AINEJÄRJESTÖ UDK ry TOIMINTAKERTOMUS TOIMIKAUSI 1.1.2018 31.12.2018
SISÄLTÖ SISÄLTÖ 2 HALLITUS 2018 3 TOIMINTA KAUDELLA 2018 4 TOIMINNAN KEHITTÄMINEN 4 OPINTOTOIMINTA JA EDUNVALVONTA 5 TUUTORITOIMINTA 6 KV-TUUTORITOIMINTA 7 MUU OPINTOTOIMINTA 8 SUHDETOIMINTA 8 BOBCATSSS-KONFERENSSI 9 VIESTINTÄ JA SOSIAALINEN MEDIA 9 ASIASANA 11 TAPAHTUMAT 12 KULTTUURITAPAHTUMAT 13 LIIKUNTATAPAHTUMAT 13 PELITAPAHTUMAT 14 VUOSIJUHLAT 14 TALOUS JA VARAINHANKINTA 15 HANKINNAT 15 UDK:N EKOTIIMI JA YMPÄRISTÖ 16 YHDENVERTAISUUS 16
HALLITUS 2018 Reetta Isoluoma Roope Mattila Heidi Salo Viivi Salo Katri Keränen Atte Auvinen Satu Prykäri Pauliina Baltzar Jarkko Pakalen Saara Ojala Aki Lindholm Verna Järvelä Jesse Rahkola Puheenjohtaja Varapuheenjohtaja Yhteistyövastaava Sihteeri Talousvastaava Webmaster Tiedotusvastaava Koulutuspoliittinen vastaava Kansainvälisyysvastaava Koulutuspoliittinen vastaava Asiasanan toimitus Tuutorivastaava Tapahtumavastaava Tuutorivastaava Asiasanan toimitus Tapahtumavastaava Ympäristövastaava Liikuntavastaava Sosiaalipoliittinen vastaava Tasa-arvovastaava Kulttuurivastaava Asiasanan toimitus Pelivastaava Asiasanan postitusvastaava TOIMINNANTARKASTAJAT: Topias Mattinen ja Mai Trux YLIOPISTON HALLINTOELIMIEN OPISKELIJAEDUSTAJAT JA MUU VAIKUTTAMINEN: Koulutustoimikunta: Atte Auvinen Tamyn koulutuspoliittinen valiokunta: Satu Prykäri Tamyn järjestövaliokunta: Pauliina Baltzar Tampereen yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto: Pauliina Baltzar ITI:n tutkinto-ohjelman opetussuunnitelmatyöryhmä: Serafia Kari, Reetta Isoluoma Mediatutkimuksen opetussuunnitelmatyöryhmä: Pauliina Baltzar Tiedekuntaneuvosto: Niko Ranta (varajäsen) Vico ry:n hallitus: Roope Mattila, Topias Mattinen, Reetta Isoluoma (varajäsen) ITY:n hallitus: Topias Mattinen
TOIMINTA KAUDELLA 2018 Ainejärjestö UDK ry on Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median opiskelijoiden ainejärjestö, joka järjestää opintoihin ja vapaa-ajanviettoon liittyvää toimintaa, pyrkii vaikuttamaan opetuksen ja tutkimuksen kehittämiseen sekä toimii opiskelijoiden etujärjestönä. UDK ry:n toiminnassa noudatettavat periaatteet ovat avoimuus, tasa-arvo sekä ympäristöystävällisyys. Näihin toimintasuunnitelmaan kirjattuihin lähtökohtiin on toimintakaudella kiinnitetty huomiota muun muassa huolehtimalla tiedottamisen avoimuudesta ja ajantasaisuudesta sekä järjestämällä monipuolisesti erilaisia tapahtumia jäsenistölle. Vuonna 2018 UDK:n toiminnassa on pyritty kiinnittämään erityisesti huomiota avoimuuteen ja yhdenvertaisuuteen esimerkiksi päihteettömien tapahtumien muodossa. Yhdistyksen toiminta organisoidaan hallituksen jäsenten ja vapaaehtoisten voimin. Vuonna 2018 hallitus on kokoontunut toimintasuunnitelman mukaisesti toimintakaudella noin kerran kuukaudessa lukuun ottamatta kesäkautta. Tarvittaessa hallitus on järjestänyt ylimääräisiä kokouksia. Vuonna 2018 UDK:n tapahtumia järjestettiin vähintään kerran viikossa kesäkautta lukuun ottamatta. Koulutuspoliittiset muutokset ja korkeakoulu-uudistus vaikuttivat moniin asioihin niin yliopistokuin ainejärjestötasollakin. Syksyllä 2018 UDK:n hallitus aloitti laajojen sääntömuutosten valmistelun tulevan toimikauden vaatimia muutoksia varten. Sääntömuutos toteutetaan keväällä 2019. Sääntömuutoksilla alustetaan tulevan vuoden suurinta muutosta, jolloin UDK:sta tulee virallisesti Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen ja mediatutkimuksen opiskelijoiden ainejärjestö. Vuosi 2018 oli UDK ry:lle juhlavuosi, sillä ainejärjestö täytti 50 vuotta. Juhlavuoden kunniaksi järjestettiin 6.10.2018 UDK ry:n 50-vuotisvuosijuhlat, joiden järjestämisestä olivat vastuussa vuosijuhlatiimi sekä hallitus. Vuosijuhlia varten tehtiin paljon varainhankintaa ja yritysyhteistyötä vuoden 2018 aikana. Toiminta- ja tilikausi jatkuivat vuoden alusta 1.1.2018 vuoden loppuun 31.12.2018 saakka. TOIMINNAN KEHITTÄMINEN UDK ry:n tavoitteena on kehittää toimintatapojaan jatkuvasti toimivammiksi ja selkeämmiksi. UDK:n toimintaa on kehitetty kaudella 2018 tehostamalla toiminta- ja tietosuojakäytäntöjä, luomalla viestintäsuunnitelma, jatkamalla tapahtumatoiminnan monipuolistamista, toimimalla edelleen osana viestintätieteiden tiedekunnan ainejärjestöjen kattojärjestöä sekä kehittämällä
yhteistyötä tiedekunnan sekä muiden ainejärjestöjen ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Myös UDK:n tiedonhallintasuunnitelman kehittämistä jatkettiin. Jäsenistöä on rohkaistu osallistumaan tapahtumien ja toiminnan toteuttamiseen sekä kertomaan mielipiteensä toiminnan kehittämisestä. Fyysinen palautelaatikko on korvattu padletsivulla, jonne jäsenistö voi jättää ehdotuksia. Verkkosivuilta löytyy myös sähköinen yhteydenottolomake, jonka kautta palautetta voi antaa. Palautetta kerättiin viime kaudella myös tapahtumakyselyllä, tuutorointikyselyllä sekä kv-tuutorointikyselyllä. Jäsenkysely toteutettiin vuonna 2018 poikkeuksellisesti kahdesti. Jatkossa jäsenkyselyn ajankohta vakiintuu syyskaudelle. Jäsenistöä pyritään osallistamaan ainejärjestön toimintaan ja toiminnan suunnitteluun matalan kynnyksen tiimitoiminnan avulla, jolloin jäsenistön toiveet siirtyvät suoraan käytäntöön esimerkiksi tapahtumatiimin suunnittelemien ja järjestämien tapahtumien kautta. OPINTOTOIMINTA JA EDUNVALVONTA UDK on pyrkinyt saamaan edustajia mahdollisimman moneen yliopiston hallinnolliseen elimeen, työryhmään sekä muihin kokoonpanoihin, joissa käsitellään UDK ry:n jäsenistöön vaikuttavia asioita. Vuonna 2018 UDK:lla on ollut edustajia tutkinto-ohjelman opetussuunnitelmatyöryhmissä, professorirekrytointityöryhmissä, koulutustoimikunnassa, koulutuspoliittisessa valiokunnassa sekä tiedekuntaneuvostossa. UDK:n edustaja osallistui myös tiedekuntien tutkintokoulutuksen seuranta- ja palautejärjestelmien vertaisarviointiprojektiin. Vuoden aikana UDK:n hallituksen jäsenet ovat osallistuneet myös COMSin dekaanistotapahtumiin sekä ylioppilaskunnan järjestämiin kokouksiin ja tapahtumiin, kuten puheenjohtajatapaamisiin, tuutorivastaavatapaamisiin ja kopokokouksiin, sektoreittain. Erityisesti korkeakoulu-uudistuksen tuomat muutokset työllistivät koulutus- ja sosiaalipoliittisista vastaavista koostuvaa edunvalvontatiimiämme vuoden aikana. Edunvalvontatiimin jäsenet raportoivat hallitukselle kuukausittain ajankohtaisista koulutus- ja sosiaalipoliittisista asioista, jotta kaikki hallituksen jäsenet pysyvät ajan tasalla UDK:n toimintaan vaikuttavista muutoksista. UDK:n edunvalvontatiimi ja hallituksen jäsenet raportoivat ajankohtaisista asioista myös jäsenistölle. Syksyllä 2018 jäsenistön kanssa keskusteltiin tutkinto-ohjelman jakautumisesta ja ainejärjestön tulevaisuudesta. UDK:n sosiaalipoliittinen vastaava on tiedottanut opiskelijoita toimialueelleen kuuluvista opiskelijoiden toimeentuloon, terveyteen ja hyvinvointiin liittyvistä asioista. UDK on mukana tiedekunnan ainejärjestöjen kattojärjestö Vico ry:n toiminnassa, ja vuonna 2018 Vico ry:n hallituksessa UDK:ta edusti kaksi varsinaista jäsentä sekä yksi varajäsen. UDK:n puheenjohtajisto ja koulutuspoliittiset vastaavat ovat osallistuneet Vicon kollegion kokouksiin mahdollisuuksien mukaan. Vuonna 2018 yliopiston koulutuspoliittisella kentällä tapahtui paljon, ja Vico johti keskustelua tiedekunnan järjestöjen puolesta muun muassa uuden yliopiston johtosäännön herättämän vastustuksen osalta sekä tiedekuntajaon osalta.
TUUTORITOIMINTA Tuutoritoiminnasta vastasi vuonna 2018 kaksi tuutorivastaavaa. Ainejärjestön hallituksesta valittiin kaksi tuutorivastaavaa vastaamaan ainejärjestön tuutoroinnista ja tuutoreiden rekrytoinnista. Tuutoreita oli vastaavat mukaan lukien 14 henkilöä. Kevään aikana tuutorointia suunniteltiin sekä yhteisissä tapaamisissa, että tuutoreille perustetussa WhatsApp-ryhmässä. Tuutorit osallistuivat myös Tamyn järjestämiin tuutorikoulutuksiin. Kevään aikana suunniteltiin tapahtumia koko syyslukukauden ajalle ja tarkemmalla aikataulutuksella ensimmäisen periodin ajalle. Tapahtumien suunnittelussa nimettiin tuutoreiden vastuulle omia tapahtumia tasapuolisesti. Tänäkin vuonna ensimmäinen tapaaminen järjestettiin jo ennen orientoivien opintojen alkua. Uusia opiskelijoita oli yhteensä 45, mukaan lukien maisteriopiskelijat. Tänä vuonna jokaiselle fuksille osoitettiin oma vastuutuutorinsa, eikä erillisiä pienryhmiä tehty. Jokaisella tuutorilla oli kolme tai neljä fuksia vastuullaan. Tuutorivastaavat eivät toimineet tänä vuonna vastuutuutoreina, joten fuksit jaettiin 11:lle tuutorille. Yksi erikseen kohdennettu aikuistuutori keräsi syksyn aikana halukkaita aikuistuutorointiin osallistujia. Maisteriopiskelijoille perustettiin Facebook-ryhmä vertaistuen takaamiseksi. Hyväksymiskirjeen mukana uusille opiskelijoille lähetettiin tervehdyskirje, tuutorien esittely ja yhteystiedot, Asiasanan fuksinumero (2/2018) sekä tietoa ainejärjestöstä. Ennen opintojen alkua tuutorit lähettivät omille fukseilleen vapaamuotoisen tekstiviestin, jonka tarkoituksena oli muistuttaa ensimmäisestä tapaamisesta sekä tuoda tuutori helpommin lähestyttäväksi. Fukseille perustettiin Facebookiin oma ryhmänsä, ja ensimmäisellä viikolla kerättiin halukkaiden sähköpostiosoitteet fuksien sähköpostilistalle lisäämistä varten. Ensimmäisellä viikolla perustettiin myös WhatsApp-ryhmä, jossa olivat sekä fuksit että tuutorit. Ensimmäisten viikkojen aikana tapahtumia oli paljon ja tapahtumat olivat kaikille fukseille avoimia. Erillistä jakoa kandi- ja maisterifuksien välille ei edellisvuosien tapaan tehty tänäkään vuonna. Ensimmäisinä viikkoina järjestettiin muun muassa lukujärjestystalkoot, kampussuunnistus, kaupunkikierros sekä vohvelibileet ja muita illanistujaisia. Tapahtumat menivät pitkälti samalla kaavalla kuin aiempinakin vuosina. Mainitsemisen arvoisena lisäyksenä aiempiin vuosiin järjestettiin tapahtumana myös illanistujaiset henkilökunnan, fuksien ja hallituksen kanssa. Palautekyselyn perusteella mieluisimpia tapahtumia olivat peli-ilta, fuksiaiset, fuksisitsit sekä tutustumisbileet, jotka keräsivät taas noin 70 osallistujaa. Tänä vuonna pyrimme kiinnittämään huomiota erityisesti alkoholittomien ja alkoholillisten tapahtumien tasapainoon. Pyrimme järjestämään alussa enemmän alkoholittomia tapahtumia, jotta kaikki saataisiin varmasti mukaan toimintaan. Korostimme myös, että missään tapahtumassa alkoholin käyttö ei ole pakollista.
Tarjosimme tänä vuonna myös kokeilumielessä ensimmäistä kertaa mahdollisuutta aikuistuutorointiin. Tämä sisälsi enemmän vapaamuotoisempaa ja erikseen sovittavaa ohjelmaa kaikkien aikuistuutorointiin osallistuneiden kesken. Aikuistuutorointi koettiin yleisesti positiivisena mahdollisuutena ja hyvänä lisänä erityisesti työssäkäyville fukseille. Syksyn edetessä uusia opiskelijoita kannustettiin yhä enemmän osallistumaan ainejärjestön järjestämään toimintaan. Koko syksyn ajan jatkettiin tuutoritoimintaa ja fuksien tapaamisia esimerkiksi illanistujaisten muodossa. Syksyn puolivälissä ja lopulla toteutettiin myös tuutoroinnin välipalautekysely sähköisesti, ja sitä kautta saatiin arvokasta tietoa tuutoritoiminnan kehittämiseksi. Välipalautteen tarkoitus oli pyrkiä vaikuttamaan fuksisyksyyn jo sen aikana. Syksyn lopuksi kerättiin loppupalaute, jonka avulla selvitettiin mikä meni hyvin ja missä olisi vielä kehitettävää. Hyviksi asioiksi mainittiin muun muassa tuutoreiden helppo lähestyttävyys, tiedotus ja tapahtumien monipuolisuus. Huonoiksi asioiksi mainittiin muun muassa joidenkin tuutoreiden heikko läsnäolo, joidenkin tapahtumien myöhäinen tiedotus ja liian iltapainotteiset tapahtumat. Enimmäkseen palaute oli kuitenkin positiivista ja lopulliseksi arvosanaksi vuoden 2018 tuutoroinnille muodostui 4,25 arvosteluasteikolla 1-5 (N=20). KV-TUUTORITOIMINTA Ainejärjestön hallituksen kansainvälisyysvastaava vastasi ainejärjestön kansainvälisyystoiminnasta ja kansainvälisten opiskelijoiden tuutoroinnista. Tänä vuonna kansainvälisyysvastaavan tehtävänä oli hoitaa myös kansainväliseen Internet and Game Studies (IGS) -maisteriohjelmaan tulleet suomalaiset opiskelijat. Kv-tuutoreita oli vastaava mukaan lukien kolme. Kv-tuutorit osallistuivat Tamyn järjestämiin kv-tuutorikoulutuksiin. Keväällä kv-tuutoroitavia opiskelijoita oli kaksi. Molemmat opiskelijoista olivat vaihtoopiskelijoita, sillä sisäänottoa IGS-maisteriohjelmaan ei keväällä ole. Molemmille vaihtoopiskelijoille osoitettiin omat tuutorinsa. Syksyllä kv-tuutoroitavia opiskelijoita oli yhteensä kahdeksan. Näistä yksi oli vaihto-opiskelija ja loput IGS-maisteriohjelman fukseja. Yhdeksästä IGS-ohjelman fuksista yksi oli suomalainen. Kukin kv-tuutori oli vastuussa omasta fuksistaan/vaihto-opiskelijastaan. Tuutoroitavia kullekin tuutorille oli kolme kappaletta. Kansainväliseen tuutorointiin kuului tuutoreiden tervehdyskirje opiskelijoille heidän yhteystietonsa saatuaan, jossa muun muassa varmistettiin opiskelijoiden virallisten asioiden hoito ja saapumisaikataulu. Opiskelijoiden saapuessa tuutorit varmistivat, että heitä on vastassa tuutori ja opiskelijat pääsevät asuntoonsa. Orientoivalla viikolla tuutorit järjestivät opiskelijoille muun muassa tukea yliopiston järjestelmien käyttöön ja kampuksella liikkumiseen. Kansainvälisille opiskelijoille järjestettiin yhteinen Facebook-ryhmä, jonka kautta tiedotus heille tapahtui. Syksyn aikana tässä ryhmässä järjestettiin yhteensä kolme yhteistä tapahtumaa
kansainvälisille opiskelijoille, jonka lisäksi tiedotettiin UDK:n yhteisistä tapahtumista ja järjestettiin yhteislähtö UDK:n tutustumistapahtumaan. Vuoden lopussa toteutettiin nimetön loppupalaute, jossa selvitettiin muun muassa mielipiteitä syksyn 2018 kv-tuutoroinnista sekä tapahtumien määrästä, laadusta ja tiedotuksesta. Palautteeseen vastasi 4 henkilöä ja palaute oli suurilta osin positiivista, mutta yksi henkilö koki että tapahtumia olisi voinut järjestää enemmän. Keskiarvo tuutoroinnille tästä palautteesta oli 4,75 arvosteluasteikolla 1-5. MUU OPINTOTOIMINTA Vuonna 2018 UDK osallistui jälleen Tampereen korkeakoulujen yhteiseen Korkeakouluopiskelijaksi Tampereelle -tapahtumaan Tampere-talossa. Esittelypisteellä esiteltiin tutkinto-ohjelmia ja ainejärjestöjä lukiolaisille. Esittelypisteellä udklaiset kertoivat niin kandi- kuin maisteriopintojen monipuolisista vaihtoehdoista ja levittivät tietoisuutta informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median opiskelemisesta. Opintopiiri on UDK:n järjestämä uusille opiskelijoille suunnattu kurssimuotoinen vertaisoppimistapahtuma, jonka tarkoituksena on tutustuttaa opiskelijat yliopistoon, opiskelukäytäntöihin ja muihin opiskelijoihin. Vuonna 2018 opintopiiri kokoontui seitsemän kertaa ja tapaamisten yhteydessä käsiteltiin mm. erilaisia opiskelukäytäntöjä ja oppimistaitoja, vaihto-opiskelumahdollisuuksia, työharjoittelukokemuksia ja järjestötoimintaa. Keväällä 2018 UDK järjesti yhteistyössä ammattijärjestö Kumula ry:n kanssa LinkedInkoulutuksen, jolla pyrittiin tukemaan opiskelijoiden työnhakua ja työllistymistä. Tapahtuma oli avoin myös muille opiskelijoille. UDK järjesti myös pelialan työelämätapahtuman syksyllä 2018. Tapahtumassa oli puhujia eri pelialan yrityksistä. SUHDETOIMINTA Toimikaudella 2018 jatkettiin tiivistä yhteistyötä ITI:n kanssa. Opiskelijat ja henkilökunta osallistuivat tasaisin väliajoin järjestettäville ITI-kahveille, joilla käsitellään opintoihin liittyviä ajankohtaisia asioita sekä keskustellaan kahvin äärellä. Henkilökunnan ja ainejärjestön yhteistyö oli tiivistä etenkin tuutoroinnin yhteydessä sekä opetussuunnitelmatyössä. Tulevina toimikausina opiskelijoiden ja henkilökunnan yhteistyötä pyritään laajentamaan myös vapaamuotoisempiin tapahtumiin. Kuluneella kaudella UDK jatkoi INFIMin paras hyvä tyyppi -henkilökuntapalkinnon perinnettä, joka pyritään jakamaan vuosittain ITI:n opiskelijoiden kanssa työskentelevälle ja jollain
palkinnon kriteereissä mainitulla tavalla ansioituneelle ITI:läiselle. Vuonna 2018 henkilökuntapalkinnon saaja oli professori Kalervo Järvelin. Ammattijärjestö Kumula ry:n kanssa jatkettiin tiivistä yhteistyötä myös vuonna 2018. UDK järjesti Kumulan kanssa yhteistyössä LinkedIn-koulutuksen sekä Kumulakaakaot, joissa vaihdettiin kuulumisia opiskelijoiden ja Kumulan edustajan kesken. Kumula myös sponsoroi UDK:n opiskelijoiden järjestämää BOBCATSSS 2018 -konferenssia. Tämän lisäksi UDK osallistui Kumulan järjestämään jäsenhankintahaasteeseen keväällä ja syksyllä, ja voitti molemmat haasteet yhteensä 20 uudella jäsenellä. UDK:n opiskelija vieraili Informaatioalan Akateemiset ry:n, eli INA ry:n, syysseminaarissa puhumassa informaatiotutkimuksen koulutuksen tulevaisuudesta. Vuoden 2018 aikana UDK teki yhteistyötä myös muiden ainejärjestöjen kanssa muun muassa järjestämällä yhteiset Ystäväsitsit filosofian opiskelijoiden ainejärjestö Aatoksen kanssa sekä osallistumalla jälleen St. Patrick s Dayn vihersitsien järjestämiseen. UDK piti rastia myös fuksisuunnistuksessa sekä opettajaopiskelijoiden Talvipäivillä. Yhteistyötä jatketaan tulevalla toimikaudella eri ainejärjestöjen kanssa tapahtumien ja ekskursioiden muodossa. UDK:n hallituksen edustajat osallistuivat syksyllä 2018 Tamyn viimeisille vuosijuhlille ja edustavat keväällä 2019 Luupin 50v-vuosijuhlilla. BOBCATSSS-KONFERENSSI Yksi UDK:n perinteistä on osallistua informaatioalan kansainväliseen konferenssiin BOBCATSSS:iin, joka järjestetään joka vuosi eri maassa. BOBCATSSS on siitä ainutlaatuinen konferenssi, että sen järjestävät vuosittain eri informaatiotutkimusta opettavan yliopiston opiskelijat. Udklaiset ovat osallistuneet konferenssiin vuosittain ja Tampereen yliopisto on ollut yhteistyöyliopistona järjestämässä BOBCATSSS:ia useita kertoja. Konferenssin järjestäminen on aina monivaiheinen prosessi ja se on tarjonnut opiskelijoillemme erittäin arvokasta projektityö- ja kansainvälistymiskokemusta. UDK aikoo myös jatkossa tukea opiskelijoidensa osallistumista alan konferensseihin, erityisesti BOBCATSSSiin. Vuonna 2018 BOBCATSSS järjestettiin Latviassa, ja konferenssiin osallistui myös UDK:n opiskelijoita. UDK:n hallituksen yhteistyövastaava on vastuussa apurahojen hakemisesta konferenssimatkaa varten. VIESTINTÄ JA SOSIAALINEN MEDIA Vuonna 2018 UDK:n hallitus kehitti viestintäsuunnitelman, joka linjaa UDK:n viestinnälliset tavoitteet ja ohjeet. Viestintäsuunnitelman tavoitteena on yhtenäistää viestintää ja sen tavoitteita, sekä selventää viestinnän roolia ja tärkeyttä ainejärjestön toiminnassa. Ainejärjestön viestinnän on oltava välitöntä, selkeää ja avointa.
UDK:n ensisijainen tiedotuskanava on kaudella 2018 ollut ainejärjestön sähköpostilista (UDKlista), jolle kenen tahansa on mahdollista liittyä. UDK-listan kautta on tiedotettu UDK:n toiminnasta, informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median oppiainetta koskevista uutisista sekä yliopistolta tai yhteistyötahoilta tulevasta viestinnästä. Avoimen UDK-listan lisäksi on olemassa sähköpostilistat hallitukselle, tapahtumatiimille, ainejärjestölehti Asiasanan parissa työskenteleville henkilöille, tuutoreille sekä fukseille. Sähköpostilistoja hallinnoi kauden aikana webmaster. Hallituskauden aikana tapahtumien tiedottamisessa käytetään viikoittaista tapahtumakirjettä, johon kootaan seuraavan viikon tapahtumat sekä muita huomionarvoisia tapahtumia. Käytössä on myös Wordpressin kalenterialustalla toimiva tapahtumakalenteri, joka on esillä yhdistyksen verkkosivuilla. Tapahtumakalenterin rooli on tukea viikkokirjeen koostamista ja toimia jäsenille helppona tapana saada kokonaiskuva tulevista tapahtumista. Ainejärjestön verkkosivuilla on pyritty tiedottamaan informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median oppiaineen verkkosivuillaan julkaisemia ajankohtaisia uutisia. Ainejärjestön sivuilta löytyvät myös ainejärjestön tekemisiin ja tapahtumiin liittyvät ajankohtaiset ilmoitukset tapahtumakalenterin muodossa. Verkkosivuilta löytyy myös tietoa yhdistyksestä, hallituksesta, tuutoritoiminnasta sekä muun muassa kokousten pöytäkirjat sekä tenttiarkisto. Vuonna 2018 UDK:n verkkosivuille lisättiin myös englanninkielistä sisältöä, ja sitä pyritään lisäämään tulevina toimikausina. Myös tapahtumakirjeet ja muu UDK:n viestintä pyritään toteuttamaan aina myös englanniksi. UDK:n käytetyimpinä sosiaalisen median kanavina toimivat Facebook ja Instagram. UDK:n julkisen Facebook-sivun tarkoituksena on tukea verkkosivuja ja helpottaa ainejärjestön toiminnan seuraamista, sekä parantaa UDK:n tunnettuutta. UDK:n suljettua Facebook-ryhmää on hyödynnetty ajankohtaisista tapahtumista tiedottamiseen sekä aktiivisesti myös erilaisten informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median alan työ- ja harjoittelupaikkailmoitusten jakamiseen. Vuoden 2018 aikana perustettiin oma Facebook-ryhmä myös UDK:n alumneille. UDK:n Instagram-tilillä pyritään dokumentoimaan ainejärjestön toimintaa valokuvien muodossa, ja siitä on tullut yksi UDK:n aktiivisimmista viestintäkanavista. Instagram-tilille pyrittiin päivittämään kuvia ainejärjestön tapahtumista sekä muista ajankohtaisista asioista. Instagramtilin avulla pyritään kuvaamaan monipuolisesti ainejärjestön elämää sekä verkostoitumaan UDK:n jäsenten sekä muiden ainejärjestöjen ja toimijoiden kanssa tehokkaammin. Epävirallisempia viestintäkanavia ovat Whatsapp-ryhmä, IRC-kanava, Steam-ryhmä sekä Discord-ryhmä, jotka toimivat jäsenistön keskinäisinä, vapaamuotoisina keskustelufoorumeina. Jäsenistölle on tiedotettu viestintäkanavista, ja mahdollisuudesta liittyä niihin. Kaikista tapahtumista on tiedotettu kuitenkin myös ensisijaisen viestintäkanavan, UDK-listan kautta. Vuonna 2018 UDK:n somevastaavina toimivat tapahtumavastaavat, joiden vastuuna oli päivittää UDK:n Instagram-tiliä. UDK:n sosiaalisen median sisällöt noudattavat osaltaan UDK:n viestinnän periaatteita ja pelisääntöjä.
UDK osallistui keväällä 2018 Tamyn vappuviikkojen aikana toteutettuun Instagram-takeoveriin, jolloin Tamyn Instagram-tili oli päivän ajan UDK:n hallituslaisten hallussa. Esittelimme takeoverin aikana hallituksen jäseniä, ainejärjestötilaamme sekä UDK:n toimintaa. ASIASANA Ainejärjestölehti Asiasana ilmestyy neljä kertaa vuodessa ilman tarkasti etukäteen määriteltyjä aikatauluja. Lehden tarkoitus on tarjota tasapuolisesti asia- ja viihdesisältöä sekä tieteenalaan ja opiskelijaelämään liittyvää uutisointia. Keskeinen osa Asiasanaa on myös perinteinen Tekstaripalsta, jota pyritään edelleen pitämään aktiivisena. Lehden toimittamisesta vastaa toimitustiimi, joka kokoustaa vähintään neljä kertaa vuodessa, mutta kuitenkin tänäkin vuonna käytännössä useammin. Asiasana on ilmestynyt vuodesta 1973. Asiasanaa ilmestyi toimintakauden aikana kolme numeroa: vuoden 2017 neljäs numero ja vuoden 2018 kaksi ensimmäistä numeroa. Kolmannen ja neljännen numeron on tarkoitus ilmestyä alkuvuodesta 2019. Vuoden 2018 tavoitteena oli julkaista neljä numeroa, mutta lehden taiton viivästyminen venytti julkaisun aikataulua viimeisten numeroiden osalta. Edellisellä toimikaudella Asiasana kävi läpi monia uudistuksia, mm. lehden koon muuttuminen sekä numeroille annettavat teemat. Näitä uudistuksia pyrittiin ylläpitämään myös tällä toimikaudella. Vuonna 2018 numeroiden teemoja olivat stressi ja fuksisyksy, ja myöhässä ilmestyvien numeroiden teemat ovat vuosijuhlat ja muutos. Numero 2/2018 oli perinteinen fuksinumero, joka jaettiin syksyn fukseille tutustumiskirjeen mukana. Muun muassa tuutorivastaavat, tasa-arvovastaava ja sopo-vastaava osallistuivat lehtijuttujen kirjoittamiseen. Myös muut UDK:n opiskelijat osallistuivat lehden sisältöjen tuottamiseen. Toimikaudella 2018 valmisteltiin muutoksia, joiden myötä Asiasanan toimitustiimin kokoonpano muuttuu toimihenkilötoiminnan myötä. Lehdelle nimitetään päätoimittaja ja lehden taitto siirretään takaisin toimitustiimin sisäiseksi tehtäväksi. Päätoimittaja on päävastuussa Asiasanan sisällöstä ja toimitustiimin toiminnasta. Syksyllä 2018 UDK:n hallitus päätti korottaa Asiasanan hintoja maltillisesti kasvaneiden painoja taittokulujen takia. Muutokset astuivat voimaan 1.1.2019.
TAPAHTUMAT Hallitukseen nimettiin kaksi tapahtumavastaavaa, jotka hoitivat tapahtumien tiedotuksen ja sopivat keskenään työnjaosta. Tapahtumatiimi kokoontui pääsääntöisesti kerran kuussa suunnittelemaan tulevia tapahtumia. Kaudella 2018 UDK on järjestänyt jäsenilleen monipuolista virkistystoimintaa viikoittain lukuun ottamatta kesäkuukausia ja jouluviikkoja. Virkistys- ja tapahtumatoimintaa on järjestetty kulttuurin, koulutuksen, urheilun, ympäristöasioiden ja viihdetapahtumien saroilla kyseisten osaalueiden vastaavien sekä erillisten tiimien järjestämänä. Kaikki UDK:n tapahtumat ovat avoimia kaikille yhdistyksen jäsenille. Osallistumiskynnys pyritään pitämään aina mahdollisimman matalana, jotta tapahtumiin osallistuminen olisi aktiivista ja ainejärjestön jäsenistöä osallistavaa. Tapahtumista tiedottaminen toteutettiin ajankohtaisesti viikottaisella tapahtumauutiskirjeellä virallisen sähköpostilistan kautta sekä UDK:n Facebook-ryhmässä tapahtumia edeltävinä päivinä. Tapahtumien tiedotuksessa tuodaan aina selvästi ilmi milloin, missä ja minkälainen tapahtuma on, sekä tapahtuman mahdollinen maksullisuus. Tapahtumakuvauksiin on myös aina liitetty yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero, mikäli tapahtumaan liittyviä kysymyksiä ilmenee. Vuonna 2018 tapahtumakuvaukset käännettiin myös englanniksi. Tapahtumista päivitettiin kuulumisia seuraajille UDK:n Instagram-tilin välityksellä. Spontaanisti järjestetyistä tapahtumista tiedotettiin myös erikseen sähköpostilistalla ja Facebook-ryhmässä. Erityistä huomiota on kiinnitetty siihen, että fuksit pääsevät mukaan ainejärjestön toimintaan myös alkusyksyn fuksitapahtumien jälkeen mm. kannustamalla ja kysymällä fukseja mukaan tapahtumiin sekä tiedottamalla tapahtumista erikseen myös fuksien viestintäkanavilla (Facebook-ryhmä, fuksilista, WhatsApp-ryhmä). UDK:n vappuviikot järjestettiin jälleen keväällä 2018, ja tätä perinnettä tullaan todennäköisesti jatkamaan myös tulevina vuosina. UDK:lla on paljon erilaisia perinteeksi muodostuneita tapahtumia kuukausittain sekä vuosittain. Näitä ovat esimerkiksi Kintulammen mökkireissut, tutustumisbileet, halloween, pikkujoulut sekä yhteistyökumppaneiden kanssa toteutettavat työelämätapahtumat. Alkoholittomat tapahtumat (mm. ainejärjestökahvit sekä koulutus-, kulttuuri- ja liikuntatapahtumat) kuuluvat olennaisena osana yhdistyksen toimintaan. Viihdetapahtumien yhteydessä on painotettu sitä, että alkoholinkäyttö ei ole edellytys osallistumiselle. Ainejärjestön sponsoroimissa bileissä, kuten tutustumisbileissä, varmistamme aina, että tarjolla on sekä alkoholillisen lisäksi alkoholitonta juotavaa. Huomioimme myös erityisruokavaliot ja allergiat jo tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä. Tapahtumia pyrittiin järjestämään myös yhteistyössä muiden ainejärjestöjen kanssa. Tällaisia tapahtumia olivat esimerkiksi ystäväsitsit Aatoksen kanssa sekä Vihersitsit Staabin, Iltakoulun,
Mentorin, ITUn sekä TAMPIOn kanssa. Yhteistyötä tullaan jatkamaan Vihersitsien osalta myös vuonna 2019. Yhteistyötä tehtiin Kumulan kanssa työelämätapahtuman merkeissä. Vastaavien ja etukäteen sovittujen järjestäjätiimien lisäksi (esimerkiksi pikkujoulut järjestivät perinteen mukaisesti fuksit) oli tapahtumien järjestämisessä mukana ilahduttavan moni UDKlainen. Tapahtumia toteutettiin sekä spontaanisti että perustamalla tapahtumaa varten oma suunnittelutiimi, kuten sitsien tapauksessa. UDK kannustaa opiskelijoita järjestämään tapahtumia, koska uskomme että yhdessä tekeminen kehittää opiskelijoiden vuorovaikutusta ja tiimityöskentelytaitoja. Mitä enemmän on ihmisiä tekemässä, sitä helpompaa on tarjota jokaiselle jotain. Tapahtumien järjestämistä kannustetaan muun muassa sillä, että siitä on tehty helppoa. Sähköpostilistalle voi lähettää omia tapahtumia tai tapahtumatiimille voi ehdottaa tapahtumia, sekä kuka tahansa jäsen voi liittyä tapahtumatiimiin kehittämään tapahtumia tapahtumavastaavien kanssa. Kaikki tapahtumat tuli kirjata lyhyesti jälkikäteen erilliseen raporttiin osallistujamäärineen sekä tarvittavine lisätietoineen, jotta tapahtumien suunnittelu, toteuttaminen ja ennakointi olisi vaivattomampaa myös jatkossa. KULTTUURITAPAHTUMAT UDK:n kulttuuritapahtumista vastasi vuonna 2018 hallituksen kulttuurivastaava. Kulttuuritapahtumia pyrittiin järjestämään joka kuukausi, ja perinteikkäimpiä niistä olivat museovierailut sekä Tänään kahville -tapahtumat, joiden tarkoituksena on tutustuttaa udklaiset tamperelaiseen kahvilakulttuuriin. Kulttuuritapahtumat pyrittiin pitämään monipuolisina ja kulttuuritoimintaa tullaan kehittämään ja aktivoimaan edelleen tulevina toimikausina. Kulttuurivastaava tekee tiivistä yhteistyötä tapahtumavastaavien ja tapahtumatiimin kanssa. Kulttuuritapahtumista tiedotettiin UDK:n tapahtumakirjeessä ja Facebook-ryhmässä. LIIKUNTATAPAHTUMAT UDK:n hallituksen liikuntavastaava vastaa liikuntatoiminnastamme ja järjestää säännöllisesti liikuntatapahtumia jäsenistölle. Liikuntatapahtumia järjestettäessä pyritään ottamaan huomioon kaikentasoiset liikkujat järjestämällä mahdollisimman monipuolisia liikuntatapahtumia, kuten luistelu-, pihapeli-, pulkkamäki-, kyykkä- ja kävelytapahtumia. Liikuntatapahtumia järjestettiin vuonna 2018 viikoittain.
Liikuntatapahtumat suunniteltiin tiiviissä yhteistyössä tapahtumavastaavien ja tapahtumatiimin kanssa. Kokouksia pidettiin kerran kuukaudessa. Liikuntatapahtumista tiedotettiin tapahtumakirjeen välityksellä UDK:n sähköpostilistalla sekä Facebook-ryhmässä. UDK:n, Cortexin ja Luupin yhteinen liikuntavuoro järjestettiin viikottain, joihin halukkaat Unipoli Sportin liikuntamaksun maksaneet udklaiset voivat osallistua. Muutoin liikuntatapahtumat pyrittiin pitämään ilmaisina tai niiden jäsenkohtaista osallistumismaksua laskettiin UDK:n liikuntabudjetin avulla. UDK ja Cortex järjestivät yhdessä myös muita liikuntatapahtumia, kuten kyykkäharjoitukset sekä norsupalloa. UDK osallistui vappuviikoilla myös VIP-pesikseen. UDK:lla on oma liikuntakerho, Sulkapiiri, joka kokoontui pelaamaan sulkapalloa Atalpan tiloihin säännöllisin väliajoin myös vuonna 2018. PELITAPAHTUMAT UDK:n hallituksen pelivastaava järjesti pelitapahtumia sekä välitti tietoa udklaisille muiden tahojen, kuten Akateemisten pelaajien, järjestämistä pelitapahtumista. Erityisen suosittuja pelivastaavan järjestämiä tapahtumia olivat lautapeli-illat, joita järjestettiin pääasiassa yliopiston tiloissa. Tapahtumavastaavat järjestivät syksyllä 2018 pelialan työelämätapahtuman UDK:n jäsenistölle. Tapahtumassa vierailleet puhujat kertoivat miten itse päätyivät pelialalle ja antoivat vinkkejä miten alalle on mahdollista päästä. Tapahtuma oli toivottu ja osallistujia oli runsaasti. Pelialan työelämätapahtumia tullaan järjestämään myös tulevilla toimikausilla, ja pelivastaavan toimenkuvaa tullaan kehittämään entisestään. Pelitapahtumista tiedotettiin tapahtumakirjeellä sekä UDK:n Facebook-ryhmässä. VUOSIJUHLAT UDK:n 50-vuotisvuosijuhlia varten perustettiin vuosijuhlatiimi, joka vastasi juhlien suunnittelusta, järjestämisestä sekä sponsoreiden hankinnasta. Vuosijuhlat järjestettiin 6.10.2018, ja juhlat koostuivat päiväohjelmasta yliopistolla, Iltajuhlasta ravintola Laternassa sekä perinteisestä silliaamiaisesta Hämpin kattosaunalla. Vuosijuhliin osallistui 110 henkilöä. Juhlakansa koostui opiskelijoista, alumneista, henkilökunnasta, yhteistyökumppaneista sekä kutsuvieraista. Vuosijuhlien jälkeen vuosijuhlatiimi keräsi osallistujilta palautetta juhlista ja niiden onnistumisesta. Vuosijuhlien suunnittelu aloitettiin jo keväällä 2018 kokoamalla vuosijuhlatiimi. Vuosijuhlia ja UDK:n juhlavuotta huomioitiin vuoden aikana vuosijuhlahaalarimerkein, Asiasanan
juhlanumeron muodossa ja myös muun muassa perinteisten tutustumisbileiden jatkopaikalla vihreällä UDK50-drinkillä. Juhlavuoden Instagram-julkaisuissa käytössä oli tunniste #udk50. TALOUS JA VARAINHANKINTA UDK ry:n 50-vuotisvuosijuhlien takia vuonna 2018 tehtiin erityisen paljon varainhankintaa. Ylioppilaskunnan toiminta-avustuksesta, Kumulan jäsenhaasteesta ja muista tuloista budjetoitiin varoja vuosijuhliin. Varainhankintaa tehtiin myös keräämällä sponsoreita, joita saatiin odotettua enemmän. UDK oli aiemmat kaksi tilikautta tehnyt ylijäämää, joka kulutettiin nyt kaudella 2018 vuosijuhlien yhteydessä. Pääasiassa vuosijuhlien seurauksena tilikauden tulos heitti todella paljon suunnitellusta talousarviosta, joten hallitus valmisteli lisätalousarvion kaudelle 2018, joka hyväksytettiin yhdistyksen syyskokouksessa. Vuosijuhlien ylijäämän budjetoinnin lisäksi uudelleenbudjetoitiin Tamy:n ainejärjestöavustus, joka oli paljon odotettua suurempi. Vuoden 2019 aikana UDK:n jäsenmäärä tulee kasvamaan merkittävästi mediatutkimuksen opiskelijoiden liittyessä UDK:n jäseniksi. Tulevien budjettihaasteiden takia yhdistyksen syyskokouksessa päätettiin jäsenmaksun nostamisesta ja vuosijäsenyyden lisäämisestä vuodelle 2019. Varainhankintaa ja yritysyhteistyön kehittämistä jatketaan tulevalla toimikaudella UDK:n jäsenmäärän kasvun tuomien menojen kattamiseksi. Suuremman jäsenmäärän takia tapahtumien järjestämiseen tarvitaan suuremmat tilat, joiden kulut ovat huomattavasti nykyisiä tiloja korkeampia. HANKINNAT UDK:n vuosijuhlien budjetin ylijäämän avulla vuonna 2018 tehtiin erilaisia hankintoja yhdistyksen toiminnan laadun ja yleisen viihtyvyyden kehittämiseksi. UDK:n ainejärjestötilaan hankittiin jääkaappi, uusi kahvinkeitin, termoskannuja sekä vesikannu kokous- ja tapahtumatarjoilujen järjestämisen helpottamiseksi. Ainejärjestötilaan hankittiin myös sammutuspeite sekä toimistotarvikkeita. Vuosijuhlien ylijäämää budjetoitiin myös muun muassa tulevan toimikauden sääntömuutoksiin, pankin palvelumaksuihin, kevään 2019 Helsingin ekskursioon, tapahtumiin sekä Asiasanan vuosijuhlanumeron painatukseen. Kaikille yhteistyötahoille ja vuosijuhlien sponsoreille lähetettiin tänä vuonna joulukortit.
Vuonna 2018 aloitettiin UDK:n laulukirjojen suunnitteluprojekti, jonka aikana kerättiin yleisimpiä sitsilauluja laulukirjojen painattamista varten. Laulukirjojen suunnittelu jatkuu vuonna 2019. UDK:n laulukirjoja tullaan myymään jäsenistölle sekä muille opiskelijoille sitseillä ja muissa tapahtumissa. Keväällä 2019 painatetaan myös UDK-pipot, joita tullaan myymään jäsenistölle. UDK:n verkkotunnus, udk.fi, päivitettiin huhtikuussa 2018 ja domain on maksettu viideksi vuodeksi eteenpäin. UDK:N EKOTIIMI JA YMPÄRISTÖ Ympäristövastaavan toimenkuvaan kuuluu kaikki ympäristöön ja ekologisuuteen liittyvät kysymykset. Vuonna 2018 ympäristövastaavan toiminta koostui enimmäkseen reiluyliopistosähköpostilistan seuraamisesta ja viestien (ml. Reilun kaupan kannatusryhmän kokouskutsut) lähettämisestä jälleen UDK:n sähköpostilistalle sekä tapahtumista tiedottamisesta UDK:n Facebook-ryhmässä. Toimi sisälsi myös yleisesti ympäristöasioiden seuraamista ja asioista tiedottamista lähinnä Facebookissa. Kaudella 2018 UDK sitoutui edelleen edistämään Reilua kauppaa toiminnassaan. Käytännössä tämä tarkoittaa lähinnä sitä, että UDK:n tilaisuuksissa on käytössä Reilun kaupan tai muun vastaavan eettisen kaupan sertifikaatin kahvia ja teetä sekä mahdollisuuksien mukaan myös muita eettisen kaupan tuotteita. Reilun kaupan sitoumus tarkoittaa myös, että kerromme Reilusta kaupasta tapahtumissamme ja osallistumme mahdollisuuksien mukaan lukuvuoden aikana järjestettäviin Reilun kaupan korkeakoulun tapahtumiin. Kaudella järjestettiin myös Reilut AJ-kahvit, jolloin tarjolla oli enemmän Reilun kaupan tuotteita. UDK:n ekotiimiä korvaamaan perustettiin uusi Facebook-ryhmä. Ekoistit UDK:n kirppari- ja ekoryhmä toimii aktiivisemmin tiedotuskanavana, ja ryhmään on liittynyt vuoden 2018 loppuun mennessä lähes 50 jäsentä. Ryhmän toimintaa pyritään aktivoimaan ja kehittämään toimikaudella 2019. Myös ympäristövastaavan roolia ja toimenkuvaa tullaan kokonaisuudessaan kehittämään tulevalla toimikaudella, ja ekologisuuteen tullaan kiinnittämään entistä enemmän huomiota. YHDENVERTAISUUS UDK:n hallituksen tasa-arvovastaava on vastuussa UDK:n tapahtumiin ja toimintaan liittyvistä yhdenvertaisuus- ja tasa-arvoasioista, sekä vastaa UDK:n jäsenten kysymyksiin kautensa aikana tarvittaessa. UDK:n verkkosivuille perustettiin vuoden 2018 lopussa häirintälomake, jonka avulla jäsenistö voi ilmoittaa havaitsemistaan ongelmista tai häirinnästä hallituksen tasaarvovastaavalle anonyymisti tai halutessaan yhteystiedoillaan.
Yhdenvertaisuudesta pidettiin huolta myös tarjottavien muodossa. Erityisruokavaliot otettiin huomioon ja UDK:n tarjotessa juotavaa, tarjolla oli myös alkoholiton vaihtoehto. Tapahtumat pyrittiin järjestämään mahdollisuuksien mukaan esteettömissä tiloissa. Tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta tullaan korostamaan ainejärjestön toiminnassa vahvasti myös vuonna 2019. Tasa-arvovastaavan pestin nimi tullaan muuttamaan vuonna 2019 yhdenvertaisuusvastaavaksi.