HENKILÖTIEDOT SISÄLLYSLUETTELO 1. Yleistä 2. Henkilötiedot 2.1 Pikahaku 2.2 Henkilön lisääminen 2.2.1 Jäsenen vanha sportti-id / hetu 2.2.2 Uuden henkilön lisääminen 2.2.3 Täytettävät kentät uutta henkilöä lisätessä 2.3 Henkilötietojen muokkaaminen 2.3.1 Tietojen muokkaus 2.4 Yhteystietojen lisääminen 2.5 Jäsenyyden/jäsenlajin lisääminen henkilölle 2.6. Jäsenlajin vaihtaminen (nk. korotusjäsenyys) 2.7 Jäsenyyden / jäsenlajin päättäminen 2.8 Automaattinen jäsenlajin vaihto 2.9 Sähköpostitehtävän lisääminen henkilölle (jolloin saa esim. sähköisen seuratiedotteen liitosta) 2.10 Lisätiedot 2.11 Kortit (=toimihenkilölisenssit) 3. Jäsenlaskujen katselu / erillistulostus jo kerran tulostetusta laskusta 4. Ainais- ja kunniajäsenet 5. Hippos-lehti ja jäsenkortit 6. Osoitteenmuutokset 7. Maksumuistutus jäsenelle
1. Yleistä Uusilta jäseniltä tulee kysyä AINA vanhaa jäsennumeroa ja käyttää sitä, jotta vältymme tuplaid:ltä. Jäsen saattaa olla rekisterissä myös muiden urheilulajien kautta. Jos jäsen ei muista jäsennumeroaan, tarkista se aluesihteeriltäsi. Jäsenet tulee lisätä sporttirekisteriin mahdollisimman nopeasti. Vakuutus astuu voimaan, kun jäsen on lisätty rekisteriin ja hänelle on kirjautunut lasku. Vakuutus on voimassa automaattisesti laskun eräpäivään asti. Kun laskun maksaa eräpäivään mennessä, vakuutus on voimassa vuoden loppuun asti. Muut jäsenedut astuvat voimaan, kun jäsenmaksu on kirjautunut rekisteriin. Mikäli jäsensihteeri viivyttelee jäsenen lisäämistä sporttirekisteriin, seura saattaa vahingon sattuessa joutua vastuuseen vakuutusturvan puuttumisen johdosta. Tästä syystä suosittelemme, että jäsensihteeri tarkistaa myös oman seuransa säännöt siltä osin, mitä ne sanovat jäseneksi hyväksymisestä. Joulukuussa liittyvät jäsenet, jotka eivät saa enää jäsenmaksulaskua kuluvalle vuodelle, lisätään rekisteriin jäseneksi alk. 1.1.2015. Heidän vakuutusturvansa alkaa ko. vuoden alusta kun lasku on kirjautunut järjestelmään. 2. Henkilötiedot 2.1. Pikahaku Pikahaku sijaitsee rekisterin oikeassa yläreunassa. Pikahaulla voidaan hakea henkilöitä (sukunimen alulla, sukunimen ja etunimen yhdistelmällä, syntymäaika ppkkvv, hetulla tai jäsennumerolla). Muiden seurojen ja lajiliittojen jäsenet löytyvät vain hetulla tai jäsennumerolla. a) Valitse pudotusvalikosta, haluatko hakea henkilöä (vai organisaatiota = seuraa näet vain oman seurasi tiedot).
b) Kirjoita hakuehto, esim. Esimerkki Essi (sukunimi ensin). c) Klikkaa Hae-painiketta (tai Enteriä). Henkilön tiedot tulostuvat sivulle. Useamman henkilön löytyessä sivulle tulostuu nimilista, jolloin henkilön nimi toimii linkkinä tarkempiin tietoihin. Nimen perässä oleva Poista-painike poistaa henkilön vain ko. nimilistasta, ei kokonaan järjestelmästä. 2.2. Henkilön lisääminen 2.2.1 Jäsenen vanha sportti-id / hetu Uusilta jäseniltä tulee kysyä aikaisempaa sportti-id:tä (=jäsennumeroa) ja käyttää sitä haussa, näin vältytään tuplatiedoilta rekisterissä ja varmistetaan että merkkisuoritukset, ansiomerkit ja tuomari-/valmentajatiedot siirtyvät mukana uuteen seuraan. Mikäli jäsen ei muista vanhaa numeroaan, kysy sitä oman alueesi aluesihteeriltä. Jäsen löytyy myös hetulla, mikäli se on tallennettu rekisteriin. Syötä jäseneltä saamasi sportti-id Pikahaku kenttään (EI Lisää henkilö näytön sportti-idkenttään). Ohjelma kysyy, Haluatko liittää johon vastaat kyllä, ts. hyväksyt organisaatiosidoksen. Tarvittaessa päivitä tietoja Muokkaa toiminnon kautta ja tallenna. Muistathan lisätä jäsenelle myös jäsenyyden omaan seuraasi Jäsenyys välilehdellä. 2.2.2 Uuden henkilön lisääminen (ts. jos jäsenellä ei ole ollut vanhaa id:tä) aloitetaan aina painamalla Lisää -painiketta henkilötietojen Perustiedot-välilehdellä. Lisää-painikkeella ainoastaan lisätään uusi henkilö järjestelmään. Tähän toimintoon ryhtyessäsi oit olla kenen tahansa jäsenen perustiedoissa.
Pääset uuden jäsentietolomakkeen lisäysnäkymään. 2.2.3 Täytettävät kentät uutta henkilöä lisätessä (jos jäsenellä ei ole ollut aikaisemmin seura- tai green card jäsenyyttä) ovat seuraavat: Sukunimi- ja Etunimi- sekä Osoite-kentät ovat pakollisia tietoja tallennettaessa uutta henkilöä. Järjestelmä antaa henkilölle automaattisesti Sportti-ID:n tallennuksen jälkeen. Järjestelmä täydentää syntymäpäivän ja sukupuolen automaattisesti Hetu-kentän tiedoista tallennettaessa. Mikäli hetun loppuosaa ei tiedetä, sitä ei ole pakko merkitä. Järjestelmä ei hyväksy virheellisiä tai jo rekisteriin tallennettuja hetuja. (Kts. kohta 2.2) Jos haet henkilöä Hetulla ja hänen tietonsa ovat rekisterissä ennestään, kysyy ohjelma, haluatko liittää ko. henkilön organisaatioosi. Vastaa tähän kyllä ja saat olemassa olevat tiedot näkyviin. Mikäli tiedossasi ei ole Hetua, merkitse jäsenen syntymäaika ja sukupuoli. Ne ovat välttämättömiä esim. kilpailuluvan haltijoilla (tiedot eivät muuten siirry kipaan) sekä lisävakuutuksen ottajilla. Jäsen ei saa tehtyä itselleen seurakilpailulupaa ilman rekisteriin tallennettua hetua eli sen lisääminen perustietoihin on suotavaa. Kieli on oletuksena suomi ja kansalaisuus sekä maa ovat oletuksena Finland. Jos haluat, että jäsen saa ruotsinkielisen laskun, valitse kieleksi ruotsi. Käyttäjän kirjoitettua osoitteen ja postinumeron täydentää järjestelmä automaattisesti tiedon Postitoimipaikka-kenttään tallennettaessa. Ensisijainen puhelin, -matkapuhelin ja -e-mail-kenttiin päivittyy automaattisesti ensisijaiseksi merkitty yhteystieto Yhteystiedot-välilehdeltä.
Järjestelmä tallentaa uuden henkilön statukseksi automaattisesti aktiivinen. Henkilön voi passivoida tallentamalla kuolinpäivän. Passiiviset henkilöt säilyvät järjestelmässä niin kauan, kun niitä ei poisteta liiton taholta. Kuolinpäivän saa lisätä ainoastaan silloin, jos henkilö todella on kuollut. Järjestelmä päivittää automaattisesti tietojen lisäys- ja muutosajan. Lisääjäksi/muuttajaksi tallentuu järjestelmään kirjautunut käyttäjä. Tallennuksen jälkeen järjestelmä muuttaa tekstikenttiin kirjoitetut tekstit automaattisesti isoiksi kirjaimiksi. (Poikkeus: Kutsumanimi kenttään teksti jää juuri siten, miten se on siihen manuaalisesti syötetty.) HUOM! Kutsumanimi kentässä oleva nimitieto tulostuu jäsenkorttiin sekä esim. liiton nettisivuilla oleville toimihenkilölistoille. Siksi on tärkeää, että tässä kentässä on henkilön oikea nimi (tai vaikka toinen nimi, jos käyttää sitä etunimenä), ei lempinimeä. Sivun lopussa oleva Tallenna -painike tallentaa tiedot. Tiedot voi tallentaa myös Enter-näppäintä painamalla. Paina Tallenna-painiketta/Enteriä vain kerran tallentaessasi tietoja järjestelmään. 2.3 Henkilötietojen muokkaaminen 2.3.1 Tietojen muokkaus aloitetaan Muokkaa-painiketta painamalla halutun henkilön tiedoissa. Tämä koskee myös sellaisia tilanteita, kun muokattava välilehti on vielä tyhjä eli jäsenellä ei ole ko. välilehdellä tietoa (kuten Yhteystiedot). Kullakin välilehdellä uusi tieto lisätään aina välilehden yläreunassa olevasta Muokkaapainikkeesta.
Tiedot listautuvat välilehdille allekkain omiksi riveikseen. Tällöin välilehdelle voidaan tallentaa useita tietoja, kuten yhteystietoja. Toisaalta, tallennettaessa henkilölle uusi aktiivinen tehtävä aiemmat tehtävät säilyvät historiatietona niin kauan, kun niitä ei poisteta. Yksittäistä tietoa voit muokata klikkaamalla rivin kohdalta Muokkaa-painiketta. Tiedon voi poistaa Poista-painikkeesta. Järjestelmä tekee varmistuskyselyn ennen poiston suorittamista. 2.4 Yhteystietojen lisääminen Yhteystiedot-välilehdelle voidaan henkilöstä tallentaa erityyppisiä yhteystietoja. Yhteystietoja voi olla useita ja ensisijaiset yhteystiedot näytetään henkilön perustiedoissa. a) Hae haluamasi henkilön tiedot esille pikahaun avulla ja mene Yhteystiedot-välilehdelle. b) Lisää uusi yhteystieto klikkaamalla välilehden yläreunasta Muokkaa-painiketta. c) Täydennä yhteystiedon tiedot. Valitse yhteystiedon tyyppi pudotusvalikosta ja anna varsinainen yhteystieto, esim. matkapuhelinnumero Yhteystieto-kenttään. Mikäli merkitset yhteystiedon ensisijaiseksi, päivittää järjestelmä automaattisesti yhteystiedon henkilön Perustiedot-välilehdelle vastaavaan yhteystietokenttään. d) Klikkaa Tallenna-painiketta vain kerran tallentaaksesi tiedot.
2.5 Jäsenyyden/jäsenlajin lisääminen henkilölle a) Hae sen henkilön tiedot esille pikahaun avulla, jolle haluat jäsenyyden lisätä. b) Mene henkilön tiedoissa Jäsenyydet-välilehdelle ja klikkaa yläreunasta Muokkaa-painiketta. d) Valitse jäsenlaji alasvetovalikosta
e) Anna jäsenyydelle alku- (ja loppu)päivämäärät muodossa pp.kk.vv, pp.kk.vvvv tai ppkkvvvv. Mikäli haluat, että jäsenyys jatkuu vuodesta toiseen, täytä pelkkä alkamispäivämäärä (aina). Täytä loppupäivämäärä vain silloin, kun jäsen ilmoittaa, ettei halua enää jatkaa seuran jäsenenä esim. seuraavana vuonna. Järjestelmä merkitsee jäsenyyden automaattisesti aktiiviseksi, mikäli kuluva päivä on jäsenyyden alku- ja loppupäivämäärien sisällä. f) Lehti-merkintä on oletuksena lisättäessä uutta jäsenyyttä. (HUOM! vain aktiiviset henkilöt poimiutuvat lehtipoimintaan). Hippos-lehti menee varsinaisille jäsenille mutta ei perhejäsenille eikä seurojen kannatusjäsenille. Nämä tiedot on syötetty rekisterin taustatietoihin, eikä tästä kentästä tarvitse välittää. Jos jäsen kuuluu useampaan seuraan varsinaisena jäsenenä, hänelle menee silti vain yksi lehti. Aktivoimme erillisestä pyynnöstä kaikki hänelle kuuluvat lehdet tällöin yhteys omaan aluesihteeriin. g) Kun jäsenen Jäsenyys tietoihin tulee näkyviin jäsenkausi ja maksettu summa, lasku on muodostunut. Kun samassa näkymässä olevassa Suoritettu kentässä on summa, on lasku myös maksettu. HUOM! Jos tässä kohtaa uutta henkilöä lisätessäsi painat ko. jäsenyysrivin oikeassa laidassa olevaa Laskuta nappia, huomioithan, että kyseinen lasku ei lähde enää liiton postituksessa. h) Paina Tallenna-painiketta tai Enteriä vain kerran tallentaaksesi tiedot. 2.6. Jäsenlajin vaihtaminen (nk. korotusjäsenyys) Jos jäsen haluaa vaihtaa jo maksettua jäsenyyttä kesken kauden esim. perhejäsenestä tai kannatusjäsenestä täysjäseneksi (=seniori, juniori) toimi seuraavasti: a) Laita vanhaan jäsenyyteen päättymispäivä esim. edelliselle päivälle. b) Luo uusi jäsenyys alkaen kuluvasta päivästä käyttäen tilanteesta riippuen jäsenlajia SRL KOROTUS PERHE->TÄYSJÄSEN tai SRL KOROTUS KANNAT->TÄYSJÄSEN. Ohjelma ei anna tallentaa päiväyksiä, mikäli ajat menevät päällekkäin. c) Tällä operaatiolla jäsen saa itselleen seuraavassa ajossa korotusjäsenmaksulaskun, jolla hän voi suorittaa puuttuvan liiton maksuosuuden. d) Ohjelma päivittää korotusjäsenyydet automaattisesti iän mukaan senioriksi tai junioriksi vuoden vaihteessa.
2.7 Jäsenyyden / jäsenlajin päättäminen a) Jos haluat päättää henkilön olemassa olevan jäsenlajin, mene henkilön Jäsenyydet välilehdellä ko. jäsenyysriville ja paina Muokkaa-nappulaa. b) Laita jäsenyydelle loppupäivä ja tallenna. Jos jäsen haluaa erota seurastanne, tämä riittää. Henkilöitä ei saa poistettua järjestelmästä kokonaan, koska heillä saattaa olla sidoksia muihin organisaatioihin, ts. he saattavat olla esim. jonkun toisen seuran jäseniä nyt tai tulevaisuudessa. Mikäli päätät jäsenyyden, mahdolliselle auki olevalle laskulle ei tarvitse tehdä mitään. Kuluvalle kaudelle maksettu jäsenyys täytyy päättää päiväykselle 31.12.20xx, ei kesken kauden.
Mikäli haluat muuttaa jäsenlajia, toimi tämän jäsenyyden päättämisen jälkeen kohdan 2.5 mukaisesti. 2.8 Automaattinen jäsenlajin vaihto a) Seuraavat jäsenlajien muutokset tehdään liiton toimesta automaattisesti vuoden vaihteessa: Perhejäsen juniori uusi -> perhejäsen juniori Perhejäsen seniori uusi -> perhejäsen seniori Juniori uusi -> juniori Seniori uusi -> Seniori Korotusjäsen perhejäsenestä täysjäseneksi -> juniori tai seniori, iän mukaan Korotusjäsen kannatusjäsenestä täysjäseneksi -> juniori tai seniori, iän mukaan b) Seuraavat jäsenlajien muutokset tehdään myös liiton toimesta automaattisesti vuoden vaihteessa, huomioon ottaen jäsenen ikä; muutos juniori-ikäisestä seniori-ikäiseksi tapahtuu sen vuoden alusta, jolloin jäsen täyttää 19 vuotta: Perhejäsen juniori uusi -> perhejäsen seniori Perhejäsen juniori -> perhejäsen seniori Juniori uusi -> seniori Juniori -> seniori 2.9 Sähköpostitehtävän lisääminen henkilölle (jolloin saa esim. sähköisen seuratiedotteen liitosta) a) Valitse pikahaussa Henkilö ja hae sen henkilön tiedot, jolle haluat tehtävän lisätä. b) Mene henkilön Tehtävät-välilehdelle ja klikkaa yläreunasta Muokkaa-painiketta. c) Ohjelma tarjoaa automaattisesti oikean liiton, seuran ja tehtävän. d) Anna tehtävän alku- ja tarvittaessa loppupäivämäärät. Päivämäärät annetaan muodossa pp.kk.vv, pp.kk.vvvv tai ppkkvvvv. Järjestelmä merkitsee tehtävän automaattisesti aktiiviseksi, mikäli tehtävä ei esiinny menneisyydessä. Klikkaa Tallenna-painiketta tai Enteriä vain kerran tallentaaksesi tiedot.
Huom! Sähköpostitehtävän omaavalla jäsenellä täytyy olla sähköpostiosoite tallennettuna rekisterin Yhteystiedotvälilehdellä, jotta viestit menevät perille. 2.10 Lisätiedot Rekisterin lisätiedoissa mm. jäsenten ratsastus- ja ansiomerkit. Tätä toimintoa pystyvät tällä hetkellä käyttämään ainoastaan liiton pääkäyttäjät sekä aluesihteerit. 2.11 Kortit (=toimihenkilölisenssit) Kortit välilehdellä on jäsenen mahdolliset tuomari- ja valmentaja- ym. oikeudet, joita hänelle on liitosta myönnetty. Näiden hallinnointi tapahtuu liitossa, eivätkä seurat pysty tällä hetkellä näkemään niitä täältä. Lista voimassaolevista toimihenkilölisensseistä löytyy osoitteesta http://www.ratsastus.fi/kilpailut/toimihenkilot/toimihenkilolistat
3. Jäsenlaskujen katselu / erillistulostus jo kerran tulostetusta laskusta a) Valitse pikahaussa Henkilö ja hae sen henkilön tiedot esille, jonka laskutustietoja haluat katsella b) Mene henkilön perustiedoissa Laskut välilehdelle. c) Sivun vasemmassa reunassa olevaa suurennuslasia painamalla pääset tarkastelemaan jäsen- ja kilpailulupalaskujen tietoja. Voit halutessasi tulostaa jäsenlaskun uudelleen painamalla Tulosta nappulaa. Tämä voi olla tarpeen, jos jäsen on esim. hukannut alkuperäisen, postissa saamansa laskun. Jos jäsenmaksulaskun loppusumma on esim. 50 euroa mutta jäsen on epähuomiossa maksanut vain 40 euroa, voit tulostaa tästä saman laskun uudelleen ja ohjelma antaa jäljellä olevaksi summaksi 10 euroa. Viite on sama. Tämä osittainmaksumahdollisuus toimii jäsenmaksuissa, mutta ei kilpailulupalaskuissa. 4. Ainais- ja kunniajäsenet Seura tulostaa aina itse näiden jäsenten laskut rekisteristä ja maksaa ne yksitellen viitettä käyttäen. Laskutus on mahdollista tehdä myös Raporttitoiminnon (Kts. Raportit -ohje osoitteesta www.ratsastus.fi) kautta. SRL ei lähetä laskuja tälle jäsenlajille. Tämä koskee kaikkia niitä seuroja, joilla on käytössään tämä jäsenlaji.
5. Hippos-lehti ja jäsenkortit Hippos nro 1/2015 postitetaan kaikille joulukuussa 2014 täysjäseninä olleille. Tammikuun 2015 alusta liittyneille jäsenille lähtee lehti, mikäli heidän jäsenmaksunsa on kirjautunut sporttiin 16.1.2015 mennessä, jolloin ehtivät mukaan lehden osoiteajoon. Hippos nro 2/2015 mukana tulee jäsenkortti ja lehden osoitteet ajetaan helmikuun alkupuolella. Perhejäsenten kortit postitetaan yksitellen kuoressa suoraan heille kotiin n. 2 viikon sisällä Hippos 2/2015 ilmestymisen jälkeen. Mikäli jäsen kadottaa kortin, uuden kortin voi tarvittaessa tilata maksutta oman alueen aluesihteeriltä. 6. Osoitteenmuutokset Osoitteenmuutokset tulevat postin järjestelmästä vain niille jäsenille joiden tiedot ovat täydellisinä rekisterissä (hetu tallennettuna) ja joilla ei ole osoitteen luovutuskieltoa. Jos henkilö on rekisterissä useammalla jäsennumerolla, automaattinen osoitteenmuutos ei toimi (päivittää ainoastaan vanhimman, mahdollisesti jo päättyneen jäsenyyden mutta ei olemassa olevaa). Edellä mainituista syistä johtuen suosittelemme, että jäsensihteerit tarkistavat ja tarvittaessa päivittävät omien jäsentensä osoitetiedot rekisteriin manuaalisesti. (Kts. kohta 2.) Jos jäsen muuttaa ulkomaille, täytyy osoitteenmuutos tehdä jäsensihteerin toimesta. 7. Maksumuistutus jäsenelle Maksumuistutuksen teko on esitelty Raportit osiossa. Seuranne voi itse päättää, karhuaako se maksamattomia jäsenmaksuja. Liitto ei niitä karhua ja rekisteri päättää maksamattomat jäsenyydet automaattisesti vuoden viimeisenä päivänä. Tällöin jäsen ei myöskään saa jäsenmaksulaskua seuraavan vuoden alussa tulevalle kaudelle. Suosittelemme, että jäsensihteeri selvittää oman seuransa säännöistä, milloin jäsenen katsotaan eronneen seurasta.