Yhteistyökumppanina Senaatti-kiinteistöt

Yhteistyökumppanina Senaatti-kiinteistöt

Otamme kokonaisvastuun, jos niin haluat

Senaatti-kiinteistöt tarjoaa asiakkailleen toimitilojen ja työympäristöjen lisäksi monipuolisen valikoiman toimitiloihin liittyviä palveluita. Periaatteena on, että voit halutessasi ostaa toimitiloihin liittyvän osaamisen ja palvelut keskitetysti yhdestä paikasta. Kun vastuu yhdessä sovituista palveluista on Senaattikiinteistöillä, on sinulla asiakkaanamme mahdollisuus keskittyä oman organisaatiosi ydintoimintoihin ja niiden kehittämiseen. Senaatti-kiinteistöjen vahva kiinteistöalan osaaminen ja pitkäaikainen kokemus valtionhallinnon toiminnasta antavat vankan perustan kokonaisvastuulliselle toiminnalle: olemme hyvin ajan tasalla siitä, miten asiakkaidemme toimitiloihin liittyvät tarpeet muuttuvat ja kehittyvät. Valtionhallinnon palvelukumppani Ratkaisumme auttavat asiakkaita tekemään kestäviä ja pitkäjänteisiä päätöksiä tilantarpeistaan. Samalla voit asiakkaanamme ottaa huomioon omien toimintojesi muutokset ja kehitystarpeet. Senaatti-kiinteistöt ottaa vastuun palvelujen riittävästä mitoituksesta, ylläpidosta ja muutostarpeista. Vastuurajapinnat ovat selkeitä ja varmistamme, että sovitun laadun tuottaminen onnistuu. Toimimme tiiviissä ja pitkäjänteisessä yhteistyössä palveluja tuottavien yritysten kanssa. Senaatti-kiinteistöjen palveluratkaisut tukevat valtionhallinnon muutostarpeita. Tuotamme palveluita niillä paikkakunnilla, joissa valtion hallinnolla on suurimmat tarpeet ja toimitiloja on paljon. Tällöin palveluiden ulkoistaminen on myös asiakkaalle taloudellisesti kaikkein järkevintä. Palvelut Senaatti-kiinteistöjen hoidettaviksi Tavoitteenamme on toimia siten, että Senaatti-kiinteistöjen toimitila-, käyttäjä- ja asiantuntija palveluista on hyötyä koko organisaatiollesi. Palve luiden siirtäminen Senaatti-kiinteistöjen tuotettavaksi ja vastuulle vapauttaa henkilöstön voimavaroja ja tehostaa sekä sisäisiä että ulkoisia prosesseja. Tehosta toimintoja Monet toimitiloihin liittyvät toiminnot ovat välttämätön ja tärkeä osa organisaation päivittäistä elämää. Rutiinien pyörittämisen sijaan aika ja voimavarat on kuitenkin järkevää keskittää tehtäviin, jotka tukevat parhaiten organisaatiosi ydintoimintaa. Toimintojen ulkoistaminen ja virtaviivaistaminen lisäävät ja parantavat kustannustehokkuutta. Hyvänä esimerkkinä on kokous- ja ravintolapalveluiden ulkoistaminen, jolloin oman henkilöstön ei tarvitse miettiä kokoustarjoiluja tai kahvinkeittoa. Kaikki sujuu sovitulla tavalla, ajallaan ja kätevästi tarpeiden mukaan. Valmiit palvelukokonaisuudet tarpeen ja tilanteen mukaan Valmiista palveluvalikoimastamme on mahdollista tuottaa sopiva kokonaisuus organisaatiosi tarpeiden mukaan. Joustavat palvelut ottavat huomioon myös toimintaan liittyvät erityisvaatimukset ja tilapäisesti muuttuvat tarpeet. Senaatti-kiinteistöt vastaa siitä, että palvelujen taso on riittävä ja palveluprosessit ovat hallinnassa. Pitkäjänteisyys tuo asiakashyötyjä Toimitiloihin liittyvien toimintojen ulkoistaminen tuo usein jo sellaisenaan kustannustehokkuutta ja säästöjä. Kuitenkin vasta kokonaisvaltainen toiminnan tarkastelu Senaatti-kiinteistöjen kanssa antaa mahdollisuuden saavuttaa merkittäviä etuja ja löytää tehoja kustannusten hallintaan. Pitkäjänteinen yhteistyö ja toimintojen ulkoistaminen on osoittanut useilla muilla toimialoilla, että tuottavuus on parantunut, kustannuksia on voitu karsia, investoinnit kohdentaa tarpeen mukaan ja oma henkilöstö on voinut keskittyä ydintehtäviin. Miten sinun organisaatiosi voisi hyötyä Senaatti-kiinteistöjen toimitila-, käyttäjäja asiantuntijapalvelujen tehokkaasta hyödyntämisestä?

Keskity olennaiseen Tehokkaita, kilpailukykyisiä ja monipuolisia vaihtoehtoja toimintojen ulkoistamiselle Senaatti-kiinteistöjen tuottama palvelukokonai- suus voi käsittää toimitilojesi käyttäjäpalvelut kuten toimisto palvelut, kokous- ja ravintolapalvelut, aula- ja turvallisuus palvelut, puhtauspalvelut tai hyvin vointi- palvelut. Syvimmillään asiakkaan valitsema kokonai- suus voi olla esimerkiksi strategista tilajohtamista, johon kuuluu muun muassa tilojen hankintaan ja tilasuunnitteluun liittyviä strategisen tason asian- tuntija palveluita. Palvelut tehostavat toimintaa Esittämällä oikeita kysymyksiä, nostamme esille organisaatiosi toimitilaratkaisujen kannalta olennai- set asiat. Saat vastauksia siihen, missä voit tehostaa organisaatiosi toimintaa ja tuottaa kustannustehok- kuutta sekä suoria säästöjä. Senaatti-kiinteistöissä puhumme oikeastaan mieluummin kumppanuudesta kuin ulkoistamisesta. Hyvässä kumppanuudessa kai- killa osapuolilla on selkeät roolinsa, joissa vastuut on tarkasti määritelty ja sovittu. Tällöin myös päätöksen- teko on mutkatonta, tieto kulkee kitkatta ja palvelut sujuvat mallikkaasti. Rakennamme yhdessä sopivan kokonaisuuden Senaatti-kiinteistöjen palveluista voimme yhteistyössä koota organisaatiollesi sopivimman palveluratkaisun. Saatte tarpeiden mukaisen ja toimivan kokonaisuuden. Tältä pohjalta suunnittelemme yhdessä järkevän ja kustannustehokkaan palvelukokonaisuuden. Millainen palvelupaketti olisi ihanteellinen sinun organisaatiollesi?

Palvelujen tuottamisen periaatteet Tavoitteenamme on toimia lähellä asiakkaitamme, jotta palveluiden tuottamisessa on käytettävissä kaikki tarvittava tieto. Kun tunnemme tarpeet tarkasti, palvelut on mahdollista kohdistaa täsmällisesti. Näin yhteistyö on tehokasta kaikkien kannalta. Toimimme myös joustavasti: joskus olemme toimitilaasioissa strateginen neuvonantaja, toisessa tapauksessa ainoastaan vuokraamme tilat. Asiantuntijamme kanssa on mahdollista suunnitella juuri teidän tarpeisiinne parhaiten soveltuva kokonaisuus. Palvelujen syventäminen ei ole koskaan itsetarkoitus. Joissakin tapauksissa ratkaisu, jossa asiakas pitää itsellään osan toiminnoista, on edullisinta molemmille osapuolille. Kokonaisvaltaisessa kumppanuudessa yhteistyö on erittäin laajaa ja syvällistä. Se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että otamme juridisen vastuun sopimuksista palvelujen kilpailutuksen ja hankinnan lisäksi. Tällöin palvelujen seuranta ja laadunvalvonta ovat niin ikään Senaatti-kiinteistöjen vastuulla. Toimimme yhteistyössä parhaiden tekijöiden kanssa Palvelukokonaisuuden rakentamisessa teemme yhteistyötä laadukkaiden ja luotettavien toimittajakumppaneiden kanssa. Näin voimme kehittää palveluvalikoimaa ja sisältöä tarvittaessa. Kilpailutamme toimittajat aina siten, että lopputulos on paras mahdollinen halutun palvelukokonaisuuden kannalta. Kumppaneidemme kanssa lähdemme siitä, että palvelu sujuu, tieto kulkee ja koordinaatio pelaa.

Neljä tasoa, monta ratkaisua Senaatti-kiinteistöjen uudistetussa palvelurakenteessa asiakkaiden tarpeet määrittävät entistä tarkemmin, miten syvälle tasolle yhteistyö toimitila-asioissa rakentuu. Tarjoamme palveluita aina toimitilojen ylläpidosta strategisen tason asiantuntijapalveluihin. ASIANTUNTIJAPALVELUT kun katsomme kokonaisuutta Asiantuntijapalveluissa toimimme johdon strategisena kumppanina. Asiantuntijapalvelut liittyvät tavallisesti muutos- ja kehitystilanteisiin, joita organisaatiosi kohtaa matkan varrella. Kun uudistat vuokrasopimuksen, tarkastelet toimitilojen kustannuksia tai haluat uudistaa sisäisiä toimintatapoja ja työ ympäristöä, asian tuntija palvelumme auttavat sinua saamaan enemmän irti muutoksesta ja tuottavat tehokkaita ratkaisuja uudistumisen pohjaksi. Strateginen en työympäristön kehittäminen Tilojen optimointi Tilanhankinta Strategisen tason turvallisuus KÄYTTÄJÄPALVELUT vastuussa päivittäisistä toiminnoista Toimivista ja tehokkaista toimitiloihin liittyvistä peruspalveluista hyötyvät ennen muuta toimitilojen käyttäjät. Näihin palveluihin huomio kiinnittyy viimeistään silloin, mikäli ne eivät toimi. Senaattikiinteistöt toimii aktiivisesti ja tiiviissä yhteistyössä toimittajakumppaneiden kanssa tuottaessaan käyttäjäpalveluita asiakkailleen. Toimistopalvelut Postituspalvelut Kopiointi- ja tulostuspalvelut Lähettipalvelu Muuttopalvelut Kerrospalvelu Kokous- ja ravintolapalvelut Kokoustilat Ravintola Catering Puhtauspalvelut Siivouspalvelut Vaihtomatot Hygieniatuotteet Hyvinvointipalvelut Liikuntapalvelut Liikuntatilat Virkistysautomaatit Muut hyvinvointipalvelut KOKONAISVUOKRA koko kiinteistö hyvässä hoidossa Tässä palvelumuodossa otamme hoitaaksemme kaikki kiinteistön perustoimintojen ja -turvalli suuden ylläpitoon liittyvät tehtävät kuten kiinteistöhoidon ja huoltopalvelut. Pidämme huolta siitä, että tilat ovat kunnossa, työympäristö on terveellinen ja viihtyisä ja kaikki toimii moitteettomasti. Näin myös kiinteistön arvo säilyy. Kiinteistönhoito Kunnossapito PÄÄOMAVUOKRA kun tilaratkaisu riittää Senaatti-kiinteistöillä on koko joukko asiakkaita, joiden on järkevintä vuokrata tilat, mutta hankkia kaikki tarvittavat palvelut itse. Tällöin tarjoamme toimitilaratkaisun, jossa palvelu muodostuu ainoastaan tiloista ja niihin liittyvien tietojen ylläpidosta. Toimitilat Infrastruktuuri Kiinteistötietojen ylläpito InfoSec Aulapalvelu Turvallisuuspalvelut Puhelinvaihde

Valtiokonttori luottaa yhteistyöhön Valtiokonttorin Sörnäisten toimitilojen peruskorjauksen yhteydessä tilankäyttö ja tilojen palvelukonsepti tulivat uudelleen arvioitaviksi. Senaatti-kiinteistöt kilpailutti Valtiokonttorin tarvitsemat käyttäjäpalvelut, kuten puhtauspalvelut, aula- ja turvallisuuspalvelun sekä toimistopalvelut, ja solmi sopimuksen niiden toteuttamisesta. Kustannusten ja ajan säästöä Säästöt näkyvät edullisempina kustannuksina sekä työajan säästönä. Käytännön vakiintuessa omalta kiinteistö päälliköltämme vapautuu työaikaa muihin tehtäviin ja kehittämisprojekteihin, jotka on hoidettava samalla kun päivittäisten rutiinien pitää pyöriä. Helppo kilpailutus Käyttäjäpalvelujen kilpailutuksen ja ohjauksen siirtäminen Senaatti-kiinteistöille on Valtiokonttorille taloudellisesti järkevää ja helpottaa omaa toimintaa. Aiemmin kilpailutus oli omalla vastuullamme. Peruskorjauksen vuoksi meillä ei olisi ollut nyt resursseja viedä sitä läpi. Oli helpotus, että Senaatti-kiinteistöt kantoi päävastuun raskaasta kilpailutusprosessista. Myös kilpailutuksen vaatimat palvelumääritykset oli mahdollista tehdä aukottomasti ulkopuolisen kumppanin kanssa. Loimme palvelumallistamme yhteistyössä Senaattikiinteistöjen asiantuntijoiden kanssa tarkan kuvauksen. Pian tuli tunne, että kyllä tämä on toteutettavissa. Senaatti-kiinteistöt oivalsi, mikä meille on tärkeää ja miten homman tulee toimia. Seuranta Senaatti-kiinteistöillä Ensisijainen kriteeri ulkoistuksessa oli, että palveluiden täytyy yltää samaan laatutasoon kuin itse tuotettujen palveluiden. Henkilöstön laatuodotusten ja palveluntarjoajan käsityksen odotetusta laadusta on oltava sama. Senaatti-kiinteistöjen kanssa tehdyssä palvelusopimuksessa laatutaso on kuvattu tarkkaan. Aluksi pidämme tiiviisti laatupalavereja ja keskustelemme kehittämisideoista Senaatti-kiinteistöjen kanssa. Myös jatkossa laatuseuranta kolmikantaperiaatteella Senaattikiinteistöjen ja palvelujen toimittajakumppanin kanssa tulee olemaan säännöllistä. Tarmo Repo Apulaisjohtaja Valtiokonttori Talous- ja hallintoyksikkö

Toimistokampus hyvä esimerkki tulevaisuuden palveluratkaisusta Senaatti-kiinteistöjen palvelujen kehittämisessä keskeinen osa-alue on toimistokampusajattelu. Kampusajattelu perustuu useisiin fyysisesti lähellä toisiaan sijaitseviin asiakkaisiin ja kiinteistöihin. Ne muodostavat kokonaisuuden, jolle Senaattikiinteistöt voi tarjota kustannustehokkaasti yhteisiä palveluja. Kehittäminen asiakkaan tarpeen mukaan Laadimme jokaiselle kampukselle yksilöllisen kehittämissuunnitelman, joka huomioi yksittäisten asiakkaiden tarpeet ja toiveet. Asiakkaille kampuspalvelut merkitsevät helppoutta ja kustannussäästöjä. Kilpailutamme palvelut asiakkaiden puolesta. Asiakkaille syntyy yksi ainoa palvelusopimus ja kun palvelujärjestelmä on kerran luotu, samaan sopimukseen on helppo liittää tarvittaessa lisää palveluita. Tehoa ja taloudellisuutta Yhdistämällä kampusalueilla asiakkaiden tilan käyttöön liittyviä palvelutarpeita pystymme tuomaan lisää tehoa ja taloudellisuutta asiakkaittemme toimintaan. Asiakkaat saavat myös hyödyn jaetuista kustannuksista ja investointikuluista. Palvelutarjonta elää ajassa Luontevia kampuspalveluita ovat esimerkiksi tilojen käyttöön liittyvät palvelut kuten puhtaus-, kiinteistönhoito-, aula- ja ravintolapalvelut. Yhteisissä kokoustiloissa tilojen vaihtelevaa käyttöastetta on mahdollista tasata ja jakaa kustannuksia käyttömäärien suhteessa. Joustoa muutostilanteisiin Tilanteet ovat yksilöllisiä ja muutosherkkiä. Esimerkiksi turvallisuus näkö kohdat, front offi ce ja back offi ce -ajattelu ja mobiilitoimintojen myötä syntyvä liikkuvuus on huomioitava tiloissa ja palveluissa. Voimme liittää mukaan myös uusia, kiinteistöjen ympäristövaikutuksiin keskittyviä palveluja, kuten vaikkapa Green Offi ce -palvelun. Muutostilanteissa kampukset lisäävät joustomahdollisuutta ja antavat vapautta asiakkaille. Vaikka toiminta kehittyy, asiakkaittemme ei tarvitse muuttaa muualle, sillä Senaatti-kiinteistöt pystyy tarjoamaan joustavia tila- ja palvelu ratkaisuja.

Kiinnostuitko? Aloita keskustelu siitä, mikä olisi ihanteellinen ratkaisu Palvelujen hankkiminen yhteistyökumppanilta merkitsee yleensä muutoksia omassa organisaatiossa. Avainkysymys on, mitä toimintoja on mahdollista siirtää palvelukumppanille, ja mitkä toiminnot ovat niiden strategisen luonteen vuoksi tärkeää pitää itsellä. Palveluiden ostamisella ja keskittämisellä voit hallita aiempaa tehokkaammin kustannuksia ja palvelun laatua. Jos näiden asioiden tarkastelu on ajankohtaista, aloita keskustelu Senaatti-kiinteistöjen kanssa siitä, missä toimintoja on syytä tai mahdollista tehostaa. Ota yhteyttä! Kerromme mielellämme lisää palveluistamme ja ratkaisuistamme ja uusista mahdollisuuksista sinun organisaatiollesi. puhelin 0205 8111 www.senaatti.fi

Hyötyä monella tavalla Luotettava ja vahva valtionhallinnon yhteistyökumppani kaikissa toimitiloihin liittyvissä asioissa. Toimitiloihin liittyvä osaaminen ja palvelujen saaminen keskitetysti ja luotettavasti yhdestä paikasta. Entistä kustannustehokkaampi toiminta: et maksa turhasta. Ammattimainen asiantuntijaorganisaatio käytössäsi. Resurssien säästö ja mahdollisuus keskittyä omaan ydintoimintaan. Laadunvalvonta ja jatkuva kehittäminen. Senaatti-kiinteistöt Senaatti-kiinteistöt on valtion liikelaitos, joka tuottaa ja tarjoaa tila palveluja ensisijaisesti valtionhallinnolle. Toimitilojen vuokraus, palve luiden ja kiinteistö varallisuuden kehittäminen sekä investoinnit muodostavat liiketoiminnan perustan. Asiakkaan toimitiloista huolehtiminen ei ole pelkästään tilojen vuokraamista. Senaatti-kiinteistöjen tarjontaan sisältyy kasvava, asiakkaan tarpeista lähtevä palveluvalikoima. Tavoitteenamme on olla luotettavin kumppani ja asiakkaidemme ensimmäinen valinta työympäristö- ja palveluratkaisujen tuottajana. Tuotamme palvelut tehokkaasti, taloudellisesti ja vastuullisesti. Senaatti-kiinteistöt PL 237, Lintulahdenkatu 5 A 00531 Helsinki puhelin 0205 8111 faksi 0205 811 360 etunimi.sukunimi@senaatti.fi www.senaatti.fi Recommended Finland/Marraskuu 2008