Suomen Noutajakoirajärjestö ry v. 16.6.2013 SNJ-jäsenrekisterin käyttöohje Teksti: Tiina Jäppinen tiina.jappinen@gmail.com
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 1 (26) SISÄLTÖ 1. Ensimmäiset toimenpiteet... 2 2. Tervetuloa käyttämään SNJ:n jäsenrekisteriä... 2 3. Ketkä voivat käyttää SNJ:n jäsenrekisteriä?... 2 4. Käytön tuki... 3 5. Tietoturvallisuus... 4 6. Kirjautuminen... 4 7. Salasanan vaihtaminen... 6 8. Jäsenrekisterin perusrakenne... 7 9. Rekisterin käyttöönotto / Yhdistystietojen täyttäminen... 8 10. Jäsentiedot / Uuden jäsenen lisääminen... 9 11. Jäsentiedot / Perustiedot... 10 12. Jäsentiedot / Jäsenyydet... 11 13. Jäsentiedot / Jäsenyydet / Uuden jäsenyyden lisääminen... 12 14. Jäsentiedot / Jäsenyydet / Muokkaa vanhaa jäsentietoa... 14 15. Jäsentiedot / Luottamustehtävä... 14 16. Jäsentiedot / Maksuyhteenveto ja Suoritukset... 15 17. Jäsenlaskutus... 15 18. Yksittäinen jäsenlaskutus... 16 19. Pikahaku... 18 20. Perhejäsenen liittäminen eli ns. koontilaskujen tekeminen... Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 21. Perhejäsenet ja koontilaskujen teko... 19 22. Raportit... 22 23. Raporttinostojen näyttäminen etusivulla... 25
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 2 (26) 1. Ensimmäiset toimenpiteet - Kirjaudu sisälle, muuta salasanasi - Käy tarkistamassa ja täydentämässä omat jäsentietosi ja lisää sinne luottamustehtävä: Jäsensihteeri - Mene Yhdistykset-välilehdelle ja tarkista sekä täydennä oman yhdistyksesi tiedot (Perustiedot / Muokkaa) - Siirry yhdistyksen tiedoissa Jäsenmaksut -kohtaan. Lisää yhdistyksen päättämät hinnat jäsenlajeittain. Eli jokaiselle jäsenlajille oma rivi. ÄLÄ lisää SNJ-jäsenlajiin mitään hintaa. SNJ:n hinta tulee laskuun automaattisesti SNJ:n tiedoista, joita hallinnoi SNJ:n jäsensihteeri. 2. Tervetuloa käyttämään SNJ:n jäsenrekisteriä Tämä on SNJ:n jäsenrekisterin pikaohje, jonka tarkoitus on helpottaa jäsenrekisterin käyttöönottoa Jäsenrekisteristä löydät myös järjestelmän toimittajan Avoine Oy:n sähköiset Ankkuri-jäsenrekisterin käyttöohjeet. Huomaa, että Ankkurin toimintoja on räätälöity SNJ:n käyttöön, joten kaikki toiminnot eivät ole käytössä tai voivat hieman poiketa SNJ:n jäsenrekisterin näkymästä. TÄMÄ ON KÄYTTÖOHJEEN ENSIMMÄINEN VERSIO. Palautetta ja lisätoiveita ohjeistuksesta voi lähettää tiina.jappinen@gmail.com. Tämä ohjeistuskokonaisuus sisältää jäsenrekisterin perustoimintojen ohjeistukset, käytössä huomioitavia asioita sekä käyttövinkkejä sekä SNJ:n toimintatapaohjeita. Kun olet internetissä jäsenrekisterissä, saat lomakkeiden täyttöön liittyviä ohjeita ja/tai lisätietoa napauttamalla -kuvaketta. 3. Ketkä voivat käyttää SNJ:n jäsenrekisteriä? SNJ:n jäsenrekisteriin saavat tunnukset SNJ:n jäsenet, joille SNJ:n alueyhdistys tai rotukerho on antanut kirjallisen luvan käyttää jäsenrekisteriä käyttäjäsopimuksella. Kun käyttäjäsopimus on saatu, SNJ:n pääkäyttäjä lähettää tunnukset jäsensihteerille tai muulle sopimuksessa mainitulle henkilölle. Vanhat tunnukset poistetaan käytöstä. Huom! Käyttäjätunnukset rekisteriin ovat henkilökohtaisia. Niitä ei saa missään tilanteessa luovuttaa toiselle osapuolelle! Jokainen vastaa itse omasta käyttäjätunnuksestaan. Alueyhdistyksen pääkäyttäjällä on rekisteriin laajat käyttöoikeudet eli vain hän pystyy tekemään rekisteriin muutoksia. Varakäyttäjälle luodut tunnukset ovat ns. katselutunnuksia eli voi katsella jäsenrekisteritietoja ja tehdä esimerkiksi raportteja, mutta ei muuttaa jäsentietoja. Rekisteriin tehdyistä muutoksista jää jälki eli merkintä siitä, kuka viimeksi on muuttanut tietoja.
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 3 (26) 4. Käytön tuki Lähtökohtaisesti jokainen jäsensihteeri opiskelee itsenäisesti järjestelmän hyödyntämällä tätä ohjetta ja netissä olevaa sähköistä ohjeistusta. Varsinkin alussa käyttäjälle voi syntyä myös kysymyksiä, joihin tämän hetkiset ohjeet eivät riitä vastaamaan. Voit ottaa silloin yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse SNJ:n jäsensihteeriin tai alueyhdistyksistä vapaaehtoisiksi tukihenkilöiksi ilmoittautuneisiin henkilöihin. Huom! Jäsenrekisterin käytön tukea tehdään vapaaehtoisvoimin. Olethan kärsivällinen, jos vastaus ei löydy heti. Sähköpostilla kaikki tukipyynnöt SNJ:n jäsensihteerin sähköpostiin: jasenet@snj.fi Lisäksi tukihenkilöt alueyhdistyksistä Anu Orava, Uudenmaan Noutajakoirayhdistyksen jäsensihteeri, Anu Orava, p. 050-301 7360 (iltaisin 17-21) tai jasensihteeri@umn.fi Anne Sid-Koskela, Merenkurkun Noutajat ry:n (myös ruotsinkielellä) Nopein tapa tavoittaa on sähköposti: anne.sidkoskela@gmail.com Muuten soittoaika on sunnuntaina klo 19-21 p. 050 540 8868 Eeva Tukiainen, Pohjois-Karjalan Noutajakoirayhdistyksen jäsensihteeri Tavoittaa sähköpostitse: eevaha@hotmail.com SNJ:n jäsensihteeri Jaana Sorjonen, jasenet@snj.fi, p. 0400 288496 (18-20) - käsittelee pentuejäsenet - hoitaa yleiset SNJ:n jäsenrekisteriin liittyvät asiat SNJ:n pääkäyttäjä Juha Tenhunen, juha.tenhunen@gmail.com - tunnukset ja salasanat, rekisterin tekniset asiat, yhteydenpito Avoine Oy:hyn Uudistuksen vetäjä Tiina Jäppinen, tiina.jappinen@gmail.com - SNJ:n jäsenrekisterin kehittämisehdotukset ja toiveet vuonna 2013 - käyttöohjeen muutostoiveet tai lisäykset - koulutusten järjestäminen Koulutukset SNJ järjestää jäsensihteereille koulutusta, jonka kuluista sovitaan aina koulutuksesta riippuen erikseen.
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 4 (26) 5. Tietoturvallisuus Jäsenrekisteri sisältää luottamuksellisia tietoja, joiden kuuluu olla asianmukaisesti ja tietoturvaselosteen mukaisesti suojattuja. Tietoruvallisuus on sekä Avoine Oy:n, SNJ:n että jokaisen käyttäjän vastuulla. Jäsenrekisteripalvelin sijaitsee Avoinen tiloissa ja on asianmukaisesti suojattu palomuureilla ja virustorjuntaohjelmilla. Avoinen vastuulla on turvata rekisterin ylläpitosopimuksen mukainen tekninen ylläpito ja rekisterimäärittelyn mukaisen toiminnan virheettömyys. Rekisterin käyttäjä (ja hänen edustamansa yhdistys) ovat vastuussa käyttäjätunnuksistaan sekä käytettävien koneiden tietoturvallisuudesta. Asiakkaan on noudatettava henkilötietolakia sekä ylläpidettävä asianmukaisia tietosuojakäytänteitä. Rekisterin käyttäjä (ja hänen edustamansa yhdistys) vastaa itse rekisterin tietosisältöön tekemistään muutoksista ja toiminnoista, kuten tietojen päivittämisestä, lisäyksestä, laskutuksesta ja poistoista. Huom! Jäsenrekisterin käyttölokiin jää jälki siitä, kuka on muuttanut esim. jäsenen tietoja ja milloin. Muista rekisteriseloste! SNJ:llä, alueyhdistyksillä ja rotukerhoilla, jotka ylläpitävät jäsentensä tietoja rekisterissään, on oltava esittää ajan tasalla oleva rekisterisseloste. Lisätietoa rekisteriselosteesta löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta. 6. Kirjautuminen Kirjaudu rekisteriin Internet-selaimen kautta. Rekisteri toimii yleisimmissä selaimissa (mm. Internet Explorer, Firefox, Safari). https://rekisteri.sebacon.fi/ Käyttäjätunnus on snj. Kirjoita saamasi tunnus. Kirjoita salansa. Oman tunnuksen ja salasanan lähettää SNJ:n pääkäyttäjä Juha Tenhunen (juha.tehnunen@gmail.com). Tunnukset lähetetään vasta sitten, kun yhdistykseltä on saatu allekirjoitettu käyttäjäsopimus. Jos yhdistyksen jäsenrekisterin käyttäjä muuttuu, vanha tunnus poistetaan ja uusi jäsen liitetään, kun tietoa käyttäjämuutoksesta on tullut yhdistykseltä käyttäjämuutossopimuksella. Tunnuksien on oltava täysin samat kuin rekisteröidyt tunnuksesi ovat. Huomaa isot ja pienet kirjaimet.
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 5 (26) Kirjautuaksesi sisälle rekisteriin paina Enter tai napsauta hiiressä Log in sanaa. Vaihda heti salasana! Salasanassa pitää olla numeroita, isoja ja pieniä kirjaimia sekä erikoismerkki. Kirjautuminen ei onnistunut? Ongelma: Kun kirjoitat tunnukset ja salasana, ja painat enter tai Log in sanaa, tyhjentyy ikkuna kirjoittamistasi tiedoista. Ratkaisu: Yritä uudestaan - oliko kirjainkoko oikein, isot ja pienet kirjaimet oikein päin jne. Varmista ettei Caps Lock-näppäin ole päällä. Kolmen virheellisen yrityksen jälkeen, Avoinen palvelin estää muutaman minuutin ajaksi uudet kirjautumisyritykset tietoturvasyistä. Estoajan jälkeen kokeile uudelleen. Palvelinta ei löytynyt Tarkista aukeaako muut internet-sivut. Jos ei, ongelma on käyttämissäsi verkkoyhteyksissä. Kun kirjoitat jäsenrekisterin osoitteen, selain ilmoittaa, ettei palvelinta löytynyt. Tarkista, oliko osoite oikein? Muista kirjoittaa osoite ilman www- tai http alkua. Jos muut internet-sivut toimivat ongelmitta, mutta jäsenrekisterin sivu ei aukea, eikä häiriö poistu pienen odottelun jälkeen - ota yhteys Avoinen asiakaspalveluun: p. 010 309 0980.
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 6 (26) 7. Salasanan vaihtaminen Saat määriteltyä uuden salasanan rekisterin ylävalikossa sijaitsevan Vaihda salasana-toiminnon avulla. 1. Kirjoita vanha (=nykyinen) salasanasi 2. Määrittele uusi salasanasi 3. Vahvista uusi salasanasi kirjoittamalla se toistamiseen Suurimman tietoturvauhkan aiheuttaa rekisterikäyttäjien liian heikot salasanat tai muuten huolimaton salasanan käsitteleminen. Avoine suosittelee seuraavia salasanamuotoja: Neljä sanaa: Salasana koostuu neljästä (4) eri sanasta, esim. "keltainen kukka sininen taivas". Jotta salasanayhdistelmä on helposti muistettavissa, voi käyttäjä muodostaa sanoista mielikuvaketjun, esim. "katson keltaista kukkaa ja sinistä taivasta". Sanat on hyvä erottaa toisistaan välilyönnillä ja salasana voi sisältää myös kirjaimia. 8 merkkiä: Yksittäinen salasanan on hyvä rakentua seuraavasti: min. 8 merkkiä, mukana isoja ja pieniä kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä, järjestys sekaisin. Esimerkiksi salasana voisi olla muodoltaan: "Hui_H4i!_Hei". EI näitä: Liian yksinkertaista "kissa123", "matti1". Liian peruskaavaa noudattavia: "k1ss4", "s4l4s4n4" eli kirjaimia korvataan niitä muistuttavilla numeroilla. Helposti arvattavia: käyttäjään itseensä liittyviä sanoja, kuten eläimen ja lapsien nimiä ym.
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 7 (26) 8. Jäsenrekisterin perusrakenne Kun kirjaudut sisälle SNJ:n rekisteriin, näet aloitussivulla ylävalikon. Jokainen alueyhdistys voi itse valita itselleen oman tilastokaavion eli widgetit. Etusivulla näkyvät myös sinun omat raporttinostosi, jotka toimivat oikotienä valitsemiisi raportteihin. Niitä voi olla esim. oman kaikki alueyhdistyksesi jäsenet, kaikki alueyhdistyksen perhejäsenet ja alueyhdistyksesi pentuejäsenet. Jäsentiedoissa ylläpidetään jäsenten tietoja, kuten jäsenen perustiedot, mihin yhdistyksiin ja millä jäsenlajeilla (vuosijäsen, perhejäsen jne.) hän niihin kuuluu. Yhdistystiedoissa ylläpidetään yhdistyksenne perustietoja, kuten yhteystietoja, jäsenmaksujen suuruksia sekä laskutustiedot (tilinumerot, osoitteet ym.) Pikahaun avulla saat haettua yksittäisen henkilön tai yhdistyksen tiedot esille.
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 8 (26) 9. Rekisterin käyttöönotto / Yhdistystietojen täyttäminen Kun otat rekisterin ensimmäistä kertaa käyttöösi, tallenna sinne tärkeitä tietoja, jotta järjestelmä toimii oikein. Käy nämä tiedot läpi heti käyttöönoton alussa. Yleistä Täyttöön liittyviä ohjeita ja lisätietoa löytyy tämän napin takaa: Luotu ja muokattu aikaleimat näyttävät milloin tieto on luotu ja kenen käyttäjän toimesta sekä milloin tietoja on viimeksi muokattu ja kenen käyttäjän toimesta. Nuoli-painikeilla pääset siirtymään edelliseen ja seuraavaan perustietoon Jos joku näkymä katoaa tai olet väärässä kohtaa, katso tummasta yläpalkista, oletko jäsentiedoissa vai yhdistystiedoissa. Navigoi yläpalkin kautta oikeaan kohtaan. Yhdistystietojen tarkistus 1. Siirry yläpalkista kohtaan Yhdistystiedot. 2. Sen alta tulee kaksi välilehteä: Yhdistyksen tiedot ja Jäsenmaksut 3. Valitse Yhdistyksen tiedot 4. Eteesi tulevat yhdistyksen tiedot. Tarkista ne. 5. Jos haluat muokata tietoa, painaa Muokkaa painiketta. 6. Täydennä laskutusta varten yhdistysten laskuttajan tiedot Jäsenmaksujen laittaminen (nämä tiedot tulostuvat laskulle) 1. Siirry yläpalkista kohtaan Jäsenmaksut 2. Valitse jäsenlaji, mille olet syöttämättä summaa. Esim. vuosijäsen. Syötä sitten yhdistyksen vuosijäsenmaksu ja mahdollinen liittymismaksu. 3. Paina Tallenna. 4. Käy läpi samalla tavalla kaikki jäsenlajit, jotka ovat yhdistyksen käytössä. Jos jollekin jäsenlajille ei ole jäsenmaksua, syötä summakohtaan 0.
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 9 (26) 10. Jäsentiedot / Uuden jäsenen lisääminen Yleistä Kun täytät tietoja, sinun on hyvä huomioida seuraavat asiat: Pääset liikkumaan tietokentästä toiseen joko hiirellä tai tabulator- näppäimellä Aktivoituneen tietokentän reunat muuttuvat siniseksi Mikäli tietokentän pohja on harmaa, esim. jäsennumero, täyttää järjestelmä sen automaattisesti tallennuksen jälkeen etkä pääse sen sisältöä itse määrittelemään Punaisella kirjoitetut tietokenttänimet ovat pakollisia eli niitä ei voi jättää tyhjiksi. Muutoin tallennus ei onnistu. napsauta tätä merkkiä, kun haluat valikon käytöstä lisäohjeita. SNJ:n rekisterissä jäsentiedoissa on viisi eri kohtaa. Perustiedot Jäsenyydet jäsenyydet eri yhdistyksissä Luottamustehtävät onko esim. yhdistyksen puheenjohtaja tai sihteeri (nämä tiedot näkyvät listana myös alueyhdistyksen omalla Yhdistystieto-lomakkeella) Maksuyhteenveto tästä näkee, mitkä maksut ovat lähteneet Suoritukset mitkä maksut on suoritettu Uuden jäsenen lisääminen 1. Siirry yläpalkissa kohtaan Jäsentiedot ja napauta oikealla Lisää henkilö -kohtaa 2. Järjestelmä avaa tyhjän perustietolomakkeen, johon voit tallentaa uutta jäsentä koskevat tiedot. Täytä olemassa olevat tiedot. (Asiakasnumero tulee automaattisesti, sitä ei voi täyttää). 3. Paina Tallenna, minkä jälkeen siirryt normaaliin jäsentietojen näkymään. Jäsentiedot sisältää seuraavat välilehdet (osiot): Perustiedot / Jäsenyydet / Luottamustehtävät / Maksuyhteenveto / Suoritukset 4. Pääset muokkaamaan kutakin kohtaa valitsemalla välilehden ja painamalla Muokkaa-nappia.
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 10 (26) 11. Jäsentiedot / Perustiedot Perustiedoissa ovat normaalit yhteystiedot. Siinä näkyy mm. jäsennumero, mahdolliset muut perheen jäsenet sekä tietoa siitä, milloin ja kuka tietoa on viimeksi muokannut. Lisäksi näkyy jäsenyyden tila eli onko se aktiivinen vai passiivinen (Jos jäsen on eronnut/eronnut, tämä kohta on passiivinen.) 1. Valitse Perustiedot välilehti ja paina Muokkaa Täytettävät kentät uutta henkilöä lisätessä ovat seuraavat: Sukunimi: Pakollinen kenttä lisättäessä uutta henkilöä. Mikäli järjestelmään lisätään yritys, tallennetaan yrityksen nimi tähän kenttään. Etunimi Asiakasnumero: Järjestelmä luo automaattisesti asiakasnumeron. Jäsenen salasana: EI KÄYTÖSSÄ. Järjestelmä luo automaattisesti salasanan lisättäessä uutta henkilöä. Lähiosoite: Katuosoite Postinumero: Postitoimipaikka Kunta Maa (oletuksen Suomi, muu maa valittava erikseen) Puhelin: kirjaa tähän vain lankanumero Matkapuhelin: Kirjaa tähän vain gsm-numero. Jos käytät +358 -alkua, muista kirjata + -merkki. Sähköposti: Sähköpostilla lähetettävät laskut lähetetään tähän kenttään tallennettuun osoitteeseen. Kentässä olevaan osoitteeseen voidaan myös lähettää sähköpostia järjestelmästä. Sähköposti2: Kentässä olevaan osoitteeseen voidaan lähettää sähköpostia järjestelmästä. Status: Status on automaattisesti aktiivinen uutta jäsentä lisättäessä. Status aktivoituu, kun tulevaisuuteen kirjattu liittymispäivä täyttyy. Status muuttuu automaattisesti passiiviseksi jäsenelle tallennettuna eropäivänä. Käyttäjä voi lisäksi määritellä Asetuksissa, muuttuuko jäsenen status automaattisesti passiiviseksi, mikäli jäsen ei ole maksanut karhulaskuja. Maksettavat (tässä näkyvät kaikki perhejäsenet, myös maksaja, mikäli hän maksaa oman jäsenmaksunsa)
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 11 (26) Eropvm: Jäsenen tila muuttuu automaattisesti passiiviseksi eropäivänä. Päivämäärä annetaan muodossa pp.kk.vvvv, pp.kk.vv tai ppkkvvvv. Ensisijainen laskutustapa: Jäsenen laskutustapa määräytyy tähän kenttään tallennetun tiedon perusteella. Paperinen lasku voidaan tulostaa itse PDF-muodossa. Mikäli jäsenelle ei tallenneta laskutustapaa, on oletuksena paperilaskutus. Sähköposti lähettää laskutiedoston liitetiedostona jäsenen sähköpostiin. Tällöin jäsenelle tulee olla tallennettuna sähköpostiosoite Sähköposti-kenttään. Maksumuistutuksia ei ole mahdollista lähettää jäsenille sähköisesti. Liittymisaika: Päivämäärä annetaan muodossa pp.kk.vvvv, pp.kk.vv tai ppkkvvvv. 12. Jäsentiedot / Jäsenyydet Yleistä Jäsenellä voi olla yksi tai useita jäsenyyksiä, kuten Suomen Noutajakoirajärjestön eli SNJ:n, SNJ:n alueyhdistyksen tai rotukerhon jäsenyyksiä. Niistä syntyy maksuperuste eli jäsenelle lähetettävien laskujen tiedot. Huom! Jäsen saa olla vain yhden kerran SNJ:n jäsen. 1. Jäsenyystiedon muokkaus: Napauta nappia jäsenyysrivin vasemmassa reunassa. 2. Jäsenyystiedon poistaminen, paina oikealla Poista nappia 3. Uuden jäsenen lisääminen. Paina Lisää. Jäsentietojen etusivulla näkyvät asiat ja toiminnot: Yhdistys: Kertoo, mihin yhdistykseen henkilö kuuluu. Jäsenlajit: Kertoo, mikä jäsenyys henkilöillä on kyseissä yhdistyksessä. Niitä voivat olla vuosijäsen (normaali jäsenyys), perhejäsen ja pentuejäsen. Lisäksi yhdistyksillä voi
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 12 (26) olla ainaisjäseniä, kunniajäseniä ja VIP-jäseniä, jotka eivät maksa jäsenyydestään mitään, mutta joille menee esim. yhdistyksen lehti. Jäsenyyden tila: Onko aktiivinen (on maksanut jäsenmaksun tai muuten oikeutettu samaan jäsenedut esim. kunniajäsen). Passiivinen tarkoittaa, ettei hän ole esim. maksanut jäsenmaksua. Jäsenyys käsittelemättä SNJ:n hallituksessa. Alueyhdistyksen jäsensihteeri voi liittää uuden jäsenen myös SNJ:n jäseneksi. Kun uudet jäsenet on otettu jäseniksi virallisesti SNJ:n hallituksen kokouksessa, SNJ:n jäsensihteeri käy ottamassa rastin pois tästä kohdasta. Käsittelemättä alueyhdistyksessä. Jäsensihteeri on liittänyt jäsenen alueyhdistyksen jäseneksi ja odottaa yhdistyksen hallituksen käsittelyä. Tämän kautta alueyhdistyksen jäsensihteeri näkee myös SNJ:n jäsensihteeri uudet alueeseen liitetyt pentuejäsenet. Jäsenmaksu maksettu. Kun jäsenen maksusuoritus on kirjattu (tässä vaiheessa käsin), tähän tulee rasti. Viimeksi laskutettu vuosi kertoo sen vuoden, milloin maksu on viimeksi lähtenyt jäsenelle. Perheenpäähän linkitetyt henkilöt: Tässä näkyvät ne perhejäsenet, joiden maksun kyseessä oleva henkilö hoitaa. 13. Jäsentiedot / Jäsenyydet / Uuden jäsenyyden lisääminen 1. Siirry Jäsenyydet-välilehdelle 2. Paina Lisää -nappia 3. Täytä lomake: Valitse jäsenlaji Valitse yhdistys Huom! Voit luoda jäsenyyden vai omalle yhdistyksellesi. Jäsenyyden tila Tämä määräytyy automaattisesti jäsenyyden alkamis- ja päättymisajankohdan mukaan. SNJ jäsenyys LAITA TÄHÄN RASTI, KUN HENKILÖ HALUAA LIITTYÄ MYÖS SNJ:n jäseneksi. Rekisteröintipäivä: Kirjaa tähän päivämäärä, jolloin olet kirjannut jäsenen rekisteriin (vaikka hallitus ottaisi henkilön virallisesti jäseneksi myöhemmin). Liittymispäivä: Kirjaa tähän se päivä, jolloin jäsenyys astuu voimaan. (Yleensä sama kuin rekisteröintipäivä). Eropvm. Tähän Jäsenyys käsittelemässä SNJ:n hallituksessa. Laita rasti tähän aina, kun jäsen on liittynyt myös SNJ:n jäseneksi. Tämän rastin perusteella tulostetaan lista uusista jäsenistä ja otetaan jäseneksi seuraavassa SNJ:n hallituksen kokouksessa. Jäsenyys käsittelemättä alueyhdistyksen hallituksessa. 1) Laita rasti tähän aina, kun jäsen on liittynyt alueyhdistyksen jäseneksi. Tämän rastin perusteella voi tulostaa lista uusista alueyhdistyksen jäsenistä ja ottaa heidät jäseneksi seuraavassa hallituksen kokouksessa. 2) Kun SNJ:n jäsensihteeri liittää rekisteriin uusia pentuejäseniä, laittaa hän täpän tähän kohtaan. Näin alueyhdistykset pystyvät listaamaan helposti myös uudet pentuejäsenensä. Ei alueyhdistyksen lehteä. Laita tähän rasti vain poikkeustilanteessa, jos esim. perheeseen tulee jo useampi lehti, eikä kaksi vuosijäsentä halua kahta lehteä samaan talouteen. Perhejäsenyys ei ole syy laittaa rastia tähän. Huomaathan, että yhdistyksen lehti on yleensä virallinen tiedotuslehti mm. kokouskutsujen osalta. Ei SNJ:n lehteä. Tähän pystyy laittamaan rastin ainoastaan SNJ:n jäsensihteeri. Sama käytäntä kuin alueyhdistyksen lehden kanssa.
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 13 (26) Jäsenmaksu maksettu. Kun jäsenmaksu on maksettu. Lisätietoa: Tähän voi kirjoittaa vapaasti jäseneen liittyvää lisätietoa. Muista kuitenkin henkilötietosuoja. Erikoishinta. Tähän kirjoitettu hinta ylikirjoittaa mahdolliset muut järjestön tai yhdistyksen määrittämät hinnat. Kennelin nimi. Jos henkilöllä on kennelin nimi käytössä, voidaan se liittää tähän. (Muista kuitenkin henkilötietosuojalaki). Maksaja/Perheen pää. Jos henkilö on perhejäsen, valitse henkilö, joka on ns. perheen pää eli jäsenmaksun maksaja. Perheenjäsenet linkitetään toisiinsa tämän kautta. Perheenpäähän linkitetyt henkilöt. Tämä kohta ei näy muokkaustilassa, vaan näkyy pelkästään jäsenyystietolomakkeen katselutilassa. 4. Tallenna tiedot.
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 14 (26) 14. Jäsentiedot / Jäsenyydet / Muokkaa vanhaa jäsentietoa 1. Siirry Jäsenyydet-välilehdelle 2. Napauta jäsenyysrivin alussa olevaa kuvaketta tai siirry muokkaus tilaa jäsenyysrivin oikealla olevan Muokkaa sanan kautta. 3. Muuta tietoja tarpeen mukaan. 4. Tallenna 15. Jäsentiedot / Luottamustehtävä Luottamustehtävät -välilehdelle tallennetaan tietoa henkilön luottamustehtävistä, kuten hallituksen puheenjohtaja ja sihteeri. Nämä henkilöt listautuvat näkyviin automaattisesti yhdistyksen tietojen katselusivulle. Luottamustehtäviin voidaan kirjata myös henkilö halua toimia vapaaehtoisena järjestön tai yhdistyksen toiminnassa. Tämä helpottaa esim. talkooväen löytämissä ja voit lähettää sähköpostia järjestelmän kautta heille. Siirry Luottamustehtävä välilehdelle Lisää uusi luottamustehtävä 1. Napauta Lisää painiketta 2. Valitse luottamustehtävä, merkitse alkamispvm, joka voi olla myös tästä ajankohdasta taaksepäin. 3. Valitse mahd. tiedossa oleva päättymispvm. Jos tietoa ei ole, jätä kenttä tyhjäksi. 4. Valitse yhdistys. Voit liittää henkilölle luottamustehtäviä ainoastaan siihen yhdistykseen, jonka jäsensihteerinä toimit. Muokkaa nykyistä luottamustehtävää 1. Napauta luottamustehtävärivin alussa olevaa kuvaketta tai siirry muokkaus tilaa jäsenyysrivin oikealla olevan Muokkaa sanan kautta. 2. Muuta tietoja tarpeen mukaan. 3. Tallenna
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 15 (26) Älä poista tehtäviä, vaan harkitse, onko parempi vaihtoehto laittaa järjestelmään tieto, että kyseinen tehtävä on päättänyt. Näin järjestelmään jää historiatieto henkilön luottamustehtävistä esim. jatkossa haettavaa ansiomerkkiä varten. 16. Jäsentiedot / Maksuyhteenveto ja Suoritukset Maskuyhteenveto ja Suoritukset liittyvät jäsenlaskutukseen. Näistä kohdista tulee ohjeet myöhemmin. Seuraavassa kappaleessa on käsitelty kuitenkin laskun tekoa alustavasti. 17. Jäsenlaskutus Jäsenlaskutus tehdään henkilöiden Jäsenyydet-välilehtien mukaisesti käyttäen yhdistyskohtaisia jäsenmaksusummia. Jäsenmaksujen suuruudet määriytyvät sen mukaan, mikä jäsenen jäsenlaji on (esim. vuosijäsen vai perhejäsen). Jäsenlaji määritetään kohdassa Jäsentiedot / Jäsenyydet. LASKUTUS EI OLE VIELÄ KÄYTÖSSÄ. Laskutuksen edellytykset Liiton asetuksiin on merkitty Nimi ja yhteystiedot, jotka tulostuvat laskulle Pankkiyhteystiedot Liittokohtaiset laskuasetukset (maksuperusteet) ja tilityssummat Alueyhdistyksen pankkiyhteystiedot Mahdolliset yhdistyskohtaiset jäsenmaksusummat, jotka poikkeavat liiton summista Jäsenen tiedot Henkilön osoitetiedot ovat oikein Jäsenyydet-välilehti on ajantasalla Laskutuksen edellytykset SNJ:n asetuksiin on merkitty Nimi ja yhteystiedot, jotka tulostuvat laskulle Pankkiyhteystiedot SNJ:n laskuasetukset (maksuperusteet) ja tilityssummat Yhdistyksen/piirin tietoihin on määritelty Yhdistyksen/piirin pankkiyhteystiedot Mahdolliset yhdistyskohtaiset jäsenmaksusummat, jotka poikkeavat liiton summista Jäsenen tiedot Henkilön osoitetiedot ovat oikein Jäsenyydet-välilehti on ajantasalla
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 16 (26) 18. Yksittäinen jäsenlaskutus Järjestelmä mahdollistaa yksittäisten jäsenmaksujen tekemisen. Yksittäin laskutettu jäsenmaksu on vain tulostettavissa. Myöhemmin syksyllä otetaan käyttöön mm. massalaskutus. PDF-muodossa oleva lasku on tallentavissa koneelle ja se voidaan lähettää erikseen sähköpostin liitetiedostona jäsenen sähköpostiin. Laskun tekeminen (Katso myös PowerPoint -esityksestä lisää.) Ennen laskutusta tarkista, että laskutettavalta henkilöltä löytyy laskutuksen pohjana toimiva maksuperustetieto Jäsenyydet-välilehdeltä. Ilman tätä tietoa ei järjestelmä muodosta henkilölle jäsenlaskua. Tee laskutus seuraavasti: Hae henkilön tiedot. Napsauta Toiminnon-valikosta Laskuta maksut painiketta
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 17 (26) Määrittele tämän jälkeen: Maksun vuosi: Oletuksena kuluva vuosi. Seuraavaa vuotta ei ole mahdollista laskuttaa. Eräpäivä: Oletuksena + 14 vrk. Voidaan muuttaa toiseksi. Määrittelyjen jälkeen napsauta Laske maksut-painiketta. Järjestelmä muodostaa laskutettavan henkilön Maksuyhteenveto-välilehdelle laskurivin laskutusmäärityksen mukaisesti. Laskun tilana on kirjattu, joten laskutusprosessi ei ole vielä mennyt loppuun asti. Tarkista laskun oikeellisuus napsauttamalla Esikatsele-painiketta. Muodosta tämän henkilölle lopullinen jäsenlasku. Samalla maksun tila muuttuu "laskutetuksi": Napsauta laskurivin Laskuta-painiketta. Järjestelmä muodostaa pdf-aineiston, joka on jäsenelle lähetettävä lasku. Tulosta PDF-muodossa avautuva lasku tai tallenna se koneellesi. Paina F5 näppäintä niin laskurivi päivittyy. Laskun tilana on nyt Laskutettu Jotta voit tehdä maksukirjauksen, on laskun tilana oltava Laskutettu, Myöhässä tai Osittain suoritettu. Mikäli tilana on kirjattu, on laskutusprosessi jäänyt kesken.
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 18 (26) 19. Pikahaku Pikahaun avulla saat haettua yksittäisen henkilön tai yhdistyksen tiedot esille. Saat haettua henkilöitä ja yhdistyksiä pikahaun avulla. Henkilöhaussa kirjoita hakukriteeriksi haettavan henkilön jäsennumero sukunimi tai sen osa sukunimi + etunimi tai sen osa -merkki + etunimi Yhdistyshaussa kirjoita haettavan yhdistyksen jäsennumero yhdistyksen nimi tai sen osa *merkki + nimen osa Mikäli hakutulosta vastaa vain yksi henkilö/yhdistys, avautuu ko. perustiedot näytölle. Jos vastaavasti tuloksia on useampi, listaa järjestelmä ne ja henkilön/yhdistyksen nimi toimii linkkinä perustietoihin. Listauksen Poista-painike poistaa ko. rivin sisältämän tiedon vain tästä tulosjoukosta, ei suinkaan koko rekisteristä. Muista määritellä kummalta puolelta tietoja haet valitsemalla tiedon pikahaun alasvetovalikosta
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 19 (26) 20. Perhejäsenet ja koontilaskujen teko SNJ tekee perheille koontilaskuja eli käytännössä yksi perheenjäsen (=ns. perheen pää) maksaa oman ja muiden perheenjäsenten laskun. 1. Yhdistä perheen jäsenet maksajaan Perheenjäsenet yhdistetään maksajaan eli ns. perheen päähän seuraavasti Mene perheenjäsenen (maksuperuste = perhejäsen) Jäsenyydet välilehdelle Napsauta Muokkaa -nappia ja valitse Maksaja/perheenpää-kenttään perheen pään tiedot (maksuperuste = vuosijäsen). Paina Tallenna-painiketta. Huom: Tyypillisesti myös perheenpään eli vuosijäsenen jäsenmaksu halutaan perheen yhteiselle laskulle. Tällöin sinun tulee linkittää myös perheen pää häneen itseensä. Tämä tapahtuu niin, että menet perheen pään tietoihin Jäsenyydet-välilehdelle ja haet hänelle Maksajaksi /perheen pääksi hänet itsensä. Kun perheliitos on tehty oikein, nähdään Jäsenyys-välilehdellä jokaisen perheenjäsenen kohdalla koko perhe: 2. Kirjaa laskurivi kaikille perheenjäsenille Tämän jälkeen sinun tulee kirjata laskurivi kaikille perheenjäsenille, aivan niin kuin yksittäistenkin laskun saajien kanssa: Paina Toiminnot-valikossa Laske maksut-nappia jokaisen perheeseen kuuluvan henkilön tiedoissa (myös perheen pään tiedoissa, mikäli hänenkin jäsenmaksunsa halutaan yhteiselle laskulle).
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 20 (26) Tällöin jokaisen perheenjäsenen (myös perheen pään) Maksuyhteenveto-välilehdelle kirjautuu Kirjattutilassa oleva lasku: Nyt laskurivin on kirjattu kaikille asianomaisille, mutta ne täytyy vielä kerätä yhteen: Napsauta perheenpään eli vuosijäsenen tiedoissa Toiminnot -valikon Kerää koontilasku-nappia Tällöin perheenpäälle kirjautuu uusi Kirjattu-tilassa oleva laskurivi. Näet Laskutettu euro-summa -kentässä kaikkien jäsenten jäsenmaksujen summan. Laskuta laskurivi napsauttamalla rivin Laskuta-painiketta, aivan niin kuin yksittäistenkin henkilöiden kanssa. Tällöin näyttöön avautuu koko perheen yhteinen PDF-lasku ja rivin tila muuttuu Laskutetuksi.
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 21 (26) HUOM: Tämän ohjeen mukaan tulee toimia ainoastaan silloin, mikäli kesken vuoden tulee uusi perhe ja haluat tehdä heille saman tien laskun. Mikäli laskutus voi odottaa ns. massa laskutukseen, ei näitä toimenpiteitä tarvitse tehdä, perheliitosta lukuun ottamatta.
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 22 (26) 21. Raportit Pääset seuraavaksi seuraavan sivun kuvan mukaiseen näkymään. Tarkista aluksi, että olet HENKILÖ-sivulla (HENKILÖ-sana ympyröity seuraavalla sivulla olevasta kuvasta). Tämä tarkoittaa sitä, että olet hakemassa henkilöitä eli jäseniä. Raporttityökalulla on mahdollista hakea myös yhdistyksiä, mutta sitä emme yleensä halua tehdä. Kun olet varmistunut olevasti HENKILÖ-sivulla, pääset valitsemaan raportin hakukriteerit. Hakukriteerit löytyvät eri välilehdiltä, joita ovat Oletuskentät, Perustiedot, Jäsenyydet, Maksuyhteenveto jne. Klikkaa Jäsenyydet-välilehti auki. Hakukriteerit voivat hieman vaihdella, mutta tyypilliset hakukriteerit ovat seuraavat: Yhdistys = oma yhdistyksesi. Maksuperuste (=jäsenlaji) = vuosijäsen (voit valita myös kaikki jäsenlajit jos haluat) Jäsenyyden tila = aktiivinen (eli haet vain aktiivisia jäsenyyksiä, etkä esimerkiksi passiivisia eli eronneita) Muista klikata Lisää valinta-painiketta jokaisen hakukriteerin alapuolella! Aina kun klikkaat Lisää valintapainiketta, valitsemasi kriteeri ilmestyy LISÄTYT KRITEERIT-kohtaan sivun oikealla puolella (ks. kuva). Kun olet valinnut kaikki kriteerit, klikkaa vielä Hae valituilla-painiketta LISÄTYT KRITEERIT-sivulla.
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 23 (26) Kun olet klikannut Hae valituilla-painiketta, pääset seuraavan sivun kuvan näköiselle sivulle. Tässä näkymässä voit vielä tarkistaa valitsemasi kriteerit ja tallentaa raportin. Tallenna raportti antamalla sille mahdollisimman kuvaava nimi. Nimi voisi olla esimerkiksi Merenkurkun noutajien aktiiviset jäsenet. Klikkaa tämän jälkeen Jatka-painiketta. Kun olet klikannut Jatka-painiketta, pääset nimilistausnäkymään ja näet jäsenet, jotka vastaavat poimimiasi henkilöitä (kuva seuraavalla sivulla).
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 24 (26) Nimilistan yläpuolella on Toiminnot-valikko, jonka kautta voit esimerkiksi tulostaa jäsenet Exceliin. Mikäli annoin raportille nimen edellisessä näkymässä, voit nyt klikata ylävalikosta Raportit-kohtaa ja näet juuri tekemäsi raportin raporttilistauksessa. Tämän jälkeen raportti on aina ajan tasalla (vaikka yhdistykseenne tulisi uusiakin jäseniä), eikä sinun tarvitse tehdä ko. raporttia koskaan enää uudelleen!
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 25 (26) 22. Raporttinostojen näyttäminen etusivulla Tärkeimmät raportit on järkevää nostaa etusivulle raportiksi. Jokainen alueyhdistyksen käyttäjä voi tehdä omat nostot etusivulle eli juuri sinun yhdistyksesi tiedot. Tällöin pääset heti kirjautumisen jälkeen käsiksi oman yhdistyksesi jäseniin, eikä sinun tarvitse mennä selaamaan muiden yhdistysten jäseniä ollenkaan. Tässä vielä ohje raportti noston tekemiseksi. Klikkaa ylävalikosta vasemmalta Etusivu-nappia. Etusivu on oletuksena tyhjä, mutta voit käydä muokkaamassa etusivua klikkaamalla Muokkaa-nappia. Muokkaustila näyttää alla olevan kuvan mukaiselta. Kaikki etusivun elementit ovat oletuksena piilotettu. Käy vetämässä hiirellä Raporttinostot-niminen elementti ylempään laatikkoon. Paina tämän jälkeen Tallenna-painiketta.
SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖ RY JÄSENREKISTERIN OHJE (16.6.2013 / TJ) 26 (26) Mene tämän jälkeen takaisin raportteihin ja käy klikkaamassa Nosto-nappia juuri tekemäsi raportin kohdalla nostaaksesi raportin etusivulle. Etusivun pitäisi näyttää nyt tältä seuraavan sivun kuvan mukaiselta. Pääset koska tahansa heti kirjautumisen jälkeen juuri tekemääsi raporttiin klikkaamalla raportin nimeä. Näitä toimenpiteitä ei siis tarvitse tehdä enää koskaan uudelleen. :)