HANKESUUNNITELMA 1(32) 16.4.2012 KORKEAKOULUJEN SÄHKÖINEN HAKU- JA VALINTAJÄRJESTELMÄ HANKESUUNNITELMA Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors, telefon 040 348 7555, fax 040 348 7865, fornamn.efternamn@oph.fi, www.oph.fi
HANKESUUNNITELMA 2(32) VERSIOHISTORIA versio pvm kuvaus ylläpidosta tekijä hyväksyjä 0.1 16.2.2011 ehdotus pohjaksi Ilmari Hyvönen 0.2 22.2.2011 Täydennetty tekstiä ja Antti Ylä-Jarkko muutettu rakennetta 0.3 9.3.2011 Synkronoitu Oppijan Antti Ylä-Jarkko palvelukokonaisuuden hankesuunnitelman kanssa 0.4 10.3.2011 Pieni tarkennus IH 0.5 6.4.2011 Tehty 14.4.2011 ohjausryhmän kokouksessa sovittuja asioita 0.6 7.4.2011 Hankkeen rajauksia tarkennettu,tavoitteiden tarkennus rajausten pohjalta, päätuotosten tarkistus. Hankkeen riskien uudelleen arviointi. Antti Ylä-Jarkko 0.7 9.4.2011 Tarkennuksia edellisiin IH 0.8 9.4.2011 Tarkennuksia Antti Ylä-Jarkko 0.9 19.4.2011 12.4.kokouksen IH tarkennukset 1.0 21.4.2011 lopullinen viilaus Antti Ylä-Jarkko 1.1 22.2.2012 Aikataulumuutoksesta Anita Johansson ja 13.3.2012 johtuvat muutokset 1.1 16.3.2012 Päivämäärätäsmennykset Anita Johansson katselmoinneista 1.2 16.4.2012 Ohjausryhmän kokouksessa tehtyjä tarkennuksia IH
HANKESUUNNITELMA 3(32) KÄSITTEET... 4 1. HANKKEEN TEHTÄVÄ JA TAVOITTEET... 5 1.1. Hankkeen tarkoitus ja tehtävä... 5 1.2. Hankkeen tausta ja perustelut... 5 1.3. Hankkeen tuotoksien avulla tavoiteltavat tulokset, höydyt ja mittarit... 6 1.4. Hankkeen tavoitteet, vaatimukset ja mittarit... 9 1.5. Hankkeen rajaukset... 10 1.6. Hankkeen riippuvuudet... 12 1.7. Onnistumisen edellytykset... 14 2. HANKKEEN ORGANISOINTI JA HALLINTO... 15 2.1. Hankeorganisaatio ja roolit... 15 15 15 2.1.1. Johtoryhmä... 16 2.1.2. Ohjausryhmä... 17 2.1.3. Hankkeen vaiheiden projektiryhmät... 17 3. HANKKEEN VAIHEISTUS JA TUOTOKSET... 18 3.1. Vaiheistus ja aikataulu... 18 3.1.1. Riippuvien hankkeiden vaiheistus ja aikataulu... 20 3.1.2. Palveluiden, ylläpidon ja käyttöönoton vaiheistuksen periaatteet... 22 3.2. Hankkeen päätuotokset... 24 3.3. Toteutus... 24 3.3.1. SADe-hankkeen tuottamat yhteiset palvelut KSHJ-hankkeelle... 24 3.4. Hankkeen ohjaus ja hallinta... 25 3.5. Hankkeen toteutuksen organisointi... 25 4. RISKIT... 28 4.1. Riskit... 28 4.2. Riskienhallinta... 28 5. Muutoksenhallinta... 30 6. Viestinnän hallintasuunnitelma... 30 6. RESURSSIT... 31 6.1. Resurssisuunnitelma... 31 6.2. Budjetti... 31 7. LIITELUETTELO... 32
HANKESUUNNITELMA 4(32) KÄSITTEET KSHJ =
HANKESUUNNITELMA 5(32) 1. HANKKEEN TEHTÄVÄ JA TAVOITTEET 1.1. Hankkeen tarkoitus ja tehtävä Hankkeen tarkoituksena on luoda yliopistoille ja ammattikorkeakouluille palvelukeskeiseen arkkitehtuuriin pohjautuva sähköinen haku-, joka tukee koulutukseen siirtymistä ja tutkinnon suorittamista pohtineen työryhmän esitystä 1. Hankkeessa luotava tietojärjestelmäkokonaisuus korvaa nykyiset tietojärjestelmät. 1.2. Hankkeen tausta ja perustelut Hallituksen politiikkariihen 24.2.2009 tekemän linjauksen mukaisesti hallitus käynnistää nuorten työllisyysasteen nostamiseksi, opintojen nopeuttamiseksi ja opintojen aloittamisiän alentamiseksi uudistuksen, joka alentaa tuntuvasti keskimääräistä työelämään siirtymisikää tutkinnon suorittaneena. Hallituksen kehyspäätöksen 30.3.2010 mukaisesti korkeakoulujen opiskelijavalintojen uudistaminen toteutetaan OPM:n työryhmän esittämällä tavalla 2. Ehdotusten toteuttaminen edellyttää panostusta sähköisten hakujärjestelmien kehittämiseen. Valtion talousarvioesityksessä vuodelle 2011 todetaan, että työurien pidentämiseksi ja osaamisen päivittämiseksi kehitetään opintoprosesseja, opiskelijavalintaa ja elinikäisen oppimisen edellytyksiä. Korkeakoulut vahvistavat elinikäisen oppimisen edellytyksiä joustavoittamalla koulutusjärjestelyjä ja kehittämällä eri tavoin hankitun osaamisen tunnistamista ja tunnustamista. Alueiden ja työelämän muuttuviin tarpeisiin vastataan ensisijaisesti aikuiskoulutustarjontaa kehittämällä. Työelämässä toimiville kehitetään täydennyskoulutusta, soveltuvaa tutkintoon johtavaa koulutusta ja avoimen korkeakouluopetuksen tarjontaa. Korkeakoulut uudistavat opiskelijavalintaansa ja kehittävät opintojen rakennetta korkeakouluopintojen aloittamisiän alentamiseksi, opintojen nopeuttamiseksi ja keskimääräisen työelämään siirtymisiän alentamiseksi. Ylioppilastutkinnon painoarvoa opiskelijavalinnoissa lisätään ja ensimmäistä korkeakoulupaikkaa hakevat valitaan omana hakijaryhmänään. Opintoohjaajakoulutuksessa käynnistetään määräaikainen laajennusohjelma ja opintojen ohjausta lisätään, Korkeakoulujen yhteinen sähköinen hakujärjestelmä valmistellaan otettavaksi käyttöön vuonna 2013. Yliopistot ottavat lisäksi käyttöönsä valtakunnallisen opiskelijapalautejärjestelmän ja ammattikorkeakoulut jatkavat opiskelijapalautejärjestelmän sisällöllistä kehittämistä. (TAE 2011) Tavoitteena on, että yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen tutkintoon johtavaan koulutukseen haetaan erillisiä valintoja lukuun ottamatta kaikkien korkeakoulujen yhteisessä valtakunnallisessa yhteishaussa. Yhteishaussa otetaan myös yliopistojen osalta käyttöön hakutoivejärjestelmä. Useisiin hakukohteisiin hakeminen samanaikaisesti parantaa opintoihin sijoittumista. Yhteishaussa tyhjäksi jääneiden paikkojen täyttöprosessia tehostetaan. Tammikuussa 2011 OKM:n ja OPH:n välisissä tulosneuvotteluissa päätettiin lykätä hankkeen tavoiteaikataulua vuodella. 1 Ei paikoillanne, vaan valmiit, hep! Koulutukseen siirtymistä ja tutkinnon suorittamista pohtineen työryhmän muistio. Opetusministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2010:11 2 Ei paikoillanne, vaan valmiit, hep! Koulutukseen siirtymistä ja tutkinnon suorittamista pohtineen työryhmän muistio. Opetusministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2010:11
HANKESUUNNITELMA 6(32) 1.3. Hankkeen tuotoksien avulla tavoiteltavat tulokset, höydyt ja mittarit Seuraavassa taulukossa kuvataan hankkeen keskeiset tavoiteltavat tulokset, hyödyt ja tulosten syntymistä kuvaavat mittarit kansalaisen, elinkeinoelämän ja työmarkkinoiden, opetuksen ja koulutuksen järjestäjien sekä viranomaisten että toiminnanohjaajien näkökulmasta. Kansalainen/hakija Hyöty / tavoite Käyttäjän 1) on helppo löytää koulutukseen 2) hakeutumiseen liittyvät palvelut Toimenpide jolla tavoitteeseen pääsyä edistetään Käyttäjä voi käyttää hakeutumiseen ja valintoihin liittyviä palveluita yhden palveluportaalin kautta Mittari Tavoitearvo Mittaus-/arviointitapa Arviointiajankohta Asiakaspalaute palvelun käytettävyydestä 8,5 (4 10) Asiakaspalautekysely Vuosittain käyttöönotosta eteenpäin Käyttäjät 1) voivat ja osaavat käyttää palveluportaalia ja hakupalveluita itsepalveluperiaatt eella Käyttäjä 1) voi hyödyntää omaa sähköisessä muodossa olevaa todennettua osaamista 3) hakeutumiseen liittyvissä palveluissa. Todennetun osaamisen rekisterin tietojen hyödyntämismahd ollisuus osana opetustoimen Palveluiden riittävä markkinointi Palveluista tehdään mahdollisimman yksinkertaisia ja niiden käytettävyys toteutetaan käyttäen apuna asiakasraatia. Palvelut ohjaavat käyttäjiä Palvelu toimii keskitettynä opetusviranomaiste n asiointipalveluna Kansalaisten todennettu osaaminen kootaan yhteen kansalliseen perustietovarantoo n Avoimen rajapinnan tekeminen. Asiakaspalaute palvelun löydettävyydestä (ulkopuolelta tilattu kysely) Asiakaspalaute käytettävyydestä Yhteydenottojen määrä Opetushallitukseen Palvelun käyttöön liittyvien yhteydenottojen määrä Opetusviranomaiste n yhteydenotot ja pyynnöt tietojen toimittamiseksi vähenevät Hakupalvelut hyödyntävät todennetun osaamisen rekisteriä. Sovelluskyselyasiak kaat 8,5 (4 10) Asiakaspalautekysely Vuosittain käyttöönotosta eteenpäin 8,5 (4 10) Asiakaspalvelukysely Vuosittain käyttöönotosta eteenpäin Yhteydenottojen määrän väheneminen vuosittain 50% :lla edellisestä vuodesta. Yhteydenottojen määrän väheneminen vuosittain 50% :lla edellisestä vuodesta. Yhteydenottojen määrä 2) opintoihin hakeuduttaessa hyödynnetään todennetun osaamisen rekisteriä. Sovelluskyselyi den vuotuinen 10% kasvu Asiakaspalvelutilastot Asiakaspalvelutilastot Asiakaskysely viranomaisilta OPH arvioi hyödyntämisestä Asiakaskysely Vuosittain käyttöönotosta eteenpäin Vuosittain käyttöönotosta eteenpäin Vuosittain käyttöönotosta eteenpäin Vuosi käyttöönoton jälkeen Joka kolmas vuosi
HANKESUUNNITELMA 7(32) palveluita Kansalaisen mahdollisuus siirtyä opintoihin aikaistuu Hakija saa Tiedon opiskelupaikasta aikaisemmin Taulukko 1: Tavoitteet käyttäjä 1) Uusittava Valintaperus-teet teet päätösten mukainen järjestelmäkokonaisuus tukee tukee mukainen päätösten naisuus kiintiöitä, kiintiöitä, suoraa suoraa todistusvalintaa todistusvalintaa sekä erilaisia sekä erilaisia valintaperusteita valintaperusteita Haun ja valinnan Tieto opiskelupaikasta keskimäärin prosessi nopeutuu kokonaisuudessaa aiemmin kuin n ennen. järjestelmän käyttöönottoa Kansalainen siirtyy opintoihin 1-vuosi opintoihin vuoden 1-2010 vuosi tasoa vuoden aikaisemmin 2010 tasoa aikaisemmin Paikat ilmoitetaan heinäkuun alkuun mennessä (varasijoilta valittavia lukuun ottamatta), ja ensimmäiseksi priorisoidulle paikalle valitut jo aiemmin Toteutunut Toteutunut / ei / ei Toteutunut / ei Hankkeen lopussa sekä lopussa vuosittain sekä vuosittain Hankkeen lopussa 1) Hakija, kansalainen, koulutuksen ja opetuksen järjestäjä, viranomainen 2) Ammatillinen koulutus, lukiokoulutus, perusopetuksen lisäopetus, ammatilliseen peruskoulutukseen ohjaava ja valmistava koulutus, vammaisten opiskelijoiden valmentava ja kuntouttava opetus- ja ohjaus ammatillisessa peruskoulutuksessa, ammatillisissa erityisoppilaitoksissa annettava koulutus, aikuiskoulutus (aikuisten ammatillinen perustutkinto, ammattitutkinnon ja erikoisammattitutkinnot, aikuisten lukiokoulutus (ei aineopinnot), valtionosuusrahoitteinen pitkäkestoinen ammatillinen lisäkoulutus, maahanmuuttajakoulutus), kieli- ja kääntäjätutkinnot, tutkintoon johtava korkeakoulutus 3) Peruskoulun, lukion ja ammatillisen koulutuksen osaaminen muodostavat yhden perusrekisterin. Korkeakoulujen todennettu osaaminen haetaan korkeakoulujen kansallisesta tietovarannosta. Todennetun osaamisen looginen tietovaranto muodostuu näistä ja muista lähteistä. Yhteiskunta kokonaisuudessaan, elinkeinoelämä ja työmarkkinat Hyöty / tavoite Työmarkkinoiden tarvitseman työvoiman tarjonnan ja laadun turvaaminen Toimenpide jolla tavoitteeseen pääsyä edistetään Korkeakoulujen yhteinen sähköinen hakujärjestelmä Mittari Tavoitearvo Mittaus- /arviointitapa Korkeakouluopintojen aloittamisiän aleneminen Opiskelupaikkojen parempi kohdentuminen ja tätä kautta koulutusjärjestelmän tehostuminen Korkeakoulutuksesta työmarkkinoille siirtymisen nopeutuminen Iän aleneminen vähintään vuodella vuoden 2010 tilanteesta Läpäisyasteen paraneminen vuoden 2010 tilanteesta Iän aleneminen vähintään vuodella vuoden 2010 tilanteesta Korkeakouluopinto - jen keskimääräinen aloittamisikä. Läpäisyaste 7 vuoden kuluttua opintojen aloittamisesta Opintojen päättämisikä Arviointi-ajankohta 2 ja 4 vuotta Hankkeen jälkeen Jatkuva. Huom. hakujärjestelmän vaikutukset näkyvät isolla viiveellä. Jatkuva. Huom. hakujärjestelmän vaikutukset näkyvät isolla viiveellä.
HANKESUUNNITELMA 8(32) Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät Hyöty / tavoite Opetuksen ja koulutuksen järjestäjien toiminnan tuottavuuden lisääminen Opetuksen ja koulutuksen järjestämiseen käytettävien resurssien tehokas hyödyntäminen Toimenpide jolla tavoitteeseen pääsyä edistetään Opetuksen ja koulutuksen järjestämiseen käytettävät kokonaiskustan nukset vähenevät Hakeutumiseen ja siirtymiseen liittyvän tiedon sähköinen toimittaminen Hakeutumiseen ja siirtymiseen liittyvän tiedon sähköinen toimittaminen Mittari Tavoitearvo Mittaus- /arviointitapa Säästöt päällekkäisten ratkaisuiden vähentymisestä Säästö toiminnan rationalisoinnist a (turhien toimintojen lopettaminen) - xxx xxx / - xx % - xxx xxx / - xx % Kaikki tieto siirtyy sähköisesti Kaikki tieto siirtyy sähköisesti Arvioidut säästöt Toteutuneet säästöt Arvioidut säästöt Toteutuneet säästöt Kustannussääst öt Kustannussääst öt Arviointi-ajankohta Hankkeen päätyttyä ja 2 vuotta Hankkeen jälkeen Hankkeen päätyttyä ja 2 vuotta Hankkeen jälkeen Viranomaiset ja toiminnan ohjaajat Hyöty / tavoite Opetuksen ja koulutuksen järjestämiseen käytettävät resurssit voidaan hyödyntää tehokkaammin Toimenpide jolla tavoitteeseen pääsyä edistetään Haku-, valinta- ja päätöspalveluide n kautta on opetuksen ja koulutuksen järjestäjät saavat oikeaa ja oikeaaikaista tieto aloituspaikkojen käytön ja täytön optimoimiseksi Mittari Tavoitearvo Mittaus- /arviointitapa Haku-, valinta- ja päätöspalveluide n toteutuminen Palvelun kautta saatavan tiedon laatu Palvelun kautta saatavan tiedon oikea-aikaisuus / ajantasaisuus Palvelun Hankkeessa asetettujen tavoitteenmukai nen toteutus Tiedon oikeellisuus: palvelun kautta saatavan tiedon oikeellisuus 95 % Tiedon laatu: palvelun kautta saatavan tiedon ajantasaisuus max. 1 pv vanhaa Toteutunut / ei Toteutunut / ei Palvelun tarjoaman tiedon laatututkimus Arviointiajankohta
HANKESUUNNITELMA 9(32) 1.4. Hankkeen tavoitteet, vaatimukset ja mittarit Seuraavassa taulukossa kuvataan hankkeen keskeiset tavoitteet ja vaatimukset eri tavoitealueilla sekä tavoitteiden toteutumista parhaiten kuvaavat konkreettiset mittarit alustavasti. Tarkennetut vaiheiden laatutavoitteet kuvataan erikseen vaihekohtaisissa suunnitelmissa. Laatutavoitteiden välistä priorisointia käsitellään tarpeen vaatiessa hankkeen ohjausryhmässä ja johtoryhmässä HANKKEEN LAATUTAVOITTEET JA NIIDEN MITTARIT tavoitealue tavoite tai vaatimus mittari Sisällölliset Toteutettava järjestelmäkokonaisuus kattaa valtioneuvoston Lopputuotokset laatutavoitteet linjausten mukaisesti asettamiskirjeessä kuvatun ja kehittämisryhmän linjauksillaan tarkentamat toiminnalliset vaatimukset Hankkeen vaiheet niille kuvattuihin lopputuloksiin. Vaihekohtaiset mittarit Taloudelliset tavoitteet Hankkeen työssä yhteistyö ja kommunikointi on sujuvaa ja hankkeen toteutus on hallinnassa tavoitteisiin nähden. Hankkeen vaiheet viedään läpi suunnitellussa budjetissa Hankkeen vaiheiden toteutus on kustannustehokasta Hankkeen sisäisen viestinnän onnistuminen Hankkeen vaiheiden Projektityöskentelyyn osallistumisaste Hankkeen vaiheiden kustannusten toteutuma Hankkeen vaiheiden henkilö-resurssien työajankäytön toteutuma Aikataulu-tavoitteet Hankkeen vaiheet viedään läpi suunnitellussa aikataulussa. Hankkeen vaiheiden projektisuunnitelmien toteutuminen Uusi yhteishaku on käytössä kevään 2014 haussa. Järjestelmän käyttöönottoaika Resurssitavoitteet Hankkeen vaiheiden toteutuksen resurssit ovat riittävät sekä määrällisesti että laadullisesti Hankkeen vaiheiden henkilö-resurssien työajankäytön toteutuma Hankkeen vaiheiden toteutuksessa hankittavien konsultti/asiantuntijapalveluiden resurssit ovat riittävät sekä määrällisesti että laadullisesti Hankkeen vaiheiden asiantuntijapalveluiden käytön toteutuma Seuraavassa taulukossa kuvataan alustavasti edellisessä taulukossa nimettyjen mittareiden tuottamistapa ja tavoitearvot eri mittaushetkinä. TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMISEN MITTARIT mittari mittarin arviointi-/ laskentatapa mittaus-hetki mittaus-vastuu tavoitearvo
HANKESUUNNITELMA 10(32) Lopputuotokset Hankkeen päätuotoksille asetetaan laatutavoitteet ja tavoitteiden arviointimenetelmä. Tuotosten tavoitteenmukaisuus arvioidaan sovitun menetelmän mukaisesti. Hankkeen vaiheiden tuloksia hyväksyttäessä Ohjausryhmä Tuotoksille asetettujen tavoitearvojen mukainen. Hankkeen sisäisen viestinnän onnistuminen sisäistä viestintää seurataan hankkeen aikana ohjausryhmän kokouksissa. Ohjausryhmän kokoukset PP/OPH Sisäinen viestintä säännöllistä Hankkeen vaiheiden projektityöskentelyyn osallistumisaste Hankkeen vaiheiden kustannusten toteuma Kuukausittain seurantaan osallistumisastetta Budjetti ei ylity Hankkeen vaiheiden projektiryhmien kokoukset Seurataan työvaiheittain kunkin työvaiheen loputtua PP/OPH OPH:n hankejohtaja ja OPH:n tuotepäällikkö Tavoitearvo 90% Budjetin suunniteltu euromäärä Hankkeen vaiheiden henkilö-resurssien työajankäytön toteutuma Kuukausittain seurataan työajan käytön toteutumaa Projektiryhmän palavereissa OPH:n hankejohtaja ja OPH:n tuotepäällikkö Hankkeen vaiheiden projektisuunnitelmien toteutuminen Hankkeen vaiheiden asiantuntijapalveluiden käytön toteutuma Aikataulun pitävyys ja tulosten saavuttaminen Resurssien määrä ja laatu (osaaminen) on riittävä, ts. suunnitellut tuotokset saadaan tehtyä aikataulun ja budjetin sekä laadullisten kriteerien puitteissa Seurataan työvaiheittain kunkin työvaiheen loputtua sekä projektin päätteeksi Seurataan työvaiheittain projektipäällikön toimesta; klusteriryhmän palaverit OPH:n hankejohtaja ja OPH:n tuotepäälliköt OPH:n hankejohtaja ja OPH:n tuotepäälliköt Ei poikkeamia projektisuunnitelmiin Resurssien määrä ja laatu suhteessa aikatauluun, tuotoksiin ja niiden laatuun 1.5. Hankkeen rajaukset Seuraavassa taulukossa kuvataan Hankkeen toteuttamisen rajausten syyt. Toteuttamisen rajauksessa määritellään sellaiset asiat ja ominaisuudet, joiden saattaisi kuvitella kuuluvan Hankkeen tehtäviin ja tuotoksiin, mutta joita ei jostain syystä toteuteta Hankkeessa ja joilla pyritään poistamaan luuloja ja oletuksia. Rajaukset eivät tarkoita, että OKM, OPH tai korkeakoulut eivät pitäisi asioita tärkeinä kehittämiskohteina, vain ainoastaan sitä, että näiden käsittely ei kuulu hankkeen työhön. KSHJ -hankkeen ja siihen läheisesti liittyvien rinnakkaishankkeiden työnjako on kuvattu Hankkeen riippuvuudet -kohdassa.
HANKESUUNNITELMA 11(32) TOTEUTTAMISEN RAJAUKSET aihe rajauksen kuvaus ja syy vastuullinen taho tai yhteyshenkilö Valintaperusteet Tietojärjestelmän kehittämishankkeessa ei käsitellä valintaperusteiden sisällöllistä kehittämistä. Korkeakoulut, OKM, Opiskelijavalintojen kehittämisryhmä Hakukohteiden määrän vähentäminen ja koulutuksen kehittäminen Tietojärjestelmän kehittämishankkeessa ei koulutuksen ja sen säätelyrakenteiden sisällöllistä kehittämistä. OKM, Korkeakoulut Valintakokeiden ajankohdista sopiminen Ennakkotehtävien ja muiden palautusajankohdat Erillishaut Tilastointi Ei kuulu tietojärjestelmän kehittämiseen Ei kuulu tietojärjestelmän kehittämiseen Järjestelmän toteutuksen yhteydessä keskitytään ensisijaisesti yhteishaun piirissä olevaan koulutukseen. Järjestelmäkokonaisuutta käytetään jatkossa myös erillishakujen järjestämiseen, kuten YSHJ:n kaltaisten erillishakujen järjestämiseen. Ammatillisten opettajakorkeakoulujen (AMKOPE) haku tulee voida toteuttaa järjestelmällä. Toiminnallisuudet sisältävät myös nykyistä vastaavat HAREK/AMKOREK erillishakujen toiminnallisuudet (hakija/hyväksytty/paikan vastaanottotietojen tallentaminen) Ei kuulu tietojärjestelmän kehittämiseen Korkeakoulut Korkeakoulut Palvelukokonaisuuteen liittyvä tilastoraportointi toteutetaan osana OKM Vipunen hanketta. Tilastokeskukselle toimitettava aineisto tuotetaan toteutettavista järjestelmistä vastaavasti kuin nykytilassa AMKOREKista ja HAREKista Raportointi nykytasolla Kuuluu Palvelukokonaisuus toteuttaa ainoastaan järjestelmäkokonaisuuden toimintaan sekä hakujen ja valintojen toteuttamiseen liittyvät nykytason operatiiviset raportit. Asiakaspalveluratkaisu kansalaisten hakemiseen ja valintoihin liittyvä ohjaus ja neuvonta Kuuluu Keskitetty palvelu neuvoo kansalaista 1 tason neuvonta liittyen hakujärjestelmän tekniseen toimintaan korkeakouluhakijoiden neuvonta ja ohjaus liittyen koulutusten valintaperusteisiin ja Ei järjestetä keskitetysti rahoitettuna palveluna. Korkeakoulusektori vastaa kokonaisuudesta itse
HANKESUUNNITELMA 12(32) koulutusten sisältöön. Koulutustarjonnan tietovaranto Haku- ja valintapalveluiden ulkopuolinen koulutustarjonta Todennetun osaamisen rekisteri Tutkintoon johtava korkeakoulutus. Koulutustarjonnan tietovaranto sisältää käyttöönottovaiheessa vähintään sen koulutuksen, joka on Opetushallituksen ylläpitämässä KOULUTA tarjontajärjestelmässä. Osittain kuuluu Korkeakoulujen osalta myös kurssitasoinen ei-tutkintokoulutus (avoimen tarjonta yms.) näytetään KOTVEssa. Korkeakoulujen tutkinnonsuoritustietojen kokoaminen toteutetaan Virta-projektissa. 1.6. Hankkeen riippuvuudet Seuraavassa taulukossa kuvataan tämän Hankkeen toteuttamisen riippuvuudet muista projekteista, kehityksestä, kehittämisestä tai päätöksistä. HANKKEEN RIIPPUVUUDET riippuvuus riippuvuuden ja sen perustelun kuvaus Kansallinen sähköinen Arkistolaitoksen sähköistä päätearkistoa on kehitetty VAPA-hankkeessa. Tavoitteena on luoda arkisto, VAPA vastaanotto- ja palvelujärjestelmä, jossa voidaan säilyttää julkishallinnon (valtio ja kunta) tuottamaa sähköistä aineistoa. Opintoihin liittyvien virallisten asiakirjojen arkistointi asian kulun mukaisesti voidaan arkistoida VAPAan. Palvelu tulossa kuntien hyödynnettäväksi vuodesta 2015 SADE:Tarjonta - tietovaranto SADE:Käyttöpalvelut SADE:Käyttäjähallint o SADE:Koulutustiedo n verkkopalvelut SADE:Todennetun osaamisen rekisteri SADE:Oppijan viitearkkitehtuuri SADE:Todennetun osaamisen rekisterin ja Hakeutujan palvelut viitearkkitehtuuri SADE: Asiakaspalveluprojekti eteenpäin. uusii kansallisen koulutustarjonnan tietovarannon 2011 2013 välisenä aikana. KSHJ-hankkeen tulee määrittää haussa ja valinnassa tarvittavat tiedot tietosisältöineen Tarjontahankkeen aikataulun mukaisesti. uusii haku- ja valintajärjestelmiin liittyvät käyttöpalvelut 2011 2014 välisenä aikana. Käyttöpalveluiden tulee tukea KSHJ-hankkeen lopputuloksena syntyvää tietojärjestelmäkokonaisuutta luo osana Hakeutujan palvelukokonaisuutta kaikille opiskelijavalintajärjestelmille yhteisen käyttäjähallinnon. Koulutustiedon verkkopalveluhanke luo käyttöliittymäkerroksen kaikille opiskelijavalintajärjestelmille. KSHJ hanke määrittelee korkeakoulujen tarpeet ja vaatimukset hakujärjestelmään integroituvalle koulutustiedon verkkopalvelulle. KSHJ järjestelmään rakennetaan tarvittavat rajapinnat, jotta hakijoiden aiempi todennettu osaaminen voidaan hyödyntää osana hakuprosessia. Korkeakoulujen tutkintorakenne toteutetaan Virta-projektissa. Oppijan viitearkkitehtuurissa on yleisellä tasolla hyödynnetty julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmää. Käytetty menetelmä on yhteensopiva kansallisen JHS-179 suosituksessa kuvatun kokonaisarkkitehtuurimenetelmän kanssa. Täydentää Oppijan viitearkkitehtuuria ja tarkentaa kuvausta. Hakeutujan palveluiden kohdearkkitehtuurissa ja Todennetun osaamisen rekisterin kohdearkkitehtuurissa on hyödynnetty opetustoimeen valittua, alun perin korkeakoulusektorin käyttöön laadittua Kartturi-kokonaisarkkitehtuurimenetelmää. Asiakaspalveluprojekti läpileikkaa kaikkia Oppijan palvelukokonaisuuden projekteja. Kukin projekti välittää tarpeensa asiakaspalveluratkaisun osalta asiakaspalveluprojektille. SADE: Asiakaspalveluprojektiin ei kuulu korkeakouluhakijoiden neuvonta ja ohjaus vaan korkeakoulusektori vastaa kokonaisuudesta itse.
HANKESUUNNITELMA 13(32) Raketti XDWkäsitemalli RAKETTI-OPI-LVI & RAKETTI-OPI- MAKSU RAKETTI-OPI, TIPTOP Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto OKM - Vipunen Lainsäädäntötyö (OKM) SADe ohjelman tukipalvelut ja muut kokonaisuudet VIP:n integraatiopalvelu Sanastotyö, OKM:n tietotuotantohanke PERA -hanke (perustietovarantojen rajapinnat) Korkeakoulujen haku- ja valintaprosesseihin liittyvät käsitemallin osat on tallennettava XDW - käsitemallin yhteyteen. Nämä käsitemallin osat rakennetaan KSHJ -hankkeen työnä. Tämä organisoidaan niin, että käsitemallista CSC:llä vastaava osallistuu työhön oleellisessa vaiheessa. KSHJ-hankkeessa pyritään käyttämään samoja mallinnustyökaluja kuin RAKETTI hankkeessa. Kaikkien korkeakoulujen tietoja sisältävän tietovarannon jatkokehityksessä toteutetaan kiintiöinnin edellyttämien tietojen (opiskeluoikeudet, suoritetut tutkinnot), kerääminen KSHJ - järjestelmän käyttöön. XDW kehittämisessä huomioitavat tietotarpeet tietojen toimittaminen KSHJ:n käyttöön (opinto-oikeus ja tutkintotiedot) Opiskelupaikan vastaanotto ja lukuvuosi-ilmoittautuminen (& maksupalvelu). Integraatio KSHJjärjestelmään. Koulutus ja -opetustarjontatieto tallennetaan korkeakoulujen oppilashallintoohjelmiin/ohjelmaan tai Opetushallituksen kansalliseen TARJONTA tietovarantoon. KSHJjärjestelmä poimii haun piirissä olevan koulutuksen/koulutusohjelmat TARJONTA tietovarannosta. Koulutustarjontatieto näytetään hakijoille Koulutustiedon verkkopalveluiden kautta. Korkeakoulujen todennettu osaaminen haetaan korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta, jonka toteuttamisesta vastaa RAKETTI-VIRTA projekti Tilastoraportointipalvelu, jonka kautta toteutetaan mm. Oppijan palvelukokonaisuuden tilastointi Palveluita koskeva säädösvalmistelu tehdään OKM:ssä. SADe ohjelmassa kehitettäviä Oppijan tuotoksia, tukipalveluita ja muita palvelukokonaisuuksia hyödynnetään palvelukokonaisuuden toteutuksessa ja päällekkäisten palvelutoiminnallisuuksien toteuttamista vältetään. Palvelukokonaisuuden toteutusperiaatteet pyritään yhdenmukaistamaan muiden palvelukokonaisuuksien kanssa palveluiden hyödyntämisen varmistamiseksi. Suomi.fi -portaali ja kansalaisten asiointitili Tunnistamiseen liittyvät Vetuma, Katso ja Virtu IDP Tietovarantoihin liittyvät VTJ, YTJ ja paikkatiedot Tukiverkostot: Kela, Tilastokeskus, TEM Ammattioikeudet: Valvira, Evira, OPH Rekrytointipalvelut Arkistointilaitoksen sähköinen asiointi, Vapa (huomioitava Sähke2 ja Sähke3 -normit) Kansallinen integraatioalusta (VIA) Valtion IT-palvelukeskuksen integraatiopalvelu on käyttöönottovaiheessa. Arvioidaan ratkaisun soveltuvuus osaksi opetustoimen kokonaisarkkitehtuuria. OKM vastaa opetustoimen sanastotyöstä. osallistuu aktiivisesti työskentelyyn. Opetustoimen JHS 175 -prosessin mukaista sanastotyötä koordinoi OKM:n tietotuotantohanke. Sanastotyö on valmisteluvaiheessa. KSHJ hankkeen tuottama käsitemalli/sanasto (ks. seuraava kohta) käsitellään sanastoprosessissa ja käsitteistön yhtenäistämisen koordinoi OKM:n tietotuotantohanke. Sanastotyön koordinoinnin prosessi tarkennetaan myöhemmin. PERA-työryhmän tavoitteena on yhtenäistää tapaa, jolla eri perustietovarannot tarjotaan käyttöön tietojen tarvitsijoille. Tähän tarkoitukseen työryhmä määrittelee yhteisen teknisen arkkitehtuuriratkaisun tietovarantojen rajapintapalveluiden toteuttamiselle. Lisäksi työryhmä tekee esimerkkimääritykset muutamasta erityyppisestä rajapinnasta. Arvioidaan PERA -määritysten käyttäminen KSHJ järjestelmän rajapintojen määrityksissä. http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20101208julkis/name.j sp
HANKESUUNNITELMA 14(32) 1.7. Onnistumisen edellytykset Hankkeen omistajan ja rahoittajan sitoutuminen Hankkeeseen, sen aikatauluun sekä käytettävissä olevien substanssiosaajien saatavuus on yksi oleellisimmista Hankkeen onnistumisen edellytyksistä. Hankkeen ohjaus ja hallinta ja seurantakäytännöt pitää olla selkeitä ja ymmärrettäviä sekä vastuutukset määritelty selkeästi. Palvelukeskeinen arkkitehtuuritoteutus edellyttää kaikkien keskitettyjä palveluita toteuttavien projektien hyvää koordinointia. Hanketta toteuttavien projektien kesken on määrittelyvaiheen jälkeen sovittava kunkin projektin vastuulla olevien palveluiden toteuttaminen, jotta päällekkäisyyksiltä vältytään. Myös Hankkeen ohjauksen ja hallinnan on oltava riittävästi resursoitu. Seuraavassa taulukossa kuvataan Hankkeen onnistumisen edellytykset. Onnistumisen edellytys on sellainen tapahtuma, olosuhde, jonkun ominaisuus tai muu ehdollinen tapahtuma, joka merkittävästi vaikuttaa Hankkeen onnistumiseen ja jonka on toteuduttava. HANKKEEN ONNISTUMISEN EDELLYTYKSET edellytys edellytyksen kuvaus Hankeorganisaation Kokonaishankkeessa on useita osa-alueita joille tulee löytää Hankeorganisaatio ja sitoutuminen vastuuhenkilöt. Sitoutuminen vaatii panostamista ja jatkuvaa osallistumista kaikkiin Hanketta koskeviin suunnittelu ja päätöskokouksiin. Osa-aikainen osallistuminen ei ole mahdollista. Hankehallinnan selkeys ja Hankehallinnan tulee olla kuvattu ja sen tulee perustua valitseviin hankejohtamisen johdonmukaisuus Omistajan sitoutuminen Hankkeeseen, sen aikatauluun ja resurssien saatavuus Kattava viestintä ja viestintäryhmä Riittävä osaaminen Sidoshankkeiden huomioiminen ja riittävä yhteistyö Hankkeen organisointi Hankeorganisaation päätöksenteko kyky SOA-palvelukokonaisuus Käyttäjäorganisaatioiden palveluympäristöjen hyviin käytäntöihin. On sitouduttava Hankkeeseen sekä sen aikatauluun ja allokoitava projekteille tarvittavat resurssit. Hankekokonaisuuden sisältäessä useita osa-projekteja tulee hankkeen viestintään kiinnittää erityistä huomioita. Yksityiskohtainen viestintäsuunnitelma ja sen toteuttamisen seuranta edesauttaa hanketta toteuttavien projektien välistä yhteistyötä, joka on välttämätöntä. Hankejäsenillä tulee olla riittävä kokemus ja osaaminen eri aihealueilta. Tekniseen suunnitteluun vaaditaan sekä asiakkaan että toimittajan puolelta teknisiä asiantuntijoita. Palvelujen toiminnalliseen suunnitteluun vaaditaan laajan substanssiosaamisen lisäksi kokemusta laajojen verkkopalvelujen suunnittelusta ja suunnitteluun liittyvistä menetelmistä. SADe-ohjelmaan liittyy suuri määrä hankkeita joissa toteutetaan eri palvelukokonaisuuksia. Pelkästään Oppijan verkkopalveluun liittyy lukuisia sidoshankkeita joissa toteutetaan osa-kokonaisuuksia. Hankkeiden välinen yhteys on oltava jatkuvaa ja sidoshankkeiden tuotoksia tulee hyödyntää läpi Hankkeen. Hankkeen aikataulutavoitteen toteutuminen käytettävissä oleville resursseille edellyttävät Hanketyöskentelyn organisoinnin suunnittelua ja tarvittaessa organisaation muuttamista tarkoituksenmukaiseksi työn aikana. Hankkeen ohjauksen ja hallinnan tehtävien ja seurantakäytäntöjen tulee olla selkeästi kuvattuja ja vastuutettuja toteutuksen hallituksi onnistumiseksi. Hankkeeseen osallistuvilla jäsenillä tulee olla virkansa puolesta mahdollisuus ottaa kantaa laajempiin palvelua koskeviin kokonaisuuksiin ja linjauksiin. Hankekokonaisuutta toteuttavien projektien määrittelydokumentaatio analysoidaan ja yhdistetään palvelukomponenteiksi. Projektit eivät toteuta koko määrittelydokumentaatiota vaan ainoastaan määrittelydokumentaatioista yhdistettyjä palvelukokonaisuuksia. Palvelukokonaisuuden palveluiden käyttöönotto ja hyödyntäminen tavoitteen mukaisesti edellyttää palveluita käyttävien organisaatioiden palveluympäristöjen
HANKESUUNNITELMA 15(32) rakenteiden kehittyminen. SADe-ohjelman yhteisten palveluiden rakentaminen Opetustoimen käsitteistö ja sanastotyö kehittymistä kohti vastaavaa tavoitetta. SADe-ohjelman yhteisten palveluiden (mm. asiointitili, tunnistautumisratkaisut, asiointialusta, käyttöliittymä, tarjontatiedot) tulee valmistua onnistuneesti suunnitellussa aikataulussa huomioiden KSHJ:n aikataulu ja tarpeet. Tukee opetustoimen hallinnonalan tiedonhallintaa ja luo edellytyksiä kehittää tiedonhakua, tiedonsiirtoa, tiedon mallintamista ja arkistointia. Yhteinen sanasto ja käsitteistö mahdollistaa tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja -sopivuuden, Käsitteistö tarjoaa perustan uusien tietojärjestelmien tietorakenteille, jolloin käsitemääritystyötä ei tarvitse tehdä paikallisissa hankkeissa alusta alkaen. 2. HANKKEEN ORGANISOINTI JA HALLINTO 2.1. Hankeorganisaatio ja roolit Johtoryhmä Ohjausryhmä Projektipäällikkö Projektiryhmä Työryhmä n Työryhmä n Opetus- ja kulttuuriministeriö Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa hakujärjestelmä -hankkeen resursoinnista ja ohjauksesta, tukee opiskelijavalintojen uudistamista ja kytkee uudistukset muuhun koulutusjärjestelmän kehittämistyöhön sekä julkisen hallinnon tietojärjestelmäuudistuksiin. Ministeriö vastaa tarvittavien lainsäädäntömuutosten valmistelusta omistaa sähköisen hakujärjestelmän ja vastaa korkeakoulujen sähköisen hakujärjestelmän uudistamisen kokonaisuudesta. vastaa hankkeessa tarvittavan henkilöstön rekrytoinnista. Kehittämisen linjauksista, aikatauluista ja käytettävissä olevista määrärahoista sovitaan Opetushallituksen ja opetus- ja kulttuuriministeriön välisissä vuosittaisissa tulosneuvotteluissa. Korkeakoulut Korkeakoulut ovat hankkeessa luotavan tietojärjestelmäpalvelun asiakkaita. Toteutettavan järjestelmän tulee tukea järjestelmää käyttävien korkeakoulujen opiskelijavalintaprosessia.
HANKESUUNNITELMA 16(32) 2.1.1. Johtoryhmä Opetus- ja kulttuuriministeriö jatkoi 22.12.2010 marraskuussa 2008 asettamansa Ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen opiskelijavalintojen, sähköisten hakujärjestelmien ja valtakunnallisten yhteishakujen kehittämisryhmän määräaikaa 31.5.2014 saakka. Työryhmän tehtävänä on: Koordinoida ja tukea ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen opiskelijavalintojen kehittämistä. Määrittää ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen sähköisten hakujärjestelmien ja valtakunnallisten yhteishakujen kehittämislinjauksia. Toimia korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä -hankkeen johtoryhmänä. Kehittämisryhmä käsittelee alla mainitun ohjausryhmän sen käsittelyyn tuomat asiat, jotka edellyttävät laajempia ja periaatteellisia linjauksia korkeakoulujen haku- ja valintaprosessin kehittämisestä. Kokoonpano PJ johtaja Hannu Sirén, opetus- ja kulttuuriministeriö VPJ opetusneuvos Birgitta Vuorinen, opetus- ja kulttuuriministeriö opintoasiainpäällikkö Marita Aikio, Oulun seudun ammattikorkeakoulu puheenjohtaja Valtteri Aine, Suomen Lukiolaisten Liitto ylitarkastaja Ilmari Hyvönen, opetus- ja kulttuuriministeriö tietojärjestelmäpäällikkö Sami Hautakangas, Tampereen yliopisto rehtori Risto Ilomäki, Lahden ammattikorkeakoulu palvelupäällikkö Kati Kettunen, University Admissions Finland studiekoordinator Annika Keskinen, Arcada - Nylands svenska yrkeshögskola assistentti Hannele Ketomäki, Sibelius-Akatemia vararehtori Jukka Kola, Helsingin yliopisto opintoasiainpäällikkö Pekka Korhonen, Metropolia-ammattikorkeakoulu johtaja Kristiina Kumpulainen, opetushallitus johtava opintokoordinaattori Harriet Kurtén, Åbo Akademi koulutuspoliittinen sihteeri Jarmo Kallunki, Suomen ylioppilaskuntien liitto opinto-ohjaaja Ritva Manelius, Jyväskylän ammattiopisto, vararehtori Minna Martikainen, Lappeenrannan teknillinen yliopisto hallitusneuvos Kaija Suorsa-Aarnio, opetus- ja kulttuuriministeriö koulutuspoliittinen sihteeri Veli-Matti Taskila, Suomen Ammattikorkeakouluopiskelijakuntien Liitto SAMOK ry ryhmäpäällikkö Milla Vaisto-Oinonen, Aalto-yliopisto
HANKESUUNNITELMA 17(32) 2.1.2. Ohjausryhmä OKM asetti 22.12.2011 korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä -hankkeen tueksi asetetaan ohjausryhmän, jonka toimikausi jatkuu 31.5.2014 saakka. Ohjausryhmä hyväksyy hankkeen vaiheiden tulokset ja siirtymiset vaiheesta toiseen (esitutkimus, määrittely, suunnittelu, toteutus). Ohjausryhmä raportoi yllä mainitulle kehittämisryhmälle ja tuo sen käsittelyyn asiat, jotka edellyttävät laajempia ja periaatteellisia linjauksia haku- ja valintaprosessin kehittämisestä. Lisäksi ryhmän tehtävänä on tukea opetus- ja kulttuuriministeriötä sekä ta hankkeen suunnittelussa ja toteutuksessa. Työryhmän tehtävänä on: Koordinoida ja tukea ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen opiskelijavalintojen kehittämistä. Määrittää ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen sähköisten hakujärjestelmien ja valtakunnallisten yhteishakujen kehittämislinjauksia Toimia korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä -hankkeen johtoryhmänä. Ohjausryhmä hyväksyy hankkeen vaiheiden projektisuunnitelmat ja projektiorganisaation, joka voi koostua useista alaryhmistä. Ohjausryhmä vastaa alaryhmien työskentelyn sitomisesta järjestelmän kehittämisen kokonaisuuteen. Kokoonpano PJ ylitarkastaja Ilmari Hyvönen OKM VPJ opetusneuvos Birgitta Vuorinen OKM tietohallintojohtaja Tuulikki Kallio, Päijät-Hämeen koulutuskonserni. opiskelijapalvelujen päällikkö Anne Koskela, Savonia Ammattikorkeakoulu johtaja Klaus Lindberg, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy projektipäällikkö Paula Merikko, University Admissions Finland opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto tietojärjestelmäpäällikkö Juho Rautamäki, Oulun yliopisto opintoasiainpäällikkö Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu koulutuspoliittinen sihteeri Veli-Matti Taskila, SAMOK ry tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko, Oppijan palvelukokonaisuus -hankkeen projektipäällikkö Ritva Sammalkivi projektipäällikkö Anita Johansson,, joka toimii ryhmän sihteerinä 2.1.3. Hankkeen vaiheiden projektiryhmät Esiselvitysvaiheen asiantuntijaryhmä: IT-asiantuntija, Joonas Mäkinen, Erityisasiantuntija, Joni Penkari, Erityisasiantuntija, Merja Väistö, Suunnittelija Bertta Hakkarainen, Rovaniemen ammattikorkeakoulu Suunnittelija Tuija Koskipuro, Kymenlaakson ammattikorkeakoulu Opintoasiaintoimiston päällikkö Anu Lehtinen, Turun Ammattikorkeakoulu Opiskelijapalveluiden päällikkö Airi Hirvonen, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Opintoasiainpäällikkö Marko Wilen, Laurea-ammattikorkeakoulu Suunnittelija Eija Räisänen, Oulun seudun ammattikorkeakoulu Opintohallinnon päällikkö Katja Kiviharju, Teatterikorkeakoulu (taidealat)
HANKESUUNNITELMA 18(32) Hakijapalveluiden päällikkö Nea Särkikoski, Turun yliopisto Sovellussuunnittelija Pekka Rahkonen, Jyväskylän yliopisto (VAKAVA) Palvelupäällikkö Rebekka Niskanen, Helsingin yliopisto Suunnittelija Tuulikki Kaski, Aalto-yliopisto (DIA-yhteisvalinta) Järjestelmäasiantuntija Sari Pulkkinen, Tampereen yliopisto Pääsuunnittelija Jukka Tiitto, Itä-Suomen yliopisto Päällikkö Paula Merikko, UAF - University Admissions Finland tietojärjestelmäasiantuntija Antti Mäki, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy Suunnittelija Jukka Oksanen, Aalto-yliopisto (kauppatieteellisen alan yhteisvalinta) Tietojärjestelmäsuunnittelija Jussi-Pekka Huhtamäki, Oulun yliopisto Suunnittelija Helena Strandell, Svenska handelshögskolan Opintoasiainpäällikkö Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu 3. HANKKEEN VAIHEISTUS JA TUOTOKSET 3.1. Vaiheistus ja aikataulu Hankkeen toteutuksen vaiheet Tunn iste 1 2 Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä Projekti Vaihe Käynnistä Valmis Kesto Esitutkimus 1.3.2011 1.3.2011 28.2.2013 30.6.2011 523p 88p 2011 2012 2013 N1 N2 N3 N4 N1 N2 N3 N4 N1 N2 N3 N4 3 Määrittely 1 1.8.2011 30.10.2012 327p 4 määrittelyn synkronointi Sadehankkeiden kanssa Määrittely 2 1.11.2012 28.12.2012 42p 5 Toteutus 1.5.2012 30.9.2013 370p 6 Käyttöönotto 6.5.2013 31.12.2013 172p PROJEKTIEN KUVAUS nro vaihe vaiheen kuvaus alkupvm valmpvm V1 Esitutkimus Tavoiteratkaisun kuvaus 1.3.2011 30.6.2011 V2 Määrittely 1 Tavoiteratkaisun määrittely 1.8.2011 30.10.2012 V3 Määrittely 2 Määrittelyn synkronointi Sade-hankkeiden kanssa. 1.1.2012 28.12..2012 Palveluiden muodostaminen V4 Toteutus Toimittaja toteuttaa valittua projektimenetelmää käyttäen 1.5.2012 30.9.2013 ohjelmoinnin V5 Käyttöönotto Järjestelmän testaus ja käyttöönotto 6.5.2013 31.12.2013 Koulutus 6.5.2013 30.9.2013 Käyttöönotto 1.1.2014 Yhteishaku o Kv-haku 1.1.2014 o Yhteishaku 1.3.2014 V6 Päättäminen Loppuraportointi ja -arviointi 1.2.2014 31.5.2014
HANKESUUNNITELMA 19(32) Viimeistään Määrittely 1 -vaiheen päättyessä ohjausryhmä tekee päätökset 2014 alkuun mennessä toteutettavan kokonaisuuden ulkopuolelle jääneiden vaatimusten mukaisesta jatkokehityksestä, ja määrittelyn aloittamisesta ("Toteutus" -vaiheen aikana). Tulos Vaihe Kriteeri Vastuuhenkilö Katselmoija Hyväksyjä Hankesuunnitelma V0 Täyttää hankehallinnan Hankejohtaja OKM KSHJ ohjausryhmä tarkistuslistan projektipäällikkö Toteutussuunnitelma V0 Toimittajien kanssa Hankejohtaja OPH PMO OPH pääjohtaja iteroitu toteutusmalli Viestintäsuunnitelma V0 Koskee kaikkia hankesuunnitelman sidosryhmiä Viestintäryhmä OPH PMO + projektipäälliköt KSHJ ohjausryhmä Resursointisuunnitelma V0 Resurssit riittävät alustavan työmääräarvion toteuttamiseksi Projekti- ja työsuunnitelmat V1 Hankkeen tavoitteiden mukainen ja pohjautuu yhteisiin pohjiin. OPH tietohallintojohtaja OPH johto OPH pääjohtaja Projektipäällikkö Hankejohtaja KSHJ ohjausryhmä Esitutkimusraportti V1 Tavoiteratkaisun kuvaus Projektipäällikkö OPH PMO KSHJ ohjausryhmä Teknologialinjausten V1 Tavoiteratkaisun kuvaus OPH OPH PMO Oppijan projektiryhmä suunnitelma kehittämispäällikkö Viite- ja V1 Tavoitearkkitehtuuri Seppo OPH PMO Oppijan projektiryhmä kohdearkkitehtuurikuvaukset kuvattu Ränninranta Talousarvioesitys V2 Hankekokonaisuuden OPH OPH OPH pääjohtaja elinkaaren kustannukset tietohallintojohtaja johtoryhmä MäärittelydokumentIio (katselmointipöytäkirjojen käsittely ja katselmoinneista seuraava muutoshallinta) V2 Vaaditut dokumentit tehty laatuvaatimusten mukaisesti Projektipäällikkö OPH PMO KSHJ ohjausryhmä Product Backlog V2 Kokonaisuuden palvelut kuvattu ja priorisoitu Markkinointisuunnitelma V2 Kokonaisuuden kattava suunnitelma Kilpailutukset V2 Toteutuksen kannalta oleelliset osa-alueet kilpailutettu Toteutusvaiheen organisointisuunnitelma Toteutusvaiheen tilaratkaisusuunnitelma Monitoimittajaympäristön ohjausmalli V2 V2 V2 Valittu toteutusmenetelmä huomioitu osana organisointisuunnitelmaa Toteutusmenetelmän resurssitarpeet huomioitu Kattaa kaikki hankekokonaisuuden osa-alueiden toimittajat Projektipäälliköt OPH PMO OPH Chief Product Owner Satu Meriluoto OPH PMO Oppijan projektiryhmä OPH tietohallintojohtaja OPH tietohallintojohtaja OPH tietohallintojohtaja HANSEL + OPH hankintaryhmä OPH YT-ryhmä OPH hallintojohtaja OPH toimintayksiköän johtaja OPH pääjohtaja OPH pääjohtaja OPH kehittämispäällikkö OPH sovelluspäällikkö OPH tietohallintojohtaja OPH PMO Hankejohtaja Toimittaja OPH PMO Hankejohtaja Toteutusvaiheen perehdyttämissuunnitelma V2 Kattaa menetelmän ohjauksen Toteutusvaiheen V2 Kokoaa Product Product Ownerit OPH PMO Chief Product Owner aikataulusuunnitelma Backlogin sprinteiksi Tietovarantosuunnitelma V2 Kattaa hankkeen alueen Seppo OPH PMO OPH Ränninranta kehittämispäällikkö Rajapinta- ja V2 Kattaa hankkeen alueen Seppo OPH PMO OPH liittymäsuunnitelma Ränninranta kehittämispäällikkö
HANKESUUNNITELMA 20(32) Tiedonhallintasuunnitelma (muutoksenhallinta) V2 Kattaa hankkeen tietovarantokerroksen Seppo Ränninranta OPH PMO OPH kehittämispäällikkö Tiedonsiirtosuunnitelma V2 Kattaa hankkeen tietovarantokerroksen Seppo Ränninranta OPH PMO OPH kehittämispäällikkö Integraation muutoksenhallintasuunnitelma V2 Kattaa hankkeen palvelut Seppo Ränninranta OPH PMO OPH kehittämispäällikkö Testaussuunnitelma V2 Kattaa kaiken testauksen Toimittaja OPH PMO + projektipäälliköt OPH kehittämispäällikkö Olemassa olevien palveluiden V3 Kattaa kaikki vanhat OPH OPH PMO + OPH pääjohtaja alasajosuunnitelma palvelut sovelluspäällikkö projektipäälliköt Käyttöönottosuunnitelmat V3 Kattaa kaikki Projektipäälliköt OPH PMO KSHJ ohjausryhmä käyttöönotettavat palvelut Koulutussuunnitelmat V3 Kattaa kaikki hankkeen Projektipäälliköt OPH PMO KSHJ ohjausryhmä käyttöönotettavat palvelut ja sidosryhmät Ylläpito- ja V3 Mahdollistaa palvelun Projektipäällikkö + OPH PMO KSHJ ohjausryhmä tukipalvelusuunnitelma käyttöönoton sovelluspäällikkö Valtakunnallisten ohjeiden V3 Kattaa käyttöönotettavat Projektin OPH PMO Chief Product Owner laatiminen palvelut erityisasiantuntija Käyttöliittymäkerroksen V3 Hankkeen tavoitteen Product Owner OPH PMO Chief Product Owner palvelut mukaiset palvelut Asioinnin peruspalvelut V3 Hankkeen tavoitteen Product Owner OPH PMO Chief Product Owner mukaiset palvelut Palvelun ohjaus ja integraatio V3 Hankkeen tavoitteen mukaiset palvelut Joonas Mäkinen OPH PMO OPH kehittämispäällikkö Palvelukerros V3 Hankkeen tavoitteen Product Owner OPH PMO Chief Product Owner mukaiset palvelut Tietovarannot ja koodistot V3 Hankkeen tavoitteen mukaiset palvelut Seppo Ränninranta OPH PMO OPH kehittämispäällikkö Palveluiden hallintamalli V3 SOA governance periaatteiden mukainen Joonas Mäkinen OPH PMO OPH tietohallintojohtaja Kokonaisarkkitehtuurin V3 JHS179 mukainen OPH OPH PMO OPH pääjohtaja hallintamalli kehittämispäällikkö Palvelun käyttöönotto I V4 Palvelu käytössä Projektipäällikkö OPH PMO KSHJ ohjausryhmä Tuotteistusraportti V4 Parannusehdotukset Projektipäällikkö OPH PMO KSHJ ohjausryhmä listattu Palvelun käyttöönotto II V4 Palvelu julkistettu Projektipäällikkö OPH PMO KSHJ ohjausryhmä käyttöönotettavaksi Projektin loppuraportti V5 Kattaa koko Projektipäällikkö OPH PMO KSHJ ohjausryhmä hankkeen/projektin elinkaaren analysoinnin Hankkeen loppuraportti V5 Kattaa koko hankkeen Hankejohtaja OPH PMO KSHJ ohjausryhmä 3.1.1. Riippuvien hankkeiden vaiheistus ja aikataulu Korkeakoulujen sähköiselle hakujärjestelmähankkeelle tuotetaan palveluita muiden SADE - hankkeiden kautta. Kaikille projekteille yhteisten palveluiden aikataulu on kuvattu alla.
HANKESUUNNITELMA 21(32)
HANKESUUNNITELMA 22(32) DP0: Hankesuunnitelman, toteutussuunnitelman hyväksyminen DP1: Esiselvitysten hyväksyminen DP2: Määrittelyn hyväksyminen DP3: Toteutuksen hyväksymispäätös ja hyväksymistestauksen aloituspäätös (virkailijapalvelut) DP4: Hyväksymistestauksen hyväksyminen ja tuotantoon siirtopäätös (virkailijapalvelut) DP5: Käyttöönoton (virkailijapalvelut) hyväksyminen Sisältö syötetty uuteen palveluun ja koulutuksen voivat alkaa DP6: Käyttöönoton (virkailijapalvelut) hyväksyminen Virkailija koulutettu ja Tarjonnan syöttäminen onnistuu DP7: Toteutuksen hyväksymispäätös ja hyväksymistestauksen aloituspäätös (kaikki palvelut) DP8: Hyväksymistestauksen hyväksyminen ja tuotantoon siirtopäätös (kaikki palvelut) DP9: Käyttöönoton hyväksyminen DP10: Päätös ylläpitovaiheen aloittamisesta ja hankkeen päättäminen 3.1.2. Palveluiden, ylläpidon ja käyttöönoton vaiheistuksen periaatteet Tarjonta tietovaranto toimii kaikkien palveluiden keskeisenä tietovarantona. Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä otetaan ensimmäisen hakupalveluna käyttöön ja tästä syystä Tarjonnassa sekä koulutustiedon verkkopalveluissa huomioidaan ensi vaiheessa korkeakoulusektorin tarjonta ja koulutustiedotus. Korkeakoulujen hakujärjestelmän jälkeen otetaan käyttöön seuraavaksi ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja peruskoulun jälkeisen opetuksen hakujärjestelmä ja viimeisenä aikuiskoulutuksen hakujärjestelmä. Tämä järjestys huomioidaan käyttöliittymäkerroksen sisältöpalveluiden toteutusjärjestyksessä. Palvelut, ylläpito ja käyttöönotot vaiheistetaan alla olevan kuvan mukaisesti. Taulukko 4.3: Palveluiden, ylläpidon ja käyttöönoton vaiheistuksen periaatteet
HANKESUUNNITELMA 23(32) Käyttöönottojen periaatteina on vaiheistaa käyttöönotot 1 3 vaiheeseen, riippuen käyttöönotettavan palvelun luonteesta. Toteutuksen katselmoinnit sidosryhmille toteutetaan vuonna 2012 seuraavasti: Pe 7.9. klo 9.00: Osuus 1 ( Koodistot, organisaatiot, käyttäjät ja käyttöoikeudet ) + ( Valmistautuminen ja tarjonta, virkailijakäyttöliittymän ydin ) - Aikuiskoulutuksen kohderyhmä klo 9-14 - Korkeakoulujen kohderyhmä klo 9-14 - 2. asteen kohderyhmä klo 9-14 Pe 9.11. klo 9.00: Osuus 2 ( Hakulomakkeet, valintaperusteiden ylläpito, valintojen toteuttaminen ) - Aikuiskoulutuksen kohderyhmä klo 9-14 - Korkeakoulujen kohderyhmä klo 9-14 - 2. asteen kohderyhmä klo 9-14 Pe 18.1. klo 9.00: Osuus 3 ( Oma polku, federoitu tunnistautuminen, koulutustiedon haku, opintojen aloittaminen, jälkiohjaus ) - Aikuiskoulutuksen kohderyhmä klo 9-14 - Korkeakoulujen kohderyhmä klo 9-14 - 2. asteen kohderyhmä klo 9 14 Hyväksymistestaus 03/2013 (I käyttöönotto) Lehdistökatselmointi 05/2013
HANKESUUNNITELMA 24(32) 3.2. Hankkeen päätuotokset Hankkeen lopputuloksena syntyy: korkeakoulujen yhteinen palvelukeskeiseen arkkitehtuuriin pohjautuva sähköinen haku- ja valintapalvelut palvelukomponentteja, jotka ovat hyödynnettävissä muissa opiskelijavalintajärjestelmissä, mm. o lomake-, valintaperuste-, valinta- ja ilmoittautumispalvelu hallinta- ja ylläpitomalli järjestelmälle sekä muutoksenhallintavälineet Opiskelijahaun- ja valinnan käsitemalli (XDW -käsitemallin osaksi) 3.3. Toteutus Hankkeen toteutus aikataulutetaan siten, että KSHJ- hanke sekä SADE- hankkeen projektit synnyttävät palvelukomponenttipohjaisen tietojärjestelmäkokonaisuuden. KSHJ- hankkeessa sekä SADE-hankkeen projekteissa syntyviä palvelukomponentteja voidaan hyödyntää joustavasti. 3.3.1. SADe-hankkeen tuottamat yhteiset palvelut KSHJ-hankkeelle SADE-hankkeen yhteisten palveluiden projekti tuottaa KSHJ-hankkeelle seuraavat palvelut: Kohdearkkitehtuuri Tietoturva Käyttäjähallinto
HANKESUUNNITELMA 25(32) Asiakaspalveluratkaisu Viestintäratkaisu Käyttöpalveluympäristön perustaminen SOA palveluiden perustaminen Arkistointiratkaisu Koulutustarjonnan tietovaranto Asiointi- ja hakijapalvelu Käyttöliittymä ja visuaalinen ilme Koulutustiedotuspalvelut 3.4. Hankkeen ohjaus ja hallinta Opetushallituksessa kokonaisuuden koordinoinnista vastaa hankejohtaja. Hankkeiden projektipäälliköt raportoivat hankkeiden etenemisestä Opetushallituksen hankesalkkuun joka kuukauden 10.päivä. Hankejohtaja raportoi hankekokonaisuuden tilannekatsauksen ohjausryhmälle ohjausryhmän kokouksissa. JOHTAJA 3.5. Hankkeen toteutuksen organisointi Hankkeen toteutus käynnistettiin henkilöstön rekrytoinneilla. Opetushallituksen hankkeen aikainen organisointi: OPETUSHALLITUKSEN HANKEJOHTAJA
HANKESUUNNITELMA 26(32) Henkilö Organisaatio Antti Ylä-Jarkko Tehtävät ja vastuut Päätösvalta hankkeessa Vastaa Opetushallituksen vastuulla olevan hankkeen johtamisesta, etenemisestä suunnitelman mukaisesti ja koordinoi sekä osaettä käyttöönottoprojektien yhteistoimintaa. Informoi projekteja toimintaympäristö hankejohtajalle muutoksista, tapahtumista ja riskeistä. Kokonaisuuden hallinta Hankkeen alustava laajuus kuvattu Hankehallinnan suunnitelma laadittu Hankkeen toteutuksen ohjaaminen ja johtaminen kuvattu Hankkeen työn seuranta ja ohjaus kuvattu Muutoshallinta kuvattu Projektin ja vaiheen päättäminen kuvattu valmistelu- ja esittelyvastuu projektiryhmälle valmisteluvastuu Opetushallituksessa Laajuuden hallinta Asiakastarpeet on kerätty vaatimusdokumentaation muotoon Projektien laajuudet on kuvattu ennen toteutusta Projektit ja toteutusvaiheet on vaiheistettu pienempiin tehtäväkokonaisuuksiin. Laajuuden todennus on suunniteltu Laajuuden seuranta on suunniteltu Ajanhallinta Hankkeen tehtävät määritelty Hankkeen riippuvuudet kuvattu Hankkeen resurssitarpeiden arviointi kuvattu Hankkeen tehtävien kesto arvioitu Hankeaikataulu laadittu Hankkeen aikataulun seuranta ja ohjaus kuvattu Kustannusten Kustannusarvio tehty hallinta Budjettiesitys tehty Kustannusten seurantamekanismi kuvattu Laadunhallinta Laadunhallinnan suunnitelma luotu Laadunvarmistus kuvattu Laadunseuranta kuvattu Organisointi ja Henkilöstön tehtäväkuvat luotu henkilöstö Henkilöstö rekrytoitu Projektitiimien kehittämismalli kuvattu Projektitiimien johtamismalli kuvattu Viestinnän Sidosryhmät on tunnistettu hallinta Viestintäsuunnitelma on tehty Tiedon jakelutavat on mietitty Sidosryhmien hallinta on kuvattu Etenemisen raportointi on sovittu Riskien hallinta Riskien hallinnan suunnitelma on tehty Riskien tunnistamisen mekanismi on luotu Laadullinen riskianalyysi on tehty Määrällinen riskianalyysi on tehty Toimenpidesuunnitelma on tehty Riskien seuranta ja hallinta on kuvattu Hankintojen Hankintasuunnitelma on tehty hallinta Tarvittavat hankinnan on suoritettu Hankintojen hallinta on suunniteltu valmistelu- ja esittelyvastuu projektiryhmälle valmisteluvastuu Opetushallituksessa valmistelu- ja esittelyvastuu projektiryhmälle valmisteluvastuu Opetushallituksessa valmistelu- ja esittelyvastuu projektiryhmälle valmisteluvastuu Opetushallituksessa valmistelu- ja esittelyvastuu projektiryhmälle valmisteluvastuu Opetushallituksessa valmistelu- ja esittelyvastuu projektiryhmälle valmisteluvastuu Opetushallituksessa valmistelu- ja esittelyvastuu projektiryhmälle valmisteluvastuu Opetushallituksessa valmistelu- ja esittelyvastuu projektiryhmälle valmisteluvastuu Opetushallituksessa valmistelu- ja esittelyvastuu projektiryhmälle valmisteluvastuu Opetushallituksessa PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ Henkilöt KSHJ-hankeen projektipäälikkö Anita Johansson Organisaatio
HANKESUUNNITELMA 27(32) SADe-hankeen osaprojektin projektipäälliköt:arja Törmälä (ALPE), Ulla Angervo (KOTVE + TARJONT), Anu Suurnäkki (AIKU), Laura Alalääkkölä (ASPARA), Esa Keränen (TOR), Mika Perkiö (Tietoturva ja käyttö-, kapasiteetti- ja tietoliikennepalvelut), Joonas Mäkinen (Soa-governance, käyttäjähallinto), Seppo Ränninranta (Tietovarannot ja koodistut) Tehtävät ja vastuut Päätösvalta hankkeessa Vastaavat kukin oman osaprojektinsa etenemisestä projektisuunnitelman mukaisesti ja avustavat hankejohtajaa käyttöönottojen/osaprojektien välisessä koordinoinnissa. Kokonaisuuden hallinta Projektin alustava laajuus kuvattu Projektisuunnitelma laadittu Projektin toteutuksen ohjaaminen ja johtaminen sovitulla tavalla Projektin työn seuranta ja ohjaus sovitulla tavalla Projektin muutoshallinta sovitulla tavalla Projektin ja vaiheen päättäminen sovitulla tavalla valmistelu- ja esittelyvastuu hankejohtajalle Opetushallituksessa projektin operatiivinen päätöksentekovastuu Laajuuden hallinta Projektin asiakastarpeet on kerätty vaatimusdokumentaation muotoon sovitulla tavalla valmistelu- ja esittelyvastuu hankejohtajallelle Opetushallituksessa Projektien laajuudet on kuvattu ennen toteutusta sovitulla tavalla projektin operatiivinen päätöksentekovastuu Projekti vaiheistettu pienempiin tehtäväkokonaisuuksin sovitulla tavalla Projektin laajuuden todennus sovitulla tavalla Projektin laajuuden seuranta sovitulla tavalla Ajanhallinta Projektin tehtävät määritelty valmistelu- ja esittelyvastuu Projektin riippuvuudet kuvattu hankejohtajalle Opetushallituksessa Projektin resurssitarpeiden arviointi kuvattu projektin operatiivinen Projektin tehtävien kesto arvioitu päätöksentekovastuu Projektiaikataulu laadittu Projektin aikataulun seuranta ja ohjaus Kustannusten hallinta Projektin kustannusten seuranta sovitulla tavalla valmistelu- ja esittelyvastuu hankejohtajalle Opetushallituksessa projektin operatiivinen päätöksentekovastuu Laadunhallinta Projektin laadunhallinnan suunnitelma valmistelu- ja esittelyvastuu Projektin laadunvarmistus sovitulla tavalla hankejohtajalle Opetushallituksessa Projektin laadunseuranta sovitulla tavalla projektin operatiivinen päätöksentekovastuu Organisointi ja henkilöstö Projektitiimien johtamismalli kuvattu valmistelu- ja esittelyvastuu hankejohtajalle Opetushallituksessa projektin operatiivinen päätöksentekovastuu Viestinnän Projektin sidosryhmät on tunnistettu valmistelu- ja esittelyvastuu hallinta Viestintäsuunnitelman mukainen viestintä hankejohtajalle Opetushallituksessa Tiedon jakelutavat sovitulla tavalla projektin operatiivinen Projektin sidosryhmien hallinta sovitulla tavalla päätöksentekovastuu Projektin etenemisen raportointi sovitulla tavalla Riskien hallinta Riskien tunnistaminen valmistelu- ja esittelyvastuu Projektin laadullinen riskianalyysi hankejohtajalle Opetushallituksessa Projektin määrällinen riskianalyysi projektin operatiivinen Toimenpidesuunnitelma mukainen toiminta päätöksentekovastuu Projektin riskien seuranta ja hallinta sovitulla tavalla Hankintojen hallinta Hankintojen hallinta sovitulla tavalla valmistelu- ja esittelyvastuu hankejohtajalle Opetushallituksessa projektin operatiivinen päätöksentekovastuu
HANKESUUNNITELMA 28(32) Opetushallituksen PMO (Project Management Office) Henkilöt Organisaatio Antti Ylä-Jarkko, Erja Nokkanen, Laila Puranen Tehtävät ja vastuut Päätösvalta hankkeessa Opetushallituksen PMO vastaa hankkeen laadunvarmistuksesta, hankesalkun hallinnasta, riskien- ja muutoksenhallinnasta. Yleiset tehtävät Laadun suunnittelu Laadun ohjaus Laadun varmistus laadunvarmistusvastuu Opetushallituksessa 4. RISKIT 4.1. Riskit Hankkeen alussa laaditaan riskikartta. Riskien toteutumisesta ja todennäköisyyksien muutoksista johtuvia tarvittavia toimenpiteitä käsitellään ohjausryhmän kokouksissa säännöllisesti projektipäällikön esityksestä. Hankkeen alussa laadittu riskikartta sisältää koko hankkeen ja esiselvitysvaiheen riskit. Siirryttäessä hankkeen vaiheesta toiseen, riskikartta päivitetään (vastuu: projektipäällikkö). 4.2. Riskienhallinta Riskien tunnistamisen ja seurannan on oltava saumaton osa hankehallintaa. Hankkeessa tunnistetaan riskit hankkeen ensimmäisen vaiheen aikana sekä vastuutetaan ja seurataan riskienhallinnan toimenpiteitä hankkeen aikana. (mennyt muoto) Riskien hallinta on osa hankkeen johtamista ja ohjasuryhmän kokouksissa käsitellään riskien tilannetta ja suunniteltujen toimenpiteiden toteutumisen tilannetta. Tehtävä Riskienhallinta Riskien tunnistaminen ja vastuutettujen toimenpiteiden seuranta vahvana osana hankkeen johtamista ja koordinointia. Lopputuotteet Päivitetty riskimatriisi Toteutuneet riskienhallintatoimenpiteet Riskejä hallitaan riskienhallintaprosessin avulla. Prosessi on kuvattu alla.
HANKESUUNNITELMA 29(32) Riskien tunnistaminen Ensimmäinen riskientunnistusvaihe toteutettiin osana hankkeen suunnittelua ja se on dokumentoitu hankesuunnitelmaan. Hankkeen edetessä riskien tunnistus tapahtuu projektin päävaiheen alussa ohjausryhmän kokouksessa ja jos joku projektiryhmän jäsen tai asiakkaan edustaja katsoo olevan tarvetta päivittää riskienhallintasuunnitelmaa, se tapahtuu ohjausryhmän kokouksissa. Riskejä voidaan tunnistaa myös hankejohtajan ja projektipäälliköiden viikkopalaverissa sekä projektikohtaisissa palavereissa. Uusia riskejä tunnistettaessa tulee määrittää riskille nimi, riskin toteutumisen indikaattorit, riskin hallintakeinoja joita voidaan toteuttaa riskin toteutumisen estämiseksi, riskin toteutumisen seuraukset ja vakavuus projektille asteikolla 1-5 (5 erittäin vakava, 1 ei merkittävä) sekä pitää kirjaa toteutetuista riskiä ehkäisevistä vastatoimenpiteistä, jos ne katsotaan tarpeellisiksi. Riskit ja tunnistusvaiheessa kerätty tieto kootaan projektin riski - taulukkoon, jota päivitetään edellisen kappaleen mukaisesti. Ohjausryhmälle raportoidaan riskien hallinnan tila säännöllisesti. Hankejohtaja tekee yhdessä projektipäälliköiden kanssa toimenpide-ehdotukset riskien minimoimisesta ohjausryhmälle. Riskien jatkuva seuranta Riskien monitorointi eli indikaattorien seuraaminen ja toteutumismahdollisuuden arviointi on jokaisen projektipäällikön sekä projektiryhmän jäsenen ja asiakkaan vastuu. Jos joku projektin osapuolista katsoo, että jokin riski saattaa toteutua hyvin suurella todennäköisyydellä, niin hänen tulee ottaa riski keskustelun aiheeksi projektiryhmän kokouksessa. Riskien monitorointi on osa hankejohtajan ja projektipäälliköiden viikkopalavereita. Riskien vastatoimet Jos jokin riski toteutuu, toteutetaan riskille vastatoimenpiteitä yhteistyössä asiakkaan kanssa hankkeen tai projektin etenemisen turvaamiseksi. Vastatoimenpiteet ovat tapauskohtaisia, periaatteena kuitenkin turvata hankkeen tai projektin jatkuminen. Riskien uudelleen arviointi
HANKESUUNNITELMA 30(32) Riskien uudelleenarvioinilla tarkoitetaan säännöllisen riskien tunnistamisvaiheen yhteydessä tapahtuvaa toimintaa, jossa aikaisemmin tunnistettuja riskejä tarkastellaan ja päätetään, kuuluvatko ne enää hankkeen tai projektin riskilistalle vai tuleeko jotain muuta tunnistamisvaiheen osa-aluetta päivittää riskilistaan. Uudelleenarviointi on myös jatkuvaa toimintaa, joka tapahtuu monitoroinnin rinnalla, mutta erityistä merkitys sillä on, jos jokin riski toteutuu. Riskikartta liitteenä. 5. MUUTOKSENHALLINTA Projektin aikana tulee tarvetta muuttaa hyväksyttyä hanke- tai projektisuunnitelmaa (tavoitteet, aikataulu, kustannukset, lopputulokset). Muutostarve, perustelut, muutoksen ehdotus ja kuvaus ehdotuksen vaikutuksista suunnitelmaan kuvataan muutosehdotuslomakkeella (liite 6). Projektipäälliköt vastaavat muutosehdotuslomakkeen täytöstä projektien osalta. Muutosehdotuslomake käsitellään hankepäällikön kanssa, jonka jälkeen se esitellään projektiryhmälle. 6. VIESTINNÄN HALLINTASUUNNITELMA Projektiviestinnän on tarkoitus huolehtia projektiosapuolien tiedontarpeesta projektin eri vaiheissa. vastaa Oppijan viestintäryhmän hanketason viestintälinjausten noudattamisesta hakeutujan palveluiden ja todennetun osaamisen rekisterin hanke- ja projektiviestinnässä. Viestinnän kriittinen menestystekijä on mukauttaa viesti vastaanottajan tiedontarpeen ja intressin mukaan. Tämä lisää hieman työmäärää, mutta parantaa viestinnän laatua ja perillemenoa. Viestinnän tulee siis olla yleisesti ottaen riittävää, mutta mahdollisimman tiivistä. Lisäksi tulee tarkkaan miettiä millä medialla viestitään, etteivät kiireelliset asiat toisaalta huku ja vähemmät kiireelliset löytyvät helposti. Projektin viestinnän hallinta käsittää - viestinnän tarve ja tavoitteet vaiheittain sekä viestintävastuu ja viestintämedia - viestintäsuunnitelma (liite x)
HANKESUUNNITELMA 31(32) 6. RESURSSIT 6.1. Resurssisuunnitelma Palvelukokonaisuuden resurssisuunnitelma. 6.2. Budjetti Hankkeen kokonaisbudjetti Hankkeen alustava budjetti on perustuu siihen, että toteutettava hankekokonaisuus muodostaa n. 6000 toimintopistettä käsittävän tietojärjestelmäkokonaisuuden.