1 JOHTORYHMÄNPÖYTÄKIRJATIIVISTELMÄ 3 / 2018 Aika klo 8.00 9.00 TILANNEKATSAUS Kiinteistöallianssin johtoryhmän kokouksissa käsitellään kiinteistöallianssin toiminnan yleistilanne ja tavoitteiden täyttyminen katsauksena 4 kk, 8 kk ja 12 kk tilanteista toimitusjohtaja Veikko Simunaniemen johdolla. Tarkoituksena on varmistaa, että kiinteistöallianssin osapuolilla on sama käsitys eri toimintojen aikataulusta, laadusta ja budjetista. Katsauksessa kiinnitetään erityistä huomiota poikkeamiin, kuten reklamaatioihin, tapaturmiin tai budjetin ylityksiin. Tilannekatsaus / 31.12.2017: Allianssisopimuksen mukaan palvelut tuotetaan vuonna 2017 suunnitelman mukaan noin 0,8 miljoonaa euroa edullisemmin vuoteen 2014 verrattuna, jolloin kaupunki tuotti palvelut. Palvelutuotannon sopimuslaskutus vuonna 2017 oli 6,2 miljoonaa euroa (edellinen vuosi 6,8 miljoonaa euroa), joka on 0,6 miljoonaa euroa vähemmän tavoitteeseen ja edelliseen vuoteen verrattuna. Tämä johtuu siitä, että kiinteistöjä on kehitetty ja tiloja on osittain poistunut käytöstä. Siten vuoden 2017 kaupungin palvelutuotannon sopimuslaskutus oli 1,4 miljoonaa euroa vähemmän verrattuna vuoteen 2014. Järvenpään kaupunki on säästänyt kahden ensimmäisen, 2015 ja 2016 vuosien aikana kumulatiivisesti noin 1,9 miljoonaa euroa ja vuoden 2017 aikana noin 1,4 miljoonaa euroa sopimuslaskutuksesta vanhaan rakennuskantaan kohdistuvasta palvelutuotannosta. JUST kiinteistön sopimuslaskutus oli 2017vuonna noin 0,7 miljoonaa euroa. Kumulatiivinen säästö JUST mukaan lukien oli siten noin 2,6 miljoonaa euroa kun tavoite oli noin 2,0 miljoonaa euroa. Investointeihin budjetoitiin 6,0 miljoonaa euron, joka ylitettiin 750 tuhannella eurolla. Budjetin ylitykseen ovat vaikuttaneet useat seikat eikä vähiten huonokuntoiset kiinteistöt, sisäilmaongelmat ja käyttöiän päässä olevat talotekniikkaratkaisut. Kustannusten ylitykseen on myös vaikuttanut mm. eri hankkeiden arvioitua korkeammat investointikustannukset sekä sisäilmatutkimusten kustannusten siirtäminen investoinneista käyttötalouteen. Investointien kulut tulee sopeuttaa budjettiin ja tätä varten mm. hankkeiden seurantaraportointia ja ennakointia tullaan kehittämään. Tämä voi johtaa siihen, että kustannuspaineiden takia joitakin suunniteltuja hankkeita tullaan siirtämään seuraavalle vuodelle. Sisäilman laatuun liittyvien korjausten määrä on moninkertaistunut, useaan kouluun on hankittu tai ollaan hankkimassa väistötiloja. Käyttökelvottomia rakennuksia on purettu ja lisää tullaan purkanmaan. Uusia koulu- ja päiväkotirakennuksia rakennetaan nyt ja tulevaisuudessa. Sisäilmahakkeiden määrän lisääntyminen on aiheuttanut sen, että Mestaritoiminta Oy:ssä on jouduttu lisäämään ja tullaan edelleen lisäämään resursseja. Tämä on johtanut siihen, että palvelutuotannon tuotot eivät kata kaikkia kuluja kuten kiinteistöjohtamista ja
2 investointien projektinjohtamista / valvontaa. Tämä on asia, joka tulee oikaista mahdollisimman pian. Tavoitellut säästötavoitteet on toteutettu Mestaritoiminta Oy:n johdolla kiinteistöallianssissa yhdessä osapuolten kanssa. Toiminnallinen ja taloudellinen vastuu kiinteistöpalveluista on Mestaritoiminta Oy:llä. Kiinteistöpalvelut on toteutettu kaupungin ja tilojen käyttäjien kanssa sovitun mukaisesti ja palveluihin on yleisesti oltu tyytyväisiä joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta. Toiminto Aikataulu Talous Laatu Kiinteistöjohto Ei havaittuja poikkeamia Tuotot eivät riitä kattamaan kuluja. Tämä johtuu osin sisäilmakorjausten moninkertaistuneesta määrästä. Jonkin verran käyttäjiltä saatu kehityspalautetta tiedottamisesta ja tiedon kulusta. MT lisää resurssia viestintään. Huolto Ei havaittuja poikkeamia. Tulos jäi reilusti alle tavoitteen. Käyttäjäpalautteen perusteella laatu ja työpyyntöjen reagointiaika on hyvällä tasolla. Siivous Ei havaittuja poikkeamia. Tulos oli lähes tavoitteen mukainen. Käyttäjäpalautteen perusteella on laadussa kehitettävää. Kunnossapito Sisäympäristöön liittyviä haittailmoitusten ja korjausten määrä on moninkertaistunut. Tulos jäi reilusti alle tavoitteen. Viestintää ja sisäympäristöasioiden yhteistoimintaa kaupungin kanssa kehitetään. MT lisää resurssia viestintään. Investoinnit Kiinteistöallianssi yhteensä: Osa vuoden 2017 hankkeista jatkuu vuonna 2018. Kokonaisuutena lähes suunnitelman mukainen Kustannukset ylittivät 6 milj :n budjetin noin 0,7 milj. MT:n palvelumaksu ei kata kustannuksia ja tulos jäi negatiiviseksi. Kokonaistulos jäi alle puoleen tavoitteesta. Sisäympäristöön liittyviä korjauksia tehdään useissa kohteissa. MT on lisännyt resursseja projektinjohtoon ja valvontaan. Toiminnan laatu on hyväksyttävällä tasolla lukuunottamatta siivoustoimintaa. Sisäilmahankkeiden määrä on lisääntynyt voimakkaasti. MT on lisännyt resursseja sisäilmaratkaisuihin ja tulee lisäämään resursseja viestintään. Tämä on johtanut siihen, että
3 palvelulaskutus ei riitä kattamaan kaikkia kuluja. Kysymys on noin 100 tuhannen euron vuosittaisesta lisäkustannuksesta. Päätetään tarkistaa sopimuslaskutushintaa tai irrotetaan osuus investointiohjelmasta. Päätettiin siirtää asian käsittely seuraavaan kokoukseen kiireisen aikataulun takia. Kohdekohtaiset laskutusmuutokset Tässä pykälässä käsitellään joka kuukausi muutokset Mestaritoiminnan kuukausilaskutuksessa. Laskutusmuutokset (lisäykset ja vähennykset) hyväksytetään aina AJR:ssä. Ei laskutusmuutoksia. Ehdotus kiinteistöjen vuokrausperiaatteiksi ja toimintaprosessiksi yhdistyksille ja yhteisöille Jari Lausvaara esitteli. Toimeksianto on alun perin tullut Kiinteistöallianssin johtoryhmästä 12.12.2016 ja tehtäväksi anto oli seuraava: tehdä esitys KH:lle kaupungin vuokrakohteista selvittää kaupungin kiinteistössä toimivat ulkopuoliset tahot nykytilakuvaus ja ehdotus vuokrausperiaatteiden linjauksista Asiaa on käsitelty 24.4.2017 KAJR:ssa sekä kaupungin johtoryhmässä 19.10.2017 ja 16.11.2017. 22.1.2018 KAJR:ssä sovittiin, että vuokrasopimukset tarkistetaan (KAUKE ja MT). Vuokrausperiaatteet esiteltiin talousjaostossa 15.2.2018. Jatketaan asian käsittelyä 26.2 KAJR:ssa. KAJRn kokouksessa 26.2 käytiin läpi talousjaoston 15.2 terveiset ja sovittiin jatkovalmistelusta. Lisäksi hyväksyttiin hinnoitteluperusteet ja toimintaprosessi ehdotus sekä ideoitiin vuokralaisten kanssa järjestettäviä työpajoja. Käytiin läpi Jarin valmistelema iltakouluaineisto (linjauspaperi), joka esitellään kaupunginhallituksen iltakoulussa. Päätettiin edetä linjauspaperin mukaisesti. Jatkokeskustelu KHn iltakoulun linjauksen mukaan. Prosessi tuotetaan virkamiestyönä ja kytketään talousarvion valmisteluun. Maanvuokrasopimukset muutetaan tilavuokrasopimuksiksi, valmistelu KAUKEssa ja lähtökohtaisesti KAJR tekee päätökset ulosvuokrauksesta. Leena Hogg nimitys kiinteistöallianssin johtoryhmän jäseneksi Varpu Paakinaho-Heikkisen on siirtynyt JATSI Oy:n palvelukseen. Kiinteistöallianssin johtoryhmään tarvitaan Veikon lisäksi toinen edustaja Mestaritoiminnalta. Päätettiin nimittää sisäilmaratkaisut-kiinteistömestari, ympäristöinsinööri Leena Hogg Kiinteistöallianssijohtoryhmän jäseneksi alkaen.
Kyrölän ja Ala-Kartanon purkamisen aikataulut ja alustavat kustannusarviot 4 Kyrölän moduulikoulujen suunnittelutilanne Kyrölän pohjaratkaisut ovat valmiit. Viimeisin versio lähtee vielä käyttäjien kommentoitavaksi tänään. Alustavaa rakennuslupaa haetaan viikolla 13-14. Tanhuniityn asukasyhdistyksen tenniskentän alueen vuokrasopimus on purettavissa aikaisintaan 1.5.2019. Tämän jälkeen alue on mahdollista ottaa koulun käyttöön koulun piha-alueeksi. Asukasyhdistys voisi luopua alueen käytöstä jo aiemmin, jos heille koituneita tenniskentän hoitokuluja kompensoidaan jotenkin. (Tämän alueen saaminen koulun käyttöön ratkaisisi Kyröläntien ylittämiseen liittyvät turvallisuusongelmat Kyröläntie liikennejärjestelyjen suunnittelu on aloitettu Kartanon moduulikoulujen suunnittelutilanne Kartanon viimeisimpään suunnitelmaan kommentoidaan tällä viikolla käyttäjien toimesta. Sisustusvaiheen suunnittelukokous on 27.3. Kartanon suunnitelmat tarkistetaan paloviranomaisilla 23.3. Kartanon koulun kaavatilanne ei ole vielä täysin selvinnyt (asiaan vaikuttaa monitoimihallin kaavoitus). Alustavaa rakennuslupaa lähdetään kuitenkin hakemaan viikolla 13 14 Kyrölän koulun purusta on esitetty 2 vaihtoehtoa Kyrölän koulun purkuaikataulu VE 1 tähtää siihen, että koulu on purettu vuoden 2018 loppuun mennessä. Kyrölän koulun arvioidut purkukustannukset ovat 270 000 alv 0 % + mahdollisesta liikenteen- ja oppilaiden ohjauksesta koituvat lisäkulut VE 2 tähtää siihen, että koulu puretaan vuoden 2019 kesäloman aikana. Tällöin purkutöistä ei ole vaaraa oppilaille ja liikuntasalin iltakäyttöä olisi mahdollista jatkaa mahdollisimman pitkään. Määrärahat purkamiselle on annettu vuodelle 2018. Voiko ko. määrärahan korvamerkitä vuodelle 2019? Kyrölän koulun oppilaiden vanhemmista valtaosa on VE 2. kannalla. Päätettiin, että Kyrölästä tarvitaan arvio 6kk käyttökuluista VE 1 ja VE 2. Lähtökohtana turvallinen purku. Päätetään vaihtoehdosta seuraavassa kokouksessa Kartanon koulun purku Purku tehdään mahdollisimman kiireisenä, koska tarve piha-alueeseen on suuri. Sisäpuolinen purku alkaa kesäkuun puolessa välissä ja varsinainen koulun purku elokuussa, kun uusi moduulikoulu on valmis ja sen ulkovaippa tiivis Kartanon koulun arvioidut purkukustannukset ovat 180 000 alv 0 % + mahdollisesta liikenteen- ja oppilaiden ohjauksesta koituvat lisäkulut Kun purku tapahtuu koulujen keskellä, tulee työmaasuunniteluun kiinnittää erityistä huomiota. Päätetään toimia Kartanon koulun osalta esityksen mukaan ja päätettiin käynnistää kilpailutus.
5 Kartanon ja Kyrölän moduulikoulujen urakkasopimuksien hyväksyminen ja allekirjoittaminen Moduulikoulujen urakkasopimukset ovat tarkistuskierroksella. Sopimusten pikainen allekirjoittaminen on ehdottoman tärkeää. Talotehtaat eivät voi lähteä tekemään isoja tilauksia omalla riskillään. Koulujen valmistuminen ajallaan on tästä syystä erittäin kriittisellä linjalla. Esitettiin, että VT kaupunginjohtaja Antti Peltola ja toimitusjohtaja Veikko Simunaniemi allekirjoittavat Kartanon ja Kyrölän moduulikoulujen urakkasopimukset. Todettiin, että aikatauluvaikeuksia on ilmaantunut, koska sopimusten allekirjoitus viivästyi. Tämä tarkoittaa, että viimeistelytöitä tehdään elokuun loppuun saakka. Taidetalo Harjuvaarankuja 2a jatkosta päättäminen Vanhalle rakettitehtailijan talolle (nykyiselle taidetalolle Harjuvaarankuja 2a) on tehty kuntotutkimus. Kustannusarvio kuntoon laittamiselle on 400 000-500 000. Taidetalolle tulee lämpö naapurista öljylämmitteisestä Dahlin talosta. Lämmitysjärjestelmä on huonokuntoinen. Rakennuksessa on tyydyttävässä kunnossa oleva hirsirunko. Esitettiin seuraavia asioita: VE 1: Päätetään purkaa rakennus, jonka jälkeen kaupunkikehitys esittää jatkotoimista ja aikataulusta. VE 2: Päätetään myydä kiinteistö ja rakennus purkukuntoisena Päätettiin pyytää asiasta KAUKen kannanotto. Sisäilmakohteiden ja haittailmoitusten tilanne Leena Hogg esitteli sisäilmatilanteen. Väistötilojen lisätarpeet
Janne Mannersalo esitteli tilatarpeen ratkaisuvaihtoehdot. 6 Perusopetuksen siirtotilatarve kasvaa ensi lukuvuoden alusta. Ratkaisuja tarvitaan 1) käytössä olevien Cramo Adapteolta vuokrattujen tiloissa koettujen oireiden ratkaisemiseksi 2) JYK Urheilukadun hiihtolomalla toteutettujen kuntotutkimusten tulosten myötä on tullut esille ongelmia, joiden korjattavuutta selvitetään parhaillaan (D-osa 1+5 luokkaa julkisivurakenteet, E-osa välipohjat: 3 luokkaa ja 1 kotitalousluokka varmuudella + 4 luokkaa ja 1 kotitalousluokka mahdollisesti lisää). Lisäväistötarpeeseen tulee varautua, mikäli havaittuja puutteita ei pystytä kustannustehokkaasti ja tarvittavassa aikataulussa korjaamaan. 3) Kinnarin koulun C-rakennuksen käytön jatkaminen vaatinee mittavia yläpohjan ja mahdollisesti lattiarakenteiden korjauksia. Kinnarin C-rakennuksen korjattavuus ja sen kustannukset selviävät 31.3.2018 mennessä 4)JYK Kansakoulunkadun rakennuksen kuntotutkimuksia on päätetty jatkaa kellarin ja välipohjien osalta. Kellaritilojen osalta erityisluokkien sijoittamiseen muualle tullaan varautumaan. Tilatarpeista ja niiden ratkaisumahdollisuuksista on laadittu alustava hankesuunnitelma. Hankesuunnitelman pohjalta valmistelusta vastaavat ovat päättäneet edetä seuraavassa järjestyksessä: Lisätilantarpeen rakentaminen on ajateltu seuraavalla tavalla: VE 1. Nykyiset Cramot korvataan uusilla laadukkaammilla Cramo C90-moduuleilla ja samalla lisätään tiloja tarpeen mukaan (esim. 6 OT3). Uusi moduuli mahdollistaa kaksikerroksisuuden ja siksi samalle alueelle mahtuu enemmän tiloja. VE 2. Nykyiset Cramot korvataan uusilla laadukkaammilla Cramo C90-moduuleilla ja kaikki tilat tehdään kaksikerroksisina. Tämä mahdollistaa jopa yhteensä 30 OT3- luokkaa. Tämä vaihtoehto kattaa kaikki nyt tiedossa olevat väistötarpeet ja voisi olla käytössä aina uuden JYK:in valmistumiseen asti. VE3. Säilytetään nykyiset Cramot vielä Kinnarin valmistumiseen asti ja rakennetaan 4 OT3-luokan Teijo-Talot moduulikoulu Juholan koulun pihaan. Jos lähdetään viemään vaihtoehtoa 3. eteenpäin, rinnalla aletaan valmistella suurempaa siirtomoduulikoulua, joka palvelisi koulujen kaikkia tulevia väistötilatarpeita. Rinnalla valmistellaan kilpailutusta siirtotilojen puitesopimuksesta. Tilaratkaisujen ennakointi tulevia vuosia varten: Vuokrattavien siirtotilojen puitesopimuksen valmistelu on käynnistetty em. vaihtoehtojen rinnalla. Kinnarin uuden koulun tilannekatsaus Kinnarin uuden koulun työmaa on tällä hetkellä hieman myöhässä alkuperäisestä aikataulusta. Toimenpiteisiin on ryhdytty aikataulun kiinni kuromiseksi. Suunnitteluaikataulussa on kireyttä, koska suunnittelua tehdään rinnan rakentamisen kanssa. Hankinta on aikataulussa. Kustannukset ovat annetuissa raameissa. Ei työtapaturmia. Vanhankylänniemen sauna Tarjousten jättöaikaa jatkettiin viikolla. Jättöaika 26.3. klo 9.00
Tarjousten arviointi 26.3. klo 12 -> Maaperätutkimukset tehty, lausuntoa ei ole vielä saatu 7 Investoinnit Tällä hetkellä tiedossa olevat investointilistan muutokset Koulujen pihojen ja lähiliikuntapaikkojen leikkivälineiden pakollisia yllättäviä uusintatarpeita. Haarajoki 20 000, Saunakallio 10 000. Kinnarin lähiliikuntapaikan suunnittelu n. 10 000. Vihtakadun vaarallinen pyörätieristeys (ei varmaa kustannusarviota vielä). Myllytie 11 toimintakeskuksen 4krs lattiapinnoitteiden uusiminen ja 1krs akustointi (alustava 20 000 +) Uimahalli kokonaiskustannusarvio 40.000 Työt tehtävä heinäkuussa, viemärit poissa käytöstä viikon. Työ kattaa jätevesipumppaamon kaivojen uusinta (pohjat rikki, jätevettä valuu maahan) sekä perusvesipumppaamojen pumppujen uusinta (pumput rikki) Myllytie 13A (vanha työterveys) Lämmönvaihdin käyttöikänsä päässä. Kustannusarvio 15 000 Seuraavassa KAJRn kokouksessa käsitellään ensimmäisen vuosineljänneksen investointien tilanne ja päivitetty investointiohjelma muutosehdotuksineen. Seuraavat kokoukset 23.4.2018 klo 9.00 28.5.2018 klo 9.00 19.6.2018 klo 9.00