ROTARYN KÄSIKIRJA Käsikirja Rotaryn menettelytavoista

2013 ROTARYN KÄSIKIRJA Käsikirja Rotaryn menettelytavoista

2013 ROTARYN KÄSIKIRJA Käsikirja Rotaryn menettelytavoista KÄSIKIRJAAN SISÄLTYVÄT: Rotary Internationalin säännöstö Rotary Internationalin järjestysmuoto Rotary Internationalin säännöt Rotaryklubin järjestysmuoto Muita sääntöasiakirjoja RI:n suosittelemat Rotaryklubin mallisäännöt Rotary Internationalin Rotarysäätiön säännöt Rotarysäätiön perustamisasiakirja (ote) Copyright 2013 Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA Kaikki oikeudet pidätetään.

Kalenteri 2013-14 HEINÄKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 ELOKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 SYYSKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 LOKAKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 MARRASKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 JOULUKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 TAMMIKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 HELMIKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 MAALISKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 HUHTIKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 TOUKOKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 KESÄKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Kalenteri 2014-15 HEINÄKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 MARRASKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 MAALISKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 ELOKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 JOULUKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 HUHTIKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 SYYSKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 TAMMIKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 TOUKOKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 LOKAKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 HELMIKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 KESÄKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Kalenteri 2015-16 HEINÄKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 MARRASKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 MAALISKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 ELOKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 JOULUKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 HUHTIKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 SYYSKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 TAMMIKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 TOUKOKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 LOKAKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 HELMIKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 KESÄKUU S M T K T P L 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

ROTARYN KÄSIKIRJA Käsikirja Rotaryn menettelytavoista Tämän Käsikirjan tarkoitus on auttaa Rotaryn toimihenkilöitä ymmärtämään Rotaryn menettelytavat ja käytännöt, jotka ovat tehtävien kannalta tärkeimpiä. Keltaiset sivut muodostuvat menettelytavoista ja hallinnon asiakirjoista sisältäen: RI:n järjestysmuoto RI:n säännöt Rotaryklubin järjestysmuoto RI:n suosittelemat Rotaryklubin mallisäännöt Rotary Internationalin Rotarysäätiön säännöt Otteita Rotarysäätiön perustamisasiakirjasta Käsikirjan valkoiset sivut sisältävät näiden käytäntöjen ja prosessien kuvaukset. Käsikirja julkaistaan joka kolmas vuosi kolmen vuoden välein kokoontuvan sääntövaltuuskunnan jälkeen. Kopiot toimitetaan jokaiselle rotaryklubille ja RI:n toimihenkilöille. Jos on epäselvää, miten käsikirjan sisältöä, mukaan luettuna RI:n säännöstöä ja muita lakiasiakirjoja, tulee tulkita, niin aineiston englanninkielinen versio sisältää virallisen tekstin. Käytänteihin liittyviin kysymyksiin, ota yhteyttä CDS-tukihenkilöön (www.rotary.org/cds). John Hewko Pääsihteeri

Disclaimer Statement The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke Tämän käsikirjan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä. Käännöstoimikunnan jäsenet PDG Rune Eklund, PDG Heikki Arkela, PP Heidi Cavén ja PP Jari Palvola

SISÄLLYSLUETTELO Tekstissä esiintyviä viitteitä Osa yksi Rakenne 1 Rotaryklubi... 3 2 Piiri... 19 3 Vyöhyke...33 4 Rotary International...39 5 Rotarysäätiö...53 Osa kaksi Rotaryn tehtävän toteuttaminen 6 Yleisohjeet...59 7 Palveluväylät... 61 8 Rotaryn ohjelmat...69 9 Palkinnot...75 10 Keskittämisalueet...77 11 Rotaryn apurahat...79 12 PolioPlus...83 13 Erityishuomioita...85 14 Rotaryn merkkien käyttö ja suojeleminen...87 Osa kolme Kansainvälisiä kokouksia 15 Rotary Internationalin kongressi...99 16 Kansainvälinen neuvottelu...101 17 Sääntövaltuuskunta...103 Osa neljä Rotaryn hallintodokumentit Rotary Internationalin järjestysmuoto...122 Rotary Internationalin säännöt...130 Rotaryklubin järjestysmuoto...196 RI:n suosittelemat Rotaryklubin mallisäännöt...212 Rotary Internationalin Rotarysäätiön säännöt...218 Rotarysäätiön perustamisasiakirja (ote)... 229 Asiahakemisto...231

TEKSTISSÄ ESIINTYVIÄ VIITTEITÄ Rotaryn käsikirjan valkoiset sivut käsittävät epävirallisen yhteenvedon RI:n menettelytavoista, mukaan lukien RI:n säännöstöt ja Rotaryn menettelytapaohjeet. RI:n menettelytavat saattavat muuttua ja tällöin Rotaryn käsikirjan valkoiset sivut eivät enää vastaa RI:n menettelytapoja. Voimassa olevat RI:n menettelytavat selviävät RI:n säännöstöistä, Rotaryn menettelytavoista tai Sihteeristön voimassa olevista menettelytavoista ja käytänteistä. Rotaryn käsikirjan valkoisilla sivuilla esiintyvien viitteiden merkitys: RCP* Rotary Code of Policies, Rotaryn menettelytapaohjeet, tiivistelmä ajankohtaisista hallituksen menettelytapaohjeista, jotka ovat julkaistu vain englanniksi osoitteessa www.rotary.org TRFC* RIC RIB SRCC TRFB* The Rotary Foundation Code of Policies, Rotarysäätiön menettelytapaohjeet, tiivistelmä ajankohtaisista Säätiön hallituksen menettelytapaohjeista, jotka ovat julkaistu vain englanniksi osoitteessa www.rotary.org Rotary International Constitution, Rotary Internationalin järjestysmuoto, joka on julkaistu tämän käsikirjan keltaisilla sivuilla Rotary International Bylaws, Rotary Internationalin säännöt, jotka ovat julkaistu tämän käsikirjan keltaisilla sivuilla Standard Rotary Club Constitution, Rotaryklubin järjestysmuoto, joka on julkaistu tämän käsikirjan keltaisilla sivuilla The Rotary Foundation Bylaws, Rotarysäätiön säännöt, jotka ovat julkaistu tämän käsikirjan keltaisilla sivuilla 00-00 RI:n kongressin tai sääntövaltuuskunnan hyväksymiä ponsia. Ensimmäinen luku ilmoittaa vuoden, jolloin RI:n kongressi tai sääntövaltuuskunta hyväksyi ponnen. Toinen luku on hyväksytyn ponnen numero. Esimerkiksi, luvut 80 102 viittaavat ponteen 102 joka hyväksyttiin vuoden 1980 sääntövaltuuskunnassa. Vaikka RI:n kongressissa vuoden 1998 sääntövaltuuskunnan päätöksellä ei enää käsitellä lainsäädännöllisiä kysymyksiä, voidaan tässä käsikirjassa kuitenkin yhä viitata aikaisempiin kongresseihin. * Huom! RI:n hallitus ja Säätiön hallitus kokoontuvat vuosittain useita kertoja, jonka seurauksena RI:n ja Säätiön hallitusten menettelytapaohjeet muuttuvat. Tämän vuoksi RCP-, TRFC- ja TRFB-viitenumerot voivat muuttua, tai menettelytapaohjeet voivat vanhentua tämän käsikirjan julkaisemisen jälkeen. Ajankohtaisin informaatio Rotaryn menettelytapaohjeista ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeista löydät rotary.orgin menettelytapaohjeosiossa.

OSA YKSI Rakenne Rotary International on maailmanlaajuinen rotaryklubien verkosto, joka on järjestäytynyt piireihin ja vyöhykkeisiin. Tämän käsikirjan ensimmäinen osa kuvaa organisaation rakennetta yksityiskohtaisesti.

1 ROTARYKLUBI JÄSENYYS ROTARY INTERNATIONALISSA Kaikki rotarit ovat jäseninä rotaryklubeissa ja Rotary Internationalin jäsenistö muodostuu rotaryklubeista. Rotaryklubien pitää hyväksyä Rotaryklubin järjestysmuoto. (RIB 2.040.) Rotaryklubin järjestysmuoto ja RI:n suositellut Rotaryklubin mallisäännöt löytyvät Rotaryn käsikirjan keltaisilta sivuilla sekä englanniksi osoitteesta www.rotary.org/myrotary ja suomeksi osoitteesta www.rotary.fi/suoja. Joidenkin ennen 6.6.1922 hyväksyttyjen klubien ja RI:n kokeiluprojektiin osallistuvien klubien sallitaan kuitenkin noudattaa muunneltua Rotaryklubin järjestysmuotoa. (RIC 5, 4; RIB 2.040.2.) TEHOKKAAT ROTARYKLUBIT Tehokkaat rotaryklubit 1) säilyttävät ja/tai kasvattavat jäsenmääräänsä 2) toimeenpanevat onnistuneita projekteja omilla paikkakunnillaan ja paikkakunnilla muissa maissa 3) tukevat Rotarysäätiötä osallistumalla sen ohjelmiin ja tukemalla sitä taloudellisesti 4) kasvattavat johtajia, jotka pystyvät palvelemaan Rotarya klubitason yläpuolella. ELÄVÄISTEN KLUBIEN PARHAAT KÄYTÄNTEET Jokaisen klubin pitäisi luoda oma klubijohtosuunnitelma (KJS) tullakseen eläväiseksi. Entisten, nykyisten ja tulevien toimihenkilöiden pitäisi yhdessä tehdä räätälöity johtosuunnitelma, joka huomioi klubin nykyiset vahvuudet ja parhaat käytänteet, kuten seuraavat: Luomalla pitkän aikavälin suunnitelma tehdäkseen klubista eläväisempi. Asettamalla vuotuiset tavoitteet Rotary Club Centraliin, joka tukee klubin pitkän aikavälin suunnitelmaa. Pitämällä klubineuvotteluja sitouttaakseen ja tiedottaakseen jäseniä. Varmistamalla, että klubin presidentti, hallitus, komitean puheenjohtajat, klubin jäsenet, piirikuvernööri, apulaiskuvernöörit ja piirin komiteat kommunikoivat tehokkaasti toistensa ja Sihteeristön kanssa. Raportoimalla tulevat klubin toimihenkilöt SR:n jäsentietojärjestelmään joulukuun loppuun mennessä. Luomalla klubiin pitkän ajan pysyvyyttä onnistuneella suunnittelulla ja tulevien toimihenkilöiden kehittämisellä. Korjaamalla sääntöjä peilaamaan nykyisiä klubin käytänteitä. Vaalimalla ystävyyssuhteita järjestämällä sosiaalisia tapahtumia jäsenille. Varmistamalla, että jokainen jäsen on aktiivinen klubin projekteissa tai tehtävissä Tarjoamalla säännöllisiä, jatkuvia koulutuksia jäsenille. Perustamalla komiteoita tukemaan klubin tarpeita. Klubin toimihenkilöiden tulee päivittää käytänteet vuosittain varmistaakseen niiden jatkuvuus, jotta klubin tavoitteet saavutetaan ja vaikutetaan klubin identiteettiin. Katso lisätietoja Eläväisen klubin eväät klubijohtosuunnitelma (245fi). 3

ROTARYN KÄSIKIRJA 2013 E-rotaryklubit E-rotaryklubit kokoontuvat pääasiassa online eikä fyysisesti. (RIB 1) Nämä klubit toimivat kuin tavalliset klubit palveluprojekteineen, varainhankintatapahtumineen ja toveruusmahdollisuuksineen. Niillä on kaikki oikeudet, edut ja velvoitteet kuten tavanomaisilla rotaryklubeilla. Kaikki tässä käsikirjassa olevat viitteet rotaryklubeihin sisältävät myös e-rotaryklubit, ellei toisin ole ilmoitettu. Rotaryn satelliittiklubit Rotaryn satelliittiklubi toimii kuten klubi toisen sisällä. Satelliittiklubin jäsenet ovat myös sponsoriklubin jäseniä. Heillä on erilliset kokoukset, mutta toiminnan täytyy noudattaa perinteisen rotaryklubin sääntöjä. Viitteet rotaryklubeihin tässä käsikirjassa sisältävät myös Rotaryn satelliittiklubit ellei toisin ole mainittu. KLUBIN HALLITUS JA TOIMIHENKILÖT Hallituksen jäsenet ovat päättävä neuvosto, joka muodostuu klubin toimihenkilöistä. Se tapaa vähintään kerran kuukaudessa. Joka klubi valitsee presidentin, tulevan presidentin ja sihteerin, jotka kaikki kuuluvat hallitukseen. Edellinen presidentti kuuluu myös hallitukseen. Yksi tai useampi varapresidentti voi myös olla toimihenkilö ja valittuna kuuluu myös hallitukseen. Klubin toimihenkilöihin voi kuulua myös rahastonhoitaja, klubimestari ja muita. Nämä toimihenkilöt voivat toimia myös hallituksessa, riippuen klubin säännöistä. (SRCC 10, 4) Klubin hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden tehtävät on myös mainittu säännöissä. Kelpoisuusvaatimukset Klubin hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden kelpoisuusvaatimuksista on määrätty Rotaryklubin järjestysmuodossa. Jokaisen toimihenkilön ja hallitukseen kuuluvan tulee olla klubin varsinainen jäsen. Hallituksen jäsenten tulee olla rotareita nykyi-sissä tai edelliskauden toimihenkilötehtävissä, jotka ovat innostuneita ja sitoutu-neita tekemään klubistaan eläväisen. Presidentin tulee toimiessaan tulevana presidenttinä myös osallistua tulevien presidenttien koulutusseminaariin (PETS) ja piirineuvotteluun. (SRCC 10, 5) Tämän lisäksi tulisi klubin presidentillä olla 1) riittävät kyvyt johtaa klubia sekä klubin jäsenistön arvostus ja luottamus 2) riittävästi aikaa ja tarmoa, mitkä ovat tarpeen klubin johtamisessa ja sen toiminnan toteuttamisessa 3) olla ollut vähintään vuoden ajan jäsen ennen nimitystään (paitsi jos kuvernööri on tehnyt poikkeuksen) ja olla kokemusta klubin hallituksen jäsenenä, suuren komitean jäsenenä tai klubin sihteerinä 4) kokemus ainakin yhdestä piirikonferenssista tai kansainvälisestä kongressista 5) perehtyneisyys klubin järjestysmuotoon ja sääntöihin. (RCP 10.020.) Klubin hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden valinta Klubin hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden valinnasta on kerrottu jokaisen klubin säännöissä. Klubien tulee vaihtaa toimihenkilöt vuosittain tarjotakseen johtajuuden kehittämismahdollisuuksia useammalle jäsenelle ja toteuttaakseen erilaisia ideoita. Tätä parasta käytännettä tulisi toteuttaa hallituksen jäseniin ja komiteoiden puheenjohtajiin kuten myös presidenttiin ja sihteeriin. Joissain tapauksissa, klubin paras vaihtoehto on valita sama henkilö myös toiselle kaudelle toimihenkilöksi. Jos sen voi välttää, klubin toimihenkilöitä ei rohkaista tai heidän ei odoteta jatkavan kahta peräkkäistä vuotta. (RCP 10.010.) 4

ROTARYKLUBI Toimihenkilöiden tehtäviin asettamiset Klubin tulisi rotaryvuoden alussa pitää kokous, jossa toimihenkilöt asetetaan tehtäviinsä, antaakseen klubin toimihenkilöille ja jäsenille tilaisuuden uusia ja uudelleen vahvistaa sitoumuksensa klubeihin ja Rotaryyn. (RCP 10.010.3.) Klubin toimihenkilöiden tehtävät Jokaisella klubin toimihenkilöllä on omat tehtävänsä. Nämä on tarkemmin kuvattu Klubin toimihenkilöiden oppaat -sarjassa (225fi). Klubin presidentin opas (222fi) Klubin sihteerin opas (229fi) Klubin rahastonhoitajan opas (220fi) Klubin hallintokomitean opas (226Afi) Klubin jäsenyyskomitean opas (226Bfi) Klubin julkisuuskuvakomitean opas (226Cfi) Klubin palveluprojektikomitean opas (226Dfi) Klubin rotarysäätiökomitean opas (226Efi) KLUBIKOMITEAT Klubikomiteoiden tehtävänä on toteuttaa klubin vuotuiset ja pitkän aikavälin tavoitteet. Tulevan presidentin, presidentin ja edellisen presidentin tulee tehdä yhteistyötä ja tukea johdon ja seuraajasuunnittelun jatkuvuus. Mikäli mahdollista, tulisi komiteoiden jäsenet nimetä samaan komiteaan kolmeksi vuodeksi, jotta johdonmukaisuus voidaan varmistaa. Tulevan presidentin velvollisuus on nimetä komiteoiden jäsenet, nimetä uudet eroavien tilalle, valita komiteoiden puheenjohtajat ja johtaa suunnittelukokouksia ennen toimikautensa alkua. Suositellaan, että komitean puheenjohtajalla on aiempaa kokemusta komitean jäsenenä. RI:n hallitus suosittelee, että jokaisella klubilla olisi seuraavat komiteat: Klubin hallinto. Tukee klubin tehokasta toimintaa. Jäsenyys. Laatii ja toteuttaa laaja jäsenten rekrytointi- ja sitouttamisohjelmaa. Julkisuuskuva. Laatii ja toteuttaa suunnitelmaa siitä, kuinka julkisuuteen voidaan välittää tietoa Rotarysta ja samalla edistää klubin palveluprojekteja ja muita aktiviteetteja. Palveluprojektit. Laatii ja toteuttaa koulutuksellisia, humanitaarisia ja ammatillisia projekteja, jotka kohdistuvat oman paikkakunnan ja muiden maiden yhteisöjen tarpeisiin. Rotarysäätiö. Laatii ja toteuttaa suunnitelmia, joilla tuetaan Rotarysäätiötä sekä taloudellisesti että osallistumalla sen apurahoihin. Klubit voivat tarvittaessa nimetä lisäkomiteoita. Koulutusvaatimukset Klubin komiteoiden puheenjohtajien tulisi osallistua piirineuvotteluun ennen puheenjohtajakauttaan. Suhde piirin johtotiimiin Klubikomiteoiden tulisi olla yhteistyössä apulaiskuvernöörien ja ao. piirikomiteoiden kanssa. Raportointivelvollisuudet Klubikomiteoiden tulisi raportoida säännöllisesti toimintansa tilanteesta klubin hallitukselle sekä tarvittaessa klubineuvotteluissa. (RCP 17.030.6.) 5

ROTARYN KÄSIKIRJA 2013 KLUBIN KOKOUKSET Kokouspaikat Klubi päättää itse omasta kokouspaikastaan. Edellytetään, että klubi pitää kokouksensa sellaisessa paikassa, johon kaikilla muiden rotaryklubien jäsenillä on mahdollisuus päästä. (RCP 7.010.) Tietoja kokousajoista ja rotaryklubien sijainnista löytyy Official Directorysta tai käyttämällä Club Finder -palvelua osoitteessa www.rotary.org. Klubien tulisi järjestää vammaisille pääsy kokouspaikkaan ja mahdollisuuden osallistua palveluaktiviteetteihin. E-rotaryklubit kokoontuvat pääasiassa online eikä fyysisesti Vieraat Klubien tulisi kehottaa jäseniään kutsumaan vieraita viikoittaisiin klubikokouksiin, jotta paikkakunnalla asuvat ei-rotarit saisivat lisätietoa klubin tarkoituksesta ja toiminnan laadusta. (RCP 7.080.1.) Klubeja kannustetaan myös: 1) Toivottamaan tervetulleiksi vierailevat rotarit ja heidän puolisonsa. Klubin harkinnan mukaan se voi hyväksyä vierailevan Rotaryn mukana tulevan vieraan. (98-278, RCP 7.080.3.) 2) Kutsumaan opiskelijoita vieraiksi klubikokouksiin, ja näin antaa heille mahdollisuuden tutustua Rotaryn saavutuksiin ja arvoihin. (RCP 7.080.2.) 3) Toivottamaan tervetulleeksi Rotarysäätiön alumnit ja erityisesti ne, jotka ovat juuri muuttaneet paikkakunnalle. Heidän edellytetään maksavan läsnäolostaan saman hinnan kuin vierailevat rotarit. (RCP 7.080.4.) Jokaisella jäsenellä on oikeus osallistua minkä tahansa klubin säännölliseen kokoukseen paitsi sellaisen klubin, joka on aikaisemmin hyvästä syystä keskeyttänyt hänen jäsenyytensä. (RIB 4.100.) Klubin ohjelmat ja kokousaiheet Klubit laativat ohjelmansa kokousten aiheet paikkakunnan tarpeiden mukaisesti. Klubit pitävät säännöllisesti kokouksia, joiden aiheena on klubin toiminta ja aktiviteetit. (RCP 7.030.) Klubit aika ajoin järjestävät erityisiä koulutuskokouksia, jolloin annetaan ainoastaan rotaryinformaatiota, rotarytietoutta ja johtamistaidon koulutusta. (RCP 7.030.1.) Klubissa voidaan keskustella julkisen kiinnostuksen kohteena olevista kysymyksistä edellyttäen, että kun nämä kysymykset ovat kiistanalaisia, kaikkien näkökantojen edustajat ovat tasapuolisesti edustettuina. (RCP 7.030.2.) Vähintään kaksi Rotarysäätiön tarkoitusta, ohjelmia ja varainhankintaa selvittävää kokousohjelmaa tulee sisältyä kokouksiin jokaisena rotaryvuonna. Toinen näistä ohjelmista tulisi järjestää Rotarysäätiön teemakuukautena marraskuussa. (RCP 7.030.4.) Läsnäolo Säännöllinen läsnäolo klubin kokouksissa ja sitoutuminen klubin palveluprojekteihin, tapahtumiin tai aktiviteetteihin osoittaa jäsenen sitoutumista klubiin ja järjestöön. Läsnäolovaatimuksista säädetään Rotaryklubin järjestysmuodossa. (SRCC 9; SRCC 12, 4) Klubin johto rohkaisee jäseniä olemaan läsnä kokouksissa ja osallistumaan klubin palveluprojekteihin, muhin tapahtumiin ja aktiviteetteihin. (RCP 7.060.) Menettelytapoja, joilla poissaoloja säännöllisestä klubikokouksesta voidaan korvata, on selostettu Rotaryklubin järjestysmuodossa. (SRCC 9) 6

ROTARYKLUBI Jäsenet, jotka ovat osallistuneet RI:n kokoukseen, kuten esim. piirikonferenssiin, voivat käyttää paikkauksia päivistä, jolloin ovat jääneet pois oman klubin kokouksista osallistuessaan RI:n kokouksiin. Klubin jäsenille tulee ilmoittaa, että tilapäisen poissaololuvan ehdot on määritelty klubin säännöissä. (RCP 7.070.) Rukous- ja hartaushetket Eri puolilla maailmaa sijaitsevissa rotaryklubeissa on jäseniä, jotka edustavat monia uskonnollisia näkemyksiä ja joita yhdistää humanitaarinen palvelutoiminta. Rotaryklubi on autonominen ja sen tulisi näin parhaan harkintansa mukaan järjestää kokouksensa niin, että ne heijastaisivat Rotaryn perusperiaatteisiin kuuluvaa suvaitsevaisuutta ja kannustaisivat osallistumaan humanitaarisiin palveluprojekteihin. (RCP 7.020.) Politiikka RI:n ja sen jäsenklubien tulee pidättäytyä puoluepoliittisista lausunnoista. Rotareita kielletään esittämästä yhteisesti kannanottoja, joiden tarkoituksena on vaikuttaa maan viranomaisiin tai politiikkaan. Rotareiden velvollisuutena on kuitenkin 1) pitää klubeissaan silmällä paikkakunnallaan ja koko maailmassa tapahtuvaa poliittista kehitystä siltä osin kuin se vaikuttaa heidän ammattiensa harjoittamiseen ja heidän paikkakuntiinsa sekä Rotaryn tavoitteen, maailman yhteisymmärryksen ja rauhan saavuttamiseen. Heidän odotetaan hankkivan luotettavaa informaatiota tasapainoisten ohjelmien ja keskustelujen kautta niin, että klubin jäsenet voivat tehdä omat johtopäätöksensä sen jälkeen kun asiaa on yhdessä rehellisesti tarkasteltu eri puolilta. 2) toimia klubinsa ulkopuolella yksityishenkilöinä aktiivisesti mahdollisimman monessa laillisessa ryhmässä ja järjestössä edistääkseen niissä, ei ainoastaan sanoin vaan myös omalla esimerkillään, tietoisuutta siitä, että kaikki ihmiset ovat arvokkaita, minkä seurauksena tulee kunnioittaa yksilön ihmisoikeuksia. (89-134, RCP 2.100.) Alkoholijuomat Klubi päättää itse, tarjoillaanko alkoholijuomia klubin kokouksissa vai ei. Vaikka Rotarylla ei ole virallista käytäntöä tässä asiassa, kokemuksen ja monien rotareiden mielipiteenilmausten perusteella vaikuttaa siltä, että ainakin maissa, joissa normaaliin käytäntöön ei kuulu alkoholijuomien tarjoilu, rotaryjärjestön kannalta olisi paras ratkaisu se, ettei rotarykokouksissa tarjota alkoholijuomia. Tupakointi Ottaen huomioon tupakanpolton vahingolliset vaikutukset terveyteen, jäseniä ja heidän vieraitaan kehotetaan olemaan polttamatta klubikokouksissa tai muissa rotarytapahtumissa. (RIB 2.050.) Rotaryesitelmöitsijöiden ja vieraiden kulujen maksaminen Jos klubi kutsuu RI:n nykyisiä tai entisiä toimihenkilöitä tai muita rotareita vieraiksi, sen odotetaan maksavan kutsumiensa vieraiden kulut. RI ei järjestä klubeille maksettuja puhujia rotaryaiheista eikä hanki puhujia klubeihin. (RCP 7.040.) Klubikokouksessa ei tarvitse olla puhujaa. Klubin pitää isännöidä puhujia ainoastaan, jos esitelmä on tärkeä klubin nykyiselle tai tuleville projekteille tai aktiviteeteille tai muuten hyödyllistä klubille ja sen jäsenille. 7

ROTARYN KÄSIKIRJA 2013 Klubineuvottelut Klubineuvottelua johtaa presidentti ja se pidetään kaikille klubin jäsenille, mukaan lukien klubin toimihenkilöt, johtajat ja komiteoiden puheenjohtajat. Niissä jaetaan tietoa klubin projekteista, aktiviteeteista ja muista aloitteista. Klubineuvottelut osuvat usein yhteen kuvernöörin tai apulaiskuvernöörin vierailuihin ja niitä pitäisi pitää myös välittömästi piirin koulutusseminaarin ja piirikonferenssin jälkeen tiedottaakseen jäsenille piirin projekteista ja aloitteista. (RCP 7.050.) Lisätietoa klubineuvotteluista, katso Klubin presidentin opas (222fi). KLUBIN JÄSENET Rotaryklubin jäsenyys on yksilön henkilökohtaista jäsenyyttä eikä hänen edustamansa yrityksen tai vastaavan jäsenyyttä. (RCP 4.030.) Jokainen klubi pyrkii jäsenistöön, jossa mikään toimiala tai ammatti ei ole vallitsevana. (RIC 5, 2(b)) Tämä periaate pätee myös klubin jäsenten sukupuoleen tai ikäryhmiin. Klubissa tulee päivittää alueen väestötiedot ja tähdätä jäseniin, jotka edustavat yhteisöä. Klubeissa keskustellaan ideoista ja johtajien toimenpiteistä. Jäsenillä, jotka ovat sitoutuneet parantamaan yhteisöään, on johtajamaisia ominaisuuksia ja he käyttävät taitojaan sosiaalisiin ongelmiin omissa yhteisöissään. Klubit keskittyvät myös houkuttelemaan jäseniksi nuoria ammattilaisia, mukaanluettuna RI:n ja Rotarysäätiön ohjelmien alumnit, kuten entiset rotaractit, rauhanstipendiaatit, interactit ja muita rotaryperheeseen kuuluvia, jotka ovat valintakelpoisia. Klubit voivat luopua klubin jäsen- ja liittymismaksuista alle 35-vuotiailta jäseniltä. Klubit voivat lisäksi maksaa tämän ikäisten uusien jäsenten piirimaksut. Piirineuvottelussa tai -konferenssissa tehdyn päätöksen mukaisesti piiri voi alentaa piirimaksua tähän ikäryhmään kuuluvilta uusilta jäseniltä. (RCP 5.040.2.) Rotaryklubien tulisi myös pitää yhteyttä alueellaan oleviin Rotarysäätiön alumneihin sekä hyödyntää niiden alumnien kykyjä, jotka eivät vielä ole valintakelpoisia jäseniksi tai eivät hyväksyneet kutsua liittyä jäseneksi. (RCP 5.020.) Mikään klubi, riippumatta sen liittymispäivästä RI:n jäseneksi, ei voi rajoituksilla säännöstössään tai muilla tavoin rajoittaa jäsenyyttä klubissa sukupuolen, rodun, ihonvärin, uskonnon, kansallisuuden tai sukupuolisen suuntautuneisuuden perusteella tai määrätä minkäänlaisia jäsenyysehtoja, jotka eivät ole erityisesti säädettyjä RI:n järjestysmuodossa tai säännöissä. (RIB 4.070.) Luokitukset Luokitusperiaate antaa klubille mahdollisuuden hankkia monipuolisemman ammatillisen edustuksen klubin sijaintipaikkakunnalta. Jokainen aktiivinen rotaryklubin jäsen on luokiteltu hänen nykyisen tai entisen työnsä, ammattinsa tai yhteisön palvelutyyppinsä kautta. (SRCC 8, 1(a)) Esimerkiksi sähköinsinööri, vakuutustarkastaja tai rautatieyhtiön, kaivosyhtiön, tuotantoyhtymän liikkeenjohtajan jäsenyyttä voidaan harkita hänen asemansa perusteella tai hänen edustamansa yrityksen, yhtiön tai laitoksen edustajana. Jokaisen klubin tulisi pyrkiä monipuoliseen jäsenistöön ja etsiä uusia luokituksia nykyistä liike-, ammatti tai yhteisöpalvelun toimialoista. Luokitusvaatimukset on mainittu Rotaryklubin järjestysmuodon artiklassa 8. (RCP 4.050.) Siirtyvän klubijäsenen tai Rotarysäätiön alumnin luokitus ei ole esteenä aktiivijäsenen valinnalle. Jos jäsenen luokitus muuttuu, klubi voi kuitenkin jatkaa hänen jäsenyyttään uudessa luokituksessa. (RIC 5, 2; SRCC 8, 2) Luokituskatsaus Luokitusluettelo on apuna kun klubi määrittelee kasvualueitaan. Klubien tulisi laatia ajantasaisia luokituskatsauksia, jotka vastaavat alueen nykyistä ammattijakaumaa. 8

(RCP 4.050.) Erilaisia työkaluja jäsenistön arviointiin on saatavissa osoitteessa www.rotary.org. ROTARYKLUBI Työpaikan tai asunnon sijainti Klubin aktiivijäsenen tulee toimia tai olla toiminut henkilökohtaisesti ja aktiivisesti luokituksensa mukaisessa yrityksessä tai ammatissa tai yhteiskunnallisessa toimessa. Ellei toisin ole säädetty, hänen toimipaikkansa tai asuntonsa tulee olla klubin sijaintipaikalla tai sitä ympäröivällä alueella. (RIC 5, 2; SRCC 7, 3) Klubin toiminta-alueelta poismuuttava aktiivijäsen voi klubin hallituksen suostumuksella säilyttää jäsenyytensä klubissa tai hänelle voidaan myöntää enintään yhden vuoden pituinen läsnäolovapautus, jos hän edelleen täyttää kaikki klubin jäsenyysvaatimukset. (RIC 5, 2(a); SRCC 12, 2(a)) Jäsenyys muissa järjestöissä Voidakseen täyttää jäsenyyden asettamat vaatimukset rotarin ei tulisi kuulua vastaaviin yhteiskunta- tai palveluklubeihin, jotka alentaisivat huomattavasti jäsenen mahdollisuuksia noudattaa jäsenyyden velvoitteita. Henkilön, jonka ottamista rotaryklubin jäseneksi harkitaan, edellytetään ilmoittavan jäsenyydestään muissa palvelujärjestöissä. Rotarin, joka haluaa liittyä jäseneksi vastaavaan yhteiskuntatai palvelujärjestöön, tulisi etukäteen pyytää lupa klubin hallitukselta. (RCP 4.020.) Klubin hallitus voi erottaa jäsenen klubista, jos se katsoo olevan tähän riittäviä syitä. (SRCC 12, 5(a)) Riittävä syy voisi olla se, että jäsen ei täytä rotaryklubin jäsenvelvollisuuksiaan, koska jatkaa jäsenyyttään toisessa palveluklubissa. (RCP 4.020.1.) Aktiivijäsenyys ja kunniajäsenyys samassa klubissa Aktiivi- ja kunniajäsenenä oleminen samassa klubissa on kielletty. (RIB 4.040.; SRCC 7, 6) Henkilö voi kuitenkin olla aktiivijäsen yhdessä klubissa ja kunniajäsen toisessa klubissa. Satelliittiklubin jäsen on myös kummiklubin jäsen. Kunniajäsenyys Kunniajäsenen valitsemismenettelyä selostetaan Rotaryklubin järjestysmuodon artiklassa 7, kohdassa 6. Kunniajäsenyys on korkein kunnianosoitus, jonka klubi voi antaa, ja sellainen tulisi myöntää vain poikkeuksellisesti. Klubeja kehotetaan pitämään kunniajäsenyyttä yksinomaan tapana osoittaa kunnioitusta henkilölle, joka erityisen arvokkaalla tavalla edistää Rotaryn ihanteita ja jatkuvasti antaa tukensa Rotaryn puolesta. (RCP 5.010.) Kunniajäsenten ei tarvitse maksaa liittymis- ja jäsenmaksuja. Heillä ei ole äänioikeutta klubissa eikä heitä voida valita klubin toimihenkilöiksi. He eivät edusta mitään luokitusta, mutta heillä on oikeus osallistua kaikkiin klubin kokouksiin, kantaa RI:n tunnusta, merkkiä tai muita RI:n tunnuksia ja heillä on kaikki muut klubin jäsenyyden edut. Kunniajäsenillä ei ole mitään oikeuksia eikä etuja muissa rotaryklubeissa, paitsi oikeus vierailla muissa klubeissa olematta kenenkään rotarin vieraana. Henkilö voi olla kunniajäsen useammassa klubissa. (RIB 4.050.2.; SRCC 7, 6) Uusien jäsenten jäseneksiotto Klubit toivottavat uudet jäsenet juhlallisesti tervetulleiksi. (RCP 5.050.3.) Kukin klubi suunnittelee oman yksilöllisen menettelynsä merkittävästä jäseneksiottoseremoniasta. Saat lisää tietoa jäseneksiottoseremonioista Klubin presidentin oppaasta (222fi). 9

ROTARYN KÄSIKIRJA 2013 Klubeja kannustetaan luomaan vahva jäsenten perehdyttämisohjelma, joka kouluttaa rotariehdokasta rotarin eduista ja velvollisuuksista ennen kuin hänet otetaan jäseneksi. Osoitteesta www.rotary.org/myrotary löytyy lisätietoja uuden jäsenen ottamisen kolmesta vaiheesta informaatio, kutsuminen ja jäseneksi ottaminen. Jäsenkortit Rotaryklubit jakavat aktiivijäsenille jäsenkortteja, joita on saatavissa RI:n hyväksymiltä myyjiltä. Rotarin, joka vierailee klubissa, missä häntä ei henkilökohtaisesti tunneta, tulisi näyttää esittelynä Rotaryn jäsenkortti. (RCP 5.030.) Jäsenmaksut Jokaisen jäsenen tulee maksaa liittymismaksu ja vuotuinen jäsenmaksu niin kuin klubin säännöissä sanotaan. (SRCC 11) Sen lisäksi jokaisen klubin tulee maksaa piirimaksut (ks. luku 2) ja RI:n per capita -maksut (ks. luku 4). Lehtitilaukset Kaikille jäsenillä pitää tilata virallinen lehti, The Rotarian (Yhdysvalloissa ja Kanadassa) tai alueellinen Rotary World Magazine Pressin julkaisu, paitsi jos he eivät ymmärrä mitään niistä kielistä, jotka ovat virallisen lehden tai klubille osoitetun lisensoidun lehden kieli. (RIB 20.030.2.) Jokainen voi valita, tilaako painetun lehden vai online julkaistavan sähköisen lehden. Kaksi samassa osoitteessa asuvaa rotaria voi tilata yhteisen virallisen lehden. (RIB 20.020.2.) Nuorten suojeleminen Rotaryn menettelytavat nuorten suojelemiseen ja alaikäisten matkustamiseen, joihin kuuluu myös klubista erottamista koskevat määräykset, löytyvät Rotaryn Käsikirjan luvusta 7, RI:n sääntöjen kohdasta 3.030.4. ja Rotaryn menettelytapaohjeiden kohdasta 2.110. JÄSENKEHITYS Klubien tulisi pyrkiä lisäämään jäseniään sekä sitouttamalla nykyisiä jäseniä ja houkuttelemalla uusia. Lisätietoa jäsenistön kehittämisestä, katso Membership Development Resource Guide (417en). PILOTTIPROJEKTIKLUBIT RI:n hallitus johtaa kokeiluprojekteja, joilla lähes 1 000 rotaryklubia tekee muutoksia Rotaryklubin järjestysmuotoon, jotta pystytään arvioimaan muutoksien vaikutusta nykyisen organisaation tehokkuuteen, toimintaan ja jäsenyyskäytänteisiin. (RIC 5, 4). Jotta voidaan arvioida kokeiluprojekteja mahdollisimman tehokkaasti, RI:n hallitus estää lisäklubien liittymisen näihin pilotteihin niiden alkamisen jälkeen. Vuoden 2013 14 alusta RI:n hallitus johtaa useita kokeiluprojekteja: 1) Jäsenehdokaskokeilu antaa henkilölle mahdollisuuden tulla jäsenehdokkaaksi tutustumaan rotaryklubiin, sen jäseniin, ohjelmiin ja projekteihin. Tavoitteena on klubin jäsenyys ja aikomuksena tulla aktiivijäseneksi tietyn sovitun koeajan jälkeen. 2) Yritysehdokaskokeilu antaa yhdistykselle tai yritykselle mahdollisuuden tulla paikallisen rotaryklubin jäseneksi ja nimittää maksimissaan neljä henkilöä osallistumaan klubin kokouksiin, työskentelemään projekteissa, äänestämään klubin asioissa, toimia toimihenkilöinä ja klubin komiteoissa sekä osallistumaan muihin klubin aktiviteetteihin. 10

ROTARYKLUBI 3) Innovaatio- ja joustavuuskokeilu mahdollistaa klubeja suunnittelemaan omat toimenpiteet paremmin sopimaan omiin jäsenten ja yhteisön tarpeisiin ja mahdollistaa niitä tekemään muutoksia Rotaryklubin järjestysmuotoon ja sääntöihin muissa asioissa paitsi RI:n jäsenmaksuissa. 4) Satelliittikokeilu mahdollistaa rotaryklubeja pitämään useampia klubikokouksia viikon aikana, jokainen eri paikassa, eri päivänä, eri aikaan. UUDET KLUBIT Uuden klubin perustaminen on mahdollisuus laajentaa jäsenistöä. Piirikuvernööri on ainoa Rotaryn hyväksytty virassa toimiva henkilö perustamaan uuden klubin piirin alueelle. Katso lisätietoja, Organizing New Clubs (808en). Perustajajäsenten vähimmäismäärä (Charter Members) Uudessa klubissa tulee olla vähintään 20 perustajajäsentä. Ainakin 50 % perustajajäsenistä tulee olla siltä paikkakunnalta, jonne uusi klubi perustetaan. (RCP 18.040.5.) Toiminnan laajentaminen syrjäisille seuduille Rotarit, jotka ovat kiinnostuneita laajentamaan Rotaryn toimintaa ei-rotarymaihin tai maantieteellisille alueille tulisi olla yhteydessä RI:hin ja tarjota apuaan. Rotarit, jotka ovat kiinnostuneita laajentamaan Rotarya alueelle, joka on laajentamiselle avoin, tulisi ottaa yhteyttä kuvernööriin. Laajentumiseen syrjäisille sijaintipaikoille ryhdytään vasta, kun paikkakunnalta on tullut perustamispyyntö ja maantieteellisesti lähellä oleva piiri on todettu sopivaksi avustamaan uuden klubin perustamisessa. (RCP 18.030.) Toimivien klubien sulautuminen Kahden tai useamman, samassa piirissä olevan klubin sulautuminen on mahdollista RI:n hallituksen luvalla edellyttäen, että ko. klubit ovat huolehtineet taloudellisista ja muista velvoitteistaan. Sulautuneet klubit voivat säilyttää klubien aiemmat nimet, perustamispäivät, tunnukset ja muut arvomerkit osana näiden historiallista taustaa ja klubien historian säilyttämistä varten. (RIB 2.060.) KLUBIVAATIMUKSET Nimi ja paikkakunta Jokainen klubi perustetaan ja toimii tietyllä paikkakunnalla. Tyypillinen klubin sijainnin kuvaus on kaupungin nimi ja ympäröivä alue. Klubi voi sijaita millä tahansa alueella, jolla työskentelee tai asuu riittävä määrä aktiivisesti liike- ja ammattielämässä yhteiskunnan hyväksi toimivia henkilöitä. Heidän työ- tai asuinpaikkojensa tulee sijaita niin lähellä toisiaan, että he voivat toimia klubina. Klubin on määriteltävä sijaintinsa järjestysmuodossaan. RI:n hallituksen täytyy hyväksyä myöhemmin tehdyt muutokset. (SRCC 3, SRCC 19, RCP 3.020.) Rotaryklubin nimi tulee yhdistää klubi sen sijaintiin. Nimi (kokonaisuudessaan tai osa siitä) pitäisi olla helposti löydettävissä alueen kartasta niin, että joku joka ei tunne aluetta, voi päätellä klubin sijainnin. E-klubin sijaintina on koko maailma tai joku muu RI:n hallituksen päätöksen mukaan. Väliaikaisen klubin nimestä tulee käydä ilmi, millä paikkakunnalla se toimii, ja klubin tulee merkitä tämä nimi järjestysmuotoonsa RI:n hyväksyttyä nimen. Tämän jälkeen nimeä ei saa muuttaa muuten kuin RI:n ja klubin yhteisestä sopimuksesta. Virallinen tapa viitata klubiin on seuraava: paikkakunta Rotaryklubi, alue, maa tai paikkakunta e-rotaryklubi, alue, maa. (RIC 5, 2(d); SRCC 19; RCP 3.010.) 11

ROTARYN KÄSIKIRJA 2013 Klubin vähimmäisvaatimukset RI:n hallitus on vastuussa siitä, että kaikki klubit ovat toimivia ja määrittelee toimivan klubin sellaiseksi joka 1) maksaa per capita -maksut RI:lle 2) kokoontuu säännöllisesti 3) varmistaa, että klubin jäsenet tilaavat jonkun hyväksytyn Rotary World Magazine Press ryhmään kuuluvan julkaisun (The Rotarian tai alueellisen rotarylehden, meillä Rotary Norden) 4) toimeenpanee palveluprojekteja, jotka kohdistuvat tarpeisiin omalla paikkakunnalla ja/tai paikkakunnilla muissa maissa 5) vastaanottaa kuvernöörin, apulaiskuvernöörin tai jonkun muun RI:n toimihenkilön vierailun 6) ottaa asianmukaisen vastuuvakuutuksen kuten on edellytetty Rotaryn menettelytapaohjeiden kohdassa 72.050. 7) toimii RI:n järjestysmuodon ja sääntöjen ja Rotaryn menettelytapaohjeiden mukaan 8) maksaa RI:n ja piirin jäsenmaksut ilman ulkopuolista apua 9) toimittaa tarkat jäsenluettelot SR:n jäsentietojärjestelmään ajallaan 10) selvittää klubin kiistatilanteet ystävällisessä hengessä 11) ylläpitää yhteistyösuhteet piirin kanssa 12) tekee yhteistyötä RI:n kanssa eikä aloita tai jatka oikeusprosessia Rotary Internationalia, Rotarysäätiötä, sivusäätiöitä ja RI:n sihteeristön kansainvälisiä toimistoja vastaan. (RCP 2.010.1.) Pääsihteeri voi kuvernöörin suosituksesta ja RI:n hallituksen puolesta lopettaa klubin toimimattomuuden takia, jos klubi ei pääsihteerin mielestä täytä toimivan klubin kriteereitä. (RCP 31.030.6.) Kansallisten lakien noudattaminen Jokaisen klubin tulee noudattaa sen maan lakeja, jossa se toimii. Klubit voivat ryhtyä tiettyjen lainvaatimusten mukaisiin toimenpiteisiin edellyttäen, että: 1) kyseinen toimenpide, joka koskee maassa toimivan klubin organisaatiota, hallintoa ja toimintaa ei ole ristiriidassa RI:n säännöstön kanssa. 2) klubi toimii edelleen RI:n aika ajoin muuttuvien määräysten mukaan. 3) klubi on edelleen RI:hin kuuluva rotaryklubi ja toimii sen edellyttämällä tavalla. Mikäli maan lait asettavat klubille vaatimuksia, jotka saattavat olla ristiriidassa RI:n säännöstön kanssa, tällaisen klubin on esitettävä asia RI:n hallitukselle tutkittavaksi. (RCP 2.070.) Välimiesmenettely ja sovittelu Rotaryklubin järjestysmuodon artikloissa 12 ja 16 on kuvattu, miten klubin sisäiset erimielisyydet ratkotaan sovittelemalla tai välimiesmenettelyllä. RI:n sääntöjen artiklassa 24 kerrotaan kuinka kiistat ratkotaan rotaryklubin nykyisten tai entisten jäsenten ja rotarypiirin, RI:n tai RI:n virkailijan välillä. Rotaryklubit ja muut järjestöt Klubi ei saisi liittyä mihinkään muuhun järjestöön eikä sitoutua mihinkään muun järjestön velvoitteisiin. (RCP 11.040.1.) Klubilla ei ole oikeutta sitoa jäseniään mihinkään muuhun järjestöön tai solmia mitään muodollista liittosuhdetta RI:n ulkopuolisiin klubeihin. (RCP 2.020.) 12

ROTARYKLUBI Klubit voivat tehdä yhteistyötä tukemalla palveluprojekteja. (RCP 2.020.) Klubin virkailijat ja komiteat voivat pitää yhteisiä kokouksia muiden järjestöjen virkailijoiden ja komiteoiden kanssa, mutta eivät voi tehdä sitoumuksia ilman klubin suostumusta. (RCP 11.040.4.; ks. myös Piirin ja rotaryklubien yhteistyö muiden järjestöjen kanssa luvussa 2 ja Rotaryklubien, rotarypiirien ja muiden rotaryyksiköiden Rotaryn merkkien käyttö: Käyttö yhdessä toisten merkkien kanssa luvussa 14.) Klubeja rohkaistaan hakeutumaan yhteistyöhön toisten klubien kanssa kaupunkien ja suurkaupunkien alueilla kehittääkseen ja pyörittääkseen pitkäkestoisia palveluprojekteja. Tätä voidaan tehdä myös muiden järjestöjen kanssa sillä ehdolla, että kaikki hankkeisiin osallistuvat klubit kukin erikseen saavat tunnustuksen omasta panoksestaan yhteisissä palveluhankkeissa. (RCP 27.060.4.) Avustavat ryhmät Monilla rotaryklubeilla on komiteoita tai muita yhdistyksiä, jotka rotareiden omaiset ovat perustaneet auttamaan palvelutoiminnassa ja klubin muissa aktiviteeteissa. Klubeja rohkaistaan tukemaan puolisoiden ja perheiden muodostamia ryhmiä seuraavien suuntaviivojen mukaan: 1) Avustavan ryhmän, komitean tai järjestön tulisi toimia paikallisen rotaryklubin yhteydessä ja olla säännöllisesti yhteydessä tähän klubiin, jossa heidän puolisot ja perheenjäsenet ovat jäseninä. 2) Ryhmän tavoitteisiin tulisi sisältyä rotaryklubin palvelutoiminnan tukeminen sekä jäsenten välisen ystävyyden ja Rotaryn yleisten ihanteiden edistäminen. 3) Ryhmän toiminnan, projektien ja ohjelmien tulisi pääasiallisesti tukea tai täydentää paikallisen rotaryklubin tavoitteita. Tarkoituksena on, että tällaiset avustavat ryhmät tai järjestöt toimivat vain epävirallisesti rotaryklubien yhteydessä. (RCP 6.020.1.) Näiden ryhmien tulisi tutustua Rotaryn merkkien käyttöä koskeviin rajoituksiin (ks. luku 14). Perhe Kaikkien rotaryklubien ja rotarien tulisi huomioida jäsenten aviopuolisot ja perheet, kun suunnitellaan aktiviteetteja. Nämä henkilöt edistävät klubien palvelutavoitteita. (89 139) Rotarien muutto uudelle paikkakunnalle Kun jäsen aikoo muuttaa toiselle paikkakunnalle, jäsenen klubin tulisi lähettää tieto ko. rotarista uuden paikkakunnan klubille. (RCP 4.060.) Kun aiempaa rotaria on ehdotettu uuden klubin jäseneksi RI:n sääntöjen mukaisesti, klubin tulisi ottaa yhteyttä hänen aikaisempaan klubiinsa ja pyytää tietoja hänen rotaryaktiviteeteistaan ja harrastuksistaan. Tämä menettely auttaa uutta klubia käyttämään ja hyödyntämään sitä, mistä tämä jäsen on erityisen kiinnostunut. Lisäksi klubi, joka haluaa ottaa jäsenekseen entisen rotarin, tulisi vaatia tältä jäsenkandidaatilta kirjallisen todistuksen tämän edelliseltä klubilta siitä, että kaikki maksut klubille on maksettu. Jäsen, joka muuttaa uudelle paikkakunnalle, voi myös osoitteessa www.rotary.org täyttää ja lähettää lomakkeen Rotarian Relocation Form. Jäsenen uudet yhteystiedot lähetetään ao. kuvernöörille. RI ei huolehdi automaattisesta siirtojärjestelystä, sillä jäsenyyden jatkuminen on paikallisen rotaryklubin harkinnassa. (RIB 4.030.; SRCC 7, 4; RCP 4.060.1.) Jäsen voi ehdottaa klubinsa aktiivijäseneksi siirtyvää tai entistä rotaria. Tällaista siirtyvää entistä jäsentä voi ehdottaa aktiivijäseneksi myös hänen aikaisempi klubinsa. Siirtyvän tai entisen klubijäsenen luokitus ei saa olla esteenä aktiivijäseneksi valinnalle, vaikka tämä valinta johtaisi tilapäisesti klubin luokitusrajan ylittämiseen. (RIB 4.030.; SRCC 7, 4) 13

ROTARYN KÄSIKIRJA 2013 Pakollisten rotarysäätiöavustuksien kielto Jäsenyyden ehtoihin ei saa liittää velvoitetta lahjoittaa Säätiölle eikä sellaista ehtoa saa olla jäsenanomuslomakkeessa. Sellainen klubin sääntö, joka määrää jäsenyyden ehdoksi lahjoitukset Säätiölle, on kielletty. Viittaus tällaiseen lahjoitukseen jäsenkortissa ei ole sallittu. (RCP 5.050.7.) KLUBIN TALOUS Klubin varojen hallinnointi Jokaisen tilivuoden alussa klubin hallituksen tulee laatia tai panna alulle talousarvio vuoden tuloista ja menoista. Yksityiskohtaisempaa tietoa löytyy Klubin rahastonhoitajan oppaasta (220fi). Rahastonhoitajan, tai valtuutetun toimihenkilön, tulee maksaa kaikki laskut vasta kun kaksi hallituksen jäsentä on maksamisen hyväksynyt. Hyväksytyn toiminnantarkastajan tai muun pätevän henkilön tulee tehdä riippumaton tilintarkastus joka vuosi. (RCP 9.010.) Klubikokouksissa ei ole pakko nauttia ateriaa tai kutsua niihin puhujia, mikä alentaa yksittäisen rotarin kustannuksia. (RCP 9.010.2.) Klubin tulisi harkita sakottamiskäytäntöä tai epävirallisten klubimaksujen käyttöönottoa alentaakseen klubin jäsenten kustannuksia. (RCP 9.010.1.) Vastahyväksytyt klubit Vain klubeja, jotka on hyväksytty RI:hin 15.5. tai sitä ennen ao. rotaryvuonna, pyydetään ilmoittamaan jäsenmääränsä 1.7. ja maksamaan per capita -maksunsa tuolloin. Samaten vain klubeja, jotka on hyväksytty RI:hin 15.11. tai sitä ennen ao. rotaryvuonna, pyydetään ilmoittamaan jäsenmääränsä 1.1. ja maksamaan per capita -maksunsa tuolloin. Pro rata -jäsenmaksut Klubin täytyy maksaa RI:lle seuraavan puolivuotiskauden alkuun asti suhteutettu per capita -maksu jokaisesta klubiin hyväksytystä jäsenestä. Maksettava summa jokaista täyttä jäsenyyskuukautta kohden on 1/12 osa per capita -maksusta. Suhteutetut maksut on maksettava 1.7. ja 1.1. (RIB 17.040.2.) Klubit eivät saa palautusta maksetuista per capita -maksuista niistä jäsenistä, jotka ovat eronneet puolivuotiskauden aikana. Klubien ei tarvitse maksaa mitään suhteutettuja per capita -maksuja siirtojäsenestä tai toisen klubin entisestä jäsenestä RI:n sääntöjen kohdan 4.030. mukaisesti. (RIB 17.040.2.) Klubi saattaa maksaa puolivuosittaiset per capita -maksunsa ja lehtitilauksensa (ennen kuin se on saanut kerättyä maksuja jäseniltään) ja huomaa myöhemmin maksaneensa jäsenistä, jotka ovat kuolleet, eronneet tai on poistettu jäsenluettelosta ja että nämä henkilöt eivät olleet maksaneet jäsenmaksujaan ko. ajalta. Tällöin pääsihteerillä on oikeus tehdä tilanteen vaatimia muutoksia ja palauttaa rahaa. (RCP 71.010.2.) Puolivuotisraportit Jokainen RI:n rekisterissä heinäkuun ja tammikuun alussa oleva klubipresidentti, sihteeri, rahastonhoitaja ja klubi saavat s-postiinsa puolivuotisraportin. Jokaiselle klubisihteerille lähetetään myös paperinen kopio SAR-raportista, ellei klubi ole valinnut pois sen mahdollisuuden. Klubien tulee 1.6. ja 1.12. mennessä päivittää jäsenluettelonsa SR:n jäsentietojärjestelmään joka vuosi, jotta taataan laskun paikkansapitävyys. Jos joku klubi ei ole saanut SAR-pakettia heinäkuun tai 14

ROTARYKLUBI tammikuun kolmanteen viikkoon mennessä, niin sen täytyy ladata se verkosta osoitteesta www.rotary.org tai pyytää sitä s-postilla osoitteesta data@rotary.org. Maksut pitää maksaa vaikka SAR-pakettia ei olisi saatukaan. SR:n jäsensivuilla voit tutustua SAR-maksujen parhaisiin käytänteisiin. Seuraavat asiat saattavat esiintyä joissain SAR-laskuissa: The Rotarian -lehden tilausmaksu (alueellisen Rotary Norden -lehden tilaukset laskutetaan erikseen) Muuttuva vakuutusmaksu (vain USA-klubit) Klubien presidentit tai sihteerit voivat maksaa puolivuotismaksut seuraavilla tavoilla: Luottokortilla osoitteessa www.rotary.org Sekillä SAR-paketin mukana Suomalaiset klubit makasavat ne tilisiirtona (SEPA-maksu) Klubit, joilla on erääntyneitä maksuja RI:lle Kaikille klubeille on puolivuotisraportin mukana ilmoitettu RI:n hallituksen menettelytavoista, jotka liittyvät per capita -maksujen ja muiden taloudellisten velvoitteiden maksamatta jättämiseen. (RCP 9.020.1.) Keskeytysilmoitus lähetään klubipresidentille ja asiasta ilmoitetaan ko. alueen kuvernöörille ja RI:n hallituksen jäsenelle. (RCP 9.020.3., 9.020.6.) Katso lähemmin Rotaryn menettelytapaohjeista. Jäsenyyden palauttaminen klubeille, jotka on erotettu maksamattomien laskujen vuoksi Erotettu klubi voi hakea uudelleen RI:n jäsenyyttä. Kun klubi hakee jäsenyyden palauttamista, sen täytyy maksaa kaikki erottamispäivään mennessä erääntyneet velkansa, sekä palautusmaksu. (RCP 9.020.7.) Palauttaminen on yksityiskohtaisesti selostettu Rotaryn menettelytapaohjeissa. Klubien asema, joiden palvelut ovat keskeytetty RI:n hallitus voi lakkauttaa jäsenyyden jokaiselta klubilta, joka jättää maksamatta jäsenmaksunsa tai muut taloudelliset velvoitteensa RI:lle tai sen hyväksymät maksut Piirikassaan. (RIB 3.030.) Mikäli keskeytyksen syytä ei korjata kuuden kuukauden kuluessa, RI:n hallitus erottaa klubin. Keskeytyksen aikana klubilla ei ole mitään RI:n sääntöjen mukaisia oikeuksia, mutta se säilyttää RI:n järjestysmuodon mukaiset klubeille myönnetyt oikeudet. (RIB 3.040.) RI:n palvelut rotaryklubille voidaan lopettaa sen jälkeen kun kuvernööri vahvistaa, että klubi on yli kuusi kuukautta myöhässä piirin per capita -maksuissa. (RCP 31.030.14.) Seuraavat RI:n palvelut on keskeytetty kunnes kuvernööri vahvistaa pääsihteerille, että klubi on suorittanut piirille per capita -maksunsa: 1) RI:n postituslistalla olo. 2) Julkaisujen ja aikakauslehtien vastaanotto. 3) Sihteeristön palvelut, kuten klubien huomioiminen joko sponsorina tai isäntänä aktiivisille Rotaryn ohjelmien apurahoille. 4) Kuvernöörin palvelut: kuukausikirje, piirin postituslistalla olo ja virallinen vierailu. Kuvernöörin tulee edelleen lähettää vain sen verran postia keskeytetylle klubille niin, että klubin sallitaan 1) tehdä ehdotuksia kuvernöörin nimeämiskomitealle 2) äänestää kaikissa hyväksytyissä postiäänestyksissä 15

ROTARYN KÄSIKIRJA 2013 3) äänestää piirikonferenssissa ja piirineuvottelussa 4) tehdä muutos- tai ponsiehdotus sääntövaltuuskunnalle 5) tukea sääntövaltuuskunnalle tehtyä lainsäädäntöesitystä 6) tukea piirin nimetylle kuvernöörikandidaatille esitettyä kilpailevaa kandidaattia 7) ryhtyä muihin RI:n säännöstön sallimiin toimenpiteisiin. (RCP 17.060.1.) Vakuutus ja rekisteröityminen Klubeja kehotetaan käyttämään lakiasiantuntijoita arvioidessaan miten klubi voi projekteissaan ja ohjelmissaan turvautua mahdollisen vastuuvelvollisuuden varalta. Klubi (tai jokin sen aktiviteetti) voi rekisteröityä tai se voi hankkia vastuuvakuutuksen. Yleinen vastuuvakuutus sekä hallituksen ja toimihenkilöiden työntekijävastuuvakuutus on pakollinen USA:ssa ja sen hallinta-alueilla toimivilla klubeilla ja se hoidetaan RI:n toimesta. Jokaiselle klubille arvioidaan summa, joka kattaa vakuutusmaksut ja sen kaltaiset hallinnolliset kulut. (RCP 72.050.2.) Klubit voivat itse päättää rekisteröitymisestä paikalliset olot huomioon ottaen. (RCP 2.050.) Kun rotaryklubi käynnistää epätavallisen aktiviteetin, josta voi seurata vastuuvelvollisuus klubille, on suositeltavampaa rekisteröidä kyseinen aktiviteetti kuin itse klubi. (RCP 2.060.) RI:n hallituksella ei ole mitään rotaryklubin rekisteröitymistä vastaan, mutta klubin on tällöin sisällytettävä sääntöihinsä vakuutus, että se toimii RI:n nykyisen ja myöhemmin mahdollisesti muutetun säännöstön mukaan. (RCP 2.050.) Hallitus hyväksyy tiettyjä yleisiä lausekkeita rotaryklubin rekisteröinnissä, kuten: Yhdistyksen nimi on :n rotaryklubi ry (kaupunki) Yhdistys tulee olemaan aatteellinen ja taloudellista hyötyä tavoittelematon. Sen tarkoituksena on antaa humanitaarista apua ja rohkaista, edistää ja kehittää Rotaryn tavoitetta sekä pysyä Rotary Internationalin jäsenklubina. :n maan, jossa tämä yhdistys on rekisteröity, ja sen lakien sallimissa rajoissa se noudattaa Rotary Internationalin säännöstön määräyksiä. Tällä yhdistyksellä on valtuutus hyväksyä sellaiset säännöt, jotka ovat yhdenmukaisia tässä lueteltujen tarkoitusperien kanssa ja yhdenmukaisia, :ssa voimassa olevien lakien kanssa, jossa yhdistys on rekisteröity. (RCP 2.050.1.) Uuden yhdistyksen tulisi hyväksyä säännöikseen Rotaryklubin järjestysmuodon kaikki oleelliset lausekkeet ja Rotaryklubin mallisäännöt. Yhdistyksen rekisteröitymisasiakirjat tulee sisältää kaikki lisätiedot ja ilmoitukset, jotka voimassa olevat lait rekisteröidyltä yhdistykseltä vaativat, mutta yhdistyksen tulee joka suhteessa säilyä RI:n jäsenklubina. (RCP 2.050.2.) Pääsihteeriä pyydetään RI:n hallituksen puolesta valvomaan ja hyväksymään kaikki rekisteröitymisanomukset. Jos erityiset olosuhteet vaativat menettelytavan selvennystä, pääsihteerin tulee toimittaa anomukset RI:n hallituksen työvaliokunnalle. (RCP 2.050.3.) SUHDETOIMINTA Yksittäisen rotarin vastuu Rotarin odotetaan olevan täysin tietoinen Rotaryn tavoitteesta, ohjelmista ja toiminnasta sekä etsivän tilaisuuksia tehdä Rotaryn tavoitteita ja saavutuksia 16