1 Microsoft PowerPoint perusohje 2003 Mervi Ruotsalainen Kajaanin AMK 21.10.2005
2 YLEISTÄ POWERPOINT- ESITYKSEN TEOSTA...3 1. SUUNNITELUMALLIN VALINTA UUDELLE ESITYKSELLE...4 2. UUDEN DIAN LISÄÄMINEN...4 2.1 DIAN RAKENTEEN VALINTA...4 3. TEKSTIN ULKOASUN MUOKKAUS...5 4. LUETTELOMERKIT JA SISENNYS...5 5. KUVAN, VIDEON, ÄÄNEN, KAAVION JA ORGANISAATIOKAAVION, TEKSTIKEHYKSEN JNE.. LISÄÄMINEN DIARAKENTEESEEN...6 5.1 KUVAN LISÄÄMINEN...6 5.2 ORGANISAATIOKAAVIO...7 5.3.KAAVION LISÄYS...7 5.4 TEKSTIKEHYKSEN LISÄÄMINEN...8 5.5 WORDART-TEKSTI...8 5.6 VIDEON JA ÄÄNEN LISÄÄMINEN...9 6.TAUSTAN VÄRIN MUUTTAMINEN...9 7. MALLIN VAIHTAMINEN TAUSTALLE...10 8 DIAN VÄRIMALLIN VAIHTAMINEN VALMIILLE SUUNNITTELUMALLILLE...10 8.1. LINKIN VÄRIN VAIHTO:...11 9. DIOJEN SISÄLLÖN (OBJEKTIEN ) MUOKKAAMINEN...11 10. DIOJEN NÄKYMÄN MUUTTAMINEN NÄYTÖLLÄ...12 10.1 DIOJEN ESITYSJÄRJESTYKSEN MUUTTAMINEN...12 10.2 DIAN TUHOAMINEN...12 10.3 DIAN KOPIOINTI...12 11. DIAN TEHOSTEET JA VAIHTUMINEN...12 11.1 DIAN VAIHTUMISTEHOSTEET...13 12. DIAN SISÄLLÖN ANIMAATIOESITYS...13 13 DIAESITYKSEN KATSELU...15 14. VALMIIN ESITYKSEN AVAAMINEN JA TALLENTAMINEN...16 14.1 TALLENTAMINEN...16 VALITSE ASEMA JA HAKEMISTO JA ANNA TIEDOSTOLLE NIMI...16 14.2 AVAAMINEN...16 15. HYPERTEKSTIN TEKEMINEN...16 16 TOIMINTAPAINIKKEEN LUONTI...17 17 NAVIGOINTI POWERPOINTIN VALMIILLA KUVAKKEILLA:...18 18. POWERPOINT DIOJEN VIEMINEN WORD-OHJELMAAN...19
3 Yleistä PowerPoint- esityksen teosta PowerPoint on esitysgrafiikkaohjelma, jolla voidaan tehdä joko yksittäisiä kalvoja (dioja) tai useamman kalvon sisältävä esitys. Kalvot voivat sisältää tekstiä, kuvia, valmiita toimintopainikkeita, organisaatiokaavioita, kaavioita, kalvojen vaihdunta efektejä, animaatiota ja hyperlinkkejä internettiin tai toisille kalvosivuille. Taustan päälle rakennetaan esityksen sisältö Teksti Tausta (Valmis malli, oma malli, tai jokin värivaihtoehto) Kuva 1.Esityspohja Työskentelypohja Kuva 2. Työskentelypohja Vasemmalla näkyvät pieninä kuvakkeina esityksen kaikki diat: Keskellä näkyy vasemmalta puolen valitun dian sisältö Oikealla puolella näkyvät diojen rakenteet. Diojen rannetta voi muuttaa oikeanpuoleisesta listasta.
4 1. Suunnitelumallin valinta uudelle esitykselle Esityksen teko aloitetaan joko tyhjälle pohjalle tai haetaan valmis suunnittelumalli Valitse valikosta Tiedosto / Uusi Oikealle puolelle avautuu ikkuna, josta valitaan Käyttäen suunnittelumallia (kohta 1) Kuva 3: Uusi esitys Valinnan jälkeen aukeavat esikatseluun suunnittelumallit. Sunnittelumallia voi myöhemmin vaihtaa ja vaikuttaa missä dioissa malli on voimassa klikkamalla suunnittelumallin oikeassa reunassa olevaa nuolialas olevaa kuvaketta Valintoina on Käytä kaikissa dioissa Käytä valituissa dioissa Käytä kaikissa uusissa esityksissä Näytä suuret kuvakkeet Kuva 4.Suunnittelumalli 2. Uuden dian lisääminen Uusi diapohja saadaan valitsemalla valikosta Lisää / uusi dia. Tai valmiista kuvakkeesta Kuva 4. Valitse kuvakkeista Lisää uusi dia 2.1 Dian rakenteen valinta Valitse oikealta puolelta valmis dian rakenne (Kuva 5)
5 Kuva 5: Dian rakenteen valinta Mm. kun piirretään kaavioita, niin voidaan valita valmiiksi dian rakenne, jossa on kaaviopohja valmiina MUISTA: Tekstiä ei voi kirjoittaa sellaisenaan diaan vaan se on aina joko tekstikehyksessä tai jossakin muussa piirto-objektissa, joita voidaan lisätä diaan esim. pilvi 3. Tekstin ulkoasun muokkaus Tekstin ulkoasua voidaan muokata joko maalaamalla muokattava teksti tekstikehyksen sisältä tai aktivoimalla koko tekstikehys. Koko tekstikehys aktivoidaan klikkaamalla hiirellä tekstikehyksen reunan päällä kerran. Tämän jälkeen käytetään tekstin ulkoasun muokkaustoimintoja valmiista kuvakkeista (Fontti, koko, tasaus jne. yläpalkista) tai käytetään ns. piirtotyökaluja alhaalla olevasta palkista 4. Luettelomerkit ja sisennys Diarakenteessa olevaan valmiiseen tekstikehykseen tulee automaattisesti luettelomerkit (luettelomerkit-painike on aktiivinen). Luettelomerkit saadaan pois maalaamalla luetteloteksti ja klikkaamalla luettelomerkkiä, niin ettei se enää ole aktiivinen. Vastaavalla tavalla saadaan luettelomerkit myös näkyviin) Luettelomerkkien sisennystä voi muuttaa Sisennä-kuvakkeiden avulla ( Suurenna sisennystä ja Pienennä sisennystä) Kuva 6: Sisennäpainikkeet Voit muuttaa luettelomerkkejä maalaamalla ensin alue, jolle luettelomerkit muutetaan ja valitsemalla Muotoile / Luettelomerkit ja numerointi
6 Kuva 7:Luettelomerkit ja numerointi Luettelomerkin koko muutetaan Koko (2) kohdasta ja väri kohdasta (3). Mukauta (1) painikkeen alta löytyvät erilaiset merkit. Valitse ensin fontti ja valitse merkki ja paina Lisää painiketta. 5. Kuvan, videon, äänen, kaavion ja organisaatiokaavion, tekstikehyksen jne.. lisääminen diarakenteeseen Diaan voidaan tuoda kuvaa, videoita, ääntä jne,,, Jos Dian rakennemallissa on valmiina kyseinen vaihtoehto (esim. Kuvakehys, niin Lisää ClipArt kuva kaksoisnapsauttamalla kyseistä kuva kehystä), niin toimitaan sen kehyksen ilmoittaman ohjeen mukaan. Jos Diarakenteessa ei ole valmista kehystä, niin silloin lisääminen tehdään valitsemalla valikosta Lisää. (Kuva 8). Kuva-valikosta valitaan haluttu toimenpide. Video- ja äänitiedostot lisätään valikosta Lisää / Filmit ja äänet valikosta Kuva 8:Lisää / kuva- valinnat 5.1 Kuvan lisääminen
7 Valitse joko diapohjalle rakenne, jossa on valmiiksi ClipArt-kuvan paikka tai lisää kuva valikosta Lisää / Kuva / ClipArt tai Tiedostosta. Jos pohjassa on valmis kuvakehys, niin kaksoisklikkaa ruudun päällä (Kuva 9) ja valitse sopiva ClipArt-kuva (Kuva 10) ja kuittaa valinta OK. Kuva 9 Kuva 10 5.2 Organisaatiokaavio Uuden dian luonnin yhteydessä valitse organisaatiokaaviorakenne Kuva 11:Organisaatiokaavion lisäys Joskus on suositeltavampaa tehdä organisaatiokaavio suorakulma-kuviona ja Yhdysviivat nuolilla Klikkaa kalvolla organisaatiokuvaketta, jolloin pääset rakentamaan organisaatiokaavion. Tunnilla katsotaan erikseen miten organisaatiokaaviota muokataan 5.3.Kaavion lisäys Uuden dian lisäyksen yhteydessä valitse kaaviokuva rakenne.
8 Kuva 12. Kaavion lisäys Kaavioon vaikuttavia arvoja pääset syöttämään napauttamalla kaksi kertaa kaaviokuvaa hiirellä, jolloin avautuu kaaviokuva ja tlulukko, johon kaavion otsikot ja arvot syötetään. ( muokkaustoiminnot samanlaisia kuin Excelissä ja Wordissä. Tässä ei selitetä tarkemmin kaavion muokkausta) Jos diarakenteeksi ei ole määritetty kaaviopohjaa, niin sen saa lisäämällä Valikosta Lisää / Kaavio (Kuva 8). Kuva 11. Kaavio ja siihen kuuluva arvotaulukko 5.4 Tekstikehyksen lisääminen Tekstikehys lisätään valinnalla valikosta Lisää / Tekstikehys (Tekstikehyksen lisäys voidaan tehdä myös piirtotyökalujen valmiilla tekstikehys- kuvakkeella.) Napauta hiirellä Diaan ja kirjoita teksti kehykseen. Kehyksen tekstiä voit muokata tekstinmuokkaustoiminnoilla. 5.5 WordArt-teksti Lisää WordArt -teksti valitsemalla
9 valikosta Lisää /Kuva / WordArt. Valitse sopiva esitysmuoto ja kuittaa Ok Kirjoita teksti. Voit muokata WordArt-työkaluilla tekstiä myöhemmin hyvinkin monipuolisesti. Jos suljit työkaluikkunan rastista, niin saat sen takaisin valitsemalla valikosta Näytä / työkalurivit /WordArt 5.6 Videon ja äänen lisääminen valitse valikosta Lisää / Filmit ja Äänet. Valitse haluttu vaihtoehto ja mene hakemistoon, jossa video / äänitiedosto sijaitsee ja valitse se. 6.Taustan värin muuttaminen Voit muotoilla kullekin dialle oman taustavärin, tai käyttää samaa taustaväriä kaikissa taustoissa. Voit käyttää myös valmiita Office - paketin taustoja valitsemalla valikosta Muotoile ja sieltä Tausta. Avautuu ikkuna, josta alhaalla olevasta alasvetovalikosta valitaan taustan väri tai tyyli.. Kuva 12. Taustan muokkaus Kuva 15. Taustavärin muuttaminen diaan
10 Esikatse-painikkeella voit katsoa miltä valintasi näyttää. Jos olet tyytyväinen taustaasi, niin tällöin hyväksy valinta joko käytä -(käytetään vain kyseisellä sivulla) tai Käytä kaikissa- (Kaikkiin esityksen dioihin tulee kyseinen tausta) painikkeella. Peruuta-painikkeella perutaan valittu tausta Valmiita taustakuvia saan valitsemalla esimerkiksi valmiin esityspohjan 7. Mallin vaihtaminen taustalle Valitse valikosta Muotoile / Dian suunnittelu (kuva 14) Valitse sopiva malli oikealta listasta ja valittua suunnittelumallia Mallin poistaminen taustalta tapahtuu valitsemalla listasta kalvopohjavhimm.pot (Kuva13) Kuva 13 8 Dian värimallin vaihtaminen valmiille suunnittelumallille Valmiin suunnttelumallin värimaailmaa voidaan muokata seuraavasti Valitse valikosta Muotoile / Dian suunnittelu (kuva 14) Valitse oikealla puolella linkki Värimaailmat (Kuva14 ) Kuva 14 Voit valita listasta Käytä värimallia jonkin valmiin värimallin.muuta värimallia klikkaamalla alhaalla olevaa linkkiä Muuta värimalleja. Avautuu seuraava ikkuna (kuva 15), josta klikkaa muutettavan kohdan värineliötä ja paina Muuta väriä painiketta. Kuittaa lopuksi Käytä- painiketta.
11 Kuva 15 8.1. Linkin värin vaihto: Muuta Kuvasta 15 Lisäväri ja hyperlinkki sekä Lisäväri ja avattu hyperlinkki värin ominaisuuksia. 9. Diojen sisällön (objektien ) muokkaaminen Kohteen poistaminen Muista aktivoida aina muutettava alue tai teksti ennen toimenpidettä Voit poistaa tekstikehyksen, kuvan, videon jne aktivoimalla sen ja painamalla DEL-näppäintä. Kohteen koon muuttaminen Voit muuttaa tekstikehyksen kokoa ottamalla hiirellä kiinni kulmista tai sivuilta (kursori on kaksipäinen nuoli) ja vetämällä hiirellä halutun kokoiseksi. Muita muokkaustoimintoja Kohteen laadusta riippuen kohdetta voidaan muokata hyvinkin monella tavalla. Muokkaukseen pääset painamalla hiiren oikean puoleista näppäintä kohteen päällä tai reunaviivalla ja valitsemalla avautuneesta listasta Muotoile automaattista muotoa.. (kuva 17) (Tai kohteen valinnan jälkeen valitse valikosta Muotoile / Muotoile automaattista muotoa..)
12 Kuva 17. Objektin / kohteen ominaisuuksien muuttaminen Valitse avautuneesta ikkunasta se lehti, jossa muotoiltavan ominaisuuden säädöt löytyvät. 10. Diojen näkymän muuttaminen näytöllä Diojen näkymää näytöllä voidaan muuttaa vasemmalla alhaalla olevista painikkeista (tai valikosta Näytä ja valitse sieltä sopiva vaihtoehto) Kuva 18. Dianäkymän muuttaminen 10.1 Diojen esitysjärjestyksen muuttaminen Vasemalla puolella näkyvät esityksen diat. Ota diasta kiinni hiirelläja vie se haluttuun kohtaan 10.2 Dian tuhoaminen Dia poistetaan osoittamalla ensin poistettava dia ja tämän jälkeen valitaan valikosta muokkaa ja poista dia tai paina DEL- painiketta, kun dia on aktiivinen dian lajittelunäkymässä 10.3 Dian kopiointi Valitse koipioitava dia ja liitä se haluttuun paikkaan (Liitä painikkeella tai valikosta Muokkaa / Liitä) 11. Dian tehosteet ja vaihtuminen Voit määrittää kullekin dialle diasta toiseen vaihtumistehosteet joko siten, että tehosteet ovat kaikille siirtymävaiheille samat tai siten, että käytät erilaisia tehosteita eri paikassa
13 Tehosteet voivat olla äänitehosteita, siirtymätehosteita ja dian sisällön tekstin näkyvyyden säätelyä esityksen mukaisesti Valitse dia, jolle määrität tehosteita. Tehoste määrittää dian tulemisen näyttöön 11.1 Dian vaihtumistehosteet Valitse valikosta Diaesitys ja sieltä Dian vaihtuminen 1. Käytä valitussa dioissa: Valitse tehoste 2. Nopeus: Muuta nopeutta 3. Ääni: Aseta tehosteelle ääniefekti 4. Seuraava dia: Hiirtä napsauttamalla siirrytään seuraavaan tilaan tai antamalla aika sekuntteina kohtaan Automaattisesti, kun on kulunut 4. Käytä kaikissa dioissa: Saa siirtymäefekti tulee kaikkiin dioihin 5. Diaesitys: Katsele esitystä (Myös valikosta diaesitys/katsele esitystä) 12. Dian sisällön animaatioesitys Valitse valikosta Diaesitys / Mukautettu animaatio Oikealle puolelle avautuu animaation tekoon liittyvät toiminnot. Tee animaatio kullekin objektille / kohteelle erikseen. eli osoita hiirellä sitä objektia diasta kuva 16, kohta 1), johon tehdään animaatio ja valitse Lisää tehoste painikkeen (Kuva 16, kohta 2) kautta ryhmästä Sisääntulo, Korostus, Lopeta tai Liikeradat haluttu animaatio
14 Kuva 16 Muuta tehosteen ominaisuuksia Alkaa: Suunta: ja Nopeus valinnoista. Katsele animaatio alhaalla olevasta Toista tai Diaesitys painikkeen kautta. Kuva 17 Diaesityksessä olevaa objektien esiintymisjärjestystä voidaan muuttaa muuttamalla (kuva 18) tehoteiden paikkaa listassa hiirellä vetämällä. Animaation asetuksia voi muuttaa valitsemalla listasta muutettavan animaation ja klikkaamalla nuolialaspäin olevaa painiketta oikeassa reunassa ja valitsemalla sieltä haluttu toimenpide
15 Kuva 18 13 Diaesityksen katselu Voit esikatsella esitystäsi diojen esitystilassa valitsemalla joko pikapainike Diaesitys alhaalta vasemmalta (aloittaa siitä diasta. jossa ollaan) tai valikosta Diaesitys / katsele esitystä (Aloittaa alusta) Esitys etenee diajärjestyksessä hiiren vasemmanpuoleisella näppäimen painalluksella tai Page Up ja Page Down näppäimillä tai nuolinäppäimillä.. Esityksen aikana voit muokata esim. esitysjärjestystä. Paina esitystilassa vasemmalla alakulmassa painiketta 3 (Kuva 19), jolloin saadaan kuvassa oleva lista toimenpiteistä näkyville. Tärkein niistä on Siirry diaan toiminto, jolla voidaan siirtyä tiettyyn diaan suoraan esityksessä. Kuva 19 1 ja 2 nuolipainikkeilla siirrytään diasta toiseen ja kynän (4) avulla voidaan muuttaa kursori kynäksi ja tehdä merkintöjä kynän avulla kalvolle (2003 versiossa on ollut ongelmia)
16 Kuva 19 Toiminnon esityksen aikana 14. Valmiin esityksen avaaminen ja tallentaminen 14.1 Tallentaminen Esitys talletetaan valitsemalla valikosta Tiedosto ja tallenna nimellä Valitse asema ja hakemisto ja anna tiedostolle nimi 14.2 Avaaminen Ohjelman avaamisen jälkeen valitse vaihtoehto avaa, ja valitse hakemisto, jossa tiedosto sijaitsee Nyt voit tarvittaessa korjata esitystäsi 15. Hypertekstin tekeminen Hyperlinkki voidaan tehdä esim. tietystä sanasta, kuvasta tai toimintapainikkeen välityksellä. Linkin voit tehdä esim. jollekin www-sivulle, oman esityksen tietylle kalvolle tai johonkin valmiiseen dokumenttiin. Luo ennen hyperlinkkien tekoa ne sivut joille teet linkit. Harjoitus 1. Tee neljä sivua mallin mukaan. Alleviivaukset kuvaavat linkkejä. Älä alleviivaa sanoja valmiiksi.
17 Viikon päivät Maanantai Tiistai Keskiviikko Jne.. Maanantai Käyn töissä Tiistai Harrastan liikuntaa ja ruuan laittoa 15.1 Hyperlinkin teko: Toiseen kalvoon: Maalaa sana, josta linkki tehdään. Valitse Diaesitys / Toimintoasetukset: Valitse Hiiren napautus- tai Hiiri objektin päällä lehti. Aktivoi Hyperlinkki ja valitse listasta oikea vaihtoehto, joka toteutuu linkistä. Diojen välillä siirtyminen kannattaa tehdä valitsemalla listasta DIA, jolloin saadaan lista esityksen dioista. Valitse dia, johon tästä linkistä siirrytään. Kuittaa ikkunat OK, OK WWW-osoitteeseen: Maalaa sana, josta linkki tehdään. Valitse Diaesitys / Toimintoasetukset: Valitse Hiiren napautus- tai Hiiri objektin päällä lehti. Aktivoi Hyperlinkki ja valitse URL. Anna URL-osoite (http://www.kajak.fi), OK ja OK Kuva 20. Hyperlinkki 16 Toimintapainikkeen luonti Toimintapainikkeet ovat esim. eteen, taaksepäin, kotiin jne, hyperlinkkipainikkeita
18 Valitse Diaesitys / toimintopainikkeet Valitse avautuneesta listasta haluttu toimenpide vasemalla hiiren painalluksella (mukautettu, edellinen, seuraava jne..) Siirry diassa kohtaan johon painike tulee ja vedä hiirellä sopivan kokoinen alue, johon toimintopainike ilmestyy hiiren painikkeen vapautuksen jälkeen Aktivoi ( kuva 20) Hyperlinkki ilmestyneestä toimintoasetukset lehdeltä ja valitse avautuneesta listasta oikea vaihtoehto. Kuittaa OK, OK Kuva 21. Toimintoasetukset Nämä toimintopainikkeet löytyvät myös alaosasta piirtotyökaluriviltä kohdasta Automaattiset muotoilut. 17 Navigointi PowerPointin valmiilla kuvakkeilla: Näytön alareunassa on Piirtotyökalurivi. Täältä voidaan myös valita muunlaisia valmiita kuvakkeita seuraavasti Paina Automaattiset muodot alasvetovalikkoa ja valitse sieltä haluttu ryhmä ja tämän ryhmän sisältä haluttu kuvake. Vedä hiirellä kuvake näkyviin ja määritä koko. Aktivoi luotu kuvake ja valitse valikosta Diaesitys / Toimintoasetukset ja sieltä haluttu vaihtoehto.
19 18. PowerPoint diojen vieminen Word-ohjelmaan PowerPoint esityksen diat voidaan viedä myös Word-asiakirjaan 1. Valitse Tiedosto/ lähetä / Microsoft Office Word Valitse haluamasi asettelu Wordin asiakirjassa. Lisää diat asiakirjaan Liitä vaihtoehdolla