LISTA N:o Kirkkoneuvosto Pvm 30.10.018 8/2018 PÖYTÄKIRJA Sivu Pvm 30.10.2018 1 klo 16.00 17.15 Pello seurakuntakoti Jäsenet Pieskä Aino puheenjohtaja Kitkiöjoki Erkki kn varapuheenjohtaja Gammelin Pertti jäsen Laitamaa Kaisu jäsen Pakisjärvi Maija-Liisa jäsen Senbom Leila jäsen Vanha Kalervo jäsen Muut osallistujat Salminen Pekka kv:n puheenjohtaja Huhanantti Riitta kv varapuheenjohtaja Lantto Annikki pöytäkirjanpitäjä Poissa ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri LAILLISUUS JA VALTAISUUS KÄSITELTÄVÄT ASIAT PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Aino Pieskä Annikki Lantto Kokous todettiin laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi Pykälät: 94-108 Olemme tarkastaneet pöytäkirjan ja todenneet sen kokouksen kulkua vastaavaksi ja aika Pellossa 31.10.2018 Kalervo Vanha Jäsen Kaisu Laitamaa Jäsen PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ ja aika Todistaa Lapintie 3, 95700 Pello 01.11. - 15.11.2018 ti-to klo 10-14 Pöytäkirjan otteet oikeaksi todistaa
PE LLON SEURAKUNTA Kirkkoneuvosto SISÄLLYSLUETTELO Laatimispäivämäärä sivu 30.10.2018 2 KÄSITELTÄVÄT ASIAT sivu 94 Kokouksen avaus 3 95 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 96 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 3 97 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen 3 98 Toimistosihteerin osa-aikainen toimi 4 99 Pohjolan Osuuspankin palvelut ja OP Private sopimus 5 100 Koulutussuunnitelma vuodelle 2019, liite 1 6 101 ATK-ohjelmat 7 102 Pellon kirkon alttaritaulun luonnokset 8 103 Vainajien säilytystila 9 104 Tiedoksiannot / tiimien kokousmuistiot / viranhaltijapäätökset 10 105 Seuraavat kokoukset 11 106 Pöytäkirjan nähtävilläolo 11 107 Oikaisuvaatimus ja muutoksen haku 11 108 Kokouksen päättäminen 11
Kirkkoneuvosto sivu 3 94 KOKOUKSEN AVAUS Kokous aloitetaan puheenjohtajan pitämällä hartaudella. Kokouksen alussa laulettiin virrestä 299 säkeistöt 1 ja 5, jonka jälkeen kirkkoherra Aino Pieskä piti alkuhartauden. Tämän jälkeen puheenjohtaja julisti kokouksen avatuksi. 95 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA VALTAISUUS Kirkkojärjestyksen mukaan kirkkoneuvosto päättää kokouksen ajasta, paikasta ja kutsumistavasta. Kokouskutsu on toimitettava jäsenille viisi päivää ennen kokousta. Kokous on päätösvaltainen, kun vähintään puolet jäsenistä on koolla. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 96 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA Kirkkoneuvosto valitsee kaksi jäsentä tarkastamaan tämän pöytäkirjan. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Kalervo Vanha ja Kaisu Laitamaa. 97 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Kirkkoneuvosto hyväksyy tämän kokouksen työjärjestyksen esityslistan mukaisena.
Kirkkoneuvosto sivu 4 98 TOIMISTOSIHTEERIN OSA-AIKAINEN TOIMI Kirkkoneuvosto 19.09.2018 87 Pellon seurakunnassa on ollut kirkkoherranvirastossa kokoaikainen kanslistin virka 31.5.2012 asti. Silloisen työntekijän jäätyä eläkkeelle, ei virkaa ole enää täytetty. Viraston työt ovat tehneet talouspäällikkö ja osa-aikainen toimistotyöntekijä. Sukuselvitysten ja virkatodistusten teko on siirretty 1.1.2018 alkaen tehtäväksi Oulun aluerekisterikeskuksessa. Tämän takia viraston työmäärä väheni merkittävästi. Talouspäällikkö on jäämässä eläkkeelle keväällä 2019 ja jää lomalle vuodenvaihteen jälkeen. Rovastikunnan sisällä on ollut ajatuksia, että yksi talouspäällikkö voisi hoitaa useamman seurakunnan tehtäviä. Talouspäällikön tehtävien hoidosta on neuvottelut menossa Ylitornion seurakunnan kanssa. Jos seurakunnassa ei ole omaa talouspäällikköä, on kuitenkin oltava yksi toimistotyöntekijä, joka hoitaa juoksevia asioita. Näitä ovat mm. hautausten sopiminen, laskujen tarkastus, kolehtien tilitys, toimituspalkkioiden kirjaaminen jne. Toimistosihteeri olisi osa-aikainen esim. 65,31 % kokoaikaisesta virastotyöntekijän työajasta. Työaika olisi maanantaista torstaihin klo 8.00-14.00 = 6 h/pv. Palkka vaativuusryhmä 403 mukainen, jossa peruspalkka on 2083,56 euroa. Peruspalkan lisäksi maksetaan vuosisidonnaista henkilökohtaista palkanosaa työkokemuksen perusteella enintään 15 % peruspalkasta. Vaatimuksena kaupallinen koulutus ja eduksi katsotaan tietotekniikan taidot, palvelualttius sekä kirkon käyttämien ohjelmien tuntemus. Taloushallinnon ohjelma on SAP, kirkonkirjojen ohjelma Kirjuri, kotisivujen ohjelma Lukkari ja ajanvarausohjelma Katriina. Ehdotus tp Kirkkoneuvosto päättää julistaa haettavaksi toistaiseksi voimassa olevan toimistosihteerin osa-aikaisen toimen 1.12.2018 alkaen 6 kk:n koeajalla. Tehtävän palkkaus vaativuusryhmän 403 mukaan. Ilmoitus laitetaan esille seurakunnan ilmoitustaululle ja seurakunnan kotisivuille. ------------------------------------------------ 98 Kirkkoneuvosto 30.10.12018 Hakuilmoitus on ollut seurakunnan ilmoitustaululla ja seurakunnan kotisivuilla ajalla 4.10.- 12.10.2018. Hakemuksia on tullut yksi kappale. Hakemuksen on jättänyt Annette Välimaa ja hän täyttää kaikki hakemuksessa esitetyt vaatimukset. Työt hän voi aloittaa 1.12.2018, työaika maanantaista torstaihin klo 8.00-14.00 = 6 h/pv,( 65,31 % täydestä työajasta). Palkka vaativuusryhmä 403 mukainen. Toimistosihteerin työajasta on taloushallinnon töitä 60 % jolloin työnjohdollinen esimies on talouspäällikkö. Virastotöiden osuus on 40 % ja näiden töiden osalta työnjohdollinen esimies on kirkkoherra. tp Kirkkoneuvosto valitsee Annette Välimaan toimistosihteerin osa-aikaiseen toimeen 1.12.2018 lähtien. Työaika maanantaista torstaihin klo 8.00-14.00 = 6 h/pv. Palkka vaativuusryhmä 403 mukainen. Taloushallinnon töiden osalta on työnjohdollinen esimies talouspäällikkö ja virastotöiden osalta kirkkoherra.
Kirkkoneuvosto sivu 5 99 POHJOLAN OSUSPANKIN PALVELUT JA OP PRIVATE-SOPIMUS Pankeille on tullut vuoden alussa 1.1.2018 uudet sijoittamiseen liittyvät sääntely määräykset (Mifi2). Tähän liittyen täytyy kirkkoneuvoston hyväksyä tehdyt sopimukset. Päätettiin solmia Pohjolan Osuuspankin kanssa OP Private asiakkuussopimus ja sijoituskonsultointisopimus sekä niihin liittyvät säilytys- ja tilisopimukset. Päätettiin valtuuttaa talouspäällikkö Annikki Lantto allekirjoittamaan sijoittamiseen liittyvät sopimukset pankin OP Private yksikön kanssa, sopimaan OP Private palvelun hinnasta ja palkkioista sekä sopimaan muista sijoituspalvelun ehdoista ja rajoituksista. Valtuutettiin talouspäällikkö Annikki Lantto vastaamaan pankin selonottovelvollisuuden täyttämiseksi esittämiin kysymyksiin, antamaan tietoja yrityksen sijoitustoiminnan tavoitteista ja taloudellisesta asemasta, vastaamaan omasta puolestaan sijoituskokemusta ja tietämystä koskeviin kysymyksiin sekä antamaan pankille muut sijoitustoiminnan ja pankkiasioinnin kannalta tarvittavat tiedot. Lisäksi hänet valtuutettiin saamaan tietoja yrityksen arvo-osuus- ja pankkitileistä, säilytyksistä, sijoitusrahasto-osuuksista, säästöhenkivakuutuksista ja kapitalisaatiosopimuksista sekä muista omistuksista sekä vastaanottamaan sijoitustoiminnan raportointi. Lisäksi talouspäällikkö Annikki Lantto valtuutettiin ostamaan ja myymään sijoittajaprofiilin mukaisesti sijoitusrahastoja, osakkeita, joukkovelkakirjoja ja muita rahoitusvälineitä. tp. Kirkkoneuvosto hyväksyy tehdyn asiakkuussopimus ja sijoituskonsultointisopimuksen Pohjolan Osuuspankin kanssa.
Kirkkoneuvosto sivu 6 100 KOULUTUSSUUNNITELMA VUODELLE 2019 Kirkon ja hiippakunnan ohjeiden mukaan seurakunnan tulee varata määräraha viranhaltijoiden ja työntekijöiden koulutukseen. Työntekijöiltä on pyydetty esitykset vuoden 2019 koulutustarpeesta. Koulutussuunnitelma on liitteenä 1. Kirkkoneuvosto hyväksyy koulutussuunnitelman ja varaa määrärahan sen toteuttamista varten. Lisäksi kirkkoneuvosto päättää anoa tuomiokapitulilta henkilökunnan kolutusta varten koulutustukea.
Kirkkoneuvosto sivu 7 101 ATK-OHJELMAT Pellon seurakunnassa on tehty manuaalisesti vihkoon kaikki toimitukset ja tilavaraukset. Samoin hautapuolella on manuaalisesti merkitty kortistoon ja kirjoihin tiedot kuolleista. Nyt on tullut ajankohtaiseksi saada sähköinen työkalu näiden asioiden hoitoon. Vuoden 2019 hankintoihin on suunniteltu hankittavaksi varausohjelma Katriina lisäominaisuuksineen, johon merkitään mm. toimitukset ja tilavaraukset Hautapuolella on useissa seurakunnissa käytössä Innofactor-ohjelma tai vaihtoehtoisesti KATRINA, johon tulee tarkat tiedot hautapaikasta, haudatusta, hautasijasta, haudanhaltijasta ja haudanhoitosopimuksesta. Tämän lisäksi on karttaohjelma Rambo, mikä on hyvä apuväline kortisto-ohjelman lisäksi. Siitä näkee heti mihin kohtaa hautausmaata hauta tulee. Selkeyttää tiedon saantia niin omaisille kuin seurakuntamestarille. Hautaohjelmien käyttöönotto tapahtuu vuosien 2019 ja 2020 aikana kun tiedot on saatu siirrettyä ohjelmiin. Ohjelmien hankinta ja ylläpito on kallista, mutta digitaalisia apuvälineitä tarvitaan ja se on tätä päivää. Henkilökunta on vähempi asioita hoitamassa tulevaisuudessa, osa-aikaiset toimistosihteeri ja talouspäällikkö. Ohjelmistot ovat välttämättömiä hankintoja hyvän henkilötietosuojan aikaansaamiseksi ja riskien hallinnan kannalta, niin että tieto on hallitusti useamman henkilön löydettävissä ja hallittavissa. Ohjelmistot tukevat myös ajatusta seurakuntien välisestä yhteistyöstä. Kun tieto on järjestelmässä, ei ole tärkeää mistä tietoa hallitaan, vaan sitä voidaan hallita usealta paikkakunnalta. Tiedon hallintaa voidaan ohjelmistojen avulla myös keskittää esim. niin, että Pellossa hoidetaan osa toisen seurakunnan asioista, mikäli osaamista ja resursseja löytyy. tp Kirkkoneuvosto päättää hyväksyä määrärahat talousarvioon vuodelle 2019 varausohjelma Katrinan hankintaan, sekä hautaohjelmaan lisäominaisuuksineen. Hankintavaraus yhteensä 15.000,00 euroa.
Kirkkoneuvosto sivu 8 102 PELLON KIRKON ALTTARITAULUN LUONNOKSET Pellon kirkon alttaritaulun maalanneen Aale Hakavan leski Hilkka Hakava on tarjonnut Pellon seurakunnalle alttaritaulun luonnoksia. Luonnosten koko on sama kuin alttaritaulun, luonnoksia on 3 kpl. Pellon kirkolla on ennestään jo kaksi isoa hahmotelmaa alttaritaulusta. Taulut on sijoitettu urkuparvelle menevän käytävän varteen ja yksi hiilityö kasvokuvasta on sijoitettu kirkon eteiseen. Kirkossa ja muissa seurakunnan tiloissa ei ole vapaata seinäpintaalaa, johon uudet luonnokset voitaisiin sijoittaa. Seurakunta ei voi ottaa vastaan luonnoksia. Aale Hakavan leski voi antaa luonnokset haluamalleen taholle. Kirkkoneuvosto päättää olla ottamatta vastaan luonnoksia, koska ei ole vapaata seinäpintaalaa, johon noin isot luonnokset voitaisiin laittaa esille.
Kirkkoneuvosto sivu 9 103 VAINAJIEN SÄILYTYSTILA Pellon hautausmaalla varastorakennus Lepolan yhteydessä on vainajien säilytystila. Tilassa on neljä kylmäkaappia ja kaapien edessä on sisustettu tila jossa voi tapahtua seurakunnan työntekijän tai hautaustoimiston työntekijän valvonnassa vainajan näyttö lähiomaisille. Tila on erotettu verholla kylmäkaapeista. Varsinkin viime vuonna lisääntyi kirkosta eronneiden pyynnöt saada siunata vainajat kyseisessä tilassa. Tilasta ei ole peritty vuokraa, ei edes vainajien säilytyksestä. Kirkossa tapahtuva kirkosta eronneen siunaus maksaa 300,00. Vainajien säilytystila ei ole tarkoitettu julkiseksi yleisötilaksi. Ei myöskään tieto seurakunnan vainajakylmiössä säilytettävistä vainajista ole julkinen. : Kirkkoneuvosto päättää, että vainajien säilytystilaa ei käytetä siunauspaikkana, se ei ole kappeli. Jos siunaus halutaan, se suoritetaan kirkossa. Haudalla voi siunauksen suorittaa jos säätila sen sallii.
Kirkkoneuvosto sivu 10 104 TIEDOKSIANNOT / TIIMIEN KOKOUSMUISTIOT / VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET Kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi Tietosuojavaltuutetun Kirjeet 21.9.2018 EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja 30.10.2018 tietosuoja Pellon seurakunnassa. Todistus-, kasvatus-, diakonia-, musiikki- ja lähetystiimin muistiot. Kolehtisuunnitelmaan seuraavat muutokset: 21.10.2018 Kolehti oli suunniteltu kerättäväksi diakoniatyöhän maailmalla Suomen Lähetysseuran kautta. Kirkon Ulkomaanavulta tuli hätäapuvetoomus seurakunnille kerätä kolehti Indonesian ja Filippiinien luonnon katastrofien takia johon kolehti on koottu kyseisenä pyhänä. Kolehdit vaihtavat paikkaa pyhinä 3.11.2018 ja 4.11.2018. Seurakunnan oman nimikkokohteen lähetystyön tukemiseen Tansaniassa Suomen Lähetysseuran kautta (3.11.) ja Bangladeshin köyhien naisten, lasten ja maattomien, ravitsemus-, terveys- ja turvallisuusolosuhteiden parantamiseen Lähetysyhdistys Kylväjä ry:n kautta (4.11.) Perusteena koska 4.11. messussa saarnaa nimikkokohteen hiippakunnan piispa Andrew Gulle. Merkittiin tiedoksi.
Kirkkoneuvosto sivu 11 105 SEURAAVAT KOKOUKSET Kirkkoneuvosto päättää seuraavan kokouksen ajankohdan. Seuraava kirkkoneuvoston kokous on 20.11.2018 klo 16.00 Pellon seurakuntakodilla. 106 PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄOLO Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä 01.10. - 15.10.2018 ti - to klo 10-14 välisenä aikana kirkkoherranvirastossa. 107 OIKAISUVAATIMUS JA MUUTOKSEN HAKU Oikaisuvaatimus ja valitusosoite liitteenä. 108 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17.15, jonka jälkeen laulettiin virsi 548 ja hiljennyttiin Herran siunaukseen.