HAKUOPAS. EU-osarahoitteiset maataloustuotteiden tiedotus- ja menekinedistämisohjelmat

HAKUOPAS EU-osarahoitteiset maataloustuotteiden tiedotus- ja menekinedistämisohjelmat

Sisältö 2 1 Johdanto... 5 1.1 Yleistä tiedotus- ja menekinedistämisohjelmista... 5 1.2 Ohjelmien rahoitus... 6 2 Hakumenettely... 6 2.1 Haun avaaminen... 6 2.2 Ohjelmaehdotuksen jättäminen... 6 2.3 Ohjelmaehdotuksen arviointi... 7 3 Ohjelman toteuttaja... 8 3.1 Toimeenpanija ohjelman toteuttajana... 8 3.1.1 Toimeenpanijan kelpoisuusvaatimukset... 9 3.1.2 Toimeenpanijan hylkäysperusteet... 9 3.1.3 Kilpailutusmenettely... 9 3.2 Hakijajärjestö ohjelman toteuttajana... 10 4 Sopimukset ja vakuudet... 11 4.1 Maaseutuviraston ja hakijajärjestön välinen sopimus... 11 4.2 Vakuudet... 11 4.3 Järjestön ja toimeenpanijan välinen sopimus... 12 4.4 Sopimuksen muuttaminen... 12 4.5 Talousarvioon kohdistuvat muutokset... 12 5 Ohjelman toteuttaminen... 13 5.1 Ohjelmavuosi... 13 5.2 Alustavat aikataulut... 14 5.3 Materiaalien hyväksyminen... 14 5.4 EU- ja kansallisen rahoitusosuuden mainitseminen materiaaleissa... 14 5.5 Aineiston käyttö ohjelman päättymisen jälkeen... 15 6 Menojen tukikelpoisuus... 15 6.1 Järjestön tukikelpoiset menot... 15 6.1.1 Yleis- ja rahoituskustannukset... 15 6.2 Toimeenpanijan tukikelpoiset menot... 16 6.2.1 Palkkiot... 16 6.2.2 Matka- ja oleskelukulut... 16 6.3 Muut tukikelpoiset menot... 17

6.3.1 Ryhmäkokoukset ja yhteiskuljetukset... 17 6.3.2 Materiaalit ja välineet... 17 6.3.3 Tietotekniikkakustannukset... 17 6.3.4 Julkaisu- ja jakelukustannukset... 17 6.3.5 Toimien tulosten arviointi... 17 6.4 Menot, jotka eivät ole tukikelpoisia... 18 7 Tuen maksu... 18 7.1 Ennakkomaksut... 18 7.2 Välimaksut... 18 7.3 Loppuosan maksaminen... 19 7.4 Laskujen ja tositteiden esittäminen... 19 7.5 Arvonlisäveron osuuden korvaaminen järjestölle... 20 8 Tarkastukset ja seuraamukset... 20 8.1 Seurantaryhmä... 20 8.2 Jäsenvaltion suorittamat tarkastukset... 21 8.3 Seuraamukset... 21 9 Määräajat... 21 9.1 Hakuajat ja ohjelmien hyväksyminen komissiossa... 21 9.2 Alustavien aikataulujen toimittaminen... 21 9.3 Materiaalien hyväksyminen... 22 9.4 Tuen hakemisen aikataulut ja tukihakemuksen liitteet... 22 9.5 Tuen maksun aikataulut... 22 10 Yhteystiedot... 23 11 Liitteet... 23 11.1 Liite 1: Rahoitettavat tuotteet ja toimet sisämarkkinoilla... 23 11.2 Liite 2: Rahoitettavat tuotteet ja toimet kolmansissa maissa... 24 11.3 Liite 3: Kolmansien maiden markkinat, joilla menekinedistämistoimia voidaan toteuttaa... 25 HAKUOPAS #117022 Julkaisija: Maaseutuvirasto, PL 405, 60101 Seinäjoki. Puh. 0295 31 2000. www.mavi.fi. Markkinatukiosasto Seinäjoki 2/2014 3

1 Johdanto Tämän oppaan tarkoituksena on kertoa Euroopan unionin maataloustuotteiden tiedotus- ja menekinedistämisohjelmien toimeenpanosta Suomessa. Ohjelmia EU:n sisämarkkinoille ja kolmansiin maihin rahoittavat yhdessä Euroopan unioni ja Suomen valtio. Tiedotus- ja menekinedistämistoimilla pyritään lisäämään kansalaisten tuotetietämystä, tuotteiden menekkiä ja avaamaan tuotteille markkinoita Euroopan ulkopuolella. Maataloustuotteiden menekinedistäminen on yhteiseen maatalouspolitiikkaan kuuluva toimenpide, jota rahoitetaan Euroopan maatalouden tukirahastosta (maatalousrahasto). Järjestelmän yleisenä tavoitteena on toteuttaa tiedotus- ja menekinedistämistoimia, joiden tarkoituksena on korostaa yhteisön tuotteiden erityisiä ominaispiirteitä ja etuja etenkin laadun, elintarvikkeiden turvallisuuden, erityisten tuotantotapojen, ravitsemuksellisten ja terveyttä koskevien ominaisuuksien, päällysmerkintöjen, eläinten hyvinvoinnin ja ympäristönsuojelun osalta. Ammattialajärjestöt ja toimialaa edustavat järjestöt voivat saada rahoitusta menekinedistämisohjelmille. Menekinedistämistuki ja tässä julkaisussa esitetyt ohjeet perustuvat Euroopan unionin säädöksiin, erityisesti neuvoston asetukseen (EY) N:o 3/2008 ja komission asetukseen (EY) N:o 501/2008 sellaisena kuin se on viimeksi muutettu asetuksilla (EY) N:o 1085/2011 ja (EY) N:o 737/2013. Lisäksi sovelletaan maa- ja metsätalousministeriön asetusta 718/2009. Ohjelmien on oltava edellä mainittujen asetusten mukaisia. Suomessa menekinedistämisohjelmiin liittyvästä tukipolitiikasta vastaa maa- ja metsätalousministeriön ruokaosasto ja toimeenpanosta Maaseutuviraston markkinatukiosasto. Tukitietoja voidaan käyttää valvontatarkoituksiin. Valvontaa suorittavat sekä EU:n että Suomen valvontaviranomaiset (Tulli ja Maaseutuviraston valvontaosasto). Valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että tuet on maksettu oikein perustein. Tässä oppaassa annetut ohjeet eivät ole tyhjentäviä selvityksiä alan lainsäädännöstä, eikä niillä ole oikeudellista sitovuutta. EU:n ja kansalliseen lainsäädäntöön tehdään muutoksia, joten huolimatta tähän julkaisuun tehdyistä päivityksistä tiedot eivät ole aina ajan tasalla. Kaikki oikeudelliset vaateet on tehtävä asetusten perusteella. Tuen hakija voi halutessaan vedota viranomaisten toimenpiteiden laillisuuteen. Hallinto-oikeus tai viimekädessä EU:n tuomioistuin ratkaisevat oikeustulkinnat. 1.1 Yleistä tiedotus- ja menekinedistämisohjelmista Maataloustuotteiden tiedotus- ja menekinedistämiskampanjoihin suunnattu rahoitus tarjoaa järjestöille apuvälineen tiedottaa kansalaisia oman sektorinsa tuotteista/tuotannosta/laatujärjestelmistä ja markkinoida eurooppalaisia maataloustuotteita. Tukikelpoisia tiedotus- ja menekinedistämistoimia ovat esimerkiksi PR-toimet, mainonta, osallistuminen messuille ja näyttelyihin sekä sellaiset tiedotustoimet, jotka koskevat tuotteiden merkintää yhteisön järjestelmien mukaisesti. Tukikelpoiset toimet määräytyvät tuotealoittain. Tiedotus- ja menekinedistämisohjelmien aiheet ja tuotteet EU:n sisämarkkinoille ja kolmansiin maihin on esitetty tämän oppaan liitteissä 1, 2 ja 3. 5

1.2 Ohjelmien rahoitus Ohjelman rahoitukseen osallistuvat EU, Suomen valtio ja ehdotuksen tehnyt järjestö. Euroopan unionin rahoitusosuus ohjelmalle voi olla enintään 50 prosenttia ohjelman hyväksyttävistä kokonaiskustannuksista. Ehdotuksen tekevä järjestö osallistuu rahoitukseen vähintään 30 prosentin osuudella ja jäsenvaltio tai jäsenvaltiot usean maan yhteishankkeessa 20 prosentin osuudella ohjelman kokonaiskustannuksista. Poikkeuksena ovat koululaisille suunnatut hedelmien ja vihannesten menekinedistämisohjelmat, joiden Euroopan unionin rahoitusosuus voi olla 60 prosenttia. Ohjelmaehdotuksen tekevä järjestö voi kerätä omarahoitusosuuden esimerkiksi jäsenmaksujen kautta yksityisiltä henkilöiltä tai yritysjäseniltä, lahjoituksina, varainkeruukampanjan tuotoilla tai vaikka alueen- /maakunnan rahallisena tukena ohjelmalle. Omarahoitusosuutta ei voi kattaa luontoissuorituksena eli laskennallisena rahoituksena (esim. tavara ja työ). 2 Hakumenettely 2.1 Haun avaaminen Maa- ja metsätalousministeriö päättää ennen haun avaamista ohjelmaehdotushaussa toivottavien ohjelmien aiheet, markkina-alueet ja toimet sekä toivottavien ohjelmaehdotusten aiheiden ensisijaisuusjärjestyksen. Maaseutuvirasto laatii virallisen hakuilmoituksen, jossa edellä mainittujen asioiden lisäksi ilmoitetaan ohjelmaehdotusten jättämisen määräajat. Etusijalle asetetaan useiden jäsenvaltioiden ehdottamat ohjelmat tai sellaiset ohjelmat, joissa ehdotetaan useissa jäsenvaltioissa tai kolmansissa maissa toteutettavia toimia. Haku sisämarkkinoille ja kolmansiin maihin kohdistuviin ohjelmiin avataan kaksi kertaa vuodessa; loka- /marraskuussa ja huhti-/toukokuussa. Hakuilmoitus julkaistaan Maaseutuviraston www-sivuilla. Ohjelman ehdottajana voi olla yksi tai useampi ohjelman tuotealaa edustava ammattialajärjestö tai toimialaa edustava järjestö. Järjestön edellytetään edustavan ohjelmaehdotuksen sisältämää toimialaa riittävän laajasti ja sillä on oltava taloudelliset edellytykset vastata omarahoitusosuudestaan (30 %) koko ohjelman ajan. Järjestön tulee etukäteen ilmoittaa Maaseutuvirastolle aikomuksestaan jättää ohjelmaehdotus. 2.2 Ohjelmaehdotuksen jättäminen Ohjelmaehdotuksen jättämisen edellytyksenä on, että järjestö on rekisteröitynyt Maaseutuviraston markkinatukiosaston asiakasrekisteriin. Rekisteröintihakemuslomake (Lno 561000) löytyy Maaseutuviraston www-sivuilta. Itse ohjelmaehdotuksen laatimiseen käytetään komission hakulomakepohjaa, jonka voi ladata Maaseutuviraston www-sivuilta. Ohjelmaehdotukseen sisältyvät järjestön perustietojen lisäksi: ohjelmaehdotuksen yksityiskohtaiset tiedot, ohjelman toimien kuvaus, vaikuttavuusarvio, kuvaus ohjelman Eurooppalaisesta ulottuvuudesta, talousarvio ja rahoitussuunnitelma. 6

Ehdotus tulee laatia jollakin Euroopan unionin virallisista kielistä. Ohjelmasta vastaavan henkilön on allekirjoitettava ja päivättävä hakemus. On hyvä muistaa, että ohjelmaehdotuksen on oltava riittävän pitkälle laadittu, jotta sen kustannustehokkuus ja yhdenmukaisuus sovellettavan lainsäädännön kanssa voidaan arvioida. Ohjelmaehdotukseen liittyvän talousarvion on oltava riittävän yksityiskohtainen ehdotetun ohjelman yksilöimiseksi, seuraamiseksi ja valvomiseksi. Talousarvion tulee noudattaa samaa rakennetta ja toimien keskinäistä järjestystä kuin toimien kuvausosion (johdonmukainen numerointi). Talousarviotaulukkoon on sisällytettävä kaikki komission mallisopimuksen liitteessä esitetyt menoluokat. Mallisopimus löytyy Maaseutuviraston www-sivuilta. Rahoitussuunnitelmataulukossa on eriteltävä ehdotuksen tekevän organisaation/organisaatioiden omarahoitusosuus sekä muiden mahdollisten rahoittajien rahoitusosuudet. Myös menekinedistämiskampanjan mahdollisesti tuottama tulo, esimerkiksi tiettyihin toimiin osallistumisesta perittävät maksut, sekä komissiolta ja jäsenvaltiolta/jäsenvaltioilta haettu rahoitusosuus on eriteltävä. Ohjelmaehdotuksen pakollisina liitteinä on oltava seuraavat kolme asiakirjaa: ehdotuksen tekijän/tekijöiden allekirjoittama rahoitussitoumus koko ohjelman kestoajaksi ehdotuksen tekijän/tekijöiden allekirjoittama sitoumus siitä, että ohjelma ei saa muuta EU:n tukea. ohjelman yksilöintilomake, joka täytetään jollakin Euroopan komission työkielistä (saksa, englanti, ranska). Ohjelman yksilöintilomakkeen pituus tulee olla vähintään kahdeksan sivua. On tärkeää saada ohjelman sisältö mahdollisimman tarkasti kuvattua yksilöintilomakkeen avulla. Ohjelmalle tulee tässä vaiheessa antaa myös englanninkielinen nimi, jota käytetään koko ohjelman ajan. Ohjelmaehdotuksen mukana on Maaseutuviraston pyynnöstä toimitettava myös seuraavat asiakirjat: järjestön perustamiskirjat, organisaatiokaavio sekä sisäiset säännöt ja tuorein toimintakertomus taseet ja tilinpäätökset kolmelta edeltävältä vuodelta asiakirjoja, jotka todistavat ehdotuksen tekevän järjestön rahoitukselliset, tekniset tai ammatilliset valmiudet, kuten esityksen, jossa kuvataan aiemmat kokemukset vastaavien kansallisten tai alueellisten ohjelmien toteutuksesta. Hakijajärjestö voi halutessaan laatia ohjelmaehdotuksen liitteeksi myös ohjelmaehdotusta täydentäviä tietoja ja perusteluita erilaisten toimenpiteiden merkityksestä ja tarpeellisuudesta. Mitä paremmin ohjelmaehdotuksen toimet on kuvattu ja niiden merkitys ja tärkeys ohjelman kannalta on perusteltu, sitä todennäköisemmin ohjelmaehdotuksella on mahdollisuus saada myönteinen rahoituspäätös. 2.3 Ohjelmaehdotuksen arviointi Ohjelmaehdotus toimitetaan Maaseutuviraston markkinatukiosastolle hakuilmoituksessa annettuun määräaikaan mennessä sekä sähköisenä versiona osoitteeseen markkinatukiosasto@mavi.fi että postitse Maaseutuviraston kirjaamoon. Markkinatukiosasto esitarkastaa ohjelmat ja pyytää tarvittaessa hakijoilta täydennyksiä ohjelmaehdotuksiin. Tämän jälkeen maa- ja metsätalousministeriön asettama arviointiryhmä arvioi ohjelmat kansallisesti. 7

Ohjelmia kansallisesti arvioitaessa otetaan huomioon seuraavaa: ohjelman yhdenmukaisuus hakuilmoituksen kanssa ohjelman merkitys markkinatilanteen, toimialan tarpeiden sekä kohderyhmän kannalta ohjelman yhtenäisyys suhteessa sen tavoitteisiin, viesteihin, toimiin ja viestintäkanaviin ohjelman kohderyhmä ja kesto suhteessa toimien laajuuteen ja kattavuuteen viestien laatu (luovuus, huomioarvo) ja esitystavan laatu, vaikutusten mittausmenetelmät yhteisöulottuvuus (toimijoina tai kohdemarkkinoina olevien jäsenvaltioiden määrä, ohjelman kiinnostavuus yhteisön politiikkojen kannalta) ja ohjelman tuoma lisäarvo ottaen huomioon muut toteutetut tai meneillään olevat hankkeet ohjelman kustannustehokkuus (ohjelman kokonaissumma, yksilöidyt kustannukset, menoerien tasapainoisuus, kohdeyleisöjen saavuttaminen eli kattavuus, ammattilaisten ja väliportaiden mukanaolo sekä ohjelman ennakoitu vaikutus sen kohteena olevan tuotteen tunnettavuuteen, kuluttajien tietämyksen lisääntymiseen, uusien markkina-alueiden syntymiseen sekä markkinoiden laadulliseen ja määrälliseen kehitykseen) Ohjelmaehdotus voidaan hylätä kansallisessa käsittelyssä, jos se ei täytä neuvoston ja komission asetuksissa säädettyjä vaatimuksia tai jos säännöstenmukaisuutta, vaikuttavuutta tai kustannustehokkuutta ei voida ohjelmaehdotuksen puutteellisuuden vuoksi arvioida tai jos ohjelmaehdotus ei ole ministeriön tai valtioneuvoston poliittisten linjausten mukainen. Ohjelmaehdotusta ei voida hyväksyä, jos ehdotuksen tehnyt järjestö on konkurssissa, selvitystilassa, tuomittu lainvoimaisella tuomiolla, keskeyttänyt toimintansa tai sillä on maksamattomia julkisoikeudellisia maksuja. Maaseutuvirasto toimittaa Euroopan komissiolle arvioitavaksi kansallisesti hyväksytyt ohjelmaehdotukset (kevään haun osalta 30. marraskuuta ja syksyn haun osalta 15. kesäkuuta mennessä). Komissio tekee päätöksen hyväksymistään ohjelmista viiden kuukauden kuluessa, kevään haun osalta viimeistään 30. huhtikuuta ja syksyn haun osalta viimeistään 15. marraskuuta. Jos komissio tarvitsee päätöksenteon tueksi ohjelmaehdotusta koskevia lisätietoja, välittää Maaseutuvirasto lisätietopyynnön ohjelmaehdotuksen tehneelle järjestölle. Maaseutuvirasto ilmoittaa järjestölle komission lopullisen päätöksenteon jälkeen ohjelman hyväksymisestä/hylkäämisestä. 3 Ohjelman toteuttaja 3.1 Toimeenpanija ohjelman toteuttajana Tiedotus- ja menekinedistämiskampanjoiden toimeenpanijat ovat yleensä mainostoimistoja ja/tai viestintätoimistoja, jotka ammattimaisesti suunnittelevat hakijajärjestön antamien sisältöjen pohjalta kohderyhmälle suunnatun kampanjan. Toimeenpanija/toimeenpanijat voidaan valita ennen ohjelmaehdotuksen jättämistä tai vasta ohjelman hyväksymisen jälkeen, kuitenkin ennen sopimuksen allekirjoittamista. Jos toimeenpanija valitaan etukäteen ennen ohjelmaehdotuksen jättämistä se voi osallistua yhdessä hakijajärjestön kanssa ohjelman strategian ja sisällön määrittelyyn. 8

Toimeenpanija/toimeenpanijat on valittava kilpailutusmenettelyllä, jos hankintalaissa (348/2007) asetetut kynnysarvot ylittyvät. Kilpailutusmenettelystä on kerrottu enemmän luvussa 3.1.3. 3.1.1 Toimeenpanijan kelpoisuusvaatimukset Hakijajärjestön valitseman toimeenpanijan on esitettävä todisteet siitä, että yritys on taloudellisesti vakavarainen ja että sillä on käytössään tarvittava infrastruktuuri ja henkilöstö, jolla on toimien toteuttamiseksi asianmukainen kokemus. Yrityksen toiminnasta laaditaan lyhyt kuvaus, jossa keskitytään erityisesti ohjelmaehdotuksen toimeenpanoon liittyviin palveluihin. Kuvauksen lisäksi tarvitaan yrityksen tilinpäätösasiakirjat. Teknisiä valmiuksia ja henkilöstön pätevyyttä mittaamaan tarvitaan kuvaus henkilöstön ammattitaidosta ja pääasiallisista aiemmin suoritetuista palveluista sekä tieto ohjelman kohdealan tuntemuksesta ohjelman kohdemaassa/kohdemaissa. Lisäksi tarvitaan selvitys asianomaisten tuotteiden tai aiheiden yleisestä tuntemuksesta ja kokemuksesta työskennellä muiden ammattialajärjestöjen/toimialakohtaisten organisaatioiden/maatalousalan tai elintarvikealan yritysten ja/tai julkissektorin laitosten kanssa. 3.1.2 Toimeenpanijan hylkäysperusteet Hakijajärjestön on automaattisesti hylättävä toimeenpanijan hakemus, jos toimeenpanija on konkurssissa, selvitystilassa tai on lopettanut tai keskeyttänyt liiketoimintansa. Samoin jos toimeenpanija on tuomittu rikoksesta tai toimeenpanijalla on maksamattomia sosiaaliturva-/verovelkoja. 3.1.3 Kilpailutusmenettely Ohjelman toimeenpanijan kilpailutuksessa on noudatettava julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007), koska ohjelmille myönnetään julkista tukea yli 50 % niiden kokonaiskustannuksista. Kilpailuttamiseen ja toimeenpanijan valintaan tulee varata aikaa noin viisi kuukautta. Toimeenpanijan kilpailuttaminen ennen ohjelmaehdotuksen jättämistä on suositeltavaa, vaikka lainsäädäntö ei sitä edellytäkään. Etukäteinen kilpailuttaminen mahdollistaa sen, että toimeenpanija voi osallistua ohjelmaehdotuksen laadintaan. Jos toimeenpanija kilpailutetaan vasta ohjelmaehdotuksen hyväksymispäätöksen jälkeen, tulee kilpailutusaikataulusta hyvin tiukka ja tarjousten valintaperusteiden määritteleminen on haasteellista. Kynnysarvot ylittävistä (kansallinen kynnysarvo tai EU-kynnysarvo) hankinnoista tulee julkaista hankintailmoitus HILMA -ilmoituskanavassa, joka on työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä Internetissä toimiva maksuton, sähköinen palvelu, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoistaan. Kynnysarvon ylittyminen arvioidaan kilpailutuksen aloitushetken perusteella. Kynnysarvot on aina syytä tarkistaa suoraan hankintalaista. Suomen Kuntaliiton Julkisten hankintojen neuvontayksikkö, neuvoo julkisten hankintojen lainsäädäntöä koskevissa kysymyksissä. Kilpailuttamisessa on noudatettava syrjimättömyys- ja yhdenvertaisuusperiaatteita. Yhdenvertainen ja syrjimätön menettely edellyttää, että tarjoajia kohdellaan samalla tavalla kaikissa tarjousmenettelyn vaiheissa riippumatta sellaisista tekijöistä, jotka eivät liity hankinnan toteuttamiseen. Yhdenvertaisuusperiaate edellyttää, että tarjouspyyntöä ei saa laatia siten, että hankinnan kohteen määrittely asettaa tarjoajat epätasa-arvoiseen asemaan. 9

Puolueettomat valintaperusteet on vahvistettava jo ennen menettelyn aloittamista ja ne on mainittava tarjouspyynnössä. Lisäksi ehdotuksen tekevien organisaatioiden on varmistettava kilpailumenettelyn yhteydessä toimeenpanijoiden ja palveluntarjoajien taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset valmiudet. Tarjousten tekemiselle on varattava kohtuullinen aika ottaen huomioon hankinnan monimutkaisuus, laajuus ja luonne. Mikäli kyseessä on EU-kynnysarvot ylittävä hankinta, hankintalaissa on säädetty ehdottomat määräajat hankintailmoituksen julkaisemiselle sekä osallistumishakemuksen jättämiselle ja tarjousajalle. Avoimuusperiaate edellyttää, että hankinnasta ilmoitetaan julkisesti ja tarjouskilpailun ratkaisemisesta tiedotetaan tarjouskilpailuun osallistuneille. Asianosaisella, kuten tarjouskilpailuun osallistuneella tarjoajalla, on oikeus saada tieto julkisuuslain (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisesti tarjouskilpailussa annetuista tarjouksista hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Hankintapäätös on tehtävä kirjallisesti ja siitä tulee ilmetä päätöksen perustelut. Hankintapäätös tulee antaa tiedoksi niille, joita asia koskee. Päätöksen yhteydessä tulee olla valitusosoitus markkinaoikeudelle sekä hankintaoikaisua koskeva oikaisuohje. Puolueettomat valintaperusteet on vahvistettava jo ennen menettelyn aloittamista ja ne on mainittava tarjouspyynnössä. Maaseutuvirasto tarkistaa hankintalain menettelyllisen noudattamisen. Tärkeää on, että kynnysarvon ylittävät hankinnat on kilpailutettu ja niistä on julkaistu hankinnan arvon mukainen hankintailmoitus. Hankintamenettelyssä oleellista on myös määräaikojen noudattaminen sekä asianmukainen raportointi, johon kuuluu avauspöytäkirjan ja hankintapäätöksen tekeminen ja siitä tiedottaminen kaikille tarjoajille. Hakijajärjestön tulee säilyttää kilpailutukseen liittyvät asiakirjat, kuten muutkin ohjelmaan liittyvät asiakirjat, viiden vuoden ajan tuen loppusumman maksamispäivän jälkeen. 3.2 Hakijajärjestö ohjelman toteuttajana Järjestö voi toteuttaa omin voimin tietyt ohjelman osat, jos se täyttää seuraavat vaatimukset: toteuttamisehdotus on asetuksen 3/2008 artiklan 11 mukainen, järjestö osoittaa, että sillä on vähintään viiden vuoden kokemus samantyyppisten toimien toteuttamisesta, järjestön toteuttama osa ohjelmasta saa vastata enintään 50 prosenttia ohjelman kokonaiskustannuksista lukuun ottamatta asianmukaisesti perusteltuja poikkeustapauksia, joille komissio antaa luvan kirjallisesti, lisäksi järjestön on varmistettava, että sen toteuttamien toimien kustannukset eivät ole markkinoiden tavanomaista kustannustasoa korkeammat. Maaseutuvirasto varmistaa, että nämä edellytykset täyttyvät. 10

4 Sopimukset ja vakuudet 4.1 Maaseutuviraston ja hakijajärjestön välinen sopimus Sopimus ohjelman rahoituksesta ja toteuttamisesta allekirjoitetaan 90 päivän kuluessa siitä, kun komissio on antanut päätöksensä ohjelman hyväksymisestä. Järjestön puolesta sopimuksen allekirjoittavat henkilöt, joilla on yhdistysrekisteriin merkitty nimenkirjoitusoikeus. Maaseutuviraston edustajat allekirjoittavat sopimuksen Suomen valtion puolesta. Sopimuksen allekirjoittamisen edellytyksenä on, että järjestö avaa ohjelmaa varten oman pankkitilin. Sopimus tulee voimaan allekirjoituspäivänä ja sopimuksen voimassaolo päättyy viimeisen ohjelmavuoden jälkeen, kun tuen loppuosa on maksettu. Sopimukseen liitetään ohjelmaehdotus sellaisena kuin komissio on sen hyväksynyt sekä yhteenveto ohjelman talousarviosta ja rahoitusosuuksista. Sopimuksen teossa käytetään komission laatimaa mallisopimuspohjaa, jonka liitteenä ovat menojen tukikelpoisuusehdot ja mallit ohjelman raportoinnista. Mallisopimuspohja löytyy Maaseutuviraston www-sivuilta. Sopimuksen valmistelee Maaseutuvirasto. Hakijajärjestö eli sopimuspuoli on yksin vastuussa Maaseutuvirastolle toimien toteuttamisesta ja on ainoa, jonka kanssa Maaseutuvirasto neuvottelee toimista. Maaseutuvirasto ei vastaa järjestön, toimeenpanijan ja mahdollisten alihankkijoiden välisten erimielisyyksien seurauksista. Kustannukset, jotka ovat aiheutuneet ennen sopimuksen allekirjoittamista, eivät ole tukikelpoisia. 4.2 Vakuudet Järjestön on asetettava ennen sopimuksen allekirjoittamista Maaseutuviraston hyväksi vakuus, joka on suuruudeltaan 15 prosenttia EU:n ja kansallisen tuenosan vuotuisesta enimmäismäärästä. Hyväksytyt vakuusmuodot ovat käteistalletus ja pankin tai vakuutusyhtiön antama takaus. Järjestö tekee vakuuden asettamisesta ilmoituksen Maaseutuvirastolle lomakkeella (Lno 561007). Lomake löytyy Maaseutuviraston www-sivuilta. Esimerkki vakuuden määrästä 1.vuoden hyväksytty talousarvio EU:n enimmäisrahoitusosuus (50 %) kansallinen enimmäisrahoitusosuus (20 %) 340 000 euroa 170 000 euroa 68 000 euroa EU + kansallinen rahoitusosuus yhteensä 238 000 euroa Vakuuden määrä 1.vuonna (15 %) 35 700 euroa Asetettua vakuutta voidaan vapauttaa tai sen määrää voidaan lisätä ohjelman vuosittaisten talousarvioiden mukaan. Vakuus vapautetaan, kun ohjelma ja sen toimenpiteet on toteutettu sopimuksen ehtojen mukaisesti. Vakuuden vapautusta pyydetään Maaseutuvirastosta vapaamuotoisella hakemuksella. Ohjelman viimeisenä toimintavuonna vakuuden on oltava voimassa kuusi kuukautta ohjelman päättymispäivämäärän jälkeen. 11

Esimerkki vakuuden määrän voimassaolosta kolmevuotisessa ohjelmassa Sopimuksen allekirjoituspäivä 4.2.2014 1.ohjelmavuosi 4.2.2014-3.2.2015 2.ohjelmavuosi 4.2.2015 3.2.2016 3.ohjelmavuosi 4.2.2016 2.8.2017 Hyväksytty talousarvio 340 000 euroa 650 000 euroa 420 000 euroa EU (50 %) + kansallinen (20 %) enimmäisrahoitusosuus yhteensä 238 000 euroa 455 000 euroa 294 000 euroa Vakuuden määrä (15 %) vuosittain 35 700 euroa 68 250 euroa 44 100 euroa 4.3 Järjestön ja toimeenpanijan välinen sopimus Sen jälkeen, kun järjestön ja Maaseutuviraston välinen sopimus on allekirjoitettu, järjestö tekee erillisen yhteistyösopimuksen ohjelman toteuttamisesta kilpailumenettelyllä valitun/valittujen toimeenpanijan/toimeenpanijoiden kanssa. Toimeenpanijan kanssa tehtävään sopimukseen on liitettävä ehto, jonka mukaan Maaseutuvirastolla ja komissiolla on toimeenpanijaan nähden samat oikeudet ja valtuudet kuin hakijajärjestöön nähden ja että toimeenpanijalle voidaan tehdä samoja tarkastuksia kuin hakijajärjestölle. Sopimus toimitetaan Maaseutuvirastolle tiedoksi. 4.4 Sopimuksen muuttaminen Jos järjestö kokee tarpeelliseksi muuttaa alkuperäisen ohjelmaehdotuksen sisältöä, tulee asiasta ilmoittaa viipymättä Maaseutuvirastoon. Mikäli kyseessä on merkittävä sisällöllinen muutos tai muutos jolla on merkittävää vaikutusta (yli 10 %) ohjelman talousarvioon, tulee järjestön laatia sopimusmuutosehdotus ja toimittaa se Maaseutuvirastolle. Sopimusmuutosehdotuksessa tulee olla selkeästi esitettynä, mitä asioita muutokset koskevat ja tarkka eritelmä siitä, millaisia vaikutuksia muutoksilla on ohjelman talousarvioon. Erittäin tärkeää on perustella, miksi ehdotetut muutokset tehdään ja mitä lisäarvoa ne tuovat ohjelmalle. Maaseutuvirasto käsittelee sopimusmuutosehdotuksen ja pyytää tarvittaessa järjestöltä lisätietoja. Jos sopimusmuutosehdotus on hyväksyttävä, tehdään siitä uusi sopimus, jonka allekirjoittavat sekä Maaseutuviraston että järjestön edustajat. Sopimusmuutos tulee voimaan allekirjoituspäivänä. Jotta voitaisiin arvioida tilanteen mukaan sitä, mikä on sopimusmuutosta vaativa merkittävä sisällöllinen muutos ohjelmaan, tulee järjestön ottaa yhteyttä Maaseutuvirastoon asian ratkaisemiseksi. Talousarvioon kohdistuvista sopimusmuutoksista on kerrottu tarkemmin kappaleessa 4.5. Sopimukseen ei voi tehdä ohjelmavuotta koskevia muutoksia ohjelmavuoden viimeisen vuosineljänneksen aikana kuin erityisissä poikkeuksellisissa tilanteissa. 4.5 Talousarvioon kohdistuvat muutokset Komission hyväksymää ohjelman talousarvion yhteissummaa ei voi missään tilanteessa kasvattaa. Vuotuiset komission- ja kansallinen rahoitusosuus pysyvät alun perin hyväksytyn ohjelmaehdotuksen 12

talousarvion mukaisina koko ohjelman keston ajan. Mikäli vuotuinen talousarvio ylittyy, jää ylimenevä osa järjestön omalla rahoituksella katettavaksi. Talousarvion varoja ei voida siirtää ohjelmavuodesta toiseen. Vuotuisen talousarvion enimmäismäärän rajoissa budjettikohtien välillä hyväksytään ilman sopimusmuutosta 10 prosentin euromääräiset siirrot ohjelmavuotta koskevien toimien välillä (Mallisopimus art4 (4)). Siirrot eivät saa vaikuttaa ohjelman kokonaiskustannuksiin. Budjettikohtien välillä tehtävät 10 prosentin siirrot lasketaan aina komission hyväksymän ohjelmaehdotuksen talousarviosta ohjelmavuosikohtaisesti. Esimerkiksi: jos jokin talousarvion kohta ylittyy 1000 eurolla, tulee vastaavasti jonkin muun samaan ohjelmavuoteen sisältyvän talousarvion kohdan alittua 1000 eurolla. jos ohjelman toteuttamisen kannalta on tarve tuottaa jotain painettua materiaalia suunniteltua enemmän, voidaan materiaalia tuottaa ilman erillistä sopimusmuutosta, mikäli kyseessä oleva talousarvionkohta ei ylity enempää kuin 10 prosenttia. Tulee kuitenkin huomioida, että vastaavasti jonkin toisen talousarvion kohdan on samanaikaisesti alituttava samalla euromäärällä. Talousarviokohtien väliset euromääräiset siirrot ilman sopimusmuutosta voivat koskea vain ohjelman varsinaisia toimia. Yleiskustannuksista ja tulosten mittauksesta aiheutuneet kustannukset eivät voi ylittää talousarviossa esitettyä summaa, koska niiden maksimimäärä lasketaan prosentuaalisesti ohjelman kokonaisbudjetista. 5 Ohjelman toteuttaminen Ohjelman toimien toteuttaminen voidaan aloittaa sinä päivänä, kun sopimus Maaseutuviraston ja järjestön välillä on allekirjoitettu. 5.1 Ohjelmavuosi Ohjelmavuosi alkaa aina sopimuksen allekirjoittamispäivästä ja se on ohjelmakohtainen. Toimia voidaan ryhtyä toteuttamaan heti sopimuksen allekirjoittamispäivästä lähtien. Ohjelma ja sen toteutus päättyvät sopimuksen viimeisenä ohjelmavuonna, sopimuksen allekirjoituspäivää edeltävänä päivänä. Esimerkiksi, jos kolmivuotisen ohjelman sopimus allekirjoitetaan 14.4.2014: ohjelman ensimmäinen toteuttamispäivä on 14.4.2014, ohjelmavuosi on ajanjakso 14.4. 13.4., ohjelman viimeinen toteuttamispäivä on 13.4.2017. 13

5.2 Alustavat aikataulut Järjestön on toimitettava 30 päivää ennen kunkin neljännesvuosittaisen jakson alkua Maaseutuvirastolle alustava aikataulu niistä toimista, jotka on suunniteltu toteutettavaksi jakson aikana. Ohjelman ensimmäinen alustava aikataulu toimitetaan niin pian kuin mahdollista sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Ohjelmien alustavat aikataulut ilmoitetaan komission laatiman taulukon mukaisesti. Taulukko on ladattavissa Maaseutuviraston www-sivuilta. On tärkeää, että alustava aikataulu lähetetään Maaseutuvirastoon ajoissa ja että siinä ilmoitetaan kaikki jaksolle suunnitellut toimet koska sopimuksen mukaan ainoastaan alustavassa aikataulussa ilmoitetut toimet ovat tukikelpoisia. Jos alustavaan aikatauluun tehdään muutoksia, on järjestön toimitettava päivitetty taulukko Maaseutuvirastoon viimeistään viisitoista työpäivää ennen toimien toteuttamispäivää tai -jaksoa. 5.3 Materiaalien hyväksyminen Järjestön on toimitettava Maaseutuvirastolle etukäteen hyväksyttäväksi kaikki ohjelmassa tuotettava tiedotus- ja menekinedistämisaineisto. Materiaalin tulee vastata ohjelmaehdotuksen sisältöä ja sen on oltava säädösten ja sopimuksessa esitettyjen tukikelpoisuussääntöjen mukaista. Materiaalit tulee toimittaa maaseutuvirastoon hyväksyttäväksi vähintään kaksi viikkoa ennen niiden suunniteltua julkaisemista. Erityisen laajojen aineistojen sekä materiaalien, joista pyydetään lausunto muilta viranomaisilta, hyväksymisprosessiin tulee kuitenkin varata pidempi aika, vähintään kuukausi. Tuotteiden terveysvaikutuksiin viittaavat viestit tarkistetaan Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa (THL) ennen niiden hyväksymistä. Järjestön on laadittava luettelo niistä tieteellisistä tutkimuksista ja hyväksyttyjen tutkimuslaitosten antamista lausunnoista, joihin terveysvaikutteisiin viittaavat viestit perustuvat. Terveysvaikutuksien viittauksille on mahdollista hakea hyväksyntää jo ennen ohjelmaehdotuksen jättämistä. Kirjallisen materiaalin lisäksi hyväksyttäväksi tulee lähettää visuaalinen suunnitelma myös muista kampanjamateriaaleista esimerkiksi pakkauksista, palkinnoista ja messujen tarpeistosta. Internet-sivuille tarkoitetusta kirjallisesta materiaalista ja kuvamateriaalista on toimitettava malli joko pdf- tai jpg-muodossa. Materiaalit voidaan toimittaa hyväksyttäväksi sähköpostin liitetiedostona. Internet-sivuille tarkoitetut animaatiot, videotallenteet sekä radio- ja televisiomainokset tai muu vastaava audiovisuaalinen materiaali tulee toimittaa Maaseutuvirastoon joko cd- tai DVD-levynä, kuitenkin hyväksymisvaiheessa audiovisuaalisesta aineistosta riittää esim. verkkolinkki ääni-/videotiedostoon, josta materiaali on kuunneltavissa/katsottavissa. Kaikki Internet-sivuilla julkaistu materiaali tulee säilyttää viisi vuotta tuen loppuosan maksamispäivän jälkeen. Julkaistu materiaali tulee toimittaa asianmukaisesti tallennettuna Maaseutuvirastoon arkistoitavaksi esimerkiksi cd-levyllä tai DVD:llä. Parhaat formaatit kuvan ja äänen säilyttämiseen ovat DVD:llä toimivat MPEG-1 ja MPEG-2 (ISO-13818). 14 5.4 EU- ja kansallisen rahoitusosuuden mainitseminen materiaaleissa Kaikessa ohjelman puitteissa laaditussa, julkiseen levitykseen tarkoitetussa aineistossa ja asiakirjoissa (mukaan lukien audiovisuaaliset aineistot) on oltava näkyvissä samankokoiset Euroopan unionin ja Suomen valtion liput sekä maininta siitä, että kampanja on rahoitettu Euroopan unionin ja Suomen valtion tuella. Lippujen jäljentämistä koskevat perusohjeet löytyvät Maaseutuviraston www-sivuilta.

Visuaalisessa aineistossa lippuja ja mainintaa käytetään selkeästi viestin alussa, aikana tai lopussa. Auditiivisessa aineistossa mainintaa käytetään selkeästi viestin lopussa. Jos aineistosta tai asiakirjasta puuttuu maininta EU:n ja Suomen osallistumisesta ohjelman rahoitukseen, kyseiseen aineistoon liittyvät kustannukset eivät ole tukikelpoisia. 5.5 Aineiston käyttö ohjelman päättymisen jälkeen Ohjelmassa toteutettua ja rahoitettua aineistoa voidaan käyttää myöhemmin kirjallisella ennakkoluvalla, jonka antavat komissio, ehdotuksen tehdyn järjestö ja Maaseutuvirasto, ottaen huomioon sopimukseen sovellettavasta kansallisesta oikeudesta johtuvat sopimuspuolten oikeudet. Pyyntö kannattaa tehdä hyvissä ajoin ennen ohjelman päättymistä täyttämällä Maaseutuviraston wwwsivuilta ladattavissa olevalla lomakkeella (Lno561051). Pyyntö toimitetaan Maaseutuviraston markkinatukiosastolle sähköpostin liitetiedostona osoitteeseen markkinatukiosasto@mavi.fi. Maaseutuvirasto toimittaa pyynnön komissiolle, joka antaa päätöksensä aineiston käytöstä. 6 Menojen tukikelpoisuus Tukikelpoisia menoja ovat ainoastaan sellaisiin toimiin liittyvät kustannukset, jotka järjestö ja toimeenpanija ovat toteuttaneet ja maksaneet sopimuksen voimaantulon jälkeen, kuitenkin ennen sopimuksen voimassaolon päättymistä. Yhteisön 50 prosentin rahoitusosuutta ja kansallista 20 prosentin rahoitusosuutta laskettaessa tukikelpoisiin kustannuksiin ei oteta huomioon arvonlisäveroon tai muihin maksuihin ja veroihin liittyviä kuluja. Järjestön on käytettävä kaikkia mahdollisia keinoja ostohyvitysten, alennusten tai provisioiden saamiseksi. Esimerkiksi mediatilan laskuissa myös mainostoimiston palkkio on laskettava hinnasta, josta kaikki alennukset, mukaan lukien mediatoimistoalennus, on vähennetty. Järjestön tulee jälkikäteen hyvittää ohjelman tilille kaikki saamansa ostohyvitykset, alennukset tai provisiot ja tulot, jotka eivät vielä näy laskutusvaiheessa, ne tulee myös ilmoittaa Maaseutuvirastolle, joka vähentää niiden osuuden julkisen rahoituksen osuudesta seuraavan tuenmaksun yhteydessä. Tukikelpoisissa toimenpiteissä ei saa suosia mitään tavaramerkkejä, ei saa käyttää yritysten nimiä eikä hakea toimien toteuttamiseksi muita yhteisön tai julkista tukea. Kaikessa aineistossa on ilmoitettava selkeästi ja helposti luettavasti, että Euroopan unioni ja Suomen valtio ovat osallistuneet toimien rahoitukseen. Menojen tukikelpoisuus on selvitetty yksityiskohtaisesti Mallisopimuksen liitteessä III. Mallisopimus löytyy maaseutuviraston www-sivuilta. 6.1 Järjestön tukikelpoiset menot 6.1.1 Yleis- ja rahoituskustannukset Kiinteämääräisenä lasketut yleiskustannukset eivät saa ylittää 3 prosenttia ohjelman suorista kokonaiskustannuksista, kun kyseessä on sisämarkkinoilla toteutettava yhden jäsenvaltion ehdottama 15

ohjelma. Jos kyseessä on usean jäsenvaltion ehdottama ohjelma sisämarkkinoilla, yleiskustannukset saavat olla 5 prosenttia ohjelman kokonaiskustannuksista. Kolmansissa maissa toteutettavien ohjelmien osalta yleiskustannusprosentti on 4 yhden jäsenvaltion ohjelmissa ja 6 prosenttia usean jäsenvaltion ehdottamien ohjelmien osalta. Yleiskustannukset voidaan hyväksyä vain silloin, jos kiinteän määrän laskemisen perustana käytetyt toimien tosiasialliset kokonaiskustannukset voidaan tarkistaa. Järjestön yleiskustannusten käyttämättä jäänyt osa voidaan käyttää toimien tulosten arvioinneista aiheutuviin kustannuksiin. Suoristustakuuseen (vakuudesta aiheutuvat pankkikustannukset) liittyvä kulut ovat tukikelpoisia. 6.2 Toimeenpanijan tukikelpoiset menot 6.2.1 Palkkiot Palkkioihin sisältyvät kaikki henkilöstökustannukset sekä toimien suunnitteluun, toteuttamiseen ja hallinnointiin liittyvät kustannukset. Toimeenpanijan toteuttaessa itse sopimuksessa mainittuja töitä, käytetään palkkion perusteena tosiasiallisesti toteutettujen töiden kustannuksia. Palkkiot esitetään tuntikohtaisten kustannusten perusteella työajanseurantataulukkoa käyttäen. Palkkiolaskussa on ilmoitettava työn kesto, yksikkökustannukset ja kokonaiskustannukset. Työajanseurantaan voidaan käyttää Maaseutuviraston wwwsivuilla olevaa lomaketta (Lno 561052). Kiinteämääräistä palkkiota käytetään silloin, kun toimeenpanija valitsee alihankkijan tekemään työn, joka ei kuulu toimeenpanijan osaamisalueeseen. Kiinteämääräisesti laskutettavien palkkioiden enimmäismäärä on 13 prosenttia toimien tosiasiallisista toteuttamiskustannuksista (usean jäsenmaan ehdottamissa ohjelmissa 15 prosenttia). Kun toimeenpanija hankkii palveluja kolmansilta osapuolilta, sen on varmistettava aiheutuvien kustannusten kohtuullisuus. Kustannusten kohtuullisuuden arvioimiseksi on pyydettävä tarkoituksenmukaisella tavalla riittävä määrä tarjouksia. Toimeenpanijan palkkio mediatilan hankkimisen osalta (mediatilan hankkiminen optimaalisesta paikasta ja optimaalisella hinnalla radiossa, Internetissä, televisiossa, painetussa mediassa jne.) saa olla enintään 5 prosenttia lähetysajan/mainostilan kokonaiskustannuksista. 6.2.2 Matka- ja oleskelukulut Matkakuluina hyväksytään lentolipuista aiheutuvat kustannukset turistiluokassa ja junalipuista ensimmäisessä luokassa Kilometrikorvauksena hyväksytään enintään 0,25 euroa kilometriä kohti. Kuluista on esitettävä todisteena esim. lentolipun tarkastuskortti tai tulosteet sähköisistä varaustiedoista tai lipputosite junamatkasta. Haettavan kilometrikorvauksen osalta on esitettävä ajopäiväkirja, josta selviää päivämäärät, lähtö- ja saapumispaikka sekä matkan pituus. Majoituskorvaus maksetaan maksettua laskua vastaan. Korvaus on enintään 120 euroa päivältä sisämarkkinoilla toteutettavien ohjelmien osalta ja 180 euroa päivältä kolmansien maiden ohjelmien osalta. 16

Muiden kulujen kattamiseksi (ateriat, paikalliset matkat, puhelut jne.) myönnetään kiinteämääräinen päiväraha, joka on 80 euroa päivältä sisämarkkinoiden osalta ja 90 euroa kolmansien maiden osalta. Korvaukset myönnetään työpaikan ulkopuolella tapahtuvia tilaisuuksia varten toiminnan toteuttamiseen tarvittavalta ajalta. 6.3 Muut tukikelpoiset menot 6.3.1 Ryhmäkokoukset ja yhteiskuljetukset Jos toimeenpanija järjestää yhteiskuljetuksia tai ryhmäkokouksia ohjelman kohderyhmille, on tositteisiin liitettävä luettelo osanottajista. Esimerkiksi hotellilaskussa on oltava osallistujan nimi, tai jos lasku on ryhmäkohtainen, on siihen liitettävä kaikkien osallistujien nimet. Ryhmäaterioiden yhteydessä on mainittava jokaisen osallistujan nimi ja tehtävät sekä tilaisuuden aihe. Ryhmämatkakulujen osalta täytyy esittää asianmukaiset tositteet, esim. tarkastuskortit tai Internetissä tehtyjen varausten osalta tulosteet sähköisistä varaustiedoista. 6.3.2 Materiaalit ja välineet Sopimukseen liittyvien toimien toteuttamiseksi tarvittavat materiaalit ja välineet on aina vuokrattava. Jos vuokraaminen ei ole mahdollista tai materiaalien ja välineiden ostaminen tulee vuokraamista edullisemmaksi, voidaan ne siinä tapauksessa hankkia omaksi. Hyväksyttävät kulutustuotteista aiheutuvat menot sisältävät sellaisten materiaalien, tavaroiden ja laitteiden ostoon, valmistukeen tai käyttöön liittyvät menot joiden käyttöikä on lyhyempi kuin sopimuksessa määritellyn työn kesto ja joita ei toimeenpanijan käyttämien tilinpitoperiaatteiden, -sääntöjen ja - menetelmien mukaan pidetä kiinteänä omaisuutena. Kulutustuotteista aiheutuvia menoja ei pidetä suorina kustannuksina, jos toimeenpanija laskee ne poistoina tai muuhun menoluokkaan kuuluvina. Hyväksyttävät kestohyödykkeistä aiheutuvat menot sisältävät sellaisten toimenpiteen toteuttamiseen tarvittavien materiaalien tai laitteiden ostoon tai valmistukseen sopimuksen voimaantulon jälkeen liittyvät menot, joiden käyttöikä on yhtä pitkä tai pidempi kuin sopimuksessa määritellyn työn kesto. Menojen on oltava poistoja koskevien kansallisten määräysten mukaisia. 6.3.3 Tietotekniikkakustannukset Tietotekniikkakustannuksiin sisältyvät kaikki yhteysaikaan, keskusyksikköaikaan, tulostettuihin riveihin ja huoltoyhtiöiden suorittamiin huoltoihin liittyvät menot. Menot voidaan laskuttaa toimeenpanijan perussääntöjen mukaisesti ja sopimuksessa määriteltyyn työhön tosiasiallisesti käytetyn ajan ja työstä perittävän hinnan perusteella. 6.3.4 Julkaisu- ja jakelukustannukset Hyväksyttäviä kustannuksia ovat julkaisu- ja jakelukustannukset, jotka muodostuvat sopimuksen mukaisten julkaisujen ja audiovisuaalisten aineistojen toimittamisesta, kääntämisestä ja jakelusta. 6.3.5 Toimien tulosten arviointi Ohjelman talousarvioon voidaan sisällyttää ohjelman toimilla saatujen tulosten arvioinnista aiheutuvat kustannukset. Arviointikustannukset voivat olla 3 prosenttia toimien toteuttamisesta aiheutuvista 17

todellisista kustannuksista. Ohjelman viimeisen toimintavuoden vuotuiseen arviointiin on sisällytettävä koko ohjelman toimien tulosten arviointi. Tällöin kustannusten prosenttiosuus voi olla 3 prosentin sijaan 5 prosenttia. Ohjelman toteutuneita tuloksia on arvioitava vuosittain. Arvioinnin tekee ulkopuolinen toimija komission tätä tarkoitusta varten laatimien ohjeiden mukaan. Mikäli hankinta ylittää julkisen hankinnan kynnysarvon, tulee arvioinnin toteuttaminen kilpailuttaa. 6.4 Menot, jotka eivät ole tukikelpoisia Seuraavat menot eivät ole tukikelpoisina: varautuminen tuleviin tappioihin tai velkoihin, taksimaksut tai julkisen liikenteen maksut, jotka kattaa päiväraha, pankkikulut, pankkikorot tai vakuusmaksut, lukuun ottamatta suoritustakuuseen liittyviä kuluja, valuutanvaihtotappiot, menot, jotka eivät ole aiheutuneet sopimuksen soveltamisalalla. 7 Tuen maksu 7.1 Ennakkomaksut Tukea voidaan maksaa ennakkona. Ennakkomaksua, jonka määrä on enintään 30 prosenttia EU:n ja jäsenvaltion rahoitusosuuksien yhteenlasketusta määrästä, voidaan hakea 30 päivän kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta tai uuden ohjelmavuoden alkamisesta. Ennakko maksetaan 30 päivän kuluessa ennakkomaksupyynnön jättämisestä. Ennakkomaksun maksaminen edellyttää, että sopimuspuolena oleva organisaatio asettaa Maaseutuvirastolle 110 prosentin vakuuden kyseessä olevan ennakkomaksun määrästä. 7.2 Välimaksut Välimaksut ovat yleisimmin käytetty tapa tuen maksamiseen. Tuki maksetaan neljä kertaa vuodessa toteutuneiden kustannusten perusteella. Vuosineljännekset ovat sopimuksen allekirjoittamisesta alkavia kolmen kuukauden pituisia jaksoja. Välimaksupyyntö voidaan jättää kuukauden sisällä jokaisen vuosineljänneksen päätyttyä. Jos hakemus välimaksusta jätetään myöhässä, tukea vähennetään kolme prosenttia kutakin täyttä viivästyskuukautta kohden, jollei myöhästymisen syy johdu ylivoimaisesta esteestä. Tuen maksamista haetaan tukihakemuslomakkeella (Lno 561020), joka on saatavilla Maaseutuviraston www-sivuilta. Tukihakemus toimitetaan postitse Maaseutuviraston kirjaamoon. Tuen maksu suoritetaan 60 päivän kuluessa hakemuksen jättämisestä. Määräaika voidaan keskeyttää enintään 30 päiväksi, jos järjestöltä on tarpeen pyytää lisätietoja. 18 Kulut kirjataan sille vuosineljännekselle, jolloin niitä koskeva lasku on maksettu ja ne esitetään siinä neljännesvuosijakson maksuhakemuksessa, jonka aikana kustannus on maksettu. Toimenpiteen toteutus ja sitä koskeva maksuhakemus voivat siis olla myös eri neljännesvuosijaksoissa saman ohjelmavuoden sisällä. Näin ollen esimerkiksi laskutuksen viivästymisen vuoksi kustannus voidaan maksaa vasta seuraavan jakson

yhteydessä ja toisaalta esimerkiksi messutapahtumiin liittyvät ilmoittautumismaksut voidaan maksaa etukäteen. Välimaksupyyntö selvityksineen jätetään, vaikka jakson aikana ei olisi toteutettu toimenpiteitä/maksuja tai tukea olisi haettu ennakkoon. Välimaksupyynnöt ja mahdolliset ennakkomaksupyynnöt saavat olla yhteensä enintään 80 prosenttia EU:n ja Suomen valtion yhteenlasketusta vuotuisesta rahoitusosuudesta. Kun tämä 80 prosentin taso on saavutettu, ei uusia välimaksupyyntöjä voida enää jättää. Tällaisissa tapauksissa tuen loppuosan maksamista haetaan ohjelmavuoden viimeisellä jaksolla tuen loppuosan maksamisen yhteydessä. Välimaksupyynnön liitteenä on oltava seuraavat asiakirjat: välikertomus sopimuksen täytäntöönpanosta kyseisen neljänneksen aikana, jäljennökset menoihin liittyvistä laskuista ja tositteista, tiliote ohjelmaa varten avatusta tilistä, rahoitusta koskeva yhteenveto, josta ilmenee budjetoidut ja toteutuneet menot. 7.3 Loppuosan maksaminen Tuen loppuosaa koskeva maksupyyntö on jätettävä Maaseutuvirastoon neljän kuukauden kuluessa vuotuisten toimien päättymispäivästä. Jos tuen loppuosan maksupyyntö jätetään myöhässä, siitä vähennetään kolme prosenttia viivästyskuukautta kohden, jollei myöhästyminen johdu ylivoimaisesta esteestä. Loppuosan maksupyynnön liitteenä toimitetaan samat asiakirjat kuin välimaksupyyntöjen kanssa. Erona on ainoastaan se, että välikertomus korvataan vuotuisella kertomuksella, joka sisältää yhteenvedon toteutetuista toimista koko ohjelmavuoden aikana ja arvion ohjelman tuloksista. 7.4 Laskujen ja tositteiden esittäminen Maksupyyntöjen yhteydessä Maaseutuvirastoon toimitetaan jäljennökset laskuista ja tositteista, jotka luokitellaan ja luetteloidaan ohjelman mukaisten talousarviokohtien mukaan. Maksupyyntöön sisältyvistä laskuista, tositteista ja kokonaissummista tulee tehdä yhteenvetotaulukko. Yhteenvetotaulukossa määrät on ilmoitettava euroina ja euroalueen ulkopuolisten jäsenvaltioiden osalta kansallisena valuuttana ja euroina. Maaseutuvirasto vahvistaa kansallisten sääntöjen mukaisesti valuuttakurssin, jota sovelletaan muunnettaessa toimeenpanijan/toimeenpanijoiden tai järjestön suorittamia menoja ennen niiden ilmoittamista komissiolle. Kaikista tositteista on käytävä ilmi seuraavat tiedot: alihankkija tai palvelun tarjoaja, suoritettava palvelu ja sen yhteys suunniteltuun toimeen, päivämäärä, yksityiskohtainen määrä (arvonlisäveroton), laskun numero, todiste maksamisesta. 19

7.5 Arvonlisäveron osuuden korvaaminen järjestölle Jos järjestö ei ole arvonlisäverovelvollinen, eikä voi vähentää ohjelmaan liittyvien ostojen arvonlisäveroa toiminnassaan (=arvonlisävero jää järjestön lopulliseksi kustannukseksi), voidaan veron osuus korvata järjestölle kansallisista varoista. Maininta korvauksesta sisällytetään sopimukseen. Jos järjestö anoo arvonlisäveron korvaamista, tulee sen toimittaa Maaseutuvirastolle verottajalta saatu ohjaus tai muu riittävä selvitys siitä, ettei arvonlisäveroa voida vähentää hakijan toiminnassa. Jos järjestön on maksettava veroja kolmansiin maihin suunnatuissa kampajoissa, kohdemaassa laskutetut ja maksetut verot ovat tukikelpoisia, jos niitä ei muulla tavoin palauteta. Arvonlisäveron osuus maksetaan järjestölle tukipäätöksen yhteydessä lasku-/kuittikopioiden perusteella toteutuneiden ja maksettujen arvonlisäverojen mukaan. Tuen rahoitusosuudet (EU 50 % ja kansallinen 20 %) lasketaan aina verottomista summista ja arvonlisäveroa käsitellään täysin omana osuutenaan. Esimerkki ALV-osuuden korvaamisesta järjestölle Toimeenpanija on lähettänyt järjestölle laskun lehti-ilmoituksesta: Helsingin Sanomien lehti-ilmoitus, julkaisupäivä X.X.20XX Työkustannus Veroton EUR ALV 23 % 991,27 eur 128,87 eur 1120,14 eur 257,63 eur Yhteensä 1377,77 eur Tilanteessa, jossa yllä oleva lasku on ollut ohjelman ainoa kulutapahtuma kolmen kuukauden toimintajaksolla, tukihakemuksella/-päätöksellä se eritellään alla kuvatulla tavalla: Maksettava euromäärä tukipäätöksellä: Tukikelpoinen määrä veroton (eur) Euroopan yhteisön osuus 50 % Kansallinen osuus 20 % ALV:n korvaus 1120,14 eur 560,07 eur 224,03 eur 257,63 eur Yhteensä maksetaan järjestölle 1041,73 eur 8 Tarkastukset ja seuraamukset 8.1 Seurantaryhmä Seurantaryhmä koostuu Euroopan komission, maa- ja metsätalousministeriön, Maaseutuviraston, Tullilaitoksen, järjestön ja toimeenpanijan edustajista. Seurantaryhmä kokoontuu yleensä vuosittain tarkastelemaan ohjelman edistymistä. Seurantaryhmä tarkastaa ohjelmien asianmukaista toteuttamista, seuraa ohjelmien ja toimien toteutusaikataulua, maksuja, tiedotus- ja menekinedistämisaineiston vaatimustenmukaisuutta, neljännesvuosittaisia ja vuosittaisia kertomuksia, tarkastusten tuloksia sekä väli- ja loppuarviointikertomuksiin sisältyviä suorituksia mikäli ohjelmalle haetaan jatkoa. 20

8.2 Jäsenvaltion suorittamat tarkastukset Jäsenvaltio tarkastaa päättyneitä ohjelmia paikan päällä satunnaisotannan perusteella. Tarkastukset toteutetaan sopimuspuolena olevan järjestön ja toimeenpanijan tiloissa. Tarkastuksen avulla varmistetaan muun muassa toimitettujen tietojen ja tositteiden oikeellisuus sekä sopimusvelvoitteiden täyttyminen. Sääntöjenvastaisuudet annetaan tiedoksi komissiolle, joka voi myös halutessaan osallistua tarkastuksiin. Tullin, Maaseutuviraston, komission ja tilintarkastustuomioistuimen valtuuttamien henkilöiden on myös saatava tutustua sopimuksen nojalla suoritettuihin maksuihin liittyviin tilikirjoihin ja muihin asiakirjoihin sopimuksen allekirjoittamisesta alkaen ja jatkuen viiden vuoden ajan tuen loppuosan maksamispäivän jälkeen. 8.3 Seuraamukset Jos maksuja on suoritettu perusteettomasti, on edunsaajan maksettava asianomaiset määrät takaisin lisättynä korolla, joka on laskettu maksun suorittamisen ja takaisinmaksun väliseltä ajalta. Jos kyseessä on petos tai vakava laiminlyönti, järjestön on korvattava alun perin maksetun ja perustellusti maksettavan määrän erotus kerrottuna kahdella. 9 Määräajat Tähän lukuun on koottu yhteen ohjelmien hakuun ja toteutukseen liittyviä määräaikoja. 9.1 Hakuajat ja ohjelmien hyväksyminen komissiossa Haku on käytännössä auki jatkuvasti. Haku päättyy kaksi kertaa vuodessa, keväällä ja syksyllä. Hakuajat kevään haku avautuu vuosittain lokakuussa syksyn haku avautuu vuosittain toukokuussa Ohjelmaehdotuksen määräaika Komission hyväksyntä Maaseutuvirastossa 15.4. mennessä Maaseutuvirastossa 30.9. mennessä 15.11. mennessä 30.4. mennessä 9.2 Alustavien aikataulujen toimittaminen Ohjelman toteuttaminen voi alkaa sinä päivänä, kun sopimus Maaseutuviraston ja järjestön välillä allekirjoitetaan. Ohjelma etenee koko toimintansa ajan (1-3 vuotta) kolmen kuukauden pituisissa jaksoissa. Alustavat aikataulut voi toimittaa Maaseutuvirastoon sähköpostin liitetiedostona. 21

ohjelman ensimmäisen kolmen kuukauden jakson toimien alustava aikataulu toimitetaan Maaseutuvirastoon mahdollisimman pian sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, ohjelman toisesta jaksosta lähtien alustava aikataulu toimitetaan Maaseutuvirastoon 30 päivää ennen uuden jakson alkua, jos alustavaan aikatauluun tehdään muutoksia, on tieto muutoksista toimitettava Maaseutuvirastoon 15 työpäivää ennen toimen toteuttamista tai jakson alkua, toimet eivät ole tukikelpoisia, jos niitä ei ole ilmoitettu alustavassa aikataulussa toteutettavaksi kyseisellä jaksolla. 9.3 Materiaalien hyväksyminen Kaikki ohjelman puitteissa julkaistava materiaali on lähetettävä Maaseutuvirastoon ennakkohyväksyntää varten esimerkiksi sähköpostin liitetiedostona. materiaali on lähetettävä hyväksyttäväksi vähintään kaksi viikkoa ennen aiottua julkaisua. erityisen laajojen aineistojen sekä materiaalien, joista pyydetään lausunto muilta viranomaisilta, hyväksymisprosessiin tulee kuitenkin varata pidempi aika, vähintään kuukausi 9.4 Tuen hakemisen aikataulut ja tukihakemuksen liitteet Tuen maksamista haetaan tukihakemuslomakkeella (Lno 561020). Lomake löytyy Maaseutuviraston wwwsivuilta. Tuki haetaan jälkikäteen toteutuneiden kustannusten perusteella toimintajakson päätyttyä. tukihakemus toimintavuoden kolmelta ensimmäiseltä jaksolta on toimitettava Maaseutuvirastoon kuukauden kuluessa toimintajakson päättymisestä. (Esim. jos toimintajakso on 4.5. 3.8., niin tukihakemuksen kyseiseltä jaksolta on oltava Maaseutuvirastossa 3.9. mennessä). Maksupyynnön mukana on toimitettava välikertomus kyseisen neljännesvuoden aikana toteutetuista toimista, rahoitusta koskeva yhteenveto, tiliote sekä jäljennökset menoihin liittyvistä laskuista ja tositteista. toimintavuoden viimeinen, eli neljäs tukihakemus on toimitettava Maaseutuvirastoon neljän kuukauden kuluessa ohjelmavuoden päättymisestä. (Esim. jos ohjelmavuosi on 4.2. 3.2., on vuoden viimeinen tukihakemus toimitettava Maaseutuvirastoon 3.6. mennessä). Tukihakemuksen mukana on oltava vuotuinen kertomus. Vuotuinen kertomus sisältää a)yhteenvedon toteutetuista toimista ja arvion havaittavissa olevista tuloksista kertomuksen laatimispäivänä. b) rahoitusta koskevan yhteenvedon, josta ilmenevät suunnitellut ja toteutuneet menot. c) jäljennökset suoritettuja maksuja koskevista laskuista ja tositteista. 9.5 Tuen maksun aikataulut Avustus maksetaan järjestölle 60 päivän kuluessa tukihakemuksen vastaanottamisesta. Jos hakemus ei ole täydellinen ja asiakkaalta on tarpeen pyytää siihen liittyen lisätietoja, 60 päivän määräaika keskeytetään siihen asti kunnes tarvittavat lisätiedot on vastaanotettu. Pyydetyt lisätiedot on toimitettava Maaseutuvirastoon 30 päivän kuluessa pyynnöstä. Mahdollisimman huolellisesti laadittu ja täydellinen tukihakemus nopeuttaa käsittelyaikaa. 22

10 Yhteystiedot Maaseutuvirasto, markkinatukiosasto Postiosoite: PL 405 60101 SEINÄJOKI Käyntiosoite: Alvar Aallonkatu 5 60101 SEINÄJOKI Puh: 0295 31 2000 (vaihde) Internet-osoite: http://www.mavi.fi Sähköposti: markkinatukiosasto@mavi.fi (tai etunimi.sukunimi@mavi.fi) 11 Liitteet 11.1 Liite 1: Rahoitettavat tuotteet ja toimet sisämarkkinoilla Tuotteet ja aiheet, joita ohjelmissa voidaan rahoittaa: tuoreet hedelmät ja vihannekset hedelmä- ja vihannesjalosteet elävät kasvit ja kukkaviljelytuotteet siemenöljyt maito ja maitotuotteet yhteisön tai kansallisen laatujärjestelmän mukaisesti tuotettu tuore, jäähdytetty tai jäädytetty liha ihmisravinnoksi tarkoitettujen munien merkitseminen hunaja ja mehiläishoitotuotteet tuotteet, jotka kuuluvat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1151/20121 mukaiseen suojattujen alkuperänimitysten (SAN), suojattujen maantieteellisten merkintöjen (SMM), aitojen perinteisten tuotteiden (APT) järjestelmään tai vapaaehtoisten laatuilmaisujen järjestelmään neuvoston asetuksen (EY) N:o 834/20072 mukainen luonnonmukainen maatalous ja kyseisen asetuksen mukaisesti rekisteröidyt tuotteet lampaanliha Tiedotus- ja/tai menekinedistämistoimet joita voidaan rahoittaa: PR-toimet, menekinedistäminen ja mainonta, joiden tarkoituksena on korostaa yhteisön tuotteiden erityisiä ominaispiirteitä ja niiden tarjoamia etuja etenkin laadun, elintarvikkeiden turvallisuuden, erityisten tuotantotapojen, ravitsemuksellisten ja terveyttä koskevien ominaisuuksien, päällysmerkintöjen, eläinten hyvinvoinnin ja ympäristönsuojelun osalta 23

tiedotuskampanjat, jotka koskevat erityisesti suojattuja alkuperänimityksiä (SAN), suojattuja maantieteellisiä merkintöjä (SMM), aitojen perinteisten tuotteiden (APT) järjestelmää, vapaaehtoisten laatuilmaisujen järjestelmiä, luonnonmukaista tuotantoa koskevia yhteisön järjestelmiä, muita maataloustuotteiden ja elintarvikkeiden laatuvaatimuksiin ja merkintöihin liittyviä yhteisön järjestelmiä sekä yhteisön lainsäädännössä vahvistettuja graafisia symboleja tiedotus- ja myynninedistämistoimien tulosten arviointitutkimukset osallistuminen kansallisesti tai Euroopan tasolla merkittäviin tapahtumiin, messuihin ja näyttelyihin erityisesti yhteisön tuotteiden tuotekuvan parantamiseen tähtäävien näyttelyosastojen kautta 11.2 Liite 2: Rahoitettavat tuotteet ja toimet kolmansissa maissa Tuotteet ja aiheet, joita ohjelmissa voidaan rahoittaa: tuore, jäähdytetty tai jäädytetty naudan- ja sianliha sekä näihin tuotteisiin perustuvat elintarvikevalmisteet laadukas siipikarjanliha maitotuotteet hedelmät ja vihannekset ja niistä jalostetut tuotteet vilja- ja riisijalosteet kuitupellava elävät kasvit ja kukkaviljelytuotteet tuotteet, jotka kuuluvat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1151/20123 mukaiseen suojattujen alkuperänimitysten (SAN), suojattujen maantieteellisten merkintöjen (SMM), aitojen perinteisten tuotteiden (APT) järjestelmään tai vapaaehtoisten laatuilmaisujen järjestelmään luonnonmukaisen maataloustuotannon tuotteet Tiedotus- ja/tai menekinedistämistoimet joita voidaan rahoittaa: PR-toimet, menekinedistäminen ja mainonta, joiden tarkoituksena on korostaa yhteisön tuotteiden erityisiä ominaispiirteitä ja niiden tarjoamia etuja etenkin laadun, elintarvikkeiden turvallisuuden, erityisten tuotantotapojen, ravitsemuksellisten ja terveyttä koskevien ominaisuuksien, päällysmerkintöjen, eläinten hyvinvoinnin ja ympäristönsuojelun osalta osallistuminen kansainvälisesti merkittäviin tapahtumiin, messuihin ja näyttelyihin erityisesti yhteisön tuotteiden tuotekuvan parantamiseen tähtäävillä näyttelyosastoilla tiedotustoimet, jotka koskevat erityisesti suojattuja alkuperänimityksiä (SAN), suojattuja maantieteellisiä merkintöjä (SMM), aitojen perinteisten tuotteiden (APT) järjestelmää tai vapaaehtoisten laatuilmaisujen järjestelmää, luonnonmukaista tuotantoa koskevia yhteisön järjestelmiä, muita maataloustuotteiden ja elintarvikkeiden laatuvaatimuksiin ja merkintöihin liittyviä yhteisön järjestelmiä sekä yhteisön lainsäädännössä vahvistettuja graafisia symboleja tutkimukset, jotka koskevat laajempien markkinointimahdollisuuksien kannalta tarpeellisia uusia markkinoita korkean tason liike-elämän vierailukäynnit 24 tiedotus- ja myynninedistämistoimien tulosten arviointitutkimukset.

11.3 Liite 3: Kolmansien maiden markkinat, joilla menekinedistämistoimia voidaan toteuttaa Tiedotus- ja/tai menekinedistämistoimia voidaan toteuttaa seuraavilla markkinoilla: Maat: Albania, Armenia, Azerbaidzhan, Australia, Bosnia ja Hertsegovina, Etelä-Korea, Georgia, Intia, Japani, entinen Jugoslavian tasavalta, Kazakstan, Kiina, Kosovo, Makedonia, Moldova, Montenegro, Norja, Serbia, Sveitsi, Turkki, Ukraina, Uusi-Seelanti, Uzbekistan, Valko-Venäjä, Venäjä Maantieteelliset alueet: Afrikka, Kaakkois-Aasia, Latinalainen Amerikka, Lähi- ja Keski-itä, Pohjois-Amerikka 25

26