KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 1 Kokousaika Tiistai 24.3.2015 kello 18.00 Kokouspaikka Poltinahon seurakuntatalo, Turuntie 34, Hämeenlinna Läsnä Antti Hieta puheenjohtaja Kalervo Aaltonen Antti Ahonen Irja Appelroth Mika Einiö Teppo Heiskanen Olli Ilomäki Erkki Jaalama Sampo Lepistö Jorma Lundström Liisa Ilonen-Teivonen Reetta-Maria Tolonen-Salo Tauno Korhonen vara Erkki Alanen Leena Pietilä Heikki Kilpeläinen Kai Kauppinen Eija Rantala Kari Laiho Tuija Niemi-Nikkola ykv pj ykv vpj ykn talousjohtaja kiinteistöpäällikkö hautaustoimen päällikkö kiinteistösihteeri Käsitellyt asiat 16 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Antti Hieta Sihteeri Tuija Niemi-Nikkola Pöytäkirjan tarkistus Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinna.. 2015 Allekirjoitukset Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto.2015 Todistaa Talousjohtaja Kai Kauppinen Otteen oikeaksi todistaa:
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 2 16 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 17 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty ille sekä sähköpostina että kirjepostina 19.3.2015. Johtokunnan kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 18 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. 19 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Valitaan pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. 20 Ilmoitusasiat Johtokunta merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. 21 Talousarvion toteutuminen 1.1. 28.2.2015 n liitteenä 1 on hautaustoimen ja liitteenä 2 kiinteistötoimen talousseuranta ajalta 1.1. 28.2.2015. Pylväät viestittävät kuluneen vuoden toteutuneita kuluja helmikuun loppuun saakka ja katkoviiva näyttää kuluvan vuoden talousarviota, joka on jaettu tasan kaikille kuukausille. Talousarvioseuranta merkitään tiedoksi.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 3 22 Kiinteistötarkastus Poltinahon seurakuntataloon Johtokunnan kokouksessa on sovittu, että johtokunta kokoontuu seurakuntayhtymän eri toimitiloissa ja että kokousten yhteydessä suoritetaan kyseisen toimipisteen kiinteistötarkastus (johtokunnan tehtävät 16, kohta 13). Tällä kertaa tutustumme Poltinahon seurakuntataloon. Johtokunta tekee kiinteistötarkastuksen, käy aiheesta keskustelun ja päättää mahdollisista toimenpiteistä. 23 Kiinteistötoimen esittely Johtokunnan ensimmäisessä kokouksessa sovittiin, että johtokunnan ille pidetään sekä hautaustoimen että kiinteistötoimen esittelyt. Kiinteistöpäällikkö Eija Rantala esittelee seurakuntayhtymän kiinteistötoimen. Esittelymateriaali jaetaan kokouksessa. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta merkitsee esittelyn tiedoksi. 24 Hätilän kirkon kuntotutkimus Hätilän kirkko on rakennettu 1956 ja se on lähes alkuperäisessä kunnossa, myös talotekniikka on tuolta ajalta. Vistark Oy:n keväällä 2014 tekemässä kuntotutkimuksessa todettiin sisäilmasta otetuissa näytteissä viitteitä sisäilman mikrobilähteistä ja rakennekosteusmittauksin todettiin kosteusvaurioita päiväkerhon tiloissa kirkon alakerrassa. Kaikki kirkko-osan tilat on suljettu käytöltä. Asunto-osa tutkittiin kosteusvaurio- ja sisäilmariskien kannalta, mutta tältä osin käytön rajoituksille ei havaittu tarvetta. Todetuista ongelmista johtuen tehtiin nyt koko kirkko-osalle perusteellinen rakennustekninen kuntotutkimus, jonka tulokset esitellään kokouksessa. Kuntotutkimusraportin ensimmäinen versio on liitteenä 3. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta merkitsee asian tiedoksi.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 4 25 Työryhmän nimeäminen sankarihautausmaiden kunnostamiseen ja hautamuistomerkkiohjeiston päivittämiseen Hämeenlinnan seurakuntayhtymän sankarihautausmaat ovat seurakuntalaisille ainutlaatuiset ja rakkaat. Vuosikymmenten ajan niitä on hoidettu monin tavoin ja jo aiemmin päätetyn mukaisesti ne tulisi Suomen itsenäisyyden juhlavuoteen 2017 mennessä kunnostaa. Sankarihautaalueiden, muistomerkkien ja nimikivien kunto on tarkastettava ja laadittava hoito- ja kunnossapitosuunnitelmat. Kunnostustyöllä entistetään sankarihauta-alueet, muistomerkit ja nimikivet, jolloin parannetaan niiden nykytilaa. Nykyiset hautamuistomerkkiohjeistot ovat ajalta ennen seurakuntayhtymän muodostumista. Hautamuistomerkkiohjeisto tulee yhtenäistää huomioiden eri hautausmaiden perinteet ja nykytilanne. Muistomerkkiohjeiston periaatteena on säilyttää vanhaa, historiallisesti arvokkaita muistomerkkejä. Toisaalta uusien hautamuistomerkkien tulee sopia niin uusille kuin vanhoillekin alueille ja huomioida hautamuistomerkkien työturvallisuusnäkökohdat. Edellisellä valtuustokaudella hautausmaiden ohjesäännön, hautausmaiden käyttösuunnitelmien ja kaavojen laatineeseen työryhmään kuuluivat luottamushenkilöistä Erkki Alanen (pj.), Anja Huostila, Maire Lepistö, Erkki Jaalama ja Ossi Lapisto. Seurakuntayhtymää edustivat Kari Laiho, Päivi Kettunen ja Kai Kauppinen. Hautaustoimen päällikön päätösesitys: Perustetaan työryhmä, jonka tehtävänä on: 1. tehdä sankarihauta-alueiden kunnostustarpeiden kartoitus sekä laatia hoito- ja kunnossapitosuunnitelmat. Kunnostustyöllä entistetään sankarihauta-alueet, muistomerkit ja nimikivet, jolloin parannetaan niiden nykytilaa; 2. valmistella esitys uusista hautamuistomerkkiohjeista. Hautausmaiden muistomerkkiohjeiden yhtenäistämisen tavoitteena on yhdenmukaistaa ohjeet, huomioon ottaen kunkin hautausmaan erityispiirteet, historialliset ja nykyaikaiset alueet. 3. työryhmään valitaan 5 luottamushenkilötä ja lisäksi työryhmään nimetään seurakuntayhtymästä Kari Laiho ja Päivi Kettunen sekä rakentamiseen perehtynyt Tapio Mustonen (Insinööritoimisto Tapio Mustonen Oy). 26 Muut asiat
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 5 27 Seuraava kokous Johtokunnan seuraavat kokoukset: - tiistaina 5.5.2015 Vuorentaan kappeli (Hautaustoimen esittely) - tiistaina 4.6.2015 Kalvola 28 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 29 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen.