Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 1/2018 1 (15) Aika 24.01.2018, klo 14:12-16:30 Paikka Kokoustila 3 Narvik, kaupungintalo 1. krs, huonenro 1009 Käsitellyt asiat 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2 Pöytäkirjan tarkastus 3 Työjärjestyksen hyväksyminen 4 Ajankohtaiset asiat 5 Talouskatsaus joulukuu 2017 6 Vuoden 2017 salassa pidettävien päätösasioiden arviointi 7 Sisäinen valvonta; vuoden 2017 raportointi ja suunnitelmat vuodelle 2018 8 Perintä Rovaniemen kaupunkikonsernissa 9 Toimielinseuranta 16.10.-19.12.2017 10 Kokouksen päättäminen
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 1/2018 2 (15) Saapuvilla olleet jäsenet Jaakko Huttunen, puheenjohtaja Mari Jolanki, saapui 14:51 Anna Suomalainen Antti Liikkanen Matti Pöykkö Sanna Luoma Muut saapuvilla olleet Anna-Maija Nikupaavo, sihteeri Rauni Jokelainen, vs. tarkastuspäällikkö, esittelijä Sirpa Salminen, sisäinen tarkastaja, 7, saapui 14:21, poistui 15:00 Poissa Petri Keihäskoski Allekirjoitukset Jaakko Huttunen Puheenjohtaja Anna-Maija Nikupaavo Sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty 30.01.2018 Antti Liikkanen Pöytäkirjan nähtävänäolo Tämä pöytäkirja on 1.2.2018 viety nähtäväksi yleiseen tietoverkkoon www.rovaniemi.fi (Lisäys kohtaan "Saapuvilla olleet jäsenet": Mari Jolanki toimi puheenjohtajana Jaakko Huttusen esteellisyyden ajan, 9) Anna-Maija Nikupaavo
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 1/2018 3 (15) 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Kokouksen päätösvaltaisuuden osalta todetaan Kuntalain 103 :n määräys, jonka mukaan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Valtuusto on kuntalain 90 :n nojalla määrännyt hallintosäännössä toimielinten kokousmenettelystä. Määräykset koskevat mm. kokouksen koollekutsua sekä kokouksesta ilmoittamista ja esityslistan julkaisua. Hallintosäännössä ei ole määräaikaa kokouksen koollekutsumiseksi. Hallintosäännön 138 :n mukaisesti avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä onko kokous laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen. Puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa läsnäolijat. Keskustelun jälkeen puheenjohtaja toteaa tarkastuslautakunnan kokouksen olevan laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi läsnäolijat. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 1/2018 4 (15) 2 Pöytäkirjan tarkastus Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Hallintosäännön 150 :n mukaisesti pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjan tarkastaja. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Hallintosäännön mukaan pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa myös sähköisesti. Kaupungin eri toimielimien esityslista- ja pöytäkirjakäytäntöjä on yhdenmukaistettu. Toimielin päättää pöytäkirjan tarkastajan valinnan lisäksi tarkastuksen aikarajasta, joka ajoittuu kokouspäivästä lukien seuraavan seitsemän päivän sisälle. Pöytäkirja julkaistaan kokouksesta kahdeksantena päivänä kaupungin verkkosivuilla. Julkaisun päivämäärä merkitään pöytäkirjaan, eikä pöytäkirjoja kuuluteta ilmoitustaululla. Kokouksen päättyessä ei ole erillistä päätösasiaa pöytäkirjan tarkastamisesta. Kokouksen pöytäkirjantarkastajaksi valitaan tarkastusvuorossa seuraavana oleva Mari Jolanki. Koska tarkastusvuorossa ollut Mari Jolanki ei ollut kokouksen alkaessa vielä paikalla, pöytäkirjantarkastajaksi valittiin hänen jälkeensä seuraavana vuorossa ollut Antti Liikkanen.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 1/2018 5 (15) 3 Työjärjestyksen hyväksyminen Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Käsiteltävät asiat ilmoitetaan ennalta jaetussa kokouskutsussa ja sen mukana seuranneessa esityslistassa. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä (Hallintosäännön 140 2. mom). Toimielin voi esittelijän ehdotuksesta tai jäsenen ehdotuksesta, jota on kannatettu, ottaa yksimielisellä päätöksellä käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa (141 1. mom). Tarkastuslautakunta käsittelee asiat esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Lautakunta hyväksyi työjärjestyksen esityksen mukaisesti.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 1/2018 6 (15) 4 Ajankohtaiset asiat Anna-Maija Nikupaavo anna-maija.nikupaavo@rovaniemi.fi Esityslistojen toimittaminen tarkastuslautakunnan jäsenille: Kaupungin hallintosäännössä (131 ) todetaan, että kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti ja saattaa sähköisesti saataville. Salassa pidettäviä tietoja voidaan lähettää vain suojatulla yhteydellä. 27.6.2017 pidetyssä kokouksessaan tarkastuslautakunta keskusteli ja päätti kokouskäytännöistään (78 ) siten, että tarkastuslautakunnan kokousten esityslistat liitteineen toimitetaan vuoden 2017 loppuun saakka kaikille jäsenille myös kirjepostina. Muutoksia tarkastuslautakunnan kokousaikatauluun kevätkaudella 2018: Tarkastuslautakunta päätti 29.11.2017 pidetyssä kokouksessaan (135 ) kevään 2018 kokousaikataulusta. Vuodenvaihteessa havaittiin kuitenkin päällekkäisyyttä kaupungin muihin kokouksiin nähden, joten tarkastuslautakunnan kokouspäiviin ehdotetaan seuraavia muutoksia: to 15.3.2018 klo 14.00 => uusi: ke 14.3.2018 klo 14.00 to 3.5.2018 klo 14.00 => uusi: ke 2.5.2018 klo 14.00 Tarkastuslautakunta siirtyy helmikuun 2018 alusta kaupungin kaikille toimielimille yhteiseen käytäntöön, jonka mukaan kokousten esityslistat liitteineen ovat saatavilla ainoastaan sähköisenä kokoushallintajärjestelmän ja kaupungin verkkosivujen kautta. Salaiseksi merkityt liitteet lähetetään ainoastaan kirjepostina. Hyväksytään kokousaikataulun muutokset esittelijän ehdotuksen mukaan siten, että maaliskuun ja toukokuun kokoukset pidetään keskiviikkona 14.3.2018 klo 14.00 ja keskiviikkona 2.5.2018 klo 14.00. Tarkastuslautakunta päätti esityslistojen toimittamisesta lautakunnan jäsenille esityksen mukaisesti. Salaiseksi merkittyjen liitteiden lähettämisessä lautakunnan jäsenille päätettiin siirtyä käyttämään turvasähköpostia. Maaliskuun ja toukokuun kokousajoiksi päätettiin: torstai 15.3.2018 klo 14.00 ja keskiviikko 2.5.2018 klo 14.00.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 1/2018 7 (15) 5 Talouskatsaus joulukuu 2017 ROIDno-2017-272 Anna-Maija Nikupaavo anna-maija.nikupaavo@rovaniemi.fi Tarkastuslautakunta seuraa talouden toteutumaa säännöllisesti kokouksissaan, hallintosäännön mukaisesti (HS 65 ). Valtuusto on hyväksynyt tilikauden 2017 toimintakatteeksi -244 200,29 eur. Lautakunnalla ei ole erillisiä tuloja, joten käytännössä kyse on tarkastuslautakunnan tilikauden kokonaiskulujen määrästä. Tammi - joulukuun kumulatiiviset kulut ovat alustavan tiedon mukaan - 225 474 Eur, joka on 92 % talousarviosta. Tarkastuslautakunta merkitsee joulukuun 2017 talouskatsauksen tiedoksi. Merkittiin joulukuun 2017 alustava talouskatsaus tiedoksi.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 1/2018 8 (15) 6 Vuoden 2017 salassa pidettävien päätösasioiden arviointi ROIDno-2017-270 Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Tarkastuslautakunta on käsitellyt salassa pidettäviä asioita ja tarkastuslautakunnan toimivaltaa 24.1.2017 pidetyssä kokouksessaan. Lautakunnan kuultavana oli tuolloin kaupunginlakimies Pekka Lemmetty ja kuulemisen asiana kaupunginhallituksen vuonna 2016 tekemät salassa pidettäväksi merkityt päätökset. Kuntalain 124,1 mukaisesti tarkastuslautakunnalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tiedot ja nähtävikseen asiakirjat, joita se pitää tarpeellisina arviointitehtävän hoitamiseksi. Tarkastuslautakunnalla on tietojensaantioikeus toimielin tasolla ja se edellyttää lautakuntaa tekemään asiasta nimenomaisen päätöksen. Toimielimeen kuuluvat luottamushenkilöjäsenet sekä viranhaltijat toimivat virkavastuulla ja ovat asiassa salassapitovelvollisia. Tarkastuslautakunnan muita viranomaisia laajempi tiedonsaantioikeus rajoittuu kaupungin hallussa oleviin asiakirjoihin, toisin kuin tilintarkastajalla, jolla on pääsy myös kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen salassa pidettäviin tai ei-julkisiin asiakirjoihin. Tarkastuslautakunnan tiedonsaantioikeutta voidaan turvata ottamalla määräys huomioon ao. yhtiöiden yhtiöjärjestyksissä. Yhtiöjärjestystä muutetaan antamalla yhtiökokousedustajalle toimiohje asiassa. (Harjula-Prättälä; Kuntalaki 1, s. 818-819. HKI 2015). Tarkastuslautakunnalle keskeinen arvioinnin kohde on kunnanhallitus, jonka tehtävänä on johtaa kunnan toimintaa, hallintoa ja taloutta, ja joka konsernijohtoon kuuluvana (48 ) vastaa kuntakonsernin omistajaohjauksen toteuttamisesta ja konsernivalvonnan järjestämisestä (Harjula-Prättälä; Kuntalaki 1, s. 800. HKI 2015). Kunnanhallitus joutuu mm. liikesalaisuuksiin, vireillä oleviin oikeudenkäynteihin ja henkilötietoihin liittyen tekemään kunnan puolesta salassa pidettäviä päätöksiä. Tarkastuslautakunta voi kuitenkin sille Kuntalaissa määrätyn tarkastus- tai arviointitehtävän suorittamiseksi pyytää kaupunginhallitukselta ja tarvittaessa muiltakin kunnan toimielimiltä selvitystä salassa pidettävänä käsitellyistä asioista. Tarkastuslautakunta pyytää kaupunginjohtajaa määräämään hallintolakimies Ville Vitikan kuultavaksi huhtikuussa 2018 pidettävään tarkastuslautakunnan kokoukseen.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 1/2018 9 (15) Kuulemisessa ovat asiana kaupunginhallituksen vuonna 2017 tekemät salassa pidettäväksi merkityt päätökset. Kuulemisessa tulee käydä esille vähimmäistietona päätösasian otsikko, päätöksen asiasisältö (1-3 lausetta), salassapidon peruste, sekä päätöksen taloudelliset ( ) tai toiminnalliset vaikutukset (1-3 lausetta) kaupungin kannalta. Lautakunta pitää riittävänä esimerkiksi PowerPoint muodossa saatua selvitystä Tarkastuslautakunta päätti esityksen mukaisesti.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 1/2018 10 (15) 7 Sisäinen valvonta; vuoden 2017 raportointi ja suunnitelmat vuodelle 2018 ROIDno-2017-267 Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Ulkoinen ja sisäinen tarkastus muodostavat yhdessä kaupunkikonsernin toimintaa valvovan järjestelmän. Ulkoisen tarkastuksen muodostavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja. Se toimii riippumattomassa suhteessa kaupunginhallitukseen sekä kaupunginjohtajaan raportoimalla suoraan valtuustolle. Sisäinen valvonta sen sijaan toimii kaupungin johdon alaisuudessa. Sisäinen tarkastus on osa kaupungin johtamista ja riskienhallintaa, joilla varmistetaan että kuntakonsernin toiminta on valtuuston asettamien tavoitteiden mukaista. Sisäinen tarkastus arvioi sisäisen valvonnan, riskien hallinnan ja konsenivalvonnan järjestämistä ja tuloksellisuutta. (HS 84 ). Kunnanhallituksen tehtävänä on huolehtia kunnan sisäisestä valvonnasta (KL 39 ). Kaupunginhallitus hyväksyi 27.11.2017 565 toimintaohjeen, jossa määritellään tarkemmin sisäisen tarkastuksen järjestelyistä, vastuista ja toimintaperiaatteista. Ohjeistusta sovelletaan myös konserniyhteisöihin kohdistuvassa sisäisessä tarkastuksessa. (Konserniohje KV 16.5.2016) Tilintarkastajan tehtäviin kuuluu tarkastaa onko sisäinen valvonta ja konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti (KL 123 ). Kaupunginjohtaja voi konserniohjeeseen perustuen (KV 17.12.2017 123) määrätä sisäisen tarkastuksen suorittamisen konserniin kuuluvassa tytäryhteisössä. Sisäinen tarkastaja Sirpa Salminen on tehnyt kaupunginjohtajan hyväksymän vuosisuunnitelman mukaisia tarkastuksia tilikaudella 2017. Raportti annetaan tiedoksi tilintarkastajalle. Tarkastuslautakunta kuulee sisäistä tarkastajaa Sirpa Salmista vuonna 2017 tehdyistä tarkastuksista ja vuoden 2018 tarkastussuunnitelmasta. Lautakunta merkitsee kuulemiset tiedoksi ja liittää sisäisen tarkastajan dokumentin pöytäkirjaan salaiseksi liitteeksi (JulkL. 24 1 mom 15k). Tarkastuslautakunta merkitsi sisäisen tarkastajan kuulemisen tiedoksi. Tarkastuslautakunta merkitsi sisäisen tarkastajan dokumentin pöytäkirjaan salaiseksi liitteeksi (JulkL. 24 1 mom 15k).
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 1/2018 11 (15) 8 Perintä Rovaniemen kaupunkikonsernissa ROIDno-2017-270 Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Tarkastuslautakunta jatkaa vuoden 2017 arviointisuunnitelmassa määriteltyjen konsernijohdon vastuulle määrättyjen toimien sekä konsernitalouteen liittyvien kysymysten arviointia. Lautakunta käsitteli 29.11.2017 pidetyssä kokouksessaan konserniohjetta, sen merkittävyyttä konsernin toimien yhdenmukaistajana ja myös tytäryhtiöitä velvoittavana asiakirjana. Arviointia jatketaan samalla teemalla peilaamalla kaupunginhallituksen 7.12.2015 perintää koskevaa päätöstä vuoden 2017 kaupunkikonsernin tilanteeseen. Kaupunginhallitus päätti siirtää perintäpalvelujen hankinnan Lindorff Oy:ltä Kunnan Taitoa Oy:lle 7.12.2015. sisälsi suosituksen tytäryhteisöille siirtää perintä mahdollisuuksien mukaan samalle toimijalle. oli tytäryhteisöille ehdollinen (ks. TarkLtk 20.12.2016 135). Konserniohje on omistajaohjauksen keskeinen väline (KL 47 ), jolla ohjataan myös konsernitaloutta. Valtuuston 16.5.2016 hyväksymä konserniohje ohjaa tytäryhteisöjä käyttämään keskitettyjä palveluita, jotka tuovat konsernille toiminnallisia ja taloudellisia etuja sekä vähentävät riskejä (5. kappale). Päätöksissä ja ohjeistuksissa annetaan suuntaviivat ja perustelut konserniin kuuluville tytäryhteisöille toimintojen järjestämisestä. Käytännössä kaupunkikonsernilla (emokaupunki/koko kaupunki sekä merkittävimmät tytäryhteisöt) on vuoden 2017 lopussa sopimukset yhden toimijan sijaan neljän eri perintätoimiston kanssa : Lindorff Intrum Cash Oy Taitoa / kuntaperintä Taitoa / Kuntaperintä on emokaupungin lisäksi käytössä vain yhdellä tytäryhteisöllä. Lindorf on käytössä kahdella tytäryhteisöllä. Yksi tytäryhteisö on vaihtanut perintätoimistoa vuoden 2017 lopussa. Lautakunta kuulee vs. tarkastuspäällikön selostuksen ja merkitsee asian tiedoksi. Lautakunta huomioi havainot vuoden 2017 arviointikertomuksessa.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 1/2018 12 (15) Lautakunta merkitsi vs. tarkastuspäällikön selostuksen pöytäkirjaan tiedoksi, ja päätti huomioida havainnot vuoden 2017 arviointikertomuksessa.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 1/2018 13 (15) 9 Toimielinseuranta 16.10.-19.12.2017 ROIDno-2017-1194 Anna-Maija Nikupaavo anna-maija.nikupaavo@rovaniemi.fi Tarkastuslautakunnan päätöksen mukaan (TarkLtk 27.6.2017) lautakunnan jäsenet seuraavat toimikaudellaan nimikkolautakuntien, tilaliikelaitoksen ja kaupunkikonserniin kuuluvien kuntayhtymien päätöksentekoa. Tarkastuslautakunnan viranhaltijat seuraavat vastaavasti kaupunginhallituksen ja konsernijaoston päätöksentekoa. Päätöksenteon seuranta perustuu mm. päätöspöytäkirjojen analysointiin ja niistä tehtyjen havaintojen raportoimiseen tarkastuslautakunnalle. Seurannan kohteina ovat valtuuston hyväksymän kaupunkistrategian täytäntöönpano, valtuuston asettamat talousarviovuoden tavoitteet, sekä lautakunnan itsensä nimeämät painopistealueet. Raportoinnissa tarkastuslautakunnalle muut sinänsä merkitykselliset havainnot jätetään vähemmälle huomiolle, jotta seurattavien asioiden laajuus ei tule kohtuuttomaksi. Kuullaan selostukset tarkastuslautakunnan jäsenten suorittamista toimielinpäätösten seurannasta ajalla 16.10.-19.12.2017. Merkitään kuullut selostukset tiedoksi. Tarkastuslautakunta kuuli selostukset seuraavien toimielinten päätösten seurannasta ajalta 16.10.-19.12.2017: Mari Jolanki, varapj - perusturvalautakunta Sanna Luoma, jäsen - liikelaitoksen johtokunta Matti Pöykkö, jäsen - vapaa-ajanlautakunta ja Ranuantien aluelautakunta Antti Liikkanen, jäsen - tekninen lautakunta Anna Suomalainen, jäsen - ympäristölautakunta ja Sodankyläntien aluelautakunta Jaakko Huttunen, pj - Rovaniemen Koulutus Ky ja Lapin Rovaniemensairaanhoitopiirin Ky Mari Jolanki oli poissa kokouksesta esteellisenä Rovaniemen Koulutus Ky:ää koskevassa asiassa klo 16.04-16.07. Anna Suomalainen oli poissa kokouksesta klo 16.04-16.06.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 1/2018 14 (15) Jaakko Huttunen oli poissa kokouksesta esteellisenä Sodankyläntien aluelautakuntaa koskevassa asiassa klo 16.25-16.26. Mari Jolanki toimi hänen esteellisyytensä ajan puheenjohtajana. Kuullut selostukset merkittiin pöytäkirjaan tiedoksi.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 1/2018 15 (15) 10 Kokouksen päättäminen Hallintosäännön 150 :n mukaan toimielimen pöytäkirjan tulee kertoa mm. kokouksen alkamis- ja päättymisajat. Puheenjohtaja toteaa kokouksen päättyväksi sekä toteaa kokouksen päättymisajan. Puheenjohtaja toteaa seuraavan kokouksen ajankohdan, joka on keskiviikko 21.2.2018 klo 14.00. Paikka on kokoustila 3 Narvik, kaupungintalon 1. krs, huonenumero 1009. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.30, ja totesi seuraavan kokouksen ajankohdan.