1 (6) Pöytäkirja Hämäläis Osakunnan hallituksen kokouksesta 3/2013 Aika: 6.2.2013 klo 18.00 Paikka: HO/Paasikivi Läsnä: Juhani Takkunen, hallituksen varapuheenjohtaja Olga Penkkilä, toiminnanohjaaja (saapui kohdassa 11.) Emilia Aikio, sihteeri Paula Talonen, taloudenhoitaja Lotta Broms Claudia Mariottini (saapui kohdassa 11.) Jukka Heliö Samu Vuorinen Jyrki Eriksson (saapui kohdassa 17.) Niina Iisakkila Poissa: Valtteri Aaltonen, kuraattori 1. Avaus Hallituksen varapuheenjohtaja Juhani Takkunen avasi kokouksen klo 18.07. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous oli kutsuttu ajoissa koolle ja paikalla oli riittävästi hallituksen jäseniä. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin muutoksin.
2 (6) 5. Ilmoitusasiat Kohta jätettiin auki, koska toiminnanohjaaja ei ollut paikalla. Toiminnanohjaaja ilmoitti saavuttuaan, että Ilveshiihto järjestetään ensi viikolla. Hän oli ollut juuri itse tutustumassa Ilveshiihto kuntiin. 6. Tehdyt edustusvierailut Jukka Heliö oli edustanut Korporatsioon Sakalan hiihdossa. Hän oli vienyt Talvisota viinaa lahjaksi. Hiihto meni Heliön mukaan hyvin ja hauskaa oli. 7. Toiminnanohjaajan asiat Kohta jätettiin auki, koska toiminnanohjaaja ei ollut paikalla. Toiminnanohjaaja kertoi saavuttuaan, että siivooja on vähän parantanut työnsä jälkeä. Osakuntabaarin työntekijät seuraavat tilannetta ja ilmoittavat, jos eivät ole tyytyväisiä. Uusia vartiointifirmoja toiminnanohjaaja ei ole vielä ehtinyt katsella. Juhani Takkunen ehdotti, että voitaisiin kysellä alustavasti vaihtoehtoja nykyiselle vartiointifirmalle. Tarkoituksena olisi löytää firmoja, jotka tarjoavat Osakunnan tarvitsemia palveluita. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja kertoi säätiön maksaneen helmikuun toiminta avustuksen jo kuun alussa, koska tilillä ei ollut rahaa. Sovittu osa henkivakuutuksesta ja Elisan osakkeet voidaan myydä sen jälkeen kun saadaan edellisen kokouksen pöytäkirjaan kuraattorin allekirjoitus. Taloudenhoitaja tiedotti, että Hämäläis Osakunnalla on Pirkanmaan Uusi Panimo Oy:n (nykyinen Nokian Panimo Oy) osakekirja, yhteensä 10 x 500 A osaketta. Osakkeet siirtyvät sähköiseen arvo osuusjärjestelmään ja paperinen osakekirja on postitettava omistuksen säilyttämiseksi. Taloudenhoitaja oli yrittänyt selvittää osakkeiden arvoa, muttei ollut toistaiseksi onnistunut. Hallitus arveli osakkeiden olevan vähäarvoisia. Taloudenhoitaja tiedusteli, halutaanko osakekirja säilyttää vai vaihdetaanko se arvo osuuksiksi. Hallitus ihmetteli paperista osakekirjaa ja keskusteli asiasta. Juhani Takkunen totesi paperista tuskin olevan iloa, joten sen voisi postittaa. Tällöin osakkeiden arvokin varmaan selviäisi. Samalla voitaisiin selvittää, onko osakkeiden omistamisesta jotakin muuta hyötyä osakuntalaisille. Taloudenhoitaja muistutti, että jos osakekirja postitetaan, täytyy Hämäläis Osakunnan avata arvo osuustili. Takkunen tiedusteli, eikö Hämäläis Osakunnalla ole jo kyseistä tiliä Elisan osakkeiden takia. Päätettiin, että osakekirja postitetaan ja taloudenhoitaja selvittää arvo osuustiliasian. Takkunen huomautti myös, että kannattaa selvittää, olisivatko tilinhoitokustannukset suuremmat kuin osakkeista tuleva tuotto.
3 (6) Valtuutettiin Hämäläis Osakunnan taloudenhoitaja Paula Talonen (xxxxxx xxxx) siirtämään Nokian Uuden Panimon osakekirjat arvo osuusjärjestelmään. 9. Saapunut posti Hallitukselle ei ollut saapunut postia. 10. Saapuneet kutsut Korporatsioon Sakala oli lähettänyt kutsun Viron 95. itsenäisyyspäivän juhliin Tarttoon 23.02.2013 (liite 2). Koska muita halukkaita ei löytynyt, Juhani Takkunen tarjoitui lähtemään itse ja kysymään kuraattorilta ja UAV:n sihteeriltä, haluavatko he lähteä mukaan, koska juhliin olisi hyvä saada vähintään kaksi edustajaa. Jukka Heliö oli sähköpostitse tiedustellut, noudatetaanko hallituksessa edelleen käytäntöä, että UAV:n virkailijat lähtevät ystävyysjärjestöjen tapahtumiin budjettinsa salliessa, jos pidot, kesäretki tai vuosijuhlat eivät mene tapahtumien kanssa päällekkäin. Todettiin, että UAV koordinoi kutsuja ja tarvittaessa sopii hallituksen kanssa siitä, kuka lähtee edustamaan minnekin. Korporacija Neo Lithuania oli lähettänyt kutsun Liettuan itsenäisyyspäivän juhliin Kaunasiin 16.2.2013 (liite 3). Jyrki Eriksson oli jo edellisessä kokouksessa ilmoittanut kiinnostuksensa lähteä juhliin ja UAV:n sihteeri Susanna Palkkimäki oli Jukka Heliön mukaan harkinnut lähtöä. Päätettiin, että Eriksson ja Palkkimäki voivat lähteä edustamaan Osakuntaa juhliin. Sihteeri tiedusteli, sopiiko hallitukselle, jos hän lähtee Claudia Mariottinin sijasta Lotta Bromsin kanssa Savolaisen Osakunnan vuosijuhliin 16.2. Tämä sopi hallitukselle hyvin. 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset Koulutusvaliokunta, Koirakerho, Luontokerho ja HOT: Claudia Mariottini kertoi perehdyttäneensä KoVK:n viime keskiviikkona ja valiokunta pitää kevätkokouksensa seuraavana perjantaina. Luontokerho on aloittanut toimintansa aktiivisesti. Kerho piti kevätkokouksensa 31.1. ja huomenna kerho lähtee ekskursiolle Kaisaniemen kasvitieteelliseen puutarhaan. Kerho järjestää myös ekskursion jäänveistofestivaaleille Korkeasaareen 10.2. Koirakerholla oli eilen kokous ja tanssikerho pitää kevätkokouksensa 22.2. Yleisvaliokunta, Äijäkerho, Leffaklubi ja Juristikerho: Juhani Takkunen kertoi, että YVK on remontoinut Hikiää ja myös heidän toinen projektinsa etenee. WLAN boxeja ollaan hankkimassa ja kaapeleita aletaan asentaa pian Ratinaan. Äijäkerho ja leffaklubi ovat tehneet toimintasuunnitelmat ja toimintakertomukset. Myös juristikerholla kyseiset dokumentit ovat jo melkein valmiit. Ulkoasiainvaliokunta, Viiniseura, Taidekerho, Pioneeri ja pyrologikerho ja HOS: Jukka Heliö kertoi, ettei UAV:lle kuulu mitään uutta. Sakalasta saapunutta stipendiaattia on informoitu Osakunnan värien saamiskäytännöstä ja hän tulee täyttämään fuksipassin huhtikuun loppuun mennessä. Viiniseuralle ei kuulu mitään. Taidekerho piti sääntömääräisen kevätkokokouksensa 23.1., jossa he
4 (6) hyväksyivät toimintasuunnitelman, mutta eivät toimintakertomusta. Kerho piti ylimääräisen kokouksen 30.1., mutta kokouksen tuloksesta ei ole tietoa. Pioneeri ja pyrologikerhosta ei ole kuulunut mitään. HOS piti sääntömääräisen vuosikokouksensa 28.1. Liikuntavaliokunta, Pelikerho, POP klubben ja HOL: Jätettiin kohta avoimeksi, koska Jyrki Eriksson ei ollut paikalla. Eriksson kertoi saavuttuaan, ettei LVK:lla ole uusia kuulumisia. Kulttuurivaliokunta, Näytelmäkerho ja Kokkikerho ja HOS: Lotta Broms kertoi KVK:n kevätkokouksen olleen viime keskiviikkona. Kokouksessa oli hyväksytty KVK:n toimintakertomus ja toimintasuunnitelma. Valiokunta on menossa luontokerhon kanssa jäänveistofestivaaleille ja ensi viikolla he järjestävät eksursion Enbuske & Linnanahde talkshowhun, jossa on vielä paikkoja vapaana. Teekkarispeksiä KVK menee katsomaan huhtikuussa. Muita tarkempia suunnitelmia ei ole, mutta keväällä on vielä luvassa balettia ja oopperaa. Näytelmäkerholle ei kuulu mitään uutta. Kokkikerho pitää huomenna kevään ensimmäisen kokkauskertansa. Viestintävaliokunta, Ompelukerho, Mimmikerho ja HOT: Niina Iisakkila kertoi, että VVK:lla on toiminta lähtenyt hitaasti käyntiin. He eivät ole vielä sopineet kevätkokouksensa päivämäärää. Ompelukerholla ja mimmikerholla menee hyvin ja he pitävät sääntömääräiset kokouksensa ensi maanantaina. Juhla ja ohjelmavaliokunta, HORes, Bittikerho, Snookerho ja HOL: Samu Vuorinen kertoi, ettei JVK:lle kuulu mitään uutta. HOL:ista ei ole mitään tietoa. Muiden kerhojen kokoukset pidetään lähiaikoina. Taloudenhoitaja tiedotti, että HORes on suunnitellut radiopuhelimista luopumista. Samalla voitaisiin luopua Osakunnan radiotaajuudesta, jos halutaan. Juhani Takkunen muistutti hallitusta lukemaan vastuuvaliokuntiensa ja kerhojensa toimintasuunnitelmat ja toimintakertomukset. 12. Ulkojäsenhakemukset Hallitukselle oli saapunut kaksi ulkojäsenhakemusta (liitteet 4 ja 5). Hallitus hyväksyi ensimmäisen hakemuksen, mutta joutui hylkäämään toisen vedoten Osakunnan ulkojäsenohjesääntöön. 13. Määräraha anomukset Hallitukselle ei ollut saapunut määrärahahakemuksia. 14. Tilahakemukset Hallitukselle ei ollut saapunut tilahakemuksia.
5 (6) 15. Osakunnan edustajat kiinteistöosakeyhtiöiden hallituksissa Juhani Takkunen selvensi hallitukselle kiinteistöosakeyhtiöiden hallitusten toimintaa. Päävirkailijat ja kuraattori ovat perinteisesti edustaneet Osakuntaa kiinteistöosakeyhtiöiden hallituksissa. On tullut ilmi, että edustuskäytännöstä ei ole säännöissä mainintaa, joten pidettiin hyvänä, että hallitus ehdottaa päävirkailijoita Osakunnan edustajiksi kiinteistöosakeyhtiöihin. Takkunen ehdotti, että päävirkailijat saavat keskenään päättää ketä heistä ehdotetaan mihinkin kyseisistä hallituksista. Lopullisen päätöksen edustajasta tekevät kuitenkin yhtiökokoukset. Hallitus hyväksyi ehdotuksen. 16. Pitojen kansallispuvut Juhani Takkunen tiedotti hallitukselle, että Osakunta on perinteisesti kustantanut edustusviroille kansallipuvut Hämäläisiin pitoihin. Päätettiin, että Osakunta kustantaa kokonaan kansallispuvut juhlamestareille, isännälle, emännälle, päävirkailijoille ja hallitukselle edellyttäen, että hallitus tanhuaa. Puvut kustannetaan tarvittaessa myös inspehtorille ja kuraattorille. 17. Muut asiat Claudia Mariottini pyysi anteeksi sihteerille tarkoitetun viestin lähettämistä koko hallituslistalle viitaten viime kokouksessa käytyyn keskusteluun turhien viestien lähettämisestä. Hallitus hyväksyi anteeksipyynnön. Toiminnanohjaaja ilmoitti, että Ilveshiihtoon on ilmoittautunut ainakin 40 osallistujaa, mikä on enemmän kuin viime vuosina. Samu Vuorinen oli pyytänyt Sofia Seittenranta Vekkeliä lähettämään viime vuoden viihtyisyyskyselyn kysymykset, mutta niitä ei ole vielä kuulunut. Vuorinen luultavasti keksii omat kysymykset uutta kyselyä varten. Sihteeri tiedusteli toiminnanohjaajalta, saadaanko toimiston iso kopiokone joskus kuntoon. Toiminnanohjaaja kertoi hallitukselle, että kone alkaa nykyään huutaa, jos johto laitetaan seinään. Koneen päälle on mahdollisesti kaatunut alkoholia, minkä vuoksi sen korjaaminen voi olla odotettua hankalampaa. Hallitus keskusteli asiasta. Todettiin, että viime vuoden AV ja ATK vastaavalta voisi kysellä konetta jo kerran korjanneen firman yhteystietoja ja samalla voitaisiin selvittää, voiko konetta korjata ollenkaan. Hallitukselle tiedotettiin myös, että Claudia Mariottini, Juhani Takkunen ja päävirkailijat lähtevät Akateemisen kyykän MM kisoihin tulevana lauantaina. 18. Kokouksesta tiedotettavat asiat Juhani Takkunen ehdotti, että yleiskokouksessa tiedotetaan henkivakuutuksen ja Elisan osakkeiden myynnistä, mutta muuta tiedotetta ei tarvitse kirjoittaa. Hallitus hyväksyi ehdotuksen.
6 (6) 19. Seuraava kokous Seuraava kokous oli aiemmin sovittu pidettäväksi 21.2. klo 18. Maaliskuun ensimmäinen kokous ehdotettiin pidettäväksi joko 5., 6 tai 7.3. klo 17. Päätettiin, että sihteeri ehdottaa kuraattorille kyseisiä päivämääriä ja ajankohta valitaan sen mukaan, mikä niistä sopii kuraattorille. 20. Kokouksen päättäminen Juhani Takkunen päätti kokouksen klo 19.05. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Juhani Takkunen hallituksen varapuheenjohtaja Emilia Aikio sihteeri