TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 1(22) Aika Paikka Torstai 10.12.2015 klo 16.15 Kokoushuone Rooma Käsiteltävät asiat 214 Kokouksen avaus sekä laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 3 215 Pöytäkirjantarkastajat 3 216 Käsittelyjärjestyksen vahvistaminen 3 217 Ilmoitusasioita 3 218 Kirjanpidosta poistettavat saatavat vuodelta 2015 4 219 Seurakuntayhtymän vuoden 2015 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen valmistelu 6 220 Seurakuntayhtymän menojen ja myyntitulojen hyväksyjät vuonna 2016 9 221 Irtaimen omaisuuden yhteiset pelisäännöt 11 222 Strateginen suunnittelu vuonna 2016 12 223 Yhteisen kirkkovaltuuston pöytäkirjanpitäjän valitseminen vuodeksi 2016 15 224 Vaihtomattopalveluiden hankinta 16 225 Valtuutuksen antaminen Kiinteistö Oy Lentävän osakeomistuksen myymiseksi / yhtiön purkamiseksi 18 226 Martinus-säätiön valtuuskunnan jäsenten nimeämisoikeudesta luopuminen ja Martinus-säätiön hallituksen puheenjohtajan ja hallituksen jäsenen nimeämisoikeus 20 227 Ansiomerkkien myöntäminen henkilökunnalle 22 228 Muutoksenhakuosoitus ja kokouksen päätös 22
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 2(22) Aika Torstai 10.12.2015 klo 16.15 Paikka Osallistujat Kokoushuone Rooma Jäsenet Mäkinen, Jussi puheenjohtaja Alajoki, Asko Eskelinen, Tiina Kiiskinen, Arto Koivisto, Sirpa Lehtola, Liisa Lipponen, Varpu Poussa, Mauri Särkilahti, Marko Tarkkala, Janne Uusitalo, Pekka Muut osallistujat Häikiö, Leevi Karttunen, Elina Järvinen, Veli-Pekka Vuorio, Juha Rantala, Kim Hallikainen, Olli Sipola, Antti Hjerppe, Ilkka Soukka, Kari Syrjämäki, Heikki Kallioinen, Sami Lehtonen, Jyrki Nyrhinen, Jukka Toivonen, Gun yht. kirkkovaltuuston puheenjohtaja yht. kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja kirkkoherra kirkkoherra kirkkoherra kirkkoherra sairaalasielunhoidon johtaja diakonian ja yhteiskuntavastuun johtaja nuorisotyönjohtaja perheneuvontatyön johtaja viestintäjohtaja hautaustoimen päällikkö tietohallintopäällikkö palvelukeskuksen päällikkö Esittelijät Fabrin, Jukka-Pekka hallintojohtaja Takala, Timo kehitysjohtaja Mukari, Eija henkilöstöpäällikkö Bragge, Birgitta talouspäällikkö Päätalo, Heikki kiinteistöpäällikkö Sihteeri Antila, Päivi hallinnon assistentti
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 3(22) 214 Kokouksen avaus sekä laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. 215 Pöytäkirjantarkastajat Valitaan tähän kokoukseen kaksi pöytäkirjantarkastajaa. 216 Käsittelyjärjestyksen vahvistaminen Vahvistetaan käsittelyjärjestys. 217 Ilmoitusasioita 1. Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan päätöspöytäkirja 12/2015 2. Hallintojohtajan päätöspöytäkirja 20/2015 3. Kehitysjohtajan päätöspöytäkirjat 21-28/2015 4. Talouspäällikön päätöspöytäkirja 11/2015 5. Henkilöstöpäällikön päätöspöytäkirjat 61-69/2015 Merkitään ilmoitusasiat tiedoksi.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 4(22) D:TAL: 297/049/2015 218 Kirjanpidosta poistettavat saatavat vuodelta 2015 Esittely Seurakuntayhtymän ja hautainhoitorahaston kirjanpitoon on kertynyt vuodelle 2015 laskuja, joita ei ole saatu asiakkailta perityksi käytössä olevilla perintätavoilla: - hautauslaskut 18.920,44 - lapsityö / iltapäiväkerhot 1.315,00 - musiikinopetus 1.118,00 - vuokrat 55.703,53 - vuokrat / hautainhoitorahasto 175,15 - keskusrekisteri 1.832,50 - nuorisotyö/rippileirit 7.424,00 - seurakuntatoimisto/tilavuokrat 12.914,37 - Epilän toimintakeskus 214,08 - henkilöstöpalvelut 360,70 - Torppa 1.685,00 - Ilkko 112,58 - Eteläinen seurakunta/leirilaskut 405,00 Yhteensä 102.180,35 euroa Kaikista maksamatta jääneistä erääntyneistä saatavista lähetetään kaksi maksukehotusta. Perintätoimistolle lähetetään perittäviksi kaikki yli 200 euron suuruiset saatavat. Vuodesta 2014 lähtien on laitettu aiemmin perimistoimenpiteittä jätetyt hautauslaskut perintätoimiston perittäviksi lisääntyneiden luottotappioiden vuoksi. Nyt poistettaviksi esitetyt saatavat ovat perintätoimiston käsityksen mukaan epävarmoja ja sen vuoksi perintätoimisto suosittaa niiden poistamista. Vaikka laskusaatavat poistetaan kirjanpidon tileistä, perintä jatkuu jälkiperintänä. Jälkiperinnässä kertyy silloin tällöin suorituksia. Perintätoimistossa jälkiperinnässä on saatavia yhteensä noin 112.000 euroa. Luettelo kirjanpidosta poistettavista laskusaatavista on nähtävillä talouspalveluissa ja kokouksessa. Mukana on myös taulukko kirjanpidosta poistetuista saatavista vuosina 2009-2014. Kirjanpitolain 5. luvun 2 :n mukaan taseeseen merkitään saamiset nimellisarvoon, kuitenkin enintään todennäköiseen arvoon.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 5(22) Talouspäällikkö ehdottaa, - että seurakuntayhtymän ja hautainhoitorahaston kirjanpidon tileistä päätetään poistaa edellä esitetyt maksamattomat laskusaatavat, yhteensä 102.108,35 euroa. Lisätietoja antaa talouspäällikkö Birgitta Bragge, p. 050 321 9248. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). Tiedoksi talouspalvelut
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 6(22) D:TAL: 279/043/2015 219 Seurakuntayhtymän vuoden 2015 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen valmistelu Esittely Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän taloussäännön 23 :n mukaan seurakuntayhtymän tilinpäätös on laadittava maaliskuun loppuun mennessä. Tilinpäätös koostuu tasekirjasta ja tilinpäätöstä varmentavista asiakirjoista. Tasekirja sisältää - toimintakertomuksen - tilinpäätöslaskelmat - tilinpäätöksen liitetiedot - allekirjoitukset ja tilinpäätösmerkinnän sekä - luettelot ja selvitykset. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto ja hallintojohtaja. Allekirjoitettu tilinpäätös luovutetaan tilintarkastajalle viipymättä sen valmistuttua. Edelleen taloussäännön 23 :ssä on mainittu, että tilintarkastuskertomus liitetään yhteiselle kirkkovaltuustolle esitettäviin tilinpäätösasiakirjoihin. Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 10 :n mukaan Yhteisen kirkkoneuvoston on laadittava kultakin kalenterivuodelta toimintakertomus seurakuntayhtymän hallinnosta, taloudesta ja toiminnasta sekä annettava se yhteisen kirkkovaltuuston käsiteltäväksi toukokuun loppuun mennessä. Toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toimintakertomuksessa on myös annettava tietoja sellaisista seurakuntayhtymän talouteen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei ole tehtävä selkoa tuloslaskelmassa, taseessa tai taseen liitetiedoissa. Kertomuksessa tulee olla ainakin seuraavat asiat: 1) selvitys seurakuntayhtymän strategisesta ja viestinnällisestä kehittämisestä ja arvio keskeisistä toiminnan ja toimintaympäristön muutoksista 2) selvitys yhteisen kirkkoneuvoston, seurakuntaneuvostojen, johtokuntien ja asiantuntijaryhmien kokoonpanosta ja toiminnasta, 3) tilastot seurakuntien jäsenistössä tapahtuneista muutoksista, 4) tilastot jumalanpalveluksista ja muista seurakuntien toimesta järjestetyistä tilaisuuksista sekä tärkeimmät tilastotiedot kirkollisista toimituksista, 5) selostus seurakuntayhtymän huomattavimmista rakennus- ja kunnostustöistä, sekä 6) selostus yhteisen kirkkovaltuuston tärkeimpien päätösten täytäntöönpanosta sekä yhteisen kirkkovaltuuston käsittelemistä muista tärkeimmistä asioista.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 7(22) Toimintakertomuksessa on myös annettava luettelo seurakuntien jäsenten ja luottamushenkilöiden tekemistä aloitteista ja yhteisen kirkkoneuvoston toimenpiteistä niiden johdosta. Kirkkojärjestyksen 15 luvun 5 :n mukaan kirkkovaltuusto hyväksyy tilinpäätöksen viimeistään tilikautta seuraavan kesäkuun loppuun mennessä. Konsernitase liitteineen on sisällytettävä tilinpäätökseen, jos seurakuntayhtymällä on kirjanpitolaissa tarkoitetulla tavalla määräämisvalta jossakin kirjanpitovelvollisessa. Konsernitaseen laadinnassa noudatetaan soveltuvin osin kirjanpitolakia. Tavoite on, että vuoden 2015 toimintakertomus ja tilinpäätös käsitellään seuraavassa aikataulussa vuonna 2016: - yhteinen kirkkoneuvosto: 10.3.2016 alustava tilinpäätös - seurakuntaneuvostot, johtokunnat ja yksiköt: toimintakertomus hallinnon assistentille viimeistään 12.2.2016 - tilintarkastajat: helmikuu 2016 alustavien tilinpäätöstietojen käsittely - yhteinen kirkkoneuvosto: 31.3.2016 tilinpäätöksen allekirjoitus - tilintarkastajat: huhtikuu 2016 tilinpäätösmerkintä ja tarkastuskertomus vuodelta 2016 - yhteinen kirkkovaltuusto: 2.6.2016 tilinpäätöksen hyväksyminen Talousarviossa 2015 on asetettu toiminnallisia tavoitteita strategisten suuntaviivojen ja erityisesti painotettavien sisältöjen perusteella. Tavoitteille on asetettu mittarit, joita hyödynnetään tavoitteiden arvioimisessa joko numeerisesti tai sanallisesti arvioimalla. Arvioinnissa on otettava huomioon ympäristö- ja esteettömyystavoitteiden toteutuminen. Mikäli talouden toteutuma poikkeaa olennaisesti arvioidusta, on poikkeamalle esitettävä lyhyt perustelu. Arviointi tulee tehdä sen pohjalta mitä tavoitteita on asetettu, ts. tilinpäätöksessä arvioidaan niiden tavoitteiden toteutumista, joita talousarviossa on asetettu. Seurakuntien ja yksiköiden toimintakertomuksista toimitetaan noin yhden sivun mittainen tiivistelmä liitteenä olevan ohjeen mukaan. Liite 1 Seurakuntaneuvostot ja johtokunnat toimittavat toimintakertomuksensa viimeistään 12.2.2016. Tarkemmat ohjeet tilinpäätöksen valmistelun aikataulusta ja toimintaohjeista on liitteessä.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 8(22) Talouspäällikkö ehdottaa, 1. että seurakuntayhtymän yksiköitä pyydetään toimittamaan 12.2.2016 mennessä toimintakertomuksensa tiivistelmä, joka sisältää vuodelle 2015 asetettujen sekä toiminnallisten että taloudellisten tavoitteiden toteutumisen arvioinnin 2. että hallinnon assistentti ja talouspalvelut valmistelevat seurakuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen vuodelta 2015. Lisätietoja antaa talouspäällikkö Birgitta Bragge, p. 050 321 9248. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 9(22) D:TAL: 298/040/2015 220 Seurakuntayhtymän menojen ja myyntitulojen hyväksyjät vuonna 2016 Esittely Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän voimassa olevan taloussäännön 13 mukaan yhteinen kirkkoneuvosto antaa ohjeen laskujen hyväksymisessä noudatettavasta menettelystä. Tässä ohjeessa määritellään myös, ketkä hyväksyvät kunkin yksikön meno- ja tulotositteet. Tämä merkitsee sitä, että ostolaskujen lisäksi myös myyntilaskutustietojen perusteiden oikeellisuus on varmistettava ennen niiden kirjaamista. Kaikkiin ostolaskuihin ja muihin tositteisiin sekä niiden liitteisiin taikka ostotoiminnassa käytettäviin järjestelmiin merkitään tiedot tavaran tai palvelun vastaanotosta /asiatarkastuksesta ja hyväksymisestä. Edellä kuvatulla menettelyllä varmistutaan siitä, että tositteen tarkoittama tavara tai palvelu on saatu ja se on ollut virheetön, lasku on asiallisesti ja numerollisesti oikea, maksu perustuu asianmukaiseen päätökseen, lasku on annettujen määräysten mukainen, maksamiseen tarvittava määräraha on käytettävissä ja käytettävää määrärahaa ei ylitetä. Tulojen hyväksymismenettelyllä pyritään varmistamaan laskutusperusteiden oikeellisuus. Ostolaskujen tarkistus- ja hyväksymismenettely on järjestettävä niin, että siihen osallistuu vähintään kaksi henkilöä. Ostolaskujen tarkastaja ja hyväksyjä eivät saa olla samoja henkilöitä. Hyväksyjä ei voi hyväksyä omia laskujaan, vaan silloin hyväksyjänä toimii esimies. Kirkkoherrojen laskut hyväksyy lääninrovasti. Hallintojohtajan, kehitysjohtajan ja viestintäjohtajan laskut hyväksyy yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Tuomiorovastin laskut hyväksyy hallintojohtaja. Seurakunnissa, työmuodoissa ja yksiköissä on sovittava, kenellä ylipäätään on oikeus tehdä hankintoja ja tarvittaessa tarkistettava menettelytapoja. Laskujen hyväksymisvaltuudet saanut henkilö tai hänen esimiehensä voivat tehdä delegointipäätöksen, jolla hyväksymisvaltuudet myönnetään pysyvästi jollekin muulle, esim. työjärjestelyjen takia. Tilapäinen delegointipäätös on tehtävä esim. loma-aikoja varten. Delegointipäätökset on tehtävä etukäteen. Päätökset tulee toimittaa talous- ja henkilöstöpalveluihin viipymättä tiedoksi, jotta tositteet voidaan käsitellä ilman turhia viivästymisiä. Kunkin seurakunnan, työmuodon ja osaston tulee huolehtia siitä, että hyväksyjätiedot ovat ajan tasalla. Ostolaskun tarkastajana toimii pääsääntöisesti hyödykkeen tai palvelun tilannut henkilö siinä yksikössä, johon kulu kirjataan. Ostolaskun tarkastajan tehtävänä on tarkastaa, että laskun perusteena ollut hyödyke tai palvelu on saatu ja se on ollut virheetön ja että laskun suoritemäärät ja hintatiedot vastaavat tilauksessa, sopimuksessa tms. esille tulleita seikkoja.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 10(22) Laskun hyväksyjä vastaa siitä, että hankintaan on olemassa määräraha, meno kuuluu ko. seurakunnalle, työmuodolle tai yksikölle, laskun tiliöinti on oikea ja laskuun liittyvät merkinnät ja tarvittaessa lisäselvitykset ovat asianmukaiset ja riittävät. Hyväksymisellään laskun hyväksyjä viime kädessä hyväksyy hankinnan tapahtuneeksi. Laskut on tarkistettava ja hyväksyttävä ilman viivytystä, jotta ne saadaan maksuun ajallaan ilman viivästysseuraamuksia. Myös sisäiset laskut on hyväksyttävä. Myyntilaskut, ts. laskut, joista tulee seurakunnalle, työmuodolle tai yksikölle tuloa, on myös hyväksyttävä. Samat henkilöt, jotka hyväksyvät ostolaskut ja menotositteet, hyväksyvät myös myyntilaskut tai niiden perusteena olevat asiakirjat, jos hyväksyjästä ei ole muuta päätetty. Henkilöstömenoihin liittyvät tositteet ja matkalaskut toimitetaan tiliöitynä ja hyväksyttyinä henkilöstöpalveluihin. Liitteet 2-3 Liitteenä on luettelo tositteiden hyväksyjistä vuonna 2016. Käyttötalouden, rahoitustoimen ja hautainhoitorahaston tositteiden hyväksyjät käyvät ilmi liitteestä 2. Investointihankkeisiin liittyvien menojen hyväksyjät ovat liitteessä 3. Tasetileihin liittyvät tositteet (pl. investointeihin liittyvät) hyväksyy talouspäällikkö, paitsi henkilöstöön liittyvien erien osalta henkilöstöpäällikkö. Talouspäällikkö ehdottaa, - että päätetään seurakuntayhtymän menojen ja myyntitulojen hyväksyjiksi liitteiden 2-3 mukaiset henkilöt. Lisätietoja antaa talouspäällikkö Birgitta Bragge, p. 050 321 9248. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). Tiedoksi kaikki yksiköt
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 11(22) D:TAL: 303/720/2015 221 Irtaimen omaisuuden yhteiset pelisäännöt Esittely Yhteinen kirkkoneuvosto on kokouksessaan 11.6.2009 131 hyväksynyt irtaimen omaisuuden hallintaohjeet. Tuolloin hyväksytyt ohjeet on laadittu melko velvoittaviksi mm. omaisuuden luetteloinnin osalta, minkä noudattaminen on turhan työllistävä vähenevien resurssien aikakautena. Kyse on myös työn sisältöjen priorisoinnista. Suuret seurakuntayhtymät ovat jo pääsääntöisesti luopuneet irtaimistokirjanpidosta. Liite 4 Liitteenä on laaditut uudet ohjeet irtaimen omaisuuden yhteisiksi pelisäännöiksi, jotka ovat suositusluontoiset. Arvoesineistä on seurakuntayhtymässä olemassa omat kortistonsa. Kiinteistöpäällikkö ehdottaa, - että hyväksytään liitteen mukaiset irtaimen omaisuuden yhteiset pelisäännöt 1.1.2016 lukien. Lisätietoja antaa kiinteistöpäällikkö Heikki Päätalo, p. 040 804 9810. Muutoksenhaku Tiedoksi Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle (KL 24:3). kaikki yksiköt
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 12(22) D:TAL: 293/011/2015 222 Strateginen suunnittelu vuonna 2016 Esittely Seurakuntien voimassaoleva strategia ulottuu vuoteen 2015 asti. Strategisen suunnittelun tulevaisuutta hahmoteltaessa on noussut esiin muutamia siihen liittyviä keskeisiä näkökohtia: - Strateginen suunnittelu on vastaisuudessa tarkoituksenmukaista kytkeä kiinteästi vuosittaiseen kolmen vuoden aikajänteellä toteutuvaan toiminnan ja talouden suunnitteluun. Toisaalta tarvitaan kuitenkin myös pidemmän aikavälin vaihtoehtoisiin skenaarioihin pohjautuvaa tarkastelua sekä erilaisiin vaihtoehtoihin varautumista. - Toimintaympäristön muutos on entistä nopeampaa ja vaikeammin ennustettavaa. Tämä haastaa uudella tavalla toimintakulttuurimme ja toimintakäytäntömme kirkon perustehtävän toteuttamisessa. Strategisen suunnan valitseminen on tärkeää. Samalla kuitenkin korostuu aiempaa voimakkaammin tarvittaessa nopean reagoinnin tarve. - Strategisen suunnittelun tulee olla sisällöllisesti syvää ja laaja-alaista. Samanaikaisesti sen tulee olla riittävän kevyttä ja kiteytettyä. Sen tulee myös olla jatkuvassa vuorovaikutuksessa seurakuntatyön arjesta välittyvien kokemusten kanssa. Strategisen suunnittelun vuorovaikutuksellisuuteen kuuluu myös toimintaympäristön muutoksen aktiivinen seuranta, seurakunnan hengellisen perustehtävän syventäminen sekä aktiivinen palautteen kerääminen ja sen arviointi. - Tavoitteet asetetaan sellaisiksi, että niiden toteutumisen arvioiminen on mahdollista. Toiminta- ja taloussuunnitelman 2016-2018 sisällölliset tavoitteet on johdettu seurakuntien ja yhteisten tehtävien eri yksiköiden toimintasuunnitelmista. Näin muotoutuneina ne muodostavat voimassa olevan strategisen kehyksen ja hyvän lähtökohdan tulevien suunnittelukausien strategiselle suunnittelulle. Vuonna 2016 toteutettavan strategisen suunnittelun tausta-aineistot ovat: - Kirkon yhteiset strategiset linjaukset: Kohtaamisen kirkko. Suomen evankelis-luterilaisen kirkon toiminnan suunta vuoteen 2020. Suomen ev.lut. kirkon julkaisuja 7. Kirkko ja toiminta sekä Kirkko monikulttuurisessa yhteiskunnassa. Suomen evankelisluterilaisen kirkon tulevaisuusselonteko. Suomen ev.lut. kirkon julkaisuja 16. Kirkko ja toiminta. - Jäsen 360 -aineisto - Seurakuntien tunnettuustutkimus 2015 sekä Silta-lehden lukijatutkimus 2015 - Kooste Tampereen kaupunkiseudun keskeisistä muutosnäkymistä lähivuosina koskien erityisesti väestörakennetta, rakentamista ja liikennettä.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 13(22) - Tampereen seurakuntien skenaarioiden tarkastelu muutamien keskeisten muuttujien valossa; kokonaisuuteen sisältyy myös kysymys varautumisesta laajamittaiseen maahanmuuttoon. - Yhteisen työn kehittämistutkimus 2015 - Kirkon nelivuotiskertomus 2012-2015 valmistuu lokakuussa 2016 - Kirkon tulevaisuuskomiteatyöskentely. Komitea jättää mietintönsä marraskuun 2016 kirkolliskokoukselle. Taustamateriaalit ovat laajasti eri toimijoiden käytettävissä. Toisaalta niistä tullaan nostamaan esille strategisen suunnittelun kannalta keskeiset sisällöt. Tämä helpottaa laajojen materiaalien käyttöä seurakuntien ja yhteisten tehtävien suunnittelutyössä. Strategisen suunnittelun aikataulu vuonna 2016: - Toteutuneen toiminnan arviointi tapahtuu toimintakertomusten valmistelun yhteydessä. Tällä kertaa siihen kytkeytyy vahvasti Jäsen 360 - ristikkotyöskentely, jossa toteutunut toiminta sijoitetaan eri segmentteihin. Tämä tukee resurssien kohdentumisen arvioimista ja siitä seuraavia toimenpiteitä. Toiminnan arviointi toteutuu kokonaisuudessaan 15.2.2016 mennessä seurakunnissa ja yhteisissä tehtävissä. Seurakuntayhtymän johtoryhmä arvioi kokonaisuutta työskentelyssään 15.- 16.2.2016. 15.2.2016 päällikköfoorum kokonaisuudessaan työskentelee saman teeman parissa. Jäsen 360 -ristikkotyöskentelystä on yhdessä kirkkoherrojen kanssa laadittu erillinen toteutussuunnitelma. - Toiminnan arvioinnin yhteydessä hyödynnetään edellä yksilöityjä strategisen suunnittelun taustamateriaaleja ja niistä laadittavia yhteenvetoja. - Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy kokouksessaan 31.3.2016 toimintaja taloussuunnittelun 2017-2019 keskeiset toiminnalliset ja taloudelliset linjaukset. Toiminnan strategisten linjausten osalta ne perustuvat seurakuntaneuvostojen, johtokuntien sekä asiantuntijaryhmien toiminnan arvioinnin yhteydessä esille nostamiin näkökohtiin. Seurakuntayhtymän 19.11.2015 nimetyn suunnitteluryhmän työskentelyt ajoittuvat suunnitteluprosessin kannalta keskeisiin vaiheisiin. - Seurakunnat ja yhteiset tehtävät jättävät toiminta- ja taloussuunnitelmansa 30.6.2016 mennessä. Toiminta- ja taloussuunnitelmien sekä käytettävissä olevien materiaalien pohjalta arvioidaan syyskaudella kevätkauden strategisen suunnittelun linjauksia. Tältä pohjalta valmistuu Tampereen seurakuntien yhteinen strategia seurakuntaneuvostojen sekä yhteisen kirkkoneuvoston ja yhteisen kirkkovaltuuston käsiteltäväksi ja hyväksyttäväksi syyskaudella 2016. Kehittämispalvelut ja viestintä työskentelevät tiiviissä yhteistyössä seurakuntien ja yhteisten tehtävien kanssa strategisen suunnittelun eri vaiheissa.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 14(22) Kehitysjohtaja ehdottaa, - että yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esittelyssä yksilöidyn suunnitelman strategisen suunnittelun toteuttamisesta vuonna 2016. Lisätietoja antaa kehitysjohtaja Timo Takala, p. 0500 638 908. Muutoksenhaku Tiedoksi Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle (KL 24:3). seurakunnat ja yhteiset tehtävät
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 15(22) D:TAL: 294/011/2015 223 Yhteisen kirkkovaltuuston pöytäkirjanpitäjän valitseminen vuodeksi 2016 Esittely Yhteisen kirkkovaltuuston työjärjestyksen 1 :n mukaan yhteinen kirkkovaltuusto valitsee kunkin vuoden ensimmäisessä kokouksessa pöytäkirjanpitäjän. 4.6.2015 alkaen yhteisen kirkkovaltuuston pöytäkirjanpitäjänä toimi hallintosihteeri Hanna-Leena Autio. Hallintojohtaja ehdottaa edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle esitettäväksi, - että yhteinen kirkkovaltuusto valitsee pöytäkirjanpitäjän vuodeksi 2016. Lisätietoja antaa hallintojohtaja Jukka-Pekka Fabrin, p. 050 4413239. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 16(22) D:TAL: 188/72/2015 224 Vaihtomattopalveluiden hankinta Esittely Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta käsitteli asiaa kokouksessaan 25.11.2015 seuraavasti: Nykyinen vaihtomattopalvelusopimus Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymässä Nykypesu Oy:n kanssa on voimassa 1.2.2014-31.12.2015. Sopimus on luonteeltaan puitesopimus. Vaihtomattopalvelut kilpailutettiin vuosille 2016-2018, optiona vuosi 2019. Hankinta ylittää hankintalain 15 :n kansallisen kynnysarvon. Hankintamenettely oli avoin menettely ja tarjouspyyntö nro 2015-024604 julkaistiin Hilmassa 27.10.2015. Kyseessä on puitesopimus. Määräaikaan 11.11.2015 klo 12.00 mennessä saapui kaksi (2) tarjousta. Myöhässä ei saapunut tarjouksia. Tarjoukset avattiin 11.11.2015. Tarjousten avauksesta laadittiin pöytäkirja. Tarjouksen jättivät: Lindström Oy ja Nykypesu Oy. Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jota arvioitiin seuraavilla suhteellisilla osuuksilla: hinta 60 % ja laatu 40 % koostui seuraavista: resurssit 5 %, tavoitettavuus 5 %, palveluajat 5 %, toimitusnopeus ja -varmuus 5 %, ympäristöystävällisyys ja logistiikka 5 %, laskutuskäytäntö ja raportointi 5 %, reklamaatioiden hoito 10%. Osatekijöiden maksimipistemäärä oli 10 pistettä/osio. Kokonaistaloudellisuuden vertailun ja laadun osatekijöiden vertailun jälkeen todettiin, että molemmat tarjoajat täyttivät kaikki tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailun perusteella vaihtomattopalveluiden tarjoajaksi ehdotetaan Nykypesu Oy:tä. Pyysimme erikseen tarjousta käsipyyheannostelijoista ja pyyherullista. Tämä ei vaikuttanut kokonaistaloudellisuuden edullisuuden vertailuun. Hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoitushetkellä. Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tällöin sopimus alkaa 01.01.2016. Liite 5 Kiinteistöpäällikkö ehdottaa, että kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta hyväksyy edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle esitettäväksi, että vaihtomattopalvelun tuottajaksi valitaan Nykypesu Oy. ehdotus hyväksyttiin.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 17(22) Liite 5 Vertailutaulukko on liitteenä. Tarjousasiakirjat ovat nähtävillä kokouksessa. Kiinteistöpäällikkö ehdottaa, - että vaihtomattopalvelun tuottajaksi valitaan Nykypesu Oy. Lisätietoja antaa kiinteistöpäällikkö Heikki Päätalo, p. 040 804 9810. Muutoksenhaku Tiedoksi Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella hankintaoikaisulla Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle tai kirjallisella valituksella markkinaoikeudelle (Laki julkisista hankinnoista 348/2007 ja 321/2010). valittu tarjoaja, muut tarjouksen jättäneet, kiinteistöpalvelut
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 18(22) D:KII: 285/721/2015 225 Valtuutuksen antaminen Kiinteistö Oy Lentävän osakeomistuksen myymiseksi / yhtiön purkamiseksi Esittely Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta käsitteli asiaa kokouksessaan 25.11.2015 seuraavasti: Seurakuntayhtymä omistaa osakkeita Lentävänniemessä, osoitteessa Männistönkuja 2 sijaitsevasta Kiinteistö Oy Lentävästä. Yhtiö omistaa kiinteistön, jonka kiinteistötunnus on 837-273-2700-3. Kiinteistöllä sijaitsevan rakennuksen kokonaispinta-ala on 575 6m2 ja huoneistoala 2446 m2 sekä tilavuus 10.160 m3. Seurakuntayhtymän osakkeet (516 kpl) oikeuttavat hallitsemaan liikehuoneistoa, joka on Harjun seurakunnan käytössä. Kohde tunnetaan nimellä Talentti. Tonttia koskeva asemakaava on vahvistettu 16.8.2011. Asemakaavamääräysten mukaan kiinteistö on liike- ja toimistorakennusten korttelialuetta, jonka rakennusoikeus on 10.200 kem2. Lisäksi kaavamuutoshakemuksella 24.4.2013 on haettu lisää asuinrakennusoikeutta 4800 kem2. Kiinteistökehityksen tarkoituksena osakkaiden näkökulmasta on luopua vanhasta kiinteistöstä sekä kaavamuutoksen myötä syntyvästä rakennusoikeudesta myymällä se erikseen valittavalle ostajalle. Harjun seurakunta haluaa edelleen säilyä alueella. Tästä syystä seurakunnalla on korkea kiinnostus hankkia mahdollisuuksien mukaan myös tilalle rakennettavasta liikerakennuskokonaisuudesta käyttöönsä pienempi tila nykyisen Talentin korvaajaksi. Tavoitteena on, että uusi pienempi tila saataisiin hankittua seurakuntayhtymän osakkeiden myynnistä saatavilla varoilla uusista rakennuskokonaisuuteen rakennettavista liiketiloista. Vireillä ollut muutos Talentissa on ollut jo vuosia myös Harjun seurakunnan tiedossa. Johtuen toimitilasta luopumisesta on kuitenkin tarkoituksenmukaista pyytää myös asiasta lausunto Harjun seurakuntaneuvostolta. Seurakuntaa pyydetään ottamaan kantaa tilasta luopumiseen, uuden mahdollisesti tilalle hankittavan tilan kokoon sekä mahdolliseen väliaikaistilan tarpeeseen. Kokonaisuuteen liittyen Koy Lentävän osakkaat ovat valmistelleet asiakirjan Osakkaitten sopimus osakeomistuksen myynnistä tai vaihtoehtoisesti yhtiön purkamisesta. Sopimuksessa märitellään kaupan ehdot, joilla osakkaat ovat osakkeistaan valmiita luopumaan. Ehdoissa katkaistaan osakkaiden kaikki vastuut vanhasta rakennuksesta ja sen maaperästä sekä pyritään varmistamaan korkein mahdollinen nettosumma myytävistä osakkeista/muodostuneesta uudesta rakennusoikeudesta. Sopimus on allekirjoittamisen jälkeen osakkaita sitova.
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 19(22) Varsinainen sopimusluonnos on nähtävillä kokouksessa. Sopimusta ei ole liitetty osaksi esittelyä sen sisältämien henkilötietojen vuoksi. Koska Tampereen seurakuntayhtymä on yksi kohteen osakkaista, tarvitaan sopimuksen allekirjoittamiseksi valtuutus. Kiinteistöpäällikkö ehdottaa, että kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta hyväksyy edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle esitettäväksi, että - hallintojohtaja Jukka-Pekka Fabrin ja yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Jussi Mäkinen valtuutetaan allekirjoittamaan kokouksessa esillä olevassa muodossaan oleva, osakkaiden kesken solmittava sopimus ja, että - yhteinen kirkkoneuvosto pyytää Harjun seurakuntaneuvostolta lausunnon osakkeiden myymisestä, uuden mahdollisesti tilalle hankittavan tilan kosta sekä mahdollisen väliaikaistilan tarpeesta. ehdotus hyväksyttiin. Varsinainen sopimusluonnos on nähtävillä kokouksessa. Sopimusta ei ole liitetty osaksi esittelyä tai liitteeksi sen sisältämien henkilötietojen vuoksi. Kiinteistöpäällikkö ehdottaa, että 1. hallintojohtaja Jukka-Pekka Fabrin ja yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Jussi Mäkinen valtuutetaan allekirjoittamaan kokouksessa esillä olevassa muodossaan oleva, osakkaiden kesken solmittava sopimus 2. yhteinen kirkkoneuvosto pyytää Harjun seurakuntaneuvostolta lausunnon osakkeiden myymisestä, uuden mahdollisesti tilalle hankittavan tilan koosta sekä mahdollisen väliaikaistilan tarpeesta. Lisätietoja antaa kiinteistöpäällikkö Heikki Päätalo, p. 040 804 9810. Muutoksenhaku Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle (KL 24:3).
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 20(22) D:TAL: 306/011/2015 226 Martinus-säätiön valtuuskunnan jäsenten nimeämisoikeudesta luopuminen ja Martinus-säätiön hallituksen puheenjohtajan ja hallituksen jäsenen nimeämisoikeus Esittely Martinus-säätiö on Tampereen seurakuntayhtymän vuonna 2004 perustama säätiö. Sen tehtävä on toimia diakonisten periaatteiden mukaan lähimmäisten auttamiseksi. Säätiön hallinto muodostuu niin, että yhteinen kirkkoneuvosto asettaa säätiölle valtuuskunnan, joka nimittää säätiön hallituksen. Valtuuskuntaan on kuulunut yhdeksän jäsentä. Toimikausi valtuuskunnan jäsenellä on ollut kolme vuotta. Vuosittain on erovuorossa ollut kolme valtuuskunnan jäsentä. Säätiön valtuuskunta antoi kokouksessaan 20.4.2015 hallitukselle tehtäväksi tarkistaa säätiön säännöt. Uudistustarpeen taustalla oli ennen muuta se, että säännöt oli saatettava sopusointuun 1.12.2015 voimaan astuvan uuden säätiölain kanssa. Samalla pidettiin järkevänä tarkastella sääntöjä myös toiminnallisista näkökohdista käsin. Säätiön hallitus on käsitellyt asiaa perusteellisesti kolmessa kokouksessa ja päätynyt esittämään laista johtuvien muutosten lisäksi eräitä muitakin muutoksia. Niiden tarkoitus on parantaa säätiön toimintaedellytyksiä ja mahdollisuuksia menestyä kilpailluilla palvelutuotantomarkkinoilla. Tämä on tarpeen nyt, kun Epilän toimintakeskus on liittynyt osaksi säätiötä. Sääntöuudistusten toinen keskeinen tavoite on keventää ja sujuvoittaa säätiön hallintoa. Toiminnalla ja taseella mitattuna säätiö on pieni säätiö, mutta tällä hetkellä sillä on raskain ja moniportaisin lain mahdollistama hallinto. Martinus-säätiön hallitus esittää, että valtuuskunta lakkautettaisiin. Säätiölle jäisi 6-8 jäseninen hallitus, johon Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto nimittäisi kaksi jäsentä, joista toinen olisi hallituksen puheenjohtaja. Säätiön valtuuskunta käsittelee sääntöesitystä kokouksessa 9.12.2015. Mikäli valtuuskunta hyväksyy sääntöehdotuksen, se pitää lähettää Patentti- ja rekisterihallituksen tutkittavaksi ja vahvistettavaksi. PRH edellyttää, että sääntömuutosanomukseen liitetään Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston suostumus siihen, että se luopuu säätiön valtuuskunnan nimittämisoikeudesta. Uuden säätiölain astuttua voimaan 1.12.2015, tuodaan sääntömuutosehdotuksen edellyttämä suostumusasia yhteisen kirkkoneuvoston kokoukseen harkittavaksi. Yhteinen kirkkoneuvosto voi käsitellä asian sillä edellytyksellä, että Martinius-säätiön valtuuskunta on kokouksessaan 9.12.2015 hyväksynyt uudet säännöt Martinus-säätiön säännöiksi. Patentti- ja rekisterihallitus käsittelee sääntömuutoksia noin 1 2 kuukautta
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 21(22) Liite 6 ja uudet säännöt astuvat voimaan heti hyväksytyksi tulemisen jälkeen. Liitteenä on sääntöehdotus. Hallintojohtaja ehdottaa, että 1. yhteinen kirkkoneuvosto päättää luopua oikeudestaan nimittää Martinus-säätiön valtuuskunnan erovuoroiset jäsenet 2. Martinus-säätiön uusien sääntöjen perusteella yhteinen kirkkoneuvosto nimittää Martinus-säätiön hallituksen puheenjohtajan ja tämän lisäksi yhden hallituksen jäsenen. Lisätietoja antaa hallintojohtaja Jukka-Pekka Fabrin, p. 050 441 3239. Muutoksenhaku Tiedoksi Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle (KL 24:3). Martinus-säätiö
TAMPEREEN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/2015 22(22) D:TAL: 289/026/2015 227 Ansiomerkkien myöntäminen henkilökunnalle Esittely Yhteinen kirkkoneuvosto on hyväksynyt ansiomerkkien ja seurakuntamitalin myöntämisperusteet. Perusteluissa todetaan henkilökunnan osalta mm. seuraavaa: pronssinen ansiomerkki (rintamerkki) myönnetään viranhaltijalle tai työntekijälle 10 vuoden palvelusta Tampereen seurakuntayhtymässä hopeinen ansiomerkki (rintamerkki) myönnetään viranhaltijalle tai työntekijälle 20 vuoden palvelusta seurakuntamitali myönnetään mm. Tampereen seurakuntia 30 vuotta virka- tai työsuhteessa palvelleelle henkilölle. Ansiomerkkien ja seurakuntamitalin lisäksi yhteisen kirkkoneuvoston päätöksellä henkilöstöä huomioidaan 30 vuoden palvelussuhteesta 100 euron ja 40 vuoden palvelussuhteesta 500 euron arvoisella lahjalla, joiden hankinnasta vastaa oma työyhteisö. Liite 7 Liitteenä on luettelo niistä viranhaltijoista ja työntekijöistä, joille on 31.12.2015 mennessä kertynyt ansiomerkkien myöntämisperusteiden edellyttämät palvelusvuodet. Henkilöstöpäällikkö ehdottaa, - että yhteinen kirkkoneuvosto myöntää liitteessä esitetyille Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymän viranhaltijoille ja työntekijöille 10 vuoden palvelusta pronssisen ansiomerkin ja 20 vuoden palvelusta hopeisen ansiomerkin sekä 30 vuoden palvelusta seurakuntamitalin. Lisätietoja antaa henkilöstöpäällikkö Eija Mukari, p. 050 574 2555. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). 228 Muutoksenhakuosoitus ja kokouksen päätös