Kokousaika Torstaina 28.3.2019 klo 17.00 19.05 Kokouspaikka Saapuvilla olleet jäsenet Seurakuntatalo Heikki Nissinen, puheenjohtaja, kirkkoherra Anja Pinoniemi, varapuheenjohtaja Jari Leinonen Asko Merilä Sisko Seppänen Tuovi Sipola Poissa olleet jäsenet Muut saapuvilla olleet Mauno Moilanen, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Eeva-Kaisa Karhu, sihteeri, talouspäällikkö Asiat 42 56 :t Allekirjoitus Puheenjohtaja Pöytäkirjan pitäjä Pöytäkirja on tarkastettu Heikki Nissinen Utajärvi / 2019 Allekirjoitukset Eeva-Kaisa Karhu Kirkkoneuvoston kokouksen tarkastettu pöytäkirja muutoksenhakuohjeineen on ollut yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa 4.-18.4.2019. Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä olosta on ollut kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 1.- 18.4.2019. Kirkkoherranvirasto on ollut avoinna maanantaina, tiistaina ja torstaina klo 9-12. Todistaa Utajärvellä kirkkoherranvirastossa Heikki Nissinen, kirkkoherra
UTAJÄRVEN SEURAKUNTA KOKOUSKUTSU KIRKKONEUVOSTO 20.3.2019 Utajärven seurakunnan kirkkoneuvoston kokous pidetään seurakuntatalon kokoushuoneessa torstaina 28. päivänä maaliskuuta 2019 klo 17. Mikäli olet estynyt saapumaan kokoukseen, ilmoita siitä minulle p. 040-5445132 tai heikki.nissinen@evl.fi Kokouksen asialista: 42. Kokouksen avaus 43. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 44. Pöytäkirjan pitäjän valinta 45. Pöytäkirjan tarkastajien valinta 46. Pöytäkirjan nähtävillä olosta päättäminen 47. Työjärjestyksen hyväksyminen 48. Utajärven seurakunnan sekä hautainhoitorahaston vuoden 2018 tilinpäätös 49. Harkinnanvaraisen toiminta-avustuksen hakeminen 50. Kirkon virka- ja työehtosopimuksen mukaiset palkantarkistukset 1.4.2019 alkaen 51. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valinta vuosiksi 2019-2022 52. Kolehtisuunnitelman vahvistaminen ajalle 1.5.-31.8.2019 53. Muut mahdolliset asiat 54. Ilmoitusasiat 55. Muutoksenhaku 56. Kokouksen päätös Heikki Nissinen kirkkoneuvoston puheenjohtaja, kirkkoherra
42 Kokouksen avaus Kokouksen aluksi laulettiin virsi 53. Alkuhartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen. 43 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kirkkojärjestyksen mukaan (KJ 9:1-3) kirkkoneuvosto päättää kokoontumisensa ajan ja paikan. Kirkkoneuvosto kokoontuu myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai vähintään neljäsosa jäsenistä sitä kirjallisesti pyytää ilmoittamansa asian käsittelemistä varten. Kirkkoneuvoston kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Samalla on kokouksesta ilmoitettava myös kirkkovaltuuston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle, joilla on oikeus olla kokouksessa läsnä ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Kirkkoneuvoston kokouskutsu on ohjesäännön mukaisesti (5 ) toimitettava jäsenille viimeistään kahta (2) päivää ennen kokousta. Kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Tämän kokouksen kokouskutsu ja asialuettelo on toimitettu neuvoston jäsenille sekä valtuuston puheenjohtajistolle 20.3.2019. Lisäksi kokouksesta on ilmoitettu Tervareitissä ja seurakunnan kotisivuilla. Kirkkolain mukaan (KL 7:4,1) kirkkoneuvosto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 44 Pöytäkirjan pitäjän valinta Kirkkoneuvoston ohjesäännön mukaan (9 ) kokouksen pöytäkirjaa pitää neuvoston tähän tehtävään valitsema sihteeri, joka voi olla seurakunnan viranhaltija. Pöytäkirjaan merkitään suoritetut äänestykset ja tehdyt päätökset sekä puheenjohtajan määräämät muut käsittelyyn liittyvät seikat. Pöytäkirjan pitäjänä kirkkoneuvoston kokouksissa toimikaudella 2019 2020 toimii talouspäällikkö tai talouspäällikön estyneenä ollessa kirkkoneuvoston hänelle määräämä sijainen. Tässä kokouksessa pöytäkirjan pitäjänä toimii talouspäällikkö Eeva-Kaisa Karhu.
45 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Kirkkoneuvoston ohjesäännön mukaan (9 ) kokouksen pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin ja. 46 Pöytäkirjan nähtävillä olosta päättäminen Kirkkolain 25. luvun 3 :n mukaan sellaisesta toimielimen tai viranhaltijan päätöksestä, josta seurakunnan jäsen saa tehdä oikaisuvaatimuksen tai valituksen, on pidettävä siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen tarkistamisen jälkeen yleisesti nähtävänä siten, kuin siitä on seurakunnan ilmoitustaululla ennakolta ilmoitettu. Alistus- ja valitusviranomaisen päätös siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään yleisesti nähtävänä samalla tavalla kuin kirkkoneuvoston pöytäkirja. Pöytäkirja tai päätös on pidettävä yleisesti nähtävänä vähintään oikaisuvaatimuksen tai valituksen tekemiselle varatun ajan. Kirkkoneuvoston kokouksen tarkastettu pöytäkirja muutoksenhakuohjeineen on yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa 4.- 18.4.2019. Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä olosta on kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 1.- 18.4.2019. Kirkkoherranvirasto on avoinna maanantaina, tiistaina ja torstaina klo 9-12. 47 Työjärjestyksen hyväksyminen Kirkkoneuvosto hyväksyy kokouskutsun mukaisen työjärjestyksen.
48 Utajärven seurakunnan sekä hautainhoitorahaston vuoden 2018 tilinpäätös Seurakunnan kirjanpitovelvollisuudesta, kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä on sen lisäksi mitä kirkkojärjestyksessä säädetään, soveltuvin osin voimassa, mitä kirjanpitolaissa säädetään (kirjanpitolaki 1336/1997 ja lisäksi 11.5.2001/440, 9.11.2006/1129). Kirkkojärjestyksen mukaan (KJ 15:5) seurakunnan on laadittavat tilikaudelta tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma ja niiden liitteenä olevat tiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja kirkkojärjestyksen 15 luvun 6 :n 1 momentissa tarkoitettu toimintakertomus. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelystä ja toimenpiteistä talouden tasapainottamiseksi (lisäksi kirjanpitolaki 8.11.2003/1045 ja 9.11.2006/1129). Kirkkoneuvoston on laadittava tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto ja taloudesta vastaava viranhaltija. Allekirjoitettu tilinpäätös on annettava viipymättä tilintarkastajan tarkastettavaksi. Tilintarkastuksen jälkeen se saatetaan kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Kirkkovaltuusto hyväksyy tilinpäätöksen viimeistään tilikautta seuraavan kesäkuun loppuun mennessä. Esitys (pj ja tp): Kirkkoneuvosto hyväksyy ja allekirjoittaa vuoden 2018 tilinpäätöksen ja jättää sen tilintarkastajan tarkastettavaksi. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se vahvistaa vuoden 2018 tilinpäätöksen ja käsittelee vastuuvapauden myöntämisen tilivelvollisille. Vuoden 2018 tilinpäätös on 95 538,80 alijäämäinen ja taseen loppusumma on 1 691 566,44 Samalla kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle seurakunnan tilikauden tuloksen -95 538,80 käsittelystä seuraavaa: - tuloutetaan tehtyjä poistoeroja suunnitelman mukaan 1 490,26, jonka jälkeen siirretään seurakunnan vuoden 2018 tilikauden alijäämä 94 048,54 taseen omaan pääomaan edellisten tilikausien ylijäämä/alijäämä tilille - hyväksytään seurakuntatalon, kirkon ja tapulin toimintakatteen ylitykset Utajärven seurakunnan hautainhoitorahaston vuoden 2018 tilinpäätös oli 1 429,84 ylijäämäinen ja taseen loppusumma 44 860,43. Samalla esitetään, että siirretään hautainhoitorahaston vuoden 2018 tilikauden ylijäämä 1 429,84 hautainhoitorahaston taseen omaan pääomaan edellisten tilikausien ylijäämä/alijäämä tilille. Talouden tasapainottamistoimenpiteitä: Utajärven seurakunnan talouden tasapainottamiseksi lisätään yhteistyötä erityisesti Vaalan seurakunnan kanssa. Kirkkoneuvoston päätöksellä (28.2.2018, 35 ) seurakunta on käynnistänyt neuvottelut Vaalan seurakunnan kanssa mahdollisuudesta palkata yhteinen lastenohjaaja 1.8.2019 alkaen sekä yhteinen nuorisotyönohjaaja 1.1.2020 alkaen. Samalla selvitetään mahdollisuuksia yhteistyöhön kiinteistöjen ja hautausmaiden hoidossa. Yhteistyön kehittämisessä hyödynnetään Oulun tuomiokapitulin hallinnoimaa kaksivuotista (2019-2021) Kohdataan-hanketta, jossa molemmat seurakunnat ovat mukana. Utajärven kunnan kanssa puolestaan selvitetään mahdollisuuksia seurakuntatalon salin yhteiskäytön lisäämiseksi ja käyttökustannusten jakamiseksi. Seurakunta varautuu oman henkilöstön lomautuksiin ja kannustaa työntekijöitä ottamaan lomarahoja vapaana, jos siitä ei aiheudu sijaisen palkkauskuluja. Sijaisia palkataan ainoastaan välttämättömiin työtehtäviin. Vuosikatteen ollessa alijäämäinen haetaan kirkkohallituksen harkinnanvaraista toimintaavustusta vuodelle 2019.
49 Harkinnanvaraisen toiminta-avustuksen hakeminen Kirkkojärjestyksen mukaan (KJ 22:9) kirkkohallitus voi myöntää kirkon keskusrahastosta harkinnanvaraista avustusta seurakunnalle tai seurakuntayhtymälle, jos tämä syrjäisen sijainnin, pitkien välimatkojen, saaristoolojen, jäsenmäärän pienuuden, rakennushankkeiden, seurakuntien yhteistoiminnan ja seurakuntatalouden kehittämisen tai muun erityisen syyn johdosta on taloudellisen tuen tarpeessa. Utajärven seurakunnassa on jo vuosien ajan jouduttu tekemään erilaisia talouden tasapainottamista koskevia toimenpiteitä. Utajärven seurakunnan taloudellinen tilanne on kuitenkin edelleen heikentynyt. Seurakunnan tilikausi 2018 oli alijäämäinen 94 048,54. Myös vuosikate oli alijäämäinen 38 862,95. Suunnitelman mukaiset poistot olivat 56 675. Kirkollisverotuotot vähenivät edellisestä vuodesta 31 681,53 ja valtionrahoitus 881. Suurimmat toimintakulut muodostuivat henkilöstökuluista ja palvelujen ostoista. Jo kahtena peräkkäisenä vuotena on tilinpäätös ollut alijäämäinen. Myös kuluvan vuoden 2019 talousarvio on 30 041 alijäämäinen. Esitys (pj ja tp): Jotta Utajärven seurakunta pystyy heikentyneessä taloudellisessa tilanteessa turvaamaan vuoden 2019 toimintansa, seurakunta hakee kirkkohallitukselta harkinnanvaraista toiminta-avustusta vuodelle 2019 yhteensä 94 000. Avustushakemukseen liitetään selvitys talouden tasapainottamista koskevista toimenpiteistä.
50 Kirkon virka- ja työehtosopimuksen mukaiset palkantarkistukset 1.4.2019 alkaen Vuoden 2019 palkantarkistukset toteutetaan Kirkon virka- ja työehtosopimuksen allekirjoituspöytäkirjan 3 :n mukaisesti (Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje 5.3.2019). Yleisessä palkkausjärjestelmässä peruspalkkoja tarkistetaan 1.4.2019 lukien 1,0 %:n suuruisella yleiskorotuksella. Osa-aikatyössä palkan perusteena olevaa 100 %:n peruspalkkaa tarkistetaan 1,0 %, jolloin osa-aikaisen viranhaltijan/työntekijän palkka tarkistuu niin ikään 1,0 %. Kipa huolehtii seurakuntien puolesta yleiskorotuksen toteuttamisen. Yleisessä palkkausjärjestelmässä tulee kesäkuussa 2019 lomarahan maksamisen yhteydessä maksettavaksi kertaerä, jonka suuruus on 368 euroa niille kokoaikaisille viranhaltijoille ja työntekijöille, jotka täyttävät kertaerän saamisen ehdot. Osa-aikaisille kertaerä maksetaan siinä suhteessa kuin osa-aikatyö on kokoaikatyöhön. Tuntipalkkajärjestelmässä palkantarkistukset toteutetaan 1,6 %:n yleiskorotuksena 1.4.2019 alkaen. Palkantarkistukset koskevat vain sellaisten kausityöntekijöiden palkkoja, jotka ovat seurakunnan palveluksessa 1.4.2019. Muiden tuntipalkkaisten henkilöiden, esim. 1.4.2019 jälkeen palkattavien kausityöntekijöiden palkkaus määräytyy seurakunnan palkkapolitiikan mukaisesti, kun heitä rekrytoidaan. KirVESTES:n tuntipalkkahinnoitteluja tai henkilökohtaisen lisän enimmäismäärää ei tarkisteta 1.4.2019. Seurakunnan ylimmän johdon palkkausjärjestelmän piiriin kuuluvien viranhaltijoiden palkkaukseen on paikallisesti käytettävä 1,6 %:n suuruinen järjestelyerä. Seurakunnan toimivaltainen toimielin päättää järjestelyerän käyttämisestä. Seurakuntataloudessa joudutaan päättämään itsenäisesti, miten järjestelyerä jaetaan sen saajien kesken ja tallentamaan lopputulos palkanlaskenta-järjestelmään Kipan täytäntöönpanoa varten. Järjestelyerä lasketaan ylimmän johdon palkkausjärjestelmän piiriin kuuluvien viranhaltijoiden vuoden 2019 tavanomaisen kuukauden peruspalkoista muodostetusta palkkasummasta. Yksittäisessä seurakunnassa palkkasumma muodostetaan kirkkoherran ja johtavan talous- ja henkilöstöhallinnon viran haltijan peruspalkasta. Utajärven seurakunnassa järjestelyerän (1,6%) suuruus on näin ollen 123,04. Jos ylimmän johdon tehtävien vaativuutta ei ole vielä arvioitu eikä myöskään ole asetettu allekirjoituspöytäkirjassa tarkoitettuja tavoitteita, joita arvioidaan seurantajakson jälkeen, 1.4.2019 toteutettava palkantarkistus on määräaikainen siihen asti, kun tavoitteet on asetettu ja niiden mukaisesti on arviointijakson jälkeen arvioitu ylimmän johdon tehtävien vaativuutta ja viranhaltijan ammattitaitoa. Tällöin ylimmän johdon palkkojen tarkistus 1.4.2019 lukien on luonteeltaan määräaikainen. Määräaikainen palkantarkistus 1.4.2019 lukien voidaan toteuttaa määräajaksi, esimerkiksi yleiskorotuksenomaisesti tarkistamalla jokaisen palkkaa samalla prosenttimäärällä. Samalla tulee käynnistää ylimmän johdon tehtävien vaativuuden ja viranhaltijan ammattitaidon arviointia koskeva prosessi. Esitys (tp): Kirkkoneuvosto ottaa toteaa KirVESTES:n mukaiset yleisen palkkausjärjestelmän mukaiset palkantarkistukset. Ylimmän johdon palkantarkistukset 1.4.2019 alkaen tehdään yleiskorotuksenomaisesti tarkistamalla palkat 1,6 %:n korotuksella. Tarkistus on määräaikainen, kunnes ylimmän johdon tehtävien vaativuuden ja viranhaltijan ammattitaidon arviointi on suoritettu.
51 Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valinta vuosiksi 2019-2022 Kirkkojärjestyksen 15 luvun 7 :n mukaan kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten joko vähintään yhden varsinaisen ja yhden varatilitarkastajan tai tilintarkastusyhteisön. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla JHT-tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastusyhteisön on määrättävä päävastuulliseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattoman ja riittävän laajan tilintarkastuksen toimittamiseen. Jos edellytykset riippumattomaan tarkastukseen puuttuvat, tilintarkastajan on kieltäydyttävä vastaanottamasta tehtävää tai luovuttava siitä. Utajärven seurakunnan tilintarkastajana vuosina 2015-2018 on toiminut Aarne Pohjola ja varatilintarkastajana Paula Hellen-Toivanen. Esitys (tp): Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se valitsee Utajärven seurakunnalle yhden varsinaisen tilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan vuosiksi 2019-2022 ja määrää varsinaisiksi tilintarkastuspäiviksi 3-4 päivää. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että Utajärven seurakunnan varsinaiseksi tilintarkastajaksi vuosiksi 2019-2022 valitaan HT, JHT, KLT Aarne Pohjola ja varatilintarkastajaksi JHT, KHT Marko Paasovaara.
52 Kolehtisuunnitelman vahvistaminen ajalle 1.5.-31.8.2019 Seurakunnassa tulee laatia suunnitelma vuoden aikana koottavista kolehdeista. Kirkkoneuvosto vahvistaa suunnitelman päiväjumalanpalveluksissa kannettavista kolehdeista (KJ 2:8). Suunnitelma voidaan laatia koko vuodeksi tai työkausittain (talvi, kesä- ja syyskausi). Kirkkohallituksen ja tuomiokapitulin määräämien kolehtien kantopäiviä tulee noudattaa, ellei ole erityisen painavaa syytä siirtää virallista kolehtia toiselle pyhäpäivälle. Kokouksessaan 1.11.2018 (88 ) kirkkoneuvosto vahvisti kolehtisuunnitelman ajalle 1.1.- 30.4.2019. Kirkkoneuvosto vahvistaa päiväjumalanpalvelusten kolehtisuunnitelman ajalle 1.5.- 31.8.2019. LIITE 1.
53 Muut mahdolliset asiat Seuraava kokous Seuraava kirkkoneuvoston kokous päätettiin pitää 2.5.2019 klo 17.00. Tässä vaiheessa kokousta Anja Pinoniemi poistui kokouksesta. 54 Ilmoitusasiat Kirkkovaltuuston kokous 2.5.2019 klo 18.00. Piispa Jukka Keskitalon rovastikuntavierailu ja Limingan rovastikuntakokous järjestettiin Pulkkilassa 19.3.2018. Tilaisuuteen oli kutsuttu jokaisesta seurakunnasta johtavat viranhaltijat ja luottamushenkilöt. Tervareitti ilmestyy 1.4. alkaen kerran viikossa torstaisin. Lehdessä on seurakuntasivu, johon tulee Oulujokilaakson seurakuntien kirkolliset ilmoitukset ja tiedotteet. Sivulle tulee myös paikka kolumneille, joiden kirjoittajiksi pyydetään seurakunnista työntekijöitä, luottamushenkilöitä ja seurakuntalaisia. Eduskunta on hyväksynyt uuden työaikalain 13.3.2019. Lain vaikutukset kirkon hengellistä työtä tekevien asemaan selvitetään. Lakia sovelletaan aikaisintaan keväällä 2020. Kirkkohallituksen täysistunto linjasi joulukuussa 2018 pidetyssä kokouksessa, että vuoden 2022 alusta lukien kirkonkirjojenpidon tehtävien ja väestökirjanpitoon liittyvien toimintojen tulee olla keskitettyinä aluekeskusrekistereiden tehtäviksi. Utajärven seurakunta on kuulunut Oulun aluekeskusrekisteriin vuoden 2018 alusta. Aluekeskusrekisterin palvelu on toiminut hyvin ja toiminta on kokonaisuudessaan osoittautunut kustannustehokkaaksi. 55 Muutoksenhaku Päätettiin antaa muutoksenhakuohjeet. LIITE 2. 56 Kokouksen päätös Kokouksen päätteeksi laulettiin virsi 548. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.05.