hankittu omaisuus...18 10. Tulosaineiston suojaaminen...19 11. Tulosaineiston julkisuus...19 12. Salassapito...19 13. Ylivoimainen este...19 14. Vahingonkorvaus...20 15. Sopimuksen purkaminen...20 16. Sopimuksen irtisanominen....20 17. Erimielisyydet...20 18. Sopimuksen ja sopimuksen eri osien soveltamisjärjestys...21 19. Allekirjoitukset...21 20. Muita tutkimussopimuksessa usein määriteltäviä asioita...21 21. Tutkimussopimusasiakirjat...21 Lähteet:...22 LIITTEET: LIITE 1: Tutkimushankehallinto Vaasan yliopistossa (ppt-kaavio) LIITE 2: Tutkimushankehallinnon vastuutahot Vaasan yliopistossa LIITE 3: Vaasan yliopiston tutkimushankkeiden hinnoitteluperiaatteet LIITE 4: Sopimus projektiin palkattavasta henkilöstöstä LIITE 5: Vaasan yliopiston maksullisen tutkimustoiminnan yleiset sopimusehdot LIITE 6: Vaasan yliopiston oikeuksiensiirto- ja salassapitosopimusmalli LIITE 7: Keksintöilmoituslomake 3

Johdanto Käsillä olevat ohjeet selostavat vaiheittain tutkimushankehallinnon prosessin Vaasan yliopistossa. Ohjeiden tavoitteena on opastaa yliopiston professoreita ja tutkijoita tehokkaaseen, riskittömään ja joustavaan hankehallinnointiin. Tutkimus- ja kehityshankkeiden hallinnointi hoidetaan yliopistossa hyvän hallintomenettelyn mukaisesti ja hyviä projektikäytäntöjä noudattaen. Tutkimusja kehityshankkeet suunnitellaan, toteutetaan ja raportoidaan yksityiskohtaisesti ja tieteelliselle tiedolle asetettujen vaatimusten edellyttämällä tavalla. Tutkimushankkeiden toteutus ja hallinnointi poikkeavat joiltain osin toisistaan tutkimustyypistä sekä eri rahoittajien asettamista vaatimuksista riippuen. Näissä ohjeissa kuvataan esimerkin omaisesti yhteisrahoitteista tutkimushanketta ja sen toteutusta. Ohjeita tulee noudattaa soveltuvin osin myös yliopiston muiden tutkimus- ja kehityshankkeiden toteutuksessa. Ohjeissa esitellään lyhyesti tutkimushankkeiden tyypit ja niiden ominaispiirteet, käydään läpi Vaasan yliopiston tutkimushankehallinnon prosessi ja käytännöt sekä tarkastellaan tutkimussopimusten keskeisiä periaatteita. Liitteessä 1 on tutkimushankehallinnon prosessi kuvattu kaaviona. Liitteessä 2 on määritelty vastuu ja työnjako eri osa-puolten kesken. Liitteessä 3 on esitelty Vaasan yliopistossa noudatettavat tutkimushankkeiden hinnoitteluperusteet. Liitteenä 4 on lomake projektiin palkattavaa henkilöstöä varten. Liitteessä 5 on Vaasan yliopiston maksulliseen tutkimustoimintaan sovellettavat yleiset sopimusehdot. Liitteessä 6 on Vaasan yliopistossa käytössä oleva oikeuksiensiirto- ja salassapitosopimusmalli. Liitteenä 7 on Vaasan yliopiston keksintöilmoituslomake. Vaasan yliopistossa tutkimushankehallinnon eri vaiheissa avustaa Tutkimusja innovaatiopalvelut yksikkö (TIP), jonka tehtävänä on mm. hankerahoituksesta tiedottaminen ja kouluttaminen, neuvonta hakuprosessin eri vaiheissa sekä tutkimushankkeiden sopimusasiat. 4

I Tutkimushankkeiden eri tyypit Tutkimushanke on yhden tai useamman tutkimusprojektin muodostama kokonaisuus. Tutkimusprojektin tyyppi vaikuttaa laadittavaan sopimukseen ja rahoitusrakenteeseen. Tutkimushankkeet voidaan jakaa kolmeen päätyyppiin rahoitusrakenteensa perusteella: 1. toimintamenorahoitteinen tutkimus (hankkeessa on ainoastaan yliopiston budjettirahoitusta) 2. tilaustutkimus eli liiketaloudellisesti hinnoiteltu hanke (hankkeen koko rahoitus tulee yliopiston budjetin ulkopuolelta) 3. muu ulkopuolisesti rahoitettu tutkimus (hankkeen rahoitus tulee osaksi tai kokonaan yliopiston budjetin ulkopuolelta) a. suunnattu tutkimusrahoitus tai tieteenedistämisrahoitus b. yhteisrahoitteinen sopimustutkimus Tutkimushankkeen rahoitusmuoto vaikuttaa siihen, millaisia sopimuksia hankkeessa tehdään ja kuka omistaa tutkimuksen tulosaineiston. Rahoitusvastuun jakautuminen vaikuttaa hankkeen budjetin laadintaan ja tutkimustyön hinnoitteluun. 1. Toimintamenorahoitteinen tutkimus Toimintamenorahoitteinen tutkimushanke liittyy laitoksen perustoimintaan, jossa yliopiston tutkija vastaa tutkimuksesta. Tutkimustulokset ovat julkisia ja niiden immateriaalioikeudet kuuluvat tutkijalle. Mikäli tulokset ovat kaupallisesti mielenkiintoisia ja ne ylittävät esimerkiksi keksintökynnyksen, tutkija voi suojata tai suojauttaa ne (esim. patentilla) ja hyödyntää tuloksia omassa tai ulkopuolisessa liiketoiminnassa. Tutkija voi myös tehdä hyödyntämisestä sopimuksen yliopiston kanssa. 2. Tilaustutkimus Tilaustutkimus on liiketaloudellisin perustein hinnoiteltavaa toimintaa, jota säätelevät mm. valtion maksuperustelaki ja kilpailulainsäädäntö. Liiketaloudellisen toiminnan luonteeseen kuuluu tuottaa voittoa. Tilaustutkimuksen tulee lisäksi liittyä yliopiston toiminta-alaan. Tilaustutkimuksessa asiakas vastaa kaikista tutkimuksen aiheuttamista kustannuksista. Tilaaja maksaa myös arvonlisäveron. 5

Poikkeus tästä säännöstä on Euroopan komission palveluhankinta koskien tilaustutkimuksia ja -selvityksiä; Euroopan komissio ei maksa arvonlisäveroa. Tilaajana voi olla esim. yritys, säätiö, ministeriö tai Euroopan komissio. Tilaustutkimuksen subventointi valtion varoilla on ehdottomasti kiellettyä. Tilaaja saa usein laajat oikeudet tutkimustuloksiin ja pystyy pitkälti määräämään tulosten kaupallisesta käytöstä, julkistamisesta ja suojaamisesta. Tutkijoiden/ yliopiston tulisi kuitenkin aina mahdollisuuksien mukaan huolehtia siitä, että yliopistolle jää jatkokehitys- ja käyttöoikeus tulosaineistoon omassa tutkimusja opetustyössä. Tilaustutkimuksesta tehdään aina kirjallinen tutkimussopimus sekä oikeuksiensiirtosopimus yliopiston ja tutkijoiden välillä. 3. Muu ulkopuolisesti rahoitettu tutkimus Tässä tutkimusrahoitusmuodossa sekä ulkopuolisella taholla että yliopiston tutkijalla on tarve yhdessä tuottaa uutta tieteellistä tietoa. Ulkopuolinen rahoittaja voi olla julkisyhteisön edustaja tai yksityinen taho (esim. säätiöt). a) Suunnattu tutkimusrahoitus ja tieteenedistämisrahoitus Rahoittaja haluaa edistää jonkin alan tutkimusta ja odottaa tutkimuksen tuovan uutta tietoa (esim. Suomen Akatemia, useat säätiöt, ministeriöt). Rahoitus voidaan myöntää hakemuksesta tai tarjouspyynnön ja käytyjen neuvottelujen perusteella. Ulkopuolinen taho voi rahoittaa tutkimushankkeen kaikkine kustannuksineen vaatimatta välttämättä oikeuksia tutkimustuloksiin. Tutkijoiden oikeudet tutkimustuloksiin ovat yleensä samat kuin toimintamenorahoitteisessa tutkimuksessa, ellei rahoittaja muuta edellytä. Suunnattu tutkimusrahoitus tähtää yleensä konkreettisiin tuloksiin, kun taas tieteenedistämisrahoitusta myönnetään perustutkimustyyppisiin hankkeisiin. b) Yhteisrahoitteinen tutkimus Yhteisrahoitteisessa tutkimustoiminnassa osapuolet sopivat yhteisen tutkimustavoitteen toteuttamisesta. Hankkeen pääasiallisena rahoituslähteenä voi olla esimerkiksi Tekes tai Euroopan unionin ohjelmat. Rahoitus on yleensä kilpailtua, mutta mm. tutkimuksen toteuttamisen yksityiskohdista ja oikeuksista tutkimustuloksiin säännellään tutkimussopimuksella. Yhteisrahoitteisissa tutkimushankkeissa yliopiston ja tutkijan välillä tehdään oikeuksiensiirtosopimus silloin, kun tutkimussopimuksen sisältö tai rahoitusehdot sitä edellyttävät. 6

Tutkimushanke katsotaan yhteisrahoitteiseksi hankkeeksi määrättyjen kriteerien täyttyessä (OPM:n kirje Dno 59/500/99): yliopiston tavoitteet korostuvat hankkeen käynnistämisessä hankkeella ei ole selkeää vastaanottajaa tai tilaajaa yliopisto kontrolloi tutkimuksen sisältöä ja aikataulua tutkimustulokset ovat julkisia, liikesalaisuuksia lukuun ottamatta rahoittaja ei voi saada yksinoikeutta tulosaineistoon. Yhteisrahoitteisessa tutkimushankkeessa voi olla joko yksi tai useampia osapuolia. Jos hankkeessa on useampia osapuolia, toimitaan usein siten, että yksi osapuolista toimii hankkeen koordinaattorina. Koordinaattori vastaa mm. hakemuksen viimeistelystä ja postittamisesta sekä hankkeen yleisestä organisoinnista ja yhteydenpidosta muihin osapuoliin ja rahoittajaan. Koordinaattorin tehtävä on näin ollen selvästi vaativampi ja suuritöisempi kuin muiden osapuolten. Tämä on hyvä tiedostaa yhteistä tutkimushanketta valmisteltaessa. Jos hankkeen osarahoittajana on yritys, joka saa (yksinoikeudellisen) vastikkeen, tulee se osa hankkeesta erottaa omaksi hankkeekseen ja käsitellä maksullisena toimintana (=tilaustutkimus). Eri tutkimustyypeille on tunnusomaista: Toimintamenorahoitteinen tutkimus A loite ja tutkimus-aihe : tutkijan oma valinta Tutkimustulokset: immateriaalioikeudet tutkijalla Rahoitus: yliopiston budjetista Tilaustutkimus (maksullinen tutkimustoiminta) A loite ja tutkimus-aihe : tavallisesti tilaajalähtöinen T utkimustulokset :: immateriaalioikeudet tavallisimmin tilaajalla Rahoitus: tilaaja maksaa kulut, tutkimustyö tuottaa voittoa ja on arvonlisäveron alaista Muu ulkopuolisesti rahoitettu tutkimus, yhteisrahoitteinen tutkimus A loite ja tutkimus-aihe : tutkijalla ja/tai rahoittajalla Kontrolli (sisältö ja aika- taulu): tutkijalla Kontrolli (sisältö ja aika- taulu): tavallisesti tilaajalla Kontrolli (sisältö ja aika- taulu) : tutkijalla ja rahoittajalla Tutkimustulokset: immateriaalioikeudet yli- opistolla tai tutkijalla, mahd- ollisesti myös rahoittajalla Rahoitus: hankkeen osa- puolilta ja/tai rahoittajalta, usein ei arvonlisäveroa 7

II Tutkimushankehallinnon prosessi ja käytännöt Vaasan yliopistossa 1. Hankeaktivointi Tutkimus- ja innovaatiopalvelut (TIP) vastaa hankeaktivoinnista. Yksikkö tiedottaa aktiivisesti avoinna olevista tutkimus- ja kehityshankkeiden rahoitusohjelmien hauista ja järjestää koulutustilaisuuksia tutkimusrahoituksesta ja hankkeiden hallinnoinnista. Yksikkö toimii ulkopuolisille organisaatioille linkkinä yliopiston laitoksiin ja tutkijoihin sekä tukee kansallisten ja kansainvälisten tutkimussuhteiden kehittämistä. 2. Idea ja alustava valmisteluvaihe Professori ja/tai tutkija vastaa tutkimushankkeen idean kehittämisestä. TIP tukee professoria ja/tai tutkijaa rahoituksen ideoinnissa hankkeelle sekä vastaa siitä, että hankeideaa kehitetään kulloinkin kyseessä olevan rahoitusohjelman ehtojen mukaisesti. Professori ja/tai tutkija vastaa yhteistyökumppaneiden etsinnästä. TIP avustaa yhteistyökumppaneiden tunnistamisessa. 3. Hakemuksen/tarjouksen laadintavaihe 3.1. Hakemuksen 1 laadinnan periaatteet ja neuvonta Professori ja/tai tutkija vastaa hakemuksen laadinnasta. TIP avustaa hakemuksen teossa tuomalla professorille ja/tai tutkijalle esiin kulloinkin kyseessä olevan rahoitusohjelman hakemuksen laadinnan periaatteet ja rahoituksen ehdot. Kustannusarviota laadittaessa apuvälineenä tulee käyttää myös Vaasan yliopiston tutkimushankkeiden hinnoitteluperiaatteita (LIITE 3). 3.2. Hakemuksen tarkistus Professorin ja/tai tutkijan laatiessa hakemuksen itsenäisesti tulisi hänen ottaa yhteyttä TIPiin vähintään kolme päivää ennen hakemuksen jättämisen määräpäivää, mikäli hakemuksen kohteena oleva hanke: 1 Näissä ohjeissa käytetään termiä hakemus, mutta samat periaatteet ohjaavat myös tutkimustarjouksen laadintaa. 8

on kustannusarvioltaan yli 20 000 ; käsittää konsortio-osapuolia; toteutetaan kansainvälisenä yhteistyönä. Yhteydenoton tarkoituksena on sopia TIPin kanssa hakemuksen teknisen sisällön tarkistamisesta ennen hakemuksen allekirjoittamista ja lähettämistä avoinna olevaan hakuun. Hakemuksen ei tarvitse olla tässä vaiheessa vielä lopullisessa muodossaan. Tarkistuksen tavoitteena on varmistaa, että hakemus vastaa sisällöllisesti yliopistossa noudatettavia hakemusmenettelyjä. 3.3. Hakemuksen allekirjoitus Hakemuksen allekirjoittaa tiedekunnan dekaani tai laitoksen johtaja hakemukseen merkityn hankkeen vastuullisen johtajan (professori/tutkija) esittelystä. Rehtori voi allekirjoittaa hakemuksen perustellusta syystä. Sähköisten hakemusten kohdalla vastuullisen johtajan on hankittava hakemukselle tiedekunnan dekaanin tai laitoksen johtajan hyväksyntä, ja mikäli hanke täyttää edellä mainitut ehdot, TIPin tarkistus ennen hakemuksen lähettämistä sähköisesti. Allekirjoitettu paperiversio hakemuksesta toimitetaan avoinna olevaan hakuun edellä mainitun allekirjoitusmenettelyn mukaisesti samanaikaisesti sähköisen version lähettämisen yhteydessä tai noudattaen muuta avoinna olevan haun asiakirjoissa määriteltyä aikataulua. Mikäli tutkimushankkeessa on useampia yhteistyökumppaneita, tarvitaan koordinaattorin valmisteleman hakemuksen liitteeksi yhteistyökumppaneilta usein ns. aiekirjeet, joissa vahvistetaan yhteistyökumppaneiden osallistuminen hankkeeseen. Aiekirjeiden allekirjoituksessa noudatetaan samoja periaatteita kuin varsinaisen hakemuksenkin allekirjoittamisessa. 3.4. Hakemuksen postitus Vastuullinen johtaja postittaa hakemuksen ja huolehtii siitä, että kopio hakemuksesta toimitetaan TIPiin, jossa hakemus arkistoidaan sekä perustiedot hakemuksesta tallennetaan tutkimus- ja asiantuntijatietokanta CRISiin, jossa ne ovat ainoastaan TIPin ja hankkeen vastuullisen johtajan nähtävillä. Hakemusten toimittaminen TIPiin varmistaa sen, että yksikkö saa kokonaiskuvan yliopiston hankehakemusten laadinnasta. Tämä on tärkeää muun muassa siksi, että yliopiston vuosittain laatima toiminta- ja taloussuunnittelun raportointi edellyttää analyysia yliopiston tutkimustoiminnan tilasta mukaan lukien hakemusten laadinta. 9

4. Tutkimusrahoituspäätöksen vastaanottaminen Hankkeen johtaja vastaanottaa tutkimusrahoituspäätöksen 2. Hankkeen johtaja toimittaa rahoituspäätöksen tiedekunta-/laitoshallinnon taloussihteerille, joka täyttää projektitilin avauslomakkeen ja lähettää lomakkeen ja rahoituspäätöksen edelleen pääkirjanpitäjälle kirjanpitopalveluihin, missä hankkeelle avataan projektitili. Pääkirjanpitäjä toimittaa rahoituspäätöksen kirjaamoon, jossa päätös tallennetaan Rondo -järjestelmään. Kirjaamo tiedottaa yliopiston henkilöstölle (rehtori, hallintojohtaja, talouspäällikkö, tutkimuspäällikkö, kirjanpitopalvelut, laitosten johtajat, hallintopäälliköt, taloussihteerit) rahoituspäätöksestä sähköpostitse Rondo -tallennuksen jälkeen. 5. Tutkimussopimuksen laadinta ja hankkeen käynnistäminen 5.1. Tutkimusrahoituspäätöksen vastaanotto- ja hyväksymisilmoitus Vastuullinen johtaja vastaa hankkeen käynnistämisestä ja toimittaa tarvittaessa ilmoituksen rahoituspäätöksen vastaanottamisesta ja hyväksymisestä määräpäivään mennessä rahoittajalle. Vastuullinen johtaja koordinoi tarvittaessa hankkeen johto-/ohjausryhmän nimittämisen sekä kutsuu ryhmän koolle. Johto- /ohjausryhmän ensimmäisessä kokouksessa hyväksytään tarkennettu projektisuunnitelma, kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma sekä ryhmän kokoonpano. Tässä kokouksessa käsitellään myös mahdollinen tutkimussopimus. 5.2. Tutkimussopimuksen 3 laadinta Mikäli yliopisto toimii hankkeen koordinaattorina, ts. hankkeessa on mukana myös muita osapuolia ja yliopisto koordinoi hankkeen toteutusta, vastuullisen johtajan on otettava hyvissä ajoin, vähintään kuukautta ennen ensimmäistä johto-/ohjausryhmän kokousta, yhteys TIPiin. Tutkimussopimuksen laadinta 2 Osa rahoittajista lähettää rahoituspäätöksen yliopiston kirjaamoon, jolloin kirjaamo toimittaa rahoituspäätöksen hankkeen vastuulliselle johtajalle. 3 Termillä tutkimussopimus viitataan näissä ohjeissa myös muihin tutkimushankkeisiin liittyviin yhteistyösopimuksiin, esimerkiksi konsortio- ja alihankintasopimuksiin. Samoja käytäntöjä noudatetaan siten soveltuvin osin myös muissa tutkimushankkeisiin liittyvissä sopimuksissa. 10

tapahtuu TIPin ja vastuullisen johtajan yhteistyönä. He laativat luonnoksen tutkimussopimuksesta ensimmäiseen johto-/ohjausryhmän kokoukseen, jossa luonnos käsitellään. Kun jokainen sopijapuoli on kommentoinut sopimusluonnoksen sisältöä ja hyväksynyt sopimuksen, se viedään allekirjoitusprosessiin vastuullisen johtajan ja TIPin yhteispäätöksellä. 5.3. Tutkimussopimuksen tarkistaminen Mikäli yliopisto toimii tutkimusosapuolena jonkun muun osapuolen koordinoimassa hankkeessa, vastuullisen johtajan on lähetettävä hanketta hallinnoivan tahon laatima luonnos tutkimussopimuksesta TIPiin tarkistettavaksi hyvissä ajoin mielellään vähintään kaksi viikkoa ennen kuin sopimus viedään allekirjoitusprosessiin. 5.4. Tutkimussopimuksen allekirjoitusprosessi Tutkimussopimuksen osapuolena on Vaasan yliopisto, ei yksittäinen laitos, professori tai tutkija. Vaikka käytännön vastuu tutkimushankkeen tutkimustyön toteutuksesta on ensisijaisesti tutkimusryhmällä/laitoksella, yliopiston yksittäiset laitokset eivät ole oikeushenkilöitä. Niille ei voi suoraan syntyä oikeuksia, eivätkä ne voi ottaa vastatakseen sopimusvelvoitteita. Ainoastaan yliopistolla kokonaisuutena on tällainen asema. Tutkimussopimuksen allekirjoittaa tutkimuspäällikön (TIP) esittelystä: rehtori hankkeen kustannusarvion ollessa yli 20 000 ; dekaani / erill.laitoksen johtaja hankkeen kustannusarvion ollessa alle 20 000. 4 TIP lähettää yliopistolle kuuluvan, alkuperäisen tutkimussopimuskappaleen sisäisellä postilla tiedekunta-/laitoshallinnossa toimivalle taloussihteerille. Tässä yhteydessä TIP tiedottaa sähköpostitse hankkeen vastuullista johtajaa sopimuksen allekirjoituksesta ja kopioi yhden kappaleen sopimusta omaan arkistoonsa. Alkuperäisen sopimuksen saatuaan taloussihteeri ottaa sopimuksesta itselleen kopion ja mikäli hankkeen projektitiliä ei ole vielä tässä vaiheessa avattu, täyttää projektitilin avauslomakkeen ja lähettää alkuperäisen 4 Rehtorin päätös yliopiston ulkopuolisten tahojen kanssa tehtävien sopimusten hyväksymisestä Vaasan yliopistossa 14.4.2003 Dnro 124/102/03. 11

sopimuksen edelleen pääkirjanpitäjälle kirjanpitopalveluihin. Pääkirjanpitäjä toimittaa sopimuksen kirjaamoon, jossa sopimus arkistoidaan ja tallennetaan Rondo -järjestelmään. Kirjaamo tiedottaa sopimuksesta yliopiston hallinnon henkilöstölle sähköpostitse Rondo -tallennuksen jälkeen. TIP tallentaa perustiedot hankkeesta sopimuksen tietojen pohjalta CRIS -hankerekisteriin. 5.5. Henkilöstön rekrytointi hankkeeseen sekä tutkijoiden oikeuksiensiirto- ja salassapitosopimukset Hankkeen vastuullinen johtaja vastaa henkilöstön rekrytoinnista hankkeeseen yhdessä tiedekunta- ja laitoshallinnon kanssa (nimittämiskirjat, työsopimukset, mahdollinen tuntityölaskutus ja työajanseurantalistat, palkanmaksu). Viimeistään tässä vaiheessa, jossa hankkeeseen palkattavalle tutkijalle laaditaan nimityskirja työsuhteeseen, vastuullinen johtaja vastaa siitä, että tutkijan kanssa solmitaan oikeuksiensiirto- ja salassapitosopimus, mikäli hankkeen rahoitusehdot ja/tai solmittava tutkimussopimus tätä edellyttävät. Oikeuksiensiirto- ja salassapitosopimukset solmitaan käytännössä aina tilaustutkimuksen ja yhteisrahoitteisten tutkimushankkeiden yhteydessä. Tutkimushankkeeseen osallistuvat yritykset ja tutkimusosapuolet saattavat vaatia erillisten salassapitosopimusten laadintaa. Yliopiston ensisijainen periaate on, että salassapitosopimuksen allekirjoittaa yliopiston puolesta aina yliopisto, ei yksittäinen tutkija. Yliopistossa salassapitosopimukset allekirjoittaa tutkimuspäällikkö (TIP). Hankkeessa työskentelevät professorit ja/tai tutkijat sitoutetaan salassapitoon Vaasan yliopiston sisäisillä oikeuksiensiirto- ja salassapitosopimuksilla, joiden laadinnasta vastaa hankkeen vastuullinen johtaja. TIP avustaa vastuullista johtajaa oikeuksiensiirto- ja salassapitosopimusten laadinnassa. Hankkeen vastuullinen johtaja, tutkija/-t ja TIP allekirjoittavat oikeuksiensiirto- ja salassapitosopimuksen. 6. Hankkeen toteutus ja talousseuranta Hankkeen vastuullinen johtaja vastaa hankkeen toteutuksesta, organisoi johto- /ohjausryhmän kokoukset sekä huolehtii hankkeen sisällöllisestä ja taloudellisesta raportoinnista. Yliopiston talouspalvelut, tiedekunta-/laitoshallinnon taloussihteeri ja raportoinniltaan monimutkaisissa EU:n puiteohjelmahankkeissa myös TIP tukevat vastuullista johtajaa hankkeen talousseurannassa ja raportoinnissa. Projektia seurataan yliopiston kirjanpidossa omalla 12

projektikoodilla. Projektin omistava laitos vastaa projektin tulolaskutuksesta. Tutkimusprojektin varat ohjataan aina yliopiston tulotilille. Yliopiston talouspalvelut vastaa mahdollisista perintätoimenpiteistä. Hankkeiden yhteydessä mahdollisesti syntyviin keksintöihin ja muihin innovaatioihin liittyvissä asioissa hankkeen johtajaa ja tutkijoita avustaa TIP (ks. tarkemmin luku 8). 7. Hanketietojen tallentaminen sekä päivittäminen tutkimus- ja asiantuntijatietokanta CRISiin Yliopistossa on käytössä tutkimus- ja asiantuntijatietokanta CRIS (osoitteessa http://tutika.vyt.uwasa.fi/db/cris/cris.nsf), johon yliopiston professorit, tutkijat, opettajat ja muut asiantuntijat rekisteröivät tieteellisen toimintansa ja muun hanketoimintansa tiedot. Vastaanotettuaan hankehakemuksen TIP tallentaa perustiedot hakemuksesta hankerekisteriin, jossa ne ovat tietokannan pääkäyttäjän (tutkimussihteeri, TIP) ja hakemuksen laatijan eli vastuullisen johtajan nähtävissä. Kun tutkimusrahoituspäätös on vastaanotettu ja tutkimussopimus on laadittu, TIP rekisteröi perustiedot käynnistyneestä hankkeesta tutkimussopimuksen tietojen perusteella hankerekisteriin. Tämän jälkeen hankkeen vastuullinen johtaja vastaa siitä, että hankkeen kuluessa ja sen päätyttyä CRIS -tietokannan hankerekisteri sisältää päivitetyt tiedot hankkeesta, ja että hankkeen aikana laaditut mahdolliset julkaisut on tallennettu tietokannan julkaisurekisteriin. 8. Innovaatiopalvelut Innovaatiopalveluja ovat innovatiivisuuden yleinen edistäminen, teollisoikeuksien ja keksintöalan neuvonta, keksintöjen ja muiden kaupallistettavissa olevien tutkimustulosten tunnistaminen ja arviointi sekä tutkimustulosten teknillisen, tuotannollisen ja kaupallisen hyödyntämisen edistäminen. TIP toimii yliopiston professorien ja/tai tutkijoiden tukena ja asiantuntijapalveluiden välittäjänä kaupallistettavissa olevien tutkimustulosten ja keksintöjen arvioinnissa ja hyödyntämisessä. TIP vastaa yliopiston omien innovaatiotoimintaa tukevien käytäntöjen kehittämisestä ja toteuttamisesta (mm. keksintöilmoitusten vastaanotosta ja kaupallistettavien tutkimustulosten arviointiprosessien käynnistämisestä). 13

Keskeisellä sijalla innovaatiopalveluiden tuottamisessa on yhteistyö alan vahvojen osaajien kanssa. TIP välittää ulkopuoliset innovaatiopalvelut (mm. TKK:n Innovaatiokeskuksesta ja Keksintösäätiöstä) yliopiston professoreiden ja tutkijoiden käyttöön. Mikäli hankkeen toteutuksen aikana tai sen jälkeen professorit ja/tai tutkijat tarvitsevat neuvontaa innovaatioasioissa, TIP etsii oikean asiantuntijan vastaamaan esiin nousseisiin kysymyksiin. Mikäli professori ja/tai tutkija arvioi tehneensä keksinnön tai hankkeessa on syntynyt muita kaupallisesti hyödynnettävissä olevia tutkimustuloksia, hänen suositellaan toimivan seuraavasti: Hän ottaa yhteyttä TIPiin, joka neuvoo professorin/tutkijan oikean asiantuntijan (esim. innovaatioasiamies tai keksintöasiamies) luokse Hän muodostaa yhdessä ko. asiantuntijan kanssa alustavan arvion tutkimustulosten kaupallistettavuudesta ja mahdollisesta patentoitavuudesta, uutuusarvosta, toimivuudesta, taloudellisuudesta ja markkinakelpoisuudesta Hän selvittää yhdessä TIPin kanssa tutkimustulosten omistusoikeuskysymykset ja sen, liittyykö tutkimustulosten hyödyntämiseen erityisiä sopimusvelvoitteita (esim. rahoittajan tai hankkeen muiden sopijapuolten taholta) Mikäli kyseessä on keksintö, hän täyttää yliopiston keksintöilmoituslomakkeen (LIITE 7) ohjeistuksen mukaisesti ja palauttaa sen TIPiin sekä pidättäytyy esittelemästä keksintöä julkisesti esim. messuilla, konferensseissa, tiedotusvälineissä tai artikkeleissa ennen mahdollisen patenttihakemuksen jättämistä TIP käynnistää keksintöilmoituksen vastaanotettuaan keksinnön arviointiprosessin, jossa päätetään keksinnön hyödyntämistoimenpiteistä. Vastaava arviointiprosessi voidaan käynnistää myös sellaisista tutkimustuloksista, jotka eivät täytä keksinnölle asetettuja vaatimuksia, mutta joilla on muunkaltaista kaupallista arvoa. Innovaatiopalveluiden koko prosessi käsitellään luottamuksellisesti. 14

9. Hankkeen päättäminen Hankkeen vastuullinen johtaja vastaa hankkeen tieteellisestä ja hallinnollisesta loppuraportoinnista. Kirjanpidollisessa lopettamisessa vastuullista johtajaa tukee tiedekunta-/laitoshallinnon taloussihteeri. Tutkimustulosten hyödyntämiseen liittyvissä kysymyksissä vastuullisen johtajan ja/tai muun hankehenkilöstön suositellaan ottavan yhteyttä TIPiin edellä esitetyn mukaisesti. 10. Riitakysymykset Hanketta koskevissa mahdollisissa riitakysymyksissä sovittelevina osapuolina yliopiston puolesta toimivat tutkimuspäällikkö (TIP) ja hankkeen vastuullinen johtaja. III Tutkimussopimuksen muistilista Tutkimussopimuksen muistilistaan on poimittu sopimuskohdittain huomioitavia asioita. Tutkimussopimuksen laatiminen edellyttää aina tutkimukseen liittyvien yksityiskohtien huolellista selvittämistä. Muistilista on tarkoitettu yleiseksi taustatiedoksi ja avuksi sopimuksen laadinnassa. Muistilista pohjautuu selvitykseen Sopimuksen yliopistojen tutkimustyössä (Kiuru, Koponen; Oulun yliopisto 2001, s. 66-75). Tutkimustarjouksen osalta muistilistaa voi noudattaa soveltuvin osin. 1. Sopimuksen kohde ja tarkoitus On määriteltävä tarkasti, mitä tutkimustyötä sopimus koskee. On määriteltävä tarkasti, mitä tuloksia tutkimustyöllä halutaan saavuttaa. Tutkimustyön tarkempi sisältö voidaan määritellä viittaamalla sopimuksen liitteenä olevaan tutkimussuunnitelmaan (tutkimussuunnitelman tärkeimpiä kohtia on tulosaineiston määrittely). Sovitaan tarvittaessa menettelystä ja ehdoista, joiden perusteella sopijapuolet voivat muuttaa tutkimussuunnitelmaa. 15

2. Sopijapuolet Määritellään sopimuksen osapuolten nimet ja mahdollinen yritysmuoto sekä y-tunnus, joka varmistaa osapuolten tunnistamisen. Yliopisto on aina kokonaisuudessaan sopimuksen osapuolena. Sopimukseen määritellään lisäksi se yksikkö, jonka pääasiallisella vastuulla tutkimustyön tekeminen on. Merkitään sopimukseen osapuolten täydelliset yhteystiedot sekä vastuu- ja yhteyshenkilöt. Sovitaan tarvittaessa siitä, millä ehdoilla hankkeeseen voidaan ottaa uusia osapuolia. 3. Määrittelyt Määritellään tutkimuksen tausta-aineisto. Määritellään tutkimuksen tulosaineisto ja erotellaan tarvittaessa tutkimuksen aikana kerättävä tutkimusaineisto ja tulokset toisistaan. Määritellään käyttöoikeus, hyödyntämisoikeus sekä omistusoikeus. Määritellään luottamuksellinen aineisto. Määritellään muut sopimukseen sisältyvät vaikeaselkoiset tai tulkinnanvaraiset termit. 4. Sopimuksen voimassaoloaika Määritellään sopimuksen voimassaoloaika eli hankkeen aloittamisajankohta ja lopettamisajankohta. Määritellään tarvittaessa ne sopimusvelvoitteet, jotka on tarkoitettu jatkumaan hankkeen päättymisen jälkeen, esim. vahingonkorvausvastuuta, salassapitoa ja hyödyntämistä koskevat ehdot. 5. Rahoitusosuudet ja laskutus Yhteisrahoitteisessa tutkimuksessa: määritellään hankkeen budjetti määritellään osapuolten rahoitusosuudet määritellään arvonlisävero - sisältyykö hintaan vai laskutetaanko hinnan lisäksi 16

määritellään, kuka vastaa aiheutuneista lisäkustannuksista määritellään ehdot siitä, miten vastuu aiheutuneista lisäkustannuksista jakautuu osapuolten kesken määritellään maksuaikataulu ja maksuerät määritellään se, kuka laskuttaa rahoitusosuudet sekä määritellään viivästyskorko. Tilaajarahoitteisessa tutkimuksessa: määritellään tutkimuksen hinta määritellään arvonlisävero - sisältyykö hintaan vai laskutetaanko hinnan lisäksi määritellään maksuaikataulu - yleensä alkupainotteinen ja sidottu tutkimuksen välitavoitteisiin määritellään maksuerät sekä määritellään viivästyskorko. 6. Osapuolten velvoitteiden siirtäminen ja alihankinta Määritellään, onko sopijapuolella oikeus siirtää omia velvoitteitaan ulkopuolisen osapuolen tehtäväksi. Määritellään oikeus alihankkijoiden käyttöön. Määritellään sopijapuolten vastuu alihankkijan työstä. 7. Tausta-aineiston ja tulosaineiston omistus ja käyttöoikeudet Yhteisrahoitteisessa tutkimuksessa: tausta-aineiston omistaa sen kehittäjä hankkeen osapuolet saavat käyttöoikeuden tausta-aineistoon vain tutkimushankkeen ajaksi tausta-aineiston käyttö myöhemmin edellyttää erillistä sopimusta tulosaineiston omistaa sen kehittäjä tai kehittäjät yhdessä määritellään ehdot siitä, miten hankkeen muut osapuolet saavat käyttää tulosaineistoa sovitaan tulosaineiston käytön laajuus - tutkimuksessa ja/tai hyödynnettäessä sitä myöhemmin sovitaan tulosaineiston käytöstä maksettavista korvauksista - 17

kaupallisesta käytöstä täytyy aina maksaa korvaus sovitaan siitä, että yliopistolla on velvollisuus tehdä tarvittavat tulosaineistoa koskevat käyttöoikeussopimukset tutkijoiden kanssa sekä määritellään yliopiston oikeus käyttää tulosaineistoa (esim. jatkotutkimuksessa tai opetuksessa). Tilaajarahoitteisessa tutkimuksessa: tulosaineisto siirtyy tilaajan omistukseen, ellei toisin sovita sovitaan siitä, että yliopistolla on velvollisuus tehdä tarvittavat oikeuksiensiirtosopimukset tutkijoiden kanssa sovitaan mahdollisista tulosaineiston luovutukseen liittyvistä erilliskorvauksista määritellään, siirtyykö tilaajalle tausta-aineiston käyttöoikeuksia ja näiden käyttöoikeuksien laajuus. 8. Vastuu tutkimusta suorittavien henkilöiden oikeuksien siirtymisestä On määriteltävä aina tilaajarahoitteisissa hankkeissa ja usein myös yhteisrahoitteisissa hankkeissa. Määritellään se, onko yliopistolla velvollisuus tehdä tarvittavat oikeuksiensiirtosopimukset tutkijoiden kanssa. Huomioidaan se, että tutkimussopimuksessa määritelty siirrettävän tulosaineiston laajuus on sama kuin oikeuksiensiirtosopimuksessa. 9. Tutkimusrahoituksella hankittu omaisuus Määritellään, kenelle kuuluu tutkimusrahoituksella hankitun omaisuuden omistusoikeus. Määritellään, kuka vastaa yliopiston lainaksi saadulle laitteelle aiheutuneista vahingoista, laitteen normaalista kulumisesta, huollosta ja varaosista. Määritellään tarvittaessa laitteen palautusaikataulu ja/tai noutovelvollisuus. 18

10. Tulosaineiston suojaaminen Yhteisrahoitteisessa tutkimuksessa: sovitaan sopijapuolten tulosaineistojen suojaamisvelvoitteista ja sovitaan siitä, kuka maksaa suojaamisen kustannukset. Tilaajarahoitteisessa tutkimuksessa useimmiten: sovitaan, että tulosaineiston suojaamisvelvollisuus on tilaajalla ja sovitaan, että tilaaja maksaa suojaamisen kustannukset. 11. Tulosaineiston julkisuus Sovitaan, että tulosaineisto on yleensä julkista ellei salassapidolla koskevilla säännöillä ole muuta määrätty (koskee lähinnä yhteisrahoitteista tutkimusta). Sovitaan menettelystä, jolla sopijapuolet voivat tarkastaa tutkimuksesta tehtävät julkaisut. 12. Salassapito Sovitaan niistä seikoista, joiden perusteella tieto voidaan vaatia pidettäväksi salassa (esim. suojaamisen turvaamiseksi, liikesalaisuuden turvaamiseksi, keskeneräisen tutkimustyön turvaamiseksi). Sovitaan tavoista, joilla salassa pidettävä aineisto tulee merkitä. Määritellään sopijapuolten velvollisuus huolehtia siitä, että yksittäiset tutkijat sitoutuvat salassapitosopimukseen. 13. Ylivoimainen este Määritellään ylivoimaiseksi esteeksi katsottavat tapahtumat. Määritellään, miten ylivoimaiseen esteeseen vetoavan tulee toimia. 19

14. Vahingonkorvaus Määritellään vahingonkorvausvastuun rajat: vastuu vain välittömistä vahingoista vastuu vain tahallaan tai törkeällä tuottamuksella aiheutetuista vahingoista vastuu vain hankkeen oman rahoitusosuuden määrään saakka. 15. Sopimuksen purkaminen Sovitaan siitä, milloin sopimus voidaan purkaa (sopimusrikkomus, jolla olennainen merkitys sopijapuolelle). Sovitaan, miten purkaminen vaikuttaa sopijapuolten toisilleen luovuttamien aineistojen, tutkimustuloksien ja tietojen käyttöön. Sovitaan muista purkamisen seurauksista. 16. Sopimuksen irtisanominen Sovitaan irtisanomisperusteista ja mahdollisesti siitä, että irtisanominen on mahdollista ilman perustetta. Määritellään irtisanomisaika. Määritellään irtisanomisen seuraukset. Määritellään, miten irtisanominen vaikuttaa sopijapuolten toisilleen luovuttamiin aineistojen, tutkimustulosten ja tietojen käyttöön. 17. Erimielisyydet Sovitaan menettelystä, jos kiista tulee ensisijaisesti pyrkiä ratkaisemaan neuvottelemalla. Määritellään sopimuksesta aiheutuneen kiistan ratkaisupaikka (esim. käräjäoikeus, välimiesmenettely). Määritellään kansainvälisissä hankkeissa sovellettava laki. 20