ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2013 1(6) SEURAKUNTANEUVOSTON KOKOUS 5/2013 Aika ja paikka Ke 7.8.2013 klo 18.00 19.10 Elimäen Seurakuntakeskus, Mettäläntie 3, takkahuone (käynti Härmävaarantien puolelta), kahvit alkaen klo 17.30 Jäsenet Aalto Kari jäsen Hannula Ulla Maija jäsen Heijala Marke jäsen Hinkkanen Tero puheenjohtaja Keppo Päivi jäsen Koivusaari Reino jäsen Ollila Madleena jäsen Vainio Essi varajäsen Välimäki Seppo jäsen Yli-Kankahila Matti jäsen Ylä-Outinen Mia jäsen Muut Sipponen Päivi kirkkoherra Reijo Tarja sihteeri Poissa Puonti Matti jäsen Taavila Nina jäsen Mustonen Laura seurakuntapastori Ylikangas Tuula kappalainen 50 KOKOUKSEN AVAUS JA ALKUHARTAUS Puheenjohtaja Tero Hinkkanen avasi kokouksen klo 18.00, kirkkoherra Päivi Sipponen piti alkuhartauden, laulettiin virsi 443. 51 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS on kuuluu puheenjohtajan lisäksi kaksitoista jäsentä ja se on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Esityslista on toimitettu seurakuntaneuvoston jäsenille sähköpostitse ja postitse 31.7.2013. Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 52 KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Valittiin Madleena Ollila ja Essi Vainio. Tarkastusajankohdaksi sovittiin ke 14.8.2013.
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2013 2(6) 53 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYS Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi. Hyväksyttiin esityslista työjärjestykseksi. 54 ELIMÄEN SEURAKUNNAN KIINTEISTÖTYÖRYHMÄN RAPORTTI asetti keväällä kiinteistötyöryhmän käsittelemään Elimäen seurakunnan alueella sijaitsevien kiinteistöjen tulevaisuutta. Ryhmä kokoontui kolme kertaa ja päätyi liitteenä 1 kirjattuun raporttiin. lähettää kiinteistötyöryhmän laatiman raportin tiedoksi yhteiselle kirkkoneuvostolle. n nimeämään ryhmään kuuluivat: Kari Aalto, Matti Puonti, Pirjo-Liisa Ikonen, Jari Rinnemäki, Päivi Sipponen. Ryhmä kokoontui kolme kertaa. Kiinteistötyöryhmän antaman raportin pohjalta seurakuntaneuvosto päätyi kokouksessaan 7.8.2013 seuraavaan lausuntoon, jonka se päätti lähettää yhteiselle kirkkoneuvostolle: ELIMÄEN SEURAKUNTANEUVOSTON LAUSUNTO 7.8.2013 ELIMÄEN SEURAKUNNAN ALUEELLA SIJAITSEVIEN KIINTEISTÖ- JEN TULEVAISUUDESTA Nykyiset toimitilat tarvitaan jatkossakin. Korian kirkon käyttöä tulisi lisätä tuntuvasti. Työryhmä ehdottaa, että Korian kirkon kiinteät penkit vaihdetaan sopiviin irtotuoleihin. Näin siitä tulee monikäyttöinen ja soveltuvampi myös ulkopuoliseen, maksulliseen käyttöön. Koska siunauksiin soveltuvia tiloja on seurakuntayhtymän alueella ainakin ajoittain liian vähän, työryhmä ehdottaa Korian kirkkoa siunaustilaksi. Erityisen hyvin tämä sopii tilanteisiin, joissa arkku menee tuhkattavaksi. Muistotilaisuus on käytännöllistä järjestää seurakuntasalissa. Näin saattojoukon ei tarvitsisi poistua muualle Korian seurakuntatalon tiloista. Tämä mahdollisuus tulisi informoida hyvin mahdollisimman pian, myös hautaustoimistoille. Yleensäkin työryhmä toivoo, että seurakuntayhtymän yhteisiin kokouksiin ja muihin tilaisuuksiin käytettäisiin nykyistä enemmän muitakin tiloja kuin Kouvolassa ja Kuusankoskella sijaitsevia.
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2013 3(6) 55 ASIAKIRJA-AINEISTON SIIRTO MIKKELIN MAAKUNTA-ARKISTOON 56 TILA-ANOMUS Elimäen seurakunnan arkistossa on pysyvään säilytykseen määrättyjä asiakirjoja, jotka ikänsä, vähäisen aktiivisen käyttötarpeen ja tilankäytöllisten syiden vuoksi on perusteltua siirtää säilytettäväksi Mikkelin maakunta-arkistoon, jossa ne palvelisivat paremmin tutkijoita ja olisivat säilytettynä paremmissa arkistotiloissa kuin mitä seurakunnassa pystytään säilyttämään. Kirkkojärjestyksen (1055/1993) 16 luvun 6 :n mukaan sataa vuotta nuorempia manuaalisia kirkonkirjoja ja seurakunnan arkistoon kuuluvia asiakirjoja sekä sataa vuotta nuorempia manuaalisia kirkonkirjoja, jotka on digitoitu osaksi kirkon yhteistä jäsenrekisteriä, voidaan kirkkovaltuuston tai seurakuntaneuvoston suostumuksella tallettaa yleisarkistoon. Kirkkolain (787/2010) 16 luvun 12 :n mukaan talletetut asiakirjat pysyvät edelleen seurakunnan omaisuutena. Koska Kouvolan seurakuntayhtymässä keskusrekisteri vastaa seurakuntien kirkonkirjoista, päätöksen väestörekisteriarkistoon kuuluvien asiakirjojen tallettamisesta tekee yhteinen kirkkoneuvosto. Tällaista aineistoa Elimäen seurakunnan osalta on tällä hetkellä n. 2,16 hyllymetriä. Sen sijaan seurakuntaneuvosto päättää seurakunnan muiden asiakirjojen tallettamisesta maakuntaarkistoon. Arkistosiirrosta laaditaan talletussopimus maakunta-arkiston kanssa kahtena kappaleena. Kirkkohallitus on yleiskirjeessään 6/2012 antanut tarkemmat toimintaohjeet siirron toteuttamiselle. Siirrettävä aineisto sisältää muun muassa erilaisia luetteloja, pitäjän- ja kirkonkokousten pöytäkirjoja, kuulutuksia ja tiliasiakirjoja vuosilta 1817-1910. Aineiston laajuus on n. 0,51 hyllymetriä. Liitteenä 2 luettelo siirrettävistä asiakirjoista. päättää, että liitteenä olevan luettelon mukainen asiakirja-aineisto siirretään talletettavaksi Mikkelin maakunta-arkistoon. Hyväksyttiin ehdotus.. Pohjois-Kymen musiikkiopisto anoo seurakunnan tiloja käytettäviksi musiikin opetukseen syyslukukaudelle 2013 sekä kevätlukukaudelle 2014, liite 3. Käsitellään anomus. Hyväksyttiin anomus entisin ehdoin.
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2013 4(6) 57 MIKKELIN HIIPPAKUNNAN LUOTTAMUSHENKILÖIDEN NEUVOTTELUPÄIVÄ. Keskustellaan Mikkelin hiippakunnan luottamushenkilöiden neuvottelupäiville Savonlinnaan la 19.10.2013 lähtevistä luottamushenkilöistä, liite 4. Sovitaan luottamushenkilöiden neuvottelupäiville lähtijät. Muutos ehdotukseen: Saatetaan tiedoksi neuvottelupäivät. 58 MUUTOS KOLEHTISUUNNITELMAAN Sovitaan luottamushenkilöiden neuvottelupäiville lähtijät syyskuun kokouksessa 4.9.2013.. Kolehtisuunnitelmaan 1.7.2013.-31.12.2013 määrätty kolehti 1.9.2013 Korialla Suomen Pipliaseuralle muutetaan kohdennettavaksi Evankelinen lähetysyhdistys - ELY ry:lle. Korialla pidetään tuolloin kesäpäivien kiitosjuhla. hyväksyy muutoksen kolehtisuunnitelmaan Hyväksyttiin muutos. 59 SEURAKUNTANEUVOSTON SYKSYN 2013 KOKOUSPÄIVÄT Päätetään seurakuntaneuvoston syksyn 2013 kokousten ajankohdat seuraavan ehdotuksen pohjalta ke 4.9. klo 18 ke 9.10 klo 18 ke 6.11. klo 18 ke 4.12. klo 18 ke 8.1.2014 klo 18 60 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET Hyväksyttiin kokouspäivät merkitsee tiedoksi seuraavat viranhaltijapäätökset ajalla 1.5.-31.7.2013 liitteenä 5.
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2013 5(6) 61 ILMOITUSASIAT Merkitään tiedoksi Merkittiin tiedoksi Talousarvion toteutumavertailu Seurakuntayhtymän taloushallinnon kolmen kuukauden välein srkneuvostolle toimittama Elimäen seurakunnan talousarvion toteutumavertailu, liite 6. Vastuuryhmän muistio Lapsi- ja nuorisotyön vastuuryhmän muistio, liite 7. Tolkkilan kartanon hissi Pöytäkirja Tolkkilan kartanon hissin määräaikaistarkastuksesta, liite 8. Diakoniatyön vastuuryhmä Saatettiin tiedoksi Ossi Koivusaaren valinta diakoniatyön vastuuryhmään edesmenneen jäsenen Juhani Ollilaisen tilalle. Lahjoitukset Piispantarkastus Päivi Sipponen kertoi Elimäen seurakunnan saaneen lahjoituksena kaksi ryijyä, jotka on sijoitettu kirkon morsiushuoneeseen ja seurakuntatoimistoon. 3.9.2013 tuomiokapitulissa neuvottelu piispantarkastuksesta, johon kirkkoherra on kutsuttu. Elimäellä piispantarkastus 2.10.2013 klo 13.30-17.30. Korian maalaustalkoot Informoitiin Korian srk-talon aidanmaalaustalkoista ti 20.8. alkaen klo 9, ruoka- ja kahvitarjoilu, sateen sattuessa vaihtoehtoinen päivä ke 21.8. 62 MUUT ASIAT Elimäen kirkon katon talkootyöt Todettiin kirkon katon tervaukseen budjetoidun 60 000. Keskusteltiin hankkeen talkoovetäjän tarpeellisuudesta ja ehdotettiin vetäjäksi Matti Yli-Kankahilaa. Viipurin matka Kanttori Terhi Paukku toimitti srk-neuvostolle anomuksen liittyen Kouvolan Sotaveteraanit ry:n järjestämään Viipurin matkaan 11.-12.9.2013. Paukku osallistuu matkaan veteraanien kanttorina ja anoo osallistumista virkatehtävänä majoitus- ja matkakuluineen. hyväksyi anomuksen.
ELIMÄEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2013 6(6) 63 OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS KOKOUKSEN PÄÄTÖKSIIN 64 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Muutoksenhakuohjeet ovat pöytäkirjan liitteenä 9. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.10. Tero Hinkkanen puheenjohtaja Tarja Reijo sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Elimäki 14.8.2013 Elimäki 14.8.2013 Madleena Ollila Essi Vainio Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä seurakuntatoimistossa 14.-2. Asiasta on ilmoitettu seurakuntatoimiston ilmoitustaululla 14.8.2013. Päivi Sipponen kirkkoherra