MUISTIO 14/2018 1 Aika 16.11.2018 klo 13:00-16:00 Paikka Kallion virastotalo, nh 6 Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 1 Kokouksen avaus 3 2 Hankkeen perustehtävän ja tuotosten ennakoiva arviointi (ns. Silta-malli) 4 3 Sote-järjestämisen tietojohtaminen 5 4 Maakunnan strategian toimeenpanon malli 6 5 Maakunnan johtamisjärjestelmä 7 6 Neuvonantajan havaintoja sote-prosessista syyskaudelta 2018 8 7 Muutosjohtajien tilannekatsaus 9 8 Muut asiat 10 9 Seuraavan kokouksen sopiminen, seuraavien kokousten asioita 11 10 Ydinviesti ja kokouksen päättäminen 12
MUISTIO 14/2018 2 Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Juha Jolkkonen Helsinki, puheenjohtaja Katri Kalske Länsi-Uusimaa Petri Knaapinen Uudenmaan ELY-keskus Aki Linden HUS, varapuheenjohtaja Outi Mäkelä Keski-Uusimaa Jukka T. Salminen Vantaa Ossi Savolainen Uudenmaan liitto Tuula Saxholm Helsinki Sanna Svahn Espoo Inka Tikkanen-Pietikäinen Uusimaa2019, ryhmän pääsihteeri Poissa Juha Metso Espoo Kaarina Torppa HUS Jukka-Pekka Ujula Itä-Uusimaa Muu Markku Makijärvi Uusimaa2019 Juha Tuominen HUS Markus Sovala Uusimaa2019, muutosjohtaja Timo Aronkytö Uusimaa2019, muutosjohtaja Juosila Marianne Uusimaa2019, sihteeri Kanerva Inka Uusimaa2019 Keistinen Kosti Uusimaa2019
MUISTIO 14/2018 3 1 16.11.2018 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen, ja totesi läsnäolijat. Puheenjohtaja toivotti tervetulleeksi HUS:n tulevan toimitusjohtajan Juha Tuomisen, joka osallistui kokoukseen osana perehtymisohjelmaansa. Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio.
MUISTIO 14/2018 4 2 16.11.2018 Hankkeen perustehtävän ja tuotosten ennakoiva arviointi (ns. Silta-malli) Uusimaa2019 -hankkeessa on arvioitu hankevalmistelun tuotosten hyödyntämistä ja lisäarvoa Uudenmaan kunnille ja kuntayhtymille jo ennen uudistuksen valtakunnallista läpimenoa (ns. Silta-malli). Hankkeen projektit ovat tehneet ensimmäisen arvioinnin siitä, miten valmistelu muuttuu, jos uudistusta koskevaan lakipakettiin tulee olennaisia muutoksia sekä niistä asioista, ratkaisuista ja tuotoksista, joita voidaan tarjota nykytoimijoille kokeilukäyttöön erityisesti tilanteessa, jos uudistuksen valtakunnallinen toteutus viivästyy. Hallintopäällikkö Inka Tikkanen-Pietikäinen esitteli asian (liite). Strateginen piti Silta-mallia hyvänä pohjana jäsentää jo tehtyä sekä edelleen valmistelussa olevaa työtä. Johtoryhmä keskusteli tarpeesta huomioida myös vaihtoehto, jossa alueen toimijat omin päätöksin käynnistäisivät yhteisorganisaatioita. Erityisen tärkeänä pidettiin maakunnan tietojärjestelmien ja tietojohtamisen kehityshankkeiden yhteistä hyödyntämistä alueella sekä hankevalmistelun ja sidosorganisaatioiden yhteistyön edelleen tiivistämistä. Merkittiin asia ja käyty keskustelu tiedoksi. Liitteet Liite1 Hankkeen perustehtävän ja tuotosten arviointi
MUISTIO 14/2018 5 3 16.11.2018 Sote-järjestämisen tietojohtaminen Projektipäällikkö Petri Näätänen esitteli käynnistettyä sote-järjestäjän tietojohtamisen kehittämishanketta (liite). Tietojohtaminen ja tiedolla ohjaaminen kuuluvat järjestäjän kriittisimpiin onnistumistekijöihin lakisääteisten tehtävien hoitamisessa. Keskeistä on hajallaan olevan tiedon kokoaminen järjestäjän tehtäviä palveleviksi tietokokonaisuuksiksi ja tietojohtamisen arvoketjun jatkuva kehittäminen. Laajan tietokokonaisuuden hallinta vaatii yhtenäisen tietopohjan ja toimivien tietoteknisten ratkaisujen lisäksi järjestäjän tietomallin konkretisoimista ja toiminnallistamista. Strateginen piti tehtyä valmistelua ja tietojohtamisen kehittämistä erittäin tarpeellisena Uudellamaalla riippumatta uudistuksen hallinnollisista ratkaisuista. Todettiin, että kattava hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen tietopohja edellyttää sote-tiedon rinnalle mm. kuntien muiden toimialojen ja kansallisten toimijoiden tietoja sekä tutkimustiedon hyödyntämistä. Projektissa jatketaan verkostoitumista eri toimijoiden kanssa. Merkittiin asia ja käyty keskustelu tiedoksi. Liitteet Liite2 Järjestäjän tietojohtamisen kehittäminen
MUISTIO 14/2018 6 4 16.11.2018 Maakunnan strategian toimeenpanon malli Hankejohtaja Markus Pauni esitteli maakunnan strategian toimeenpanon viitekehystä sekä strategian toimeenpanon eri osa-alueita (liite). Toimeenpanossa voidaan erottaa strategian juoksuttaminen vuosisuunnitteluprosesseihin, strategian toimeenpano hankesalkkujen, ohjelmien ja projektien avulla sekä strategian yhteistoiminnallinen valmistelu, viestintä, vuorovaikutus ja foorumit eri kohderyhmille. Strategian ns. läpimurto-ohjelmat ovat erityisiä strategisia kärkiä, joihin resursoidaan erikseen maakunnan budjetissa, pyritään hyödyntämään ulkoisia rahoituskanavia ja joissa huomioidaan laaja kumppanuus alueen toimijoiden kanssa. Strateginen keskusteli aiheesta ja merkitsi asian tiedoksi. Liitteet Liite3 Strategian toimeenpanon malli maakunnassa
MUISTIO 14/2018 7 5 16.11.2018 Maakunnan johtamisjärjestelmä Hankejohtaja Lauri Tanner esitteli luonnosta maakunnan johtamisjärjestelmäksi ja johtamisjärjestelmän suunnittelun keskeisiä periaatteita (liite). Oheismateriaalina on toimitettu ehdotus maakunnan hallintosäännöksi (liite). Johtamisjärjestelmän kokonaisuus koostuu hallintosäännön lisäksi useista dokumenteista ja päätöksistä. Johtamisjärjestelmän tulee mahdollistaa mm. toimiva järjestäjän ja tuottajan erottaminen sekä monituottajamalli. Maakuntaa on pystyttävä johtamaan kokonaisuutena, ja rakenteiden oltava selkeät. Poliittisen organisaation ja viranhaltijaorganisaation roolit tulee erottaa aiempaa tarkemmin, ja tuottajilla tulee olla itsenäistä päätäntävaltaa tavoitteiden puitteissa. Johtoryhmä keskusteli maakunnan johtamisjärjestelmästä sekä mm. haasteista liikelaitoksen itsenäisyyden ja maakuntakonsernikokonaisuuden johtamisen edellyttämän yhtenäisyyden välillä. Merkittiin asia ja käyty keskustelu tiedoksi. Liitteet Liite4 Maakunnan johtamisjärjestelmä Liite5 Uusimaa Hallintosääntö 5.11.2018
MUISTIO 14/2018 8 6 16.11.2018 Neuvonantajan havaintoja sote-prosessista syyskaudelta 2018 Helsingin yliopiston työelämäprofessori Pekka Sauri oli tehnyt muutosjohtajien toimeksiannosta arvioinnin Uusimaa2019 -prosessista erityisesti kuntien näkökulmasta. Arvio perustuu keskeisten toimijoiden haastatteluihin syys-marraskuussa 2018. Sauri esitteli haastattelukierroksen tulokset sekä ehdotuksensa prosessin kehittämiseksi (liite). Haastatteluissa oli nostettu esiin mm. prosessin omistajuuden ja omistajaohjauksen puute, huoli osaamisen riittävyydestä historiallisen fuusion toimeenpanoon, kuntien kokemus valmisteluosallisuuden puutteesta sekä erityisesti suurten kuntien kriittisyys uudistusta kohtaan. Kriittisyys ei kuitenkaan ole heijastunut erityisesti valmisteluun vaan näkyy lähinnä strategis-poliittisella tasolla. Valmistelijoiden motivaatio on haastavassa tilanteessa säilynyt vahvana. Saurin näkemyksen mukaan jatkossa tulisi erityisesti vahvistaa kuntien osallisuutta, huomioida kaupungistumiskehitys selkeämmin valmistelussa, laajentaa viestintää eri tasoilla sekä estää organisaation siiloutuminen jo valmisteluvaiheessa. Strateginen keskustelu aiheesta, ja pääosin tunnisti esiin nostetut teemat. Erityisesti vuoropuhelu kuntien kanssa ja viestintä puhuttivat n jäseniä. Hankkeessa arvioidaan tarkoituksenmukaiset jatkotoimet. Merkittiin asia ja käyty keskustelu tiedoksi. Liitteet Liite6 Neuvonantajan havaintoja Uusimaa2019 -prosessista syyskaudelta 2018 Sauri
MUISTIO 14/2018 9 7 16.11.2018 Muutosjohtajien tilannekatsaus Merkittiin tiedoksi muutosjohtajien lyhyet tilannekatsaukset.
MUISTIO 14/2018 10 8 16.11.2018 Muut asiat Muita asioita ei ollut.
MUISTIO 14/2018 11 9 16.11.2018 Seuraavan kokouksen sopiminen, seuraavien kokousten asioita Seuraava kokous pidetään to 13.12. klo 13-16 yhdessä sote-virkamieskoordinaatioryhmän kanssa. Asioina alustavasti mm. Koetalousarvio 2019-toteuttamissuunnitelma Tuottajien ohjausmalli/palvelujärjestelmän ohjaus ja simuloinnin tuloksia Maakunnan tavoitetilan toimintamalli Maakunnan sisäinen ja ulkoinen tarkastus Brändi-valmistelu Hankintatoimen valmistelu Hankkeen merkittävien riskien ja riskienhallinnan raportointi
MUISTIO 14/2018 12 10 16.11.2018 Ydinviesti ja kokouksen päättäminen Strateginen sopi kokouksen ydinviestistä. Strategiselle lle esiteltiin hankkeen perustehtävän arviointia, jossa jäsennetään tehtyä työtä ja ennakoidaan eri skenaarioita. Johtoryhmä keskusteli arvioinnin laajuudesta ja muista mahdollisista vaihtoehdoista sekä valmistelun hyödyntämisestä nykyisissä organisaatioissa. Johtoryhmä keskusteli sote-järjestämisen tietojohtamisesta ja piti tehtyä työtä tärkeänä. Esimerkiksi eriarvoisuuden vähentäminen vaatii kuitenkin sote-tietoa laajempaa tietopohjaa ja myös tutkimustiedon hyödyntämistä. Maakunnan strategian toimeenpanossa ryhmä piti tärkeänä, että prosesseihin on liitetty saumattomasti myös kuntien ohjelmat. Maakunnan johtamisjärjestelmän valmistelua evästi, että suunnittelussa kiinnitetään huomiota siihen, miten liikelaitoksen itsenäisyys ja maakuntakonsernin johtaminen sovitetaan yhteen. Kokouksen päätteeksi neuvonantaja Pekka Sauri esitteli tekemiään havaintoja valmistelusta. Erityisesti vuoropuhelu kuntien kanssa ja viestintä puhuttivat n jäseniä. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16. Ohje Uusimaa2019 -hankkeen projektikeskukseen kirjautumiseksi: Voitte kirjautua palveluun internet-selaimella osoitteessa https://uudenmaanliitto.sharepoint.com/sites/pwa Kun kirjaudutte Uudenmaan liiton Office365-palveluun ja jos käytössänne on oman organisaation Office365-palvelu, niin tällöin teidän tulee käyttää selaimessa yksityistä tilaa (incognito). Tällöin kirjautuminen onnistuu Uudenmaan liiton toimittamilla tunnuksilla, eikä kaksi erillistä Office365 palvelua mene kirjautumisessa sekaisin. Voitte katsoa ohjevideon asiasta: https://dreambroker.com/channel/obwwwm0p/bsjxz2z4