Yhdistysavain Rekisterin peruskurssi Tervetuloa koulutukseen! kouluttaja Janne Käenniemi

Transkriptio

1 Yhdistysavain Rekisterin peruskurssi Tervetuloa koulutukseen! kouluttaja Janne Käenniemi

2 Mitä ovat Yhdistysavain ja Sporttisaitti? Yhdistyksille ja urheiluseuroille tarkoitettuja selainpohjaisia julkaisujärjestelmiä, joissa on myös jäsenrekisteri. Julkaisujärjestelmä on tietokoneohjelma, joka mahdollistaa kotisivujen ylläpidon ilman ohjelmointiosaamista. Monimutkaiset julkaisujärjestelmät kuten Drupal ja Joomla usein liian kalliita ja järeitä yhdistyksille. Kuin ampuisi kärpästä haulikolla. Helppokäyttöinen, nopea ja edullinen. 2

3 Miten Yhdistysavain ja Sporttisaitti eroavat? Yhdistysavain ja Sporttisaitti ovat ominaisuuksiltaan lähes identtisiä eri käyttäjäryhmille markkinoituja sisartuotteita. Tuotteet eroavat vain valmiiden ulkoasuteemojen valikoimassa ja hintojen ALV:ssa. Tässä koulutuksessa käytämme Yhdistysavain-materiaaleja ja Yhdistysavain-termejä. Sporttisaitin vastaava materiaali löytyy sivulta: 3

4 Mikä on Yhdistysavain? Selainkäyttöinen kotisivujen julkaisualusta Jos osaa käyttää tietokonetta, osaa käyttää Yhdistysavainta. Kaikki sivuston päivitys verkkoselaimen kautta (ei tiedostojen siirtoa serverille tai ohjelmistopäivityksiä). Suomalaisen yrityksen (Avoine Oy) suunnittelema tuote suomalaisille yhdistyksille. Tuhannet yhdistykset ja yritykset käyttävät, myös Nettitiimi! 4

5 Miten Yhdistysavain rekisterin saa? Rekisteri tulee samassa paketissa Yhdistysavain kotisivut -ohjelman kanssa. Rekisteriä voi käyttää vaikka ei käyttäisi Yhdistysavain Kotisivut - ohjelmaa ollenkaan! Tarvittaessa uuden voi avata täältä:

6 Mitä Yhdistysavain rekisteri maksaa? Rekisterillä EI ole kuukausi- tai vuosimaksua, vaan maksu käytön mukaan: Maksaa vain, jos lähetetään laskuja (miten tahansa) tai jäsenviestejä tekstarilla/kirjeellä. Arvioi oma tarve ja budjetoi. Esim laskelma. 1 lasku/vuosi * 50 jäsentä * 0,49 / sähköposti = 24,50 /vuosi sis. alv Aika on rahaa. Laske omalle ajallesi arvo.

7 Kenelle Rekisteri on tarkoitettu? - Jäsenyhdistyksille

8 Mitä hyötyä rekisteristä on? Yhdistysten pyörittäjät saavat työkalun jolla säästää aikaa/rahaa ja saa lisää järjestelmällisyyttä jäsenrekisterin hallintaan, tiedotukseen ja jopa maksuliikenteen seurantaan.

9 Mitä siihen kuuluu ja miten se toimii? 1.Jäsenrekisterin hallinta. Jäsenhakemukset. 2.Jäsentiedotteiden lähetys 3. Laskujen lähetys ja maksujen seuranta 4. Kulukorvaussovellus

10 1. Jäsenrekisterin hallinta Jäsenrekisterin tuonti Excelistä (video) Jäsentietojen muokkaus, suodattaminen ja massatoiminnot (video) Hallinta-näkymä, omat kentät ja ryhmät (video) Videot linkki

11 Excelin vieminen Rekisteriin. Lessons learnt! Periaatteessa helppoa, mutta huomioi erityisesti nämä: Ota aina aluksi varmuuskopio alkuperäisestä Excelistä. Aloita viemällä Rekisteriin ensin koe-erä esim. 10 henkilön tiedot.myöhemmin lisää. Laita etunimi ja sukunimi omiin sarakkeisiin ks. Seuraava sivu Sama sähköposti ei saa esiintyä kahteen kertaan! Sähköposteissa ei saa olla ääkkösiä ja vain merkki kelpaa! Kaikki kentät jotka ovat Excelissä, pitää esiintyä myös Rekisterissä. Lisätietoa:

12 Etunimen ja sukunimen erottaminen Excelissä

13 Jäsenhakemus Jäsenet voivat liittyä kotisivujen puolella täyttämällä jäsenhakemuslomakkeen. Hakemus siirtyy automaattisesti Rekisteri puolelle jossa rekisterinylläpitäjä hyväksyy tai hylkää hakemukset yksitellen. Mahdollinen suuri ajansäästäjä teille?

14 2. Jäsentiedotteiden lähetys Vain tekstiä, ei kuvia. Sähköposti (ilmainen) Tekstari (maksullinen) Kirje (maksullinen). Videot linkki

15 3. Laskujen lähetys ja maksujen seuranta Sähköposti (ilmainen) Tekstari (maksullinen) Kirje (maksullinen). Videot linkki

16 3. Laskujen lähetys ja seuranta Voi määritellä useita eri laskutyyppejä ja seurata maksutilannetta reaaliaikaisesti. Automaattinen viitemaksujen seuranta mahdollista, Vaatii valtakirjan toimittamisen pankkiin. Tästä löytyy pohja. Tulosta ja täydennä omat tiedot. Vie pankkiin. Huom. Maksujen viitemaksuseuranta maksaa pankista riippuen 7-11 /kk. Osa pankeista mahdollistaa myös lyhyet sopimukset.

17 4. Kulukorvaussovellus Jäsenet voivat lähettää kululaskuja suoraan Rekisteriin kännykkäappsin kautta. Rekisterin ylläpitäjä/rahastonhoitaja hyväksyy tai hylkää kululaskut Rekisterissä. Maksut verkkopankissa Tositeniput saa ulos PDF:nä. Ohjeet

18 Harjoittelua

19 Ohjeita: Yhdistysavain: Kontakteja ja linkkejä: Yhdistysavain: Yhdistysavain asiakaspalvelu: Yhdistysavaimen asiakaspalvelu chatissä. Verkkotyöpöydällä tai

20 Kiitos kaikille! Janne Käenniemi Kotisivut: Blogi: /blogi LinkedIn: Janne Käenniemi Facebook: Nettitiimi