Sisäisen tarkastuksen ohje
Kuntayhtymähallitus 17.3.2009
SISÄLLYSLUETTELO 1 TARKOITUS JA PERIAATTEET 3 2 TEHTÄVÄT JA ARVIOINTIPERUSTEET 3 3 ASEMA, TOIMIVALTA JA TIETOJENSAANTIOIKEUS 3 4 AMMATILLINEN OSAAMINEN 4 5 SUUNNITTELU 4 6 TARKASTUKSEN TOTEUTUS JA DOKUMENTOINTI 4 7 RAPORTOINTI JA JÄLKISEURANTA 5 8 SISÄISEN TARKASTUKSEN LAATU 5 9 OHJESÄÄNNÖN VOIMAANTULO 5
1 Tarkoitus ja periaatteet Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi- ja varmistus- sekä konsultointitoimintaa, jonka tarkoituksena on tuottaa lisäarvoa kuntayhtymälle ja parantaa sen toimintaa. Sisäinen tarkastus tukee kuntayhtymää sen tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan kuntayhtymän riskienhallinta-, valvonta- sekä johtamis- ja hallintoprosessien tehokkuuden arviointiin ja kehittämiseen. Sisäisen tarkastuksen tarkoituksena on varmistaa, että kuntayhtymän toiminta on tavoitteiden, päämäärien ja toimintaperiaatteiden sekä säädösten ja määräysten mukaista ja että toiminta tukee asetettujen tavoitteiden toteutumista. Sisäinen tarkastus tukee toiminnan taloudellisuutta ja tuloksellisuutta sekä johtamis- ja hallintojärjestelmän kehittämistä. Sisäinen tarkastus tuottaa tarkastus- ja konsultointitoiminnan kautta kuntayhtymän johdolle päätöksenteossa ja valvonnassa tarvittavaa tietoa sekä pyrkii ennalta ehkäisemään tehotonta toimintaa, virheitä sekä väärinkäytöksiä. Kuntayhtymän johdon on mahdollista hyödyntää sisäiseltä tarkastukselta saamaansa tietoa valmistellessaan esimerkiksi toimintakertomukseen sisällytettävää selontekoa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Sisäisen tarkastuksen toimintaa ohjaavat periaatteet ovat: rehellisyys objektiivisuus luottamuksellisuus ja ammattitaito. 2 Tehtävät ja arviointiperusteet Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on arvioida säännöllisesti kuntayhtymän ja sen eri yksiköiden toimintaa saadakseen kohtuullisen varmuuden siitä, suunnitellaanko, johdetaanko ja valvotaanko yksiköiden toimintaa johdon hyväksymien periaatteiden ja ohjeiden sekä organisaation tavoitteiden mukaisesti arvioida toimintaa ja resursointia saadakseen tietoa tavoitteiden saavuttamisesta, toiminnan tuloksellisuudesta sekä havaitakseen mahdollisuuksia toiminnan kehittämiseen arvioida toimintaa suhteessa kuntayhtymän päätöksiin, suunnitelmiin, määräyksiin, ohjeisiin ja toimintaa ohjaaviin normeihin sekä yleisesti hyväksyttyihin menettelytapoihin arvioida toiminnasta ja taloudesta käytettävissä olevan informaation oikeellisuutta ja riittävyyttä arvioida resurssien ja varojen käytön tehokkuutta ja asianmukaisuutta sekä menettelyitä, joilla turvataan resurssien säilymistä ja hallintaa tukea kuntayhtymää tunnistamalla ja arvioimalla merkittäviä riskiasemia sekä edistää riskienhallinta- ja valvontajärjestelmien kehittämistä edistää kuntayhtymän johtamista ja hallintoa arvioimalla ja kehittämällä sitä prosessia, jolla a) arvot ja päämäärät asetetaan ja niistä tiedotetaan, b) päämäärien saavuttamista seurataan, c) vastuuvelvollisuus varmistetaan ja jolla d) arvoja ylläpidetään Arviointiperusteena käytetään mm. sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan viitekehikoita kuten COSO IC ja ERM. Informaatioteknologiaa ja muita erityiskysymyksiä koskevissa asioissa sovelletaan muita yleisesti hyväksyttyjä arviointikehikoita. 3 Asema, toimivalta ja tietojensaantioikeus Sisäinen tarkastus toimii riippumattomuuden varmistamiseksi kuntayhtymän johtajan alaisuudessa. Kuntayhtymän sisäistä tarkastusta suorittaa kuntayhtymän sisäinen tarkastaja ja/tai
sisäisen tarkastuksen palvelut voidaan ostaa ulkopuolisilta sisäisen tarkastuksen palvelujen tuottajilta. Mikäli sisäisen tarkastuksen palvelut hankitaan kokonaan ulkopuolisilta palvelujen tuottajilta, kuntayhtymän johto: a) on kaikissa tilanteissa vastuussa sisäisestä kontrollijärjestelmästä kokonaisuudessaan, b) määrittelee viime kädessä sisäisen tarkastuksen menettelyjen laajuuden, c) vastaa sisäisen tarkastuksen yhteydessä esitettävien havaintojen ja suositusten huomioonottamisesta ja jatkotoimenpiteistä. Sisäisen tarkastajan tulee arvioida säännöllisesti riippumattomuuttaan ja kieltäytyä tehtävistä, joiden suorittaminen riippumattomasti ja objektiivisesti ei ole tai ei näytä olevan mahdollista. Sisäinen tarkastus kohdistuu kaikkeen kuntayhtymän toimintaan. Sisäisellä tarkastajalla on oikeus saada viivytyksettä käyttöönsä kaikki tarkastuksessa tarvittava aineisto. Tiedonsaantioikeus koskee asiakirjojen lisäksi myös teknisessä muodossa säilytettyä tietoa. Sisäisellä tarkastajalla ei ole päätösvaltaa toimintoihin ja tarkastettaviin asioihin nähden. Sisäinen tarkastaja on velvollinen pitämään tarkastus- ja konsultointitoiminnassa saamansa tiedon luottamuksellisena ja hyödyntämään tietoa vain tarkastuksen tavoitteiden saavuttamiseksi. Sisäinen tarkastaja voi osallistua riippumattomana ja objektiivisena riskienhallinta- ja valvontajärjestelmien asiantuntijana kuntayhtymän toimintaa kehittäviin työryhmiin. Sisäisen tarkastajan tuottamista konsultointipalveluista sovitaan erikseen. 4 Ammatillinen osaaminen Sisäisen tarkastajan on ylläpidettävä ja kehitettävä ammatillista osaamistaan jatkuvasti. Sisäisellä tarkastajalla tulee olla riittävät valmiudet havaita väärinkäytöksiä, tuhlausta ja tehotonta toimintaa. 5 Suunnittelu Sisäisen tarkastuksen toiminnan tulee perustua riskiperustamiseen suunnitteluun. Sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelma laaditaan ottaen huomioon kuntayhtymän toimintaan ja talouteen liittyvät riskit, toiminnassa tapahtuneet merkittävät muutokset sekä kuntayhtymän johdon näkemykset. Sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelman hyväksyy kuntayhtymän hallitus. Sisäisen tarkastajan tulee laatia tehtäväkohtainen suunnitelma suoritettavasta arviointi- ja varmistustoiminnasta. Suunnitelmasta on käytävä ilmi: tarkastuksen/arvioinnin kohde ja laajuus, tarkastuksen/arvioinnin tavoite, aikataulu, tarkastus-/arviointimenetelmä ja käytettävät resurssit. 6 Tarkastuksen toteutus ja dokumentointi Tarkastukset perustuvat vuosisuunnitelmaan ja tehtäväkohtaisiin suunnitelmiin. Sisäisen tarkastajan on hankittava, analysoitava ja dokumentoitava tehtävän tavoitteiden saavuttamisen kannalta riittävä informaatio. Tiedon on oltava tehtävän tavoitteiden saavuttamisen kannalta riittävää, luotettavaa, olennaista ja hyödyllistä. Sisäisen tarkastajan on laadittava työpaperit, jotka dokumentoivat tehdyn työn tarkastus- tai arviointikohteittain. Työpaperit on laadittava ja säilytettävä siten, että havainnot ja suositukset voidaan myös jälkikäteen niiden perusteella todentaa. Tarkastuksen työpaperien ja niihin verrattavien atk-tiedostojen säilyttämisestä vastaa tarkastaja. Sisäisen tarkastajan on perustettava johtopäätöksensä ja tehtävän tulokset asianmukaisiin analyyseihin ja arviointeihin. Vastuullinen sisäinen tarkastaja valvoo vuosisuunnitelmaan
sisältyvien tarkastus-/arviointitehtävien toteuttamista sen varmistamiseksi, että tavoitteet saavutetaan ja tehtävä suoritetaan ammattitaitoisesti ja laadukkaasti. 7 Raportointi ja jälkiseuranta Vastuullinen sisäinen tarkastaja raportoi suoritetuista tarkastuksista kuntayhtymän johtajalle. Sisäisen tarkastuksen raporttien tulee sisältää tehtävän tavoitteet ja laajuus sekä soveltuvat johtopäätökset ja suositukset. Raportoinnin tulee olla täsmällistä, objektiivista, selkeää, tiivistä, rakentavaa, täydellistä ja ajankohtaista. Tarkastuksen kohteelle annetaan tilaisuus ilmaista käsityksensä olennaisista tarkastushavainnoista. Kuntayhtymän johto (kuntayhtymähallitus ja sairaanhoitopiirin johtaja) päättää tarkastushavaintojen perusteella suoritettavista toimenpiteistä. Sisäisen tarkastajan tulee varmistaa, että kuntayhtymän johdon hyväksymät toimenpiteet toteutetaan. 8 Sisäisen tarkastuksen laatu Sisäisellä tarkastuksella tulee olla menettelytavat, jotka edistävät sisäisen tarkastustoiminnan tehokkuutta ja laatua sekä lisäarvon toteutumista. Sisäisen tarkastuksen laatua tulisi arvioida systemaattisesti esimerkiksi sisäisin ja/tai ulkoisin arvioinnein. Sisäisen tarkastuksen tulee työssään noudattaa sisäisen tarkastuksen ammattistandardeja ja eettisiä sääntöjä. 9 Ohjesäännön voimaantulo Tämä sisäisen tarkastuksen ohjesääntö tulee voimaan 1.5.2009 lukien.