SIIKAJOEN KUNTA TALOUSARVION 2014 TÄYTÄNTÖÖNPANO - OHJE Vuoden 2014 talousarvion täytäntöönpanossa ja toteutuksessa on noudatettava valtuuston 11.12.2013 hyväksymää talousarviota ja sen perusteluja hallintosäännön määräyksiä ja muita talousohjeita seuraavia talousarvion täytäntöönpano - ohjeita 1 TALOUSARVION SITOVUUDEN MÄÄRITTELY Toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytään sekä toiminnalliset että taloudelliset tavoitteet. Valtuuston päätökset sitovat hallintokuntien ja viranhaltijoiden toimintaa ja määrärahojen käyttöä. Jokaisen henkilökuntaan kuuluvan on noudatettava omassa tehtävässään taloudellisuutta ja huolellisuutta. Talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Mahdolliset talousarviomuutokset on tehtävä välittömästi muutostarpeen tultua tietoon. Ylityksiä on ensisijaisesti yritettävä kattaa hyväksyttyjen määrärahojen sisältä. Talousarviomuutoksille tulee löytyä kate. a Käyttötalousosa, sitovuus Käyttötalousosan ulkoisten ja sisäisten menojen ja tulojen määrärahat (talousarvio kokonaisuudessaan) ovat valtuustotasolla sitovia. Käyttötalousosassa mainitut strategiset tavoitteet ovat sitovia niin, että niissä kuvattuja toiminnallisia tavoitteita on noudatettava. Tavoitteiden toteutumista arvioidaan asetettujen numeeristen ja sanallisten mittareiden avulla. kullekin päävastuualueelle hyväksytty määräraha ja tuloarvio sitovat toimielintä mikäli määräraha ei kokonaisuudessaan riitä, talousarvion muutoksesta päättää valtuusto kunnanhallitus voi hyväksyä kunkin päävastuualueen sisäiset tulosalueiden välillä tapahtuvat talousarvion muutokset/siirrot lautakunta voi päättää alaistensa tulosyksikkötasojen talousarvion määrärahojen muutoksista/siirroista päävastuualueen päällikkö tai esimies, jolle muutosoikeus on delegoitu, voi päättää kustannuspaikkojen välisistä tulosyksikkötason muutoksista/siirroista Työllistämisen tulosalueella nettomääräraha eli toimintatulojen ja -menojen erotus on sitova. Valtuusto päättää työllistämisen nettomäärärahan mahdollisesta korottamisesta talousarviovuoden aikana. Hallintokunnat vastaavat kukin omalta osaltaan talousarvion noudattamisesta. Sisäisistä palveluista siivous- ja ruokapalvelujen tulosalue toimii nollaperiaatteella. Mikäli henkilöstömenoista säästyy määrärahoja, säästöjä ei voi käyttää muiden käyttötalousmenojen katteeksi.
2 b Rahoitusosa Valtuusto määrittelee talousarvion rahoitusosan hyväksymisen yhteydessä talousarviovuoden pitkäaikaisen ottolainan määrän, joka on valtuustoon nähden sitova. Kunnanhallituksella on valtuudet nostaa pitkäaikaista lainaa enintään valtuuston päättämä määrä. Vuoden 2014 talousarvio on laadittu siten, että rahoitus hoidetaan lyhytaikaisella lainalla. Mikäli korkotaso olennaisesti muuttuu, voidaan lyhytaikaisen lainan sijasta ottaa pitkäaikaista lainaa. Tässä tapauksessa asia tuodaan kunnanhallituksen ja valtuuston hyväksyttäväksi. Lyhytaikaisen lainoituksen lainanottovaltuus vuonna 2014 on korkeintaan 11,4 milj.. Lainojen lisäys (lyhyt ja pitkäaikainen) vuonna 2014 on arviolta 5,6 miljoonaa euroa. c Investointiosa Investoinnit ovat valtuustoon nähden sitovia talousarviossa hyväksytyn investointiohjelman mukaisesti. Kohteet, joissa toteuttamisen ehtona on ulkopuolisen rahoituksen (valtionosuus, muu rahoitusosuus) saaminen, vahvistetaan päätöksen saamisen jälkeen. d Hankintarajojen päättämiset Kunnanvaltuusto hyväksyi kokouksessaan 7.11.2012/ 78: Vuonna 2013 kunnanjohtaja, päävastuualueen päällikkö, tulosalueen päällikkö, tulosyksikön päällikkö, vastuualueenpäällikkö tai rehtori / koulunjohtaja saavat päättää hankinnoista 5 000 euroon asti talousarvion puitteissa. e Erityismääräyksiä Talousarvioon voi sisältyä kehittämis- ja muita projekteja, joiden kustannuksia katetaan ulkopuolisella rahoituksella. Arvioidut menot voivat ylittyä, jos ylitys on katettavissa ulkopuolisella rahoituksella. Tällaisen hankkeen määrärahan ylitykset hyväksyy kunnanhallitus. f Sijoitusvarallisuuden tuloutus Talousarviovuonna 2014 ja suunnitelmavuosina 2015 ja 2016 esitetään sijoitussalkun tulouttamista 4,5 miljoonaa euroa seuraavasti: Tilinpäätöksen 2012 taseessa kertynyttä ylijäämää oli 667 895,52 euroa. Tilinpäätöksen 2013 tuloksen ennustetaan muodostuvan 905 694 euroa alijäämäiseksi, joten vuoden 2013 taseeseen syntyy alijäämää 237 798 euroa. Vuosina 2014 2016 katetaan edellisten tilikausien alijäämää yhteensä 2,5 miljoonaa euroa.
3 Ruukin koulukeskuksen rakentamiseen tuloutetaan sijoitussalkkua 2,0 miljoonaa euroa, vuonna 2014 tuloutetaan 1,0 ja vuonna 2015 tuloutetaan 1,0 miljoonaa euroa. Päävastuualueiden sitovuudet 2 KÄYTTÖSUUNNITELMAT Kunnanhallitus, lautakunta ja johtokunta hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Nämä toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää valtaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. 3 TOSITTEIDEN HYVÄKSYMINEN Kunnanjohtajalla ja hänen toimenkuvassa määrätyllä sijaisella on oikeus hyväksyä kaikki kunnan tositteet. Lisäksi talouspäälliköllä on oikeus hyväksyä kaikki kunnan tositteet ja antaa maksumääräys, kun kunnanjohtaja ja / tai hallintopäällikkö ei ole paikalla. Päävastuualueen esimiehellä ja hänen toimenkuvassa määrätyllä sijaisellaan on oikeus hyväksyä kaikki päävastuualueensa tositteet. Muutoin toimielin määrittää hyväksyjät vuosittain tai toimikaudeksi kerrallaan.
4 Laskujen ja tositteiden hyväksyjä vastaa siitä, että tositteeseen tulee voimassa olevan tilikartan mukainen tilimerkintä sekä lisäksi laskusta on käytävä ilmi, että se kuuluu kunnan maksettavaksi ja että tavara tai palvelu on vastaanotettu. Laskussa tulee myös käydä laskutusdirektiivin vaatimat tiedot (myyjän nimi, y tunnus, tilinumero kansainvälisessä muodossa, riittävä asiaselvitys ja alv - merkintä erittelyineen). Hyväksyjän on huolehdittava, että laskut tulevat hyväksytyksi eräpäivään mennessä. Laskujen käsittelyn nopeuteen on kiinnitettävä huomiota, jotta suoriteperusteisen kirjanpidon mukaan menot saadaan kohdennettua oikealle kuukaudelle. 4 TOIMINNAN JA TALOUDEN RAPORTOINTI Taloushallinnolle laaditun vuosikellon mukaan kuukauden kirjaukset valmistuvat seuraavasti: Kuukausi Kirjaukset valmiina Tammikuu 17.2.2014 Helmikuu 17.3.2014 Maaliskuu 15.4.2014 Huhtikuu 15.5.2014 Toukokuu 16.6.2014 Kesäkuu 5.8.2014 Heinäkuu 15.8.2014 Elokuu 15.9.2014 Syyskuu 15.10.2014 Lokakuu 17.11.2014 Marraskuu 15.12.2014 Joulukuu tp ohje Kunnanjohtaja on vastuussa siitä, että talousarvion toteutumisesta raportoidaan kunnanhallitukselle kuukausittain. Mikäli näyttää, että kunnan talous on menossa oleellisesti huonompaan suuntaan, kunnanhallitus esittää siihen mahdolliset korjausliikkeet. Kunnanhallitukselle laaditaan kuukausittain tuloslaskelman, erikoissairaanhoidon toteuman sekä verotulojen kehittymisen sisältävä raportti. Lisäksi sekä kunnanhallitus että kunnanvaltuusto saavat neljännesvuosittain kattavamman raportin toteumasta sekä tilinpäätösennusteen. Vuonna 2014 neljännesvuosittain annettavaan raporttiin on tarkoitus sisällyttää hallintokunnilta pyydetyt arviot talouden kehittymisestä sekä investoinneista. Tilinpäätös saatetaan maaliskuun loppuun mennessä kunnanhallituksen sekä kesäkuun loppuun mennessä kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi. Raporttien ajankohdat ovat 30.3., 30.6., 30.9. sekä tilinpäätös.
5 TALOUSARVION MUUTOKSET 5 Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. Määrärahojen ylityksen kate tulee ensisijaisesti löytää päävastuualueen sisältä. 6 HENKILÖSTÖASIAT Viran ja toimen täyttämisessä ja henkilöstön palkoista päätettäessä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. 7 HANKINNAT Kunnanhallitus päättää kunnan osallistumisesta seutukunnallisiin tai muihin yhteishankintarenkaisiin ja sopimuksiin. 8 KÄYTTÖOMAISUUDEN MYYNTI JA HANKINTA Käyttöomaisuuden myynnistä päättää valtuuston hyväksymien perusteiden mukaisesti kunnanhallitus. Irtaimen omaisuuden sekä osakkeiden ja osuuksien myynnistä kunnanhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Irtaimen käyttöomaisuuden hankintapaikat päättää päävastuualueen päällikkö. Hankinnoista päättää kunnanjohtaja, päävastuualueen päällikkö, tulosalueen päällikkö, tulosyksikön päällikkö, vastuualueen päällikkö tai rehtori / koulunjohtaja talousarvion puitteissa. Kts. kohta 1 /4 hankintarajojen päättämiset. 9 TULOT Maksu- ja myyntitulot on laskutettava viivytyksettä. Maksut tulee ohjata kunnan pankkitileille. 10 SISÄINEN VALVONTA Kunnanvaltuusto on 18.6.2013 hyväksynyt sisäisen valvonnan perusteet. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät ja vastuut valtuusto päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista hallitus vastaa hyvän hallintotavan, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. hallitus antaa toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä lauta- ja johtokunnat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta omalla toimialallaan.
6 lauta- ja johtokunnat antavat toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä kunnanjohtaja, päävastuualueiden esimiehet ja muut esimiehet vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta vastuualueillaan kunnanjohtaja ja päävastuualueiden esimiehet raportoivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuuden valvonnasta vastuussa olevalle toimielimelle henkilöstö sitoutuu toimimaan tavoitteiden ja annettujen sääntöjen mukaisesti, kehittämään toimintatapoja sekä ylläpitämään ja jatkuvasti kehittämään ammatillista osaamistaan Sisäisen valvonnan suorittaminen: vastuuhenkilö ja esimies - järjestävät, hoitavat ja valvovat oman yksikön sisäistä tarkkailua - vastaavat yksikön toiminta- ja tietoriskien tunnistamisesta ja hallinnasta - vastaavat henkilö- ja omaisuusvahinkojen ennaltaehkäisystä - raportoivat sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta vastuualueellaan lautakunnalle - on ryhdyttävä viivyttelemättä toimenpiteisiin, jos havaitsee sääntöjenvastaista, epätaloudellista ja tehotonta toimintaa Sisäisessä valvonnassa tulee kiinnittää huomioita: - huolelliseen päätösten ja sopimusten valmisteluun - päätösten ja sopimusten tekemiseen perustellusti ja laillisesti toimivaltaa ylittämättä - päätösten käsittelyyn, toimeenpanoon ja tiedoksiantoon oikein ja viivyttelemättä - sopimusten tehokkaaseen valvontaan - resurssien käyttöön asianmukaisesti ja tehokkaasti - toimintariskien hallintaan, jotta asetetut tulostavoitteet saavutetaan - henkilöstön toimintaan, jotta se on vastuullista sekä hyvän hallintotavan mukaista - kunnan tietojärjestelmien fyysisen turvallisuuden hoitamiseen Muuta sisäisessä valvonnassa: - tilivelvollisten viranhaltijoiden on valvottava, että päävastuualueen, tulosalueiden ja tulosyksiköiden toiminnat toteutetaan valtuuston hyväksymää talousarviota ja käyttösuunnitelmaa sekä niihin liittyviä toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita noudattaen - päävastuualueen vastuuhenkilön tulee huolehtia päävastuualueensa tulojen ja menojen kertymän aiheuttamasta seurannasta sekä vastaavasti esimiesten omien tulosalueidensa ja tulosyksikköjen tulojen ja menojen aiheutumisen seurannasta. Seurannassa tulee hyödyntää web raportointia. Seurantaa tulee toteuttaa kuukausittain, jotta poikkeamiin ehditään reagoida. - hallintokunnat hyväksyvät toimikaudekseen tai vuosittain henkilöt, joilla on oikeus hyväksyä laskut. Hyväksyjän vastuualue tulee määritellä yksityiskohtaisesti. Hyväksyjän on varmistettava, että lasku tai maksumääräys on muodollisesti ja asiallisesti oikein, tavara, työsuoritus tai muu palvelu on merkitty vastaanotetuksi, toimitus on sopimuksen mukainen ja laskussa on tili- ja arvonlisämerkintä. - käteiskassoista vastaavat kassan sijainnin mukaisen toimipisteen vastuuhenkilöt
7 - tulosalueiden ja tulosyksiköiden vastuuhenkilöiden on määrättävä irtaimistosta vastuussa olevat henkilöt sekä määriteltävä tapa, jolla irtaimiston poisto- ja hankintavastuu jakautuu organisaation sisällä - varasto oikaisuista ja käyttöön soveltumattoman materiaalin poistosta päättää päävastuualueen päällikkö tai hänen määräämänsä. - viranhaltijapäätökset tehdään Dynasty asiahallintajärjestelmällä. Viranhaltijapäätöksiä tehtäessä tulee kiinnittää huomiota seuraaviin: mitä päätettäviä asioita on siirretty ja edelleen siirretty, onko päätökset tehty toimivallan puitteissa ja perustellusti, ovatko päätökset olleet nähtävillä ja annettu tiedoksi asianosaisille, onko päätöksissä mukana esteellisiä henkilöitä - kunnanjohtaja ja päävastuualueiden päälliköt vastaavat hallinto- ja kehittämispalveluista Sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta tullaan raportoimaan uuden suunnitelman pohjalta tilinpäätöksessä 2014. 11 RAHAVAROJEN TARKASTUS Rahavarojen ja varastojen tarkastuksen lisäksi tarkastetaan kunnan strategioiden ja toimintaperiaatteiden toteutuminen, samoin informaatiojärjestelmät. Kunnanhallitus nimeää keskuudestaan kaksi jäsentä, jotka tarkastavat vähintään kerran vuodessa kassa- ja pankkitilien varat sekä kunnan hallussa olevat arvopaperit ja erilaiset vakuudet. Lautakuntien on huolehdittava hallinnassaan olevan varallisuuden ja asiapapereiden tarkastuksesta. Tarkastuksesta on laadittava tarkastusraportti ao. toimielimelle, kunnanhallitukselle ja kunnanjohtajalle.