1 (5) SELVITYS EKSOTEN ULKOISTAMIEN PALVELUJEN VALVONNASTA TERVEYDENHUOLLON OSTOPALVELUJEN VALVONTA Terveydenhuollon ostopalvelujen valvonnasta vastaa sairaalapalvelujen osalta asianomaisen erikoisalan ylilääkäri. Sopimukset tarkistaa hallintoylilääkäri lakimiehen kanssa. Avoterveydenhuollon ostopalvelujen valvonnasta vastaa alueen johtava ylilääkäri ja suun terveydenhuollon osalta johtava ylihammaslääkäri. Avoterveydenhuollon johtava ylilääkäri valvoo ikääntyneiden, vammaisten ja mielenterveys- ja päihdekuntoutujien eri asumisyksikköjen ja perusterveydenhuollon vuodeosastojen lääkäripalvelujen ostopalvelujen osalta, että lääkäriltä edellytetyt vaatimukset ovat kunnossa. Toiminnan toteutumisen valvonta on kunkin alueen tulosaluejohtajalla. Kokonaisulkoistuksissa, kuten Terveystalon silmäyksikkö, valvontavastuu on toimitusjohtajalla ja terveys- ja vanhusten palvelujen johtajalla, joista aina jompikumpi toimii tätä asiaa varten kootun ohjausryhmän puheenjohtajana. SOSIAALIHUOLLON OSTOPALVELUJEN VALVONTA Tämä selvitys koskee sosiaalihuoltolain nojalla järjestettyjä, koteihin tuotettavien palvelujen, vammaisten, päihde-ja mielenterveyskuntoutujien sekä ikääntyneiden asiakkaiden ostopalvelujen valvontaa. Yksityisten palveluntuottajien valvontaa suoritetaan yhteistyössä Aluehallintoviraston ja Valviran kanssa. Aluehallintovirasto huolehtii alueellisten palvelujen lupa-asioista ja valvonnasta ja Valvira palveluja laajemmalla alueella tuottavien, esimerkiksi usean eri kunnan tai maakunnan alueella toimivien palveluntuottajien toimiluvista ja valvonnasta. Aluehallintovirasto ja Valvira myöntävät toimiluvat ympärivuorokautisesti palveluja tuottaville yrityksille. Toimiluvissa huomioidaan mm. tilojen soveltuvuus, määrätään yksikön toiminnasta vastuussa oleva henkilö ja henkilökunnan määrä yksikössä. Muista kuin ympärivuorokauden tuotettavista palveluista palveluntuottajat tekevät Eksotelle ilmoituksen ja palveluseteleillä tuotettaviin palveluihin liittyy Eksoten hyväksymismenettely. Palveluntuottajat toimittavat aluehallintovirastolle/valviralle vuosittain toimintasuunnitelman ja toimintakertomuksen Eksotessa valvontatehtävä on määritelty delegointisäännössä. Valvontavastuu on tulosalueilla delegoitu eri tulosyksikköjen palvelupäälliköille. Eksote valvoo myös omaa toimintaansa (omavalvontasuunnitelmat, auditoinnit). Omavalvonta on koko työyhteisön toteuttamaa jatkuvaa toiminnan laadun varmistamista ja kehittämistä. Omavalvonnan juurruttaminen yhteisöön lähtee yksikön henkilöstön asenteisiin vaikuttamisesta, osallisuutta ja itsemääräämisoikeutta tukevien rakenteiden ja toimintakäytäntöjen kehittämisestä ja jatkuvasta parantamisesta.
2 (5) Ulkoistetut palvelut tulee hankintalain mukaan kilpailuttaa aina kun kyseessä on euromääräisesti määritellyn hankintarajan ylittävä hankinta. Hankintoja suunniteltaessa määritellään ostettavia palveluja koskevat vaatimukset ja niiden toteutumisen raportointi. Palveluja ostetaan sekä sopimusten puitteissa että palveluseteleillä. Palveluseteleitä on käytössä perhepalveluissa (lapsiperheiden tilapäinen kotipalvelu), kuntouttavassa työtoiminnassa ja vammaispalveluissa (henkilökohtaisen avun järjestämiseen tarkoitettu palveluseteli ja suunnitteilla palveluseteli asumispalveluihin). Ikääntyneille suunnattujen palvelujen alueella palveluseteleitä on käytössä omaishoidossa, tuetussa asumisessa ja pienimuotoisesti tehostetun kotiutuksen tilanteissa terveydenhuollon palvelujen ostoon. Parhaillaan on kehitteillä myös palveluseteliperustaisesti henkilökohtaiseen budjettiin pohjautuva palveluseteli sekä ikääntyneiden palveluasumisen ja tehostetun palveluasumisen palveluseteli. Asumispalvelujen osalta valvontaa hoitavat vammaispalvelujen sekä päihde- ja mielenterveyskuntoutujille suunnattujen palvelujen osalta kyseisten tulosyksiköiden palvelupäälliköt. Hoivan alueella valvontaa suorittavat kotihoidon ja asumispalvelujen tulosyksikköjen palvelupäälliköt ja asumisen ostopalveluista ostopalvelupäällikkö. Valvonnassa yhteistyötä tehdään tarpeen mukaan Eksoten eri palveluohjaajien, asiakkuuskoordinaattorien, sas- ryhmän ja lääketurvallisuuskoordinaattorin kanssa Valvonnassa lähtökohtana on yhteistyö yritysten kanssa ja yritysten omavalvonta, jonka toteutumista arvioidaan. Valvontakäynnit eri palveluntuottajien yrityksiin ovat luonteeltaan ohjauksellisia ja/tai valvontaan painottuvia. Käynneistä tehdään kirjallinen selvitys. Nämä selvitykset ja niihin liittyvät asiakirjat tallennetaan M-Files- järjestelmään ja AVIlle/Valviralle lähetetään asumispalvelujen osalta valvontakäynnin kertomus. Tarvittaessa tehdään ennalta ilmoittamattomia käyntejä ostopalveluyksiköihin. Vuoden 2019 aikana erityistä huomiota on kiinnitetty yritysten lääkehoitosuunnitelmiin ja henkilökunnan lääkelupien voimassaoloon. Asumispalvelujen sopimuskumppaneiden osalta lääkehoitosuunnitelman sekä yksikön henkilökunnan lääkeluvat hyväksyy Eksoten lääkäri, muiden palveluntuottajien tulee itse hankkia toimintansa lääkehoidosta vastaava lääkäri. Valvontakäynneillä on tänä vuonna tullut esille lääkelupien voimassaolon tulkintaan liittyneitä epäkohtia eli joillakin yksikön työntekijöillä on lääkelupia joko ehtinyt vanhentua tai on ollut piakkoin vanhenemassa. Näitä epäkohtia palveluntuottajat parhaillaan hoitavat kuntoon. Alkuvuodesta Valvira teki käynnin yhteen Attendo Oy:n asumisyksikköön Eksoten ostopalvelupäällikön valvontakäynnin raportin saatuaan ja Valviran määräyksestä tämän yksikön henkilöstömäärää lisättiin. 2. VALVONNAN TOTEUTTAMINEN ERI PALVELUISSA 2.1 Koteihin tuotettavien ostopalvelujen valvonta Eksoten alueella toimii tällä hetkellä 147 palvelusetelituottajaa 7:ssä eri palvelusetelipalvelussa. Palveluseteleillä palveluja tuottavien yritysten valvontaa on keskitetty yritysneuvontaa ja yritysyhteistyöstä hoitaville palveluohjaajille. He tarkistavat, että yrittäjät ovat hoitaneet tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden täyttämisen, tiedottavat palveluntuottajille Eksoten kulloinkin voimassa olevista ohjeista sekä tekevät myös valvontakäyntejä yrityksiin yhteistyössä tulosyksikön palvelupäällikön kanssa. Yritysneuvonnassa käsitellään myös palvelusetelipalveluista syntyneitä palautteita ja reklamaatioita sekä tehdään yhteistyötä palvelusetelien vastuuhenkilöiden ja palveluohjaajien kanssa.
3 (5) Palveluohjaajat järjestävät 2 kertaa vuodessa palveluntuottajille yhteisen tiedotus/keskustelu/ koulutustilaisuuden. Nämä tilaisuudet järjestetään Lappeenrannassa sekä Imatralla saman sisältöisinä. Vuonna 2019 yritysneuvonnan kautta on toteutunut 21 ohjaus- ja valvontatapaamista. 2.2. Perhe- ja sosiaalipalvelujen ostopalvelujen valvonta Lastensuojelun sijaishuollon valvonta jakaantuu kolmelle vastuutaholle: - AVI/Valvira - sijaishuoltopaikan sijaintikunta - sijaishuollosta vastaava kunta Käytännön ja arjen valvontavastuu on lapsen asioista vastaavalla sosiaalityöntekijällä. Sijaishuollon palveluesimies ja lastensuojelun palvelupäällikkö tekevät ohjaus- ja valvontakäyntejä sekä sijaintikunnan (eli sijaishuoltopaikka sijaitsee jossain Eksoten kunnista) että sijoittajakunnan roolissa. Käynnit ovat sekä reaktiivisia että suunnitelmallisia. Lupa-asioihin liittyviä käyntejä tehdään usein yhdessä AVIn kanssa. Reaktiivinen valvonta toteutetaan tilanteen mukaan yhteistyössä AVIn sekä toisten kuntien kanssa. LAPE -muutosohjelman ohjauksen ja valvonnan työryhmässä on rakennettu valtakunnalliseen mallinnokseen perustuva Etelä-Karjalan sijaishuollon ohjauksen ja valvonnan malli. Mallin toteuttaminen on käynnistysvaiheessa. Periaatteena on muodostaa valvontatiimi, jossa on laajempi joukko edustajia ja myös kokemusasiantuntijan käyttämisen mahdollisuus. LAPE -työssä on laadittu omavalvonnan laatuliite, jota käytetään ulkoistettujen palvelujen valvonnassa. Toive on, että tulevaisuudessa Arvoa asiakkaalle - vaikuttavuusmittarin ja kokonaisuuden kautta saadaan aikaan systemaattinen valvonta yksityisille palveluntuottajille. Haasteena valtakunnallisesti on ns. toimeksiantosuhteinen perhehoito, jonka valvonta on hyvin pitkälle lapsen asioista vastaavan sosiaalityöntekijän vastuulla. Eksotessa perhehoidon tukitiimin työhön sisältyy myös valvonnallinen elementti ja tämä on huomioitu LAPE -työssä. Sekä avo- että sijaishuollon palveluntuottajilta edellytetään sisällöllistä raportointia palvelun toteutumisesta että numeerista raportointia laskutuksen yhteydessä. 2.3 Vammaisille suunnattujen ostopalvelujen valvonta Valviran valvontaohjelmaan vuosille 2016-2019 on kirjattu, että kehitysvammaisella henkilöllä on, tarvittaessa tuettuna, oikeus itsemääräämiseen kykyjensä mukaan, kotirauhaan, yksilöllisyyteen sekä oikeus elää omintakeista elämäänsä ilman, että hänen valintoihinsa puututaan tarpeettomasti. Tämä on vammaispalveluissa toiminnan valvonnan lähtökohta. Vammaispalvelujen yritysyhteistyöstä ja sopimuksiin sekä lupiin liittyvistä asioista vastaa hankinta-asiantuntija. Vammaispalveluihin kilpailutettuihin sopimuksiin sisältyy palveluntuottajan säännöllinen raportointi. Vuosittain Eksotelle toimitetaan omavalvontasuunnitelma, toimintasuunnitelma ja toimintakertomus edelliseltä vuodelta. Sen lisäksi toimitetaan toimintaan liittyvää tietoa, kuten asiakaskohtaisia suunnitelmia, yhteenvedot rajoitustoimenpiteistä sekä asiakasturvallisuuteen liittyvistä poikkeamista.
4 (5) Valvontakäynneistä on aiemmin laadittu vuosikello. Keskustelua lisätään ja neuvontaan sekä ohjaukseen panostetaan jatkossa aiempaa enemmän. Ympärivuorokautisten palvelujen palvelupäällikkö aloittaa valvonnan vahvistamiseksi syksyllä 2019 ohjaus- ja auditointitapaamiset myös ostopalveluyksiköihin. 2.4. Mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden ostopalvelujen valvonta Mie-SAS-tiimin (mielenterveys- ja päihdepalvelut) 3 kuntoutuskoordinaattoria osallistuvat säännöllisin väliajoin jokaisen sijoitetun asiakkaan hoito- ja kuntoutussuunnitelman laadintaan ja tarkistukseen. Tällöin -tehdään arviointi hoidon ja kuntoutuksen toteutuksesta ja laadusta, tiloista, - kuullaan asiakasta ; arvioidaan yhdessä asiakkaan ja mahdollisesti hänen sosiaalisen verkostonsa kanssa kuntoutuksen etenemistä tavoitteiden mukaisesti -käynnit tehdään asiakkaan yksilöllisen kuntoutumissuunnitelman mukaisesti n. 2-4 kertaa vuodessa Palvelupäällikkö tekee yksikkökohtaiset tarkastuskäynnit palveluntuottajien mahdollisten uusien toimintojen tai tilojen vaihtumisen myötä ja antaa lausunnon AVIlle. Palvelupäällikkö tekee yksiköihin viralliset valvontakäynnit, tavoitteena 1-1,5 vuoden välein ja näistä laaditaan lausunto AVIlle. Palvelupäällikkö tekee säännöllistä yhteistyötä palveluntuottajien aluejohtajien ja muiden vastaavien henkilöiden kanssa. Näitä ovat -tapaamiset, Skype-palaverit, sähköpostit, puhelut -palvelupäällikkö on järjestänyt tilaajan ja tuottajien välisiä yleisiä infotilaisuuksia, joissa kerrotaan Eksoten ajankohtaisista asioista ja kuullaan palveluntuottajien toiveita yhteistyöstä -palveluntuottajien uusissa kohteissa palvelupäällikkö ja koko Mie-SAS-tiimi on mukana, lisäksi suunnitteluun on pyydetty mukaan kokemusasiantuntijoita 2.5. Ikääntyneille suunnattujen asumisen ostopalvelujen valvonta 2.5.1 Taustaa Eksoten alueella ikääntyneille suunnattujen asumisen ostopalveluja hankitaan puitesopimuksilla 18 eri yksiköstä. Palveluntuottajia ovat Attendo Oy, Esperi Oy, Lappeenrannan Palvelukeskussäätiö, Kosenkotiyhdistys ry, Hoivakoti Wilhelmiina Oy, Imatran Palvelukeskus Oy, Savitaipaleen Vanhaintuki ry ja Änkilän Hoivapalvelu Oy. Lisäksi Lappeenrannan Vanhainkotiyhdistys ry:n Toivokodista on tarpeen mukaan ostettu muutamille asiakkaille tehostettua palveluasumista. Useimmissa asumisyksiköissä tuotetaan useita palveluja; tuettua asumista palveluseteleillä, palveluasumista (henkilökunta paikalla aamusta iltaan) ja tehostettua palveluasumista (ympärivuorokautinen toiminta). Osalla palveluntuottajista on myös luvat vammaispalvelujen pienimuotoiseen palvelutuotantoon. Palveluasumisen ostopalvelujen piirissä on n. 100 ikääntynyttä asiakasta, tehostetussa palveluasumisessa hieman vaihdellen 240-260 asukasta ja tuetun asumisen palveluseteliasiakkaita on n.80.
5 (5) Asiakkaat ohjautuvat yksiköihin Eksoten palvelutarpeen arvioinnin pohjalta ja Eksoten sas-ryhmän ja asiakkuuskoordinaattorien ohjaamina. Sijoittumisessa huomioidaan asiakkaan omat sekä hänen läheistensä toiveet. 2.5.2 Valvonnasta Edellisellä puitesopimuskaudella v. 2015-2018 yhdistettiin sopimusvalvonta ja toiminnan laadunvalvonta siten, että palveluntuottajat osallistuivat kerran vuodessa minikilpailutukseen. Tämä minikilpailutus vaikutti yritysten sijoittumisjärjestykseen. Minikilpailutuksen lisäksi palveluntuottajat raportoivat myös muutamien laatukriteereiden täyttymisestä. Heiltä tarkistettiin myös tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden täyttyminen. Minikilpailutukseen liittyi bonus-sanktiojärjestelmä. Bonuksena parhaiten minikilpailutuksessa pärjänneet yritykset saivat palkkiona maksuttoman koulutustilaisuuden henkilökunnalleen. Sanktioita ei tarvittu kertaakaan sopimuskaudella, koska velvoitteet oli hoidettu. Edellinen puitesopimuskausi päättyi 31.12.2018. Syksyllä 2018 kilpailutettiin uudet puitesopimukset. Sote -valmistelun ollessa tuolloin kesken, uuden sopimuskauden pituudeksi Eksoten hallitus päätti 2 vuotta eli vuodet 2019-2020. Näiden lisäksi on mahdollista käyttää optioita 1+1. Lyhyestä sopimuskaudesta johtuen minikilpailutusta ei kytketty tähän sopimuskauteen. Sen sijaan yritysten velvoitteiden toteutumista ja laadun tasoa mitataan puolivuosittain toteutuvilla raportoinneilla. Laadun mittaamisessa hyödynnetään RAI-järjestelmää. Nykyisen sopimuskauden ensimmäisen raportoinnin palveluntuottajat suorittavat kuluvan kesän aikana koskien ajanjaksoa 1.1.- 30.6.2019. Palveluntuottajien tulee laatia toiminnastaan omavalvontasuunnitelma. Nämä suunnitelmat on joko pyydetty luettaviksi ja/tai tarkistettu ohjaus/valvontakäyntien yhteydessä. Palveluntuottajien tulee laatia myös lääkehoitosuunnitelma, jonka puitesopimuskumppaneiden osalta hyväksyy Eksoten lääkäri. Eksoten sas-ryhmä ja palvelutarpeen arvioijat sekä asiakkuuskoordinaattorit ovat jatkuvasti yhteydessä asiakkaiden sijoituksiin liittyvissä asioissa asiakkaiden omaisiin sekä palveluntuottajiin. Ostopalvelupäällikkö tekee yksikkökohtaiset tarkastuskäynnit palveluntuottajien uusien toimintojen tai tilojen vaihtumisen myötä ja antaa lausunnon AVIlle sekä valvontakäynnit, joista laaditaan valvontakäynnin kertomus AVIlle/Valviralle. Ostopalvelupäällikkö tekee myös säännöllistä yhteistyötä palveluntuottajien yksikköjen johtajien, aluejohtajien ja muiden vastaavien henkilöiden kanssa. Näitä ovat erilaiset tapaamiset, sähköpostit ja puhelut. Kuluvan vuoden tammi-toukokuun aikana ostopalvelupäällikkö on tehnyt 9 valvontakäyntiä. Eksotessa on toteutettu tänä keväänä asumispalvelujen asiakkaille ja heidän omaisilleen asiakastyytyväisyyskysely (omaan toimintaan sekä ostopalveluihin). Yksityisten asumispalvelujen asiakkailta ja heidän omaisiltaan saatiin toukokuun puoliväliin mennessä 255 vastausta. Vastausten käsittely on vielä hieman kesken, mutta jo tässä vaiheessa voidaan todeta, että vastaajat ovat tyytyväisiä yksikköjen tuottamaan hoivaan ja palveluihin.