KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 10/2018 Kokousaika Perjantai 16.11.2018 klo 8.30 Kokouspaikka Jyväskylä, Keskussairaala, Henkilöstöravintola Caterina, kabinetti 2 Käsiteltävät asiat Asia Liite Sivu 81 3 Kokouksen avaus 82 4 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 83 5 Pöytäkirjan tarkastaminen 84 6 Henkilöstöjohtaja Eeva Aarnion kuuleminen 85 7 Tilintarkastusyhteisön valinta ja tilintarkastuspalveluiden hankinta 86 8 Keski-Suomen Sairaala Nova -hankkeen arviointi 87 9 Hallituksen ja valtuuston puheenjohtajiston, johtavien viranhaltioiden ja tarkastuslautakunnan välinen tapaaminen 12.12.2018; Keskustelun aiheet 88 10 PWC:n arviointiseminaarin palaute 89 10 Muut asiat; Seuraava kokous 90 11 Ilmoitusasiat
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 2/14 Kokousaika Perjantai 16.11.2018 klo 8.30 Kokouspaikka Jyväskylä, Keskussairaala, Henkilöstöravintola Caterina, kabinetti 2 Läsnäolijat Helena Pihlajasaari puheenjohtaja Eija Viitanen hvj Hellevi Sipponen varapuheenjohtaja Tapani Kalenius hvj Merja Hautakangas Matti Hytölä hvj Pentti Kytölä Elisa Murtomäki hvj Luka Lindqvist Raisa Ojaluoto hvj Muut läsnäolijat Jarmo Jäspi sisäinen tarkastaja Elina Pesonen tilintarkastaja Eeva Aarnio henkilöstöjohtaja Pauliina Mäenpää hallintolakimies Maiju Hänninen hankinta-asiantuntija
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 3/14 Tl 81 Kokouksen avaus Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Helena Pihlajasaari avaa kokouksen.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 4/14 Tl 82 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Puheenjohtajan esitys: Tl 82, 16.11.2018 Sairaanhoitopiirin hallintosäännön 69 :n mukaan tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön 17 luvun määräyksiä. Hallintosäännön 119 mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneensä olleessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään jäsenille toimielimen päättämällä tavalla. Hallintosäännössä ei ole määrätty, miten aikaisin kokouskutsu on lähetettävä. Tästä kokouksesta on annettu tieto sähköpostilla 6.11.2018. Kokousaineisto on tallennettu tarkastuslautakunnan Arkkiin. Kuntalain 103 :n mukaan tarkastuslautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Puheenjohtaja toteaa kokouksen laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 5/14 Tl 83 Pöytäkirjan tarkastaminen Hallintosäännön 137 mukaan pöytäkirjan pitämisestä vastaa puheenjohtaja. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa sihteeri. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan 1.9.2017, että pöytäkirjan tarkastajista tehdään valmisteltu ehdotus esityslistalle aakkosjärjestystä noudattaen. Tl 83, 16.11.2018 Tarkastuslautakunta päättää valita pöytäkirjan tarkastajiksi Merja Hautakankaan ja Luka Lindqvistin.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 6/14 Tl 84 Henkilöstöjohtaja Eeva Aarnion kuuleminen Tarkastuslautakunta kuulee henkilöstöjohtaja Eeva Aarniota ajankohtaisista aiheista. Tl 84, 16.11.2018 Hänelle on varattu aikaa klo 8.30-9.45. Tarkastuslautakunta merkitsee asiat tiedokseen.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 7/14 Tl 61, Tl 85 Tilintarkastusyhteisön valinta ja tilintarkastuspalveluiden hankinta Tl 61, 31.8.2018 Asian käsittely 16.11.2018 alkaa klo 10.00. ---------- Kuntalain 122 mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi julkishallinnon ja -talouden hyväksytty tilintarkastaja (JHTT-tilintarkastaja). Tarkastuslautakunnan tehtäviin kuuluu tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelu. Vuosien 2019-2020 tilintarkastuksen hinta-arvio ylittää hankintalain mukaisen 60.000 kansallisen kynnysarvon. Hankintapäällikkö Ritva Jylhä on kutsuttu kokoukseen esittelemään tarjouspyynnön valmistelua. Tarjouspyyntö koskee vuosien 2019-20 tilintarkastusta ja optiota vuosille 2021 ja 2022. Hankintapäällikö Ritva Jylhälle on varattu aikaa klo 10.45- Tarkastuslautakunta päättää, että 1. hankintapäällikkö ja hallintolakimies hoitavat tilintarkastuspalveluiden kilpailuttamisen teknisen valmistelun. 2. tarjousta pyydetään vuosien 2019-2020 lakisääteisestä tilintarkastuksesta ja optiosta vuosille 2021 ja 2022. Valintaperusteena on hinta. 3. hankintapäällikkö ja hallintolakimies valtuutetaan laatimaan tarjouspyyntö ja julkaisemaan se. Tl 61, 31.8.2018 1. 3. Ehdotus hyväksyttiin. Merkittiin pöytäkirjaan, että sisäisen tarkastaja Jarmo Jäspi oli esteellisenä poissa kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksen teon ajan ja että sihteerinä toimi puheenjohtaja. Tilintarkastajat Elina Pesonen ja Rami Olas poistuivat esteellisinä kokouksesta ennen tämän asian käsittelyä ja päätöksen tekoa. ----------
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 8/14 Tl 85, 16.11.2018 Hankintapäällikkö Ritva Jylhä, hankinta-asiantuntija Maiju Hänninen ja hallintolakimies Pauliina Mäenpää: Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä on järjestänyt tarjouskilpailun Keski-Suomen sairaanhoitopiirin sekä sen tytäryhtiöiden lakisääteisestä tilintarkastuspalvelusta vuosille 2019-2020. Hankintasopimus tullaan tekemään vuosille 2019-2020 ja sitä voidaan jatkaa varsinaisen sopimuskauden jälkeen valtuuston päätöksellä yhden (1) + yhden (1) vuoden optiokausi- ja lisähankintamahdollisuuksin. Hankinnan kokonaisarvon arvioitiin ylittävän hankintalain 25 :n mukaisen kansallisen kynnysarvon. Tarjouskilpailusta lähetettiin julkaistavaksi hankintailmoitus Työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämään HILMA-ilmoituskanavaan 7.9.2018. Lisäksi tarjouspyyntöaineisto oli saatavilla Keski-Suomen sairaanhoitopiirin tarjouspalvelusivustolla. Hankintamenettelynä käytettiin hankintalain 32 :n mukaista avointa menettelyä. Tarjousten jättöaika päättyi 19.10.2018 kello 14:00. Määräaikaan mennessä jätettiin kaksi (2) tarjousta. Tarjoukset jättivät BDO Audiator Oy ja KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy. Hankinnan osalta tarjoajien soveltuvuutta tarkasteltaessa todettiin kummankin tarjoajan olevan soveltuvia toteuttamaan tarjouspyynnössä kuvattu palvelu ja täyttävän hankintayksikön asettamat pakolliset vaatimukset. Kummankin tarjoajan tarjoukset läpäisivät tarjousten kelpoisuustarkastelun ja ne hyväksyttiin mukaan tarjousten vertailuun. Vertailuperusteena käytettiin tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla halvinta kokonaishintaa. Hintavertailussa voittaneen tarjouksen antoi KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy. Tarjousten vertailutaulukko on tallennettu tarkastuslautakunnan Arkkiin, LIITE 85.1. Liite ei ole julkinen. Tarjousasiakirjat ovat nähtävänä tarkastuslautakunnan kokouksessa. Tarkastuslautakunta päättää esittää, että valtuusto päättää 1. valita Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän ja sen tytäryhtiöiden vuosien 2019-2020 tilintarkastusyhteisöksi kokonaistaloudellisesti edullisimman / hinnaltaan halvimman tarjouksen tehneen KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n. 2. hyväksyä sen, että hankinnan sopimuskausi koskee vuosien 2019-2020 tilintarkastusta lisättynä yhden (1) + yhden (1) vuoden optiokausimahdollisuuksilla. 3. oikeuttaa tarkastuslautakunnan päättämään tilintarkastusta koskevista optiovuosista ja tilintarkastukseen liittyvistä optiopalveluista.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 9/14 Tl 85, 16.11.2018 Merkittiin, että sisäinen tarkastaja Jarmo Jäspi poistui esteellisenä kokoushuoneesta.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 10/14 Tl 86 Keski-Suomen Sairaala Nova -hankkeen arviointi Keski-Suomen Sairaala Novan investointipäätökseen 11/2012 laadittuihin hankesuunnitelmien laskelmiin perustuen määrittyi tavoite saavuttaa 10 %:n säästö toiminnan kustannuksissa vuoden 2011 tilanteeseen verrattuna. Tl 86, 16.11.2018 Sisäinen tarkastaja Jarmo Jäspi alustaa keskustelua. Tarkastuslautakunta keskustelee säästötavoitteen saavuttamisen arvioinnista.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 11/14 Tl 87 Hallituksen ja valtuuston puheenjohtajiston, johtavien viranhaltioiden ja tarkastuslautakunnan välinen tapaaminen 12.12.2018; Keskustelun aiheet Tl 87, 16.11.2018 Hallituksen ja valtuuston puheenjohtajiston sekä johtavien viranhaltioiden ja tarkastuslautakunnan tapaaminen on keskiviikkona 12.12.2018 klo 9.15-11.00. Yhteenveto tapaamisissa vuosina 1998-2017 esille otetuista teemoista on tallennettu Arkkiin. Tarkastuslautakunta käy keskustelun 12.12.2018 pidettävän hallituksen ja valtuuston puheenjohtajiston, johtavien viranhaltijoiden ja tarkastuslautakunnan välisen neuvottelun teemoista ja muista esille otettavista asioista.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 12/14 Tl 88 PWC:n arviointiseminaarin palaute Tl 88, 16.11.2018 PWC järjesti 7.-8.11.2018 arviointiseminaarin. Tarkastuslautakunta keskustelee seminaarin annista.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 13/14 Tl 89 Muut asiat Seuraava kokous Tl 89, 16.11.2018 Tarkastuslautakunnan seuraava kokous on keskiviikkona 12.12.2018. Tarkastuslautakunta merkitsee seuraavan kokouksen ajankohdan tiedoksi.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 14/14 Tl 90 Ilmoitusasiat Helena Pihlajasaari puheenjohtaja Jarmo Jäspi sihteeri Pöytäkirjan tarkastajat. 2018. 2018 Merja Hautakangas Luka Lindqvist