LAPPEENRANNAN KUNTAKIINTEISTÖT OY PÖYTÄKIRJA NRO 5/2017 KOKOUSTIEDOT Aika Torstaina klo 17.00-19.30 1 Paikka Lappeenrannan kaupungintalo, Villimiehenkatu 1, kokoushuone Sorjonen 2. kerros OSALLISTUJAT Iitiä Markus kokouksen puheenjohtaja Pietiläinen Päivi sihteeri Hallituksen jäsenet Ruokoniemi Kimmo hallituksen pj. kokouksen pj. kohdat 3 ja 4 Arminen Larisa jäsen Hooman Ari jäsen Muut osallistujat Jay Clarisse Kaijansinkko Leena Karhu Jari Nousiainen Satu Papinniemi Markku Pulkkinen Tiina Räsänen Erkki Seppälä Tarja Vilkko Antti Hietamies Mikko Hämäläinen Timo Immonen Eero Lappalainen Hannu Tolvanen Katri LATO Oy:n toimitusjohtaja kiinteistöjohtaja lakimies satamajohtaja toimitilajohtaja ALLEKIRJOITUKSET Kakkola Risto kh:n pj., poistui pykälän 6 kohdalla klo 18.45 Naukkarinen Olli rahoitus- ja strategiajohtaja, poistui pykälän 6 kohdalla klo 19.00 Markus Iitiä Päivi Pietiläinen Larisa Arminen puheenjohtaja sihteeri Kimmo Ruokoniemi Ari Hooman Pöytäkirjan tarkastus Tarja Seppälä
KÄSITELLYT ASIAT 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus... 3 2 Pöytäkirjan tarkastajan valinta... 3 3 Kesämäenrinteen koulun peruskorjaus, hankesuunnitelman hyväksyminen... 3 4 Kesämäenrinteen koulun peruskorjaus, suunnittelijavalinta... 6 5 Lappeenrannan kaupungin konserniohjeen 2017 hyväksyminen... 8 6 Toimitilan käyttökelvottomuudesta aiheutuvat kustannukset (kaupungin omassa käytössä olevat rakennukset)... 8 7 Muut asiat... 9 8 Kokouksen päättäminen... 9
LAPPEENRANNAN KUNTAKIINTEISTÖT OY PÖYTÄKIRJA NRO 5/2017 3 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pj. Todetaan hallituksen kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2 Pöytäkirjan tarkastajan valinta Pj. Valitaan tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastaja. Tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastaa Tarja Seppälä. 3 Kesämäenrinteen koulun peruskorjaus, hankesuunnitelman hyväksyminen Valmistelija/lisätiedot: Toimitilajohtaja Katri Tolvanen, puh 040 574 3630 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liite 1: Kesämäenrinteen koulun hankesuunnitelma Lappeenrannan Toimitilat Oy on valmistellut Kesämäenrinteen koulun peruskorjauksen hankesuunnitelman yhteistyössä käyttäjän kanssa. Kesämäenrinteen koulun peruskorjaushankkeen tarkoituksena on peruskorjata Kesämäenrinteen koulu kokonaisuudessaan mahdollisine laajennusosineen vastaamaan tämän päivän vaatimuksia huomioiden viranomaisvaatimusten, energiatehokkuuden, rakenneteknisen kuntotutkimuksen, toiminnallisuuden sekä esteettömyyden näkökohdat. Rakennus on valmistunut vuonna 1958. Koulussa on noin 450 oppilasta, 40 opettajaa ja 10 muuta henkilökunnan jäsentä. Rakennuksessa on tehty aiemmin vain osittaisia paikallisia korjauksia, mm. parannettu ilmanvaihtoa, rakennettu pääsisäänkäynnin katos, tehty muutoksia jakelukeittiön, kuraattorin ja JOPO-tiloissa, rakennettu hissit sekä uusittu ja maalattu vesikatetta. Koulun piha/ lähiliikuntapaikka on uusittu kesällä 2016. Peruskorjaushanke valmistuu suunnitelman mukaisesti vuoden 2019 loppuun mennessä.
LAPPEENRANNAN KUNTAKIINTEISTÖT OY PÖYTÄKIRJA NRO 5/2017 4 Käyttäjän ja rakennuksen asettamien vaatimusten täyttämistä on hankesuunnittelun yhteydessä tutkittu kolmen eri vaihtoehdon kautta. Hankesuunnittelun yhteydessä on selvitetty mahdollisuus laajentaa koulua sisäpihalle nykyisen sisäänkäyntikatoksen paikalle, vaihtoehto 1 (VE1) (Vaihtoehto 1/VE1) sekä vaihtoehtoisesti sisäpihalle sekä Kapteeninkadun puolelle, vaihtoehto 2 (VE2). Pelkkä nykyisten tilojen peruskorjausvaihtoehto on vaihtoehto 3 (VE3). Kaikissa vaihtoehdoissa rakennetaan ilmanvaihtokonehuoneet itäsiiven päätyyn. Lappeenrannan kaupungin talousarvioissa ja -suunnitelmissa hankkeelle on varattu rahoitusta yhteensä 8,2 milj. siten, että vuodelle 2017 on varattu suunnitteluun 200 t, ja vuosille 2018 ja 2019 molemmille yhteensä 4 milj.. Hankesuunnitteluvaiheen budjettiarviot eri laajuusvaihtoehdoille hintatasossa Haahtela-indeksi 81,0/ 8.2017, korjausaste 80 % ovat: - VE 1, peruskorjaus ja laajennus, 12,2 Milj. - VE 2, peruskorjaus ja laajennus, 12,6 Milj. - VE 3, peruskorjaus, 10.8 Milj. Kustannukset eivät sisällä ensikertaista kalustamista (n. 850 000 ) eivätkä paikoitusalueen rakentamista (100 000 ) Alustava tilakustannus käyttäjälle: Vuokra vuonna 2017: 6 360 m2, 8,36 eur/m2, 638 035 eur/a Arvio kuukausivuokrasta vuonna 2019 huomioiden peruskorjausja laajennusosat: VE 1: 6 928,5 m2, 17,30 eur/m2, 1 438 357 eur/a VE 2: 7 186,5 m2, 17,17 eur/m2, 1 480 706 eur/a VE 3: 6 073,5 m2, 18,14 eur/m2, 1 322 079 eur/a Hankesuunnittelun yhteydessä tutkituista kolmesta vaihtoehdosta vaihtoehto kolme, VE 3, on pitkän tähtäimen investointiohjelman mukainen peruskorjaus. Vaihtoehdot yksi, VE1 ja vaihtoehto kaksi, VE2 sisältävät peruskorjauksen lisäksi koulurakennuksen laajennuksen. Hankesuunnittelun yhteydessä on selvitetty myös Taidekoulu Estradin ja Kesämäen koulun tilojen yhteensovittamista. Sellaista ratkaisua, jossa kohtuullisin kustannuksin olisi pystytty rakentamaan sirkuskoulun tarvitsema riittävän korkea ja suuri tila, ei kuitenkaan ole löytynyt.
LAPPEENRANNAN KUNTAKIINTEISTÖT OY PÖYTÄKIRJA NRO 5/2017 5 Tilankäytön tehostaminen on yksi LATOn ja Lappeenrannan kaupungin tavoitteista. Tilankäytön tehokkuus peruskorjauksen jälkeen olisi vaihtoehdossa yksi 11,5 hym2/opp., vaihtoehdossa kaksi 12,0 hym2/ opp. ja vaihtoehdossa kolme 9,6 hym2/ opp. Hanketyöryhmä pitää parhaana vaihtoehtona toteutuksen pohjaksi Vaihtoehtoa kolme, VE3 eli koulurakennuksen peruskorjausta. Vaihtoehdossa kolme, VE3, käyttäjän asettamat Kesämäenrinteen koulun toiminnalliset tavoitteet saavutetaan ja samalla tilojen käyttömukavuus lisääntyy. Peruskorjausvaihtoehto on tiloiltaan tehokkain ja kustannuksiltaan edullisin. Rakennuksen vanhentunut talotekniikka uusitaan vastaamaan nykyajan vaatimuksia. Laajennuksena rakennetaan ilmanvaihtokonehuoneet itäsiiven päätyyn. Vaihtoehto 1, VE 1, missä rakennusta laajennetaan sisäpihalle nykyisen sisäänkäyntikatoksen paikalle, on käyttäjän näkökulmasta toiminnallisesti paras. Laajennus kuitenkin kasvattaa investointi- ja vuokrakustannuksia ja toisaalta se huonontaa tilojen käytön tehokkuutta. Ratkaisu ei tue LATOn ja kaupungin yhteistä tavoitetta tehostaa tilan käytön tehokkuutta ja sitä kautta saada raami riittämään. Vaihtoehto 2, VE 2, missä koulurakennusta laajennetaan sisäpihalle ja myös Kapteeninkadun puolelle, on tiloiltaan tehottomin ja kustannuksiltaan kallein. Kaupunkikuvatyöryhmä ei ole lausunnossaan pitänyt laajennusosaa Kapteeninkadun puolelle kaupunkikuvallisesti tai rakennuksen tyylin ja historian kannalta hyväksyttävänä. Ratkaisu ei myöskään tue LATOn ja kaupungin yhteistä tavoitetta tehostaa tilan käytön tehokkuutta ja sitä kautta saada raami riittämään. Kesämäen koulu olisi toivonut, että hanke olisi toteutettu vaihtoehto 1:n mukaisena. Koska kohoavia vuokrakustannuksia ei pystytä kattamaan muita menoja leikkaamalla, hyväksytään myös vaihtoehto 3. Koulu toivoo kuitenkin, että arkkitehtisuunnittelussa aulan ja alakerran liikennöintijärjestelyjen pulma ratkaistaan ja alakerran pukuhuone-, erityisopetus ym. tilat saadaan käytännöllisesti toimiviksi ja kaikki tilat helposti saavutettaviksi. Hanketyöryhmä esittää, että peruskorjaus toteutetaan suunnitellusti vaihtoehdon 3, VE3 mukaan. Lasten ja nuorten lautakunta on päättänyt kokouksessaan 9.11.2017 hyväksyä hankkeen toteutuksen hanketyöryhmän esittämän ve3- vaihtoehdon mukaisesti.
LAPPEENRANNAN KUNTAKIINTEISTÖT OY PÖYTÄKIRJA NRO 5/2017 6 Tj. päättää hyväksyä Kesämäenrinteen koulun peruskorjaushankkeen hankesuunnitelman ja päättää käynnistää toteutussuunnittelun vaihtoehdon 3 (VE3) mukaan. Hyväksyttiin yksimielisesti. Merkittiin, että Markus Iitiä ilmoitti olevansa esteellinen, eikä siten osallistunut asian käsittelyyn. Puheenjohtajana toimi varapuheenjohtaja Kimmo Ruokoniemi. 4 Kesämäenrinteen koulun peruskorjaus, suunnittelijavalinta Valmistelija/lisätiedot: Toimitilajohtaja Katri Tolvanen, puh 040 574 3630 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liite 2: Tarjousten vertailutaulukko Lappeenrannan Toimitilat Oy on valmistellut Kesämäenrinteen koulurakennuksen peruskorjauksen hankesuunnitelman. Lappeen Rakennuttaja Oy on yhdessä Lappeenrannan Hankintapalveluiden kanssa pyytänyt tarjoukset Kesämäenrinteen koulun peruskorjauksen suunnittelun hankinnasta. Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus HILMA - Julkiset hankinnat - tietokannassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi ja osoitteessa www.ted.europa.eu Hankinnasta ilmoitettiin myös Lappeenrannan kaupungin internet-sivuilla osoitteessa www.lappeenranta.fi/fi/ palvelut/paatoksenteko-ja-talous/kaupungin-hankinnat Tarjoukset pisteytettiin siten, että vertailussa hinnan osuus oli 60 % ja laatupisteiden osuus 40 %. Suunnittelutarjousten vertailuhintana on käytetty hankesuunnitelman mukaista laajennusvaihtoehtoa (VE1) ja tarjouksissa on valmiina peruskorjausvaihtoehdon (VE 3) hinta tulevia mahdollisia suunnittelusopimuksia varten. Tarjousten vertailussa on käytetty vaihtoehdon 1 mukaista tarjousta, koska suunnittelutarjouksia pyydettäessä ei ollut vielä tietoa, että vaihtoehto 3 olisi tutkituista vaihtoehdoista se, mitä työryhmä esittää valittavaksi.
LAPPEENRANNAN KUNTAKIINTEISTÖT OY PÖYTÄKIRJA NRO 5/2017 7 Laatupisteiden sisältö: - nimetyn suunnittelijan työkokemuksen pituus 17 pistettä - nimetyn suunnittelijan kokemus vaativista julkisista hankkeista (peruskorjaus) 17 pistettä - nimetyn pääsuunnittelijan erityisosaaminen (referenssihankkeissa on sovellettu matala- tai lähes nollaenergiarakentamista tai hankkeissa on sovellettu ympäristöluokituksen sertifiointia: PromisE, Breem, Leed tai vastaava luokitus, tai referenssihankkeissa on sovellettu seuraavia vaihtoehtoisia urakkamuotoja: elinkaari- tai PPP-hanke, IPT- tai allianssihanke tai projektinjohtohanke) 6 pistettä Arkkitehtisuunnittelusta saatiin kuusi tarjousta, joista kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Arkkitehtuuritoimisto Ovaskainen Oy, 93,40 pistettä, 76 814 (+ alv 24 %). Rakennesuunnittelusta saatiin viisi tarjousta, joista kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Vahanen Rakennusfysiikka Oy, 84,80 pistettä, 59 600 (+alv 24 %). Sähkösuunnittelusta saatiin seitsemän tarjousta, joista kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Sähköinsinööritoimisto SHS Oy, 87,31 pistettä, 62 900 (+ alv 24%). LVI-suunnittelusuunnittelusta saatiin neljä tarjousta, joista kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Granlund Saimaa Oy, 93,57 pistettä, 105 000 (+ alv 24 %). Tj. päättää valita Kesämäenrinteen koulurakennuksen peruskorjauksen arkkitehtisuunnittelijaksi Arkkitehtuuritoimisto Ovaskainen Oy:n, 76 814 (+ alv 24 %), rakennesuunnittelijaksi Vahanen Rakennusfysiikka Oy:n, 59 600 (+alv 24 %), sähkösuunnittelijaksi Sähköinsinööritoimisto SHS Oy:n, 62 900 (+ alv 24%) ja LVIsuunnittelijaksi Granlund Saimaa Oy:n, 105 000 (+ alv 24 %). Hyväksyttiin yksimielisesti. Merkittiin, että Markus Iitiä ilmoitti olevansa esteellinen, eikä siten osallistunut asian käsittelyyn. Puheenjohtajana toimi varapuheenjohtaja Kimmo Ruokoniemi.
LAPPEENRANNAN KUNTAKIINTEISTÖT OY PÖYTÄKIRJA NRO 5/2017 8 5 Lappeenrannan kaupungin konserniohjeen 2017 hyväksyminen Liite 3: Kaupunginvaltuuston päätös 16.10.2017 114 liitteineen Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt Lappeenrannan kaupungin uuden konserniohjeen kokouksessaan 16.10.2017. Aiempi konserniohje oli vuodelta 2013. Konserniohje astui voimaan 1.11.2017 ja se tulee käsitellä ja hyväksyä kaupungin konserniyhteisöjen yhtiökokouksessa ja hallituksessa tai vastaavissa toimielimissä. Samalla konserniyhteisö sitoutuu konserniohjeen noudattamiseen kokonaisuudessaan. Konserniohjeet tulee viedä myös osakkuusyhteisön toimielimen käsittelyyn siten, että toimielin merkitsee konserniohjeet vähintään tiedoksi. Tj. Hyväksytään Lappeenrannan kaupungin konserniohje 2017 ja esitetään se edelleen yhtiökokouksen hyväksyttäväksi. Hyväksyttiin yksimielisesti. 6 Toimitilan käyttökelvottomuudesta aiheutuvat kustannukset (kaupungin omassa käytössä olevat rakennukset) Lappeenrannan kaupungin talousarvion 2018 yksityiskohtaisiin perusteluihin on valmisteltu seuraavansisältöinen teksti: Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy vastaa 1.6.2017 konsernin hallinnoitaviksi siirtyneiden palvelutuotannossa käytettävien kaupungin omistuksessa olevien rakennusten kunnosta. Yhtiö on tehnyt kaupungin toimialojen kanssa uusilla rakennuksilla korvattavista tiloista (Salkut D ja E) vuoden 2017 loppuun mennessä vuokrasopimuksen, jossa on määritelty, miten pitkään yhtiö pitää rakennuksen terveellisenä ja turvallisena. Jos rakennuksen kunnosta johtuen toiminta joudutaan siirtämään toisiin tiloihin, vastaa Lappeenrannan kuntakiinteistöt Oy muutosta aiheutuvista kustannuksista sekä niistä varustelukustannuksista, jotka aiheutuvat siitä, ettei varusteita voida siirtää niiden epäpuhtaudesta johtuen väistötiloihin. Vuokralainen maksaa väistötiloista sitä vuokraa, joka vuokrasopimuksessa on määritelty. Vuokralainen on velvollinen myötävaikuttamaan siihen, että se pystyy järjestämään toimintansa Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n osoittamissa väistötiloissa, joissa hyötyneliöitä on saman verran kuin siinä tilassa, josta vuokralainen on joutunut lähtemään.
LAPPEENRANNAN KUNTAKIINTEISTÖT OY PÖYTÄKIRJA NRO 5/2017 9 Mikäli salkun E tai D kohteen väistötilaa on konsernin kannalta kokonaistaloudellisesti edullisinta vuokrata pidempään kuin käyttökelvottomaksi menneen rakennuksen vuokrasopimus oli, voidaan neliövuokraa tarkistaa siitä hetkestä, kun käyttökelvottoman rakennuksen vuokrasopimus olisi päättynyt. Salkun A kohteissa vuokralainen maksaa koko väistön kestoajan sovittua vuokraa ja on velvollinen muuttamaan takaisin, kun vuokranantaja on saanut tilan terveelliseksi ja turvalliseksi. Tj. merkitsee tiedoksi talousarviotekstin, joka koskee toimitilojen käyttökelvottomuudesta aiheutuvia kustannuksia. Hyväksyttiin. Merkittiin, että Risto Kakkola poistui kohdan käsittelyn aikana klo 18.45 ja Olli Naukkarinen klo 19.00. 7 Muut asiat Tj. Merkitään tiedoksi tehdyt päätökset ja tilaukset 3.-13.11.2017: Toimitilajohtaja Katri Tolvanen / Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy: Hankintapäätös 3.11.2017 / 2 Käräjätalon arkiston ilmanvaihdon peruskorjauksen sähköurakka / Laatu-Sähkö Oy:ltä hintaan 28.700 euroa (+alv 24 %) Hyväksyttiin yksimielisesti. 8 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.