JOUTSAN SEURAKUNTA KOKOUSKUTSU 6/2018 KIRKKONEUVOSTO Kokousaika 24.05.2018 klo 17.14 Kokouspaikka Joutsan seurakuntakoti Käsiteltävät asiat 67 Kokouksen avaus 68 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 69 Pöytäkirjantarkastajat 70 Kokouksen työjärjestys 71 Talouspäällikön viransijainen 72 Toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2017 73 Seurakuntasihteerin irtisanoutuminen 74 Kirkkoherranviraston ja taloustoimiston yhteinen seurakuntasihteeri 75 Kolehtisuunnitelma ajalle 1.6. - 31.12.2018 76 Vuosilomat 1.5. - 30.9.2018 77 Seurakuntavaalien 2018 julkaisulehti 78 Seurakunnan tietosuojaohjeistus 79 Kirkkoneuvoston pöytäkirjanpitäjä 80 Muut asiat 81 Kokouksen päättäminen Oikaisuvaatimusohje ja valitusosoitus Pöytäkirjan nähtävillä olo Kokouksen tarkastettu pöytäkirja, johon on liitetty valitusosoitus, pidetään yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa sen aukioloaikoina 28.5.2018-11.06.2018. Puheenjohtaja Tuula Leppämäki Julkipanotodistus Tämä kokouskutsu on julkaistu seurakunnan ilmoitustaululle 17.5.2018 Ilmoitustaulunhoitaja Elisa Jaakkola
KIRKKONEUVOSTO 24.05.2018 Sivu 68 Kokousaika 24.05.2018 klo 17.14 Kokouspaikka Jäsenet Muut saapuvilla olleet Joutsan seurakuntakoti Leppämäki Tuula, pj. Jaakkola Teuvo, varapj. Eskelinen Sakari Niinikoski Aila Oksanen Petteri Talja Aarre Temisevä Liisa Vilander AnnaMarja Vilkman Pirkko sihteerinä 74 aikana poissa poissa, varajäsen Långström Sirkka Kallioinen Matti, kvalt. pj. Kuitunen Teuvo, kvalt, varapj. Nuto Annukka, Leivonmäen kappelin pappi poissa Räsänen Juhani, Luhangan kappelin pappi poissa Mourujärvi Laila, esittelijä paikalla 67 ja 72 Lehtimaa Eija, esittelijä, pöytäkirjanpitäjä poissa Jaakkola Elisa, pöytäkirjanpitäjä poistui 74 ajaksi Asiat 67-81 Pöytäkirjan allekirjoitus Tuula Leppämäki Puheenjohtaja Elisa Jaakkola Pöytäkirjanpitäjä Aila Niinikoski Pöytäkirjanpitäjä 74 Pöytäkirjantarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Pöytäkirjan käsittelylehdet on samalla varustettu nimikirjaimillamme Tarkastusaika ja paikka 28.5.2018 kirkkoherranvirasto Teuvo Jaakkola Pöytäkirjantarkastaja Sirkka Långström Pöytäkirjantarkastaja Pöytäkirja on pidetty yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa 28.5.2018-11.06.2018 Allekirjoitus
KIRKKONEUVOSTO 24.05.2018 Sivu 69 67 Kokouksen avaus Puheenjohtaja piti alkuhartauden ja avasi kokouksen. 68 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 69 Pöytäkirjantarkastajien valinta Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Teuvo Jaakkola ja Sirkka Långström. 70 Kokouksen työjärjestys Hyväksyttiin seuraavin lisäyksin. 77 Seurakuntavaalien 2018 julkaisulehti 78 Seurakunnan tietosuojaohjeistus 79 Kirkkoneuvoston pöytäkirjanpitäjä Muut asiat pykälään lisättiin yhdeksän asiaa.
KIRKKONEUVOSTO 24.05.2018 Sivu 70 71 Talouspäällikön viransijainen Talouspäällikkö Eija Lehtimaa on ollut virkavapaalla 25.2.-25.5.2018. Hänen virkavapaansa jatkuu 30.9.2018 asti. Kirjanpitäjä Laila Mourujärvi on toiminut taloustoimistossa osa-aikaisena ja tuntipalkkaisena talouspäällikön viransijaisena 12.4.2018 alkaen kirkkoherran virkamiespäätöksellä. Hänen tehtäviinsä on kuulunut tekemättä jääneitä kirjanpidollisia tehtäviä ja tilinpäätöksen valmistaminen loppuun. Kirkkoherranviraston seurakuntasihteeri Elisa Jaakkola on toiminut myös taloustoimiston sihteerinä 1.3.2018 alkaen. Siksi seurakunta tarvitsee tällä hetkellä vain osa-aikaisen talouspäällikön viransijaisen. Laila Mourujärvellä on ollut oma tilitoimisto ja hänellä on HTM-tutkinto. Koulutuksensa ja työkokemuksensa tähden hän on ammattitaitoinen ja voi olla avuksi seurakunnalle haasteellisessa taloushallinnon tilanteessa. Hän on halukas hoitamaan talouspäällikön viransijaisuuden osa-aikaisena ja tuntipalkkaisena 30.9.2018 asti. Kirkkoneuvosto valitsee osa-aikaiseksi ja tuntipalkkaiseksi talouspäällikön viransijaiseksi Laila Mourujärven ajalle 26.5.-30.9.2018. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti.
KIRKKONEUVOSTO 24.05.2018 Sivu 71 72 Toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2017 Kneuv. 11.4.2018 55 Päätösesitys: Kirkkoneuvostolle postitetaan kokouskutsun liitteenä Joutsan seurakunnan tasekirja 2017. Liite 1 kneuv. 11.4.2018 55. Vuoden 2017 tilinpäätös osoittaa, että kirkollisverotulot alittuivat arvioidusta n.39.700 euroa. Viimeisimmät yhteisövero-osuudet seurakunnille on tilitetty vuoden 2017 lokakuussa. Joutsan seurakunnalta perittiin yhteisöveroa 462,21 euroa ja valtionrahoitusta tilitettiin 106.253,04 euroa (TA:ssa arvioitiin saatavan 106.750 euroa). Toimintatuotot ylittyivät maksutuottojen, kolehtien ja puunmyyntitulojen osalta. Toimintakulut alittuivat henkilöstökulujen, palvelusten ostojen ja aineet ja tarvikkeet osalta. Toiminta-avustusta saatiin 6.900 euroa; tätä ei oltu TA:ssa huomioitu. Vuoden 2017 tilinpäätös osoittaa vuosikatteena 95.509,75 euroa ylijäämää. Tämä riittää poistoihin (46.701,61 e), joten tilikauden tulokseksi jää 48.896,14 euroa ylijäämää. Ylijäämä siirretään taseen oman pääoman yli/alijäämätilille. Vuoden 2017 tilinpäätös esitetään kirkkoneuvoston hyväksyttäväksi ja edelleen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Kirkkoneuvosto allekirjoittaa tasekirjan 2017. Annetaan tilit tilintarkastajien tarkastettavaksi. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. Kneuv. 24.5.2018 72 Vs. Talouspäällikön päätösesitys: Luetaan tilintarkastuskertomus ja esitetään vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille. Asia siirtyy seuraavaan kokoukseen tilintarkastuskertomuksen puuttumisen vuoksi.
KIRKKONEUVOSTO 24.05.2018 Sivu 72 73 Seurakuntasihteerin irtisanoutuminen Seurakuntasihteeri Tuija Salo on jättänyt irtisanoutumisilmoituksen kirkkoneuvostolle 2.5.2018, Liite 1 kneuv 24.05.2018 73. Tuija Salo sanoutuu irti Joutsan seurakunnan seurakuntasihteerin virasta 4.6.2018 alkaen. Kirkkoneuvosto myöntää seurakuntasihteeri Tuija Salolle eron seurakuntasihteerin virasta 4.6.2018 alkaen. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti.
KIRKKONEUVOSTO 24.05.2018 Sivu 73 74 Kirkkoherranviraston ja taloustoimiston yhteinen seurakuntasihteeri Seurakuntasihteeri Tuija Salo on irtisanoutunut seurakuntasihteerin virasta 4.6.2018 alkaen. 4.12.2017 alkaen on hänen viransijaisenaan toiminut yo-merkonomi Elisa Jaakkola. Jaakkola on toiminut virassa osa-aikaisena ja tuntipalkkaisena. Käytännössä hän on ollut n. 50 % kirkkoherranviraston sihteeri. Talouspäällikkö on ollut virkavapaalla 25.2.-25.5.2018. 1.3.2018 alkaen Elisa Jaakkola on toiminut myös taloustoimiston sihteerinä laskennallisesti 50 % työajalla, kun talouspäällikkö on ollut virkavapaalla. Jaakkola on perehtynyt hyvin sekä kirkkoherranviraston että taloustoimiston työtehtäviin ja kykenee ammattitaitoisena selviytymään hyvin molempien toimistojen sihteerin työtehtävistä. Koska vielä on avoin asia, millaiseksi muodostuu suunniteltu yhteistyö Lapuan hiippakunnan taloustoimiston kanssa, on mielekästä, että Jaakkola jatkaa molempien toimistojen sihteerinä niin kauan, kun talouspäällikkö on virkavapaalla eli 25.5.-30.9.2018 välisen ajan. Kirjurin (Kirkonkirjojen pidon) käytöstä on tehty sopimus Uuraisten seurakunnan kanssa. Uuraisten virastosihteeri on käyttänyt työaikaa meidän kirjuritehtäviin n.20h/kuukausi. Kirkkoherranviraston seurakuntasihteerin virka on tällä hetkellä 100 prosenttinen. Nyt kun Jaakkola hoitaa sitä laskennallisesti 50 % työajalla, seurakunnan on mahdollista saada myös säästöä ko. viranhoidosta. Kirkkoneuvosto päättää, että ajalla 25.5.-30.9.2018 Elisa Jaakkola toimii täysipäiväisenä kirkkoherranviraston ja taloustoimiston sihteerinä. Hänelle maksetaan tehdyistä työtunneista. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti. Elisa Jaakkola poistui pykälän käsittelyn ja päätöksenannon ajaksi. Pöytäkirjanpitäjänä toimi Aila Niinikoski.
KIRKKONEUVOSTO 24.05.2018 Sivu 74 75 Kolehtisuunnitelma ajalle 1.6. - 31.12.2018 Kirkkoherra on laatinut kolehtisuunnitelman ajalle 1.6. - 31.12.2018, Liite 1 kneuv 24.05.2018 75. Suunnitelmassa on Luhangan ja Leivonmäen kappeliseurakunnille varattu mahdollisuus päättää itse kolehtikohteesta jouluaattona 24.12.2018. Leivonmäen kappelineuvosto päätti kokouksessaan 7.5.2018 kerätä jouluaaton 2018 kolehdin Kirkon Ulkomaanavun katastrofirahastoon. Muutoin esityksen mukaan. Liite 2 kneuv 24.5.2018 75. Luhangan kappelineuvosto päättää myöhemmin Luhangan jouluaaton kolehtikohteen ja ilmoittaa sen kirkkoherranvirastoon. Kirkkoneuvosto hyväksyy kolehtisuunnitelman ajalle 1.6. - 31.12.2018. Hyväksyttiin lisäyksellä. Luhangan kappelineuvosto on ilmoittanut keräävänsä 24.12.2018 kolehdin Luhangan alueen diakoniatyöhön.
KIRKKONEUVOSTO 24.05.2018 Sivu 75 76 Vuosilomat 1.5. - 30.9.2018 LOMALISTA 2018 Nimi Lomaoikeus Pidetään Lomakaudella 1.5.-30.9.2018 Aki Rämö 38 20 9. - 15.7. 13.8.- 2.9. Heidi Karvinen 38 25 16.7.- 19.8. Nina Siitari 38 26 14.-18.5, 2.-22.7, 3.-10.9 Milja Urkko 38 25 25.6-27.7 Orvokki Järvinen 38 31 25.6.-6.8. Annika Oksanen 38 25 6.7.-9.8. Juha Nieminen 38 30 11-31.7, 27.- 31.8, 10. 14.9 Heli Majanen-Jaakkola 38 25 6.-24.8, 17. -28.9 Eija Lehtimaa 38 - Tuija Salo 27 Maksetaan rahana. Kirkkoneuvosto hyväksyy lomat ajalle 1.5. 30.9.2018. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.
KIRKKONEUVOSTO 24.05.2018 Sivu 76 77 Seurakuntavaalien 2018 julkaisulehti Seurakunnan on valittava toukokuun 2018 loppuun mennessä seurakuntavaalien julkaisulehti, jossa julkaistaan vaaleihin liittyvät kuulutukset ja ehdokaslistojen yhdistelmät. KJ 23:2,2-3. Kirkkoneuvosto valitsee vaalien 2018 julkaisulehdeksi Joutsan seutu- lehden. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.
KIRKKONEUVOSTO 24.05.2018 Sivu 77 78 Seurakunnan tietosuojaohjeistus Yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 on noudatettava 25.5.2018 alkaen. Seurakunnan tietosuojahenkilö Elisa Jaakkola on valmistanut seurakunnan tietosuojaohjeistuksen, Liite 1 kneuv. 24.5.2018 78. Ohjeistus jaetaan kirkkoneuvostolle tiedoksi. Tietosuojahenkilö voi päivittää ohjeistuksen tarvittaessa eikä päivitykseen tarvita kirkkoneuvoston hyväksyntää. Kirkkoneuvostolle jaetaan tiedoksi seurakunnan tietosuojaohjeistus 2018. Jaettiin tiedoksi.
KIRKKONEUVOSTO 24.05.2018 Sivu 78 79 Kirkkoneuvoston pöytäkirjanpitäjä Laila Mourujärvi on valittu talouspäällikön viransijaiseksi 26.5. - 30.9.2018. On luontevaa, että hän toimii kirkkoneuvoston pöytäkirjanpitäjänä 26.5. - 30.9.2018 välisen ajan. Kirkkoneuvosto valitsee pöytäkirjanpitäjäksi 26.5. - 30.9.2018 Laila Mourujärven. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.
KIRKKONEUVOSTO 24.05.2018 Sivu 79 80 Muut asia 1. Kiinteistöjen ja hautausmaiden kunnossapidon parantaminen, palkkaamalla suntiolle avuksi työvoimaa palkkatuella ja nuoria kesätöihin. Kirkkoneuvosto keskusteli asiasta. 2. Tiedoksi - Kirkkoherran vuosiloma 11.7.-12.8.2018, sijaisena Juhani Räsänen 11-24.7.2018 ja Annukka Nuto 25.7.-12.8.2018 - Toimintaohje epäasiallisen käytöksen havaitsemiseksi ja ehkäisemiseksi. Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin pöytäkirjanote (DMIK/151/00.01.01/2018) Liite 1 kneuv 24.05.2018 80. 3. Talousraportti Merkittiin tiedoksi. Kirkkoneuvostolle tiedoksi 4. Vaaralliseksi todettu Pekkasten leirikeskuksen edusmuuri on nyt purettu pois. Merkittiin tiedoksi. 5. Kävelyretki Toivolaan toteutetaan loppu kesästä. 6. Leivonmäen seurakuntatalon ikkunoiden pesu Vapaaehtoiset Leivonmäellä keräsivät pesuryhmän, joka pesee seurakuntatalon ikkunat. Kirkkoneuvosto keskusteli seurakunnan muiden kiinteistöjen ikkunoiden pesusta. 7. Luhangan sankarihautausmaa Kirkkoneuvosto keskusteli sankarihautausmaan nykytilanteesta. Luhangan kappelineuvosto on pyytänyt tarjoukset sankarihautojen kivien kunnostuksesta 31.5.2018 mennessä. 8. Syöpäyhdistyksen tilavuokra Kirkkoneuvosto keskusteli mahdollisesta vuokranalentamisesta konsertteja pidettäessä. 9. Ylimääräinen valtuuston kokous Teuvo Kuitunen muistutti kirkkoneuvostoa asioiden valmistelusta.
KIRKKONEUVOSTO 24.05.2018 Sivu 80 10. Tiekirkot vuonna 2018 Joutsan kirkko 25.6. 10.8.2018 yhdyshenkilö Sakari Eskelinen Luhangan kesäkirkko 2.7. 11.8.2018. 11. Seuraavat kokoukset Kirkkoneuvosto 13.6.2018 Kirkkovaltuusto 25.6.2018.
KIRKKONEUVOSTO 24.05.2018 Sivu 81 81 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.11 ja antoi oikaisuvaatimusohjeen.