OHJE 1 (6) HENKILÖSTÖPÄÄTÖSTEN TEKEMINEN, VIRANHALTIJAT KH 18.1.2016 1. PÄÄTÖSVALLASTA, MUUTOKSENHAUSTA JA TIEDOKSIANNOSTA Kunnan päätösvaltaa on siirretty (delegoitu) henkilöstöasioissa viranhaltijoille hallintosäännöllä. Ratkaisuvalta henkilöstöasioissa on määritelty hallintosäännön 2 luvussa. Ennen päätösten tekemistä tulee viranhaltijan tarkistaa, että ratkaisuvaltaa kyseisessä asiassa on delegoitu juuri kyseiselle viranhaltijalle. Viranhaltijat tekevät henkilöstöpäätöksiä joko Dynastyssa tai Populuksessa. Päätöksentekoa ohjaavat hallinnon oikeusperiaatteet (hallintolaki 2 luku 6 ): - yhdenvertaisuusperiaate eli viranomaisen ja virkamiehen velvollisuus kohdella hallinnon asiakkaita tasapuolisesti ja johdonmukaisesti, - tarkoitussidonnaisuuden periaate eli velvollisuus käyttää viranomaisen toimintaa yksinomaan lain mukaan perusteltuihin tarkoituksiin ja kielto käyttää harkintavaltaa väärin, - objektiviteettiperiaate, jonka mukaan viranomaisen toimien on oltava objektiivisesti perusteltuja ja puolueettomia, - suhteellisuusperiaate, jonka mukaan viranomaisen toimien on oltava oikeassa suhteessa laissa määriteltyyn päämäärään nähden sekä - luottamuksensuojaperiaate, jonka mukaan viranomaisen toimien on suojattava oikeusjärjestyksen perusteella oikeutettuja odotuksia. Hallinnon oikeusperiaatteiden noudattaminen kuuluu yleiseen virkavelvollisuuden noudattamiseen päätöksenteossa. Oikeusperiaatteiden vastainen menettely katsotaan oikeuskäytännössä harkintavallan väärinkäyttönä. Päätöksentekijä vastaa tekemästään päätöksestä ja päätös on aina perusteltava. Sekä Populus- että Dynasty-päätöksiin tulee päätösnumerot. Vaikka päätökset jäävät sekä Populukseen että Dynastyyn sähköiseen muotoon, tulee päätökset tulostaa ja vahvistaa päätöksentekijän allekirjoituksella. Populuksesta tulostetaan vain päätökset, joissa on päätösnumerot. Tehty henkilöstöpäätös on saatettava tiedoksi asianosaiselle sekä niille, jotka joutuvat tekemään toimenpiteitä tehdyn päätöksen perusteella. Päätökset, joista voidaan hakea muutosta, on annettava asianosaiselle kirjallisesti. Dynasty-päätöksissä on muutoksenhakuohje valmiina. Populuksessa tehtyihin henkilöstöpäätöksiin tulee liittää oikaisuvaatimusohje (löytyy intrasta), mikäli kyseessä on päätös, josta voi hakea muutosta. Sisäisen valvonnan ohjeiden (kohta 7) mukaisesti päätökset tulee saattaa tiedoksi myös lähimmälle esimiehelle ja joidenkin viranhaltijoiden osalta myös lautakunnille (päätösluettelot).
OHJE 2 (6) 2. HENKILÖSTÖPÄÄTÖKSEN TEKEMINEN DYNASTY VAI POPULUS? Huomioi, että useat Dynastyssa tehtävät viranhaltijapäätökset edellyttävät yleensä aina toimenpiteitä myös Populuksessa. DY- NASTY PO- PULUS 1. Toimielimen suorittaman ehdollisen virkavalinnan vahvistaminen (10 ) 2. Tehtävän johtajan sijaisen määrääminen (10 ) 3. Tulosyksikön esimiehen nimeäminen ja hänen sijaisen määrääminen (10 ) 4. Viranhaltijan/työntekijän siirtäminen toiseen virka-/työsuhteeseen (11 ) 5. Muutokset tehtävissä/työn vaativuudessa ja niistä johtuvat palkantarkistukset (11 ) 6. Sivutoimiluvan myöntäminen (12 ) 7. Palvelussuhteen päättäminen, kun määräaikaiseen palvelussuhteeseen valittu viranhaltijapäätöksellä. (10 ja 13 ) 8. Ylityömääräys työajanseurannassa oleville/mahdoll. mukaan myös muille (14 ) 9. Työajanseurannan ylityötuntien maksuun laitto/alituntien korvaaminen palkasta (14 ) 10. Valinta määräaikaiseen virka- tai työsuhteeseen enintään vuodeksi (14 ) 11. Pitämättömien vuosilomien maksaminen rahana (14 ) 12. Henkilökohtaisen lisän myöntäminen (14 ) 13. Työkokemuslisän myöntäminen (14 ) 14. Virheellisesti maksetun palkan takaisinperintä (15 ) 15. Harkinnanvaraisen työloman/virkavapauden myöntäminen enintään vuodeksi (14 ) 16. Lakisääteisen työloman/virkavapauden (perhe- ja opintovapaa) myöntäminen (14 ) 17. Sijaisen palkkaaminen lakisääteisen/harkinnanvaraisen virka- tai työvapaan ajalle enintään vuodeksi (14 ) 18. Kirjallisen varoituksen antaminen (14 ) 19. Siviilipalvelukseen ottaminen (14 ) 20. Lomautusilmoituksen antaminen, kun määräaikaiseen palvelusuhteeseen valittu viranhaltijapäätöksellä (13 ) 21. Nimikemuutoksen tekeminen (11 ) 22. Oikeutuksen tai määräyksen antaminen koulutukseen osallistumisesta (14 ) 23. Vuosiloman myöntäminen (14 ) 24. Virka-/työmatkamääräyksen antaminen (14 ) 25. Terveydentilatietojen pyytäminen ja tarkastuksiin/tutkimuksiin määrääminen (14 ) 26. Sairausloman myöntäminen (14 ) 27. 28. PAAT
OHJE 3 (6) 3. POPULUS-PÄÄTÖSTEN TEKEMINEN I. PALVELUSSUHTEEN ALKAESSA Henkilötietolomake (hlop) = viranhaltijan henkilöstöpäätös tehdään aina ensimmäisenä valittaessa henkilö vakituiseen tai määräaikaiseen virka-/työsuhteeseen (koskee myös kaikkia lyhyitä sijaisuuksia). Henkilötietolomakkeen perusteella tehdään, tulostetaan ja allekirjoitetaan työsopimus (työsuhde) tai virkamääräys (virkasuhde). Virkamääräys tehdään myös enintään 5 koulupäivää kestävistä opettajien sijaisuuksista. Pelulomake (opettajatietolomake) tehdään kaikista pitkäaikaisista opettajista. Ohjeet lomakkeen tekemisestä annetaan erikseen. Määräaikaisen palvelussuhteen saa solmia vain perustellusta syystä, joita voivat olla: a) työn luonne - työ on selkeästi päättyvä projekti tai - työ on lyhytkestoista (ma 6 kk) ja kausiluontoista (alle 9-10 kk) - työntekijä palkataan tietyn työn suorittamista varten b) sijaisuus - oleellista on, että sovitaan sijaisuuden päättymisestä siten, että se päättyy, kun vakituinen työntekijä palaa työhön tai hänen olisi pitänyt em. lomansa takia palata työhön c) harjoittelu - perustuu esim. oppilaitoksen tutkinnon suorittamiseksi edellytettyyn harjoitteluun d) muut em. rinnastettavat syyt e) muu kunnan toimintaan taikka suoritettavaan työhön liittyvä perusteltu syy - esim. poikkeuksellisen suuri lisätyövoiman tilapäinen tarve HUOM! Ketjutuskielto: Jos määräaikaisia työsopimuksia on tehty ilman pätevää syytä toistuvasti peräkkäin, pidetään sopimusta toistaiseksi voimassa olevana työsopimuksena. Peräkkäiset määräaikaisuudet: Mikäli määräaikainen palvelussuhde jatkuu uudella määräaikaisuudella Ilman päivänkään katkoa, määräaikaisuudet katsotaan yhdenjaksoiseksi palvelussuhteeksi ja lomaraha sekä mahdollinen lomakorvaus maksetaan vasta viimeisen palvelussuhteen päätyttyä. Huom! Tee uusi henkilötietolomake (hlop) ja ilmoitus lomien siirtämisestä (palsu-lomake)! Kustakin eri perusteella olevasta määräaikaisuudesta/sijaisuudesta tulee tehdä erillinen henkilötietolomake, vaikka tiedettäisiin jo ennakolta sijaisuuksien/määräaikaisuuksien jatkuvan yhdenjaksoisesti. Määräaikainen siirto toiseen virka-/työsuhteeseen: Poissaoloilmoitus-lomake perusteena toisen tehtävän hoito määräaikainen hlop ja työsopimus/virkamääräys uudesta määräaikaisesta tehtävästä
OHJE 4 (6) Pysyvä siirto toiseen virka-/työsuhteeseen: Entisen palvelusuhteen päättäminen (palsu-lomake) uusi henkilötietolomake ja työsopimus/virkamääräys. Siirrosta päättää tehtävän sisällä tehtävänjohtaja, osaston sisällä osastopäällikkö ja osastojen välillä kunnanjohtaja. II. PALVELUSSUHTEEN AIKANA PALVELUSSUHTEEN TIEDOT JA EHDOT Henkilötiedot (esim. osoite, tilinumero): henkilön perustiedot -lomake Työajan muutos: osa-aikaisuuden muutos -lomake Nimikemuutos: palsu-lomake Hinnoittelutunnuksen muutos palkan muutos -lomake Sovellettavan virkaehtosopimuksen muuttuminen uusi hlop ja työsopimus/virkamääräys PALKKAUS Tehtäväkohtainen palkka: toistaiseksi tai määräajan kestävät työn vaativuuden (TVA) muutoksiin perustuvat tehtäväkohtaisten palkkojen tarkistukset palkan muutos -lomake, tekijänä lähiesimies tai henkilöstösiirron tehnyt viranhaltija (jos tehtäväkohtainen palkan muutos liittyy henkilöstösiirtoon) Palkan kustannusten jaon muutos: kustannusten jako - lomake Yleiskorotukset ja järjestelyerät: toteutetaan keskitetysti palkkatoimistossa, esimiehiä ohjeistetaan erikseen, mikäli korotukset edellyttävät toimenpiteitä osastoilla Henkilökohtaiset lisät: palkan muutos -lomake, tekijänä päätöksentekijä l. osastopäällikkö/valmistelija Työkokemuslisä/vuosisidonnainen lisä/ammattialalisä: - osastot vievät aikaisemmat palvelut Populukseen ja ilmoittavat niistä palkkatoimistoon, jonka jälkeen palkkatoimisto ajaa palveluaikalaskennan - olemassa olevien lisien osalta palkkatoimisto ajaa palveluaikalaskennan kerran kuukaudessa - esimies tarkastaa ja hyväksyy laskennan ja toimittaa lisää koskevan päätöksen asiasta ao. henkilölle Ylityötuntien maksaminen tai alituntien korvaaminen palkasta: vienti palkkatapahtumiin lähiesimiehen toimesta Virheellisesti maksetun palkan takaisinperintä: palkkatoimisto toteuttaa esimiehen päätöksen perusteella Kiinteät tapahtumat: kiinteät tapahtumat lomake säännöllisesti toistuvista luontaiseturuokailuista
OHJE 5 (6) Huom! Osana sisäistä valvontaa esimiehet vastaavat yksiköidensä palkanmaksun oikeellisuuden tarkastamisesta kuukausittain (ks. asiaa koskeva henkilöstöhallinnon ohje 16.1.2015). POISSAOLOT Sairauspoissaolot Sairauslomatodistukset toimitetaan palkkatoimistoon vain yli 9 pv kestävistä poissaoloista, joista haetaan KELA:n sairauspäiväraha työnantajalle. Muut sairauslomatodistukset säilytetään esimiehellä. Huom! Työtapaturmista toimitetaan sairauslomatodistus palkkatoimistoon sairausloman kestosta riippumatta. Pitkistä sairauslomista, jotka voivat johtaa kuntoutustukeen, tulee ilmoittaa ajoissa ennen seuraavan kalenterivuoden vaihtumista palkkatoimistoon mahdollisen palkan takaisinperinnän välttämiseksi. Vuosilomat Vuosilomat, joita ei ole pidetty lomavuotta seuraavana vuonna 30.9. mennessä tulee siirtää säästövapaisiin lomaraha ja säästövapaiden anominen lomake Esim. Lomanmääräytymisvuoden 1.4.2014-31.3.2015 lomat, joita ei ole pidetty 30.9.2016 mennessä, siirretään säätövapaisiin. Vuosilomat on pyrittävä antamaan palvelussuhteen aikana. Palvelussuhteen päättyessä pitämättömät vuosilomat maksetaan rahana (ilmoitus palsu-lomakkeella). Virka- ja työvapaat Haetaan poissaoloilmoitus-lomakkeella oikeaa syykoodia käyttäen. Perhevapaiden kohdalla käytetään perhevapaalomaketta. Koulutukset Kaikki koulutukset tulee lähtökohtaisesti tallentaa Populukseen. - Osapäiväkoulutuksina viedään alle 4 tuntia kestävät koulutukset ja kokopäiväkoulutuksina yli 4 tunnin koulutukset. Osapäivän koulutuksissa voidaan käyttää joko osapäivän poissaolo lomaketta tai osapäivän koulutus-/täydennyskoulutuslomakkeita - Koulutuslomakkeelle tulee tallentaa koulutuskorvaukseen oikeuttavat tunnit erillisen ohjeen mukaisesti Koulutuspäätöksessä esimiehen tulee ottaa kantaa oikeutetaanko vai määrätäänkö henkilö koulutukseen. Koulutushakemukseen ja päätökseen tulee kirjata kaikki koulutuksesta aiheutuvat kustannukset, joista osa voi kohdistua suoraan työnantajalle esimerkiksi osallistumismaksuna. Virkamatkat Virkamatkamääräyksen antaminen: haetaan koulutuslomakkeella syyllä virkamatka palkallinen
OHJE 6 (6) Matkalaskut Matkalaskujen tekemisessä käytetään matkalaskulomaketta - Matkalaskun tekijä tekee matkalaskun, skannaa laskuun liittyvät tositteet ja liittää skannauksen matkalaskuun liitä toiminnon avulla. Matkalasku liitteineen reititetään asiatarkastajalle ja alkuperäiset tositteet toimitetaan erikseen asiatarkastajalle /muulle osastolla sovitulle yhteyshenkilölle. - Jos liitteiden skannaaminen ei ole mahdollista, matkalaskun tekijä tulostaa matkalaskun ja toimittaa sen liitteiden kanssa asiatarkastajalle. Asiatarkastaja tekee skannauksen. - Matkalaskun asiatarkastajat löytyvät Populuksessa 8 alkuisella tunnuksella. - Asiatarkastaja tai osastolla sovittu muu yhteyshenkilö säilyttää alkuperäiset tositteet seuraavan vuoden kesäkuun loppuun (tilinpäätöksen tarkastamista varten). - Asiatarkastaja tarkastaa matkalaskun, tekee ja tallentaa tarvittavat muutokset ja kirjaa lisätiedot - kohtaan maininnan tehdystä tarkastamisesta (tarkastajan nimi ja päivämäärä) ja mahdollisesti tehdyistä muutoksista. Tehdyistä muutoksista informoidaan matkalaskun tekijää. - Asiatarkastaja reitittää matkalaskun laskun hyväksyvälle esimiehelle, jonka jälkeen lasku näkyy esimiehellä hyväksyttävänä. - Matkalaskulle hyväksyttyjen kulujen tulee vastata matkaa koskevassa henkilöstöpäätöksessä (esim. virkamatkamääräys, koulutuspäätös) esitettyjä kuluja. Kululaskut Työntekijän itse maksamat kulut, jotka liittyvät Populuksessa anottuihin koulutuksiin, seminaareihin, tai matkoihin, laskutetaan Populuksen kululaskulla. Kululaskun yhteyteen tulee skannata laskutettavia kuluja koskevat kuitit. Alkuperäiset kuitit tulee säilyttää osastolla seuraavan vuoden kesäkuun loppuun (tilinpäätöksen tarkastamista varten). Kululaskut muista erillistä kuluista osoitetaan suoraan Rondoon maksuosoituksena. III. PALVELUSSUHTEEN PÄÄTTYESSÄ Irtisanominen/irtisanoutuminen/palvelussuhteen purkaminen/eläkkeelle jääminen: palsu-lomakkeen tekeminen: - päättymissyy - kannanotto vuosilomiin/lomarahan maksamiseen - käyttöoikeuksien päättäminen palvelutodistuksen toimittaminen