Tiedote 10.8.2015 1(5) Kehittämisosioiden vastuuhenkilöille Hanketyöntekijöille Kehittämisosion taloudesta vastaavat MAKSATUSHAKEMUSTEN TOIMITTAMINEN JA RAPORTOINTI 1. AIKATAULU Pois syrjästä hankkeen toteuttamisaika on 1.1.2014 31.10.2016. Hankkeen hallinnoijan Satakunnan sairaanhoitopiirin esittämä maksatusaikataulu: 1) maksatushakemus 1.1.2014 30.9.2014, lokakuu 2014 2) maksatushakemus 1.10.2014 30.9.2015, lokakuu 2015 3) maksatushakemus 1.10.2015 30.9.2016, lokakuu 2016 (Viimeinen maksatushakemus) 2. TOINEN MAKSATUSHAKEMUS Pois syrjästä lasten ja nuorten syrjäytymisen ja ylisukupolvisten ongelmien ehkäiseminen -hankkeen toisessa maksatushakemuksessa raportoidaan kehittämisosion kustannukset ajalta 1.10.2014 30.9.2015 sekä mahdolliset 1. maksatushakemuksessa raportoimatta jääneet valtionavustukseen oikeuttavat kustannukset ajalta 1.1.2014 30.9.2014. Maksatushakemukseen sisältyvät raportit, jotka on ilmoitettu tässä ohjeessa, toimitetaan 5.10.2015 mennessä sekä sähköpostilla että kirjepostilla hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiirille, projektisihteeri Kirsi Harjulalle, kirsi.harjula@satshp.fi. Postitse lähetetään alkuperäiset ja allekirjoitetut lomakkeet ja raportit. Hallinnoijalle toimitettavat maksatushakemukseen sisältyvät raportit: selvitys Kaste-ohjelmaa toteuttavan kehittämishankkeen valtionavustuksen maksatusta varten lomake ja kustannusliite (kehittämisosion toiminnasta vastaavan allekirjoitus) Em. lomakkeen kustannusliitteen -liite ( pääkirjan avain ) tuloslaskelma ja pääkirja (kirjanpidosta vastaavan allekirjoitus) henkilöstömenot lomake (kehittämisosion toiminnasta vastaavan allekirjoitus)
Tiedote 10.8.2015 2(5) kehittämisosion seurantaraportti eli väliraportointi (Webropol-kysely) tarvittaessa selvitys Hankintalain mukaisen kynnysarvon (30 000 alv 0%) ylittävistä suorahankinnoista ja tarvittaessa selvitys kirjallisuushankinnoista. Selvityksestä tulee ilmetä kirjan nimi, kpl määrä, käyttötarkoitus ja selvitys miten kirjahankinta liittyy kehittämisosion toimintaan. Kustannukset voidaan hyväksyä vain, jos ne ovat todennettavissa kehittämisosion omasta kirjanpidosta. Sosiaali- ja terveysministeriö maksaa hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiirille koko osuuden. Valtionavustuksen maksun jälkeen Satakunnan sairaanhoitopiiri välittää kehittämisosion toteutuksesta vastaavalle kunnalle kehittämisosion osuuden valtionavustuksesta Mikäli myöhemmässä vaiheessa selviää, että Satakunnan tai Varsinais-Suomen kehittämisosioiden kustannuksia ei hyväksytä valtionavustukseen oikeuttavina kustannuksina, Satakunnan sairaanhoitopiiri perii toteuttajalta valtionavustusta ko. oikeudettoman osuuden osalta kokonaisuudessaan takaisin. Ko. valtionavustukseen oikeuttamaton osuus jää kehittämisosion omaksi kustannukseksi Maksatushakemuksen yhteydessä kehittämisosioiden väliraportointi toteutetaan Kehittämisosion seurantaraportti Webropol-kyselynä, joka palautetaan sähköisesti. Jokainen kehittämisosio täyttää vain yhden seurantaraportin. Linkki seurantaraporttiin lähetetään sähköpostitse. Kehittämisosion seurantaraportti on tallennettu word-muodossa hankkeen kotisivuille, jotta raporttiin voi tutustua ennen varsinaista täyttämistä. Pyydämme teitä toimittamaan 5.10 mennessä alla ilmoitetut lomakkeet sekä huomioimaan ohjeet maksatushakemuksen toimittamisessa: a) Selvitys Kaste-ohjelmaa toteuttavan kehittämishankkeen valtionavustuksen maksatusta varten lomake ja kustannusliite (liite 1) sekä kustannusliitteen liite pääkirjan avain (liite 2), jolla ilmoitetaan mihin kustannuslajiin kustannusliitteessä sisältyy pääkirjasta tili/kustannus. Kustannukset on laskutettava 100 %:sti ja arvonlisäverottomina. Laskutuksessa huomioidaan vain toteutuneet, kirjanpidossa näkyvät kustannukset aikavälillä 1.10.2014 30.9.2015 ja mahdolliset 1. maksatushakemuksessa laskuttamatta jääneet valtionavustuksen oikeuttavat kustannukset ajalta 1.1.2014 30.9.2014, jotka raportoidaan myös kustannusliitteessä. Jos raportoidaan kustannuksia ajalta 1.1.2014 30.9.2014, toimittakaa tältä ajalta myös kirjanpidosta tuloslaskelma ja ote pääkirjasta, johon on selkeästi merkitty, mitä kustannuksia on sisällytetty ajalta 1.10.2014 30.9.2015 maksatushakemukseen. Kustannusliitteessä raportoidaan kustannukset seuraavasti: kehittämisosion alkuperäinen talousarvio koko hankeajalta (lomakkeen vasemmanpuoleinen sarake) toteutuneet kustannukset hankkeen alusta alkaen ajalta 1.1.2014 30.9.2015 (lomakkeen keskimmäinen sarake)
Tiedote 10.8.2015 3(5) toteutuneet kustannukset ajalta 1.10.2014 30.9.2015 (lomakkeen oikeanpuoleinen sarake). Tähän sarakkeeseen sisällytetään myös mahdolliset raportoimatta jääneet kustannukset ajalta 1.1.2014 30.9.2014. Kustannusten raportointia koskeva ohje on liitteenä 3. b) Pääkirjanotteet: Tuloslaskelma ja pääkirja hankkeen menoista Tuloslaskelmassa ja pääkirjassa tulee näkyä tulotilit, menotilit, raportointiajanjakso, päiväysmerkintä ja hankkeen kirjanpidosta vastaavan henkilön allekirjoitus. Pääkirjassa tulee olla selkeästi merkitty valtionavustukseen oikeuttamattomat kustannukset, jotka eivät sisälly kehittämisosion raportoitaviin kustannuksiin. c) Maksatushakemuksen yhteydessä toimitettavat muut raportit Henkilöstömenot lomake (liite 4) Henkilöstömenot lomakkeesta on selvittävä seuraavat tiedot: palkansaajan nimi, asema hankkeessa ajanjakso, jolta palkka on maksettu kuvaus hankkeeseen tehtävästä työstä (Huom. pelkkä hanketyö ei riitä) hankkeeseen käytetyn työajan prosentuaalinen osuus henkilön kokonaistyöajasta maksetun palkan määrä (eriteltynä omiin sarakkeisiin palkka + sivukulut = yhteensä) euroina Huom. Asiantuntijapalkkioita ei raportoida henkilöstömenot lomakkeella! Tarvittaessa on toimitettava selvitys Hankintalain mukaisen kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista ja selvitys kirjallisuushankinnoista. Suorahankinnan selvityksestä tulee selvitä suorahankintojen oikeudelliset perusteet. Kirjallisuushankinnan selvityksestä tulee ilmetä Kirjan nimi, hankittu kpl määrä, käyttötarkoitus ja selvitys miten kirjahankinta liittyy kehittämisosion toteutukseen ja toimintaan. Alkuperäiset allekirjoitetut versiot kaikista em. dokumenteista toimitetaan postitse osoitteella: Satakunnan sairaanhoitopiiri Projektisihteeri Kirsi Harjula Tilaelementti, 2 krs Sairaalantie 3 28500 Pori Kehittämisosion seurantaraportti (väliraportti) toteutetaan Webropol-kyselynä ja palautetaan sähköisesti. Kyselyyn tulee vastata 5.10.2015 mennessä.
Tiedote 10.8.2015 4(5) 3. OMARAHOITUSOSUUS KEHITTÄMISOSIOISTA TOISEN MAKSATUSHAKEMUKSEN OSAL- TA Satakunnan alueen kehittämisosiot Kunnan/kuntayhtymän kehittämisosion omarahoitusosuus on 25 %:a kehittämisosion toteutuneista kokonaiskustannuksista ajalta 1.10.2014 30.9.2015. Sosiaali- ja terveysministeriö maksaa hallinnoijalle Satakunnan sairaanhoitopiirille koko osuuden. Valtionavustuksen maksun saavuttua hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiiri välittää kehittämisosion toteutuksesta vastaaviin kuntiin kehittämisosion osuuden valtionavustuksesta Kunnan/kuntayhtymän tulee toimittaa valtionavustuksen välittämistä varten hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiirille tilinumero ja viite/viitenumero. Varsinais-Suomen alueen kehittämisosiot Kunnan/kuntayhtymän kehittämisosion omarahoitusosuus on 25 %:a kehittämisosion toteutuneista kokonaiskustannuksista ajalta 1.10.2014 30.9.2015. Sosiaali- ja terveysministeriö maksaa hallinnoijalle Satakunnan sairaanhoitopiirille koko osuuden. Valtionavustuksen maksun saavuttua hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiiri välittää kehittämisosion toteutuksesta vastaaviin kuntiin kehittämisosion osuuden valtionavustuksesta Kunnan/kuntayhtymän tulee toimittaa valtionavustuksen välittämistä varten hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiirille tilinumero ja viite/viitenumero. Yleisen osuuden omarahoitusosuuden laskentakaava: Kehittämisosion toteutuneet kustannukset/ kaikkien kehittämisosioiden kokonaiskustannukset = suhdeluku, jolla kerrotaan yleisen osuuden kustannusten omarahoitusosuus. Yleisen osuuden omarahoitusosuuden Satakunnan sairaanhoitopiiri laskuttaa kunnalta/kuntayhtymältä 31.12.2015 mennessä. 4. KOLMAS MAKSATUSHAKEMUS AJALTA 1.10.2015 30.9.2016 Toimitaan samoin kuin 2. maksatuksessa. Kyseessä on viimeinen maksatus, joten kaikki kehittämisosioiden laskuttamatta olevat kustannukset on koottava tähän viimeiseen maksatukseen. Kehittämisosioiden toiminta ajetaan alas 30.9.2016 mennessä. Tällöin kaikki kehittämisosion kustannukset ehtivät kirjautua syyskuun kirjanpitoon ja maksatukseen. Viimeistä maksatushakemusta koskeva ohjeistus toimitetaan ennen maksatushakemuksen tekemistä.
Tiedote 10.8.2015 5(5) Muuta STM on ohjeistanut 21.5.2013 päivätyllä kirjeellä seuraavasti: Valtionavustuslain (688/2001) 29 mukaan velvollisuus palauttaa valtionavustus tai sen osa raukeaa, kun 10 vuotta on kulunut avustuksen viimeisen erän maksamisesta. Siten hankkeeseen voidaan tehdä avustuksen käyttöä koskeva tarkastus sosiaali- ja terveysministeriön tai valtiontalouden tarkastusviraston toimesta 10 vuoden kuluessa. Mikäli avustuksen käyttöä koskevaa aineistoa ei mahdollisessa, hankkeen päättymisen jälkeen tehtävässä tarkastuksessa löydy, voidaan valtionavustus joutua perimään takaisin selvittämättä jääneeltä osin, jos avustuksen käytöstä ei ole saatavissa muuta luotettavaa selvitystä. LOPUKSI Hankehenkilöstö (ensisijaisesti projektisihteeri) vastaa mielellään maksatusta koskeviin kysymyksiin. Yhteystiedot: Projektipäällikkö Henna Kyhä p. 044 707 9790 henna.kyha@satshp.fi Projektisihteeri Kirsi Harjula Sairaalantie 3 28500 Pori p. 044 707 9789 fax 02 627 7799 kirsi.harjula@satshp.fi Ystävällisin yhteistyöterveisin, Henna Kyhä Projektipäällikkö Kirsi Harjula Projektisihteeri LIITTEET Liite 1 selvitys Kaste-ohjelmaa toteuttavan kehittämishankkeen valtionavustuksen maksatusta varten lomake ja kustannusliite Liite 2 Em. lomakkeen kustannusliitteen liite ( pääkirjan avain ) Liite 3 Kustannusten raportointiohje, (päivitetty 17.8.2015) Liite 4 Henkilöstömenot lomake (päivitetty 18.8.2015)