10.11.2010 (versio 1/10.11.) HEI ICI Higher Education Institutions Institutional Cooperation Instrument HAKUKIERROS 2010; usein kysytyt kysymykset Pyydämme lähettämään kysymyksiä osoitteeseen: hei.ici@cimo.fi UKK-listaa tullaan päivittämään uusien kysymysten/tarkennusten osalta jatkuvasti 1. OHJELMAN TAUSTA, yleisiä kysymyksiä Voiko Project Documentia muokata vielä tähän hakuun? Jätimme ohjelmadokumentin jo tammikuussa 2009 valmistelevan vuoden jälkeen. Kyllä voi muokata. Haku on avoin myös sellaisille projekteille jotka eivät saaneet valmistelevan kauden rahoitusta. Huomannette että projektidokumentti on uuden ohjelmadokumentin ohjeiden mukaisesti hanke-esityksen liite. Huomioikaa myös että nyt hankkeen toteutusaika on lyhyempi (sopimuskausi) 1.4.2011-31.12.2012) ja suunnitelma tulee mukauttaa sen mukaisesti. Kannattaako jättää useampi hakemus koska organisaatiollamme on jo useita pitkälle menneitä suunnitelmia. Miten tällaista seikkaa arvioidaan valinnoissa, onko se haitaksi? Kyllä voi jättää useamman hakemuksen. Valintojen loppumetreillä jolloin priorisoitavana on joukko valintakriteerit erinomaisesti täyttäviä hakemuksia voivat mm. maakohtaiset ja oppialakohtaiset keskittymät vaikuttaa valintoihin. Toisaalta korkeakoulujen, osastojen, tiedekuntien ja laitosten välinen yhteistyö on erittäin kannatettavaa jos vaikka suunnitellaan yhteistyötä samalla alalla ja/tai samojen etelän kumppanien kanssa. Miten suhtaudutaan partnereihin jotka eivät ole korkeakouluja, esim. alemman asteen oppilaitokset, yhdisykset, järjestöt jne.. Hankkeessa voi hyvin olla muitakin toimijoita mutta ne eivät voi saada HEI ICI-hankerahoitusta. Muiden toimijoiden rooli hankkeessa tulee perustella esityksessä hyvin. Muiden toimijoiden mukanaolo saattaa tuoda hankkeelle lisäarvoa esim. hankkeen kestävyyden kannalta (esim. täydennyskoulutuksen tai koulutusohjelmien suunnittelussa voi esim. ammattiliitoilla olla ratkaisevakin rooli koulutettavien työllistymisen kannalta, ja näin ollen liittojen mukanaolo olisi oikein toivottavaakin).
2. OHJELMAN TAVOITTEET JA PROJEKTIEN RAHOITUS 3. KEHITYSVAIKUTUKSET, KESTÄVYYS:PROJETKITASON TEHOKKUUS 4. TOIMIJAT JA PROSESSIT 5. HAKUOHJEET Voimmeko lähettää hakemuksenne teille etukäteen katsottavaksi? Olemme sopineet sellaisesta menettelytavasta että emme lue hakemuksia etukäteen. Arviointiprosessin tasavertaisuuden ja hakijoiden oikeusturvan turvaamiseksi hakemuksia ei voida kommentoida etukäteen, ja ne avataan vasta hakuajan umpeuduttua. Onko saatavilla valmista LFA matriisipohjaa jonka voimme täyttää ja liittää projektidokumenttiin? Esim. seuraavista linkeistä löytyy tietoa LFA:sta ja malleja matriisitaulukosta. Kehys ry:n kotisivu: http://www.kehys.fi/eu-rahoitus/tyokalupakki/projektisuunnittelu/copy_of_lfa/lfa Linkkejä oppaisiin: Australian kehitysyhteistyöviraston opas: http://www.ausaid.gov.au/ausguide/pdf/ausguideline3.3.pdf Ruotsin SIDA:n sivuilta: http://www.sida.se/svenska/om-oss/publikationer/visapublikation/?iframesrc=http://www2.sida.se/sida/jsp/sida.jsp%3fd=118%26a=2379&language=en_us Norjan kehitysyhteistyövirasto: http://www.norad.no/en/tools+and+publications/publications/publication+page?key=109408 Voiko suomalaisen korkeakoulun palveluksessa olevan ulkomaan kansalaisen rekrytoida hankeen asiantuntijaksi? Kyllä. Riittääkö että liitämme hakemukseen valmistelevalla kaudella tehdyn 3 vuoden budjetin vai täytyykö budjetti uusia kattamaan nyt lyhyempää kautta? Budjetti ja toimintasuunnitelma tulee sopeuttaa kauteen 1.4.2011-31.12.2012.
Tuleeko CV-liitteiden olla saman mallisia mitä ohjelmadokumentin liiteenä oleva malli? Jos CV:t sisältävät samat asiat, ei tarvitse. CV:iden pituus tulisi ottaa huomioon ja tehtävänkuvausten tulisi olla tiivistettyjä vain olennaiseen. CIMOn sivuilla olevassa HEI ICI Hakuilmoitus; hakukierros 2010 -lomakkeessa mainitaan seuraavaa: HEI ICI vaihe II hankkeiden sopimuskausi on 1.4.2011-31.12.2012. Mihin tällä viitataan? Muualla nimittäin puhutaan yleisesti, että hankkeet voivat kestää 1-3 vuotta. Koko HEI ICI -ohjelman varsinainen ohjelmakausi on 2009-2011. Ohjelman pilottikauden hakukierroksella 2010 hankkeiden kestoaika tulee olemaan 1.4.2011-31.12.2012 eli pelkästään tänä sopimusaikana syntyneet kulut korvataan. Päätökset tehdään 1.4. mennessä ja rahoja on mahdollista käyttää joulukuun 2012 loppuun saakka. Jatkossa HEI ICI hankkeiden kesto on 1-3 vuotta. Valmistaudumme siihen, että laadimme partnerimaan kohdeorganisaation kanssa Memorandum of Understanding sopimuksen. Milloin Memorandum of Undestanding pitää viimeistään lähettää teille alkuperäisenä ja allekirjoitettuna? Alkuperäiset MoU:t tulee olla CIMO:lla käsiteltävinä tammikuun 2011 puoliväliin mennessä. Partner country maksaa itse työntekijöidensä palkat. Kuitenkin voimme maksaa joitakin allowances, mitkä siis ovat sallittuja maksuja? Voidaanko maksaa joitakin palkkioita tuotosten toteuttamisesta? Palkkioiden/palkkojen kohdentamista kehitysmaalaiselle korkeakoulukumppanille HEI ICI hankkeessa; Budjetista vähintään 70% tulee kohdentaa kapasiteetin vahvistamisen kuluihin (kululuokat A1...A6). Uuden linjauksen (10.11.2010) mukaisesti tästä 70%:sta enintään 50% voidaan kohdentaa kehitysmaalaisille korkeakoulukumppaneille palkkioiden/palkkojen muodossa. Suomessa ja kehitysmaissa voidaan maksaa palkkioita yksittäisistä, rajatuista toimista. Jos työtä taas korvataan palkkojen muodossa huomioinette että suomalainen korkeakoulu, jonka kautta rahat kulkevat, voi joutua työnantajarooliin velvoitteineen, jotka suomalaisen korkeakoulun tulee selvittää ja joiden hoitamisesta lain edellyttämällä tavalla tulee huolehtia. Yleispalkkoja ei voida maksaa vaan kulut tulee voida eritellä hankkeesta aiheutuviksi, oli kyseessä sitten normaalityön ylimenevä toiminta tai sen rinnalla oleva toiminta. Jos ko. henkilö tekee vain kk-iki työtä, on tilanne hieman toinen, koska silloin kaikki työ on suoraan hankkeeseen kohdennettua. Huomioitava on että kaikkien osalta (suomalaisten ja kehitysmaalaisten) palkkiot/palkat tulee kohdentaa vain suoraan hankkeesta aiheutuvaan työhön ja tätä tulee seurata työajanseurannan mekanismein. Hankkeesta maksettavien palkkioiden ja palkkojen tulee perustua korkeakoulujen, alan työehtosopimuksen tai kohdemaassa vallitsevien suositustasojen mukaiseen palkkio-/palkkatasoon. Tarkempi lisäohje julkaistaan Ulkoasiainministeriön ja CIMO:n sivuilla englanninkielisenä vkon 45 aikana.
Onko maksimimäärää kuinka paljon näitä kustannuksia voidaan allokoida partneriorganisaatiolle? Onko ohjeita miten nämä kustannukset olisi laskettava? Matkakustannukset korvataan Suomessa valtion matkustussäännön mukaisesti ja etelässä noudatetaan kyseisen maan säädöksiä tai korkeakoulujen vakiintuneita menettelytapoja. Ulkoministeriön tuesta 70% tulee ohjata kapasiteetin vahvistamiseen (budjetti A1-A6). Voihan näitä allowances tyyppisiä maksuja maksaa vaikka henkilökunta on 100% kiinnitettynä omaan työhönsä omassa korkeakoulussaan ja tämä HEI ICI-hankeyhteistyö tulisi sen lisäksi? Mitä remuneration for teacher training tarkoittaa jos palkkauskustannuksia ei saa maksaa? Kts. yllä Programme document sisältää tietoa, että sallittuja aktiviteetteja ovat mm. tietojärjestelmien ja kirjastojen uudistaminen. Minkälainen toiminta tähän hyväksytään? Hyväksytäänkö esimerkiksi hankintoja ja investointeja, ja jos hyväksytään, minkä suuruisia yleensä suositellaan? Partnerimaamme kohdeorganisaation on hyvin kiinnostunut tästä, ja teemme parhaamme sovittaaksemme sen parhaiten ohjelman raameihin. Budjetista 70% on ohjattava kapasiteetin vahvistamiseen. Loput 30% voivat sisältää myös käyttöomaisuuden hankintaa. On muistettava budjetoida kuitenkin tuon 30% sisälle mm. hallintokulut partnerimaille. Hallintokulujen osalta on olemassa perusrajaus siten, että esim. koko tietokonekalustoa ei voida uusia vain koska se periaatteessa olisi mahdollista. Laitehankintojen kuten kaiken muunkin tulee olla perusteltuja ja niille olla esittää selkeitä tarpeita laajemminkin kuin vain laitehankintoina. (mihin laitteita laajemmin käytetään tms.). Hankintojen on liityttävä kiinteästi myös hankkeiden tavoitteiden toteuttamiseen. Hankinnat tulee pääsääntöisesti tehdä etelässä paikallisten hankintasäännösten mukaisesti. Käyttömaisuuden tulee myös jäädä etelään ja siihen tarkoitukseen mihin se on hankittu eli tämäkin on suunniteltava etukäteen. Mihin mennessä hakemus on lähetettävä? Ehtiikö sähköinen hakemus vielä viimeisen hakupäivän aikana klo 24 mennessä? Meillä on hankkeessa iso verkosto ja yritetään saada kaikkien kommentit ja voi mennä viime metreille. Ei ehdi. Sähköinen hakemus on jätettävä hakujärjestelmään 30.11.2010 klo 16 mennessä. Paperiversio hakemuksesta on myös lähetettävä postitse allekirjoittettuna. Kirjekuoressa on oltava vähintään viimeisen hakupäivän leima. Hakemuksen voi myös tuoda CIMOon (Hakaniemenranta 6) alakerran vahtimestarille 30.11.klo 16 mennessä. Vahtimestari antaa kuitin vastaanotetusta hakemuksesta. Se että hakemukset saapuvat CIMOon sähköisessä muodossa nopeuttaa olennaisesti valintojen valmistelua- arvioitsijat pääsevät lukemaan hakemuksia netin kautta heti hakuajan päättymisen jälkeen. Riittääkö hakemukseen sähköiset allekirjoitukset? CIMOon määräaikaan mennessä lähetettyjen paperihakemusten allekirjoitukset voivat olla skannattuja. Alkuperäisillä allekirjoituksilla varustettu paperiversio tulee toimittaa CIMOon 17.1.2011 mennessä.
Pitääkö suomalaista korkeakoulua koskevat liitteet (kuten strategiat jne.) olla englanniksi, vai käykö suomenkieliset versiot? Ei tarvitse. Liitteet voivat olla suomen- tai ruotsinkielisiä. Projektiorganisaatio Ohjelmadokumenttiin pyydetään nimeämään avainhenkilöt osallistumaan HEIn johtamistehtäviin ja kapasiteetin rakentamisen tehtäviin. Voiko ajatella niin, että organisaatio rakennetaan siten, että projektilla on ns. academic leader ( joka on yliopettaja ) ja hänen apunaan on Academic projectsecratory? Sitten on varsinaiset hankkeeseen sitoutetut opettajat ja muut asiantuntijat? Kyllä voi Budjetti Mikä ero on travel allowance ja daily allowance välillä? Matkakustannusten korvaus ja päiväraha Voiko hanke-evaluointeja (sisäinen ns. mid-term evaluaatio tai ulkoinen loppuevaluointi) sisällyttää hankebudjettiin? Kyllä voi. Myös ohjelmadokumentissa mainitun tilintarkastajan kustannuksen tulee sisällyttää budjettiin. Onko prosessi varmasti "demand-driven" eri eri maille ei kattoa rahoitukseen? Entä mikä on kokonaissumma esim. vuodelle 2010 ja kuinka monta maata sitä on jakamassa? Ei ole maakohtaista kattoa. Kahden vuoden rahoitus on noin 5,7 miljoonaa euroa, joka jaetaan hyväksytyille hankkeille. Muita rajauksia ei etukäteen ole tehty. "Financial report of the partner HEI", joka vaaditaan Project Proposalin liitteeksi - Mitä tietoja tarvitaan? Millä tasolla raportti pitää olla hyväksytty, eli pitääkö olla kirjanpitäjän tms lausunto? Pitääkö käännös talousraportista erikseen hyväksyttää virallisesti? Esim. jo olemassa oleva hyväksytty tilinpäätösasiakirja. "Contingency costs" - Tuleeko nämä kulut pystyä sisällyttämään muihin kululuokkiin, vai voiko contingency costeiksi laskea menoja, kuten vaikka Suomessa syntyneitä seminaaritarjoulukustannuksia, joita ei voi laskea muihin kohtiin? Ei tule ne voivat muodostaa enintään 10% UM:n rahoituksesta. Niiden käytöstä on sovittava hankkeen ohjausryhmässä 6. PÄÄTÖKSENTEKO