Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Liikkuvan laboratorion suunnittelu Marika Wikström-Koikkalainen, Katja Heiskanen, Katri Knuutila, Tiina Purhonen 18.2.2015
2 (10) SISÄLLYSLUETTELO 1 TAUSTAA 3 1.1 PALVELUJA PYÖRILLÄ KOKO EKSOTEN ALUEELLE 3 1.2 TARVE UUDELLE LIIKKUVALLE YKSIKÖLLE 4 1.3 UUDEN YKSIKÖN KEHITTÄMINEN 4 2 LIIKKUVA YKSIKKÖ, MALLA-AUTO 5 2.1 HANKINTAPROSESSI 5 2.2 AJONEUVON OMINAISUUDET 5 2.3 SISÄTILARATKAISUT 6 2.4 TEKNOLOGIA 7 3 TOIMINTAMALLI 8 3.1 PALVELUTARJONTA 8 3.2 VÄLINE- JA NÄYTELOGISTIIKKA 8 3.3 YLLÄPITO 8 3.4 HENKILÖSTÖRESURSSIT 9 3.5 PYSÄHDYSPAIKAT 9 3.6 TURVALLISUUS 9 3.7 VIESTINTÄ 9 3.8 PÄÄTÖKSENTEKO 9
3 (10) 1 Taustaa 1.1 Palveluja pyörillä koko Eksoten alueelle Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin (Eksote) tehtävänä on tuottaa terveyttä, hyvinvointia ja toimintakykyä edistäviä terveys-, perhe- ja sosiaali- sekä vanhustenpalveluja. Eksote on kuntayhtymä, johon kuuluu yhdeksän kuntaa: Lappeenranta, Lemi, Luumäki, Imatra, Parikkala, Rautjärvi, Ruokolahti, Savitaipale ja Taipalsaari. Asukkaita alueella on noin 133 000. Imatra on mukana Eksotessa vain erikoissairaanhoidon ja kehitysvammaisten erityishuollon osalta. Eksoten tarjoamiin palveluihin kuuluvat avo- ja suun terveydenhuolto, mielenterveys- ja päihdepalvelut, laboratorio- ja kuvantamispalvelut, lääkehuolto, kuntoutuskeskus, sairaalapalvelut, perhepalvelut, aikuisten sosiaalipalvelut ja vammaispalvelut sekä väestön palvelutarpeeseen ja ikärakenteeseen joustavasti mukautuvat vanhustenpalvelut. Piirin alueella kehitetään maakunnallista palveluverkostoa yhtenä kokonaisuutena. Kuntarajat ylittävään kokonaisuuteen nivotaan kiinteät palvelut, liikkuvat palvelut sekä sähköiset palvelut toisiaan täydentävästi. Eksoten yhtenä strategisena tavoitteena on ollut liikkuvien ja kotiin annettujen palvelujen kehittäminen. Yksi kehitetty liikkuvien palvelujen muoto on Malluauto. Mallu-auto on tarjonnut liikkuvia sosiaali- ja terveyspalveluja yhtäjaksoisesti vuodesta 2011 lähtien kahdeksan kunnan alueella Etelä-Karjalassa (Kuva 1). Pääpaino toiminnan alkuvaiheessa oli sairaanhoitajan palveluiden tarjoamisessa. Vuonna 2013 palveluvalikkoon otettiin uuden ajoneuvon myötä myös suun terveydenhuollon palvelut sekä laboratoriopalvelut (rajoitettu valikoima laskimoverinäytteitä). Laboratoriopalvelujen tarjoaminen liikkuvassa yksikössä todettiin Mallu-autosta saatujen kokemusten perusteella toimivaksi. Kuva 1 Liikkuvien palvelujen toiminta-alue
1.2 Tarve uudelle liikkuvalle yksikölle 4 (10) Työvoimanpalvelukeskuksen palvelujen tarjoamista testattiin Mallu-autossa syksyllä 2012. Kokeilu oli onnistunut ja herätti mielenkiinnon jatkaa palvelujen tarjoamista myös pyörien päällä jatkossakin. Vuoden 2014 aikana päätettiin jatkaa liikkuvien palvelujen kehittämistä ja suunnitella ja hankkia uusi liikkuva yksikkö, joka pystyisi tarjoamaan Mallu-autoa laajemmat laboratoriopalvelut sekä mahdollisesti myös muita palveluja. Uusi yksikkö nimettiin Mallaksi. Mallan kehittämisen taustat: Eksoten yhtenä strategisena tavoitteena on kehittää liikkuvia palveluja. Liikkuvat palvelut ovat osa tulevaisuuden palveluverkostoa ja yksi keino varmistaa palvelujen tasa-arvoinen saatavuus. Liikkuvien palvelujen avulla voidaan joustavammin kohdistaa tarvittavia palveluja niin tiheästi kuin harvaan asutetuille alueille. Jo käytössä olevan Mallu-auton kapasiteetti ja varustelu eivät riitä laajamittaisemman liikkuvan laboratoriotoiminnan toteuttamiseen. Liikkuvan laboratoriotoiminnan kehittäminen tukisi Eksoten palveluverkkomuutosta ja tehostaisi laboratoriotoimintaa. Erikoistunut yksikkö voisi tavoittaa merkittävästi Mallu-autoa suurempia asiakasmääriä, esimerkiksi näytteenotossa useita kymmeniä asiakkaita per päivä. Työvoiman palvelukeskuksen palvelujen tarjoamiseen etsittiin uutta liikkuvaa ratkaisua. Mallu-autosta saatujen kokemusten perusteella voitiin todeta sekä laboratoriopalvelujen että työvoiman palvelukeskuksen palvelujen tarjoamisen liikkuvassa yksikössä olevan toimiva ratkaisu, jolle on kysyntää. Todettiin, että uuden yksikön tulisi pystyä muuntautumaan sekä laboratorion että työvoiman palvelukeskuksen tarpeisiin. Tilojen tulisi olla hyödynnettävissä myös muihin mahdollisiin palveluihin. 1.3 Uuden yksikön kehittäminen Tavoitteena oli kehittää uudenlaista laboratoriopalveluja tuottavaa liikkuvaa yksikköä, johon suunnitellaan käyttömahdollisuuksia myös muuhun toimintaan esimerkiksi sosiaalipalvelujen tai työvoiman palvelukeskuksen käyttöön. Tavoitteena oli olla mukana mahdollisesti hankittavan liikkuvan yksikön hankintaprosessissa osallistua toimintaedellytysten kartoittamiseen ja liikkuvan yksikön kehittämiseen laatia suunnitelma uudenlaisen yksikön toiminnan pilotointivaiheesta. Suunnittelutyöhön saatiin EAKR-rahoitus (70%) Etelä-Karjalan liitolta. Toteutusaika oli 15.7. 31.12.2014. Tämä kooste kokoaa kehittämistyön tulokset.
5 (10) 2 Liikkuva yksikkö, Malla-auto 2.1 Hankintaprosessi 2.2 Ajoneuvon ominaisuudet Ennen hankintaprosessin käynnistämistä, osa hankintaan osallistuvista henkilöistä tutustui erilaisiin Suomessa toimiviin liikkuviin yksiköihin. Hankintaprosessi kesti yhteensä seitsemän kuukautta. Kilpailutuksessa meni aikaa kolme kuukautta ja toimitus kesti 16 viikkoa. Auton rakentamisen aikana hankintaryhmän edustajia kävi katsomassa ja suunnittelemassa valmistajan luona esimerkiksi lamppujen, sähköpistokkeiden sekä peruutuskameran paikkoja sekä muita ratkaisuja. Tilaajapuolelta hankintaryhmässä mukana oli ammattiasiantuntijoita kuten teknisen hankintaprosessin asiantuntija, teknisen osaston edustaja, tietoliikenneteknologian asiantuntija, Mallu-auton kuljettaja sekä laboratorion ja Työvoiman palvelukeskuksen edustajia. Malla-auton ominaisuuksien määrittelyssä hyödynnettiin Eksoten Mallu-autosta saatuja kokemuksia. Toiminnan kannalta on eduksi, että käytössä olisivat suhteellisen samanlaiset ominaisuudet ja toiminnallisuudet. Jotta auton kuljettaminen ei muodostuisi ongelmalliseksi, haluttiin, että autoa pystyy ajamaan AB-kortilla. Malla-autossa on sähköiset tukijalat auton vakauttamiseksi pysähdyksen aikana. Ominaisuus on erityisen tärkeä silloin, kun vastaanotolla tehdään tarkkoja toimenpiteitä kuten verikokeiden otto, nielunäyte ja gynekologinen tutkimus, jolloin auto ei saa heilua liikkeestä. Malla-autossa on myös peruutuskamera, koska autoa on siirreltävä piha-alueilla. Peruutuskameraa hyödynnetään myös siihen, että yksin autossa työskentelevä hoitaja voi seurata kameralla, onko oven takana asiakkaita. Lisäksi takaovelle sijoitettiin liikennevalot, joista asiakkaat näkevät, onko ammattilainen varattuna.
6 (10) Auton hankinnassa huomioitiin, että kulku autoon olisi mahdollisimman esteetön ja myös pyörätuoliasiakkaat pääsisivät autoon hissillä. Asiakkaiden sisäänkäynti haluttiin auton takaosaan. Asiakasportaiden tulee olla tukevat ja turvalliset. Pyörätuolihissi ei mahdollista auton runkoon kiinnitettäviä portaita, joten irtoportaiden suunnitteluun on panostettava. 2.3 Sisätilaratkaisut Sisätilojen ja -kaluston suunnittelussa huomioitiin eri palveluntarjoajien toiminnan asettamat vaatimukset ja tarpeet. Muun muassa asiakastuolin pitää soveltua moneen tarkoitukseen kuten erilaisiin näytteenottoihin sekä keskustelevaan asiakasvastaanottoon. Suunnittelussa hyödynnettiin myös käytännön kokemuksia Mallu-autosta. Esimerkiksi sisätilan kaappien vähentäminen oli tavoite Mallu-autosta saadun kokemuksen perusteella. Auton sisätilojen lämmitykseen panostettiin. Esimerkiksi takaovella on lämmitin, joka lähtee käyntiin, kun ovi aukeaa, jolloin kylmä ilma ei pääse sisälle ja jäähdytä
7 (10) sisätiloja. Lisäksi sivuliukuovella on lämmityspuhallin, joka lähtee käyntiin, kun ovi on kiinni. Ikkunat on sijoitettu auton etuosaan, jolloin muut toiminnot on saatu sijoitettua auton takaosaan. Sivuikkunoiden reikäteippaukset sekä ikkunoihin ja ohjaamoon asennetut verhot toimivat näkösuojana. Näkösuojaa tarvitaan erityisesti otettaessa muun muassa gynekologisia näytteitä sekä EKG:tä. Malla-autossa on edessä yksi kääntyvä matkustajantuoli ja takaosassa kaksi matkustajantuolia, joita hyödynnetään neuvottelutilanteissa (esimerkiksi TYP:n asiakasvastaanotot). Takaosan matkustajantuolit ovat irrotettavia ja laboratorio voi tarvittaessa jättää ne varikolle. Autossa on yksi alhaalla sijaitseva rulokaappi sekä viisi yläkaappia tavaroiden säilytykseen. Takaosassa on näytteenottosänky. Sängyssä on huomioitu hyvä eristys (vaihtovirtahäiriöiden minimoiminen EKG:n otossa). Sivuikkunan edessä on työpöytä, jolla on kiinteä telakka kannettavaa tietokonetta varten. Pöydässä on liukuva lisätaso, jos tarvitaan lisätyöskentely-/kirjaamistilaa. Tulostin on sijoitettu pöydän alle tilaratkaisullisista syistä. Laboratorionäytteiden ottoa varten asiakastuolin on oltava säädettävissä erilaisia näytteenottoja (verikokeet, gynekologiset näytteet) varten. Lisäksi sen on oltava kiinteästi sijoitettu. Autossa on myös pyörillä liikkuva työtuoli, jota voidaan hyödyntää näytteenotoissa sekä neuvottelutilanteissa. Pienlaitteiden sijoittelussa on huomioitu muun muassa etäisyydet asiakassängylle ja -tuolille sekä ergonomiset käyttökorkeudet. 2.4 Teknologia Autossa on kannettava tietokone ja väriverkkotulostin (paperi- ja tarratulostus). Mahdollisimman hyvin toimivia tietoliikenneyhteyksiä varten Malla-autossa on monikanavareititin. Monikanavareitittimen tarkoituksena on luoda tietoturvallinen ja saumaton tietoliikenneyhteys. Reititin voi muodostaa parhaimmillaan kolme yhtäaikaista tietoliikenneyhteyttä (kaksi 3G-datayhteyttä sekä Wlan-yhteys). Autossa on käytettävissä potilas- ja laboratoriotietojärjestelmät.
8 (10) Malla-autossa on digi-ekg-laite ja -yhteys. Laite on pieni kannettava malli. Autoon hankittiin myös sentrifuugi, jotta laboratoriopalveluita pystytään tarjoamaan mahdollisimman laajalla valikoimalla. Näytteiden erottelumahdollisuuden myötä otettavien näytteiden kanssa ei ole säilyvyysongelmaa. Lisäksi laboratoriohoitajilla on käytössään putkisekoitin. Kahdesta jääkaapista toisessa säilytetään laboratorionäytteitä, toisessa henkilökunnan eväitä. Autossa on myös mikro aterioiden sekä tarvittaessa geelipussien lämmitykseen. 3 Toimintamalli 3.1 Palvelutarjonta 3.2 Väline- ja näytelogistiikka 3.3 Ylläpito Pääpaino Malla-auton palvelutarjonnassa on laboratoriopalveluissa. Mallassa tarjottavia laboratoriopalveluja ovat verikokeet sydänfilmi nielunäytteet bakteerinäytteet gynekologiset näytteet virtsanäytteiden vastaanotto näytepurkkien anto ja käytön ohjaus sieninäytteet Lisäksi Mallassa järjestetään Työvoiman palvelukeskuksen asiakaskäyntejä. Työvoiman palvelukeskus on työhallinnon, kuntien ja Kansaneläkelaitoksen yhteinen palveluyksikkö, joka auttaa niitä ihmisiä, jotka tarvitsevat työllistymisensä edistämiseen eri tahojen palveluita. Käyttötarvikkeet on sijoitettu autossa omiin kaappeihinsa. Vuorossa oleva laboratoriohoitaja täydentää kaappeja tarpeen mukaan ja merkitsee tuodut tarvikkeet listaan (menekin seuraaminen). Tavarat tilataan keskusterveysaseman välivarastoon. Vastaanoton jälkeen pesua vaativat välineet toimitetaan välinehuoltoon. Puhtaat välineet otetaan tilalle joko keskusterveysasemalta tai keskussairaalalta. Näytteet toimitetaan vastaanoton päätteeksi Etelä-Karjalan keskussairaalan laboratorioon, joka sijaitsee lähellä Malla-auton autotallia. Autossa työskentelevä henkilöstö vastaa auton pienhuollosta/tarkastuksesta (polttoaine, vesisäiliö, lasinpesunesteet) sekä auton tankkauksesta. Nämä toimet hoidetaan päivittäin työvuoron alussa tai lopussa. Mallan vuosihuoltoon liittyvät asiat sekä auton pesun hoitaa Mallu-auton kuljettaja. Lisäksi hän siivoaa ohjaamon, tarkastaa öljyn ja tekee muut tarvittavat huoltotoimenpiteet (saranoiden ym. voitelut) kerran viikossa. Päivittäinen siivous toteutetaan ulkopuolisen palveluntarjoajan toimesta.
9 (10) 3.4 Henkilöstöresurssit Henkilöstöresurssit määritellään palvelun mukaisesti. Laboratoriotoiminnan osalta työvuorossa on aina yksi henkilö, joka myös ajaa Mallan pysähdyspaikalle. Toiminnan alussa ringissä on 3 työntekijää. Työvoiman palvelukeskuksen osalta työvuorossa on 2-4 henkilöä, joista joku ajaa auton pysähdyspaikalle. Koska autossa työskentelevä henkilöstö vastaa auton pienhuollosta, tarvitsevat uudet työntekijät perehdytyksen aina auton pienhuoltoon sekä tekniikkaan ja tietoliikenneratkaisuihin. 3.5 Pysähdyspaikat Malla-autossa tarjottavien palveluiden sekä pysähdyspaikkojen valinnassa huomioidaan asiakaslähtöisyys ja Eksoten palveluverkko kokonaisuudessaan. Liikkuvilla palveluilla on oma roolinsa Eksoten kehittyvässä palveluverkostossa kiinteiden toimipisteiden rinnalla. Toiminnan alussa Malla-autolla on kaksi eri pysähdyspaikkaa. Uusia kohteita kartoitetaan toiminnan käynnistyttyä. Toinen alkuvaiheen pysähdyspaikoista on Eksoten hyvinvointiaseman piha ja toinen on Mallu-autonkin pysähdyspaikkana toimiva entisen kunnantalon piha. Malla-auton pysähdyspaikkojen järjestämisessä tehdään siis yhteistyötä muun muassa alueen kuntien kanssa ja hyödynnetään jo Mallu-auton toiminnassa luotuja pysähdyspaikkayhteyksiä. Pysähdyspaikkojen tiloja saadaan käyttää korvauksetta tai pientä korvausta vastaan asiakkaiden lämpiminä odotustiloina ja Malla-auto saa tarvitsemansa sähkön syötön kiinteistön alueelta. 3.6 Turvallisuus Laboratoriotoiminnassa autossa työskentelee yksi henkilö kerrallaan. Laboratoriohoitajalla on radiopuhelin käytössä asiakasviestintää varten. Hoitaja voi radiopuhelimen välityksellä kutsua seuraavan asiakkaan odotustilasta autoon. Autossa on kaksi poistumisovea. Hoitajalla on aina autonavaimet mukana, joten hän saa tarvittaessa nopeasti ovet lukkoon. Hänellä on myös käytössään matkapuhelin, jolla voi soittaa hätänumeroon, jos on tarvetta. Peruutuskamerasta voi tarvittaessa seurata takaoven tilannetta. 3.7 Viestintä Malla-auton viestinnästä on tehty suunnitelma, joka pitää sisällään muun muassa seuraavat osa-alueet: Internet-sivut Sähköisen työtilan ja kalenterin käyttö (sisäinen viestintä) Pysähdyspaikkakohtainen aikatauluilmoittelu Tiedotteet Palvelukuvaus -esitteet 3.8 Päätöksenteko Malla- ja Mallu-autoilla on säännöllisesti kokoontuva yhteinen kehittämistyöryhmä, jossa hyväksytään molempien autojen palveluvalikoima ja reittiaikataulu. Kehittämistyöryhmä ohjaa autojen toiminnan kehittämistä. Jokaiselta autossa palveluja tarjoavalta palvelualalta on kehittämistyöryhmässä edustaja, joka toimii oman palvelualansa Mallu-/Malla-vastuuhenkilönä.
10 (10) Palvelualat vastaavat oman palvelunsa tuottamisesta ja kehittämisestä Mallaautossa, hoitavat oman palvelun ilmoittelun/tiedottamisen, valitsevat ja suunnittelevat omat palvelukohteet ja -reitit ja tekevät esityksiä kehittämistyöryhmään uusista palveluista ja kehittämistarpeista. He myös käsittelevät omaan palvelutoimintaansa liittyvät asiakaspalautteet ja järjestävät (hoito)henkilöstön oman palvelunsa vastaanotoille.