Lohjan Pallo ry 9.11.2012 Johtokunta TALOUSSÄÄNTÖ YLEISTÄ Lohjan Pallo ry:n hallinnossa, varojen hoidossa, kirjanpidossa, tilinpäätöksessä ja tilin/toiminnantarkastuksessa noudatetaan kirjanpitolain ja asetuksen, tilintarkastuslain, yhdistyslain ja yhdistyksen omien sääntöjen lisäksi tämän taloussäännön määräyksiä. Nimenkirjoitusoikeus Yhdistyksen sääntöjen nojalla Lohjan Pallo ry:n nimen saa kirjoittaa johtokunnan puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja yhdessä sihteerin, rahastonhoitajan tai jonkun muun johtokunnan määräämän johtokunnan jäsenen tai toimihenkilön kanssa. Johtokunta ja talousohjaus Johtokunta yhdistyksen toimeenpanevana elimenä huolehtii yhdistyksen hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä toimintasuunnitelman ja budjetin puitteissa. Toimintasuunnitelma ja budjetti käsitellään vuosittain yhdistyksen syyskokouksessa. Johtokunta määrittelee seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja budjetin raamit vuosittain syksyn aikana siten, että ne ovat yhdistyksen syyskokouksen käsiteltävissä. Budjettia verrataan edellisen vuoden tilinpäätökseen ja kuluvan vuoden budjettiin. Johtokunta valmistelee myös yksityiskohtaisen budjetin, joka sisältää tulot ja menot tilikohtaisesti. Yhdistyksen budjetti käsittää seuran kaikkien joukkueiden sekä emoseuran budjetin. Johtokunta vastaa kirjanpidon sekä raportoinnin ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä, jäsenrekisterin ylläpidosta ja yhdistyksen omaisuuden tarkoituksen mukaisesta vakuuttamisesta. Johtokunta (yhdessä toiminnanjohtajan kanssa, jos toiminnanjohtaja valittu) vastaa siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan kirjanpitolain ja tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista koskevien muiden säännösten ja määräysten mukaisesti ja että tilinpäätös ja toimintakertomus yhdessä antavat oikeat ja riittävät tiedot yhdistyksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Johtokunta päättää toimihenkilöiden palkoista, investoinneista, lainan otosta, takauksien ja vakuuksien myöntämisestä sekä määrittelee sijoitustoiminnan puitteet ja valtuudet. Muut toimielimet ja toiminnanjohtaja Yhdistyksen säännöissä on mainittu jäsenistö, yhdistyksen varsinaiset kokoukset ja johtokunta. Jäsenistö kokouksilla on yleinen päätösvalta ja johtokunnalla toimeenpanovalta. Mikäli yhdistykselle on valittu toiminnan johtaja, vastaa hän toiminnan järjestämisestä ja valmistelee hallituksessa käsiteltävät asiat sekä panee ne täytäntöön. Toiminnanjohtaja johtaa yhdistyksen toimintaa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Muiden talousvastuullisten toimihenkilöiden on huolehdittava, että toiminta tapahtuu taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Taloutta hoitavan toimihenkilön on toiminnanjohtajan lisäksi vastattava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja raportointi 1
tarkoituksenmukaista sekä varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty ja että, hallitus ja muut päätäntäelimet saavat riittävän ja oikean tiedon taloudellisten päätösten perustaksi. Toiminnanjohtaja valvoo, että yhdistyksen henkilöstön työskentelyn osalta noudatetaan työaika- ja vuosilomalakia pitämällä lain säätämää työaikakirjanpitoa tehdyistä tunneista ja niistä suoritetuista korvauksista sekä vuosilomalain mukaista kirjanpitoa vuosilomista. Yhdistyksen toiminta käsittää eri ikäluokkien junioritoiminnan sekä miesten ja naisten edustusjoukkueiden jalkapallotoiminnan. Perustettaessa uusi joukkue tulee sille valita toimihenkilöiksi ainakin joukkueenjohtaja ja rahastonhoitaja. Juniorijoukkueen vanhempainkokous päättää joukkueen toimintasuunnitelmasta ja budjetista ja vastaa kirjanpidon tekemisestä emoseuran ohjeiden mukaisesti. Vanhemmat vastaavat juniorijoukkueiden tekemistä sitoumuksista. Edustusjoukkueiden toiminta on vastaavalla tavalla toimintaan sitoutuneiden, päätöksiä tekevien, aikuisten vastuulla. Esteellisyys ja vaitiolovelvollisuus Johtokunnan jäsen tai toimihenkilö ei saa osallistua hänen oman henkilökohtaisen asiansa tai hänen intressiyhtiöidensä ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn yhdistyksen hallintoelimissä. Hän ei myöskään saa ottaa osaa yhdistyksen ja kolmannen henkilön välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn, jos hänellä on siitä odotettavissa olennaista henkilökohtaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Mitä tässä on sanottu sopimuksesta, on vastaavasti sovellettava oikeudenkäyntiin tai muutenkin toimivallan käyttämiseen. Edellä mainitut henkilöt ovat vaitiolovelvollisia asioista, jotka he ovat saaneet luottamustoimessaan tai työssään tietoonsa ja joista voi olla yhdistykselle olennaista haittaa tai vahinkoa. Edellä mainitut henkilöt eivät myöskään saa käyttää hyväkseen yhdistyksen hallinnosta tai palveluksesta pois siirryttyään niitä luottamuksellisia tietoja, joista voi olla yhdistykselle olennaista haittaa tai vahinkoa. TULOT, MENOT JA VAROJENHOITO Rahaliikenne ja pankkitilien käyttö Lohjan Pallo ry:n maksuliikenne hoidetaan vähäisiä maksuja lukuun ottamatta pankkitilien välityksellä. Yhdistyksen pankkitilien käyttöön sekä niiden avaamiseen ja lopettamiseen liittyvistä kysymyksistä sekä tilien käyttövaltuuksista päättää yhdistyksen johtokunta. Yhdistyksen joukkueiden pankkitilit avataan yhdistyksen määräämässä pankissa. Tilin avaamisen tarvitaan vanhempainkokouksen päätös tilin avaamisesta ja käyttöoikeuksien myöntämisestä. Pääsääntöisesti joukkueen pankkitilin käyttöoikeus myönnetään joukkueen johtajalle ja rahastonhoitajalle. Vanhempainkokouksen päätöksen jälkeen joukkue hakee Lohjan Pallo ry:ltä hyväksynnän tilin avaamiseksi. Siirrettäessä rahoja kassasta pankkiin taikka tililtä nostettaessa on tositteena käytettävä pankin antamaa tai pankin tietojärjestelmästä tulostettua tositetta. Siirrettäessä varoja pankkitililtä toiselle on siirtotapahtumasta ilmettävä maksaja ja maksunsaaja sekä siirron syy. Lohjan Pallo ry:llä on katseluoikeus kaikkiin Lohjan Pallo ry:n ja sen joukkueiden pankkitileihin. Luotto- ja maksukorttien käyttöä koskevat periaatteet hyväksyy yhdistyksen johtokunta. 2
Palkanmaksu ja palkkakirjanpito Palkanlaskennassa, palkanmaksussa ja palkkakirjanpidossa on noudatettava näistä erikseen annettuja ohjeita ja määräyksiä. Maksettavien palkkojen osalta tulee varmistua, että ne maksetaan voimassa olevien sopimusten ja tehtyjen päätösten mukaisesti. Palkat ja palkkiot maksetaan johtokunnan päättämänä ajankohtana maksunsaajan määräämään rahalaitokseen. Ennakkomaksu on mahdollinen vain erityistapauksissa ja siitä on laadittava tosite, joka on asianmukaisesti varmennettu ja arkistoidaan muiden kirjanpitotositteiden joukkoon. Luontaisetumenettelyssä noudatetaan verohallinnon ohjeita. Palkkioista ja lyhytaikaisista tilapäisistä tehtävistä on kirjoitettava palkkiolasku, joka sisältää laskuttajan nimen, henkilötunnuksen, laskuttajan osoitetiedot, verotuskunnan, tiedot työn suoritusajasta ja maksuperusteesta. Laskuttaja varmentaa laskun allekirjoituksellaan ja päiväyksellä. Vuosi-ilmoitukset verottajalle ja vakuutusyhtiöille sekä palkkoihin liittyvät ennakonpidätys- ja sosiaaliturvamaksutilitykset ja sosiaalivakuutusmaksuja koskevat tilitykset allekirjoittaa rahastonhoitaja (tai toiminnanjohtaja, jos toiminnanjohtaja valittu). Tilaukset/hankinnat Lohjan Pallo ry:n joukkueet vastaavat omista tilauksistaan, hankinnoistaan ja niiden maksamisesta omien budjettien ja päätösten mukaisesti. Lohjan Pallo ry voi sopia eri toimittajien kanssa järjestelyistä, joissa yhdistys määrittelee osto-oikeudet joukkueille. Yhdistyksen johtokunta päättää seura-asujen yhtenäisen ilmeen ja joukkuetilausten hankintapaikan. Laskujen tarkastaminen Ennen menon maksamista lasku/muu asiakirja tulee tarkastaa ja siitä tulee näkyä - tavaran tai työn suorituksen vastaanottaja - miten meno liittyy yhdistyksen toimintaan - numero- ja asiatarkastaja - menon hyväksyjä Laskujen hyväksyminen Vaarallisten työyhdistelmien välttämiseksi erien hyväksymis-, kirjaus- ja maksatusrutiinit tulee eriyttää eri henkilöille, jos se vain on mahdollista. Laskut tarkastaa tavaran/palvelun tilaaja/vastaanottaja. Lohjan Pallo ry:n laskut hyväksytään seuraavasti: < 3.000 euroa Johtokunnan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai talousvastaava (rahastonhoitaja) kukin yksin >3.000 euroa Edellä mainitut kaksi yhdessä Johtokunnan puheenjohtajan kulut Johtokunnan varapuheenjohtaja Johtokunnan jäsenten kulut Johtokunnan puheenjohtaja tai varapj 3
Mikäli yhdistyksellä on toiminnanjohtaja, on myös toiminnanjohtajalla oikeus hyväksyä laskut 3.000 euroon saakka yksin. Toiminnanjohtajan kulut hyväksyy johtokunnan puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Tulot ja perintä Tulojen laskutus on järjestettävä tehokkaaksi ja nopeaksi prosessiksi. Perinnän tulee varmistaa tulojen kertymä tehokkaasti ja ripeästi. Mahdollisesti syntyvät luottotappiot kirjataan hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS Kirjanpito on järjestettävä ja hoidettava siten kuin kirjanpitolaissa ja asetuksessa on säädetty. Lisäksi on huomioitava tämän taloussäännön määräykset ja hyvä kirjanpitotapa. Kirjanpito tulee järjestää niin, että se vastaa toiminnan laatua ja laajuutta, Kirjanpitoa järjestettäessä tulee ottaa huomioon sisäisen valvonnan lähtökohdat. Kirjanpitojärjestelmän pohjana on kirjallisesti laadittu luettelo käytetyistä tileistä ja kustannuspaikoista kirjausohjeineen. Tililuettelo säilytetään tilinpäätösaineiston liitteenä. Tilikauden tulot ja menot tulee kirjata bruttomääräisinä omille tileilleen vähentämättä tuloja menoista tai menoja tuloista tarpeellisia oikaisukirjauksia lukuun ottamatta. Kirjanpito tulee pitää ajan tasalla ja sitä on hoidettava huolellisesti. Lohjan Pallo ry:n joukkueet vastaavat itsenäisesti kirjanpidon järjestämisestä. Yhdistyksen tilinpäätöstä varten yhdistyksen ja sen joukkueiden tilinpäätökset yhdistetään. Kirjanpitotositteet Kirjanpitokirjausten on perustuttava tilikauden alusta juoksevasti numeroituihin alkuperäisiin tositteisiin, joihin on merkittävä myös päiväys vuosilukuineen. Suoritetun maksun todentavan tositteen tulee olla, jos mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen antama. Tositteesta on selvittävä, mitä on ostettu tai myyty tai mistä maksusta on kysymys ja myös tilitapahtuman ajankohta. Lisäksi tositteesta tulee selvitä, miten meno liittyy yhdistyksen toimintaan. Siltä osin kun kirjanpito perustuu tiliotteisiin niin vastaavat tiedot tulee ilmetä tiliotteesta tai sitä täydentävistä tositteista tai laskusta. Milloin kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa yhdistyksen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla. Tilinpäätös Johtokunnan tulee laatia tilikaudelta tilinpäätös ja toimintakertomus kirjanpitolain ja asetuksen edellyttämällä tavalla hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Tilinpäätös käsittää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen ja siihen on liitettävä toimintakertomus. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva yhdistyksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätös tulee laatia suoriteperusteisena. Jos kirjanpito on joltakin osin tilikauden aikana hoidettu maksuperusteisena, se on ennen tilinpäätöstä täydennettävä ja oikaistava olennaisilta osin suoriteperusteiseksi. 4
Lohjan Pallo ry ohjeistaa joukkueet tilinpäätöksen laatimisen ja tietojen toimittamisen osalta. Tuloslaskelma Tuloslaskelma tulee laatia kirjanpitoasetuksen säännökset huomioon ottaen ryhmiteltynä siten, että kunkin toiminnanalan tuotot ja kulut ilmenevät kustannuspaikkakohtaisesta/joukkuekohtaisesta tuloslaskelmasta. Tuloslaskelman tulee olla verrattavissa talousarvioon sekä edellisen vuoden tilinpäätökseen. Tarvittaessa vertailutietoja on oikaistava uutta esitystapaa vastaavaksi. Tulokseen vaikuttavat poikkeukselliset tai/ja kertaluonteiset erät tulee selvittää tilinpäätöksen liitetiedoissa. Tase Taseen tulee rakenteensa ja pääryhmittelynsä osalta noudattaa kirjanpitoasetuksen tasekaavaa. Liitetiedot Tilinpäätöksen liitetiedoissa ilmoitetaan tilinpäätöksen laatimista koskevien ohjeiden ja määräysten mukaiset tiedot. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoitus Tilinpäätös ja toimintakertomus tulee päivätä allekirjoituspäivänä, jolloin johtokunta on tilinpäätöksen hyväksynyt. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoittaa päätösvaltainen johtokunta (ja toiminnanjohtaja, jos toiminnanjohtaja valittu). Tilipäätös tulee viipymättä allekirjoituksen jälkeen sitoa. Tilinpäätösasiakirjat on koottava yhteen ja niitä on säilytettävä määräysten mukaan. Tasekirja on säilytettävä pysyvästi. RAPORTOINTI JA VALVONTA Yhdistyksen raportointijärjestelmä on luotava sellaiseksi, että sen avulla yhdistyksen johtokunta ja muu johto pystyvät saamaan kokonaiskuvan yhdistyksen toteutuneesta toiminnasta, tuloksesta, taloudellisesta asemasta ja rahoituksesta sekä siitä, miten toteutunut toiminta poikkeaa suunnitellusta. Emoseuran toteutuneen toiminnan ja talouden raportointi tulee johtokunnan käsittelyyn joka kokouksessa, kuitenkin vähintään neljännesvuosittain ja tilinpäätös ja toimintakertomus seuraavan vuoden maaliskuun puoliväliin mennessä. Raportointi sisältää tuloslaskelman (toteuma vuoden alusta, vertailu budjettiin), taseen ja kassavirtalaskelman. Olennaiset poikkeamat talousarviosta, kuten merkittävät lahjoitukset, luottotappiot, käyttö- ja sijoitusomaisuuden myyntituotot ja tappiot, selvitetään erikseen. Talousseuranta tehdään kuukausittain. Johtokunnan tulee valvoa, että yhdistyksen kirjanpidon ja varainhoidon sisäinen tarkkailu on asianmukaisesti järjestetty. TILIN/TOIMINNANTARKASTUS Yhdistyksessä on valittava tilin/toiminnantarkastajat sääntöjen ja tilintarkastuslain edellyttämällä tavalla ja heidän on toimitettava tilintarkastus sen mukaan kuin tilintarkastuslaissa on säädetty. Tilintarkastajaksi valittavalla tulee olla sellainen laskentatoimen, taloudellisten ja oikeudellisten asioiden sekä tilintarkastuksen tuntemus ja 5
kokemus kuin yhdistyksen toiminnan laatuun ja laajuuteen katsoen on tarpeen tehtävän hoitamiseksi. Tilintarkastus sisältää yhdistyksen tilikauden kirjanpidon, tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja hallinnon tarkastuksen. Tilintarkastajille on varattava tilaisuus toimittaa tilintarkastus siinä laajuudessa kuin nämä katsovat tarpeelliseksi ja heille on annettava selvitystä ja apua, jota he pyytävät. Allekirjoitettu tilinpäätös ja toimintakertomus tulee luovuttaa tilintarkastajille vähintään kuukautta ennen kokousta, jossa tilinpäätös tulee vahvistettavaksi. Tilintarkastajien on annettava tilintarkastuskertomus yhdistyksen johtokunnalle viimeistään kaksi viikkoa ennen sitä kokousta, jossa tilinpäätös esitetään vahvistettavaksi. Jos tilintarkastajat antavat yhdistyksen johtokunnalle tilintarkastuspöytäkirjan, jossa he esittävät huomioitaan havaitsemistaan epäkohdista, on yhdistyksen johtokunnalla velvollisuus käsitellä pöytäkirja viipymättä ja säilytettävä se luotettavalla tavalla. Sama koskee myös tilintarkastajien mahdollisesti antamia erillisiä tarkastusmuistioita. HYVÄKSYMINEN JA VOIMAANTULO Tämä taloussääntö on hyväksytty Lohjan Pallo ry:n johtokunnassa 9.11.2012 ja tulee voimaan välittömästi. Johtokunta voi antaa tätä taloussääntöä täydentäviä ohjeita ja määräyksiä. 6