HOPS-PROSESSI Teatterikorkeakoulun perustutkintojen tutkintosäännön 12 :n mukaan opiskelija laatii opintojensa suunnittelun tueksi henkilökohtaisen opintosuunnitelman (HOPS). Opintosuunnitelma on tutkintokohtainen. Opintosuunnitelmaan sisältyvät koulutus- tai maisteriohjelman tutkintovaatimusten mukaiset yksittäiset opintojaksot, jotka opiskelijan tulee suorittaa ja joihin hänellä on opinto-oikeus, sekä opintojen suunniteltu aikataulu. Opiskelija jolla ei ole hyväksyttyä henkilökohtaista opintosuunnitelmaa, ei voi osallistua opetukseen eikä häneltä vastaanoteta opintosuorituksia. Henkilökohtainen opintosuunnitelma on koulutus- tai maisteriohjelman professorin tai kurssivastaavan/hops-vastaavan hyväksymä suunnitelma, joka tarkistetaan vuosittain. Opiskelijan maisterin tutkintoa koskeva henkilökohtainen opintosuunnitelma hyväksytään kun opiskelija on suorittanut kandidaatin tutkinnon. Henkilökohtainen opintosuunnitelma, johon opiskelijavaihdossa suoritettavat opinnot sisällytetään, hyväksytään ennen opiskelijavaihtoa. Yliopiston sopimusten mukaisessa opiskelijavaihdossa suoritettavat opinnot ovat osa henkilökohtaista opintosuunnitelmaa. HOPS-ohjauksen vaiheet ovat seuraavat: (alleviivatut kohdat ovat ehopsin toiminnallisuuksia) 1. Opiskelija luo uuden HOPSin WebOodissa, aikatauluttaa sen, asettaa sen ensisijaiseksi ja lähettää kommentoitavaksi suunnittelijalle/sihteerille. Opiskelijan listasta valitsema henkilö saa asiasta sähköpostin. 2. Suunnittelija/sihteeri tarkastaa HOPSin rakenteellisesti. Suunnittelija/sihteeri joko palauttaa WebOodin kautta HOPSin kommentein vielä korjattavaksi tai vastaa, että se on kunnossa. Kun suunnittelija/sihteeri on palauttanut HOPSin, opiskelija saa tästä sähköpostin. 3. Saatuaan vastauksen suunnittelijalta/sihteeriltä, että HOPS on kunnossa, opiskelija lähettää HOPSin HOPS-vastaavalle opettajalle tarkastettavaksi. HOPS-vastaava saa tästä sähköpostin. 4. HOPS-vastaava ja opiskelija sopivat tapaamisajan ja tapaavat kasvokkain ehopsin äärellä. 5. HOPS-vastaava hyväksyy HOPSin vuoden määräajaksi syyskuun loppuun mennessä. Hyväksytty HOPS jää lukittuna WebOodiin. Hyväksytystä HOPSista syntyy ensisijainen kopio, jonka muokkaamista voidaan tarvittaessa jatkaa pitkin lukuvuotta tai seuraavana vuonna. Opiskelija ja HOPSvastaava voivat sopia tarvittavia tapaamisia pitkin lukuvuotta tai uusien HOPS-elementtien hyväksyminen voidaan tehdä vain WebOodin välityksellä. Myös suunnittelija/sihteeri voi kommentoida HOPSia tarvittaessa pitkin vuotta. HOPSin muutokset kuitenkin hyväksyy aina HOPS-vastaava opettaja.
WebOodiin liittyvä ehops otetaan käyttöön lukuvuoden 2011 12 alussa ja se koskee seuraavia opiskelijaryhmiä, jotka suorittavat tutkintoaan nyt voimassa olevien tutkintovaatimusten mukaisesti: - näyttelijäntyö, ohjaus ja dramaturgia: vuonna 2010 ja sen jälkeen aloittaneet opiskelijat (viisivuotinen koulutusohjelma ja kaksivuotiset maisteriopinnot) - valo- ja äänisuunnittelu: vuonna 2010 ja sen jälkeen aloittaneet opiskelijat (viisivuotinen ja kolmivuotinen koulutusohjelma, kaksivuotiset maisteriopinnot ja maisteriohjelma) - ruotsinkielinen näyttelijäntyö: vuonna 2011 aloittaneet opiskelijat (viisivuotinen koulutusohjelma) - tanssi, tanssija ja koreografi: vuonna 2010 aloittaneet opiskelijat (kolmivuotinen koulutusohjelma) sekä vuosina 2009 ja 2011 aloittaneet opiskelijat (kaksivuotiset maisteriohjelmat) - tanssinopettaja ja teatteriopettaja: vuonna 2009 ja sen jälkeen aloittaneet opiskelijat - esitystaide ja teoria (LAPS): vuonna 2011 aloittaneet opiskelijat Tätä aikaisemmin tutkinnon suorittamisen aloittaneiden opiskelijoiden henkilökohtainen opintosuunnitelma tehdään aiemman menettelytavan mukaisesti. Uudet tutkinto-opiskelijat tekevät henkilökohtaisen opintosuunnitelman aina WebOodissa.
Hops-ohje opettajille Ohjaaja saa sähköpostiinsa ilmoituksen, kun opiskelija on lähettänyt hopsinsa tarkastettavaksi. WebOodiin kirjaudutaan omilla verkkotunnuksilla. Vasemmasta valikosta klikataan Opiskelijan hopsit, josta pääsee Omat opiskelijat välilehdelle. Valintalistasta haetaan ryhmä, johon opiskelija kuuluu. Klikkaa tarkastettavana-linkkiä päästäksesi tarkastelemaan hopsia.
Tämän jälkeen avautuvalta näytöltä pääset tarkastelemaan ja kommentoimaan hopsia. Linkeistä henkilötiedot ja opinnot pääsee katselemaan opiskelijan perustietoja ja suorituksia. Jos opiskelija on lähettänyt hopsinsa kommentoitavaksi tai tarkastettavaksi useita kertoja, historian saa näkyviin valintalistasta. Voit avata hopsin haluamassasi muodossa klikkaamalla html- tai pdf-linkeistä. Hopsin rakenne tulostaa pelkästään opiskelijan suunnitteleman rakenteen. Hopsin rakenne opiskelijan kommentein tulostaa rakenteen lisäksi myös opiskelijan suunnitelmaansa lisäämät kommentit, jos niitä on. Aikataulu näyttää opiskelijan suunnitteleman suoritusaikataulun.
Tarkastettuasi hopsin sinun pitää kirjoittaa opiskelijalle kommentti ennen kuin voit palauttaa hopsin opiskelijalle. Muista kirjoittamisen aikana ja sen lopuksi tallentaa tekstisi. Järjestelmä katkaisee istunnon automaattisesti puolen tunnin kuluttua ja tällöin kaikki tallentamattomat tekstit katoavat. Voit myös tallentaa kommentin ja jatkaa sitä myöhemmin. Aiemmat kommentit näet kommenttikentän yläpuolella. Niitä pääset lukemaan klikkaamalla kommentin otsikkoa. Kun viesti on valmis, klikkaa ruksi kohtaan Kommentti on valmis ja tallenna. Vasta tämän jälkeen pääset hyväksymään tai palauttamaan hopsin opiskelijalle. Palauta opiskelijalle painikkeesta klikkaamalla voit palauttaa hopsin opiskelijalle kommentein varustettuna. Opiskelija saa tästä ilmoituksen sähköpostiinsa. Palauttamisen jälkeen pääset yhä tarkastelemaan hopsia, mutta et voi muokata tai lisätä kommenttia. Hyväksy hops painiketta klikkaamalla hyväksyt hopsin, jolloin opiskelijalle palautuu hyväksytty-tilainen hops, tämän pdf-kopio (arkisto pdf) ja ensisijainen-tilassa oleva hops-pohja. Hyväksyttyä hopsia opiskelija ei pääse enää muokkaamaan, mutta hän voi jatkaa ensisijainen-tilassa olevan hopsin päivittämistä. Hopsin voi myös hyväksyä tiettyyn päivämäärään asti, jolloin opiskelija tietää, milloin hänen on seuraavan kerran lähetettävä hops tarkastettavaksi.
Kun hops on hyväksytty ja palautettu, tilanne Omat opiskelijat näytöllä on seuraava: Opiskelija Oili Onnekkaalla on nyt ensisijainen ja hyväksytty hops sekä arkistokopio hyväksytystä hopsista. Ohjaaja pääsee tarkastelemaan kaikkia kolmea hopsia myös sillä välin, kun hops on opiskelijan muokattavana. Aina kun ohjaaja avaa hyväksytyn tai ensisijaisen hopsin, niihin päivittyvät opiskelijan avaamiskertojen välillä tekemät opintosuoritukset. Arkisto pdf sen sijaan on hyväksytyn hopsin muuttumaton kopio. Opiskelijan hopsit näytön välilehdet Yhteenvetona Opiskelijan hopsit näytön välilehdet: Omat opiskelijat välilehdellä voi tarkastella opiskelijaryhmiä tai listaa ryhmittelemättömistä opiskelijoista. Kommentoitavat-välilehdeltä löytyvät ne opiskelijat, jotka ovat lähettäneet hopsinsa kommentoitavaksi. Listassa näkyvät ensin omat opiskelijat ja sitten muille ohjaajille hopsinsa lähettäneet opiskelijat. Tarkastettavat-välilehdeltä löytyvät opiskelijat, jotka ovat lähettäneet hopsinsa tarkastettavaksi. Listassa näkyvät ensin omat opiskelijat ja sitten muille ohjaajille hopsinsa lähettäneet opiskelijat. Hyväksyttävät-välilehdelle voi siirtää hopsin tarkastamisen jälkeen. Tämä on yleensä tarpeetonta, koska hopsin voi hyväksyä samalla, kun sen tarkastaa. Opiskelijoiden ryhmittely- ja Luo ryhmä- välilehdillä voi luoda ja muokata hops-ohjausryhmiä. Tämän tekevät yleensä suunnittelijat ja sihteerit.