H2: Office365 II Huom. Jos et tehnyt ensimmäistä harjoitusta, suosittelemme tämän harjoituksen 2 tekemistä mikroluokassa, jotta yliopiston mikroluokat tulevat edes hieman tutuiksi. Käy myös katsomassa ensimmäistä harjoitusta ja varmista, että tiedät vastaukset ensimmäisen harjoituksen ensimmäiseen tehtävään. Harjoituksen tavoitteet Harjoituksessa tutustutaan yliopiston www-sivuihin sekä opetellaan käyttämään Office 365-palveluja monipuolisemmin. Harjoituksen jälkeen opiskelija on tutustunut yliopiston www-sivuihin osaa tehdä sähköpostissa suodattimia ja merkitä tärkeitä viestejä hallitsee Office 365 palvelussa tiedostojen jakamisen ja jakamisen poistamisen perusperiaatteet on tutustunut Sway- ja Yammer -ohjelmiin Harjoituksen tehtävät ja niiden pisteytys Harjoituksessa on 6 tehtävää. Yhteispisteet tehtävistä ovat maksimissaan 10. Tehtävä 1 Yliopiston sivustoon tutustuminen (2 p) Tehtävä 2 Sähköpostin edistyneempää käyttöä Office 365 -palvelussa (2 p) Tehtävä 3 OneNote- muistikirjan luonti (2 p) Tehtävä 4 Jakaminen OneDrivessa Office 365 -palvelussa (3 p) Tehtävä 5 Yammer Office 365 -palvelussa (1 p) Mitä palautetaan? Pdf-dokumentti H2.pdf - 1 -
Aluksi Avaa tietokone ja mikäli teet harjoituksen mikroluokassa, kirjaudu sisään käyttäjätunnuksellasi. Etsi koneelta MS Word tekstinkäsittelyohjelma, ja avaa sillä tyhjä dokumentti. Kirjoita dokumenttisi alkuun lause, joka kertoo missä harjoitus on tehty, minkälaisella koneella ja millä käyttöjärjestelmällä (kuva vieressä). Esimerkiksi: Kuva 1 Tein harjoituksen mikroluokan 1084 harjoituksissa omalla HP Notebook -sylimikrolla käyttäen Windows 7 -käyttöjärjestelmää. Kirjoita vastaavat tiedot ratkaisudokumenttiesi alkuun kaikissa myöhemmissäkin harjoituksissa (missä harjoitus on tehty: MLX/kotona/, millä koneella: Asus sylimikro/ MacBook/, millä käyttöjärjestelmällä: Windows 10/Linux/ ). Tieto saattaa olla hyödyllinen ratkaisuasi tarkastettaessa. Tee kaikkien tehtävien ratkaisut samaan dokumenttiin, joten käy kirjoittamassa otsikot Tehtävä 1, Tehtävä 2, Tehtävä 3, Tehtävä 4, Tehtävä 5 omille riveilleen äsken kirjoittamasi rivin perään, lähde tekemään ratkaisua ensimmäiseen tehtävään. Tallenna ratkaisudokumenttisi nimelle H2.docx. Vastaukset annettuasi tallenna dokumentti lopuksi pdf-tiedostoksi ja palaute se Wetoon, kohtaan H2: Office365 II - 2 -
Tehtävä 1 (2 p): Yliopiston sivustoon tutustuminen Avaa selain ja etsi yliopiston intrasivuilta sekä yliopiston kirjaston sivuilta vastaukset seuraaviin kysymyksiin. (a) Mitä langattomia verkkoja yliopistolla on käytössä, ja mikä on kunkin toimintalaajuus (ts. mistä käsin kutakin voi käyttää)? Vihje 1 (b) Tarjoaako kirjasto ryhmätyötiloja? Voiko niitä varata ja miten? (c) Etsi kirjaston e-palveluista MOT online sanakirjat. Se sisältää eri kielten sanakirjojen lisäksi useiden tieteenalojen sanastoon liittyviä erityissanakirjoja. Käy aukaisemassa MOT online, ja aukaise sieltä edelleen tietotekniikan termien käännöksia sisältävä Tietotekniikan liiton ATK-sanakirja ja hae suomenkieliset käännökset seuraaville tietotekniikkaan liittyville englanninkielisille sanoille: laptop computer, dialog box, augmented reality, virtual reality (d) Käy tutustumassa e-kirjoihin. Etsi kirjaston sivuilta tietokanta Ebook Central (ProQuest-yrityksen tarjoamana) Vihje 2, kirjaudu palveluun ja valitse joku itseäsi kiinnostava aihekategoria (Browse subjects). Montako kirjaa kirjastossa on ko. kategoriassa? Selaile joitakin kirjoja. Kerro lyhyesti parilla lauseella, miten voit tehdä kirjaan merkintöjä (korostuksia, muistiinpanoja) ja miten löydät ne jälkeenpäin. Vihje 2 Tehtävän 1 vastaukseksi: (a)- ja (b)-kohtiin lyhyt (2-5 lausetta) teksti, (c)-kohtaan neljä sanaparia, tietotekniikkatermi englanniksi ja sen käännös suomeksi ja (d) -kohtaan lyhyt teksti, jossa kerrot minkä aihealueen (category) kirjoja selailit, ja montako kirjaa siinä kategoriassa oli yliopistolle hankittuna. Vihje 1. Langattomista verkoista löytyy tietoa taustamateriaaleista, sekä yliopiston intrasta. Vihje 2. Ebook Central löytyy esimerkiksi Andor-tiedonhakupalvelun avulla. Kategorian valittuasi näet saatavilla olevien kirjojen lukumäärän. klikkaat Owned and subscribed to by my library - laatikon valituksi, saat listaukseen vain ne kirjat, jotka on tilattu kirjastoon (usein tosin haku näyttää valmiiksi pelkästään tilatut kirjat). Vihje 3. Voit selailla kirjaa aina 5 minuuttia ennen kuin päätät, varaatko sen itsellesi pidempää lukemista varten. Jos et kokeillen saa selvitettyä itsellesi, miten merkintöjä tehdään, löydät varmaan Youtubesta lyhyitä parin minuutin opastevideoita, joiden avulla saat sen selvitetyksi. Tehtävä 2 (2 p): Sähköpostin edistyneempi peruskäyttö O365 -palvelussa Avaa haluamasi selain ja kirjaudu opiskelijoiden Office 365 palveluun. Avaa sitten sähkopostisi Saapuneet kansio ja tee tehtävät a, b ja c. (a) Tee Saapuneet-kansioon suodatin, joka vie kaikki sellaiset viestit, joissa lähettäjänä olet sinä itse ja otsikossa on sana Arkistoi, uuteen kansioon nimeltä Omanimesi arkisto. Ota suodatinsäännön luomisesta kuva. Sääntöä ei tarvitse tallentaa, tärkeintä on tutustua prosessiin. Vihje 4 (b) Mikä merkitys on viestin lähetyksessä kopio- ja piilokopio-kentillä? - 3 -
(c) Mikä merkitys on viereisen kuvan viestissä olevalla nastasymbolilla? Miten sen saa käyttöön? Vihje 5 (d) Tee itsellesi uusi luokka MUISTA ja merkitse jokin viesti ko. luokalla kuten kuvassa. Ota vastaukseksi mallia vastaava pieni kuva muistettavaksi merkitystä viestistä. Vihje 6 Tehtävän 2 vastaukseksi: (a) -kohtaan viereisen mallin mukainen kuva suodatinsäännön luonnista, (b)- ja (c)-kohtiin lyhyt (2-5 lausetta) tekstivastaus. Vihje 4. Luo ensin uusi kansio (esim. Oilin arkisto) valitsemalla kansioruudun alaosasta Uusi kansio. Kirjoita teksti-ruutuun kansion nimi, paina Enter. Hae sitten asetuksista (ratas kuvake) suodattimien sääntöjen luonti (+Lisää sääntö). Anna säännölle nimeksi Omaan arkistoon ja anna sille kaksi ehtoa: Se lähetettiin tai vastaanotettiin lähettäjältä [hae oma yhteystietosi] ja se sisältää nämä sanat viestin otsikossa [Arkistoi]. Toimi seuraavasti -kohtaan laita Siirrä viesti kansioon [Omanimi arkisto]. Vihje 5. Vie hiiren kursori Saapuneet-viestilistassa jonkin viestin päälle, ja katso mitä tapahtuu. Vihje 6. Luokkia voit luoda ja määrittää niille värejä sähköposti-ikkunan yläreunan Luokittele-valikon kautta valinnalla Luokkien hallinta. Sähköpostille saat määritetyksi luokan avaamalla viestille kontekstisensitiivisen valikon, ts. viet hiiren viestilistassa viestin päälle ja aukaiset hiiren kakkospainikkeesta aukeavan vetovalikon. Tehtävä 3 (2p): OneNote- muistikirjan luonti Luo itsellesi OneDrivelle (aluksi) tyhjä muistikirja, ja rakenna siitä loogisesti järkevä OneNote-muistikirja, jossa on ainakin kolme osaa ja ainakin joissain niistä on useampia sivuja Vihje 7. Tarkoitus on, että muistikirjan osat ja niiden sivut on mietitty loogisesti järkeväksi rakenteeksi, niin, että sitä voisi ajatella käyttettäväksi jossain tilanteessa muistiinpanoihin. Voit käyttää oheista mallia ja tehdä omille opinnoillesi sen kaltaisen - 4 -
rakenteen, mutta voit miettiä myös jonkun muun rakenteen. Tallenna muistikirja Ota luomastasi muistikirjasta kuva niin, että myös oma nimesi näkyy kuvan oikeassa yläkulmassa Tehtävän 3 vastaukseksi: Ota vastaukseksi mallin kaltainen kuva omasta muistikirjastasi Vihje 7. Kirjaudu Office 365:een ja avaa sieltä OneNote-verkkosovellus. Luo uusi (tyhjä) muistikirja. Osien ja sivujen lisääminen tapahtuu muistikirjan alareunan +Osa ja +Sivu painikkeiden avulla. Tehtävä 4 (3 p): Jakaminen OneDrivessa Office 365 palvelussa Avaa OneDrive Office365-palvelustasi. Tee sitten tehtävät a, b ja c. (a) Tee OneDrive-levyllesi kansio nimeltä Jaettu kansio. Hae sen jälkeen tähän kansioon linkki, jonka avulla voit jakaa kansion sisällön kenen tahansa kanssa. Liitä linkki vastaukseksi a-kohtaan. Vihje 8 (1) (2) (b) Luo äsken tekemääsi kansioon Word Online -dokumentti nimeltä Projektisuunnitelma, jota muokkaat selaimessa. Kirjoita dokumentin otsikoksi niin ikään Projektisuunnitelma ja lisää pari riviä tekstiä. Vihje 9 Huomaa, että normaalisti (erityisesti teemassa 3 käytetään koneelle asennettua Wordsovellusta, mutta tässä kokeillaan tarkoituksella Wordin selainversion käyttöä. (c) Tee OneDrive-levyllesi kansio nimeltä Toinen jaettu kansio. Jaa myös tämä kansio linkillä ja liitä se vastaukseksi c-kohtaan. Poista tämän jälkeen linkki käytöstä ja kerro, miten poistaminen tehdään? Tehtävän 4 vastaukseksi: (a) -kohtaan linkki jakamaasi kansioon, (b)-kohtaan ei tarvitse laittaa mitään saat tästä kohdasta pisteet jos a-kohdassa jakamastasi kansiostasi löytyy Projektisuunnitelma-dokumentti, ja (c)-kohtaan linkki toiseen jakamaasi kansioon (joka ei siis toimi, koska poistit sen käytöstä), sekä lyhyt (2-3 lausetta) tekstivastaus. Vihje 8. Avaa luomallesi kansiolle kontekstisensitiivinen valikko ((1) oheisessa kuvassa), napsauta Jaa (Share) jolloin aukeaa viestiruutu (2), jossa voit määritellä kansion jaettavaksi kaikkien kanssa, joilla on linkki. Huomaa, että samalla voisit antaa oikeudet myös kansion muokkaukseen. Paina alareunan Kopioi linkki (Copy Link) painikkeesta ja kopioi aukeavasta - 5 -
pikkuikkunasta linkki (ctrl + c), ja liitä kopioitu linkki vastausdokumenttiisi. Linkki näyttää pitkältä ja sekavalta, koska sen on oltava uniikki. Vihje 9. Avaa OneDrive selaimen O365:ssa, navigoi äsken luomaasi kansioon ja valitse Uusi Word -asiakirja. Anna nimeksi Projektisuunnitelma ja samoin otsikoksi (ks. kuva alla). Tehtävä 5 (1 p): Yammer Office 365 palvelussa Avaa Yammer Office365-palvelustasi (kuva vieressä). Yammer on organisaatiokäyttöön kehitetty sosiaalisen median palvelu, mutta sitä käytetään Tampereen yliopistossa toistaiseksi vähänlaisesti. Miten sitä voisi hyödyntää opiskelussa? Miten uusi ryhmä luodaan? Ryhmää ei tarvitse luoda, kuvaus riittää. Tehtävän 5 vastaukseksi: Lyhyehkö (5-7 lausetta) tekstivastaus. - 6 -