TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 2/2015 1(8) Aika Paikka 19.5.2015klo17:00-19.05 Seurakuntien talo, kokoushuone Rooma Käsiteltävät asiat 13 Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen 3 14 Pöytäkirjan tarkastajat 3 15 Edellisen kokouksen pöytäkirja 3 16 Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen 3 17 Jäsen 360 viestinnän kehittämisen välineenä 4 18 Silta -lehden lukemistutkimus ja lehden tavoitteet 5 19 Talousarvion seuranta (Viestintä 30.4.2015) 6 20 Tiedoksi 7 21 Seuraavat kokoukset 7 22 Kokouksen päättäminen 7
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 2/2015 2(8) Aika 17.5.2015klo17:00. Kahvit klo 16.30 Paikka Seurakuntien talo, kokoushuone Rooma Osallistujat Jäsenet Alajoki, Heidi puheenjohtaja Arvonen, Tero poissa Karintaus, Katja Kuitunen, Johanna poissa Majlund, Marjo Punkari, Antti Raskulla, Esko Tienhaara, Marko Perendi, Merike Eskolin, Antero Airikka, Kirsti Takala, Timo Kallioinen, Sami Jukola, Hannu Laitinen, Jussi Tauriainen, Valpuri poissa kirkkoherrojen edustaja työntekijöiden edustaja kehitysjohtaja esittelijä, sihteeri viestintäpalveluiden työntekijä viestintäpalveluiden työntekijä viestintäpalveluiden työntekijä
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 2/2015 3(8) 13 Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen ehdotus Puheenjohtaja avaa kokouksen ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi sen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 14 Pöytäkirjan tarkastajat ehdotus Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Marjo Majlund ja Antti Punkari. 15 Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja on asianmukaisesti tarkistettu ja lähetetty johtokunnan jäsenille. ehdotus Merkitään tiedoksi edellisen kokouksen pöytäkirjan käsittely. Edellisen kokouksen pöytäkirja lähetetään jäsenille tämän kokouksen jälkeen. 16 Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen ehdotus Vahvistetaan kokouksen työjärjestys Vahvistettiin kokouksen työjärjestetys.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 2/2015 4(8) 17 Jäsen 360 viestinnän kehittämisen välineenä Tampereen seurakunnissa on otettu vuoden 2015 alusta lähtien käyttöön Kotimaan Jäsen360 segmentointia. Segmentoinnissa on käytetty sekä Risc Monitor 2011 että Ecclesiastican tutkimustietoja, joista on johdettu neljään pääryhmään jakautuva segmentointi. Uskolliset; Kirkon opille uskolliset Maltilliset; Perinteisiä arvoja kunnioittavat Avomieliset; Liberaalit henkiset etsijät Irralliset; Kirkosta etäällä olevat nuoret aikuiset Tampereella suurin ryhmä (lähes 60% aikuisväestöstä) on irralliset. Alueelliset vaihtelut ovat suhteellisen pieniä lukuun ottamatta Aitolahden ja Teiskon lähikirkkoalueita, joissa uskollisten osuus on yli 50% tamperelaisista. Viestinnän näkökulmasta kirkkosuhdetta jopa merkittävämpää on eri segmenttien hyvin erilaiset tavat käyttää ja osallistua viestintään. Viestinnän tapojen ja tarpeiden analyysi antaa entistä paremmat mahdollisuudet viestinnän tehostamiseen ja parempaan vaikuttavuuteen. Tutustumme kokouksessa Jäsen360 mahdollisuuksiin yhteisen työskentely kautta. Työskentelyyn valmistautumiseen on tässä kaksi tehtävää. Tehtävä 1 Esityslistan liitteenä on tutkimuksen mediakäyttöön liittyvät 102 väitelausetta. Poimi niistä kolme itseäsi erityisesti kiinnostavaa väitettä ja pohdi miksi valitsit juuri ne. Tehtävä 2 Esityslistan liitteenä on muutamia poimintoja seurakunnan viestinnän tavoittavuudesta. Luvut ovat henkilömääriä. Mitä päätelmiä voit luvuista tehdä? Kokouksessa on mahdollista saada Jäsen360 käsikirja, jos se vielä puuttuu. Liitteet ehdotus Väittämät viestinnän käytöstä (jasen360_mediankaytto_vaaka.pdf) Poimintoja seurakunnan viestinnästä (jasenymmarrys_seurakunta_viestii.pdf) Keskustellaan Jäsen360 segmentoinnin hyödyntämisestä viestinnässä. Keskusteltiin Jäsen360 segmentoinnin hyödyntämisestä viestinnässä. Päätettiin jatkaa aineistoon tutustumista seuraavissa kokouksissa.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 2/2015 5(8) 18 Silta -lehden lukemistutkimus ja lehden tavoitteet Silta-lehden lukijatutkimus toteutetaan kesäkuussa 2015 Tampereen seurakuntien uudistunut seurakuntalehti Silta alkoi ilmestyä helmikuussa 2014. Tuolloin asetettiin tavoitteeksi, että uudistetun lehden lukemis-/ lukijatutkimus toteutetaan vuoden 2015 aikana. Lukijatutkimuksen tavoitteena on muun muassa selvittää uudistetun seurakuntalehden tunnettuutta kaupungissa. Vastaajilta kysytään, mistä he ovat saaneet lehden, mikä lehdessä kiinnostaa ja missä asioissa lehti on onnistunut. Lukijoilta kysytään myös toiveita ja parannusehdotuksia, jotta seurakuntalehteä voidaan edelleen kehittää. Tutkimus toimii samalla myös viestinnällisenä keinona lehden tunnettuuden kasvattamisessa kaupungissa ja myönteisten mielikuvien luomisessa tamperelaisille. Lukijatutkimuksesta pyydettiin tarjousta kahdelta toimijalta, Kotimaayhtiöt Oy:ltä sekä Innolink Research Oy:ltä. Viestintäjohtaja Sami Kallioinen ja lehden toimitus päättivät tilata tutkimuksen Innolink Research -yhtiöltä, joka on Suomen suurin räätälöityjä tutkimuspalveluita tarjoava yritys. Lukijatutkimus maksaa 7900 euroa, johon lisätään arvonlisävero. Lisäksi Tampereen seurakuntayhtymän johtoryhmä on päättänyt tilata yhtymän tunnettuus- ja mielikuvatutkimuksen Innolink Research Oy:ltä, jolloin molemmista tutkimuksista saadaan alennusta yhteensä 500 euroa. Lehden toimitus ja Innolink Researchin tutkimuspäällikkö Katja Rantakeisu ovat laatineet lukijatutkimuksen kyselylomakkeet yhdessä kevään 2015 aikana. Lukijatutkimukseen osallistuu vähintään 500 vastaajaa. Tutkimus toteutetaan sähköisenä kyselynä sekä puhelinhaastatteluina. Vastauksista 400 saadaan Innolinkin kuluttajapaneelin kautta tasaisesti ikäryhmän ja sukupuolen mukaan. Lisäksi tehdään 100 täydentävää puhelinhaastattelua yhdessä sovituin painotuksin. Innolink tilaa soittorekisterin ja se kuuluu tutkimuksen hintaan. Lisäksi Sillan kesäkuun numerossa julkaistaan lukijakyselystä ilmoitus, jossa on sähköinen vastauslinkki ja älypuhelimella luettava QR-koodi, joka vie sähköiseen vastauslinkkiin. Tällä tavoin on mahdollista kasvattaa vastausmäärää ja kaikilla asiasta kiinnostuneilla on mahdollisuus osallistua tutkimukseen.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 2/2015 6(8) Lisäksi toimitus aikoo lähettää kyselyn vastauslinkin kaikille Tampereen seurakuntien tämän vuoden rippikoululaisille, jotta tutkimukseen saataisiin myös nuorten mielipiteitä seurakuntalehdestä. Lukijatutkimus toteutetaan heti kesäkuun numeron ilmestymisen jälkeen, 4. kesäkuuta. Tulokset saadaan elokuussa. Tulokset esitellään viestintäjohtokunnalle ja tutkimustuloksista tehdään juttu Silta-lehteen alkusyksyn aikana. Liitteenä on lukijatutkimuksen lomakkeiden luonnokset. Toiseen lomakkeista vastaavat henkilöt ovat lukeneet Silta lehteä ja toiset eivät. Jotta lomakkeet olisivat mahdollisimman ymmärrettävät ja toimivat, niin olisi hyvä, jos johtokunnan jäsenet voisivat testata lomakkeet ne täyttämällä. Kysymyslomakkeet viimeistellään kokouksen jälkeen. Toivomuksena on, että suuria rakenteellisia muutoksia ei enää tehtäisi. Lisäksi liitteenä ovat Silta lehden tavoitteet, jotka on työstetty osana seurakuntalehden uudistamista vuonna 2013. Tavoitteet on silloin käsitelty myös viestinnän johtokunnassa. Liitteet Silta_Lukijatutkimus 2015_lomake_EI LUKIJAT Silta_Lukijatutkimus 2015_lomake_lukijat Seurakuntalehden tavoitteet ehdotus Keskustellaan lukijatutkimuksen sisällöstä ja lehden tavoitteista. Keskusteltiin lukijatutkimuksesta ja lehden tavoitteista. 19 Talousarvion seuranta (Viestintä 30.4.2015) Liite Liitteenä on vuoden ensimmäisen kolmanneksen talousarvioseuranta. Talousarviossa on pysytty varsin hyvin. Muutamia huomioita tilanteesta: Henkilöstökulut ovat hyvin tasapainossa Koneiden ja laitteiden hankinta on painottunut alkuvuoteen, kun kuvauskalustoa (mm. uusi videokamera) on uusittu. Silta lehden mainostuloista on tähän huhtikuun loppuun rajoittuvassa jaksossa tilitetty kolmen kuukauden tulot, joten kertymä on jonkin verran suurempi kuin talousarvioon oli ennakoitu. Talousarvion toteumaraportti (Viestintä lyhyt 30.4.2015.pdf)
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 2/2015 7(8) ehdotus Merkitään talousarvion seuranta tiedoksi. Merkittiin talousarvion seuranta tiedoksi. 20 Tiedoksi Mediasihteeri Anna-Mari Martikainen on vanhempainvapaalla 12.1.2016 asti. Jussi Laitinen toimii määräaikaisena osa-aikaisena (70%) videokuvaajana 1.4.2015-12.1.2016. Rami Aalto vastaa Anna-Mari Martikaisen vanhempainvapaan ajan Arkin tuesta ja kehittämisestä. Silta lehden toimitusneuvoston ensimmäinen kokous oli tiistaina 5.5.2015 ja sähköisen ja visuaalisen viestinnän asiantuntijaryhmä kokoontuu tiistaina 26.5.2015. Seurakuntien ja lähikirkkojen verkkosivut uudistuvat kesäkuun alussa. Uudet sivut toimivat hyvin myös mobiilisti. ehdotus Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 21 Seuraavat kokoukset ke 26.8.2015 kello 17.00 asialistalla mm. toiminta- ja taloussuunnitelma 2016-2018, Silta lehden lukijatutkimus ja sähköisen viestinnän tilannekatsaus ke 18.11.2015 kello 17.00 ehdotuksia kokouksen teemaksi otetaan vastaan. 22 Kokouksen päättäminen
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 2/2015 8(8) Puheenjohtaja antoi kirkkolain mukaisen muutoksenhakuosoituksen ja päätti kokouksen kello 19.05.