Päättäjäbrunssi - Januaribrunch 26.1.2019
Päättäjänä Espoon seurakuntayhtymän hallintoelimissä Risto Hämäläinen hallintojohtaja
Espoon seurakuntayhtymä ja Espoon seurakunnat Espoon kaupungin alueella olevat Esbo svenska församling, Espoonlahden seurakunta, Espoon tuomiokirkkoseurakunta, Leppävaaran seurakunta, Olarin seurakunta ja Tapiolan seurakunta muodostavat kirkkolain 11 luvun 1 :ssä tarkoitetun seurakuntayhtymän. Seurakuntayhtymän nimi on Espoon seurakuntayhtymä. Seurakuntayhtymän kielet ovat suomi ja ruotsi. Yhtymä muodostuu kuudesta seurakunnasta ja seurakuntayhtymän virastosta. Seurakuntayhtymän virasto hoitaa seurakuntayhtymän perussäännössä virastolle osoitetut yhteiset tehtävät. Espoon seurakuntayhtymän virasto toimii yhteisen kirkkoneuvoston alaisena. Virastoa johtaa hallintojohtaja. Espoon seurakunnissa ja seurakuntayhtymän virastossa työskentelee noin 530 henkeä. Heistä noin 380 työskentelee seurakunnissa ja 150 seurakuntayhtymän virastossa.
Espoon seurakuntayhtymän hallintoelimet Seurakuntavaaleissa valitut luottamushenkilöt t 6 kpl Yhteinen kirkkovaltuusto Kirkkoherrat Yhteinen kirkkoneuvosto Seurakuntien henkilöstö Johtokunnat Toimikunnat Hallintojohtaja Palveluyksiköiden johtavat viranhaltijat Seurakuntayhtymän viraston henkilöstö
Päätösvallan jakautuminen perustuu 1) säännöissä määriteltyihin toimivaltuuksiin koskien erilaisia asioita ja 2) euromääräisiin taloudellisen päätösvallan rajoihin. Seurakuntavaaleissa valitut luottamushenkilöt t 6 kpl Yhteinen kirkkovaltuusto Kirkkoherrat Yhteinen kirkkoneuvosto Seurakuntien henkilöstö Johtokunnat Toimikunnat Hallintojohtaja Palveluyksiköiden johtavat viranhaltijat Seurakuntayhtymän viraston henkilöstö
Esittelyoikeus hallintoelimille Seurakuntavaaleissa valitut luottamushenkilöt t 6 kpl Kirkkoherrat Yhteinen kirkkovaltuusto Yhteinen kirkkoneuvosto Yhteinen kirkkoneuvosto Hallintojohtaja ja johtavat viranhaltijat Johtokunnat ja toimikunnat Hallintojohtaja ja johtavat viranhaltijat
Minkä perusteella asian valmisteluorganisaatio ja asiasta päättävä hallintoelin valikoituvat? 1. Kirkkolaki ja järjestys Yhteinen kirkkovaltuusto Yhteinen kirkkoneuvosto 2. Seurakuntayhtymän perussääntö Kirkkoherrat ja seurakuntien organisaatio 3. Seurakuntayhtymän sääntökokoelma Hallintojohtaja, johtavat viranhaltijat ja seurakuntayhtymän viraston organisaatio Yhteinen kirkkovaltuusto Yhteinen kirkkoneuvosto Kirkkoherrat ja seurakuntien organisaatio Hallintojohtaja, johtavat viranhaltijat ja seurakuntayhtymän viraston organisaatio Yhteinen kirkkovaltuusto Yhteinen kirkkoneuvosto Johtokunnat Toimikunnat
Päättäjäbrunssit ja treffit 2019 Päättäjätreffit 1 ke 30.1.2019 klo 18 19 Seurakuntayhtymän ja seurakuntien välinen työnjako, perussääntö ja hallintoelimet Päättäjätreffit 2 ma 4.2.2019 klo 17.30 18.30 Yhteisen kirkkoneuvoston tehtävät ja päätösvallan rajat Päättäjätreffit 3 ma 25.2.2019 klo 17.30 18.30 Seurakuntayhtymän viraston tehtävät, toiminta ja palveluyksiköiden esittely Päättäjätreffit 4 ma 18.3.2019 klo 17.30 18.30 Miten seurakuntayhtymän taloudesta päätetään? Maaliskuun Päättäjäbrunssi la 23.3.2019 klo 8.15 13 Kirkon tulevaisuus Espoossa Päättäjätreffit 5 ke 27.3.2019 klo 18 19 Seurakuntayhtymän päätöksentekoa ja hallintoa ohjaava lainsäädäntö Päättäjätreffit 6 ma 8.4.2019 klo 17.30 18.30 Seurakuntien välinen yhteistyö Tulevaisuusfoorum la 28.9.2019 klo 8.15 13 Keräämme palautetta tilaisuuksista jälkikäteen. Kysely lähetetään osallistuneiden sähköpostiin.
Yhteinen kirkkovaltuusto Yhteinen kirkkovaltuusto Esbo svenska församling Espoonlahden seurakunta Espoon tuomiokirkkoseurakunta Leppävaaran seurakunta Olarin seurakunta Tapiolan seurakunta Yhteinen kirkkoneuvosto Seurakuntayhtymän virasto Hallintojohtaja Seurakuntayhtymän ylintä päätösvaltaa käyttää yhteinen kirkkovaltuusto. Yhteisen kirkkovaltuuston toimintaa säätelee yhteisen kirkkovaltuuston työjärjestys (seurakuntayhtymän sääntökokoelman sääntö A 2). Valtuusto kokoontuu neljä tai viisi kertaa vuodessa.
Yhteinen kirkkovaltuusto 2019-2022 Puheenjohtaja: Esittelijä: Luottamushenkilö Yhteinen kirkkoneuvosto Läsnäolo- ja puheoikeus: Hallintojohtaja ja yhtymän johtavat viranhaltijat Läsnäolo-oikeus: Luottamushenkilöitä yhteensä: 61 Kirkkoherrat, jotka toimivat asiantuntijoina tarvittaessa Yhteisen kirkkoneuvoston edustajat Muita asiantuntijoita tarvittaessa
Yhteisen kirkkovaltuuston v. 2018 käsittelemät asiat: Seurakuntayhtymän talous 8 Talousarvio, kirkollisveroprosentti, tilinpäätös, kansainvälisen diakonian määräraha Kiinteistöihin liittyvät hankkeet, myynnit ja vuokraukset 13 Tapiolan kirkon, Leppävaaran kirkon ja Gräsan hautausmaan peruskorjaukset, maa-alueiden myyntejä ja vuokrasopimuksia, Kaitaan alueen kaavoitukseen liittyvä yhteistyösopimus Seurakuntayhtymän sääntöihin liittyvät muutokset 9 Henkilöstön virkoihin liittyvät muutokset 7 Muutokset luottamushenkilöiden rooleissa 6 Erilaisia selvityksiä ja tiedoksiantoja 5 Koko yhtymää koskevat, yli 750 000 sopimukset ja kilpailutukset 1 Yhteistyösopimus Kirkko ja kaupunki -mediasta Koko yhtymää koskevat laajat hankkeet 1 Arabian- ja venäjänkielisen seurakuntatyön hanke
Yhteinen kirkkoneuvosto Yhteinen kirkkovaltuusto Esbo svenska församling Espoonlahden seurakunta Espoon tuomiokirkkoseurakunta Leppävaaran seurakunta Olarin seurakunta Tapiolan seurakunta Yhteinen kirkkoneuvosto Seurakuntayhtymän virasto Hallintojohtaja Tarkemmin: Päättäjätreffit 4.2.2019 Yhteinen kirkkoneuvosto on seurakuntayhtymän ylin toimeenpano- ja hallintoelin. Kirkkoneuvosto johtaa seurakuntayhtymän hallintoa, valmistelee asiat yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi, huolehtii yhteisen kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpanosta ja valvoo niiden laillisuutta.
t Yhteinen kirkkovaltuusto Esbo svenska församling Espoonlahden seurakunta Espoon tuomiokirkkoseurakunta Leppävaaran seurakunta Olarin seurakunta Tapiolan seurakunta n toiminnasta määrätään ohjesäännöllä. Neuvoston tehtävänä on päättää seurakunnan toiminnasta edistää hengellistä elämää päättää seurakunnan talousarviorahojen käytöstä antaa lausuntoja kirkkovaltuustossa päätettävistä asioista valita seurakunnan työntekijät, voi valita myös kirkkoherran päättää seurakunnan toimintaan vuokrattavista tiloista, jos tilan vuokra toteutetaan seurannalle myönnettyjen määrärahojen puitteissa päättää yhdessä kirkkoherran kanssa seurakunnan kirkon käytöstä käyttää seurakunnan omaisuuden omistamiseen, hallintaan ja tuottoon liittyvää päätösvaltaa.
t 2019-2022 Esbo svenska församling (ES) 14 Tuomiokirkkoseurakunta (ET) 16 Espoonlahti (EL) 16 Leppävaara (L) 16 Olari (O) 16 Tapiola (TA) 16 Esittelijä: Kirkkoherra Luottamushenkilöitä yhteensä: 94 lle on varattava tilaisuus antaa lausunto ennen kuin yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen KJ 10:14 määräämissä asioissa, joita ovat mm. perussäännön muuttaminen, seurakuntayhtymän toimintaja taloussuunnitelma, seurakuntayhtymän talousarvio, seurakuntajaon muuttaminen ja seurakunnan toimintaan kuuluvien rakennusten peruskorjauksia tai käyttötarkoituksen muuttamista.
jen v. 2018 käsittelemiä asioita Henkilöstöön liittyvät asiat 92 - irtisanoutumiset, rekrytoinnit, lomat, sijaisuudet, virkavapaudet, koulutukset Kirkkoherran päätökset 48 Ilmoitusasiat 37 Seurakunnan edustajan valinta työryhmiin tai toimielimiin 24 Seurakunnan toiminta, perustoimintokuvaukset ja selvitykset 21 Avustusanomukset ja lahjoitukset 13 Seurakunnan toimintasuunnitelmat ja toimintakertomus 13 Tutustumis-, ystävyysseurakunta- ja opintomatkat 13 ille esitetyt lausuntopyynnöt 12 Kolehtien ja yhteisvastuukeräyksen tuottojen käyttökohteet 12 Seurakunnan talousarvio ja talousarvion toteutuminen 11 Seurakuntien tilojen käyttö 8 Virkoihin liittyvät muutosesitykset 7 Luottamushenkilöterveiset ja aloitteet 7 Henkilökunnan hankinta- ja avustusten myöntämisvaltuudet 5 Tulevien kokousten ajankohdat 3 Aineisto kerätty 45 seurakuntaneuvoston pöytäkirjasta vuodelta 2018
Johtokunnat ja toimikunnat Tarkemmin: Päättäjätreffit 30.1.2019 Seurakuntavaaleissa valitut luottamushenkilöt t 6 kpl Kirkkoherrat Seurakuntien henkilöstö Yhteinen kirkkovaltuusto Yhteinen kirkkoneuvosto Talous- ja strategiatoimikunta Vaalilautakunta Kirkko ja kaupunki mediatoimituksen johtokunta Kiinteistöjohtokunta Henkilöstöjohtokunta Arvioinnin johtokunta Viestinnän toimikunta Hallintojohtaja Palveluyksiköiden johtavat viranhaltijat Seurakuntayhtymän viraston henkilöstö
Seurakuntien omat johto- ja toimikunnat, kappelineuvostot ja työryhmät Esbo svenska församling Espoonlahden seurakunta Espoon tuomiokirkkoseurakunta Leppävaaran seurakunta Olarin seurakunta Tapiolan seurakunta voi asettaa alaisuuteensa johtokuntia ja toimikuntia, joissa voi olla luottamushenkilöitä ja henkilöstön edustajia. Tarkemmin: seurakuntaneuvostojen omat perehdyttämistilaisuudet
Luottamushenkilön oikeus tehdä aloitteita ja ponsia Menettelytapa on määritelty Espoon seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston työjärjestyksessä A 2, joka perustuu kirkkolakiin ja järjestykseen. 5 kohta 6: Jos kirkkovaltuuston jäsen haluaa saattaa jonkin asian valtuuston käsiteltäväksi, on hänen tehtävä siitä kirjallinen esitys valtuuston puheenjohtajalle, jonka on viivytyksettä toimitettava se kirkkoneuvoston valmisteltavaksi. 5 kohta 7: Seurakunnan jäsenellä on oikeus tehdä aloitteita seurakunnan ja seurakuntayhtymän toimintaa ja hallintoa koskevissa asioissa. 7 kohta 3: Muutosehdotukset, ponnet ja muut esityslistasta poikkeavat ehdotukset sekä aloitteet on jätettävä kirjallisina puheenjohtajalle, jollei puheenjohtaja toisin salli. Asian hylkäämistä, pöydällepanoa tai palauttamista koskeva ehdotus on kuitenkin tehtävä kirjallisena vain puheenjohtajan sitä vaatiessa. Edellä mainittu luottamushenkilön aloiteoikeus koskee myös yhteisen kirkkoneuvoston jäseniä.
Luottamushenkilön oikeus tehdä aloitteita ja ponsia Kysymyksiä tai selvennyspyyntöjä voi myös suoraan lähettää valmisteleville viranhaltijoille. Se on usein aloitetta tai pontta nopeampi tapa saada lisätietoa asiasta tai esimerkiksi siitä, mitä aikaisempia päätöksiä asiaan liittyy. 5 kohta 8: Seurakunnan jäsenille on sopivin tavoin annettava riittävät tiedot yleistä mielenkiintoa herättävistä vireillä olevista seurakunnan ja seurakuntayhtymän asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä ja tehdyistä ratkaisuista. Yhteisen kirkkoneuvoston tehtävänä on johtaa ja valvoa tätä seurakunnan tiedotustoimintaa.
Kaksikielisyyden toteuttaminen Espoon seurakuntayhtymän hallintoelimissä Yhteinen kirkkovaltuusto: Esityslistat suomeksi ja ruotsiksi, talousarvio ja toimintasuunnitelma sekä tilinpäätös samoin, liitteitä ei pääsääntöisesti käännetä, vaan ne esitetään alkuperäisinä alkuperäisellä kielellään, lausunnot käännetään molemmille kielille. Yhteinen kirkkoneuvosto: Esityslistat, pöytäkirjat ja liitteet suomeksi Johto- ja toimikunnat: Esityslistat, pöytäkirjat ja liitteet suomeksi t: Suomenkielisten seurakuntien aineistot suomeksi, Esbo svenska församlingin aineistot ruotsiksi.
Toiminta, palvelut, materiaalit ja viestintä Säännöt: tällä hetkellä merkittävimmät säännöt on käännetty ruotsiksi; muita sääntöjä ruotsinnetaan vähitellen ja sitä mukaa, kun sääntöjä uudistetaan Kokoukset: puhuja valitsee kielen, jolla käyttää puheenvuoronsa tai esittää asiansa Verkkosivut: espoonseurakunnat.fi, esboforsamlingar.fi, osittain 100 % vastaavuus molemmilla kielillä, osa aineistoista on vain joko suomeksi tai ruotsiksi Avoimet työpaikat: työpaikkailmoitukset julkaistaan molemmilla kielillä Esbo svenska församlingin omat verkkosivut, Kyrkpressen Espoon seurakuntayhtymän palvelukeskus palvelee asiakkaita molemmilla kielillä Materiaalit ja aineistot: ruotsinnetaan tai suomennetaan tarpeen ja tilateen edellyttämällä tavalla.
Tvåspråkighet i Esbo kyrkliga samfällighets förvaltningsorgan Gemensamma kyrkofullmäktige: Föredragningslistor och prokokoll på finska och svenska, budget- och bokslutsboken på finska och svenska, bilagor översätts inte, utlåtanden översätts Gemensamma kyrkorådet: Föredragningslistor, bilagor och prokokoll på finska Direktioner och kommissioner: Föredragningslistor, bilagor och prokokoll på finska. Församlingsråden: På finska (ET, EL, LE, O och TA) eller på svenska (ES).
Päätöksenteon määrittelyä Yhteinen kirkkovaltuusto, -neuvosto tai niiden alaiset johto- tai toimikunnat eivät voi päättää seurakunnan toiminnan järjestämisestä, mutta yhteinen kirkkovaltuusto päättää seurakunnalle myönnettävien määrärahojen suuruudesta, joiden puitteissa toimintaa toteutetaan. t eivät voi päättää perussäännön nojalla seurakuntayhtymän tehtäväksi annetuista tehtävistä, kuten seurakuntayhtymän taloudesta, kiinteistöistä ja hautausmaista. Mm. seuraavat asiat eivät kuulu paikallisen päätöksenteon piiriin: Kysymykset, jotka edellyttävät kirkon uskoa ja oppia koskevia tai niihin pohjautuvia periaatteellisia kannanottoja (kirkolliskokous). Eri uskontokuntiin kuuluvien espoolaisten vainajien oikeus tulla haudatuksi Espoon seurakuntayhtymän hautausmaille (hautaustoimilaki).
Esimerkkejä päätöksenteon kulusta
6. Jos hanke päätetään käynnistää, hankkeen toteutuksesta päätetään kiinteistöjohtokunnassa edellyttäen, että hanke pysyy hyväksytyn enimmäiskustannushintansa puitteissa. 5. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää hankkeen toteuttamista yhteiselle kirkkovaltuustolle 4. Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee kiinteistöjohtokunnan esityksen 3. Viranhaltijat valmistelevat korjaushankkeesta esityksen kiinteistöjohtokunnalle kuvaten hankkeen laajuuden, enimmäiskustannushinnan ja aikataulun sekä hankkeen sovitettavuuden seurakuntayhtymän pitkän aikavälin rakentamissuunnitelmaan 2. käsittelee asian 1. Viranhaltijoiden tekemä kuntokartoitus, mittauksin todettu rakenteellinen vaurio
Seurakuntien määrärahojen määräytyminen ja seurakuntayhtymän talousarvio
Seurakuntien määrärahojen määräytyminen ja seurakuntayhtymän talousarvio 8. Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy talousarvion 7. Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee talousarvion ja esittää sitä hyväksyttäväksi valtuustossa 6. Yhteisen kirkkoneuvoston käsittely ja lausuntopyyntö seurakuntaneuvostoille 5. Talousarvioesityksen laatiminen viranhaltijavalmisteluna 4. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy valmisteluohjeen, ja se annetaan tiedoksi yhteiselle kirkkovaltuustolle 3. Talousarvion valmisteluohjeen laatiminen raamin pohjalta viranhaltijavalmisteluna 2. Talous- ja strategiatoimikunnan keskustelu talousraamiesityksestä 1. Talousraamin tuottaminen viranhaltijavalmisteluna
Seurakunnan viran sisällön muuttaminen
Seurakunnan viran sisällön muuttaminen 7. Yhteisen kirkkovaltuusto käsittelee asian ja tekee päätöksen 6. Yhteisen kirkkoneuvoston esitys valtuustolle viran sisällön muuttamisesta 5. Viranhaltijavalmisteluna laadittu esitys yhteiselle kirkkoneuvostolle viran sisällön muuttamisesta henkilöstöjohtokunnan määrittelemin ehdoin 4. Henkilöstöjohtokunnan käsittely 3. Esitys henkilöstöjohtokunnalle viranhaltijavalmisteluna 2. esittää henkilöstöjohtokunnalle, että se määrittelee viran nimikkeen (mikäli muuttuu), vaativuusryhmän ja peruspalkan 1. Kirkkoherran esitys seurakuntaneuvostolle nykyisen viran sisällön muuttamiseksi
Yli 750 000 euron suuruisen palveluhankinnan kilpailutus ja toimittajan valinta
Yli 750 000 euron suuruisen palveluhankinnan kilpailutus ja toimittajan valinta 7. Sopimus palvelun hankinnasta allekirjoitetaan valtuuston päätöksen tultua lainvoimaiseksi 6. Yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen toimittajan valinnasta 5. Yhteisen kirkkoneuvoston esitys valtuustolle toimittajan valitsemiseksi 4. Viranhaltijavalmisteluna laadittu esitys toimittajan valinnasta yhteiselle kirkkoneuvostolle 3. Kilpailutuksen toteuttaminen 2. Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy kilpailutuksen käynnistämisen 1. Viranhaltijavalmisteluna laadittu esitys yhteiselle kirkkoneuvostolle kilpailutuksen ehdoista, valintakriteereistä ja sopimusehdoista sekä kilpailutuksen käynnistämisestä