HUS-Logistiikka johtokunta 32 22.10.2009 LAUSUNNON ANTAMINEN HUS-TILAKESKUKSELLE SISÄISEN VUOKRAN LASKENNAN JA SOVELTAMISEN PERIAATTEISTA LOGIS 32 HUS-Tilakeskus on pyytänyt lausuntoa sisäisen vuokran laskennan ja soveltamisen periaatteista. HUS-Tilakeskuksen luonnos 23.9.2009: 1. HUS-Tilakeskuksen tehtävä HUS-Tilakeskus vuokraa käyttäjälle tämän tarvitsemat toimitilat näiden periaatteiden mukaisesti. (Käyttäjällä tarkoitetaan HUS:n toimijaa, sairaanhoitoaluetta, liikelaitosta, konsernihallintoa). HUS-Tilakeskus perii tiloista kustannuksiaan vastaavan vuokran. Vuokraan sisältyy pääomavuokra ja ylläpidon sisältävät käyttökustannukset. Pääomavuokraan kuuluvat peruspääoman ja lainojen korot HUS-Tilakeskus tilittää konsernihallinnolle. 1. Vuokrattavat tilat HUS-Tilakeskus ylläpitää tilarekisteriä tilahallintaohjelmalla (Optimaze). Ohjelmassa on tilojen vuokran määrittelyyn tarvittavat tiedot ajantasaisina. Käyttäjä näkee vastaavat tiedot tunnuslukuineen ja yhteenvetoineen tilahallintaohjelman tuottamasta, vuokralaisen käytössä korvauksetta olevasta Kanava-ohjelmasta. Vuokrattavat tilat määritellään tilahallintaohjelmassa. Vuokralaskutus tapahtuu kuukausittain tilahallintaohjelman ajantasaisten tietojen ja mukaisesti. 2. Vuokran määrittelyn periaatteet ja sisältö HUS-Tilakeskus määrittelee vuokran kustannuksiaan vastaavasti. (Vuokrat määritellään rakennuksittain vastuuyksikkötasolla. Rakennuskohtaisten kustannusten pysyessä vakiona aiheutuu tilan käyttötarkoituksen muuttumisesta muutos muidenkin tilojen kustannuksiin). Omat tilat Vuokraan sisältyy kaikki käyttöön ja ylläpitoon kuuluvat menot: jätehuolto, kunnossapito, käyttö ja huolto, lämmitys, turvallisuuskulut, kuten paikallis- ja piirivartiointi, pysäköintihallien korvaukset, sähkö ja kaasu, ulkoalueiden hoito, vesi ja jätevesimaksut, HUS-Tilakeskuksen hallinnon kustannukset ja peruskorjauksessa olevien sekä käyttämättömien tilojen vuokrakustannukset. HUS-Tilakeskuksen hallinnon kustannuksiin kuuluvat myös hankesuunnittelun ja ympäristöhallinnon kustannukset
Pääomavuokraan sisältyy HUS:n peruspääoman korko, rakentamiseen liittyvien lainojen korot, kiinteistövero ja poistot. Kustannukset kohdennetaan rakennuksittain tai rakennusosittain ja sen jälkeen tilahallintaohjelma laskee ja kohdentaa vuokran. Vuokran määrittelyssä käytetään tilakohtaisia painokertoimia. (Tilat luokitellaan käyttötarkoituksen mukaan tilaluokkiin, joilla on erilaiset painokertoimet. Painokertoimilla painotetaan tilojen investointi- sekä vesi- ja energiakustannuksia. Muut kustannukset kohdennetaan tilojen pinta-alojen suhteessa). HUS-Tilakeskus käyttää neliöhinnan määrittelyssä jyvitettyä huonealaa, joka sisältää huonealan lisäksi yhteiset tilat ja käytävätilat. (Tilan vuokra voidaan jakaa sovitussa suhteessa kahden tai kolmen käyttäjän kesken. Jos käyttäjiä on useampia tila määritellään yhteistilaksi. Yhteistila voi olla joko kerroksen, rakennusosan tai alueen yhteinen. Yhteistilojen kustannukset jaetaan ko alueella olevien käyttäjien kesken pinta-alojen suhteessa). Ulkoa vuokratut tilat HUS-Tilakeskus vuokraa tilat käyttäjälle ja perii niistä ulkopuoliselle vuokranantajalle maksamansa vuokran lisättynä omilla käsittelykuluillaan. Lisäksi HUS-Tilakeskus laskuttaa vuokralaiselta ne mahdolliset kuluerät, jotka on ulkopuolisen vuokranantajan kesken sovittu maksettavaksi erikseen, esim sähkö vesi ym. 3. HUS-Tilakeskuksen velvoitteet HUS-Tilakeskus huolehtii tilojen hankinnasta ja niiden ylläpidosta ja kunnossapidosta. Investointihankkeista on säädetty erikseen. HUS-Tilakeskus ylläpitää tilarekisteriä ja huolehtii sen ajantasaisuudesta. HUS-Tilakeskus tekee käyttäjääkin sitovat ylläpitoa ja vartiointia koskevat vuosittaiset sopimukset HUS-Kiinteistöt Oy:n kanssa. HUS-Tilakeskus vastaa käyttämättömien tilakokonaisuuksien kustannuksista. HUS-Tilakeskus toteuttaa määräaikaiset ja muutoin välttämättömät korjaustyöt vuokralaiselle hyvissä ajoin etukäteen ilmoittaen. Peruskorjausten yms aikana jolloin käyttäjän toiminta jatkuu väistötiloissa HUS-Tilakeskus vastaa peruskorjattavien tilojen kustannuksista ja perii vuokran vain väistötiloista. HUS-Tilakeskus kehittää edelleen vuokralaskennan perusteita, erityisesti pääomaosuuden laskentaa ja kohdentamista. HUS-Tilakeskus vastaa siivouskustannuksista vain omien tilojensa osalta. 4. Käyttäjän velvoitteet Käyttäjä sitoutuu omalta osaltaan hoitamaan tiloja huolellisesti ja vahinkoa tuottamatta.
Käyttäjä tekee vikailmoitukset välittömästi ylläpitosopimuksen mukaisesti HUS-Kiinteistöt Oy:n palvelunumeroon tai muun kiinteistön omistajan käyttämälle huoltoyhtiölle. Käyttäjä tekee ilmoituksen tilamuutostarpeistaan välittömästi HUS-Tilakeskuksen asianomaiselle kiinteistöpäällikölle. Sovittu muutos kirjataan tilarekisteriin, jotta vuokra kohdentuu oikean määräisenä oikealle käyttäjälle. Käyttäjä vastaa omalta osaltaan tilarekisterin tietojen oikeellisuudesta. Käyttäjä ilmoittaa HUS-Tilakeskukselle omat yhteyshenkilönsä ja niiden muutokset. Käyttäjä on velvollinen maksamaan kustannukset tilaamistaan teknisistä muutoksista, jotka eivät johdu korjaustarpeesta tai toiminnan vaatimista merkittävistä muutoksista. Toimenpiteet tilataan HUS-Kiinteistöt Oy:ltä. Jos käyttäjä haluaa tehdä muutoksia ulkoa vuokratuissa tiloissa on niistä aina ilmoitettava HUS-Tilakeskukselle ja tilojen omistajalle tai sen edustajalle. 5. Uusien tilojen hankinta HUS-Tilakeskus hankkii käyttäjän tarvitsemat uudet tilat ja tekee tarvittavat sopimukset. Tilojen hankinta tehdään yhteistyössä tilojen tarvitsijan kanssa. Uuden tilan hankinnan aloittaminen edellyttää tulosalueen tai liikelaitoksen johtajan tai hänen määräämänsä tekemää esitystä HUS-Tilakeskuksen johdolle. 6. Tiloista luopuminen Mikäli käyttäjä luopuu tilakokonaisuudesta on siitä tehtävä HUS-Tilakeskukselle irtisanomisilmoitus 6 kuukautta aikaisemmin. Mikäli tilakokonaisuus jää pois konsernin käytöstä mahdollinen jäljellä oleva poistoerä poistetaan kertapoistona luovuttavan yksikön toimintakulueränä. Irtisanominen pannaan vireille tulosalueen tai liikelaitoksen johtajan tai hänen määräämänsä esityksellä HUS-Tilakeskuksen johdolle. Käyttäjän tilojen kokonaisuudessa olevien yksittäisten tilojen irtisanomista ei voi tehdä ilman että tämä tila voidaan osoittaa samanaikaisesti toisen konsernin vuokralaisen käyttöön. Käyttäjä ei voi luopua tiloista, joita se tarvitsee palvelunsa tuottamiseen. (Luovutettavan tilakokonaisuuden pitää olla sellainen, että siihen voidaan osoittaa uusi käyttäjä; esim yksittäisestä huoneesta omien tilojen keskellä ei voida luopua ellei siihen voida osoittaa uutta vuokralaista. Käyttäjän on luovutettava tyhjilleen jäänyt tilakokonaisuus HUS-Tilakeskuksen käyttöön tai maksettava siitä vuokra).
7. Tilojen vaihtaminen toisen konsernin vuokralaisen kanssa 8. Tilatoimikunnat Käyttäjällä on oikeus vaihtaa tai luovuttaa tilansa toisen konsernin vuokralaisen käyttöön. Tällöin siitä on sovittava osapuolten ja HUS-Tilakeskuksen kiinteistöpäällikön kanssa. Mikäli rakennukselle tai toimialalle on nimetty tilatoimikunta valmistelemaan huoneiden käyttötarkoitusten muutoksia on tämän kannanotto toteuttamiskelpoinen vasta kun HUS-tilakeskuksen kiinteistöpäällikkö on muutoksen hyväksynyt kirjaamalla sen tilarekisteriin. Päätösesitys HUS-Logistiikan johtokunta antaa seuraavan sisältöisen lausunnon: HUS-Tilakeskuksen sisäisen vuokran laskennan ja soveltamisen periaatteiden täytyy tukea asiakasyksiköiden toiminnan tehostamishankkeita. Yleensä tiloista luovuttaessa tilat jäävät HUS-Konsernin käyttöön. Mikäli tiloista luovutaan rationointisyistä, taloudellinen hyöty koituu koko konsernille. Tässä tapauksessa tilaa tulee käsitellä kuin muitakin yhteistiloja. Tilojen luovutusvaiheessa ei aina välttämättä tilalla ole vielä uutta käyttäjää. Sellainen HUS:n tapauksessa yleensä on löytynyt. Pitkien poistoaikojen vuoksi on kohtuutonta siirtää kaikkia poistoja kertapoistona luovuttavalle yksikölle. HUS-Konsernin sisäisen vuokran määrittelyjen ja sen perusteiden tulee olla asiakasyksköiden tiedossa. Vuokran määrittelyn periaatteiden ja sisällön osalta tulee tarkemmin määritellä, mitä kunnossapito pitää sisällään. Yleensä vuokranantaja vastaa toimintaa ja tilojen käyttöä haittaavista pienkorjauksista. Lisäksi tulee määritellä, mitkä käyttöön ja ylläpitoon liittyvät työt tai kustannukset eivät sisälly vuokraan. HUS-Tilakeskus käyttää neliöhinnan määrittelyssä jyvitettyä huonealaa, joka sisältää huonealan lisäksi yhteiset tilat ja käytävätilat. Yhteistilan ja käytävätilan määrittelyä tulee tarkentaa. Yleiset käytävätilat (kuten esimeriksi Meilahden alueen tunnelit) tulee jakaa kaikkien käyttävien yksiköiden kesken ei tilan läheisyysperiaatteen mukaan. Myös poistoperiaatteita tulisi kehittää niin, että tuotantotiloihin (esim. leikkaussalit, välinehuoltokeskukset, keittiöt) kohdistuvat poistot kohdistuvat tuotannosta vastaavalle yksikölle. HUS-Tilakeskus vuokraa tilat käyttäjille ja perii niistä ulkopuoliselle vuokranantajalle maksaman vuokran lisättynä omilla käsittelykuluillaan. Tulee edellyttää, että HUS-Tilakeskus vuokraa tilat käyttäjille yhdessä tilan tarvitsijan kanssa. Yleensä ulkopuolisia tiloja hallitsee ja isännöi vuokranantaja. Tällöin käsittelykulut eivät tunnu perustelluilta. Ohjeluonnoksen mukaan käyttäjä on velvollinen maksamaan kustannukset tilaamistaan teknisistä muutoksista, jotka eivät johdu korjaustarpeesta tai toiminnan vaatimista merkittävistä muutoksista. Tulee määritellä tarkemmin, mitä kohdan lauseella tarkoitetaan.
Päätös Puheenjohtaja esitti varapuheenjohtajan kannattamana, että päätösesityksen kolmannen kappaleen viimeinen lause : " Pitkien poistoaikojen vuoksi on kohtuutonta siirtää kaikkia poistoja kertapoistona luovuttavalle yksikölle." muutetaan muotoon: Pitkien poistoaikojen vuoksi on kohtuutonta siirtää kaikkia poistoja kertapoistona luovuttavalle yksikölle, eikä se sisäisen vuokrauksen periaatteiden ja käytännön mukaan ole yleensä hyväksyttävissä. HUS-Logistiikan johtokunta päätti antaa lausunnon puheenjohtajan esityksen mukaisesti. Lisätietoja Toimitusjohtaja Markku Laakso, p. 0500-703 022.