TARJOUSPYYNTÖ Ateria- ja lähettikuljetukset 5.8.2013-31.12.2016 LIITE 5 SOPIMUSLUONNOS JANAKKALAN KUNNAN ATERIA- JA LÄHETTIKULJETUSTEN HOITAMISESTA 1. Sopijapuolet Tilaaja: Palveluntuottaja: Janakkalan kunta Tilaajan edustaja: x x x Y-tunnus Osoite Yrittäjän edustaja: x x 2. Sopimuksen tarkoitus ja sisältö Janakkalan kunta ostaa tällä sopimuksella ajalla 5.8.2013 31.12.2016 (+ mahdollisilla 1 v optiokausilla 1.1.2017-31.12.2017 ja 1.1.2018-31.12.2018) ajettavat lähetti- ja ateriakuljetusten kuljetuskokonaisuudet I-6, jonka hoitamiseen osapuolet ovat tarjouspyyntöasiakirjassa määriteltyjen ehtojen mukaisesti sitoutuneet. Sopimussuhteen sisältö määräytyy tämän sopimuksen ja sen liitteenä olevien asiakirjojen perusteella. Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Mikäli ne ovat sisällöltään ristiriitaisia, on niiden keskinäinen pätevyysjärjestys alla mainitun mukainen. 1. Tämä sopimus 2. Ateria- ja lähettikuljetusten yleiset sopimusehdot 3. Tarjouspyyntö 8.4.2013 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT) 5. X X:n tarjous x.x.2013 3. Sopimuksen kohde Sopimus koskee tarjouspyynnössä tarkoitettua ja palveluntuottajan kanssa tarkemmin suunniteltua arkipäivisin ajettavaa lähetti- ja ateriakuljetusten kuljetuskokonaisuutta 1-6. Ajoreitit ja aikataulut ovat liitteenä. 4. Liikennöinti ja liikennöintikorvaus Palveluntuottajan velvollisuutena on hoitaa kuljetuskokonaisuudet tämän sopimuksen ja sen liiteasiakirjojen mukaisesti. Sopimuskauden liikennöintikorvaus on tarjousasiakirjojen mukaisesti seuraava:
2 - kohde 1: x /tunti (alv 0 %),, jonka perusteella laskettu arvio vuosikustannukseksi on xxx - kohde 2: x /tunti (alv 0 %), jonka perusteella laskettu arvio vuosikustannukseksi on xxx - kohde 3: x /tunti (alv 0 %), jonka perusteella laskettu arvio vuosikustannukseksi on xxx - kohde 4: x /tunti (alv 0 %), jonka perusteella laskettu arvio vuosikustannukseksi on xxx - kohde 5: x /tunti (alv 0 %), jonka perusteella laskettu arvio vuosikustannukseksi on xxx - kohde 6: x /tunti (alv 0 %), jonka perusteella laskettu arvio vuosikustannukseksi on xxx Jos sopimusaika on lyhyempi, liikennöintikorvausta vastaavasti pienennetään vastaamaan todellisia ajopäiviä. Reitteihin saattaa tulla sopimusaikana sellaisia muutoksia ja lisäkuljetuksia, jotka eivät kuitenkaan pidennä päivittäistä tuntimäärää. Mikäli ajoreitteihin on tarve tehdä sopimuskaudella sellaisia muutoksia, jotka vaikuttavat ajotuntien pidentymiseen tai vähenemiseen, hinnantarkistus tapahtuu tarjotun tuntihinnan perusteella 15 minuutin tarkkuudella. Mahdollisista lisätöistä maksetaan vastaavasti tarjotun tuntihinnan perusteella 15 min tarkkuudella siten, että jos ajoaika pidentyy 15 minuutilla lisäkorvaus on ¼ tuntihinnasta, jos taas ajoaika pidentyy 30 minuutilla korvaus on ½ tuntihinnasta jne. Hinnat ovat kiinteät vähintään 28.2.2015 asti. Muutoin hinnat on sidottu (myös optiokausina) Tilastokeskuksen kuorma-autoliikenteen kustannusindeksiin (osaindeksi pakettiautot ja kevyet kuorma-autot), jonka soveltamisesta on kerrottu enemmän ateria- ja lähettikuljetusten yleisissä sopimusehdoissa. Sopimuskauden aikana tilaaja voi tehdä muutoksia kohteen liikennöintiin. Mikäli ajoreiteissä tapahtuvat muutokset vaikuttavat ajotuntien pidentymiseen tai vähenemiseen, hinnantarkistus tapahtuu ilmoitettujen tuntihintojen perusteella. Muutoksista ja niihin liittyvistä ehdoista on tarkemmin määrätty ateria- ja lähettikuljetusten yleisissä sopimusehdoissa. Kaikkien muutosten vaikutuksista liikennöintikorvauksiin neuvotellaan yrittäjän kanssa erikseen. 5. Kuljetuksessa käytettävät autot Kuljetuksessa käytettävien autojen tulee olla vähimmäisvaatimuksiltaan tarjouksen mukaiset. 6. Vakuudet
Palveluntuottaja antaa tilaajalle viimeistään 30 päivän kuluessa tämän sopimuksen allekirjoittamisesta sopimuksen velvoitteiden täyttämisen ja tilaajalle mahdollisesti aiheutuvien vahinkojen korvaamisen vakuudeksi tilaajan hyväksymän vakuuden, jonka suuruus on kohteiden 1-6 osalta yhteensä x (enintään 5 % vuotuisesta kokonaiskorvauksesta). Vakuuden tulee olla voimassa koko sopimuskauden. 3 7. Sopimuksen voimassaolo ja optiovuodet Tämän sopimuksen voimassaolo päättyy 31.12.2016. Tämä sopimus tulee tilaajaa sitovaksi siinä vaiheessa, kun päätös on saanut lainvoiman. Mikäli markkinaoikeus määrää hankintapäätöksen purettavaksi, purkautuu tämä sopimus välittömästi, kun kunta on saanut tiedon markkinaoikeuden päätöksestä. Optiona on kaksi yhden vuoden jaksoa. Kunta päättää optiovuosien käytöstä 6 kk ennen tämän sopimuksen päättymistä. 8. Vaitiolovelvollisuus Kuljettajilla on vaitiolovelvollisuus kuljetettavan postin ja tavaran osalta. 9. Allekirjoitukset Tätä sopimusta on tehty kaksi samansanaista kappaletta, yksi Janakkalan kunnalle, yksi X X:lle. Janakkalassa x.x.2013 JANAKKALAN KUNNANHALLITUS Kunnanjohtaja YRITTÄJÄ X X X X Hallintojohtaja LIITTEET: Ateria- ja lähettikuljetusten yleiset sopimusehdot Ohjeet kotiaterioiden kuljettajille Tarjouspyyntö Tarjous Ajoreitit ja aikataulut Ote terveydensuojelulaista
4 JANAKKALAN KUNTA ATERIA- JA LÄHETTIKULJETUSTEN YLEISET SOPIMUSEHDOT 1. Liikennöintivelvollisuus Palveluntuottaja on velvollinen hoitamaan sopimuksessa ja siihen liitetyissä asiakirjoissa määritellyn liikenteen sopimuksen mukaisesti. Kuljetuksissa tulee noudattaa sovittuja aikatauluja ja reittejä. Palveluntuottaja on velvollinen asettamaan liikenteeseen tilapäisesti vara-autoja, jos tilanne sitä edellyttää. Vara-autojen käytöstä ei makseta erillistä korvausta. Tilaajalla on oikeus valvoa liikennöintivelvoitteen täyttymistä. 2. Alihankkijan käyttäminen Palveluntuottajalla on oikeus käyttää vakituisesti sopimuksessa mainittua alihankkijaa. Palveluntuottaja voi kesken sopimuskauden ottaa vakituisen alihankkijan tai vaihtaa sovittua alihankkijaa vain tilaajan suostumuksella. Häiriöttömän liikenteenhoidon turvaamiseksi palveluntuottaja voi tilapäisesti käyttää muutakin kuin sopimuksessa mainittua alihankkijaa. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan toiminnasta. Tilaajan antama suostumus alihankkijan käyttämiseen ei vähennä palveluntuottajan vastuuta. 3. Autokalusto ja palvelun laatu Kuljetuskaluston tulee olla terveystarkastajan hyväksymiä, siistejä ja huollettuja elintarvikekuljetuksiin soveltuvaa kalustoa ja kaluston tulee täyttää tarjouspyynnössä, tarjouksessa ja sopimuksessa sovitut vähimmäisvaatimukset. Kuljetuskalustolta edellytetään Elintarvikelain (23/2006) mukaista soveltuvuutta elintarvikkeiden kuljetukseen. Jos kuljetusvälineellä on kuljetettu muuta kuin elintarvikkeita, tulee kuormatila puhdistaa palveluntuottajan toimesta ennen elintarvikekuljetusta. Ateriakuljetusten yhteydessä ei kuormatilassa saa kuljettaa muita kuin keittiöltä lähetettyjä tuotteita. Samalla kuljetusautolla ei saa kuljettaa sellaisia tavaroita, joita siirtyy kuljetettaviin elintarvikkeisiin vierasta hajua, makua tai muita haitallisia ominaisuuksia. Häiriöttömän liikenteenhoidon turvaamiseksi palveluntuottaja voi tilapäisesti käyttää muutakin kuin asiakirjoissa mainittua autokalustoa. Tästä on viivytyksettä ilmoitettava tilaajalle.
Ateriapalvelun jakelutehtävässä edellytetään olevan vakiokuljettajat. Kuljettajien tulee olla vastuuntuntoisia, asiakaspalveluhenkistä ja suomenkielentaitoista. Kuljetushenkilökunnalla tulee olla näkyvillä kuvallinen henkilökortti, josta voidaan todentaa asianomainen. Autossa tulee olla puhelin kuljettajan tavoittamiseksi. 5 Kuljettajan tehtävänä on noutaa ja kantaa kuljetettavat ateriat ja tavarat toimipisteestä autoon ja autosta toimipisteisiin sisälle asti. Kuljetushenkilöstön tulee huomioida ruoankuljetuksen hygieniavaatimukset sekä toimia huolellisesti ja sovitussa aikataulussa. Koko henkilöstöä koskee ehdoton salassapitovelvoitteen noudattaminen kaikkeen salassapidettävän, mitä tehtävien yhteydessä saa tietoonsa. Tilaajalla on oikeus valvoa autokaluston ja palvelun laatua. 4. Omavalvonta Palveluntuottajalla tulee olla elintarvikelain 20 :ssä tarkoitettu kirjallinen suunnitelma omavalvonnasta. Omavalvontasuunnitelman tulee olla päivitetty koko toiminnan ajan. Palveluntuottajan on perehdytettävä tässä sopimuksessa tarkoitettuja kuljetuksia toteuttavat työntekijänsä ja mahdolliset alihankkijansa omavalvontaan. Tilaajalla on oikeus pyytää omavalvontaraportit nähtäväksi milloin tahansa sopimuskauden aikana. 5. Palveluntuottajan vastuu Palveluntuottaja vastaa tilaajalle ostosopimuksessa ja siihen liitetyissä asiakirjoissa asetettujen velvollisuuksiensa täyttämisestä ja antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Palveluntuottaja on velvollinen antamaan tilaajalle tämän tarvitsemat ajoreitteihin ja autojen käyttöön liittyvät seurantatiedot. Raportointitavasta sovitaan erikseen. Palveluntuottaja on velvollinen korvaamaan velvoitteiden laiminlyönnillä tai sopimuksen rikkomisella tilaajalle aiheuttamansa vahingot. Palveluntuottaja ei kuitenkaan ole vastuussa tilaajalle aiheutuneista vahingoista, jos syynä on palveluntuottajasta riippumaton ylivoimainen este. Palveluntuottaja vastaa kuljetettaville tai ulkopuolisille aiheuttamistaan vahingoista. Yhteenliittymän osakkaat ovat yhteisvastuussa liikennöintivelvoitteen ja muiden sopimusehtojen noudattamisesta. 6. Tilaajalle annettava vakuus
Tilaajalla on oikeus vaatia palveluntuottajalta sopimuksenvastaisesta menettelystä tai velvollisuuksien laiminlyönnistä mahdollisesti aiheutuvaa vahinkoa vastaava vakuus. Tilaaja päättää vakuuden vaatimisesta ennen sopimuksen tekemistä. Vakuus on annettava 30 päivän kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta. Vakuudeksi hyväksytään tilaajan nimiin rahalaitokseen tehty rahatalletus, raha- tai vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus tai muu tilaajan hyväksymä vakuus. Vaadittavan vakuuden arvo on enintään 5 % vuotuisesta kokonaiskorvauksesta. 6 7. Tilaajan vastuu Tilaaja vastaa ostosopimuksessa ja siihen liitetyissä asiakirjoissa asetettujen velvollisuuksiensa täyttämisestä. Tilaaja on velvollinen korvaamaan velvoitteiden laiminlyönnillä tai sopimuksen rikkomisella liikennöitsijälle aiheuttamansa vahingot. Tilaaja ei kuitenkaan ole vastuussa liikennöitsijälle aiheutuneista vahingoista, jos syynä on tilaajasta riippumaton ylivoimainen este. 8. Reklamointi Tilaaja ja palveluntuottaja reklamoivat, jos toiminta ei ole sitä mitä sopimuksessa on sovittu sen olevan. Yhteydenoton aikana sovitaan miten asia hoidetaan ko. tapauksessa ja missä ajassa. Reklamaation vastaanottanut kirjaa yksityistiedot ja lähettää tiedon reklamoitsijalle sekä tiedoksi kunnan yhteyshenkilölle. Reklamaatiosta on kirjattava ylös päivämäärä, reklamaation sisältö ja mitä osapuolten kesken on sovittu. Mikäli reklamaatio tulee suoraan palveluntuottajalle, on reklamaatiosta ilmoitettava myös tiedoksi kunnan yhteyshenkilölle. Kuntaan tulleet reklamaatiot välitetään palveluntuottajalle, jonka kanssa sovitaan miten ja missä ajassa reklamaatioon vastataan. Mikäli reklamaatioita tulee toistuvasti, pidetään tilanteesta tilaajan ja palveluntuottajan kesken yhteistyöpalaveri. Kaikki reklamaatiot käsitellään tilaajan toimesta ja asiakaspalautetta hyödynnetään toiminnan kehittämisessä. 9. Hinnat ja hintojen muuttaminen Hinnat (alv 0 %) ovat tarjouksen mukaisia hintoja euroina, joiden lisäksi ei makseta lisäkorvauksia. Hinnat ovat kiinteitä ensimmäisen sopimusvuoden ajan. Sopimuskauden aikana noudatetaan lakisääteisiä hintoihin vaikuttavia muutoksia kuten arvonlisäveron muutoksia.
Tilaaja maksaa korvauksen palveluntuottajan ilmoittamalle tilille laskennallisina kuukausierinä. Korvaus maksetaan laskua vastaan viimeistään 14 pv:n kuluessa laskun esittämisestä. Viivästyskorko on korkolain mukainen enimmäisviivästyskorko. Jos korvauksen maksaminen viivästyy tilaajasta riippumattomasta syystä, esim. työtaistelutoimenpiteen takia, ei viivästyskorkoa peritä eikä liikennöitsijälle mahdollisesti aiheutuvia vahinkoja korvata. Laskuissa on oltava erittely laskutuksen perusteista. Ajamatta jääneestä liikenteestä ei makseta korvausta. Tilaajalla on oikeus vähentää ajamatta jäänyttä liikennettä vastaava osuus maksettavasta korvauserästä. 7 Liikennöintikorvausta voidaan muuttaa, jos ajettavaan liikenteeseen tehdään muutoksia. Muutoksista sovitaan yhteisesti. Laskettaessa muutosten vaikutusta korvaukseen, käytetään perusteena ostosopimuksessa ja siihen liitetyissä asiakirjoissa sovittuja yksikköhintoja. 10. Indeksiehto Liikennöintikorvaus on sidottu Tilastokeskuksen laatimaan kuorma-autoliikenteen kustannusindeksiin seuraavasti: Kohdan 9 mukaista, arvonlisäverotonta liikennöintikorvausta (peruskorvaus) muutetaan kuorma-autoliikenteen (osaindeksi pakettiautot ja kevyet kuorma-autot) kustannusindeksin muutosta vastaavasti. Korvauksen muutoksen suuruus saadaan, kun perusindeksiä verrataan tarkistusindeksiin. Mikäli tarkistusindeksi on korkeampi tai alempi kuin perusindeksi, peruskorvausta korotetaan tai alennetaan vastaavasti. Tarkistettu liikennöintikorvaus lasketaan seuraavasti: Perusindeksinä on vuoden 2014 tammikuun indeksiluku. Tarkistusindeksinä on kunkin vuoden tammikuun indeksiluku. Tarkistettu arvonlisäveroton liikennöintikorvaus saadaan, kun tarkistusindeksi jaetaan perusindeksillä ja osamäärä kerrotaan peruskorvauksella. Tarkistettua liikennöintikorvausta maksetaan tarkistusajankohtaa seuraavan maaliskuun alusta lukien (ensimmäisen kerran siis maaliskuussa 2015). 11. Liikennöintikorvauksen pidättäminen ja kuittaaminen Tilaajalla on saataviensa turvaamiseksi oikeus pidättää erääntyneen korvauserän maksaminen joko kokonaan tai osaksi, jos palveluntuottaja on laiminlyönyt sopimusvelvoitteensa. Tilaajalla on myös oikeus käyttää erääntynyttä korvauserää ostosopimuksen perusteella syntyneiden saataviensa kuittaamiseen.
8 12. Sopimuksen purkaminen Tilaajalla on oikeus välittömästi purkaa sopimus, jos palveluntuottaja ei määräajan kuluessa ole antanut tilaajan vaatimaa ja hyväksymää vakuutta; vireille on saatettu palveluntuottajaa koskeva konkurssi-, akordi-, velkajärjestely- tai yrityssaneeraushakemus tai palveluntuottaja on asetettu selvitystilaan; palveluntuottaja on tuomittu lainvoimaisella päätöksellä liikenteen harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta, jota ei ole pidettävä vähäisenä; palveluntuottaja on laiminlyönyt verojen ja lakisääteisten sosiaali- ja vakuutusmaksujen suorittamisen siten, ettei laiminlyöntiä ole pidettävä merkitykseltään vähäisenä; tai tilaajana toimineen kunnan viranomaisen päätös tehdyn oikaisuvaatimuksen tai valituksen johdosta kumotaan ja päätöksen täytäntöönpano tästä syystä on keskeytettävä. Jos palveluntuottaja toistuvasti laiminlyö kuljetusten säännöllisyyttä tai palvelun laatua taikka muutoin oleellisesti rikkoo ostosopimusta, eikä saatuaan kirjallisen huomautuksen viivytyksettä korjaa laiminlyöntiään tai uusii sen, on tilaajalla oikeus välittömästi purkaa sopimus. Palveluntuottajalla on oikeus välittömästi purkaa sopimus, jos tilaaja laiminlyö maksuvelvollisuutensa tai muutoin oleellisesti rikkoo ostosopimusta, eikä saatuaan siitä palveluntuottajalta huomautuksen viivytyksettä korjaa laiminlyöntiään. Kummallakin osapuolella on oikeus vaatia neuvotteluja sopimuksen muuttamisesta tai purkamisesta, jos ne ostosopimuksen syntymisen aikana vallinneet olosuhteet, jotka keskeisesti ovat vaikuttaneet liikennöinnin järjestämistarpeeseen tai -tapaan, olennaisesti muuttuvat. Halukkuudesta neuvottelujen käynnistämiseen on kirjallisesti ilmoitettava toiselle osapuolelle. Jos neuvotteluissa ei päästä yksimielisyyteen sopimussuhteen jatkamisen edellytyksistä kahdessa viikossa, on kummallakin osapuolella oikeus kirjallisesti ilmoittaa neuvottelujen päättämisestä ja purkaa sopimus. Sopimus purkautuu kuukauden kuluttua purkuilmoituksen tekemisestä. Kummallakaan osapuolella ei tässä tapauksessa ole oikeutta vahingonkorvaukseen. 13. Sopimuksen siirtäminen Kummallakaan osapuolella ei ilman toisen osapuolen suostumusta ole oikeutta siirtää sopimusta kolmannelle. 14. Erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimuksen pätevyyttä, tulkintaa ja soveltamista koskevat erimielisyydet, joita sopijaosapuolet eivät keskenään voi sopia, jätetään Kanta-Hämeen käräjäoikeuden ratkaistavaksi.
9 Kotihoidon ohjeet kotiaterioiden kuljettajille Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Ajolistat eivät saa olla näkyvillä autossa ja listat on palautettava päivittäin keittiölle Kuljettajalla tulee olla puhelin ja yhteystiedot on ilmoitettava kotihoitoon Pukeutuminen: kuljettajilla oltava siistit työasut ja nimikortti Kohteliaisuus (asiakastapaamisissa kiinnitettävä huomiota kielenkäyttöön ja hyviin tapoihin) Tupakointi ei ole sallittua ateriakuljetusprosessin aikana Henkilökohtaiseen hygieniaan ja käsihygieniaan on kiinnitettävä huomiota Sovitut omavalvontatoimenpiteet oltava kunnossa Auton on oltava elintarvikekuljetuksiin sopiva ja siivoussuunnitelma tulee olla olemassa Avaimet o avaimien säilytys: avainkaappi lukittava, avaimia ei saa missään tapauksessa säilyttää autossa o asiakkaalta ei saa ottaa vastaan avaimia Aterioiden noutaminen keittiöstä o alueelta, joissa keittiössä on lupa liikkua o sovitun reittiajan mukaisesti Jakelulista o ensimmäisen aterian toimitusaika kirjataan o viimeisen aterian toimitusaika kirjataan o paluuaika keittiölle kirjataan o jakelulista toimitetaan AINA ajon päätteeksi keittiölle Asiakaskäynti o ovikelloa soitetaan aina, vaikka avain olisi kuljettajalla o tervehtiminen o asiakkaita teititellään o jakelulistassa on mainittu asiakaskohtaiset toimenpiteet o rasian avaaminen o ruokailuun kehoittaminen o kirjaus, jos ateriat syömättä jääkaapissa TAI soitto kotihoidon sihteerille/avop.ohjaajalle) o toimenpiteet, jos asiakas ei avaa ovea soitto asiakkaalle (numero asiakaskortissa) jos ei vastausta, soitto Kotihoitoon (toimistosihteeri/avop.ohjaaja ateriaa EI JÄTETÄ KOSKAAN OVEN TAAKSE (vaikka asiakas olisi pyytänyt) jos asiakas sairas/kuollut: soita 112, odota ambulanssia. Soita kotihoitoon (toimistosihteeri/avopalveluohja.) tehtäviin kuuluu myös ruokalistojen ja tiedotteiden jakaminen ja keräys (JUHLAPYHÄT) Ilmoitus keittiöön ja kotihoitoon, jos vakituisen kuljettajan tilalla sijainen (sijaisen nimi, puhelinnumero ja sijaisuusaika)