Hyvinvointilautakunta 24 27.09.2017 Kunnanhallitus 218 09.10.2017 Kunnanvaltuusto 61 13.11.2017 Valtuustoaloite, kirjastojen toiminnan laajentaminen omatoimikirjastoiksi 43/00.01.02/2017 Hyvilk 27.09.2017 24 Valmistelija: Kaisa Myllymäki, kirjastonjohtaja p. 040 5063893, s-posti: kaisa.myllymaki@rautjarvi.fi Kokoomuksen valtuustoryhmä/petteri Laaksonen on tehnyt 24.4.20176 valtuus to aloit teet kirjastojen toiminnan laajentamiseksi oma toi mi kir jas toiksi. Omatoimiaikana kirjasto on käytettävissä silloinkin, kun henkilökunta ei ole pai kal la. Omatoimikirjastossa on tekniikkaa, joka mahdollistaa pääsyn kirjas toon kirjastokortilla ja PIN-koodilla. Käyttöoikeus on henkilökohtainen. Oma toi mi ai ka on muualla Suomessa omatoimikirjastoissa pääsääntöisesti maa nan tais ta sunnuntaihin alkaen aamulla klo 6-8 ja päättyen illalla klo 20-22. Joka päivä on sama omatoimiaika, jotta se on asiakkaiden helppo muis taa. Omatoimikirjaston perustaminen vaatii runsaasti tekniikkaa. Tärkeimmät asiat ovat: omatoimijärjestelmä lainaus- ja palautusautomaatti sähköovi ovikamera (kuvaa kaikki sisääntulijat) oveen kulunvalvonta riittävä määrä valvontakameroita kattamaan koko kirjasto näihin vaadittavat sähkötyöt ja kaapelointi rfid-tarroitus kaikkeen lainattavaan aineistoon, jotta automaatilla lai naus on mahdollista Rautjärvellä kummassakaan yksikössä ei ole mitään edellä mainittua tekniik kaa. Pääkirjaston tämänhetkinen kameravalvonta on ulkotiloissa, si säl lä ei ole yhtään kameraa. Mitä vanhempi, matalampi ja sokkeloisempi ra kennus, sen kalliimpaa perustaminen on, neliöt eivät ole niinkään rat kai se via. Sähkötyöt, kaapeloinnit ja sähköovet voivat maksaa todella paljon ja on myös mahdollista, ettei omatoimikirjastoa voida perustaa tilan ma ta luu den tai talotekniikan vanhuuden takia. Kirjaston kaikki lainattava aineisto täytyy tarroittaa rfid-tarroilla ja lisäksi myös virkailijan työasema täytyy varustaa rfid-toiminallisuudella ja huo mioida, että automaatit tukevat tekniikkaa. Myös rfid-toiminnallisuuden käyttöön otos ta ja asennuksesta tulee kustannuksia sekä rfid-tarroitusta varten tar vi taan lisätyövoimaa, mikäli omatoimikirjasto päätetään perustaa. Arvio kir jas to vir kai li jan noin 4-5 kk:n palkkauskustannuksista on noin 9 000-11 000.
Omatoimijärjestelmästä ja automaateista tulee myös tuki- ja yl lä pi to kus tannuk sia viimeistään takuuajan jälkeen. Rautjärven kirjastoihin aiheutuvia kustannuksia on tässä vaiheessa mah doton ta arvioida tarkasti, koska muutostöiden hinta selviää vasta, kun pyy detään asiantuntijat paikalle tarkastelemaan rakennuksia. Ottaen huo mi oon rakennusten ikä, sokkeloisuus ja se, ettei olemassa ole mitään vaa dit ta vaa tekniikkaa voidaan arvioida, että Asemankirjaston kustannukset oli si vat noin 40 000-50 000 euroa ja pääkirjaston osalta noin 50 000-60 000 eu roa. Omatoimikirjasto on asiakkaille tarjottava lisäpalvelu nykyisen kir jas to palve lun lisäksi. Kaikki nykyiset työtehtävät on hoidettava omatoimikirjaston käyt töön oton jälkeenkin, joten henkilökuntaa ei voida vähentää. Pi kem minkin kirjastohenkilökunnan työmäärä lisääntyy omatoimikirjaston käyt töönoton myötä. Muista omatoimikirjastoista tulleen palautteen perusteella kirjas ton hyllyt ovat sekaisin omatoimiajan jälkeen, koska ei ole oletettavaa et tä asiakkaat laittaisivat kirjat hyllyihin oikein. On myös huolehdittava asiak kai den opastuksesta, jotta nämä osaavat käyttää omatoimikirjastoa. Tällä hetkellä Asemankirjastossa käy virkailija kerran viikossa kokonaisen työ päi vän, joten siitä ei tule kunnalle matkakuluja. Mikäli Asemankirjastolle pe rus te taan omatoimikirjasto, on siellä virkailijan käytävä vähintään kolme ker taa viikossa järjestelemässä paikkoja, sillä asiakkaiden jäljiltä kirjat ovat väis tä mät tä sekaisin. Samalla hän myös pitää kirjastoa avoinna asiak kaiden neuvontaa varten. Virkailija ei kuitenkaan voi työskennellä siellä kolmea kokonaista työpäivää, sillä pääkirjastossa tarvitaan enemmän työ voimaa. Tällöin ainoa vaihtoehto on, että virkailija vaihtaa kesken työpäivän työ pis tet tä, jolloin matkakorvaus kuuluu maksaa. Matkakulut vuodessa olisi vat noin 3000 euroa. Asemankirjaston nykyinen tila on todella pieni, ja sinne on hankala mah duttaa pienintäkään lainaus- ja palautusautomaattia. Jotta automaatti voi tai siin mahduttaa sinne, tulisi poistaa jokin kirjahyllyistä. On myös mah dol lis ta että talotekniikan vanhuuden ja tilan mataluuden vuoksi oma toi mi kir jas ton sijoittaminen Asemankirjastoon ei ole mahdollista. On myös sel vi tet tä vä, vapautuuko Rautjärven aseman koululla lähivuosina mahdollisesti ti laa, johon kirjasto voisi siirtyä. Omatoimikirjaston käyttöönotto molemmissa yksiköissä yhtä aikaa ei ole mah dol lis ta, koska yhdenkin omatoimikirjaston käyttöönotto vaatii paljon kir jas to hen ki lö kun nan työaikaa. Pääkirjastossa omatoimikirjaston käyttöönotto edellyttää lainausalueen remont tia, jolloin nykyiset pitkät lainaustiskit poistetaan, jotta saadaan tila lainaus- ja palautusautomaatille sekä pienemmälle virkailijan työpisteelle. Lainaus osas tol le tuleva työpiste tulee varustaa lukittavilla laa ti koil la/kaa peil la. Samassa yhteydessä on uusittava lainausalueen lattia sekä ka lus tet ta va tila uudelleen. Arvioitu summa on noin 10 000. Lisäksi omatoimikirjaston perustamisen yhteydessä huomioon otettavia asioi ta ovat:
Asiakkaille tulee järjestää opastusta omatoimikirjaston käyt töön ot to vaihees sa. Vartiointi ja mahdolliset hälytykset. Mitä tapahtuu kun asiakas aiheuttaa häly tyk sen esim. jäätyään kirjastoon omatoimiajan jälkeen? Tehdäänkö so pimus vartiointiliikkeen kanssa vai ohjautuuko hälytys kunnan päi vys tä jäl le, jolloin heille tulee lisätyötä ja kirjastolle kustannuksia? Hä tä pois tu mis tiet, onko riittävästi? Valaistuksen automatisointi, onko mahdollista? Palautusluukun sijainti Kirsti-salin avoinna pitäminen omatoimiaikana Kirjastosalin vitriininäyttelyt. Vitriinit eivät ole lukittavia, joten voidaanko jatkaa näyttelyitä niissä? Sanomalehtien käyttöönotto aamuisin, kun omatoimiaika alkaa. Kuka laittaa lehdet esille? Kopiointi- tulostusmahdollisuus Kustannukset Pääkirjastossa omatoimikirjaston perustamiskustannukset noin 50 000-60 000, lisäksi rfid-tarroitusta varten palkattavan kirjastovirkailijan palk kakus tan nuk set noin 9 000-11 000. Vuotuiset kustannukset perustamisen jälkeen koostuvat oma toi mi jär jes telmän ja laitteiston ylläpitokustannuksista, arvio noin 1 200-1 500 vuo dessa. Lisäksi myös mahdollinen kustannus asiakkaiden aiheuttamista hä lytyk sis tä. Lisäksi jos Asemankirjastolle tulee omatoimikirjasto, kirjastovirkailijan matka ku lut noin 3 000 vuodessa. Vaikutusten arviointi Hyödyt: Omatoimikirjasto tuo lisämahdollisuuksia ja laajentaa kokoelmien käyttöä, kun saadaan asiakkaille paljon lisäaikaa kirjaston käyttöön omatoimiajan puit teis sa. Omatoimikirjasto tulee nähdä palvelua parantavana ja laajentavana te ki jänä. Rahallisia säästöjä omatoimikirjaston käyttöönotolla kunnan ei ole mahdol lis ta saavuttaa. Työntekijöiden työajan paremman kohdentamisen, kirjas ton imagon parantumisen ja lisääntyvän kirjastonkäytön kautta on kuiten kin mahdollista saavuttaa kuntaan lisääntyvää hyvinvointia. Haitat: Omatoimiaikana kirjaston henkilökunta ei ole tavoitettavissa, joten se voi ai heut taa ongelmatilanteita asiakkaille. Mahdolliset järjestyshäiriöt. Muualla Suomessa on ollut oma toi mi kir jas toissa tilanteita, joissa omatoimiaikana kirjastossa on kokoontunut äänekkäitä seu ruei ta, jotka käyttävät kirjastoa vain kokoontumistilana ja häiritsevät
mui ta kirjastonkäyttäjiä. Joihinkin omatoimikirjastoihin on jouduttu palkkaamaan vartijat. Valmistelijan ehdotus: Lautakunta esittää varattavaksi vuoden 2018 investointeihin 70.000 euron määrärahan omatoimikirjaston perustamiseksi pääkirjastoon. Summasta 60 000 euroa kohdistuu omatoimikirjaston tekniikan hankintaan ja 10 000 euroa lainausalueen remonttiin. Esittelijän ehdotus: Lautakunta hyväksyy valmistelijan ehdotuksen ja esittää sen edelleen kunnanhallituksen ja valtuuston hyväksyttäväksi.
Kh 09.10.2017 218 Lautakunta päätti yksimielisesti jättää asian pöydälle. Siihen palataan ensi vuonna. Valmistelija:Harri Anttila, kunnanjohtaja p. 0400 559 034, s-posti: harri.anttila@rautjarvi.fi Kj:n ehdotus: Kunnanhallitus esittää kunnanvaltuustolle, että valtuustoaloite kirjastojen toi min nan laajentamiseksi omatoimikirjastoiksi hylätään, koska to teut ta minen edellyttäisi merkittäviä investointeja ja käyttömenojen lisäyksiä. Omatoi mi kir jas ton perustamisella saatava kirjaston aukioloaikojen lisääminen ja pal ve lu ta son korottaminen ei tässä taloudellisessa tilanteessa ole mah dollis ta. Kunnanhallitus esittää kunnanvaltuustolle, että aloite todetaan loppuun käsi tel lyk si, mutta asiaan voidaan palata Rautjärven Aseman koulun uu delleen järjestelyjen yhteydessä. Kv 13.11.2017 61 Hyväksyttiin. Valmistelija: Paula Hinkkanen, talouspäällikkö p. 040 354 0292, s-posti: paula.hinkkanen@rautjarvi.fi Päätösehdotus: Kunnanvaltuusto hyväksyy hallituksen esityksen ja aloite todetaan loppuun kä si tel lyk si, mutta asiaan voidaan palata Rautjärven Aseman koulun uu delleen järjestelyjen yhteydessä. Hyväksyttiin.