SOSIAALIPALVELUJEN OMAVALVONTASUUNNITELMA PALVELUNTUOTTAJAA KOSKEVAT TIEDOT (4.1.1) Palveluntuottaja Yksityinen palvelujentuottaja Nimi: Hämeenlinnan Erityisasuntosäätiö Palveluntuottajan Y-tunnus: 0648130-0 Kunta Kunnan nimi: Kuntayhtymä Kuntayhtymän nimi: Yhteistoiminta tai sote-alue Alueen nimi: Toimintayksikön nimi Päiväkeskus Päivänkaari Palveluyksikön sijaintikunta yhteystietoineen Päivärinteenkatu 6, 13210 Hämeenlinna Palvelumuoto; asiakasryhmä, jolle palvelua tuotetaan; asiakaspaikkamäärä Päivätoimintaa ikäihmisille arkipäivisin. Asiakaspaikkoja on 12-15 / päivä. Toimintayksikön katuosoite Päivärinteenkatu 6 Postinumero 13210 Toimintayksikön vastaava esimies Tarja Lotti Postitoimipaikka Hämeenlinna Puhelin 03 621 4107 Sähköposti etunimi.sukunimi@erityisasuntosaatio.fi Toimintalupatiedot (yksityiset sosiaalipalvelut) Aluehallintoviraston/Valviran luvan myöntämisajankohta (yksityiset ympärivuorokautista toimintaa harjoittavat yksiköt) Palvelu, johon lupa on myönnetty Kunnan päätös ilmoituksen vastaanottamisesta Ilmoituksenvarainen toiminta (yksityiset sosiaalipalvelut) Aluehallintoviraston rekisteröintipäätöksen ajankohta 2.5.2003 Alihankintana ostetut palvelut ja niiden tuottajat kirjaamo@valvira.fi PL 210, 00531 Helsinki Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Faksi 0295 209 700 Puhelin 0295 209 111 Koskenranta 3, 96100 Rovaniemi Faksi 0295 209 704 www.valvira.fi
TOIMINTA-AJATUS, ARVOT JA TOIMINTAPERIAATTEET (4.1.2) Toiminta-ajatus Päivätoiminnalla tuetaan asiakkaiden kotona selviytymistä ja ylläpidetään heidän fyysistä, psyykkistä ja sosiaalista toimintakykyään kulttuurisin ja hoidollisin keinoin. Päiväkeskuspäivän avulla asiakas selviytyy omassa kodissaan pidempään ja omaishoitaja saa vapaapäivän. Arvot ja toimintaperiaatteet Arvoja ovat voimavarakeskeisyys, hienotunteisuus ja asiakaslähtöisyys. RISKINHALLINTA (4.1.3) Riskinhallinnan järjestelmät ja menettelytavat Riskinhallinnan työnjako Riskien arviointi työpaikalla -lomake päivitetään vuosittain yksikön henkilökunnan ja palveluesimiehen toimesta. Poistumisturvallisuusselvitys päivitetään kolmen vuoden välein ja se koskee koko Päivärinteen palvelutaloa. Kiinteistössä on palotarkastus vuosittain paloviranomaisen toimesta. Riskien tunnistaminen Riskinhallinnan prosessissa sovitaan toimintatavoista, joilla riskit ja kriittiset työvaiheet tunnistetaan. Miten henkilökunta tuo esille havaitsemansa epäkohdat, laatupoikkeamat ja riskit? Turvallisuuspoikkeama-lomake on käytössä sähköisessä muodossa IMS-toimintajärjestelmässä. Turvallisuuspoikkeama kirjataan aina ja se tulee palveluesimiehen tietoon sähköisesti. Palveluesimies kirjaa raporttiin toimenpiteet ja kuittaa raportin käsitellyksi. Myös läheltä piti -tilanteet kirjataan. Johto saa tiedon laatupoikkeamista IMSin kautta suullisen tiedottamisen lisäksi. Lääkepoikkeamat kirjataan sähköisesti omalle raporttipohjalleen. Henkilökuntaan kohdistuneet uhkatilanteet kirjataan omalle raporttipohjalleen. Havaituista epäkohdista ilmoitetaan aina palveluesimiehelle. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjelma on laadittu. Hallitus määrittelee vuosittain siihen sisältyvän toimenpideohjelman sekä kohteet, joita säätiössä auditoidaan. Riskien käsitteleminen Miten yksikössä käsitellään haittatapahtumat ja läheltä piti -tilanteet ja miten ne dokumentoidaan? Poikkeamat kirjataan ja ne dokumentoidaan sähköisesti. Omaiselle tai kotihoitoon ilmoitetaan aina, jos asiakasta kohtaa haittatapahtuma tai läheltä piti -tilanne. Tilanteen vaatiessa palveluesimies tekee vakuutusyhtiöön potilasvahinkovakuutusilmoituksen. Asiakasta koskevat oleelliset tiedot kirjataan Sofiaan. Korjaavat toimenpiteet Miten yksikössänne reagoidaan esille tulleisiin laatupoikkeamiin, läheltä piti -tilanteisiin ja haittatapahtumiin? Korjaaviin toimenpiteisiin ryhdytään heti, kun se on mahdollista. Palveluesimies kirjaa poikkeamien jatkotoimenpiteet. Yhteisesti seurataan, että jatkotoimenpiteiden mukaiset toimintatavat on otettu käyttöön. Muutoksista tiedottaminen Miten muutoksista työskentelyssä (myös todetuista tai toteutuneista riskeistä ja niiden korjaamisesta) tiedotetaan henkilökunnalle ja muille yhteistyötahoille? Muutoksista tiedotetaan yksikön yhteisissä palavereissa ja palavereista tehdään muistio aina kun se on tarpeen. Palveluesimies tiedottaa. OMAVALVONTASUUNNITELMAN LAATIMINEN (3) Omavalvonnan suunnittelusta vastaava henkilö tai henkilöt Ketkä ovat osallistuneet omavalvonnan suunnitteluun? Palveluesimies, yksikön henkilökunta ja hallintopäällikkö. Toiminnanjohtaja hyväksyy laaditun omavalvontasuunnitelman käyttöön. 2
Omavalvonnan suunnittelusta ja seurannasta vastaavan henkilön yhteystiedot: Tarja Lotti 03 621 4107 Omavalvontasuunnitelman seuranta (määräyksen kohta 5) Omavalvontasuunnitelma päivitetään, kun toiminnassa tapahtuu palvelun laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyviä muutoksia. Miten yksikössä huolehditaan omavalvontasuunnitelman päivittämisestä? Omavalvontasuunnitelma päivitetään kerran vuodessa. Omavalvontasuunnitelman julkisuus Missä yksikön omavalvontasuunnitelma on nähtävillä? Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä ilmoitustaululla. Suunnitelman liitteet ovat omavalvontasuunnitelmamapissa henkilökunnan toimistossa. ASIAKKAAN ASEMA JA OIKEUDET (4.2) Palvelutarpeen arviointi Miten asiakkaan palvelun tarve arvioidaan mitä mittareita arvioinnissa käytetään? Kaupungille toimitetussa hakemuksessa ilmenee asiakkaan palveluntarve ja asiakkaan henkilökohtaiset tavoitteet. Miten asiakas ja/tai hänen omaistensa ja läheisensä otetaan mukaan palvelutarpeen arviointiin? - Hoito-, palvelu- tai kuntoutussuunnitelma Miten hoito- ja palvelusuunnitelma laaditaan ja miten sen toteutumista seurataan? Tilaaja ei ole vaatinut päivätoiminta-asiakkaiden osalta hoito- ja palvelusuunnitelmaa, mutta oleelliset asiakastiedot ovat SofiaCRM-asiakastietojärjestelmässä. Miten varmistetaan, että henkilökunta tuntee hoito- ja palvelusuunnitelman sisällön ja toimii sen mukaisesti? Päivätoiminnan henkilökunnalla on velvollisuus tuntea asiakkaansa ja heidän yksilölliset tarpeensa. Asiakkaan kohtelu Itsemääräämisoikeuden vahvistaminen Miten yksikössä vahvistetaan asiakkaiden itsemääräämisoikeuteen liittyviä asioita kuten yksityisyyttä, vapautta päättää itse omista jokapäiväisistä toimista ja mahdollisuutta yksilölliseen ja omannäköiseen elämään? Asiakas saa itse päättää, osallistuuko hän johonkin tietynlaiseen viriketoimintaan, onko hänellä esim. uskonnollisia rajoituksia osallistua tai minkä kokoisen ateria-annoksen hän haluaa syödä. Itsemääräämisoikeuden rajoittamisen periaatteet Asiakkaan hoito ja huolenpito perustuu Päiväkeskuksessa vapaaehtoisuuteen, ja palveluja toteutetaan lähtökohtaisesti rajoittamatta henkilön itsemääräämisoikeutta. Jos asiakas todetaan vaaraksi toisille asiakkaille ja henkilökunnalle, häntä hoitavien tahojen kanssa mietitään uudelleen päivätoiminnan tarpeellisuutta. Asiakkaan kohtelu Asiakkaiden itsemääräämisoikeutta kunnioitetaan. Asiakkaita kohdellaan yhteisesti luotujen arvojen ja toimintamallien mukaisesti. Palveluesimies toimii harkintansa mukaan niissä tilanteissa, joissa on syytä epäillä epäasiallista kohtelua. Asiakasta kohdannut vaaratilanne tai haittatapahtuma käsitellään suullisesti asianosaisten kesken. Lisäksi vaaratilanteet kirjataan Turvallisuuspoikkeama-raporttipohjalle sähköisesti. OVS:n liitteenä ohjeistus koskien sosiaalihuoltolain 48 :ää, johon on kirjattu velvollisuus tarkastella hoitotyön laatua. 3
Asiakkaan osallisuus Asiakkaiden ja omaisten osallistuminen yksikön laadun ja omavalvonnan kehittämiseen Palautteen kerääminen Miten asiakkaat ja heidän läheisensä osallistuvat yksikön toiminnan, laadun ja omavalvonnan kehittämiseen? Miten asiakaspalautetta kerätään? Asiakkaat antavat palautetta 1-2 krt vuodessa asiakasvartin yhteydessä (keskustelu). Lisäksi päivittäisen toiminnan yhteydessä palautetta voi antaa sekä suullisesti että kirjallisesti. Palautelomakkeita löytyy palvelutalon aulasta. Palautteet kirjataan IMSiin. Hämeenlinnan kaupungin toimesta toteutetaan kerran vuodessa asiakastyytyväisyyskysely. Palautteen käsittely ja käyttö toiminnan kehittämisessä Miten asiakaspalautetta hyödynnetään toiminnan kehittämisessä? Asiakaspalaute käydään läpi yksikön palaverissa. Saatu palaute otetaan huomioon toiminnan kehittämisessä. Asiakkaan oikeusturva a) Muistutuksen vastaanottaja Hämeenlinnan kaupunki / Ikäihmisten palvelut Ostopalvelupäällikkö Liisa Lepola Raatihuoneenkatu 9 13100 Hämeenlinna b) Sosiaaliasiamiehen nimi ja yhteystiedot sekä tiedot hänen tarjoamistaan palveluista Satu Loippo p. 050-5996413 satu.loippo@pikassos.fi Sosiaaliasiamies neuvoo asiakkaita asiakaslain soveltamiseen liittyvissä asioissa, avustaa muistutuksen teossa, tiedottaa asiakkaan oikeuksista, toimii muutoinkin asiakkaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi sekä seuraa asiakkaiden oikeuksien ja aseman kehitystä ja antaa siitä vuosittain kunnanhallitukselle selvityksensä. c) Kuluttajaneuvojan nimi, yhteystiedot sekä tiedot hänen tarjoamistaan palveluista d) Miten yksikön toimintaa koskevat muistutukset, kantelu- ja muut valvontapäätökset käsitellään ja huomioidaan toiminnan kehittämisessä? Muistutukset sekä kantelut käsitellään työyhteisön keskuudessa ja näihin vastataan aina kirjallisesti asianomaiselle taholle. Toimintaa kehitetään näiden pohjalta. e) Tavoiteaika muistutusten käsittelylle Mahdollisimman pian. PALVELUN SISÄLLÖN OMAVALVONTA (4.3) Hyvinvointia, kuntoutumista ja kasvua tukeva toiminta Asiakkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmiin kirjataan tavoitteita, jotka liittyvät päivittäiseen liikkumiseen, ulkoiluun, kuntoutukseen ja kuntouttavaan toimintaan. Miten asiakkaiden toimintakykyä, hyvinvointia ja kuntouttavaa toimintaa koskevien tavoitteiden toteutumista seurataan? Asiakkaiden tavoitteet päivätoiminnan suhteen on kirjattu heidän hakemuksiinsa. Seurantaa toteutetaan kirjaamalla asiakastietoihin Sofiaan pääkohdat päivän asioista. Ravitsemus Miten yksikön omavalvonnassa seurataan asiakkaiden riittävää ravinnon ja nesteen saantia sekä ravitsemuksen tasoa? Asiakkaat käyvät päivätoiminnassa 1(-2) kertaa viikossa. Heille tarjoillaan aamupala, lounas ja kahvit. Tarvittaessa otetaan yhteyttä omaiseen tai kotihoitoon. 4
Hygieniakäytännöt Jokaisella työntekijällä on hygieniapassi. Hygieniavastaavana toimii palveluesimies. Koko Päivärinteen palvelutalon yhteiseksi hygieniavastaavaksi nimetty sairaanhoitaja. Päiväkeskus Päivänkaaressa on hygieniakansio, jota täydennetään Päivärinteen palvelutalon yhteisillä hygieniaohjeilla tarvittaessa. Tarvittaessa asiakas lähetetään kotiin tartuntariskin välttämiseksi. Ruokalinjastolle ei voi mennä, mikäli osataan epäillä puutteita hygienian hoidossa. Päiväkeskus suljetaan tarvittaessa, jos on tullut tieto muissa yksiköissä olevasta epidemiasta. Terveyden- ja sairaanhoito - Lääkehoito a) Miten toimintayksikön lääkehoitosuunnitelmaa seurataan ja päivitetään? Päiväkeskuksessa ei ole lääkehoitosuunnitelmaa. b) Kuka yksikössä vastaa lääkehoidosta? Hoitajilla on voimassa olevat lääkeluvat ja kaikki osallistuvat lääkehoitoon, joka on päiväkeskuksessa pienimuotoista. Lääkepoikkeamat kirjataan sähköiseen toimintajärjestelmään. Hoitajat antavat asiakkaille heidän lääkkeensä tai asiakkaat ottavat ne itse omatoimisesti. Yhteistyö muiden palvelunantajien kanssa Miten yhteistyö ja tiedonkulku asiakkaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajien kanssa toteutetaan? Päiväkeskuksesta otetaan tarvittaessa yhteyttä omaiseen / kotihoitoon / palveluohjausyksikköön. ASIAKASTURVALLISUUS (4.4) Yhteistyö turvallisuudesta vastaavien viranomaisten ja toimijoiden kanssa Miten yksikkö kehittää valmiuksiaan asiakasturvallisuuden parantamiseksi ja miten yhteistyötä tehdään muiden asiakasturvallisuudesta vastaavien viranomaiset ja toimijoiden kanssa? Pelastussuunnitelma päivitetään vuosittain ja turvallisuusasiat käydään läpi henkilökunnan kesken säännöllisesti. Poistumisturvallisuusselvitys päivitetään kolmen vuoden välein. Vuosittainen palotarkastus paloviranomaisen toimesta. Koko henkilökunta osallistuu turvallisuuskävelyyn vuosittain. Päivärinteen pelastusharjoitus vuosittain viikolla 37. Asiakasturvallisuuden riskit on kirjattu. Päivitys vuosittain. Henkilöstö Hoito- ja hoivahenkilöstön määrä, rakenne ja riittävyys sekä sijaisten käytön periaatteet a) Mikä on yksikön hoito- ja hoivahenkilöstön määrä ja rakenne? Palveluesimies (ei osallistu hoitotyöhön) 3 hoitajaa, jotka ovat koulutukseltaan lähihoitajia. b) Mitkä ovat yksikön sijaisten käytön periaatteet? Käytössä Seuturekryn sijaispalvelut. Sijaista voidaan kysyä EAS:n toisten yksiköiden palveluesimiehiltä. c) Miten henkilöstövoimavarojen riittävyys varmistetaan? Palveluesimies tekee päätöksen sijaisen ottamisesta. Henkilöstön rekrytoinnin periaatteet a) Mitkä ovat yksikön henkilökunnan rekrytointia koskevat periaatteet? Avoimet toimet laitetaan sisäiseen tai julkiseen hakuun tilanteesta riippuen. Rekrytoinnissa noudatetaan vaatimusta hoitajien riittävästä ammattitaidosta. 5
Kuvaus henkilöstön perehdyttämisestä ja täydennyskoulutuksesta a) Miten yksikössä huolehditaan työntekijöiden ja opiskelijoiden perehdytyksestä asiakastyöhön, asiakastietojen käsittelyyn ja tietosuojaan? Säätiössä on käytössä yhteinen perehdytysohjelma ja jokainen työntekijä sekä harjoittelija allekirjoittaa vaitiolositoumuksen. Päiväkeskus Päivänkaaressa on myös yksikön oma perehdytysohjelma työntekijälle sekä harjoittelijalle. Kaikki työntekijät ovat vastuussa perehdytyksen käytännön toteuttamisesta. b) Miten yksikössä järjestetään henkilöstön täydennyskoulutus? Täydennyskoulutuksen suunnitellaan ja kirjataan vuosittain elokuussa. Lääkehoitokoulutus suoritetaan viiden vuoden välein ja sen toteutus on verkko-opintoina. Työnantaja järjestää hätäea-koulutuksen kaksi kertaa vuodessa ja jokainen osallistuu niihin kolmen vuoden välein. Toimitilat Tilojen käytön periaatteet Päiväkeskuksella on käytössään oma tila, jossa suurin osa päivän toiminnoista tapahtuu. Kuntosali, takkahuone, sisällä oleva aurinkopiha, saunatilat ja ruokasali ovat kaikkien Päivärinteen palvelutalon asukkaiden yhteisiä tiloja. Päiväkeskuksen henkilökunta ja asiakkaat toimivat paljon myös näissä yhteisissä tiloissa. Miten yksikön siivous ja pyykkihuolto on järjestetty? Päivärinteen laitoshuoltajat vastaavat siivouksesta. Pyykkiä ei pestä päivätoiminnassa. Teknologiset ratkaisut Koko Päivärinteen palvelutalon kiinteistössä on kameravalvonta. Toimivuus varmistetaan tilanteen vaatiessa. Laitteet ovat Muistisairaiden ryhmäkodeissa ja salasanat tallenteiden katsomiseen ovat hallinnossa. Kameravalvonnan tallentamaa kuvaa voidaan katsoa ainoastaan toiminnanjohtajan päätöksellä. Miten asiakkaiden henkilökohtaisessa käytössä olevien turva- ja kutsulaitteiden toimivuus ja hälytyksiin vastaaminen varmistetaan? Asiakkailla ei ole päivätoiminnassa turva- ja kutsulaitteita. Terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden hankinta, käytön ohjaus ja huolto Miten varmistetaan asiakkaiden tarvitsemien apuvälineiden hankinnan, käytön ohjauksen ja huollon asianmukainen toteutuminen? Päiväkeskuksessa on verenpainemittari ja kuumemittari. Asiakkailla on omat henkilökohtaiset apuvälineet ja tarvittaessa konsultoidaan kuntohoidon ohjaajaa. Terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista vastaavan henkilön nimi ja yhteystiedot Palveluesimies Tarja Lotti, 03-621 4107 Asiakas- ja potilastietojen käsittely a) Miten varmistetaan, että toimintayksikössä noudatetaan tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvä lainsäädäntöä sekä yksikölle laadittuja asiakas- ja potilastietojen kirjaamiseen liittyviä ohjeita ja viranomaismääräyksiä? Henkilökunta on allekirjoittanut vaitiolositoumuksen. Asiakasasiakirjat säilytetään lukollisessa kaapissa ja lukollisessa tilassa ja / tai salasanojen takana sähköisessä Sofia CRM-asiakashallintajärjestelmässä. b) Miten huolehditaan henkilöstön ja harjoittelijoiden henkilötietojen käsittelyyn ja tietoturvaan liittyvästä perehdytyksestä ja täydennyskoulutuksesta? Perehdyttämissuunnitelmassa on varmistus tietosuoja-asioiden osaamisesta. Tietosuojaohjeet on kirjattu. c) Missä yksikkönne rekisteriseloste tai tietosuojaseloste on julkisesti nähtävissä? Jos yksikölle on laadittu vain rekisteriseloste, miten asiakasta informoidaan tietojen käsittelyyn liittyvistä kysymyksistä? Rekisteriseloste ja tietosuojaseloste ovat yksikön ilmoitustaululla. d) Tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot Hämeenlinnan kaupunki on asukastietojen osalta rekisterinpitäjä. 6
Kaupungin tietoturvapäällikkö Tuovi Piirainen. 03-621 2646. YHTEENVETO KEHITTÄMISSUUNNITELMASTA Asiakkailta, henkilökunnalta ja riskinhallinnan kautta saadut kehittämistarpeet ja aikataulu korjaavien toimenpiteiden toteuttamisesta Kehittämistarpeisiin puututaan mahdollisimman pian. OMAVALVONTASUUNNITELMAN HYVÄKSYMINEN (Omavalvontasuunnitelman hyväksyy ja vahvistaa toimintayksikön vastaava johtaja) Paikka ja päiväys Hämeenlinnassa 29.10.2018 Allekirjoitus Virpi Kesti, toiminnanjohtaja 7