PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 1(27) Aika keskiviikko 23.1.2019 klo 18.30 20.02 Paikka Seurakuntayhtymän seurakuntakeskuksen seurakuntasali Osallistujat Jäsenet Varajäsen Muut kokousmerkinnät Aromaa Ulla-Riitta Halonen Erkki Heervä Tuuli Heilimä Janne Heino Mirva poissa varajäsen Terhi Leppäniemi Hesso Emmastiina poissa varajäsen Jorma Rinnemäki Hirvola Katri Hännikkälä Jorma Ihalainen Matti Juntunen Marketta Kamppi Anita Kaski Bia Kause Anne Koivusaari Eino Kontinen Ilona Korpela Simo Laivonen Ismo Liinamaa Anne Lindberg Hanna Lindgren Pirkko Linho Timo Linnainmaa Antti Merivirta Lauri Myllykoski Sonja poistui klo 19.15 12 aikana Myllymäki Pekka Nevanranta Erkki Nummi Tapio Passilahti Ari Pekola Antti Peltola Matti Peltomäki Lea Pudas-Tähkä Sanna-Mari Pullinen Laura Raitala Reijo Rautio Marja Rouvali Arja-Leena Ruisniemi Anneli Ruuhikorpi-Mäki Teija Rydman Kasper
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 2(27) Saine Harri Salonen Marjatta Savinen Sirkka-Liisa Soukki Raimo Säämäki Matti Tanttinen Markku Tienhaara Kristian Toivanen Paula Turunen Miia Walli Helvi Viitala Matti Yli-Kauhaluoma-Nurmi Päivi poissa Muut osallistujat Hietanen Heimo yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Huhtala Kaisa kirkkoherra, poistui klo 18.50 Penttinen Kari kirkkoherra Uusimäki Eeva Huhtanen Arto Kuhna Matti Heiniluoma Mirjami hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö kiinteistöpäällikkö viestintäpäällikkö hallinto- ja henkilöstöasiantuntija, sihteeri Allekirjoitukset LEA PELTOMÄKI Lea Peltomäki puheenjohtaja 1 6 HARRI SAINE Harri Saine puheenjohtaja 7 18 MIRJAMI HEINILUOMA Mirjami Heiniluoma sihteeri
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 3(27) Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun ja tehtyjen päätösten mukaiseksi Porissa 23.1.2019 REIJO RAITALA Reijo Raitala MARKKU TANTTINEN Markku Tanttinen Pöytäkirjan nähtävilläolo Ilmoitus pöytäkirjan nähtävilläolosta on ollut Porin ev.lut. seurakuntayhtymän hallintoviraston ja seurakuntien ilmoitustauluilla 24.1. 25.2.2019. Pirjo Rautava ilmoitustaulun hoitaja
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 4(27) Sisällysluettelo 1 KOKOUKSEN AVAUS JA ALKUHARTAUS... 5 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS... 5 3 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN... 6 4 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN... 6 5 YHTEISEN KIRKKOVALTUUSTON PUHEENJOHTAJAN VAALI... 7 6 YHTEISEN KIRKKOVALTUUSTON VARAPUHEENJOHTAJAN VAALI... 8 7 YHTEISEN KIRKKOVALTUUSTON SIHTEERI... 9 8 SUHTEELLISTEN VAALIEN VAALILAUTAKUNNAN ASETTAMINEN... 9 9 YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON VARAPUHEENJOHTAJAN VAALI... 12 10 YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON JÄSENTEN VAALI... 14 11 YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON VARAJÄSENTEN VAALI... 16 12 TILINTARKASTAJIEN VALINTA VALTUUSTOKAUDELLE 2019 2022... 18 13 SISÄISEN VALVONNAN OHJE... 22 14 SEURAKUNTIEN MIELIKUVA- JA TUNNETTUUSKYSELY... 24 15 ILMOITUSASIA... 26 16 MUUT ASIAT... 26 17 VALITUSOSOITUS... 27 18 KOKOUKSEN PÄÄTÖS... 27
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 5(27) 1 KOKOUKSEN AVAUS JA ALKUHARTAUS Esitys: Kokouksen avaa iältään vanhin valtuutettu, joka johtaa puhetta, kunnes valtuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja on valittu (KJ 8:5 ). Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Heimo Hietanen toivotti kokoonkutsujana läsnäolijat tervetulleiksi yhteisen kirkkovaltuuston ensimmäiseen kokoukseen. Noormarkun seurakunnan kappalainen Hannu Anttoora piti alkuhartauden. PÄÄTÖS: Yhteisen kirkkovaltuuston iältään vanhin jäsen Lea Peltomäki avasi kokouksen. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Laillisuus Kirkkojärjestyksen 8:5.2 :n mukaan kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka ja siihen on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kutsu asialuetteloineen on lähetettävä kirkkovaltuuston ja kirkkoneuvoston jäsenille viimeistään viikkoa ennen kokousta sekä pidettävä seurakunnan ilmoitustaululla viikon ajan ennen kokousta. Kokouskutsu ja asialista tähän kokoukseen on lähetetty kirkkojärjestyksen mukaisesti yhteisen kirkkovaltuuston ja yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille 14.1.2019. Kutsu asialuetteloineen on pidetty seurakuntien ja hallintoviraston ilmoitustauluilla 16. 23.1.2019. Kokouskutsu on lisäksi julkaistu 16.1.2019 Uudessa Ajassa ja 18.1.2019 Satakunnan Kansassa. Kokouskutsu ja asialuettelo ovat myös olleet seurakuntayhtymän Internet-sivuilla. Päätösvaltaisuus Kirkkolain 7:4 :n mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Yhteisen kirkkovaltuuston työjärjestyksen 2 :n mukaan kun valtuutetulla on tilapäinen este, hänen varajäsenelleen on viipymättä lähetettävä kutsu kokoukseen. Kutsu on toimitettava, mikäli mahdollista, kirjallisesti. Sen jälkeen kun valtuusto on hyväksynyt esteen, varajäsen ryhtyy toimimaan estyneen tilalla.
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 6(27) Päätösvaltaisuuden toteamiseksi suoritetaan nimenhuuto, hyväksytään ilmoitetut esteet ja todetaan varajäsenten paikallaolo. Esitys: Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Puheenjohtaja pyysi sihteeriä toimittamaan nimenhuudon. PÄÄTÖS: Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi sekä valtuutettujen lukumäärään nähden myös päätösvaltaiseksi. Merkittiin, että kirkkovaltuuston jäsenet Mirva Heino ja Emmastiina Hesso olivat ilmoittaneet olevansa estyneitä saapumaan tähän kokoukseen. Sen vuoksi oli kokoukseen kutsuttu varajäsenet Terhi Leppäniemi ja Jorma Rinnemäki. Poissa oli lisäksi jäsen Kristian Tienhaara. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). 3 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Esitys: Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirja tarkastetaan heti kokouksen jälkeen. PÄÄTÖS: Tämän pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Reijo Raitala ja Markku Tanttinen. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). 4 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Esitys: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. PÄÄTÖS: Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 7(27) 5 YHTEISEN KIRKKOVALTUUSTON PUHEENJOHTAJAN VAALI YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 12.12.2018/207 : Kirkkovaltuusto valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan toimikautensa ensimmäisen ja kolmannen vuoden ensimmäisessä kokouksessa (KJ 8:2). Johtoryhmä puolsi esitystä kokouksessaan 3.12.2018. Esitys: HALLINTO-, TALOUS- JA HENKILÖSTÖPALVELUJEN PÄÄLLIKKÖ: KN esittää KV:lle, että se valitsee yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajan vuosiksi 2019 2020. Päätös KN 12.12.2018: Esitys hyväksyttiin. YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO 23.1.2019: Esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää, että KV valitsee yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajan vuosiksi 2019 2020. Yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajaksi ehdotettiin Harri Saine. PÄÄTÖS: Päätettiin yksimielisesti valita Harri Saine yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajaksi vuosiksi 2019 2020. Lisätietoja antaa hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö Eeva Uusimäki, puh. 0400 309 770, eeva.uusimaki@evl.fi Muutoksenhaku Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella valituksella Turun hallintooikeudelle (KL 24:4). Tiedoksi: - Harri Saine - palkat
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 8(27) 6 YHTEISEN KIRKKOVALTUUSTON VARAPUHEENJOHTAJAN VAALI YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 12.12.2018/208 : Kirkkovaltuusto valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan toimikautensa ensimmäisen ja kolmannen vuoden ensimmäisessä kokouksessa (KJ 8:2). Johtoryhmä puolsi esitystä kokouksessaan 3.12.2018. Esitys: HALLINTO-, TALOUS- JA HENKILÖSTÖPALVELUJEN PÄÄLLIKKÖ: KN esittää KV:lle, että se valitsee yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtajan vuosiksi 2019 2020. Päätös KN 12.12.2018: Esitys hyväksyttiin. YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO 23.1.2019: Esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää, että KV valitsee yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtajan vuosiksi 2019 2020. Yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtajaksi ehdotettiin Helvi Walli. PÄÄTÖS: Päätettiin valita Helvi Walli yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtajaksi. Lea Peltomäki luovutti puheenjohtajuuden Harri Saineelle. Harri Saine ja Helvi Walli kiittivät saamastaan luottamuksesta. Lisätietoja antaa hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö Eeva Uusimäki, puh. 0400 309 770, eeva.uusimaki@evl.fi Muutoksenhaku Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella valituksella Turun hallintooikeudelle (KL 24:4). Tiedoksi: - Helvi Walli - palkat
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 9(27) 7 YHTEISEN KIRKKOVALTUUSTON SIHTEERI YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 12.12.2018/215 : Valtuuston kokousten pöytäkirjanpitäjänä toimii ja sen muistakin sihteerintehtävistä huolehtii hallintosihteeri, jollei valtuusto toisin määrää. (Yhteisen kirkkovaltuuston työjärjestys 1 ). Esitys: HALLINTO-, TALOUS- JA HENKILÖSTÖPALVELUJEN PÄÄLLIKKÖ: KN esittää KV:lle, että se valitsee yhteisen kirkkovaltuuston sihteeriksi vuosiksi 2019 2020 hallinto- ja henkilöstöasiantuntijan. Päätös KN 12.12.2018: Esitys hyväksyttiin. YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO 23.1.2019: Esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää, että KV valitsee yhteisen kirkkovaltuuston sihteeriksi vuosiksi 2019 2020 hallinto- ja henkilöstöasiantuntijan. PÄÄTÖS: Esitys hyväksyttiin. Lisätietoja antaa hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö Eeva Uusimäki, puh. 0400 309 770, eeva.uusimaki@evl.fi Muutoksenhaku Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella valituksella Turun hallintooikeudelle (KL 24:4). Tiedoksi: - hallinto- ja henkilöstöasiantuntija
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 10(27) 8 SUHTEELLISTEN VAALIEN VAALILAUTAKUNNAN ASETTAMINEN YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 12.12.2018/214 : Ensimmäisessä kokouksessaan valtuusto asettaa keskuudestaan toimikaudekseen suhteellisten vaalien toimittamista varten vaalilautakunnan, johon samalla valitaan kolme varsinaista jäsentä ja kolme varajäsentä. Vaalilautakunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Lautakunta on päätösvaltainen vähintään kahden jäsenen ollessa saapuvilla. Jos lautakunta ei ole päätösvaltainen, valtuusto voi tilapäisesti täydentää sitä suoritettavaa vaalia varten. Lautakunnalla on oikeus käyttää apunaan asiantuntijoita ja ottaa itselleen sihteeri. (Yhteisen kirkkovaltuuston työjärjestys 18 ) Esitys: HALLINTO-, TALOUS- JA HENKILÖSTÖPALVELUJEN PÄÄLLIKKÖ: KN esittää KV:lle, että se 1) asettaa vaalilautakunnan vuosiksi 2019 2022 sekä 2) valitsee vaalilautakuntaan kolme varsinaista jäsentä ja kolme varajäsentä. Päätös KN 12.12.2018: Esitys hyväksyttiin. YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO 23.1.2019: Esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää, että KV 1) asettaa vaalilautakunnan vuosiksi 2019 2022 sekä 2) valitsee vaalilautakuntaan kolme varsinaista jäsentä ja kolme varajäsentä. Suhteellisten vaalien vaalilautakunnan jäseniksi ehdotettiin jäsen Simo Korpela / varajäsen Pekka Myllymäki jäsen Miia Turunen / varajäsen Teija Ruuhikorpi-Mäki jäsen Laura Pullinen / varajäsen Päivi Yli-Kauhaluoma-Nurmi.
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 11(27) PÄÄTÖS: Suhteellisten vaalien vaalilautakunnan jäseniksi valittiin Simo Korpela, Miia Turunen ja Laura Pullinen sekä varajäseniksi Pekka Myllymäki, Teija Ruuhikorpi-Mäki ja Päivi Yli-Kauhaluoma-Nurmi. Lisätietoja antaa hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö Eeva Uusimäki, puh. 0400 309 770, eeva.uusimaki@evl.fi Muutoksenhaku Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella valituksella Turun hallintooikeudelle (KL 24:4). Tiedoksi: - suhteellisten vaalien vaalilautakunnan jäsenet ja varajäsenet
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 12(27) 9 YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON VARAPUHEENJOHTAJAN VAALI YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 12.12.2018/209 : Varapuheenjohtajan ja muiden jäsenten vaali toimitetaan kirkkovaltuuston toimikauden ensimmäisen ja kolmannen vuoden tammikuussa. Kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan toimimisesta kirkkoneuvoston kokouksen puheenjohtajana on voimassa, mitä siitä kirkkojärjestyksessä säädetään (KL 10:2). Varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajana kirkkoneuvoston kokouksessa 1) kirkkoherran ollessa estynyt tai esteellinen; sekä 2) muutoinkin kirkkoherran ja kirkkoneuvoston yhteisellä päätöksellä varapuheenjohtajan annettua siihen suostumuksensa. Päätös voidaan tehdä myös määräajaksi, kuitenkin enintään kirkkoneuvoston toimikaudeksi tai siihen saakka, kun kirkkoherra taikka varapuheenjohtaja vaihtuu. (KJ 9:1) Yhteisen kirkkoneuvoston jäseninä ovat tuomiokapitulin seurakuntayhtymän seurakuntien kirkkoherroista määräämä puheenjohtaja ja yhteisen kirkkovaltuuston valitsemat varapuheenjohtaja sekä vähintään 5 ja enintään 15 muuta jäsentä sen mukaan kuin ohjesäännössä määrätään. Kirkkoherraa lukuun ottamatta kullakin jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Jäseneksi ja varajäseneksi ei saa valita saman seurakuntayhtymän tai siihen kuuluvan seurakunnan viranhaltijaa eikä työsopimussuhteessa olevaa työntekijää (KJ 10:10). Turun arkkihiippakunnan tuomiokapituli on määrännyt yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajaksi vuosiksi 2019 2020 kirkkoherra Heimo Hietasen. Johtoryhmä puolsi esitystä kokouksessaan 3.12.2018. Esitys: HALLINTO-, TALOUS- JA HENKILÖSTÖPALVELUJEN PÄÄLLIKKÖ: KN esittää KV:lle, että se valitsee yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan vuosiksi 2019 2020. Päätös KN 12.12.2018: Esitys hyväksyttiin.
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 13(27) YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO 23.1.2019: Esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää, että KV valitsee yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan vuosiksi 2019 2020. Yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajaksi ehdotettiin Marjatta Salonen. PÄÄTÖS: Valittiin Marjatta Salonen yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajaksi. Lisätietoja antaa hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö Eeva Uusimäki, puh. 0400 309 770, eeva.uusimaki@evl.fi Muutoksenhaku Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella valituksella Turun hallintooikeudelle (KL 24:4). Tiedoksi: - Marjatta Salonen - palkat
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 14(27) 10 YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON JÄSENTEN VAALI YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 12.12.2018/210 : Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kaksitoista jäsentä (Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 1 ). Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenten vaali toimitetaan yhteisessä kirkkovaltuustossa siten, että ensiksi valitaan yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja ja sitten muut jäsenet (Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 2 ). Johtoryhmä puolsi esitystä kokouksessaan 3.12.2018. Esitys: HALLINTO-, TALOUS- JA HENKILÖSTÖPALVELUJEN PÄÄLLIKKÖ: KN esittää KV:lle, että se valitsee yhteisen kirkkoneuvoston jäsenet vuosiksi 2019 2020. Päätös KN 12.12.2018: Esitys hyväksyttiin. YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO 23.1.2019: Esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää, että KV valitsee yhteisen kirkkoneuvoston jäsenet vuosiksi 2019 2020. Yhteisen kirkkoneuvoston jäseniksi ehdotettiin Antti Linnainmaa, Matti Säämäki, Janne Heilimä, Anita Kamppi, Jorma Hännikkälä, Jouni Heinonen, Paula Toivanen, Hanna Lindberg, Katri Hirvola, Raimo Soukki, Esa J. Anttila ja Anne Liinamaa. PÄÄTÖS: Valittiin yhteisen kirkkoneuvoston jäseniksi Antti Linnainmaa, Matti Säämäki, Janne Heilimä, Anita Kamppi, Jorma Hännikkälä, Jouni Heinonen, Paula Toivanen, Hanna Lindberg, Katri Hirvola, Raimo Soukki, Esa J. Anttila ja Anne Liinamaa. Lisätietoja antaa hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö Eeva Uusimäki, puh. 0400 309 770, eeva.uusimaki@evl.fi
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 15(27) Muutoksenhaku Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella valituksella Turun hallintooikeudelle (KL 24:4). Tiedoksi: - yhteisen kirkkoneuvoston jäsenet - palkat
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 16(27) 11 YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON VARAJÄSENTEN VAALI YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 12.12.2018/211 : Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kaksitoista jäsentä (Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 1 ). Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenten vaali toimitetaan yhteisessä kirkkovaltuustossa siten, että ensiksi valitaan yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja ja sitten muut jäsenet (Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö 2 ). Kun edellä 2 :ssä mainitut vaalit on toimitettu, on eri vaaleilla valittava jäsenille henkilökohtaiset varajäsenet (Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö 3 ). Johtoryhmä puolsi esitystä kokouksessaan 3.12.2018. Esitys: HALLINTO-, TALOUS- JA HENKILÖSTÖPALVELUJEN PÄÄLLIKKÖ: KN esittää KV:lle, että se valitsee yhteisen kirkkoneuvoston varajäsenet vuosiksi 2019 2020. Päätös KN 12.12.2018: Esitys hyväksyttiin. YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO 23.1.2019: Esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää, että KV valitsee yhteisen kirkkoneuvoston varajäsenet vuosiksi 2019 2020. Yhteisen kirkkoneuvoston varajäseniksi ehdotettiin jäsen Antti Linnainmaan varajäseneksi Pirkko Lindgren, Matti Säämäen Arja-Leena Rouvali, Janne Heilimän Eino Koivusaari, Anita Kampin Matti Peltola, Jorma Hännikkälän Marjaana Nummi, Jouni Heinosen Ismo Laivonen, Paula Toivasen Ilona Kontinen, Hanna Lindbergin Erkki Nevanranta, Katri Hirvolan Miia Turunen, Raimo Soukin Antti Pekola, Esa J. Anttilan Markku Tanttinen, Anne Liinamaan Laura Pullinen ja Marjatta Salosen Lea Peltomäki.
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 17(27) PÄÄTÖS: Valittiin yhteisen kirkkoneuvoston varajäseniksi varajäsen Lea Peltomäki Pirkko Lindgren Arja-Leena Rouvali Eino Koivusaari Matti Peltola Marjaana Nummi Ismo Laivonen Ilona Kontinen Erkki Nevanranta Miia Turunen Antti Pekola Markku Tanttinen Laura Pullinen jäsen Marjatta Salonen, vpj. Antti Linnainmaa Matti Säämäki Janne Heilimä Anita Kamppi Jorma Hännikkälä Jouni Heinonen Paula Toivanen Hanna Lindberg Katri Hirvola Raimo Soukki Esa J. Anttila Anne Liinamaa. Lisätietoja antaa hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö Eeva Uusimäki, puh. 0400 309 770, eeva.uusimaki@evl.fi Muutoksenhaku Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella valituksella Turun hallintooikeudelle (KL 24:4). Tiedoksi: - yhteisen kirkkoneuvoston varajäsenet - palkat
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 18(27) 12 TILINTARKASTAJIEN VALINTA VALTUUSTOKAUDELLE 2019 2022 Yhteinen kirkkovaltuusto valitsi kokouksessaan 28.11.2018/57 yhteisen kirkkoneuvoston esityksen mukaisesti Porin seurakuntayhtymän vuosien 2019 2022 tilintarkastajaksi BDO Audiator Oy:n. Kirkkojärjestyksen 15. luvun 7 pykälän mukaan yhteinen kirkkovaltuusto valitsee tilintarkastajat toimikauttaan vastaavaksi ajaksi. YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 14.11.2018/176 : Kirkkojärjestyksen 15. luvun 7 pykälän mukaan yhteinen kirkkovaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten joko vähintään yhden varsinaisen ja yhden varatilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla JHT-tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastusyhteisön on määrättävä päävastuulliseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattoman ja riittävän laajan tilintarkastuksen toimittamiseen. Jos edellytykset riippumattomaan tarkastukseen puuttuvat, tilintarkastajan on kieltäydyttävä vastaanottamasta tehtävää tai luovuttava siitä. Porin seurakuntayhtymän taloussääntö 27 : Tilintarkastus järjestetään seurakuntayhtymän toimivasta johdosta ja muista tilivelvollisista riippumattomaksi. Tilintarkastajalta ei edellytetä seurakunnan jäsenyyttä. Yhteinen kirkkovaltuusto valitsi KPMG Oy Ab:n tilintarkastajaksi vuosiksi 2016 2018. Tilintarkastuspalvelut kilpailutetaan valtuustokausittain. Porin seurakuntayhtymään valitaan kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa. Tarjouspyyntö tilintarkastuksesta lähetettiin seitsemälle tilintarkastustoimistolle. Lisäksi hankinta ilmoitettiin hankintojen julkisessa ilmoituspalvelussa Hilmassa hankintalain mukaisesti. Määräaikaan mennessä tarjouksen antoi kaksi tarkastustoimistoa, joissa kaikissa on useita tilintarkastajia. Tarjouksen antoivat KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy ja BDO Audiator Oy. Tarjoajien tarjoukset ovat kokonaistarjouksia kahdesta tarkastajasta. Tarjouksissa tilintarkastajien hinnat esitettiin tilintarkastajittain eriteltyinä. Tarjouspyynnössä kysyttiin hinta 10 tarkastuspäivästä tilikaudessa. Kokonaishinta pitää sisältää kirkkojärjestyksen mukaisten tehtävien tilintarkastuksen. Tilikausikohtaisessa tarjouksessa pyydettiin eriteltynä tilintarkastuspäivien hinta, matka- ja
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 19(27) päivärahakulut sekä muut mahdolliset kulut. Lisäksi pyydettiin ilmoittamaan mahdollisten lisätoimeksiantojen arvonlisäveroton tuntiveloitus. Tarjouspyynnössä pyydettiin tieto, varaako tarjouksen antaja mahdollisuuden hintojen tarkistamiseen valtuustokauden aikana vuosina 2019 2022. Mahdollinen vuosittainen korotus on ilmoitettava tarjouksessa prosentteina tai euroina kiinteinä kokonaishintoina vuotta kohti. Laskutus pyydettiin tekemään tehdyn työn perusteella. Tarjouspyynnön mukaan tarjouksista hyväksytään seurakuntataloudelle kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto. Kokonaistaloudellisesti edullisinta vaihtoehtoa arvioidaan seuraavin perustein: - Kokonaishinta kirkkojärjestyksen 15 luvun 7 9 pykälien mukaisesta tarkastustehtävistä mahdollisine matka- ym. kustannusten korvauksineen, 80 % - Tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön esittämän tilintarkastajan kokemusmäärä seurakuntatalouden sekä kirkon hallinnon ja talouden tuntemuksesta, 15 %. Pisteitä annetaan seuraavasti: Kokemus seurakuntatalouden tarkastuksesta vähintään 10 vuotta = 15 pistettä, 9 vuotta 13,5 pistettä, 8 vuotta = 12 pistettä jne., 1 vuosi = 1,5 pistettä. Ajasta otetaan huomioon täydet vuodet ja jos tarkastajalla on samaan aikaan ollut yhtä useampi seurakuntatalous tarkastettavana, tältä osin ajan saa laskea 1,5- kertaisena. Tarjous pyydetään kahdesta tilintarkastajasta. - Tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön esittämän tilintarkastajan kokemusmäärä vähintään kymmenen yrityksen tai yhteisön samanaikaisesta tilintarkastajana toimimisesta ja niiden tilintarkastustyöstä 5 %. Pisteitä annetaan seuraavasti: Kokemus tilintarkastustyöstä vähintään 10 vuotta = 5 pistettä, 9 vuotta 4,5 pistettä, 8 vuotta = 4 pistettä jne., 1 vuosi = 0,5 pistettä. Ajasta otetaan huomioon täydet vuodet.
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 20(27) Tarjousten vertailu ja pisteiden laskennan perusteena tarjouksissa esitetyt luvut ja niistä lasketut arvot: Srk kokemus Muu kokemus Hinta Pisteet Vuosina Pisteet Vuosina Pisteet Alv 0 % Yhteensä KPMG Oy Ab Esko Säilä 42 15 21 5 2.970 Mari Säynätjoki 26 15 12 5 2.970 Yhteensä/2 päivää 1.188 Yhteensä 1 vuosi 5.940 Yhteensä 4 vuotta 23.760 YHTEISPISTEET 15 5 74,1 94,1 BDO Audiator Oy Vesa Keso 10 15 7 3,5 3.300 Ari Virolainen 9 13 8 4 2.000 Yhteensä/2 päivää 1.050 Yhteensä 1 vuosi 5.300 Yhteensä 4 vuotta 22.008 YHTEISPISTEET 14,25 3,75 80 98 Valintakriteerien mukaisilla painotuksilla tehdyssä pisteytyksessä BDO Audiator Oy:n pisteet olivat 98 ja KPMG Oy Ab:n pisteet 94. Johtoryhmä puolsi esitystä kokouksessaan 5.11.2018. Esitys: HALLINTO-, TALOUS- JA HENKILÖSTÖPALVELUJEN PÄÄLLIKKÖ: KN esittää KV:lle, että se valitsee 1) Porin seurakuntayhtymän vuosien 2019 2022 tilintarkastajaksi BDO Audiator Oy:n, jonka päävastuullisena tilintarkastajana on JHTT Vesa Keso ja toinen tilintarkastaja HT, JHT Ari Virolainen sekä 2) Porin seurakuntayhtymän valtuustokauden 2019 2022 varatilintarkastajiksi BDO Audiator Oy:stä HT, JHT Sinikka Niitynperän ja HT, JHT Aino Lepistön. Päätös KN 14.11.2018: Esitys hyväksyttiin.
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 21(27) YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO 23.1.2019: Esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää, että KV valitsee 1) Porin seurakuntayhtymän vuosien 2019 2022 tilintarkastajaksi BDO Audiator Oy:n, jonka päävastuullisena tilintarkastajana on JHTT Vesa Keso ja toinen tilintarkastaja HT, JHT Ari Virolainen sekä 2) Porin seurakuntayhtymän valtuustokauden 2019 2022 varatilintarkastajiksi BDO Audiator Oy:stä HT, JHT Sinikka Niitynperän ja HT, JHT Aino Lepistön. PÄÄTÖS: Esitys hyväksyttiin. Lisätietoja antaa hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö Eeva Uusimäki, puh. 0400 309 770, eeva.uusimaki@evl.fi Muutoksenhaku Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella valituksella Turun hallintooikeudelle (KL 24:4). Tiedoksi: - BDO Audiator Oy - KPMG Oy Ab - kirjanpito Valtuutettu Sonja Myllykoski poistui asian käsittelyn aikana klo 19.15.
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 22(27) 13 SISÄISEN VALVONNAN OHJE YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 12.12.2018/204 : Seurakuntayhtymän ja seurakuntien hallinnon ja talouden valvonta järjestetään siten, että ulkoinen valvonta (tilintarkastus) ja sisäinen tarkastus ja valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Yhteinen kirkkoneuvosto vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja sen toimivuudesta (Taloussääntö 26 ). Sisäisen valvonnan tehtävänä on varmistaa kohtuullisella varmuudella, että seurakunnan toiminta ja hallinto on hoidettu asiallisesti, laadukkaasti ja lainmukaisesti. Sisäinen valvonta on osa seurakunnan operatiivista johtamista. Sisäinen valvonta tarkoittaa tehtävien, valtuuksien ja vastuiden jakamista, päätöksien tekemistä valvonta- ja raportointitavoista, tietojen ja tietojärjestelmien suojaamista, omaisuuden turvaamista ja se sisältää mm. julkisuusperiaatteen, seurakuntalaisten muutoksenhakuoikeuden ja lain yksityisyyden suojasta. Valvonta ulottuu koko organisaatioon. Yhteinen kirkkoneuvosto vastaa seurakunnan hallinnosta, taloudenhoidosta ja sisäisen valvonnan järjestämisestä seurakunnassa. Yhteinen kirkkoneuvosto huolehtii valvonnan järjestämisen lisäksi siitä, että järjestelmä toimii käytännössä annettujen sääntöjen ja ohjeiden mukaan. Johtavilla viranhaltijoilla on keskeinen asema seurakunnan sisäisessä valvonnassa. Koko henkilökunta vastaa siitä, että toiminnassa ilmenevistä ongelmista, sopimusten rikkomisesta ja laittomuuksista ilmoitetaan asian vaatimalla tavalla. Jokaisella työntekijällä on vastuu omasta työstään. Oheisena liitteenä n:o 3 jaetaan Porin seurakuntayhtymän sisäisen valvonnan ohje. Johtoryhmä puolsi esitystä kokouksessaan 3.12.2018. Esitys: HALLINTO-, TALOUS- JA HENKILÖSTÖPALVELUJEN PÄÄLLIKKÖ: KN 1) hyväksyy Porin seurakuntayhtymän sisäisen valvonnan ohjeen 1.1.2019 alkaen 2) antaa sisäisen valvonnan ohjeen tiedoksi yhteiselle kirkkovaltuustolle Päätös KN 12.12.2018: Esitys hyväksyttiin. (liite 3)
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 23(27) YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO 23.1.2019: Oheisena liitteenä n:o 1 jaetaan Porin seurakuntayhtymän sisäisen valvonnan ohje. Esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää, että KV merkitsee sisäisen valvonnan ohjeen tiedoksi. PÄÄTÖS: Esitys hyväksyttiin. Lisätietoja antaa hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö Eeva Uusimäki, puh. 0400 309 770, eeva.uusimaki@evl.fi Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 24(27) 14 SEURAKUNTIEN MIELIKUVA- JA TUNNETTUUSKYSELY Valmistelija: viestintäpäällikkö YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 12.12.2018/212 : Valmistelija: viestintäpäällikkö Yhteinen kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan 13.6.2018/121 osallistua seurakuntien mielikuva- ja tunnettuuskyselyyn. Kysely toteutettiin samanaikaisesti 12 isossa seurakunnassa/yhtymässä, jotka olivat Helsinki, Oulu, Tampere, Turku (ja Kaarina), Vantaa, Jyväskylä, Kuopio, Pori, Seinäjoki, Hämeenlinna, Rovaniemi ja Salo. Tutkimuksen toteutti Norstat Oy. Vastaajia oli Helsingissä tuhat ja muilla seurakunnilla/yhtymillä kullakin 500 vastajaa, yhteensä 6 501 vastaajaa. Lopullinen aineisto on painotettu alueittain iän, sukupuolen ja kirkkoon kuulumisen mukaan aikuisväestöä edustavaksi. Tutkimuksen virhemarginaali on muiden kuin Helsingin osalta 4,4 prosenttia. Porin seurakuntayhtymän kirkkoherrat laativat viisi paikallista monivalintakysymystä, joiden vastauksista on erillinen kooste. Kyselyn tulokset julkistettiin 6.11.2018 ja paikkakuntakohtaiset tulokset marraskuun lopussa. Viestintäpäällikkö esittelee mielikuva- ja tunnettuuskyselyn tulokset kokouksessa. Oheisina liitteinä n:ot 6 7 jaetaan kyselyn tulokset. Johtoryhmä puolsi esitystä kokouksessaan 3.12.2018. Esitys: HALLINTO-, TALOUS- JA HENKILÖSTÖPALVELUJEN PÄÄLLIKKÖ: KN 1) merkitsee mielikuva- ja tunnettuuskyselyn tuloksen tiedoksi 2) antaa edelleen yhteenvedon tiedoksi yhteiselle kirkkovaltuustolle Päätös KN 12.12.2018: Esitys hyväksyttiin. (liitteet 6 7)
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 25(27) YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO 23.1.2019: Oheisina liitteinä n:ot 2 3 jaetaan kyselyn tulokset. Esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää, että KV merkitsee mielikuva- ja tunnettuuskyselyn tuloksen tiedoksi. PÄÄTÖS: Esitys hyväksyttiin. Lisätietoja antaa hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö Eeva Uusimäki, puh. 0400 309 770, eeva.uusimaki@evl.fi Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 26(27) 15 ILMOITUSASIA TURUN ARKKIHIIPPAKUNNAN TUOMIOKAPITULIN pöytäkirjanote: - 17/21.11.2018/411 Tuomiokapituli päätti kirkkojärjestyksen 10 luvun 10 :n 1 momentin nojalla määrätä vuosiksi 2019 2020 Porin ev.lut. seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajaksi kirkkoherra Heimo Hietasen. Esitys: Yhteinen kirkkovaltuusto merkitsee ilmoitusasian tiedoksi. PÄÄTÖS: Merkittiin ilmoitusasia tiedoksi. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). 16 MUUT ASIAT PÄÄTÖS: Aloite Valtuutettu Helvi Walli esitti kokoomuksen valtuustoryhmän valtuustoaloitteen Porin seurakuntien rajojen tarkastus, jotka 11 valtuutettua olivat allekirjoittaneet: - asetetaan toimikunta, joka valmistelee Porin seurakuntien rajojen tarkastuksen Peruste: - Porin seurakuntayhtymässä on tällä hetkellä kuusi seurakuntaa. Niiden rajat ovat vuosikymmenien saatossa asettuneet nykyiselleen - seurakuntien rajat eivät tee seurakunnista mitään loogisia aluekokonaisuuksia - voidaan sanoa, että tavallinen seurakuntalainen ei läheskään aina tiedä, mihin seurakuntaan kuuluu - siksi olisi tarvetta tarkistaa seurakuntien rajat, jotta eri seurakunnat muodostaisivat selvät kokonaisuudet - samalla tietenkin voitaisiin tutkia, onko kuuden seurakunnan järjestelmä Porissa optimaalinen Kotimaa-lehden tilauskysely valtuutetuille. Puheenjohtaja ilmoitti, että seuraava yhteisen kirkkovaltuuston kokous on 5.6.2019. (liite 4) Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
PORIN EV.LUT. SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 1/2019 27(27) 17 VALITUSOSOITUS Esitys: Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen. PÄÄTÖS: Puheenjohtaja antoi liitteen 5 mukaisen valitusosoituksen. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). 18 KOKOUKSEN PÄÄTÖS Esitys: Puheenjohtaja päättää kokouksen. PÄÄTÖS: Puheenjohtaja päätti kokouksen. Kirkkoherra Heimo Hietanen piti loppuhartauden. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).