HALLITUKSEN KOKOUS 1/2014 PÖYTÄKIRJA Aika 13.1.2014 klo 18:00 Paikka Patolassa, Sinin kotona Läsnä 9 hallituksen jäsentä ja 1 osakuntalainen Jenni-Maria Käki, hallituksen pj Joonas Ollila, kuraattori Tiina Heikkilä, sihteeri Pasi Pykälistö, taloudenhoitaja Saila Kainulainen Sini Leppänen Aapo Jussila Maaria Haavisto Joni Mäkelä Joni Salo 1. Kokouksen avaus Kokous avattiin klo 18:03. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Esityslistan hyväksyminen Esityslista hyväksyttiin. 4. Hallituksen järjestäytyminen Hallituksen jäsenet vaihtoivat kuulumisia ja kertoivat tavoitteistaan tälle vuodelle hallituksessa. Sovittiin, että yli minuutin myöhästyminen hallituksen puheenjohtajan kellon mukaan tai ilmoittamaton poissaolo aiheuttaa kakkusanktion. Henkilön on tällöin tuotava jotain hyvää syötävää seuraavaan kokoukseen. Osakunnan Facebook-ryhmä on ensisijaisesti keskustelua eikä päätöksentekoa varten. Jos kuitenkin tulee tarve tehdä äkillisiä päätöksiä, tulee jokaisen ryhmän jäsenen ilmaista mielipiteensä kirjallisesti päätettävästä asiasta. Osakunnan sähköpostilistaa tulee käyttää harkiten, eikä sinne tule lähettää turhia viestejä. Hallituksen listalle lähettäminen on vapaampaa. Viestien listalle pääsy on lähettäjän vastuulla.
5. Ilmoitusasiat Saapunut posti: Osakunta on saanut joulukortteja Teknologföreningeniltä, Karjalaiselta Osakunnalta, Satakuntalaiselta Osakunnalta ja Pohjois-Pohjalaiselta osakunnalta, sekä sähköisen tervehdyksen Yliopiston farmasiakunnalta. Vuosijuhlakutsuja on saapunut Pohjois-Pohjalaisen Osakunnan 107. vuosijuhlaan, Yliopiston farmasiakunnan 126. vuosijuhlaan, Karjalaisen Osakunnan 109. vuosijuhlaan ja Eläinlääketieteen kandidaattiyhdistyksen 68. vuosijuhlaan. Kotkan kaupungilta ilmoitus, että kaupunki on varannut 500 vuoden 2014 budjettiinsa KyOn tukemiseen. Menneet tapahtumat: 18.12. HTK:n siivouspäivä (3 kyolaista) 26.12. Tapanintanssit (Kouvolassa 13 ja Kotkassa 9 kyolaista) 6. Talous Tukipolitiikan perusperiaatteet Taloudenhoitaja esitteli tekemiään muutoksia. Hallitus keskusteli sanamuodoista. Päätettiin korjata hyppivä numerointi, poistaa turha toisto "Osakunnan taloudellisen tilanteen mukaan" kohdista 1, 3 ja 4. Muutettiin kilometrikorvaus samaksi kuin HY:llä, eli vanha 20snt/km nostettiin 23snt/km. Hyväksyttiin asiakirja näillä muutoksilla esitettäväksi Osakunnan kokoukselle. Talousohjesäännön muutos Taloudenhoitaja esitteli asiakirjaan tekemiään muutoksia. Päätettiin muuttaa kohdan 9 kummallinen lause ymmärrettävämmäksi ja nykyaikaisemmaksi. Hyväksyttiin asiakirja tällä muutoksella vietäväksi Osakunnan kokoukseen. Taloudesta muuta Erääntyviä laskuja on maksettu. Vuoden 2013 isäntä on maksanut isännänvelan taloudenhoitajalle. Kokouksissa kiertäneestä hyväntekeväisyyskassasta tilittyi 63 Kymenlaakson Ensi- ja turvakotiyhdistykselle. Taloudenhoitaja on tilittänyt 839 käteisvaroja Osakunnan tilille. Tilillä on tällä hetkellä n. 1777. Vuoden 2013 tase on alustavasti +1049. 7. HTK-asiat HTK:n talousarvio HTK-edustaja kertoi talousarviosta tarkemmin.
Keskusteltiin viime vuoden toteutuman ja ensi vuoden arvion eroista ja niiden syistä. Päätettiin esittää Osakunnan kokouksen hyväksyttäväksi sellaisenaan. 8. Toimintasuunnitelma Vuoden 2014 toiminnanohjaaja esitteli tekemäänsä toimintasuunnitelmaa vuodelle 2014 ja asiasta keskusteltiin. Päätettiin poistaa maininta osakunnan joukkueista ja esittää se tehdyin muutoksin Osakunnan kokoukselle. 9. 81. vuosijuhla Budjetti Pysynee siinä mitä aiemmin on suunniteltu eli n. 5500. Kutsut Pitäisi pian lähteä postitukseen. Stipendihaku Käynnistynyt, eli ilmoitus tullut Osakunnan sähköpostilistalle. Keskusteltiin puhe miehelle/naiselle käytännöstä. Aiemmin ollut miehelle vain joka 4. vuosi. Päätettiin muuttaa käytäntöä; parillisina vuosina puhe miehelle, parittomina puhe naiselle. Sovittiin poistettavaksi kahden edustajan raja kutsuista tänä vuonna. Kronikan tekeminen on vielä aloittamatta. 10. Ehdotukset kunniajäseniksi sekä ansiomerkkien ja värinkanto-oikeuksien saajiksi Kunniajäseniä ei ole tarpeen kutsua, sillä nykyinen viisi henkilöä on riittävä määrä. Ehdotetaan ansiomerkin jakamista Maria Rämölle. Värienkanto-oikeuksista keskusteltiin muiden kuin ulkomaisten edustajien kohdalla. Päätettiin antaa värienkanto-oikeus Janne Kangaskestille. 11. Kulkuluvat ja avaimet HTK:n suositus 24/7 avainten lukumäärää rajoitettava viiteen. Päätettiin antaa 24/7 avaimet isännille, emännälle, toiminnanohjaajalle, puheenjohtajalle, kuraattorille ja taloudenhoitajalle. Toimiston avaimista päätettiin tehdä selkeä lista kenellä on avain ja kenelle se siirtyy, jos siirtyy. Fuksiohjaajille pohdittiin molemmille omien avaimien antamista nykyisen yhden sijaan. Myös asuntosihteerille suunniteltiin oman avaimen antamista. Isännän kopin avaimesta päätettiin selvittää minne kaikkialle se käy.
12. Tulevat tapahtumat 17.1. Virkailijanvaihtokaronkka 23.1. Osakunnan kokous 27.1. Hallituksen kokous 7.2. peli-ilta 13.2. Hallituksen kokous 19.2. Etiketti-ilta ja tanssiharjoitukset 20.2. Osakunnan kokous ja seppeleen lasku 22.2. Osakunnan 81. vuosijuhla 25.2. Hallituksen kokous 13.3. Hallituksen ja Osakunnan kokous 24.3. Hallituksen kokous 8.4. Hallituksen kokous 10.4. Osakunnan kokous 29.4. Hallituksen kokous 13. Muut esille tulevat asiat Rahastojen säännöt Kuraattori esitteli tehtyjä muutoksia Stipendirahaston ja Toiminnan Turva -rahaston sääntöihin. Päätettiin viedä molemmat ilman muutoksia Osakunnan kokouksen hyväksyttäviksi. Päällekkäisyys sähköpostilistojen hoidossa (ehdotetaan siirrettäväksi tiedotussiht. Vastuulle) Päätettiin toimia ehdotuksen mukaisesti. Wikitunnukset asuntosihteerille Päätettiin antaa tiedotussihteerin vastuulle tunnuksien luominen. Virkojen ohjeistus Todettiin, että virkailijoiden tulisi tarkistaa Wikissä olevien tiedojen ajantasaisuus. Jäsenien rekisteröinti valiokuntiin Valiokuntien muodostaminen tapahtuu tammikuun kokouksessa. Valiokuntien puheenjuohtajien tulisi rekrytoida ihmisiä ja muistaa hyödyntää valiokuntaansa.
14. Kokouksen päättäminen Kokous päätettiin klo 20:34. Puheenjohtaja Jenni-Maria Käki Sihteeri Tiina Heikkilä Päätökset: Päätettiin ottaa tänäkin vuonna kakkusanktio käyttöön. Esitetään Tukipolitiikan perusperiaatteiden viemistä Osakunnan kokouksen hyväksyttäväksi ehdotetuin muutoksin. Esitetään Talousohjesäännön hyväksymistä Osakunnan kokoukseen vietäväksi ehdotetulla muutoksella. Esitetään HTK:n talousarvio hyväksyttäväksi Osakunnan kokoukselle sellaisenaan. Esitetään toimintasuunnitelman viemistä Osakunnan kokouksen hyväksyttäväksi ehdotetuin muutoksin. Muutetaan puhe miehelle/naiselle käytäntöä. Tästä lähin parillisina vuosina puhe pidetään naiselle ja parittomina puhe miehelle. Päätettiin kutsua vuosijuhlaan osakuntien edustajia niin paljon kuin on halukkaita. Päätettiin ehdottaa osakunnan kokoukselle yhden ansiomerkin myöntämistä. Esitetään Osakunnan kokoukselle ansiomerkin myöntämistä Maria Rämölle. Päätettiin antaa värienkanto-oikeus Janne Kangaskestille. Myönnetään 24/7 avaimet osakunnalle kuudelle henkilölle. Päätettiin selvittää toimiston avaimien olinpaikat ja isännänkopin avaimen toimivuus eri oviin. Sovittiin kevään hallituksen kokousten päivämäärät. Stipendirahaston ja Toiminnan Turva -rahaston säännöt viedään Osakunnan kokouksen käsiteltäviksi. Päätettiin siirtää sähköpostilistojen hallinta kokonaan tiedotussihteerin vastuulle. Luodaan omat wikitunnukset asuntosihteerille. Myönnettiin lupa Osakunnan omistaman kaksion asukkaille lupa kiinnittää verhokisko kattoon. Liitteet: Tukipolitiikan perusperiaatteet Talousohjesääntö HTK:n talousarvio vuodelle 2014 Toimintasuunnitelma vuodelle 2014 Stipendirahaston säännöt Toiminnan Turva -rahaston säännöt Hallituksen kokouksen 1/2014 esityslista.