Odotukset ja toiveet yhdistysekstranetille Alueelliset järjestöpäivät 24. 25.10.2009 Intranet ja Ekstranet Intranet on lähiverkko, joka on eristetty tietyn ryhmän käyttöön. Tavallisesti intranetillä tarkoitetaan organisaation lähiverkkoa, jota käytetään yrityksen tai yhteisön sisäiseen viestintään ja tietojenkäsittelytoimiin. Intranetiksi nimitetään usein myös pelkästään organisaation henkilöstön käyttöön rajattua sisäistä verkkopalvelua. Intranetiä, jonka käyttöoikeus on laajennettu tietyn ulkopuolisen asiakkaan tai asiakasryhmän käyttöön, kutsutaan ekstranetiksi. 1
Ekstranet Ekstranet tai extranet on yrityksen tai muun yhteisön ja asiakkaan tai yhteistyökumppanin välinen Internet-teknologiaa hyödyntävä suljettu verkkopalvelu. Ekstranet-palvelun kohderyhmänä ovat ainoastaan yrityksen halutut sidosryhmät. Esimerkkinä ekstranet-palvelusta voidaan pitää vaikkapa yhdistyksen jäsenistölleen tarjoamaa suojattua sivustoa, jolta löytyy yhdistyksen sisäistä aineistoa ja jäsenistön yhteystiedot. Ekstranet-, kuten muutkin verkkopalvelut voidaan luokitella niiden operatiivisuusasteen mukaan viestinnällisiin ja operatiivisiin palveluihin. Viestinnällinen ekstranet-palvelu keskittyy sidosryhmäviestintään kun taas operatiivisen palvelun päätarkoitus on tarjota sidosryhmäpalveluja. Ekstranet-palvelussa tämä jaottelu korostuu Epilepsialiiton ekstranet Ekstranet on Epilepsialiiton jäsenyhdistyksille tarkoitettu tunnuksin ja salasanoin suojattu foorumi. Ekstranet palvelee ennen kaikkea liiton järjestötiedotusta, mutta on samalla myös virtuaalinen kohtaamispaikka, jossa yhdistykset voivat viestiä ja verkottua keskenään. 2
Yhdistysekstranet Liiton näkökulmasta: Helpottaa ja säästää järjestötyön, sisäisen viestinnän ja postituksen aikaa, rahaa ym. Jo nyt monia materiaaleja pyydetään printin ohella sähköisesti. Yhdistystoiminnan peruskansio, koulutusmateriaalit ym. työvälineet kätevää päivittää suoraan verkkoon. Yhteisessä sisäverkossa materiaalit usealle vastaanottajalle samalla kertaa yhtäaikaisesti. Nopea yhteys jäsenkenttään ja sen kuulumisiin. Mahdollistaa myös vaihtoehtoiset esitystavat: videot, blogit, uutiskirjeet, kyselyt, palautteet VVAA -projektin tarpeet verkko-opiskelulle. Verkkokysely syksyllä 2008: yhdistyssivuille toivottiin vuorovaikutteisuutta. Konkreettinen tuen osoitus yhdistyksille. Yhdistysekstranet Yhdistysten näkökulmasta: Tukee järjestöidentiteettiä ja -yhteisöllisyyttä, kun mm. järjestöpäivien koulutusmateriaaleihin voi tutustua etukäteen ja palata jälkeenpäin. Tukee omaa osallisuutta ajasta ja paikasta riippumatta. Luo tasavertaisia osallistumismahdollisuuksia myös niille, jotka eivät voi/halua olla tilaisuuksissa mukana. Helpottaa ja nopeuttaa järjestötoimijoiden vuosittaista paperityötä (esim. toimintatiedot ja hakemukset liittoon jne.). Tuo mukaan sellaisia uusia toimijoita, jotka eivät muutoin osallistu yhdistyksen toimintaan. Voidaan valmistella asiakirjoja yhteisesti verkossa ja käydä lähetekeskustelua ennen kokouksia. Turvaa ja yhdenmukaistaa yhdistysten arkistointia (omilla kotikansioilla?). 3
Ryhmätyö Odotukset ja toiveet ekstranetille eli yhdistysten omille sivuille? Mitkä jo edellä mainituista asioista pitäisi sivuille sisällyttää? Mitä muuta niiden pitäisi sisältää? Pohdintaa 3 hengen ryhmissä. Yhdistysekstranetin tulee sisältää Ryhmätöiden tulokset (I): Vuosi-ilmoitus (tammikuu) sähköisessä muodossa Mahdollisuus laittaa muille yhdistyksille tietoa sähköisesti, lomakkeella tms., ei sähköpostilla Muiden yhdistysten ajantasaiset tiedot löytyvät (vastuu päivityksestä yhdistyksillä) Vinkkipalsta esim. kerho-iltojen teemat ( kuumat aiheet ) Koulutusten palautelomake Yhteistyö muiden neurologisten järjestöjen kanssa (ks. myös nv.fi) Päivän vitsi tai sattumus: Totisuus tappaa. Kuka se tällaisen vitsin laittoi? Yhdistystoimijoiden valokuvat (tilarajoitus?) 4
Ryhmätöiden tulokset jatkuu (II) Tapahtumakalenteri Jäsenkirje Keskustelukanava yhdistystasolla? Kuka valvoisi? Lomakkeet ja täyttöohjeet Kaikki kirjeenvaihto esim. kampanjasuunnittelu 2010 Tapahtumien valokuvat kuvagalleria (tilarajoitus?) Vertaisohjaajakoulutus (Avokuntoutukseen liittyvä osa-alue) Varainhankintaideoita, vinkkejä siitä, mitkä varainhankintaideat toimivat Jäsenrekisteri (MBJ erillään) Ryhmätöiden tulokset jatkuu (III) Kaikki sanottu jo edellä, lisäksi: Salasanalla ja käyttäjäntunnuksella näkemään esim. yhdistyksen omat lomakkeet yhdistykset jatkossa hallinnoimaan omia lomakkeitaan Sivujen selkeys (visuaalisuus), voisiko yhdistysten tunnus näkyä, yksilöllisyys? 5
Ryhmätöiden tulokset jatkuu (IV) Ekstarenet voisiko olla epinet, olisiko ymmärrettävä Sähkösanoma uutiskirje, tekstin luettavuus oltava hyvä Posti liitosta ja posti liittoon Jäsenasiat salattuna, miten rekisterin päivitys jatkossa esim. jäsenen uusi osoite? Ajankohtaisista asioista tiedottaminen, onko tarkoitus salata esim. hallitukselle vai kaikille? Onko joku asia tarpeen salata? Toimintatilastoja eri tapahtumista esim. sponsoroiden motivoimiseksi graafisia tietoja tms. (Toiminnassa tapahtunutta), tukisivuja omaan toimintaan Lomakkeet, asiakirjapohjat ohjeineen Yhdistystietokansio nettiin Epilepsiatietokansio nettiin (myös PP-diat ensitietopäiviin) Yleensä yhdistysväelle suunnattu materiaali (ne on jo, tästä koulutuksesta tulevat ensi viikolla) Tarvitaanko paperille yhdistyksille/toimijoille, joilla ei konetta käytössä Ryhmätöiden tulokset jatkuu (V) Yhdistysten kotisivut Liiton sivuilla oleva HYKS jne. luokittelu, asian täsmentäminen, kuinka löytää yhdistyksen sivuille Tarkennettava nettiin, että yhdistyksen jäsen, yhdistys kuuluu Epilepsialiittoon Yhdistyksen sivuille yhdistyksen asiakirjat: TS, TA?, esityslistat, pöytäkirjat nähtäviin. Tuleeko talousasiat ja hallituksen pöytäkirjat laittaa salaisina/rajatulle ryhmälle? Mitä yhdistyksiltä näkyviin etusivulle? Kerhot paremmin näkyviin osana yhdistyksen sivuja (selkeyttämistä) Valokuvat yhdistyksen hallituksen jäsenistä (uusien helpompi tulla, kun naama jo netistä tuttu) Tulee herättää mielenkiintoa, kutsua sisään mm. kuvilla 6