KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 1/2017 Kokousaika Perjantai 1.9.2017 klo 8.30 Kokouspaikka Jyväskylä, Keskussairaala, Henkilöstöravintola Caterina, kabinetti 2 Käsiteltävät asiat Asia Liite Sivu 1 3 Kokouksen avaus 2 4 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 5 Asioiden esittely tarkastuslautakunnassa 4 6 Tarkastuslautakunnan sihteeerin valinta 5 7 Pöytäkirjan tarkastaminen 6 8 Tarkastuslautakunnan jäsenten esteellisyydet 7 9 Arviointisuunnitelma 2017-18 ja työohjelma 2017 8 10 Arviointikertomus 2017 9 11 Tarkastuslautakunnan kokouskäytännöt toimikaudella 2017-2018 10 12 Tarkastuslautakunnan työskentelyyn tarvittavat asiakirjat 11 13 Tarkastustoiminnan talousarvio 2017 12 14 KYS-Erva-alueen tarkastuslautakuntien tapaaminen 13 15 Tarkastuslautakunnan koulutus 14 16 Sidonnaisuusrekisteri 15 18 Tilintarkastajan tarkastussuunnitelma 16 19 Sisäisen tarkastuksen toteutuminen 17 20 Muut asiat 18 21 Ilmoitusasiat
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 2/21 Kokousaika Perjantai 1.9.2017 klo 8.30 Kokouspaikka Jyväskylä, Keskussairaala, Henkilöstöravintola Caterina, kabinetti 2 Läsnäolijat Helena Pihlajasaari Eija Viitanen hvj Hellevi Sipponen Tapani Kalenius hvj Merja Hautakangas Matti Hytölä hvj Pentti Kytölä Elisa Murtomäki hvj Luka Lindqvist Raisa Ojaluoto hvj Muut läsnäolijat Jarmo Jäspi sisäinen tarkastaja Paula Hellén-Toivanen tilintarkastaja Seija Saarelainen hallintopäällikkö Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä sairaanhoitopiirin toimistossa 8.9.2017 klo 8.00 15.45.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 3/21 Tl 1 Kokouksen avaus Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja avaa kokouksen.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 4/21 Tl 2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Puheenjohtajan esitys: Tl 2, 1.9.2017 Sairaanhoitopiirin hallintosäännön 83 :n mukaan tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön 17 luvun määräyksiä. Hallintosäännön 133 mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneensä olleessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään jäsenille toimielimen päättämällä tavalla. Hallintosäännössä ei ole määrätty, miten aikaisin kokouskutsu on lähetettävä. Tästä kokouksesta on annettu tieto sähköpostilla 25.8.2017. Kirjallinen kutsu on postitettu lautakunnan jäsenille 28.8.2017. Kuntalain 103 :n mukaan tarkastuslautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Puheenjohtaja toteaa kokouksen laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 5/21 Tl 3 Asioiden esittely tarkastuslautakunnassa Hallintosäännön 83 mukaan tarkastuslautakunnan päätökset tehdään ilman viranhaltijaesittelyä puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Tarkastuslautakunnan alaisuudessa ei ole viranhaltijoita. Valtuuston päätettävänä 25.8.2017, Kv 9 on esitys tarkastuslautakunnan esittelijästä seuraavasti: 3. määrää puheenjohtajan toimimaan tarkastuslautakunnan esittelijänä. Tl 3, 1.9.2017 Tarkastuslautakunta merkitsee asian tiedokseen.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 6/21 Tl 4 Tarkastuslautakunnan sihteeerin valinta Tarkastuslautakunnalla ei ole viranpuolesta määrättyä sihteeriä. Tarkastuslautakunta päättää tarkastuslautakunnan sihteerin valinnasta. Kaudella 2013-16 tarkastuslautakunnan sihteerinä toimi sisäinen tarkastaja Jarmo Jäspi (JHT, HT) ja teknisenä sihteerinä hallintoassistentti Irja Leppisaari. Tl 4, 1.9.2017 Tarkastuslautakunta päättää, että tarkastuslautakunnan sihteerinä toimii sisäinen tarkastaja Jarmo Jäspi ja teknisenä sihteerinä hallintoassistentti Irja Leppisaari.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 7/21 Tl 5 Pöytäkirjan tarkastaminen Hallintosäännön 151 mukaan pöytäkirjan pitämisestä vastaa puheenjohtaja. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa sihteeri. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Tl 5, 1.9.2017 Tarkastuslautakunta päättää valita pöytäkirjan tarkastajat.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 8/21 Tl 6 Tarkastuslautakunnan jäsenten esteellisyydet Kuntalain 97 ja hallintolain 27-30 säädetään esteellisyydestä. Lautakunnan jäseniä pyydetään etukäteen miettimään omat esteellisyytensä sairaanhoitopiirin toiminnan suhteen. Samalla todetaan, että esteellisyys voi muodostua myös puolison tai muun läheisen kautta. Tl 6, 1.9.2017 Merkitään pöytäkirjaan tarkastuslautakunnan jäsenten ilmoittamat pysyvät esteellisyydet.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 9/21 Tl 7 Arviointisuunnitelma 2017-18 ja työohjelma 2017 Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Esityslistan mukana jaetaan luonnos arviointisuunnitelmaksi 2017-18 ja työohjelmaksi 2017. Tl 7, 1.9.2017 Tarkastuslautakunta keskustelee arviointisuunnitelmasta ja työohjelmasta.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 10/21 Tl 8 Arviointikertomus 2017 Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on: -- 2) arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla; 3) arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää; -- Tarkastuslautakunnan jäsenille on toimitettu vuoden 2016 arviointikertomus esityslistan oheisaineistona. Tl 8, 1.9.2017 Tarkastuslautakunta keskustelee arviointikertomuksesta.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 11/21 Tl 9 Tarkastuslautakunnan kokouskäytännöt toimikaudella 2017-2018 Sairaanhoitopiirin hallintosäännön 83 :n mukaan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön 17 luvun määräyksiä. Hallintosäännön mukaan tarkastuslautakunnan kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsun yhteydessä lähetetään esityslista, jossa tulee olla jokaisesta käsiteltävästä asiasta selostus, päätöksenteon perustelut ja päätösehdotus. Päätösehdotus voidaan poikkeuksellisesti tehdä myös kokouksessa. Tarkastuslautakunnan kokouksessa on jäsenten ja sihteerin lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus tilintarkastajalla. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Sairaanhoitopiirin hallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Tl 9, 1.9.2017 Tarkastuslautakunta hyväksyy seuraavat menettelytavat toimikaudekseen 2017 2018: - Kokouskutsu ja esityslista lähetetään neljä (4) vuorokautta ennen kokousta varsinaisille jäsenille ja niille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus. - kokouskutsu ja esityslista lähetetään sähköpostilla ja kokousasiakirjat ovat sairaanhoitopiirin arkissa; paperisia kokouskutsuja tai esityslistoja ei lähetetä. - Pöytäkirja tarkastetaan seuraavan kokouksen yhteydessä. - Esityslista ja pöytäkirja julkaistaan sairaanhoitopiirin verkkosivuilla www.ksshp.fi. - yhteydenpidossa käytetään sähköpostia ja arkkia. - Pöytäkirja laaditaan tiiviinä.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 12/21 Tl 10 Tarkastuslautakunnan työskentelyyn tarvittavat asiakirjat Tl 10, 1.9.2017 Tarkastuslautakunta keskustelee tarvittavista asiakirjoista.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 13/21 Tl 11 Tarkastustoiminnan talousarvio 2017 Tarkastustoiminta sisältyy keskushallinnon budjettiin erillisenä. Tarkastustoiminnan talousarvio vuodelle 2017 on 124 153 euroa. Siihen sisältyy ostopalveluina tilintarkastus- ja sisäisen tarkastuksen palvelut. Tl 11, 1.9.2017 Tarkastuslautakunta merkitsee asian tiedoksi.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 14/21 Tl 12 KYS-Erva-alueen tarkastuslautakuntien tapaaminen Suomessa sairaanhoitopiirit on jaettu viiteen (5) eri erityisvastuualueeseen. Erityisvastuualueet rakentuvat yliopistollisten sairaaloiden ympärille (Helsinki, Turku, Tampere, Kuopio ja Oulu). Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä kuuluu Kuopion erityisvastuualueeseen (KYS-ERVA). KYS-ERVA:n jäseninä ovat Pohjois- Savon, Etelä-Savon, Itä-Savon, Keski-Suomen ja Pohjois-Karjalan sairaanhoitopiirit. Tl 12, 1.9.2017 KYS-erva-alueen tarkastuslautakuntien tapaaminen on Savonlinnassa. Päätetään osallistua KYS-ERVA tarkastuslautakunnan kokoukseen kutsussa esitetyllä tavalla.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/21 Tl 13 Tarkastuslautakunnan koulutus Tarkastuslautakunnan koulutuksia järjestää mm. BDO Audiator, FCG ja Aluekehityssäätiö. Koulutustarjonta syksylle 2017 esitellään tarkemmin kokouksessa. Tl 13, 1.9.2017 Alustava suunnitelma on seuraava: - Tarkastuslautakuntien koulutuspäivä 13.9. Jyväskylä; järjestäjä Aluepro - Hallinnon ja tarkastustoimen seminaari 26.10.-27.10. Tallinna; järjestäjä FCG. Päätetään mahdollisesta koulutukseen osallistumisesta.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 16/21 Tl 77, Tl 14 Sidonnaisuusrekisteri Tl 77, 21.10.2016 Uuden kuntalain (410/2015) mukaan tiettyjen kunnan/kuntayhtymän luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden on ilmoitettava julkisesti sidonnaisuuksistaan. Säännöstä sovelletaan 1.6.2017 alkaen. Kuntalain 84 :n sidonnaisuuksista on ilmoitettava tarkastuslautakunnalle, joka saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Ilmoitukset julkaistaan lain nojalla internetissä. Sidonnaisuusrekisterin puitteita on valmisteltu sairaanhoitopiirissä. Tarkastuslautakunta on rekisterinpitäjä, jonka on nimettävä vastuullinen viranhaltija. Vastuulliseksi viranhaltijaksi on ehdotettu tässä vaiheessa hallintopäällikköä, koska hän on tekemisissä luottamushenkilöiden kanssa. Hän ei kuulu niihin viranhaltijoihin, joita ilmoitusvelvollisuus koskee. Sisäinen tarkastaja ja tarkastuslautakunnan tekninen sihteeri hoitavat käytännön asiat. Tarkastuslautakunnan jäsenten sähköposteihin on lähetetty tutustumista varten sidonnaisuuksien ilmoituslomakkeen malli. Sidonnaisuusilmoitusmalli on tallennettu myös tarkastuslautakunnan Arkkiin. Tarkastuslautakunnan kokouksessa selostetaan tarkemmin valmistelutilannetta. Tarkastuslautakunta päättää 1., että se merkitsee valmistelutilanteen tiedokseen. 2., että se nimeää rekisterin vastuulliseksi viranhaltijaksi hallintopäällikkö Seija Saarelaisen. Tl 77, 21.10.2016 1. 2. Ehdotus hyväksyttiin. Tl 14, 1.9.2017 ---------- Kokouksessa todetaan asian valmistelutilanne. Asiaa esittelevät hallintopäällikkö Seija Saarelainen (rekisterin vastuuhenkilö) ja sisäinen tarkastaja Jarmo Jäspi.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 17/21 Puheenjohtaja selostus: Tarkastuslautakunta päättää, 1. että se merkitsee valmistelutilanteen tiedokseen. 2. että se pyytää sidonnaisuusrekisteritiedot LIITTEENÄ 14.1 olevalla lomakkeella. Tl 14, 1.9.2017
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 18/21 Tl 15 Tilintarkastajan tarkastussuunnitelma Valtuusto päätti kokouksessaan 3.6.2016 11 käyttää tilintarkastussopimukseen sisältyvän option ja valita KPMG Julkispalvelut Oy:n sairaanhoitopiirin tilintarkastajaksi vuosille 2017-18. Tarkastuslautakunnan yhtenä tehtävänä on seurata tilintarkastuksen toteuttamista. Tilintarkastaja vastaa tilintarkastusohjelman ja suunnitelman sisällöstä. Tarkastuslautakunta ei päätä eikä hyväksy suunnitelmaa. Tilintarkastaja Paula Hellèn-Toivanen JHTT esittää tarkastussuunnitelman 2017 tarkastuslautakunnalle tiedoksi. Tl 15, 1.9.2017 Tarkastuslautakunta merkitsee asian tiedokseen.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 19/21 Tl 16 Sisäisen tarkastuksen toteutuminen Sisäinen tarkastaja Jarmo Jäspi selostaa sisäisen tarkastuksen toteutumista vuonna 2017. Tl 16, 1.9.2017 Tarkastuslautakunta merkitsee asian tiedokseen.
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 20/21 Tl 17 Muut asiat
KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 21/21 Tl 18 Ilmoitusasiat puheenjohtaja Jarmo Jäspi sihteeri Pöytäkirjan tarkastajat. 2017. 2017