Leader Viisari Maksamisohjeita kevät 2019 Hankkeen vastuut ja velvollisuudet Hankkeesta vastaa aina hakija (yrityksessä yhtiömuodosta riippuen, yhdistyksessä (ry) hallitus tai vastaava) Hakijalla on velvollisuus perehtyä rahoitusehtoihin Tuensaaja vastaa maksuhakemuksella esitetyistä kustannuksista. Maksupäätös tehdään maksuhakemuksessa esitetyn aineiston perusteella Jos täydennyspyyntöön ei vastata, tehdään päätös olemassa olevan aineiston perusteella Riittävä hallinnollinen osaaminen, tukipäätöksen ja maksatuksen ohjeisiin perehtyminen. Kannattaa miettiä, onko järkevämpää teettää maksuhakemus esim. kirjanpitäjällä. Hankkeen vetäjän ja hallituksen väliset pelisäännöt on hyvä sopia hankkeen alkuvaiheessa kirjallisesti ja hyväksyä yhdistyksen hallituksessa Kirjallinen työsopimus kaikilta hankkeesta palkkaa saavilta, hankkeeseen palkattujen pidettävä työpäiväkirjaa Jos henkilö on organisaatiossa työskentelevä, on hankkeen työtehtävistä tehtävä työsopimus tai toimeksianto, josta selviää hankkeen työtehtävät, työaika ja palkan määrä. Näistä myös pidettävä työpäiväkirjaa. Esim. laskujen hyväksymiskäytäntö, hankintojen teko yms. asiat on hyvä sopia etukäteen Aineistoa raportteihin on hyvä kerätä järjestelmällisesti hankkeen alusta lähtien 1
Hankkeen toteuttaminen kun hanke on hyväksytty ELY-keskuksessa, hankkeelle on hyväksytty kustannusarvio ja hankesuunnitelma, joiden mukaisesti hanke tulee toteuttaa tuen maksamisen edellytyksenä on, että tuensaaja on noudattanut tukipäätöksen mukaisia ehtoja jos hankkeen toteutus ja/tai kustannukset poikkeavat tukipäätöksestä, tulee tuen myöntäjältä hakea aina muutospäätöstä (ennen muutoksen toteuttamista). Muutosta haetaan AINA ETUKÄTEEN sieltä mistä tuki on haettu! Kehittämishankkeissa kustannuslajien välillä voi olla pientä elämistä, tarkastellaan kokonaiskustannusarviota Investoinneissa voi olla kaksi eri kustannusarviota eli Kone- ja laitehankinnat sekä rakentaminen. Kummankin kustannusarvio on omansa eli esim. kone- ja laitehankintojen alittuessa ei voi siirtää säästyneitä varoja rakentamiseen. Hankkeen toteuttaminen Tukikelvottomat kustannukset Sisäpiirihankinnat ilman KUNNOLLISTA kilpailusta, riippumatta hankinnan arvosta. Vähintään kolme tarjouspyyntöä asianmukaisilta tahoilta. Korot ja rahoituskulut Tavanomaisen toiminnan kulut Muut kuin lakisääteiset palkkaukseen kuuluvat kulut Matkakulut siltä osin, kun ne ylittävät valtion matkustussäännön rajat (työehtosopimuksesta riippumatta) Etukorttiostokset (ei saa käyttää henkilökohtaisia plussa, bonus tms. kortteja 2
Päätöksestä huomioitavaa Päätöspäivämäärän huomioiminen, maksatusta haettava vuoden kuluessa tästä päivästä (poikkeuksena alle 24 kk kestävät hankkeet) Kustannuksia voi syntyä hankkeen toteutusaikana, toteutusaika näkyy päätöksessä, poikkeuksena rakentamisen suunnittelun kustannukset sekä lomarahat Mahdolliset erityisehdot Kirjanpito osana hankkeen toteutusta Tiivis yhteistyö kirjanpitäjän kanssa. Kopio päätöksistä, hankesuunnitelmasta ja kustannusarvioerittelystä kirjanpitäjälle (mitkä kulut päätöksen mukaisia). Raportointimuoto syytä käydä läpi kirjanpitäjän kanssa, esim. pääkirjalle ei muita kuin hankekuluja, ei varauksia tms. Erityisesti tärkeää huomioida mahdollinen flat rate! Aina auttaa, jos kirjanpitäjällä on kokemusta hanke-/julkisenrahan kirjauskäytännöistä. Vientiselitteet mahdollisimman informatiivisia, tarvittaessa lisämerkintöjä 3
Kilpailutus Mikäli kustannusten kohtuullisuus on todennettu hakuvaiheessa ja hyväksytty hanketukipäätöksessä (maininta löydyttävä päätöksestä), ei tarvitse toimittaa enää maksuhakemuksen yhteydessä mitään selvityksiä hintatasosta tai kilpailutuksesta. Hankinnan arvo yli 2.500 alle 60.000 Maksuhakemukseen liitetään selvitys tavanomaisesta hintatasosta, esim. tarjouspyynnöt, saadut tarjoukset tai muistio hintatason selvityksestä (miten toteutettu, milloin toteutettu, keneltä pyydettiin, keneltä saatiin, hintatiedot ja muut olennaiset asiat) Valintaperusteet eli selvitys millä perusteella on valittu Lähipiirihankinnoissa nollaraja eli aina pyydettävä tarjoukset Hankinnan arvo yli 60.000 (ei saa pilkkoa keinotekoisesti) HILMA-palvelun kilpailutus Lisätietoja www.hankinnat.fi Suositellaan käytettäväksi ELYn lomakkeita http://www.keskisuomenmaaseutu.fi/leader-toiminta/leader_viisari_ry/materiaalit Hintatason selvitys Hankintalain mukaisen kilpailutuksen selvitys Viestintäohjeet Tiedotuskyltti näkyville, viestinnässä tarkkana logojen yms. tietojen kanssa. Viestintäohjeet löytyvät osoitteesta http://www.keskisuomenmaaseutu.fi/files/3887/hanketoteuttajan_viestintaohjeet _10.8.2016.pdf Tiedotettaessa hankkeesta on mainittava, että hanke on saanut rahoitusta Leader Viisari ry:ltä. Kaikissa Viisarin rahoittamien hankkeiden julkaisuissa (kuten mainoslehtisissä, esitteissä ja tiedotteissa, myös sähköisissä julkaisuissa, kuten internetsivuilla sekä av-aineistossa) on käytettävä EU-lippua tunnuslauseineen (Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahasto: Eurooppa investoi maaseutualueisiin.) sekä Leader-logoa. Julkaisun tietosisällöstä vastaavan tahon yhteystiedot on ilmoitettava. 4
Maksatuksen muistilista lue saamasi hankepäätös huolella ja toteuta hanke suunnitelman mukaan (hae tarvittaessa muutosta etukäteen) hae maksuun vain hankkeelle kuuluvia kustannuksia älä hae maksuun sellaisia kustannuksia, mitä on jo kerran avustettu tee selkeä kirjanpito (hankkeelle oma kustannuspaikka) numeroi tositteet kirjanpidon mukaisesti (laskut, tiliotteet) ja erottele ne kustannuslajeittain muista myös liitelomakkeet Maksatuksen muistilista vastaa nopeasti mahdollisiin täydennyspyyntöihin varaudu tarkastuksiin niin, että voit esitellä rahoitetun kohteen ja hankkeelle kuuluvat alkuperäiset asiakirjat huolellisesti täytetty, täydellinen hakemus, nopeuttaa maksatushakemuksen käsittelyä muista, että tuetun investoinnin kohdetta ei saa käyttää muuhun kuin tuen kohteena olevaan toimintaan ennen kuin viisi vuotta on kulunut tuen viimeisen erän maksamisesta 5
Huomioi myös Investointi tai toimenpide on toteutettu ja siitä aiheutunut lopullinen kustannus on maksettu. Kustannus on tuensaajan maksama. Meno on kirjattu tuen saajan kirjanpitoon hankkeen menoksi. Vakuutukset oltava kunnossa, todistus maksuhakemuksen liitteenä mikäli ei ole toimitettu aiemmin. Vakuuttamisen raja menee jossakin rakennelmien välissä. Rakennukset oltava aina vakuutettuja, rakenteiden ei. Rakennelmien osalta tukipäätöksessä voidaan edellyttää palovakuutustodistusta ensimmäisen maksuhakemuksen liitteenä. Otantatarkastuksia arvonnan mukaan Tarkastuksia voivat tehdä ELY-keskus, MMM, ruokavirasto, komissio ja tilintarkastustuomioistuin Flat rate erityispiirteet Välilliset kustannukset hyväksytään prosenttimääräisenä osuutena hyväksyttävistä palkkakustannuksista Tukikelvottomien palkkakustannusten osalta pienenee myös välilliset kustannukset Välillisiä kustannuksia ei todenneta asiakirjoin maksuhakemuksessa, niistä ei toimiteta kuitteja. Välilliset kustannukset pidettävä erillään välittömistä kuluista. Välittömiin kustannuksiin ei saa sisältyä mitään kustannusta, joka on hyväksytty Flat Rateen. Välittömät menot kirjataan tuen saajan kirjanpitoon ja erotetaan esim. omalle hankkeen kustannuspaikalle 6
Kertakorvaushankkeen erityispiirteet Jos tuki myönnetään kertakorvauksena, maksuerät voidaan maksaa tukipäätöksessä hyväksyttyjen tavoitteiden tai toimenpiteiden toteuduttua. Viimeinen erä voidaan maksaa, kun hyväksytyn suunnitelman mukaiset toimenpiteet on kokonaisuudessaan toteutettu. Kertakorvaushankkeeseen ei voi hakea muutosta. Hankkeen toteutumisen kannalta on oleellista että se on toteutettu vähintään sillä kustannustason laadulla kuin on haettu. Mikäli hanke on toteutettu kalliimmalla ratkaisulla mutta tulos on sama, tässä ei ole ongelmaa. Hankkeen toteuttaminen kustannusarviossa suunniteltua edullisemmin siten, että se vaikuttaa hankkeen toteutumiseen ja tulokseen ei ole hyväksyttävää. Kertakorvaushankkeen erityispiirteet Kertakorvaushankkeelle voi hakea maksua vain erillisellä lomakkeella (3316A), ei suoraan Hyrrä-järjestelmän kautta Hyrrään tulee linkki, josta pääsee suoraan maksuhakemuslomakkeelle Lomake löytyy aikanaan myös Suomi.fi:n ja Ruokaviraston sivuilta Maksuhakemus toimitetaan Keski-Suomen ELY-keskukseen (sähköpostin liitteenä tai postitse) Maksuhakemukseen noudetaan Hyrrän hankehakemuksesta /päätöksestä paperihakemuksella haettujen osioiden suunnitellut kustannukset; hakija ei merkitse summia hakemukseen, vaan haettavat osiot Maksuhakemuksessa ei yksilöidä toteutuneita kustannuksia tai toimiteta niitä koskevia tositteita, vaan maksu perustuu hankkeessa syntyneen tuloksen tai toimenpiteen todentamiseen Talkootyölomakkeita ei tarvitse toimittaa, talkootyön määrä raportoidaan seurantatiedoissa HUOM! Mahdollinen talkootyö on kuitenkin hankesuunnitelmaan merkittävä sekä kustannuksena että rahoituslajina ELY:n (tai Ruokaviraston) hallinnollinen tarkastuskäynti hankkeen päättyessä, tarkastuskäynnillä tarkastetaan hankkeen tulos 7
Kertakorvaushankkeen erityispiirteet Kertakorvausmaksun hakemuksen liitteenä tulee olla: Raportti, jossa selviää hankkeen osioiden toteutuminen (todentaminen merkitty tukipäätöksellä) Leader:in kautta rahoitetun hankkeen kuntaraha tosite tulee Leader-ryhmältä ELY-keskuksen lähettämän maksupyynnön jälkeen Muusta julkisesta tuesta ja rahoituksesta sekä ulkopuolisesta yksityisestä rahoituksesta tulee liittää selvitys (ote pääkirjasta sekä tarvittaessa jäljennökset rahoitustapahtumat osoittavista tositteista) Rakentamista koskevaan maksuhakemukseen tulee liittää jäljennökset rakennuslupapäätöksessä edellytettyjen katselmusten pöytäkirjoista Yleisimmät ongelmat maksuhakemuksissa Täydennykset toimitettava Hyrrän kautta, ellei toisin pyydetä. Maksatuskäsittelijä ei voi korjata esim. kustannuksia ja rahoitusta, täydennykset on tultava tuen saajalta. Rahoitukseen merkitään ELY / kuntarahaosuudet päätöksen mukaisessa suhteessa. Hankinnat on tehty ennen vireilletuloa. Tuensaaja ei ole erotellut kustannuksia, joihin avustusta haetaan. Tuensaajan hakee tavanomaiseen toimintaan liittyviä kustannuksia. Kilpailutuksessa tai kilpailutuksen dokumentoinnissa on puutteita. Maksutositteet puuttuvat. Liitteet skannattu puutteellisesti. Osa tekstistä ei näy. Pääkirja ei vastaa maksuhakemuksen tietoja. Hyvä apu on pääkirjan avain lomake. Selvitys yksityisen rahan kertymisestä puuttuu tai ei ole todennettavissa kirjanpidon otteista (vain jos yksityistä rahaa muualta). Jos talkootyötä on syntynyt enemmän ja kyse on maksuerästä, täytyy tuensaajan täsmentää, mitkä talkootyötunnit kohdistetaan kyseiseen maksuhakemukseen ja mitkä siirtyvät seuraavaan. 8
Yleisimmät ongelmat maksuhakemuksissa Investointihankkeet Rakentamisen kustannukset eivät ole tasetilillä. Kehittämishankkeet Palkkalaskelmat ja palkkakortit, työsopimus tai toimeksiantosopimus hankkeelle mukaan puuttuvat. Lakisääteisten sivukulujen todenteet (myös maksutositteet) puuttuvat. Tuntiseurannassa kiinnitettävä huomiota työn kuvaukseen; pelkkä hanketyö ei riitä. Seurantojen oltava päiväkohtaisia. Palkat sisältävät lomapalkkavarauksia. Oikaisut palkkoihin liittyvissä lakisääteisissä maksuissa (KELA-korvaukset, työeläkemaksut ) huomioitava hankekuluissa. Lomapäivien kertyminen-> hankkeelta voi hakea lomapalkkoja vain niiltä lomapäiviltä, jotka ovat hankkeelta kertyneitä. Ilmoituslaskuista puuttuvat kopiot ilmoituksista -> koskee myös muuta hankkeessa tuotettua materiaalia. Laskun liitteeksi todenne; kopio, kuva, mallikappale jne. Maksatusten hakuajat Ensimmäistä maksua haettava viimeistään vuoden kuluessa tukipäätöksen päivämäärästä! Jos hankkeen kesto alle 24 kk, voidaan hakea vain kerran. Saa ja suositellaankin - haettavan useamminkin. Loppumaksatusta on haettava neljän kuukauden kuluessa hankeajan päättymisestä. Poikkeuksena palkkakustannuksiin liittyvä lomaraha, jonka voi hakea kuukauden kuluessa siitä, kun lomaraha työsuhteen perusteella on viimeistään maksettava. Maksatukseen ei voi hakea jatkoaikaa tai lisämaksukertoja. Maksuhakemusten määrä vaihtelee hanketyypeittäin, tarkista omasta päätöksestä Loppumaksuhakemuksen voi laatia, kun hanke on valmis. Ei siis tarvitse odottaa hankkeen toteutusajan päättymistä. 9
Yksityinen rahoitus Yksityistä rahoituksen kertymiseen on kiinnitettävä huomiota hankkeen alusta alkaen! Maksatusta voidaan hakea vain samassa suhteessa, kun yksityistä rahoitusta on kertynyt. Yksityisellä rahoituksella (ei esim. kehittämisyhtiöt) toimivilla tahoilla on mahdollisuus osoittaa omia varojaan yksityiseksi rahoitukseksi ja oikoa sitä myöhemmissä maksatuksissa, jos yksityisen rahoituksen on tarkoitus tulla vaikkapa osallistujilta tai talkootyönä. Tällöin tarkat selvitykset maksuhakemuksen liitteeksi. Yksityinen rahoitus koko hankkeen ajalta lasketaan prosenttimääräisesti toteutuneista kustannuksista. Jos kustannukset alittuvat, myös yksityistä rahoitusta tarvitaan euroina vähemmän. Ylimääräinen yksityinen rahoitus vähentää maksettavaa tukea. Hyrrä-verkkopalvelu ja Katso-tunnisteet Hyrrän käyttöön tarvitaan Katso-tunniste, johon voi tutustua osoitteessa www.vero.fi/katso. Katso-tunnistus on Verohallinnon tarjoama tapa tunnistautua viranomaisten sähköisiin palveluihin. Katso-tunnisteen pystyy luomaan yksi nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö. Hyrrä -verkkopalvelu ohjaa ja opastaa hakemuksen teossa. Palvelun käyttöön tarvitaan verkkoyhteys. Kehittämishanketuen (myös maksuhakemuksen) täyttöohje: http://ruokavirasto.mobiezine.fi/zine/165/cover Yritystuen täyttöohje: http://ruokavirasto.mobiezine.fi/zine/123/cover 10
Hyrrä-verkkopalvelu Kannattaa tutustua! Huomaa lukea tiedotteet Hyrrän kirjautumissivulta, missä mainitaan jos on tulossa käyttökatkoja päivitysten takia. Asioita ei ole syytä jättää viime tippaan Hyrrä-verkkopalvelu Internet Explorer Mozilla Firefox Google Chrome Käytä Hyrrän kanssa selaimena Google Chromea tai Mozilla Firefoxia, yksityisessä ikkunassa. (https://www.ruokavirasto.fi/globalassets/tietoameista/asiointi/hyrra/hyrra-valimuistin-tyhjennys.pdf) Hyrrän UKK: http://ruokavirasto.mobiezine.fi/zine/331/cover 11
Katso-tunnisteen ongelma nro 1 Jos Hyrrään kirjautumisen yhteydessä ei tule organisaatiovalintaa, Katso-tunniste todennäköisesti lukkiutunut. Avaa https://yritys.tunnistus.fi Tunniste lukossa / Salasana unohtunut Hyrrä -verkkopalvelu Pdf-tiedostot Hyrrän liitteiden on oltava pdf-muodossa, nimeä fiksusti! Hyvä ohjelmisto pdf-tiedostojen tekemiseen on mm. PdfCreator (http://www.pdfforge.org/pdfcreator) Ohjelmisto toimii tulostimena ja sillä voi muuttaa muussa tiedostomuodossa olevia dokumentteja pdf-muotoon ja tulostaa esim. sähköpostissa olevan tarjouspyynnön pdf-muotoon Ohjelmistolla pystyy myös yhdistämään useita eri pdf-tiedostoja yhteen eli jos esim. skannaat tositteita paperilta pdf-muotoon, pystyt tällä ohjelmistolla yhdistämään ne samaan tiedostoon Hyrrässä yhden liitetiedoston maksimikoko on 10 Mt Hakemukseen liittyviä liitelomakkeita löytyy osoitteesta www.suomi.fi 12
Maksuhakemusta lähdetään tekemään tukihakemuksen päätöksen kautta eli Valitaan se hanke, johon maksuhakemusta lähdetään tekemään Klikataan kohtaa tukipäätös tehty Maksuhakemus tulee näkyviin tähän, kun se on tallennettu ja tästä voit sen myöhemmin valita avattavaksi 13
Päätös-välilehdeltä valitaan maksuhakemuksen tyyppi, joko maksuerä (hanke kesken) tai loppumaksu (hanke valmis) Tarkista tiedot! Valitse maksuhakemuksen ajankohta, maksuhakemukset eivät saa mennä päällekkäin eikä väliin saa jäädä päivänkään aukkoja! Lisää / tarkista tilinumero, huom! Muista, että jos teillä on välirahoituslainaa, pitääkö tuki maksaa lainanantajan tilille? Sopimus tästä toimitettuna aiemmin tai maksuhakemuksen yhteydessä. 14
Lisää tarvittaessa allekirjoittajia sääntöjen mukaan. Tässä kerrotaan mitä on tehty maksuhakemuksen ajalla. Ei riitä pelkästään toteutunut suunnitelman mukaan. Peilatkaa hyväksyttyyn hankesuunnitelmaan. Jos muutoksia, ne mainitaan tässä. Yleensä ei ole mitään niin vakavaa, että tässä mainittaisiin. Liitevalikko, lisää liitteitä tätä kautta. Huom. Ei menotositteita tässä, ei myöskään talkootyölistoja. 15
Raportointi Loppuraportti laaditaan hankkeen päätyttyä Maksuhakemuksen yhteydessä selvitys suunnitelman toteuttamisesta, kerrotaan mitä maksuhakemuksen ajanjaksolla on tehty. Ei siis pelkästään toteutettu suunnitelman mukaan. Saa käyttää myös loppuraportin lomaketta tässä, jolloin laatikkoon kirjoitetaan Selvitys liitteenä. Loppuraportoinnille Viisarilla valmis lomake, jota ei ole pakko käyttää (raportointikaava löytyy päätöksestä), lomake http://www.keskisuomenmaaseutu.fi/leader-toiminta/leader_viisari_ry/materiaalit Oleellista on, että verrataan suunnitelmaa toteutuneeseen Liitteet Nimeä liitteet kuvaavasti! Pääkirja Jos tukea ei haeta kaikkiin pääkirjan kustannuksiin, vedä sellaiset kustannukset yli pääkirjalta tai liitä mukaan erillinen selvitys Toisaalta et voi hakea maksuun sellaisia kustannuksia, joita ei ole pääkirjalla tositekopiot (lasku/kassakuitti) lisätään kustannus ja rahoitus välilehdelle kustannuslajeittain maksutositteet, esim. tiliote, verkkopankin kuitti tai maksunsaajan antama kuitti, voidaan lisätä myös kustannus ja rahoitus välilehdelle esim. tositenipun kanssa samaan tiedostoon. Jos omanaan, niin tässä kohdassa liitetyyppi on muu liite, asiakas. Huomaa myös, että maksutositteessa tulee näkyä arkistointitunnus! huom: käteiskuittien osalta on pystyttävä osoittamaan rahan lähde kirjanpitokirjauksilla, tiliotteilla tai muulla vastaavalla tavalla. Vältetään käteiskuitteja mahdollisuuksien mukaan. Jos näitä kuitenkin tulee, maksuhakemusvaiheessa ne on oltava tuen saajan maksamia ja kirjanpitoon kirjattuja. Jos maksu on merkittävä (500 ) tulee osoittaa rahan lähde. Kilpailutusasiakirjat tarvittaessa Jos hankkeessa on ulkopuolista yksityistä rahaa (eli jotain muuta kuin yhdistyksen omaa rahaa), selvitys siitä ja ote pääkirjasta, tarvittaessa jäljennökset tositteista. (ei koske, jos yksityinen rahoitus kokonaan yhdistyksen omista varoista) 16
Liitteet kopio rakennustarkastajan loppukatselmus- pöytäkirjasta (mikäli rakennus- tms. luvassa on sitä vaadittu) selvitys kehittämishankkeen hyväksi tehdystä työstä (talkootyölistat, lomake 3322L) Matkakustannuksista - Matkalaskun jäljennös (lomake 3320L tai vastaava) - Tositteet matkakuluista, esim. junaliput - Matkan tarkoitus ilmi joko matkalaskulla tai liitteellä - Tarvittaessa matkaohjelma, seminaarin ohjelma tms. Ulkomaan-/opintomatkoista matkaraportti ja matkaohjelma Näytekappaleet hankerahalla tehdyistä esitteistä, tiedotteista, käyntikortit ym. painotuotteista Lehti-ilmoitukset skannataan ko. laskun liitteeksi, samoin esim. tilaisuuksien kustannusten osalta osallistujaluettelot Lehtiartikkelit hankkeesta skannattuna liitteeksi Nettisivuista osoite sivulle, esim. Hyrrässä hakemuksen lisätietoihin Liitteet Palkkakustannukset - Ensimmäiseen hakemukseen työsopimus liitteeksi, samoin mahdollinen paikan hakuilmoitus - Tuntikirjanpidot allekirjoitettuna (lomake 3321L tai vastaava) - Palkka- ja palkkiomenot sekä näiden sivukulut osoitetaan jäljennöksillä menotositteista TAI - Isommilta yhteisöiltä ote pääkirjasta tai palkkakirjanpidosta, josta käyvät ilmi palkkojen ja sivukulujen meno- ja velkakirjaukset (voidaan osoittaa myös jäljennöksillä menotositteista) - Maksuperusteinen, ei esim. lomapalkkavarauksia - Palkkakustannusten selvittämiseksi suositellaan käytettäväksi lisäksi ELYn lomaketta Selvitys hankkeelle työskentelevän hankehenkilöstön palkoista - Palkkatositteet kuukausilta, joina tehty hanketyötä (esim. palkkakortti) - Tositteet maksetuista työnantajamaksuista (laskut ja maksutositteet). - Selvitys loma-ajan palkan ja lomarahan ansainnasta, suositellaan käytettäväksi ELYn lomaketta Lomapäivien, loma-ajan palkan ja lomarahan kohdentaminen hankkeelle Tositteet liitetään kustannus ja rahoitus välilehden kustannuslajin riville. Muita liitteitä voi skannata tositteiden kanssa samaan nippuun tai lisätä niitä (selkeästi nimettynä) perustietojen liitekohtaan. Palkkiot: jäljennös sopimuksen tai asiakirjan kohdasta, jonka perusteella palkkio maksetaan. 17
Allekirjoitukset Työtuntikirjanpidossa tarvitaan sekä työntekijän että työnantajan allekirjoitus. Huom! Työtuntikirjanpitoa täyttävät kaikki palkkaa hankkeen kautta saavat, myös esim. kirvesmies rakennustyömaalla. Talkootyölistoissa tulee olla talkootyöntekijän nimi ja allekirjoitus Muistathan, että vain yli 15-vuotiaiden tekemälle talkootyölle voidaan laskea arvoa Talkootyölistat allekirjoitetaan nimenkirjoitusoikeuden mukaisesti Muista ilmoittaa, mikäli yhdistyksen virallinen nimenkirjoittaja(t) muuttuu! Tällöin Hyrrään liitteeksi myös uusi yhdistysrekisteriote. Huomioi nämä, jotta skannaat allekirjoitetut versiot maksuhakemuksen liitteeksi! Valitaan rivin kustannuslaji Lisätään selite, tässä esimerkissä samaa kustannuslajia tulee useammalle riville Huom! Palkkauskulutkustannuslajin tositeliite tallentuu automaattisesti salaiseksi liitteeksi eikä ole enää avattavissa! Lisätään tositeliitteet, skannattuna pääkirjan mukaiseen järjestykseen! Muista liitteiden max koko 10 Mt Voit hakea kustannuksia vain niissä kustannuslajeissa, jotka on hanketukipäätöksessä hyväksytty. Esim. jos et ole hakenut vuokrakuluihin mitään, et voi hakea niille myöskään tukea. Hyrrä laskee automaattisesti kustannuksia yhteen. 18
Kustannuslajit vaihtelevat hanketyypin mukaan. Talkootyölistat lisätään tänne, kehittämishankkeilla kustannuslajina vastikkeeton työ. Lisää rivejä painikkeella. Talkootyö ilmoitetaan aina kustannuserittelyssä. Investoinneissa sen kustannuslajina on rakentaminen, kehittämisessä vastikkeeton työ. Tositteista huomioitavaa: Skannaa tositteet pääkirjan mukaisessa järjestyksessä Jos ei laskussa näy tilauspäivää niin skannaa tilausvahvistus laskun liitteeksi Jos ei ole tilausvahvistusta, selvitys tilauksen teosta esim. tilattu puhelimitse 23.10.2016 Jos laskulla lukee vaikka lähetyslistan mukaan, niin lähetyslista silloin laskun liitteeksi Varmista, että liitteistä saa selvän Jos tositteet ja pääkirja eivät ole yksi yhteen haettavan tuen määrän kanssa, liitä mukaan lisäselvitys jossa eroavaisuudet on kerrottu Jos tositteita on liitteiden maksimikoon vuoksi pakko jakaa, jaa järkevästi esim. kuukausittain 19
Tuen osuus päätöksen mukaan, tarkasta omasta! Haettava tuki pääsääntöisesti 80% tuen määrästä Kuntaraha Leader-ryhmältä pääsääntöisesti 20% tuen määrästä Yksityistä rahoitusta kerryttävä samassa suhteessa per hakemus, kuin mitä tukipäätöksessä on hyväksytty. Talkootyötä voidaan hyväksyä per hakemus maksimissaan samassa suhteessa kuin tukipäätöksessä. Talkootyötä voidaan hyväksyä per hakemus maksimissaan samassa suhteessa kuin tukipäätöksessä. Esim. tässä tapauksessa: - Tukipäätöksessä ns. ostettavien tarvikkeiden summa on kokonaiskustannukset miinus talkootyö eli 54.074,56 13.005,00 = 41.069,56 euroa. - Talkootyö 13.005 / ostettavat tarvikkeet 41.069,56 x 100 = 31,67% - Maksuhakemuksella ostetut tarvikkeet (=tositeliitteiden summa) 28.479,23 euroa - Talkootyötä voidaan maksuhakemuksella esittää 28.479,23 x 31,67% = 9.018,17 - Jos talkootyötä on kertynyt enemmän, jätä listat jemmaan seuraavaan maksuhakemukseen (huomioi, että maksuhakemuksen talkootyölistojen tulee sisältää vähintään hyväksyttävän summan verran talkootyön kustannuksia) - Jos talkootyötä on kertynyt vähemmän, huomioidaan talkootyön osuuden tasaaminen viimeistään loppumaksussa 20
Kustannusten alittuminen: - Tukea haetaan kuitenkin tukipäätöksen prosenttiosuuden mukaan eli esim. yleishyödyllisissä investoinneissa 50% - Tällöin myös yksityisen rahoituksen osuus euroina pienenee, myös mahdollisen talkootyön osuus edellisellä kalvolla olevan laskukaavan mukaisesti Kustannusten ylittyminen: - Kustannuksia esitetään ja tukea haetaan vain hyväksyttyihin kokonaiskustannuksiin saakka - Talkootyötä voidaan hakea maksimimäärään saakka - Hakijan on itse poistettava tositteita hakemukselta siten, että kokonaiskustannukset täyttyvät - Käytännössä kannattaa poistaa pienten summien tositteita vähentää skannausta - Muistettava vetää ko. kulut yli pääkirjalta tai liittää erillinen selvitys siitä, mihin kustannuksiin tukea ei haeta Määrällisten tavoitteiden toteutuminen Seurantatiedot ilmoitetaan (Hyrrään täytetyt määrälliset tavoitteet) tammikuun loppuun mennessä (31.12. tilanteesta) sekä hankkeen päätyttyä. Tavoitteissa säilytetään hakemushetkellä ollut tavoitetaso sellaisenaan ja täytetään sarake Toteuma. Tiedot syötetään Hyrrään vuosittain kumulatiivisesti eli ei lasketa vuosia itse yhteen vaan ko. raportointivuoden lukemat. Selitteitä kannattaa käyttää hyväkseen, jotta itsekin muistaa mitä on tarkoittanut Kaikki kohdat kuitataan, vaikka sitten nollana 21
Maksuhakemuksen käsittely Maksupäätös tehdään maksuhakemuksessa esitetyn aineiston perusteella, joten ole huolellinen! Tarvittaessa Viisari auttaa, ei saa allekirjoittaa ja lähettää ennen sitä! Viisarin tarkastukseenkin kuitenkin tarvitaan kaikki tiedot, sillä kaikki vaikuttaa kaikkeen! Ei siis kannata pyytää tarkastamaan keskeneräistä hakemusta. ELY pyytää tarvittaessa lisätietoja hakemukseen, määräaika pääsääntöisesti kaksi viikkoa. Näin täydennät hakemuksesi tietoja (lisätietopyyntöön vastaaminen): https://www.ruokavirasto.fi/globalassets/tietoa-meista/asiointi/hyrra/hyrra-lisatietopyynto-ohje.pdf Vähennysmenettely, jos maksuhakemukseen sisältyy tukikelvottomia kustannuksia yli 10 %. ELY-keskus käsittelee maksuhakemukset, käsittelyaikatavoite heillä 60 vrk. ELY ilmoittaa Viisarille maksettavan kuntarahan osuuden ja Viisari maksaa tämän hakijan ilmoittamalle tilille. Ruokavirasto maksaa tuen eu ja valtion osuudet parin viikon sisällä maksupäätöksen tekemisestä. Maksupäätöksestä tulee ilmoitus Hyrrästä (maanmittauslaitokselta) vastuu- ja yhteyshenkilöiden sähköpostiin. Mikäli maksua ei ala kuulumaan muutaman viikon odottelun jälkeen, on todennäköisesti arpaonni käynyt Tarkastusta odottelemaan! Leader Viisari ry Virastotie 2 43100 SAARIJÄRVI www.keskisuomenmaaseutu.fi/viisari Marja Salonen toiminnanjohtaja 0400 418 055 marja.salonen@saarijarvi.fi Mari Puro hankesihteeri 040 712 2025 mari.puro@saarijarvi.fi http://leadersuomi.fi/fi 22